G A L L R I N G S B E S L U T 2005:5

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT 2005:5 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2005:5 Nämnd/Förvaltning AB Svenska Bostäder SSA dnr /04 Beslutets huvudsakliga innehåll - Fastighetssystemet HYRA/KUND/EWA gallras enligt bilaga till promemoria. - Vissa uppgifter ur fastighetssystemet HYRA/KUND/EWA bevaras digitalt, enligt bevarandeplanen för information i fastighetssystem. Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från AB Svenska Bostäder Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /04 SID 1 (9) PROMEMORIA SSA 2005:5 1 BILAGA BEVARANDE OCH GALLRING AV SVENSKA BOSTÄDERS FASTIGHETS- SYSTEM: HYRA/ KUND ( EWA) ÄRENDET AB Svenska Bostäder inkom den 14 december 2004 till Stadsarkivet med en gallringsframställan för fastighetssystemet Hyra/Kund/EWA. Gallringsframställan innehåller dels förslag till gallring av fastighetssystemet i sin helhet, dels förslag till digitalt bevarande av vissa centrala delar av informationen. Förslaget, som framgår av bilaga till denna promemoria, har utarbetats av BRA Arkivkonsult på uppdrag av AB Svenska Bostäder. BAKGRUND 2002 genomförde Stadsarkivet en granskning av AB Svenska Bostäders hantering av allmänna handlingar (dnr SSA /02). Stadsarkivet fick ett gott helhetsintryck av bolagets bedrivna dokumenthantering och arkivvård. Samtidigt konstaterades att bolagets information i IT-system och register inte fullt ut hade hanterats enligt arkivregelverkets krav, främst ifråga om reglering av bevarande och gallring. Det resulterade i yrkanden med krav på utredning och gallringsförslag för de delar av bolagets digitala information som inte bedömdes ha långsiktig betydelse. För det slutliga avgörandet skulle Stadsarkivet svara. Svenska Bostäder utarbetade tidigt en handlingsplan för vilka åtgärder som behövde vidtas till följd av Stadsarkivets yrkanden. Hösten 2004 inkom Svenska Bostäder med en första gallringsframställan för IT-systemen Störningsärenden Webb, Prolån samt Inkasso Direkt. Framställan resulterade i Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2004:14. I framställan ingick som bilaga ett lokalt gallringsbeslut, som bolaget fattat för åtskilliga IT-system-/och -ITregister av tillfällig eller ringa betydelse enligt kriterierna i stadens gallringsanvisningar Med den nu aktuella gallringsframställan för fastighetssystemet Hyra/Kund/EWA, fortsätter Svenska Bostäder genomgången och informationsvärderingen av samtliga sina B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

