Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv

Transkript

1 Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv Delrapport 3 Myndighetsutövning och vision Bjuvs kommun Höganäs kommun Hörby kommun Klippans kommun Landskrona stad Lunds kommun Perstorps kommun Simrishamns kommun Sjöbo kommun Tomelilla kommun Trelleborgs kommun Ystads kommun Åstorps kommun Ängelholms kommun Örkelljunga kommun

2 Projektledare Matthias Lindgren (50 %) Lunds kommun Paul Bergström (50 %) Landskrona stad Styrgrupp Boel Kvist (ordf.) Landskrona stad Christian Björkqvist Simrishamns kommun Frida Beijer Perstorps kommun Jesper Jacobsson Lunds kommun Helén Odéen Sjöbo kommun Johan Linander Tomelilla kommun Lars-Åke Svensson Klippans kommun Martin Fransson Höganäs kommun Mats Ulfwinger Ängelholms kommun Mattias Johansson Ystads kommun Merih Özbalci Åstorps kommun Mikael Daxberg Hörby kommun Staffan Roos Örkelljunga kommun Susan Elmlund Bjuvs kommun Ulrika Hedberg Trelleborgs kommun 1

3 Innehållsförteckning 1. Myndighetsutövning Styrning Förbundsordning Arkivreglemente Delegering Samråd Gallringsbeslut Överlämnande av information Återlämnande av information Inträde Utträde och upplösning Förvaltning Tillsyn Utbildning Utlämnande och sekretessprövning Rådgivning Gallring Vision Verksamhetsarkivarier Samlokalisering Mellanarkiv Digitalisering Utvecklingspotential Sammanfattning Källor och referenser Bilagor

4 1. Myndighetsutövning 1.1 Styrning Förbundsordning Ett samarbete som det som förstudien hittills pekat på - ett kommunalförbund vilar på det juridiska fundament som utgörs av förbundsordningen. 1 Förbundsordningen ger de grundläggande spelregler förbundet har att verka efter och skapar förutsättningarna för relationen mellan förbundet och medlemskommunerna Arkivreglemente I varje kommun får det finnas ett arkivreglemente. Detta regleras genom arkivlagens 16 Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. Det är brukligt att så sker genom att kommunfullmäktige beslutar om ett arkivreglemente som dels styr arkivmyndighetens verksamhet inom kommunen, men också reglerar arkivhanteringen för samtliga kommunala myndigheter inom kommunen och dess relation till arkivmyndigheten. I ett arkivreglemente fastslås som regel vilken nämnd eller styrelse som utgör arkivmyndighet för de kommunala myndigheterna i kommunen. Detta är särskilt avgörande om man till arkivmyndighet utser någon annan nämnd eller styrelse än den arkivlagen ger vid handen, d.v.s. kommunstyrelsen, och vid en interkommunal gemensam arkivmyndighet så är det avgörande att samtliga medlemmar anger denna som arkivmyndighet i sitt arkivreglemente. Det är därför lämpligt att det utarbetas en gemensam mall för arkivreglemente att anta bland medlemskommunerna Delegering I ett kommunalförbund som det föreslagna finns ett förbundsfullmäktige. Detta fullmäktige kan genom reglemente delegera till förbundsstyrelsen enligt bestämmelser i kommunallagen. I detta reglemente styrs vilka frågor som kvarstannar på förbundsfullmäktige att besluta om och vilka frågor förbundsstyrelsen har att besluta om. 3 Förbundsstyrelsen kan sedan vidare delegera utifrån en i styrelsen beslutad delegeringsordning. 4 1 Se bilaga 1 Utkast förbundsordning 2 Se bilaga 2 Mall arkivreglemente 3 Se bilaga 3 Utkast reglemente förbundsstyrelse 4 Se bilaga 4 Utkast delegeringsordning 3

