Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:40 Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Länsstyrelserna; beslutade den 19 juni Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) och med tillämpning av 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) 1 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, om gallring hos Länsstyrelserna (dnr RA /4280). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Länsstyrelser enligt bilaga 1 Arkivbildare: Länsstyrelser enligt bilaga 1 Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2002 Gallring 2 Länsstyrelserna får gallra handlingar och uppgifter som upptas i bilaga 2, i enlighet med vad som anges där. 3 Gallringsfrister beräknas från utgången av det år då ärendet har avslutats, om inte annat anges. Bevarande 4 Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). 1 Ändrade genom RA-FS 1997:6 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(2) RA-MS 2012:40 Dokumentation och tillämpning 5 Länsstyrelserna ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Denna författning träder i kraft den 2 juli Björn Jordell Britt-Marie Östholm

3 1(1) Bilaga 1 till RA-MS 2012:40 Bilaga 1: Befintliga länsstyrelser fr.o.m Länsstyrelsen i Stockholms län Länsstyrelsen i Uppsala län Länsstyrelsen i Södermanlands län Länsstyrelsen i Östergötlands län Länsstyrelsen i Jönköpings län Länsstyrelsen i Kronobergs län Länsstyrelsen i Kalmar län Länsstyrelsen i Gotlands län Länsstyrelsen i Blekinge län Länsstyrelsen i Skåne län Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Västra Götalands län Länsstyrelsen i Värmlands län Länsstyrelsen i Örebro län Länsstyrelsen i Västmanlands län Länsstyrelsen i Dalarnas län Länsstyrelsen i Gävleborgs län Länsstyrelsen i Västernorrlands län Länsstyrelsen i Jämtlands län Länsstyrelsen i Västerbottens län Länsstyrelsen i Norrbottens län

4 1(19) Bilaga 2: Länsstyrelserna får gallra följande handlingar i enlighet med vad som anges. Om inte annat anges i anmärkningskolumnen avses pappershandlingar. Handlingar som förekommer inom flera verksamhetsområden Fakturakopior som underlag för granskning inför utbetalning Projektdokumentation projekt Fakturakopior samt dokumentation av betalningar efter att bidraget har utbetalats efter att projektet har avslutats Gallring får verkställas när tidsfristerna för bevarande har gått ut Riktade stöd till särskilda verksamheter finansierade med nationella bidrag Projekt där länsstyrelsen är projektägare, finansierade med nationella medel. Gallring under förutsättning att målbeskrivning, beslut, projektplan, budget, avtal, sammanställningar, slutrapport och utvärdering. Avser transnationella sektorsprogram inom EU. Tidsfrister för bevarande kan framgå i respektive förvaltningsdokument för de olika EU-programmen som direktiv, förordningar, handböcker, avtal m.m. eller i den svenska förvaltningsmyndighetens föreskrifter. Myndighetsövergripande verksamhet, administration och intern service m.m. Myndighetsövergripande verksamhet Allmänt och övergripande inom myndighetsövergripande verksamhet Koncept till länets författningssamling Nummerförteckning till länets författningssamling 2 år efter handlingens upprättande 2 år efter handlingens upprättande

5 2(19) Offentlighets- och registerfrågor Ansökningar om information enligt 26 personuppgiftslagen 2 år efter att ansökan har inlämnats Administration och intern service Ekonomiadministration byggnadsavgifter, tilläggsavgifter och särskilda avgifter Ansökningar om betalningsföreläggande till Kronofogdemyndigheten Värdeliggare efter utbetalning 20 år efter senaste anteckning Personaladministration Meddelanden till sökanden angående beslut om tillsättning av anställning Kungörelser om tillsatta tjänster Kungörelser om lediga tjänster 2 år efter att anställningsbeslutet har vunnit laga kraft 1 år efter kungörelsen 1 år efter kungörelsen Överklagade ärenden Ansökningar om tjänstekort 5 år efter avställning Avställs när nytt kort utfärdas eller när kortet upphör att gälla Kurs- och konferensinbjudningar Kopior av uppgifter ur polisregister för tjänst i skyddsklass (registerkontroll) Lokaler Ritningar över länsstyrelsens lokaler När handlingarna inte längre behövs för verksamheten Får gallras efter utdrag ur polisregistret När handlingarna inte längre behövs för verksamheten Efter genomförd verksamhet Arkitektritningar, situationsplaner samt ritningar till statliga byggnadsminnen