3 DNR /04 SID 2 (9) IT-system. Enligt framställan är nästföljande aktivitet att i enlighet med regelverket - ta fram en plan för långtidslagring av de digitala uppgifter som ska bevaras. Denna plan uppges bli mer detaljerad än bevarandeplanen, och kommer att baseras på bolagets förslag till bevarande och gallring av fastighetssystemets uppgifter. OM GALLRINGSFRAMSTÄLLAN Enligt gallringsförslaget ska fastighetssystemet gallras i sin helhet. Därmed avser bolaget informationsinnehållet, applikationen samt funktionaliten med dess bearbetnings- och sammanställningsmöjligheter. Gallringen föreslås ske fortlöpande (enligt angivna gallringsfrister) under systemets drifttid och slutligen i samband med att fastighetssystemet byggs om eller tas ur skarp drift. Vidare föreslås att vissa, centrala uppgifter i fastighetssystemet undantas från gallring för att istället bevaras. Det gäller sådana uppgifter om fastigheter, hyror och hyresgäster som Svenska Bostäder, Familjebostäder och Stockholmshem gemensamt definierat som forskningsrelevanta. Dessa uppgifter specificeras närmare i den för bolagen gemensamma bevarandeplanen för fastighetssystem. Planen har tagits fram av BRA Arkivkonsult och Stockholmshems arkivarie för bolagens räkning, i syfte att uppfylla Stadsarkivets inspektionsyrkanden. Efter att BRA Arkivkonsult och Stadsarkivet diskuterat bevarandeplanen den 8 mars 2005 bestämdes att den skulle utökas med följande; dels uppgiften lägenhetshyra, dels vissa statistiska kringuppgifter från IT-system vid sidan av fastighetssystemen. I förslaget till bevarandeplan redovisas översiktligt hur varje bolag ska förbereda och åstadkomma att uppgifterna långtidslagras i digital form. Det föreslås ske senast i samband med att varje fastighetssystem byggs om eller tas ur skarp drift. Tekniskt följer processen i huvudsak den praxis som etablerats inom arkivvärlden. De rådata som enligt förslaget ska bevaras, kopieras ur respektive fastighetssystem och ges en annan digital struktur - sekventiella textfiler i ASCII-format - än den ursprungliga. Genom denna omstrukturering av datat skapas en arkivversion av varje fastighetssystem. Enligt planen är det dessa arkivversioner av de ursprungliga fastighetssystemen som bolagen (tillsammans med system- och förståelsedokumentation) ska lämna över till Stadsarkivet för långtidslagring. Stadsarkivet har å sin sida till uppgift att hålla levererade data levande, läsbara och förståeliga även i framtiden. OM FASTIGHETSSYSTEMET HYRA/KUND/EWA Av framställan framgår att det fastighetsadministrativa systemet HYRA/KUND är ett centralt system som stöder Svenska Bostäders kärnverksamheter. Systemets användare arbetar via gränssnittet EWA (Explorer Webb Application), vilket också är den vedertagna benämningen på systemet internt liksom i bolagets framställan. Systemet EWA rör alla bolagets huvudprocesser, har i stort sett heltäckande uppgifter om bolagets fastigheter och kunder m.m. samt innehåller kopplingar till andra interna och även

4 DNR /04 SID 3 (9) externa system; ekonomisystemet IFS, Svebben (intranätet), hemsidan, bostadsförmedlingen DAFA/Spar m.fl. Bolaget har hänvisat till att fastighetssystemet fortlöpande är föremål för modifieringar och eftersom avsikten varit att reglera gallringen långsiktigt, har gallringsförslaget inte inriktats på informationen i de enskilda tabellerna utan lyfts upp på ett mer övergripande plan. Utgångspunkten har varit de moduler (informationsenheter) för olika arbetsprocesser som fastighetssystemet består av. För de uppgifter som ingår i flera moduler har bolaget valt den modul som uppgiften huvudsakligen tillhör. För varje modul inom fastighetssystemet har bolaget föreslagit följande gallringsfrister: - gallras vid inaktualitet, - gallringsfrist 10 år, eller - bevaras. Svenska Bostäders förslag till bevarande och gallring av uppgifterna i fastighetssystemet HYRA/KUND/ EWA, framgår av bilaga till denna promemoria. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts tillfälle att yttra sig över AB Svenska Bostäders gallringsframställan. Juridiska avdelningen har kommenterat modulen Excel-rapporter för hyreskontrakten. Enligt Juridiska avdelningen kan dessa rapporter gallras vid inaktualitet ---under förutsättning att det endast avser en sammanställning av gällande kontrakt. I övrigt har Juridiska avdelningen inga invändningar mot förslaget. I Revisionskontorets yttrande hänvisas till att räkenskapsmaterial enligt huvudregeln har 10 års gallringsfrist. Därutöver ger Revisionskontoret exempel på vissa räkenskapshandlingar som kan behöva sparas under längre tid, exempelvis verifikationer med uppgifter om nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom, verifikationer som rör investeringsutgifter med löpande garantitid samt donationshandlingar. Vidare refereras till att det finns räkenskapshandlingar som får gallras efter kortare gallringsfrister 2-6 år. Revisionskontoret har inga övriga synpunkter. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Allmänt Genom arkivhandlingar i pappersbaserad eller i digital form ges information om den kärnverksamhet där handlingarna uppkommit. Enligt Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarandet av nutiden, bör sådana handlingar av forskningsskäl bevaras i högre utsträckning än handlingar som tillkommit i tekniska och administrativa stödverksamheter.