5 1.1.4 Samråd Kravet på samråd mellan myndighet och arkivmyndighet finns reglerat både i arkivförordningen 5 och i förekommande fall i arkivreglementet för kommunen. ScanArkiv förordar att rutiner för en systematisk samrådsfunktion upprättas för att hantera de olika samrådssituationer som kan tänkas uppstå. I första hand handlar detta om dels allmänna överväganden vid samråd då besluten förväntas få en allomfattande verkan då verksamheter från samtliga medlemmar ingår i samrådet, till specifika överväganden i samråd med en utpekad kommunal verksamhet i en kommun. När det gäller de större frågorna som får ett övergripande genomslag så ska förbundet kalla till ett stort samråd där delegater från kommunernas berörda förvaltningar, t.ex. miljöförvaltningarna, deltar i samråd antingen genom ett remissförfarande eller genom samrådsmöten. De mindre, kommunspecifika frågorna hanteras via samråd med berörd part Gallringsbeslut Gallringsfrågan för kommunala myndigheter har egentligen alltsedan instiftandet av arkivlagen 1990 befunnit sig i en slags limbo. Resonemangen har pendlat alltifrån att detta är renodlade förvaltningsbeslut 6 till att det är en uppgift som fullmäktige kan delegera till antingen sina nämnder och styrelser eller en arkivmyndighet. 7 Ett sätt att komma runt denna ambivalens torde vara att i de av kommunfullmäktige beslutade nämndreglementena föreskriva att nämnden har att följa det vid varje tillfälle av kommunfullmäktige antagna och giltiga arkivreglementet för kommunen. Detta synsätt följer analogt av att en nämnds utpekade uppgifter ska utföras av en förvaltning som arbetar på dennas uppdrag. Har inte uppgiften att tillämpa arkivlagens 3 och 10 pekats ut i nämndens reglemente utan särskilt föreskrivits ske enligt arkivreglementet, så är det inte nämndens uppgift. Därmed möjliggörs ett skapande av en dedicerad förvaltning under den utpekade arkivmyndigheten, som ges till uppgift att i samråd med de kommunala myndigheterna tillämpa arkivlagens 3 och 10. Med en sådan utgångspunkt skapas förutsättningar för att närma sig den statliga arkivvården som bör vara ledstjärna framåt för att släta över historiska skillnader som funnits i tillämpningen av arkivlagen beroende på vilken typ av myndighet vi betraktar. Lagstiftningen i övrigt, t.ex. tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen eller offentlighets- och sekretesslagen, förutsätter en likställd rättssäker arkivvård oavsett om det handlar om en kommunal myndighet i en mindre glesbygdskommun eller ett nationellt statligt verk. 5 6 Arkivförordning (1991:446), men omfattar enbart statlig myndighet även om många kommuner använder den som riktlinje. 6 Vem bestämmer om arkiv i kommunen?, s Vilse i arkivet, s.76. 4

6 En annan aspekt som berör gallring och gallringsbeslut och som är värd att poängtera är arkivlagens 10. Den handlar om att allmänna handlingar får gallras. Det är däremot för kommuners del, till skillnad från Staten, ytterst sparsamt beskrivit under vilka former detta ska ske. I lagtexten konstateras att om annan lag eller förordning föreskriver gallring eller bevarande, så gäller dessa bestämmelser. I övrigt lämnas frågan åt sitt öde. Den vedertagna lösningen på denna lagens ambivalens är att föra in kommunala tilläggsbestämmelser i kommunernas arkivreglementen. I arkivreglementet förs in mer specifika skrivningar under vilka former allmänna handlingar får gallras. Det allra vanligaste upplägget är att ett formellt gallringsbeslut krävs antingen analogt med Riksarkivet att det ska författas ett beslut utifrån viss formalia eller att man på kommunalt vis för in det i en dokumenthanteringsplan som sedan antas. Lärdomen här är att gallring sker utifrån en given rangordning och formalia. I första hand gäller lag. I andra hand förordning. I tredje hand specifika gallringsbeslut. I fjärde hand generella gallringsbeslut. Ingen allmän handling eller information får gallras utan stöd i någon av dessa nivåer digital som på papper Överlämnande av information Vid förbundsstart föreslås att alla äldre bestånd från medlemmarnas kommunala myndigheter innan nuvarande kommunutformning vanligen 1970 eller 1973 förs över till förbundet med full förfoganderätt. Reversal bör i samband med detta upprättas och undertecknas av ordförande i aktuell kommunstyrelse samt förbundsarkivarien (eller utsedda företrädare) där information kring bestånden närmare preciseras. Nyare information, från 1971 eller 1974 och framåt, som kommunerna vill överlämna eller som arkivmyndigheten enligt arkivreglementet övertar, bör ske med leveransframställning, överenskommelser och reversal per arkivbildare. Överlämnande kommunal myndighet blir då ena parten och arkivmyndigheten den andra. Kan inte en överlämnande kommunal myndighet inom kommunen fastslås, så anses kommunstyrelsen, såsom närmast i tid föreliggande arkivmyndighet, vara överlämnande myndighet Återlämnande av information Under normala förhållanden blir detta endast aktuellt då en kommun utträder ur förbundet eller om förbundet upplöses, även om man i teorin kan tänka sig andra situationer. Precis som i fråga om överlämnande, så följer framställning, överenskommelse och reversal. I överenskommelsen ska också de ekonomiska arrangemangen för återlämnandet tas med. I fråga om upplösning av förbundet följer vad som stipuleras i förbundsordningen. 5