6 3(19) Utrustning och gemensam service utrustning och gemensam service efter handlingarnas upprättande För ärenden angående upphandling gäller Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar rörande upphandling Handlingar avseende posthantering post- och godshantering, t.ex. följesedlar, ankomstförteckningar för paket, kopior av paketavier Daglig postlista Postböcker, böcker över rekommenderade försändelser Värdepostlista Kvittenser över utlämnade nycklar IT-verksamhet och telefoni Register för intern telefonkatalog och meddelanden från telefonist Förvaltning Övrig förvaltning Allmänna val Röstsammanräkning Valsedelsmanuskript 2 år efter handlingarnas upprättande efter handlingens upprättande efter handlingarnas upprättande efter handlingens upprättande När handlingarna inte längre behövs för verksamheten När handlingarna inte längre behövs för verksamheten efter att nästkommande val har vunnit laga kraft efter att nästkommande val har vunnit laga kraft När nyckeln återlämnats Elektroniska handlingar. När uppgifterna inte längre är aktuella. Protokoll från röstsammanräkning och efterträdarval

7 4(19) Valsedlar till allmänna val Handlingar angående folkomröstningar Handlingar angående beställning av valsedlar inklusive uppgifter om trycklov för valsedlar Listor framställda i samband med valsammanräkningar Kandidatanmälningar och förklaringar Rapportblanketter (röstfördelnings- och sammanställningsblanketter) Arbetsblanketter och tabeller PR-underlag Listtypsförteckningar och utskrifter (kontrollistor) av dessa Register över valdistrikts- och valkretsindelning i kommuner efter att nästkommande val har vunnit laga kraft 2 år efter att folkomröstningen har avslutats efter att nästkommande val har vunnit laga kraft efter att nästkommande val har vunnit laga kraft efter att nästkommande val har vunnit laga kraft efter att nästkommande val har vunnit laga kraft efter att nästkommande val har vunnit laga kraft efter att nästkommande val har vunnit laga kraft Får gallras när nya uppgifter förs in Ett exemplar av eget tryck Elektroniska handlingar Näringsrättsliga frågor auktorisation av bilskrotare Register över auktoriserade bilskrotare Elektroniska handlingar Får gallras när nya uppgifter förs in Stiftelser Ändringsblanketter m.m. till stiftelseregistret efter uppgifternas införande i stiftelseregistret Protokoll som styrker inlämnade uppgifter

8 5(19) Lönegaranti utbetalning av garantibelopp (lönegarantiärenden) efter avskrivning Lönegarantiregister efter avskrivning Elektroniska handlingar Kontrolluppgifter, lönegarantimedel 2 år Deponeringar, administration och fördelning av medel, Allmänna arvsfonden m.m. deponeringar Arvsfondsregister bygdemedel Allmän kameraövervakning tillsyn Bevakningsföretag m.m. godkännande av väktare (och annan personal) hos bevakningsföretag efter utgången av det år under vilket nedsättningen har upphört När handlingarna inte längre behövs för verksamheten efter inskickad redovisning 5 år efter senaste anteckning efter godkännande Elektroniska handlingar. När understödstagaren är befriad från sin ansvarsförbindelse. Se lagen (1998:812) med särskilda bestämmelser om vattenverksamhet och förordningen (1998:928) om bygde- och fiskeavgifter Under förutsättning att återkallelsebeslutet tillsyn över bevakningsföretag godkännande av skyddsvakter godkännande av hundar för bevakningstjänst Under förutsättning att tillsynsbeslutet 5 år