5 DNR /04 SID 4 (9) Den stora tillväxten av handlingar och uppgifter leder till att handlingsbestånd och informationsmängder blir svåröverskådliga och att lagringskostnader ökar. Därför kan det finnas skäl att överväga gallring även av handlingar/uppgifter inom en myndighets kärnverksamhet. Gallring förutsätter dock att de handlingar/uppgifter som återstår kan ge tillräckligt omfattande information om den verksamhet som har bedrivits. Handlingarna ska kunna tillgodose offentlighetsprincipen, rättssäkerheten samt informationsbehovet för förvaltningen och forskningen. Synpunkter på bevarande och gallring av fastighetssystemet HYRA/KUND/EWA Det hyres- och fastighetsadministrativa IT-systemet HYRA/KUND/EWA, är till sitt innehåll synnerligen verksamhetskritiskt för Svenska Bostäder. Systemets uppgifter omfattar de specifika verksamheter som bolaget har till uppgift att bedriva, såsom bostadsförsörjning, fastighetsförvaltning, hyresreglering och hyresadministration. Svenska Bostäder har i framställan redogjort för vilka bedömningsgrunder som legat till grund för förslaget till bevarandeplan. Bl.a. hänvisas till att Svenska Bostäders verksamhet sträcker sig tillbaka till 1940-talet, och att Svenska Bostäder från 1950-talet aktivt deltog i framväxten av många stockholmsförorter med Vällingby centrum i spetsen. Som Sveriges för närvarande största bostadsföretag med hyresgäster i lägenheter i Storstockholmsområdet och ett varierat utbud av fastigheter flerbostadshus, radhus, kollektivhus, senior- och studentbostäder - samt 5000 lokaler för uthyrning, genererar det ett rikt och omfattande källmaterial. Enligt bolaget är det därför ---mycket troligt att framtida forskare kan komma att intressera sig för bolagets information om fastigheter och hyresgäster. Stadsarkivet delar Svenska Bostäders bedömning att det utvalda datat högst troligt kommer att betinga ett stort forskningsvärde i framtiden. Stadsarkivet menar också att det är ett rimligt antagande att forskningspotentialen väsentligt utökas genom realiserandet av bevarandeplanen för bostadsbolagens fastighetsdata. Härigenom kommer identiska uppgifter att kunna bevaras inte bara från Svenska Bostäders fastighetssystem HYRA/KUND/EWA utan även från Familjebostäders och Stockholmshems respektive fastighetssystem. Det ger en bred bas av grundläggande fastighetsdata som kan användas för exempelvis kvantitativa och jämförande studier. Till detta bidrar att bostadsbolagen efter hand och i samråd med Stadsarkivet har utökat bevarandeplanen med uppgifter om lägenhetshyra och vissa statistiska data. Huruvida rådatat också medger genomförande av mer kvalitativa studier t.ex. på individnivå, är för Stadsarkivet svårare att bedöma. Här kan möjligen invändas mot bolagets gallringsförslag att det i huvudsak innebär att alla fria anteckningsfält för hyresgäst- och fastighetsinformation gallras. Stadsarkivet kan inte se annat än att det i sin tur gör att det mjukdata som respektive handläggare noterat i fastighetssystemet kommer att gå förlorat. Möjligen är det att gå för långt i jämförelse, men Stadsarkivet vill ändå poängtera vissa lärdomar som historieforskningen lett till; att motsvarande uppgifter som