7 1.1.8 Inträde Ny förbundsmedlem inträder per den 1 januari året efter att dess kommunfullmäktige antagit förbundsordning och justerat arkivreglemente. Ny förbundsmedlems årsavgift det första året beräknas utifrån förutsättningarna i Betalningsmodell A. 8 Ny förbundsmedlem inträder direkt i förbundsfullmäktige enligt bestämmelserna som anges i förbundsordningen (dvs. enligt förslag en delegat per påbörjat tal kommuninvånare). Däremot är inte den nya förbundsmedlemmen aktuell för val till förbundsstyrelsen förrän ett allmänt val till kommunfullmäktige hållits i landet Utträde och upplösning Enligt föreslagen förbundsordning och i enlighet med utgångsläget i kommunallagen så gäller en treårig uppsägningstid. Bestämmelser i övrigt anges i föreslagen förbundsordning. Det bestånd tillhörigt utträdande medlem som förbundet haft förfoganderätt över skall antingen återbördas medlem senast innan uppsägningstiden löpt ut eller i det fall utträdande medlem inte önskar beståndet åter, regleras i ett särskilt avtal där äganderätten till beståndet och ekonomiska villkor för detta fastställs. Vid en upplösning av förbundet gäller bestämmelserna i den föreslagna förbundsordningen där utgångsläget är att bestånden återgår till respektive kommun eller, ifall detta inte är möjligt, t.ex. ifall den juridiska personen avtalat bort sitt äldre bestånd till förbundet, till den kommun där förbundet har sitt säte. 1.2 Förvaltning I praktiken har kommunalförbundet funktionen som en egen kommun i miniatyr med egen styrelse, arkivmyndighet och förvaltning. För arkivmyndigheten innebär detta att man bland annat tar över tillsynsansvaret från de till förbundet knutna kommunerna och därmed utövar myndighetskapet gentemot kommunerna på ett regionalt verksamhetsfält Tillsyn Det är i arkivmyndighetskapet som tillsynsansvaret ligger och detta regleras i arkivlagen. I en kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet om inte kommunfullmäktige tagit beslut om att ansvaret ska läggas på en annan myndighet 9. I ett kommunalförbund så utser medlemskommunerna förbundets styrelse till arkivmyndighet. Enligt arkivlagen har arkivmyndigheten två primära uppgifter som måste tillgodoses: att utöva tillsyn över hur kommunens myndigheter och bolag bedriver sin arkivvård (7 ) 8 Se delrapport 1 under Betalningsmodell. 9 8 Arkivlag (1990:782). 6