9 6(19) Anmälningar om registertecknare Delgivning, viten efter att anmälan har förts in i väktareregistret Under förutsättning att uppgifterna registreras i väktareregistret delgivning utdömande av viten som länsstyrelsen förelagt efter delgivning Kungörelsedelgivning, delgivningar på begäran av utländska myndigheter efter utdömande av vite Lotterier, bingo m.m. tillstånd och tillsyn av lotterier, bingo m.m. Register över lotterier och bingohallar Jakt och viltvård tillstånd efter utfärdat tillstånd Får gallras när nya uppgifter förs in efter utfärdat tillstånd Elektroniska handlingar licensområden (ansökan, beslut m.m.) bidrag ur älgvårdsfonden Ansökningar och beslut angående ersättning för viltskador Under förutsättning att uppgifter i älgjaktsområdesregistret (JAS) och i handlingar angående licensjakt inom A-område 5 år efter beslut Under förutsättning att uppgifterna förs in och i den nationella rovdjursdatabasen förordnande av jakttillsynsmän Yttranden från jaktvårdsförbundet över ansökningar om registrering av älgjaktsområde efter utgånget förordnande 1 år Elektroniska handlingar

10 7(19) ansökningar om tillstånd till jakt efter älg inom licensområde Yttranden från jaktvårdsförbundet över ansökningar om registrering av licensområde ansökningar om tillstånd att fälla rådjur under särskild jakttid Polisrapporter om trafikdödat vilt ansökningar om tillstånd till sjöfågeljakt Register över jakttillsynsmän 5 år efter utfärdat tillstånd 1 år efter registrering 5 år efter utfärdat tillstånd 5 år Får gallras när nya uppgifter förs in Trafikföreskrifter parkeringstillstånd m.m. 5 år Överklagade beslut ansökningar om dispens från trafikföreskrifter enligt trafikförordningen (1998:1276) tävling på väg 2 år 2 år efter tävlingen Livsmedelskontroll, djurskydd och allmänna veterinära frågor Djurskydd samråd vid utseende av veterinär vid offentliga tävlingar anmälan från allmänheten om missförhållanden i djurhållning 2 år efter tävlingen 2 år Under förutsättning att ärenden som föranleder någon åtgärd,

11 8(19) Allmänna veterinära frågor m.m. tillsyn över veterinärer Under förutsättning att tillsynsprotokollet Rapporter Primärfall av anmälningspliktig sjukdom anmälan om delegering av läkemedel (blankett C15) Jordbruksverkets sjukdomsstatistik 5 år efter rapportskrivande 5 år efter utfärdande av delegering 5 år efter upprättad statistik Regional tillväxt Regional tillväxtverksamhet Regional projektverksamhet Insända fakturakopior som underlag för utbetalning efter slututbetalning Under förutsättning att beslut om utbetalning och ekonomisk redovisning EU:s strukturfonder (Regionala fonden, Sociala fonden, Jordbruksfonden) Fakturakopior samt dokumentation av betalningar Konkurrensfrågor pris- och konkurrensbevakning Infrastrukturplanering Gallring får verkställas när tidsfrister för bevarande har gått ut efter handlingarnas upprättande Tidsfrister för bevarande kan framgå i respektive förvaltningsdokument för de olika EU-programmen som direktiv, förordningar, handböcker, avtal m.m. eller i den svenska förvaltningsmyndighetens föreskrifter. Fysisk planering av vägar, järnvägar m.m. Projektbeskrivningar med ritningar efter beslut I pappersformat, via e- post eller utskrivna från Vägverkets databas