6 DNR /04 SID 5 (9) en handläggare har noterat på kladdar och liknande i vissa fall kan tillföra ytterst värdefull information om bedömningsgrunder inför beslut och om rådande värderingar i samhället. Ytterligare en aspekt som Stadsarkivet vill lyfta fram är den sekretesslagstiftning som kan förmodas hindra att integritetskänsliga uppgifter om skuld, inkasso, borgensmän, förmyndare m.fl. blir tillgängliga för utomstående. Här skulle istället kunna hävdas det motsatta resonemanget, att med hänsyn till rättssäkerheten för hyresgäster, anhöriga eller bolagets personal finns skäl att överväga utsträckta gallringsfrister, alternativt ett bevarande. Stadsarkivet vill dock poängtera att frånsett de frågeställningar som har nämnts ovan - om mjukdata i fria anteckningsfält och om sekretesslagstiftningens skydd för uppgifter om hyresgästers personliga förhållanden - har Stadsarkivet inga invändningar emot bolagets förslag till dataurval och omfattning. Stadsarkivet vill istället lyfta fram det förtjänstfulla arbete som Svenska Bostäder lagt ned på att utreda och värdera sina fastighets- och hyresgästdata. Det kan på goda grunder antas leda till att bostadsbolagen, Stockholms stad och framtida intressenter ges tillgång till ett rikt digitalt källmaterial om fastighetsbestånd, hyror och hyresgäster. I Stadsarkivets bedömning av framställan har följande dokument varit vägledande: - Gallringsbeslut för vissa handlingar vid AB Svenska Bostäder (SSA 1999:4) - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2) - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8) - Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy, (1995) FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivet föreslår att gallring medges enligt AB Svenska Bostäders förslag (se bilaga till denna promemoria) utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts: - fastighetssystemet HYRA/KUND/EWA med tillhörande digitala uppgifter, applikation och funktionalitet gallras i sin helhet, - vissa uppgifter ur fastighetssystemet HYRA/KUND EWA bevaras digitalt, enligt bevarandeplanen för information i fastighetssystem. Susanne Strangert Stadsarkivets enhet för tillsyn och rådgivning

7 DNR /04 SID 6 (9) Bilaga: FÖRTECKNING ÖVER DIGITALA UPPGIFTER SOM SKA BEVARAS RESPEKTIVE FÅR GALLRAS I SVENSKA BOSTÄDERS FASTIGHETSSYSTEM Nedan redovisas en sammanställning av vilken information som enligt bolagets förslag ska bevaras respektive gallras inom de totalt 14 moduler EWA-systemet består av. För mer detaljerad information hänvisas till bolagets framställan. BEVARANDEPLAN Av framställan framgår att uppgifterna valts ut för att i ett långtidsperspektiv visa hur bolagets fastighetsbestånd sett ut och förändrats samt vilka hyresgäster som bott var och hur länge. Eftersom samma plan avses gälla även för Stockholmshem och Familjebostäder ska man i ett längre perspektiv kan följa hela den kommunala bostadsmarknaden i Stockholm. * Fastighet Byggnad Uppgång Bolag/arkivbildare Fastighetsbeteckning Adress Fastighetsnummer Adress Våningar Fastighetsbeteckning Byggnadsår Antal lägenheter Församling Värdeår Antal lokaler Stadsdel Objekt Kontrakt bostäder Kontrakt - lokaler Fastighetsbeteckning Namn 1 & 2 Namn Objektstyp Personnummer 1 & 2 Organisationsnummer Objektsnummer Kontraktsnummer Kontraktsnummer Adress Fastighetsbeteckning Fastighetsbeteckning Yta Adress Adress Antal rum Hyra Ändamål Standardkoder (utrustning)inflyttningsdatum Hyra Avflyttningsdatum Inflyttningsdatum Uppsägningsdatum Avflyttningsdatum Anvisningsform * Vissa statistiska uppgifter från IT-system vid sidan av fastighetssystemen ingår i bevarandeplanen.

8 GALLRING DNR /04 SID 7 (9) Modul 100 Fastighet/uppgång/objekt Bevaras - Fastighet: Fastighetsnummer, fastighetsbeteckning, adressuppgifter, församling, stadsdel, byggnadsår, värdeår, ombyggnadsår, förvärv/försäljning, - Port/uppgång: Våningar, antal lägenheter, antal lokaler, - Objekt: Objektsnummer, adress, yta, antal rum, standardkoder (anger objektets utrustning, ex. badkar, kokvrå o.s.v.). Uppgifter om förvaltare, hyresgästföreningar Fastighetsexteriörer, bilder Länkar till hemsidans fastighetsdata, kartor och ritningar samt bilder över fastighetsexteriörer Modul 200 Boförmedling Bevaras Namn, personnummer vid interna bytesansökningar och externa ansökningar (se Modul Kontrakt) Gallringsfrist 10 år Uppgifter om krav och önskemål i bytesansökningar (t.ex. hiss, ej NB, område, lägenhetsyta, maxhyra) Status (poäng) för botid och kötid Uppgifter i externansökningar som ej lett till kontrakt (t.ex. arbetsgivare, nuvarande hyresvärd, årsinkomst) Intresseanmälan via Talsvar/Internet, rörande erbjuden lägenhet Modul 300 Kontrakt Kontrakt bostäder Bevaras Kontraktsnummer, namn, personnummer, inflyttningsdatum, avflyttningsdatum, uppsägningsform (egen begäran, avliden etc.) uppgifter om andrahandsuthyrning, anvisningsform för lägenheten. Gallringsfrist 10 år Aviadress (om annan än objektet), telefonnummer, autogirouppgifter, köuppgifter, hyresuppgifter. Uppgifter om borgensman gallras med automatik efter 3 år Uppgifter om förmyndare/god man gallras efter förordnandets upphörande.