8 att ta emot allmänna handlingar för förvaring i kommunens arkiv (9 och 14 ) 10 Att ha tillsynsskyldighet innebär att arkivmyndigheten aktivt bevakar de deltagande kommunernas respektive myndigheter - nämnder och styrelser - så att dessa uppfyller arkivlagstiftningen och sina arkivreglementen (som tagits fram enligt förbundets riktlinjer). 11 Idag saknar kommunernas arkivmyndigheter i många fall tillräckligt med resurser och klarar inte att leva upp till arkivlagstiftningens krav, framförallt när det gäller tillsynsverksamhet. 12 Ett huvuduppdrag för förbundets förvaltning är att få till stånd en väl underbyggd och praktiskt fungerande tillsynsverksamhet. Hur rutinerna ska utformas för detta ändamål regleras i det av förbundets medlemskommuners antagna arkivreglementen som tas fram i samband med att förbundet bildas. 13 Hur ofta behöver då förbundet utöva tillsyn över sina medlemmars myndigheter? En riktlinje är att följa de instruktioner för tillsyn som utgår från arkivförordningen. Den säger att arkivmyndigheten ska inspektera de kommunala myndigheternas och bolagens arkiv regelbundet. 14 Tillsynsbesöket utgår formellt från ett tillsynsprotokoll där en rad olika arkivrelaterade frågor bildar bedömningsunderlag för hur nämnden/styrelsen efterlever arkivlag och arkivreglemente. Exempelvis skulle frågor som punktas nedan kunna ställas med utgångspunkt från ett tillsynsprotokoll: Finns systembeskrivningar/systemdokumentation över befintliga IT-system? Uppdateras dessa fortlöpande? Planerar myndigheten att införa nya IT-system eller byta ut ett befintligt system under de närmaste åren? Används arkivbeständigt/åldringsbeständigt skrivmaterial till handlingar som bevaras på papper? Följer man arkivmyndighetens förteckning över godkänd skrivmateriel? Förvaras handlingar oskyddade i tjänsterum, förråd eller i korridor? Gallras allmänna handlingar (analoga och digitala) enligt dokumenthanteringsplanen? Utbildning En förvaltande organisation med arkivmyndighetskap bör ställa stora krav på att den kompetens som arkivlagstiftningen och den tekniska utvecklingen kräver också ska kunna upprätthållas och utvecklas över tid. Det gäller frågor kring lagar och förordningar, arkivvård, regler för bevarande och gallring, framställning av handlingar, elektronisk arkivering, kravställning vid upphandling av verksamhetssystem, informationsredovisning etc. Idag kan vi närmast tala om ett paradigmskifte inom arkivvärlden, i synnerhet genom den digitala utvecklingen vilken, till skillnad från det traditionella pappersarkivet, skapat helt andra förutsättningar för att hantera, tillgängliggöra och lagra information. Arkivfunktionen kan 10 Arkivlag (1990:782) 11 Vem bestämmer om arkiv i kommunen?, s Se delrapport 1. Ekonomiska grovkalkyler. 13 Se bilaga 2 14 Arkivförordning (1991:446) 7

9 sägas ha gått från ett passivt och förvaltande tillstånd till en mer aktiv och strategisk situation. De digitala arkivfrågorna har därför en annan komplexitet och kräver en strategi som följer med informationens hela livcykel, från det att handlingen skapas i systemet till att den slutarkiveras i ett system för bevarande. 15 Arkivmyndigheten ska kunna tillhandahålla utbildningsinsatser och utbildningspaket för berörda målgrupper i de kommuner som ingår i organisationen. Likaså ska den personal som anställs av förbundet även kunna utbilda varandra inom olika kompetensområden. Det kan då röra kunskaper som exempelvis spänner från offentlighetslagstiftning till frågor gällande elektronisk långtidslagring eller gallring. Kommunalförbundet blir således beroende av den kunskap som byggs upp och lagras inom organisationen. Likaså är det av yttersta vikt att denna kompetens stannar kvar inom organisationen och förs över till nya generationer. Detta följer den hållbarhetstanke som är förankrad i förstudiens projektidé. Denna kunskapsbank är tänkt att inte bara bli en resurs för den bemanning som arbetar under arkivmyndigheten utan även för de föreslagna kompetenser som skulle behövas ute i kommuneras respektive myndigheter. Här åsyftas främst behovet av så kallade verksamhetsarkivarier, vilka arbetar med den information som verksamheterna fortfarande äger och som inte överlämnats till arkivmyndigheten (se vidare under punkt 2.1). Det ska understrykas att utbildning spelar en särdeles viktig roll för hur vi vill stå rustade för att möta framtidens arkivfrågor. Att satsa på utbildning är således ett verktyg för att kvalitetssäkra, uppmärksamma fel och brister och mobilisera resurser för att få en fullgod arkivhantering i verksamheten. Så behöver även chefer, beslutsfattare och annan berörd personal kompetenshöjande utbildning för att kunna sätta sig in i de moderna arkivfrågornas komplexitet. Kommunalförbundet måste därför tillhandahålla ett tydligt utbildningsunderlag så att medlemskommunerna blir rustade för att kunna hantera arkivfrågorna i ett långsiktigt perspektiv Utlämnande och sekretessprövning Vid våra myndigheter förvaras allmänna handlingar. Att kunna ta del av allmänna handlingar är en medborgerlig rättighet i vårt demokratiska samhälle. I tryckfrihetsförordningen regleras den så kallade offentlighetsprincipen: För främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar 16 Tryckfrihetsförordningen (TF) definierar även vad som avses med begreppen handling och allmän handling. Så preciseras en handling som en framställning i skrift eller bild och upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. 17 En allmän handling är en handling som förvaras vid en myndighet, antingen 15 Se t ex skriften E-förvaltning och informationshantering. Att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar. Sveriges Kommuner och Landsting, kap 1 Tryckfrihetsförordning (1949:105) kap 3 Tryckfrihetsförordning (1949:105). 8

