Handlingsplan för Patientsäkerhet på Medicinkliniken, ViN

Transkript

1 Dok-nr Författare Version Ricarda Poulaki, Sjuksköterska, Medicinkliniken ViN 1 Godkänd av Giltigt fr o m Magnus Oweling, Verksamhetschef, Medicinkliniken ViN Handlingsplan för Patientsäkerhet på Medicinkliniken, ViN Inledning Medicinklinikens handlingsprogram beskriver klinikens hantering av avvikelse, vårdrelaterade infektioner, observationsstudier och möjliga risker. Det beskriver vilka som har ansvaret att rapportera och vem ansvarar för analys, åtgärd, uppföljning och återföring. Klinikens patientsäkerhetsarbete syftar till att öka kunskapen om riskfaktorer hos alla medarbetare och att lära av det som redan inträffat så att det inte skall behöva hända igen. Patientsäkerhetsarbete ska ingå i det dagliga kvalitets- och utvecklings-arbetet och ses som förebyggande arbete för att lära och inte för att döma. Att följa upp avvikelser syftar också till att kunna identifiera nya riskområden och och att arbeta förebyggande med dessa för att öka trygghet och säkerhet i hela verksamheten. 1. Identifikation En avvikelse är en icke förväntad händelse/observation i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada för patient, närstående, medarbetare, utrustning eller organisation. Termer enligt SOSFS 2005:12 Avvikelse: samlingsterm för negativ händelse och tillbud Negativ händelse: händelse som medfört vårdskada Tillbud: händelse som hade kunnat medföra vårdskada Vårdskada: lidande, obehag, kroppslig eller psykisk skada, sjukdom eller död som orsakas av hälso- och sjukvården och som inte är en oundviklig konsekvens av patientens tillstånd Risk: möjlighet att en negativ händelse ska inträffa 2. Rapportering Alla klinikens anställda ska rapportera avvikelser och det bör ske i direkt anslutning till händelsen eller senast inom 24 tim. Alla medarbetare ska rapportera samtliga avvikelser i Synergi. Undantagsvis kan exv. vid dataavbrott den förenklade blanketten användas som finns i avsedd pärm på avdelningen Respektive avdelningschef ansvarar för att pärm och dess innehåll hålls aktuell. Rutiner - administrativa Sida 1/5 3. Publik

2 OBS! Avvikelserapportering i Synergi eller på den förenklade blanketten ersätter inte anmälan till Socialstyrelsen enligt Lex Maria, Patient/läkemedelsförsäkring, Arbetsmiljöinspektionen, AFA, Försäkringskassan, Polismyndigheten eller MTA. Hur rapporterar man? Vid inträffad olycka, tillbud eller iakttagelse fyller medarbetaren i nytt ärende i Dataprogrammet Synergi. Vem rapporterar man till? Rapporteringen sker till klinikens samordnare. Klinikens samordnare tar emot alla avvikelser från den egna kliniken, från andra delar av LIÖ, privata vårdgivare och kommuner. I samråd med intresserade och kunniga medarbetare från olika yrkesgrupper och med stöd av klinikchefen bildas under ledning av samordnaren en analysgrupp som genomför händelseanalyser, riskanalyser och i samarbete med berörda parter gör en åtgärdsplanering. Klinikens olika enheter, som sekretariatet, slutenvårdsenheter och njurmedicin, har en avvikelsesamordnare som är medarbetare på den aktuella enheten och hanterar dess egna avvikelser i nära samarbete med vårdenhetschef och enhetens medarbetare. Klinikens samordnare ansvarar för ärenden av mer övergripande karaktär, läkarens ärenden, arbetsskador samt alla avvikelse som rör enheter utanför synergi. Hur rapporteras det till andra enheter? Klinikens samordnare skicka avvikelse som bedöms har en annan ansvarig enhet än den egna genom Synergi till rätt enhet. Ärende som rör ett specifikt område Svårare tillbud/olycksfall beträffande arbetsmiljö ska rapporteras direkt till verksamhetschefen som i sin tur rapporterar till arbetsmiljöinspektionen. Beträffande rapportering av arbetsskada finns rutiner i Arbetsmiljöpärmen. Vid arbetsskada utreder avdelningschefen i samråd med skyddsombudet. Analysgruppen ansvarar för den fortsatta analysen. Rapporten skickas till klinikens samordnare som vidarebefordrar enligt rutin i Landstinget i Östergötland Avvikelse om hot och våld rapporteras till säkerhetschef. Avvikelser som handlar om medicintekniska produkter ska rapporteras till säkerhetschef och MTA Avvikelser som handlar om utrustning, inventarier, tele och IT-system, fastighet och/eller media (el, gas, vattenförsörjning) rapporteras till säkerhetschef. Avvikelser på förbrukningsmaterial rapporteras till inköpsenheten. Klagomål och Synpunkter Medborgarärenden som skickas genom modulen Klagomål och Synpunkter tas först omhand av samordnaren och mottagandet besvaras direkt. Genom samarbete med Verksamhetschefen och Vårdenhetschefen bedöms ärendet och åtgärder genomförs. Medborgare informeras genom mail, brev eller per telefon av samordnare, verksamhetschef eller vårdenhetschef om planerade eller genomförda åtgärder. Lex Maria Rutiner - administrativa Sida 2/5 3. Publik