12 9(19) Statsbidrag till enskild väghållning statsbidrag till enskild väghållning 12 år efter beslut Samhällsplanering Hållbar samhällsplanering och boende Översikts- och regionplaner m.m. samråd om planförslag (rörande översikts- och regionplaner) Får gallras när ny plan vunnit laga kraft Under förutsättning att granskningsyttrande samt det utställda planförslaget Detaljplaner, områdesbestämmelser, fastighetsplaner m.m. samråd och utställning av detaljplaner, områdesbestämmelser, fastighetsplaner m.m. Bostadsförsörjning utdelning från kommunala allmännyttiga bostadsföretag Bostadsmarknadsenkäter Information om bostadssituationen i länet kommunalt bostadsförsörjningsprogram Statistik till SCB 5 år efter att planen har vunnit laga kraft efter utdelning efter genomförd marknadsundersökning efter att sammanställd information har överlämnats till regeringen efter utgången valperiod 5 år efter att uppgifterna har skickats till SCB Under förutsättning att handlingar angående den antagna detaljplanen, antagna planer som överklagats, planer som länsstyrelsen beslutat att pröva samt det utställda planförslaget. Under förutsättning att rapporten Under förutsättning att uppgifterna förekommer i rapporter som Se lagen (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar

13 10(19) Fastighetsbildning, frågor kring markanvändning m.m. underrättelse om avslutande av Lantmäteriets förrättning Stöd till boende Bidrag till nybyggnad ansökningar om statligt lån, investeringsbidrag, räntebidrag och engångsbidrag som inte har lett till utbetalning 5 år efter avslutad förrättning 2 år efter att ansökan har avslagits, avskrivits eller återkallats Under förutsättning att formellt berättigad styrelse finns. Överklagade beslut. Under förutsättning att beslut med motivering periodiskt räntebidrag som inte är knutna till lån periodiskt räntebidrag 2 år efter sista utbetalning Se förordningen (1992:986) om statlig bostadsbyggnadssubvention 2 år efter sista utbetalning Se förordningen (1992:986) om statlig bostadsbyggnadssubvention engångsbidrag knutna till periodiskt räntebidrag Ansökningar om investeringsstimulans för byggande av mindre hyresbostäder och studentbostäder engångsbidrag som inte är knutna till periodiskt räntebidrag efter bidragets utbetalning efter slutgiltigt besked efter bidragets utbetalning Se förordningar om investeringsbidrag Se förordningen (2003:506) om investeringsstimulans för byggande av mindre hyresbostäder och studentbostäder Bidrag knutna till förordningen (2001:531) om statligt investeringsbidrag för nybyggnad av bostäder som upplåts med hyresrätt i områden med bostadsbrist

14 11(19) Bidrag till ombyggnad Ansökningar om statligt lån, investeringsbidrag, räntebidrag, engångsbidrag som inte lett till utbetalning 2 år efter att ansökan har lett till avslag, avskrivits eller återkallats Under förutsättning att beslut med motivering periodiskt räntebidrag som inte är knutna till lån periodiskt räntebidrag engångsbidrag knutna till periodiskt räntebidrag engångsbidrag som inte är knutna till periodiskt räntebidrag 2 år efter sista utbetalning Se förordningen (1992:986) om statlig bostadsbyggnadssubvention 2 år efter sista utbetalning Se förordningen (1992:986) om statlig bostadsbyggnadssubvention efter utbetalning Se förordningar om statligt investeringsbidrag för ny- och ombyggnad av bostäder efter utbetalning Se förordningar om stöd för olika miljöfrämjande åtgärder. Akter i ärenden om investeringsbidrag för en ekologisk hållbar samhällsutveckling. Kulturmiljö Fornminnen Ansökningar om tillstånd att använda metallsökare 5 år efter beslut Överklagade beslut Krishantering, skydd mot olyckor och civilt försvar Riskhantering och säkerhet underlag till risk- och sårbarhetsanalys efter att analysen har överlämnats till regeringen Underlag från kommunen. Under förutsättning att den regionala risk- och sårbarhetsanalysen.