10 upprättad där eller inkommen dit. 18 Vidare är inte alla allmänna handlingar offentliga. Så kan handlingar eller uppgifter i handlingar vara sekretesskyddade. I TF rangordnas fall när rätten att ta del av allmänna handlingar får begränsas. 19 Dessa begränsningar får en närmare förklaring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) vilken även innehåller bestämmelser om registrering av allmänna handlingar. 20 Vidare säger lagen att offentlighetsprincipen ska gälla handlingar hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. 21 Att tillhandahålla god och effektiv service till medborgarna är en central uppgift för kommuneras myndigheter. I synnerhet gäller detta behovet av att tillgodose allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Enligt 12 och 13 TF ska allmän handling lämnas ut skyndsamt. 22 Även i förvaltningslagen (1986:223) finns föreskrifter som reglerar myndighetens serviceskyldighet till allmänheten. Här betonas bland annat att frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt och att myndigheten skall ha öppet minst två timmar varje helgfri måndag-fredag för att ta emot och registrera handlingar samt hantera utlämnande. 23 Som en sammanfattning av ovanstående regelverk kan konstateras att ett arkivförbund med ett regionalt kommunalt uppdrag behöver en effektiv och väl fungerande förvaltning. Det innebär att såväl service till de inom förbundet knutna myndigheterna som service till medborgarna skall kunna upprätthållas utan några försvårande eller fördröjande omständigheter. Vid bildande av ett kommunalförbund kommer förbundets personal i första hand prioritera och bemanna upp för att tillgodose begäran om att ta del av allmänna handlingar. Detta gäller då förfrågningar ur bestånd av allmänna handlingar som är i arkivmyndighetens ägo och som är arkiverade i kommunernas depåer. Hur förbundets förvaltning praktiskt styr arbetet läggs upp utifrån ett arbetsschema vilket anpassas till personalens olika geografiska arbetsområden i regionen. 24 Att just frågor kring utlämnande och sekretess blir särskilt känsliga vid bildande av ett förbund är inte svårt att förstå. Diskussioner som förts i förstudiens arbets- respektive styrgrupp tyder på att frekvensen ärenden gällande utlämnanden skiljer sig stort mellan de olika kommunerna. Omfattande sekretessärenden kan dessutom ta lång tid att handlägga och kräver att den ansvarige handläggaren får tid att sätta sig in i ärendet. I det föreslagna kommunalförbundet, där en anställd kan vara stationerad i mer än en kommun, föreligger därför en risk för att just handläggningen av sekretessärenden kan bli ett stressmoment. Denna riskfaktor måste därför vägas in bland andra riskfaktorer i analysen av hur arbetet i den regionala förvaltningen ska planeras och behovsanpassas. För detta ändamål har förstudiens arbetsgrupp planerat in möten för att utreda hur arbetsrelaterade frågor ska hanteras i en ny organisation som ställer andra krav på tillgänglighet, närvaro och effektivitet kap 3 Tryckfrihetsförordningen (1949:105) kap 2 Tryckfrihetsförordningen (1949:105), 20 5 kap 1 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), 21 2 kap 3 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 22 2 kap 13, 14 Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Förvaltningslag (1986:223) 24 Se bilaga 4, Delrapport 2 9