9 DNR /04 SID 8 (9) Information om hyresskuld och inkassoprocess gallras manuellt i EWA efter att skuld är reglerad eller avskriven som hyresförlust. Koppling till DAFA/SPAR. Kontrakt Lokaler Bevaras Kontraktsnummer, fastighetsbeteckning, företagsnamn, organisationsnummer, adress, ändamål (ex. butik, lager, kontor) hyra, inflyttningsdatum, utflyttningsdatum. Gallringsfrist 10 år Avidadress (om annan än objektet), telefonnummer, autogirouppgifter, avgiftsnivå för vatten och bränsle. Kontrakt garage och parkeringsplatser Gallringsfrist 10 år Samtliga uppgifter rörande hyreskontrakt av parkeringsplatser och garage. Modul 500 Krav/redovisning Unika uppgifter som rör hyresreskontra (aviseringar och inbetalningar) och fakturautskick samt ränteberäkningar för modulen föreslås gallras efter 12 månader. Med undantag för: - ärenden som är äldre än 12 månader, som sparas i form av hyreslistor (Capella), - för ärenden som går till domstol skrivs hyresreskontra för aktuellt kontrakt ut på papper. - Vid manuell inbetalning sparas inbetalningstalongerna i 10 år. Modul 600 Utskrift/blanketter/brev De sammanställda dokumenten i EWA gallras automatiskt efter utskrift på papper. Modul 700 Nycklar Uppgifter om utkvitterade nycklar föreslås gallras i samband med att gamla uppgifter skrivs över med ny information. Modul 800 Felanmälan Elektroniska felanmälningar från fastighetsskötare och hyresgäster, föreslås gallras efter att fel åtgärdats och återrapporterats/avfärdats. Arbetsordrar, gallras som ovan. Med undantag för felanmälan som leder till försäkringsärende respektive utskriven arbetsorder som bifogas en faktura. I dessa fall gäller tidigare gallringsbeslut för bolagets handlingar SSA 1999:4. Modul 900 Lägenhetsunderhåll, HLU/inköp Gallras efter 10 år

10 DNR /04 SID 9 (9) Information om underhåll inom objekt och lokaler samt uppgifter om leverantörer och utförare. Uppgifter om ytskikt Modul 1000 Lägenhetsunderhåll uppdatering Information om period för underhållsrabatt eller åtgärd. Koder för golv, tapeter, köksluckor etc. i lägenheten. Modul 1100 Kundtjänst Vällingby nät Gallringsfrist 10 år Information om fakturor, belopp och utskicksdatum etc. Övrig specifik information, t.ex. elmätarnummer, och om person är kund hos Vällingby nät (anges bara med ett J i en ruta). Modul 1200 Fastighetsregister Sammanställning av uppgifter och presentationsgränssnitt. Modul 2000 Excel-rapporter Kontrakt i en fastighet är en lista över gällande kontraktsnummer, personnummer på hyresgäst, inflyttningsdatum, avflyttningsdatum, adress, våningsplan m.m. Signum är en lista över signum/användare som har tillgång till systemet. I vissa fall finns notering om giltighetsperiod och/eller anställningsform. Gallringsfristen föreslås till gallring efter att nya sammanställningar ersätter de gamla sammanställningarna. Modul 4000 Systemunderhåll, d.v.s. när nya värden skrivs in Uppgifter om uppdateringar av undermenyer, t.ex. distriktsnamn/kod, vitvarubeteckning, behörigheter i systemet, inloggade och vilka som har tillgång till systemet.