15 12(19) Krisberedskap samt civilt försvar signalskydd samarbetsavtal med frivilligorganisationer kommunal beredskap skyddsområdesvakt Kvitton för hemliga handlingar efter avtalets upphörande Ärenden knutna till lagen (1990:1334) om skydd för samhällsviktiga anläggningar m.m. efter beslut efter återlämnande framställan om registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) skyddsrum och skyddade utrymmen anläggningar, varningar Handlingar i ärenden om byggnads- och reparationsarbete Handlingar i personalärenden krigsanskaffning transporter indelning i vägtrafikområden När handlingarna inte längre behövs för verksamheten efter utrymmet har upphört att vara skyddsrum eller skyddat utrymme efter att den anställde har slutat sin tjänst efter beslut efter beslut efter beslut När den anställde avslutar sin anställning eller när ny registerkontroll sker

16 13(19) Utbildning, övning, information utbildning, övning och information efter genomförd utbildning, övning eller information Tillsyn och uppföljning tillsyn av kommunens tillämpning av lagen (2003:778) om skydd mot olyckor tillsyn av åtgärder för att förhindra kemikalieolyckor uppföljning av kommunernas uppgifter i krishanteringssystemet kontroller av kunskapen på räddningsområdet avseende vägtunnlar Kursmaterial från utbildningar och övningar Gallring under förutsättning att inspektionsprotokollet Tillsyn knuten till lagen (1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor Gallring under förutsättning att eventuella inspektionsprotokoll. Tillsyn knuten till lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Gallring under förutsättning att eventuella inspektionsprotokoll. Tillsyn knuten till lagen (2006:418) om säkerhet i vägtunnlar. Gallring under förutsättning att inspektionsprotokoll. efter genomförd utbildning eller övning

17 14(19) Naturvård och miljöskydd Övergripande och gemensamt för naturvård och miljöskydd Miljömål kartering av naturvårdsärenden terrängkörning kommunala beslut om strandskyddsdispens När handlingarna inte längre behövs för verksamheten Beslut som länsstyrelsen har prövat enligt miljöbalken (1998:808) Miljöprövning verksamhet Tillsyn av miljöfarlig verksamhet anmälningar hos kommunen avgiftsbeslut för verksamhet enligt miljöbalken (1998:808) som helt följer taxa och hälsoskydd Miljörapporter där länsstyrelsen inte utövar tillsyn verksamhetsområde för kommunala VA-anläggningar rapportering om driftstörningar Köldmedierapporter där länsstyrelsen inte utövar tillsyn 5 år Handlingarna om kommunens beslut har överklagats eller om länsstyrelsen av särskilda skäl har prövat ärendet 5 år efter beslut Överklagade beslut 5 år 5 år Avser handlingar tillkomna fr.o.m år Ärenden som föranleder någon åtgärd 5 år efter utfärdad rapport

18 15(19) begäran om produktionsuppgifter Under förutsättning att informationen registreras i Täktdatasystemet (TDS) Handlingar översända för kännedom från projekt- och arbetsgrupper, vattenvårdsgrupper, vattenvårdsförbund m.fl. Enkäter med liknande redovisningar till Naturvårdsverket m.m. 5 år 5 år efter att genomförd enkät har överlämnats till Naturvårdsverket Övrigt miljö- och hälsoskydd Prövning av kemiska produkter och biotekniska organismer yrkesmässig överlåtelse av farliga kemiska produkter Prövning av avfall och producentansvar dispens från förbudet att deponera organiskt avfall tillstånd till transport av farligt avfall Tillstånd till transport av annat avfall, i vissa fall tillsammans med tillstånd till farligt avfall, Förorenade områden, efterbehandling Efterbehandling av förorenade områden anmälningar från kommuner rörande efterbehandling av förorenade områden Restaurering Kalkning av försurade vatten Ansökningar om statsbidrag till kalkning efter beslut