11 Vid en eventuell samlokalisering ska det finnas möjlighet för kommunerna att flytta över sitt äldre arkivmaterial till magasin i direkt eller indirekt anslutning till förbundets säte. Det ska än en gång understrykas att denna möjlighet är helt frivillig för medlemskommunerna. En samlokalisering skulle dock betyda en rad olika synergieffekter, däribland en effektivare hantering av förfrågningar ur arkivmyndighetens bestånd. I ett första skede är det kommunernas äldsta överlämnade material - c:a 1863 till c:a som borde vara aktuellt för samlokalisering. Förfrågningar ur detta material, samlat på en plats med dedicerad personal för att hantera utlämnandet, hade bidragit till färre resor i regionen och därmed påtagliga effektiviseringsvinster. Mycket av pappersbestånden torde kunna skannas och skickas över nätet. Därtill hade arkivmyndighetens personal haft möjlighet att bygga upp och dela kunskap och kompetens när det gäller lagstiftning kring offentlighet och sekretess samt utveckla mer enhetliga rutiner kring utlämnande av allmänna handlingar Rådgivning Ett kommunalförbund med ett tydligt arkivmyndighetsskap kan liknas vid Riksarkivets myndighetsutövning gentemot de statliga myndigheterna. Genom rådgivning har arkivmyndigheten ett verktyg för att ge råd och stöd, just för att kunna vägleda medlemskommunernas myndigheter när det uppstår arkivrelaterade problem. Den rådgivning som bör bli aktuell under ett kommunalförbund skulle kunna delas in i två grenar. Det handlar dels om rådgivning i samband med utförd inspektion och dels rådgivning som sker via frågor direkt från de olika kommunala myndigheterna. Att arbeta med rådgivning gentemot förbundets medlemskommuner sker i första hand via telefon eller e-post. Rådgivning kan även ske genom besök hos funktion/myndighet/avdelning eller att berörda ute i regionen besöker arkivmyndigheten. Nedan följer exempel på hur arkivmyndighetens tilltänkta rådgivningsområden skulle kunna se ut under ett kommunalförbund. 25 Allmän orientering om arkivfrågor Tolkning och tillämpningsfrågor som rör arkivmyndighetens föreskrifter Frågor och problem som kommunernas myndigheter har när det gäller arkivverksamheten. Det kan t ex gälla förvaring av allmänna handlingar, hantering av arkiv, redovisning av arkiv Arkivfrågor som uppstår då en myndighet ska läggas ner eller ombildas. I samband med detta utreds möjligheten att antingen lämna över handlingar till arkivmyndigheten eller överföra information till efterföljande myndighet Frågor som rör ombyggnad och nybyggnad av arkivlokaler Frågor som rör inleveranser av digital eller analog information Frågor som rör upphandling av nya verksamhetssystem 25 Se t ex Rådgivning för myndigheter, 10

12 Det ska även tilläggas att funktionerna rådgivning respektive tillsyn mycket väl kan slås ihop under en gemensam funktion under arkivmyndigheten. Hur detta ska organiseras kommer att undersökas närmare i samband med förbundsstart Gallring En av nyheterna som föreslås i denna förstudie är att det slutliga avgörandet i gallringsfrågor läggs på arkivmyndigheten. 26 Detta upplägg diskuteras mer omfattande tidigare i denna förstudie, men utifrån vad som ovan sagts kring krav på samråd, så utgör dessa gallringsbeslut inget undantag. Samråd krävs. Det ska dock påpekas att detta endast blir aktuellt om lag eller förordning som reglerar förfarandet saknas. Man kan även här se en indelning mellan övergripande generella gallringsbeslut och beslut som enbart berör en specifik kommun eller ett specifikt IT-system. Efter en utredning av frågorna med vederbörliga samråd skapas ett beslutsunderlag och efter genomgång med förbundsarkivarien tar denna ett beslut som därefter kommuniceras ut i verksamheterna. Verksamheterna har ett ansvar för att beslutet implementeras i verksamheten t.ex. genom att uppdatera sin dokumenthanteringsplan eller att gallringsbeslutet verkställs. Den praktiska gallringen kommer att hanteras av arkivmyndighetens och verksamheternas personal. I de överlämnade bestånden så ansvarar arkivmyndigheten för att gallring sker, vilket också kan gälla för bestånd som ej överlämnats om detta särskilt avtalats. I verksamheternas bestånd ansvarar verksamheterna själva för att gallring utförs. De närmare riktlinjerna för hur gallringen ska dokumenteras och följas upp blir en uppgift för arkivmyndigheten att arbete fram. 2. Vision 2.1 Verksamhetsarkivarier Som tidigare diskuterats i delrapport 2 är inrättandet av verksamhetsarkivarier den naturliga koppling som binder samman medlemmarna med förbundet. 27 Traditionellt sett har det ofta funnits uppbyggda organisationer med arkivassistenter, arkivredogörare (och arkivansvariga) ute i kommunerna som i många fall inte fungerat särskilt väl. En avgörande faktor för detta har varit att uppgifterna lagts på personer i förvaltningarna som ofta inte är dedicerade uppgiften. En annan faktor är att upplägget förutsätter en kontinuitet som inte alltid går att upprätthålla. Kanslipersonal eller annan personal har ofta fått dessa uppgifter som en extra pålaga att hantera vid sidan om andra ofta högre prioriterade uppgifter och samtidigt försöka upprätthålla ett engagemang för arkivfrågorna. Någon har klarat detta på ett alldeles utmärkt sätt, men i stort måste man säga att det som regel inte varit ett särskilt lyckosamt upplägg. 26 Se denna förstudies delrapport 2, bilaga Se bilaga 5 Jämförande arbetsbeskrivning. 11