3 Avvikelser som uppfattas som Lex Maria- ärende ska omgående rapporteras till verksamhetschefen. Han bedömer om händelsen betraktas som ev. Lex Mariahändelse och informerar chefläkaren. En sådan händelse är ett tillfälle där en patient drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom. Händelseanalysen genomförs på uppdrag av verksamhetschefen av analysgruppen och för analysen viktiga yrkesgrupper/personer. Händelsanalysen ska efter avslutning återrapporteras till verksamheten och användas i lärandesyfte. Vårdrelaterade infektioner På varje enhet har en eller flera Hygienombud utbildats att ansvara för registrering av vårdrelaterade infektioner. Alla vårdrelaterade infektioner registreras i Synergi och klinikens samordnare sammanställer dessa för varje enhet och kliniken. Kliniken kommer under 2015 att helt övergå till användning av Infektionsverktyg och VRI registrering i Synergi kommer att fasas ut. Observationsstudier Varje enhet har en eller två utbildade observatörer som genomför mellan 10 och 20 observationer varje månad. På hela kliniken blir detta ca 100 observationer. Alla observationer registreras i Access och rapporten finns synlig för alla på enheterna. 3. Fastställa och åtgärda orsaker Riskens/avvikelsens orsaker samt vilka åtgärder som ska vidtas mot dessa analyseras dels i Synergi och i vissa fall genom en systematisk risk- och händelseanalys. Enheternas avvikelsesamordnare har avsatt tid för hantering av enhetens avvikelse. Tiden varierar beroende på antal och komplexiteten av ärenden. Detta ligger under vårdenhetschefens ansvar. Risker och avvikelser av enklare karaktär analyseras av avvikelsesamordnaren direkt och förslagsvisa åtgärder rapporteras till vårdenhetschefen för genomförande. Mer komplicerade ärenden eller ärenden som berör flera enheter hanteras av klinikens samordnare, analyseras i analysgruppen och i samarbete med vårdenhetschefer och/eller sakkunnig personal. Åtgärder och åtgärdsförslag rapporteras till ansvarig chef för genomförandet. På uppdrag av verksamhetschefen genomförs större och mera övergripande händelser/riskanalyser. Leder analysen till nya riktlinjer, rutiner eller PM så utarbetas dessa i samarbete med klinikens samordnare, sakkunnig personal samt andra berörda. Beslutade åtgärder genomförs på enheterna på många olika sätt, tex. utbildning, information, nya riktlinjer, projekt samt förändrade rutiner. 4. Utvärdera åtgärdernas effekt Verksamhetschefen har ett övergripande ansvar för att uppföljning utförs. Uppföljning sker på kliniken genom tex. mätning av avvikelse, journalgranskningar, uppföljningssamtal. Rutiner - administrativa Sida 3/5 3. Publik

4 5. Sammanställning och återföring Sammanställning och återföring av avvikelse och vidtagna åtgärder sker regelbundet på flera olika plan och sätt. Detta för att tillvarata erfarenheter och koppla avvikelsehantering till kvalitet och utvecklingsarbete. Ansvar för detta har respektive vårdenhetschef och/eller verksamhetschef. Som lämpligt forum ses avdelningsmöten, vårdenhetschefsmöten, ledningsgruppen, yrkesgruppmöten, utvecklingsdagar samt MB grupp tillika skyddskommitté. Varje enskilt ärende återkopplas genom systemet Synergi till rapportören, genom mail och/eller muntligt. Dessutom rapporteras till närmsta berörd vårdenhetschef eller verksamhetschef för kännedom och genomförandet av åtgärd. Det är prioriterat med snabb återkoppling. Klinikens samordnare träffar varje vårdenhetschef två gånger per termin för återkoppling och uppföljning. MB gruppen träffas en gång per termin. Verksamhetschefen ansvarar för att klinikens ledningsgrupp kontinuerligt diskuterar patientsäkerhet på dessa möten. Klinikens samordnare ingår i ledningsgruppen. Patientsäkerheten ingår i verksamhetsberättelsen. Rapporter, statistik och sammanställningar av klinikens olika delar av patientsäkerhetsarbete som avvikelsehantering, VRI och Observationsstudier tas fram av klinikens samordnare och återförs till olika forum inom kliniken. Diagram från Observationsstudier sättes upp på de olika enheterna för allas kännedom. Två gånger per år uppvaktas den mest framgångsrika enheten av verksamhetschefen. Analysgruppen Gruppen består av följande personer: Magnus Oweling Läkare Verksamhetschef/uppdragsgivare Ricarda Poulaki Sjuksköterska Klinikens samordnare Anders Danielsson Överläkare Analysgrupp Annika Pihl Sjuksköterska Avvikelsesamordnare avd 3 + lungmottagning Annika Portugues Sjuksköterska Avvikelsesamordnare njurmedicin Niclas Skogenäs Sjuksköterska Avvikelsesamordnare avd 1 Eva-Lott Boman Undersköterska Avvikelsesamordnare avd 1 Händel Kimiko Nelly Sjuksköterska Avvikelsesamordnare avd 4 + hematologmottagning Gunilla Özdemir Sjuksköterska Avvikelsesamordnare avd 4 + hematologmottagning Lisbet Kuljunlahti Sekreterare Avvikelsesamordnare sekretariat + arkiv Vid behov Paramedicinare Mötestiden för analysgruppen varierar mellan 2 timmar varje månad till flera timmar vid analyser. Samordnaren har en timmes arbetsmöte med verksamhetschefen varje vecka. Klinikens samordnare har en heltidstjänst avsatt för patientsäkerhetsarbete på kliniken. Revisionshistorik: Rutiner - administrativa Sida 4/5 3. Publik

5 Utgåva Giltig fr o nr m Giltig t o m Kommentar till ny utgåva Bl a ändring av namn i analysgruppen Godkänd av (titel, namn) Verksamhetschef Magnus Oweling Rutiner - administrativa Sida 5/5 3. Publik