19 16(19) årsrapportering kalkning årsrapporter från recipientkontrollen Handlingar angående vattenanalyser och mätrapporter inkomna för kännedom efter upprättad rapport efter upprättad rapport efter upprättade analyser/rapporter Areella näringar Lantbruk Stöd till jordbruket enligt EU:s förordningar stöd till jordbruket efter sista utbetalning Överklagade beslut och återkrav samt sammanfattande rapportering till Statens Jordbruksverk (direktstöd, LBstöd) Stöd till lantbruksutvecklingsåtgärder exklusive kompetensutveckling stöd till lantbruksutvecklingsåtgärder exklusive kompetensutveckling efter sista utbetalning Överklagade beslut samt ekonomiska sammanställningar Stöd till kompetensutvecklingsåtgärder inom lantbruket stöd till kompetensutvecklingsåtgärder Tillsyn, kontroll m.m. efter sista utbetalning Överklagade beslut samt ekonomiska sammanställningar tillsyn, kontroll m.m. Lantbruksstatistik Se lagen (1970:299) om skydd mot flyghavre och förordningen (2006:1010) om växtskyddsmedel 2 år efter upprättad statistik

20 17(19) Jordbruksfastigheter Bouppteckningar av jordbruksfastigheter i samband med dödsboägande Värdeliggare/inteckningsliggare 5 år Se ärvdabalken (1958:637). Ärenden som leder till åtgärd och ärenden om överklaganden. 20 år efter senaste anteckning Liggare och register rörande lantbruk När handlingarna inte längre behövs för verksamheten Elektroniska handlingar. När nya uppgifter införs. Rennäring (enbart Dalarnas, Jämtlands, Västerbottens och Norrbottens län) Fjällförvaltning fisketillstånd/kort tillstånd till jaktgäst jakttillstånd och fisketillstånd på kronomark ovan odlingsgränsen Rennäringsstatistik 2 år efter beslut 2 år efter beslut efter beslut Avser enbart tidsbegränsade tillstånd, övriga När handlingarna inte längre behövs för verksamheten Fiske Fiskenäring yrkesfiskelicenser Ansökningar om tillstånd till fiske med fasta redskap Ansökan om tillstånd att bedriva fiskeodling Ansökningar om tillstånd att fiska efter att licensen har upphört efter att tillståndet har upphört efter att tillståndet har upphört 5 år efter beslut

21 18(19) Stöd till fisket Handlingar i akter angående stöd till fisket Fiskevård, fritidsfiske efter programperiodens slut Överklagade beslut och ekonomiska sammanställningar Ansökningar och beslut angående utplantering av fisk fiskevårdsbidrag förordnande av fisketillsynsmän efter beslut Se förordningen (1998:1343) om stöd till fiskevården efter utbetalning 5 år efter beslut Liggare och register rörande fiske Social omvårdnad Får gallras när nya uppgifter förs in Register över fiskeodling, fisketillsynsmän, fiskeutplantering, fasta redskap, fartyg, yrkesfiske m.fl. Individärenden yttrande till domstol m.m. individer yttrande till domstol m.m. 5 år Handlingar avseende äktenskapstillstånd Fördelning av statsbidrag medel för verksamhet med personligt ombud Under förutsättning att besluten Alkohol- och tobaksärenden Yttranden till kommunen över ansökningar om serveringstillstånd Handlingar, rådgivning

22 19(19) tillsyn, alkohollagen (2010:1622) och tobakslagen (1993:581) Inkomna tillsynsprotokoll från kommunerna Inkomna kopior på serveringstillstånd från kommunerna Meddelanden att restaurang har upphört eller att tillstånd har återkallats Avser ifyllda mallar för hur tillsynen ska utföras, ifyllt frågeformulär, underlag som skickas till länsstyrelsen inför tillsyn och uppgifter över personer. Övriga handlingar i ärendet. 2 år 2 år 2 år Jämställdhet och integration Integration Integrationsfrågor Kopior av Migrationsverkets överenskommelser med kommunerna om mottagande av flyktingar Inkomna kopior av kommunernas beslut angående ensamkommande barn