13 Här tror vi att verksamhetsarkivarier blir lyftet och det som skapar ett naturligt flöde mellan dokumenthantering och arkiv och som, förutom att skapa en bättre arkivvård ute i förvaltningarna, även kan lyfta av en del uppgifter som många helt enkelt inte hunnit med på ett bra sätt, så att man nu kan fokusera på sina huvudsakliga arbetsuppgifter. Vi tror att verksamhetsarkivarier i princip kan ersätta modellen med arkivassistenter och arkivredogörare. Däremot får rollen med arkivansvar för ansvarig verksamhetschef finnas kvar. 2.2 Samlokalisering Frågan om samlokalisering har berörts i båda tidigare utgivna delrapporter, men utvecklas här igen. En organisation som ScanArkiv kommer i någon mån befinna sig i ett tudelat tillstånd så länge som bestånden befinner sig spridda över regionen. Det går att göra väldigt mycket för att underlätta situationen och motverka negativa effekter av detta. Trots det kan man nog med fog påstå att organisationens fulla effekt och återbörd till medlemmarna kommer då bestånden samlokaliserats. I ett initialläge så kommer c:a 80 % av personalens arbetstid förläggas ute i kommunerna och med den förutsättningen får även den verksamhet som bedrivs bäst samlokaliserat också verka. Det är möjligt att man utan att samlokalisera kan förbättra denna situation, men det diskuteras mer nedan under 2.4 Utvecklingspotential. Efterhand som en samlokalisering sker så kommer ambitionen med det förbundsgemensamma arbetet höjas inom befintliga resurser helt enkelt på grund av ett fallande personalbehov för att klara utlämnandet av allmän handling. Det är också betydligt mer sannolikt att samlokalisering kommer att ske gradvis än att allt skulle ske samtidigt. Det som i botten styr detta är de enskilda kommunernas faktiska situation med arkivdepåernas skick, driftskostnader och upplevt behov av att förvara bestånden lokalt. Det kan också bli så att alla kommuner inte kommer att vilja vara med i en samlokalisering. Det kan även bli så att någon större kommun i en framtid kommer vilja utgöra ytterligare en samlokaliseringsdepå. Det är frågor som får hanteras löpande och där och då, eftersom ingen känner med säkerhet till det framtida scenariot. 2.3 Mellanarkiv När ett bevarandesystem etablerats och utifrån de val som gjorts ifråga om system, ambitionsnivå och kostnadsläge, så finns möjligheten att implementera mellanarkiv i det befintliga bevarandesystemet. Ett par av syftena hade varit att implementera en standardiserad leveransprocess till bevarandesystemet oavsett informationsägarskapet och att möjliggöra att kunna släcka ner riskabla, kostnadskrävande eller obsoleta verksamhetssystem. Den exakta utformningen av detta är alldeles för tidigt att i nuläget uttala sig om, men man behöver för den delen inte sväva i total ovisshet. Man kan peka på vissa faktorer som kostnadsdrivande och sannolikt snabbare implementerat, medan andra faktorer lär fördröja implementeringen, men hålla kostnaderna nere. Exempel på kostnadsdrivande faktorer är 12

14 lösningar med produktägare som ofta vill vara med på ett hörn med projektledare och tekniker för att etablera anslutningar från verksamhetssystem till bevarandesystem. Ett exempel på motsatsen är egenägda lösningar där lösningen kanske kan erhållas från en samarbetspartner eller där informationen tas om hand på egen hand, utan konsultinblandning. Däremot är funktionen mellanarkiv i ett bevarandesystem relativt enkel att beskriva. Det är en funktion som tillhandahåller information underkastad samma regelverk som då det befann sig i ett verksamhetssystem, men nu i ett bevarandesystem. Det kan ha samma åtkomsträttigheter och krav på tillgänglighet. I realiteten innebär detta ifall man använder ett gemensamt bevarandesystem att nätåtkomst för verksamheterna till mellanarkivsdelen i detta bevarandesystem måste upprättas med samma åtkomst- och loggningskrav som i ett verksamhetssystem. En organisation som ScanArkiv skulle även i en framtid kunna utveckla en mellanarkivsfunktion för pappershandlingar. En del av medlemmarna kan idag ha deponeringsavtal och kostnader med olika företag, som i stället skulle kunna erbjudas till ett självkostnadspris för medlemmarna i förbundets regi. 2.4 Digitalisering Ett område som öppnar upp sig på bred front vid en samlokalisering är digitalisering av valda delar av bestånden. Genom att mycket intressant material förvaras på samma plats, möjliggörs att sätta upp en effektiv digitaliseringsmiljö, att skapa en organisation för detta och i samverkan med olika intressenter, företag och myndigheter genomföra detta kostnadseffektivt och till medborgares och hela samhällets gagn. En digitalisering kan äga rum av olika syften. Den kan ske för att skapa ett mervärde för medlemmarna som kan få snabbare tillgång till efterfrågad information, men den kan också ske för att tillgodose ett större allmänhistoriskt intresse. Givet ett större både nationellt och internationellt intresse för den lokala historien, så skulle t.ex. kommunala arkiv från talet vara ett efterfrågat område att digitalisera. 2.4 Utvecklingspotential Förutom de mer uppenbara sakerna som skulle kunna nämnas här såsom fler förbundsmedlemmar, en höjd ambitionsnivå, en breddad förbundsadministration så kan man betrakta utvecklingspotential inom befintlig organisation. En samlokalisering ger som tidigare sagts mycket i denna del, men man kan möjligen också genom att utveckla befintliga resurser komma något längre. I en situation med partiell samlokalisering så bör man kunna se över möjligheten att dra samman förbundets resurser till Lund och där kunna fördela ut i regionen utifrån dagens aktuella behov. Det är möjligt att ett sådant upplägg då hade kunnat frigöra större resurser till förbundsarbetet, vilket i sin tur gett en ambitionshöjning inom befintliga resurser. 13

15 En annan potential är kunskaps-, kod- och arbetsutbyten med andra arkivorganisationer, universitet och högskolor. Detta möjliggör också att inom befintliga resurser få mer värde ur organisationen. Det kan handla om att förbundet inhämtar eller erbjuder kompetens, skript praktikplats, projekt och tips från och till andra. Slutligen, vilket egentligen är den ultimata grunden till verksamheten, måste bevarandet göras meningsfullt. Arkiv, i papper som digitalt, som aldrig används, som ingen efterfrågar, som ingen känner till faller över i en meningslöshet. Därför måste en framtida hörnsten bli saker som främjar tillgängliggörandet. Det handlar om digitalisering, publicering, att främja användandet av originalkällor i forskningen, att främja utnyttjandet av arkiven i skolorna, att förklara och förenkla åtkomsten till arkiven och så mycket mer. Arkiv måste levandegöras för att inte hamna på historiens kyrkogård. 3. Sammanfattning Föreliggande delrapport har dels tittat närmare på begreppet myndighetsutövning för att ge en bild av hur styrning och förvaltning bör skötas i den tilltänkta samverkansformen, ett kommunalförbund, vilken förstudien föreslår. För att kunna styra en sådan sammansatt organisation krävs en tydlighet i de olika delar som ska bära upp förbundets myndighetsutövning, främst vad gäller dess förbundsordning och dess reglemente. Dessa viktiga och strategiska verktyg skapar förutsättningarna för relationen mellan förbundet och medlemskommunerna samt redogör för de roller och ansvarsområden som ska gälla inom förbundet. Till andra viktiga delar i myndighetsutövningen hör möjligheten att kunna delegera frågor från förbundsfullmäktige till förbundsstyrelse. Därutöver har delrapporten lyft fram andra väsentliga funktioner som samråd mellan myndighet och arkivmyndighet, gallringsföreskrifter, överlämnande och återlämnande av information, inträde av nya medlemmar, utträde och upplösning. När det gäller organisationens förvaltning så har förbundet i egenskap av arkivmyndighet som primär uppgift att utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård och vårda till arkivmyndigheten överlämnat analogt och digitalt material. Därtill sköter arkivmyndigheten andra tillhörande funktionsområden som utbildning, utlämnande och sekretessprövning samt rådgivning. Det ska särskilt betonas att det i förvaltningens uppdrag ingår att med dedicerad personal täcka in ett stort regionalt verksamhetsfält. Detta innebär att du som arkivarie eller annan profession behöver anpassa ditt arbetssätt och kan betyda längre avstånd mellan hem och jobb, resor, nya miljöer och en mer flexibel arbetssituation. För vissa kan detta upplevas som stressande och oroande, för andra kan det upplevas som stimulerande och utvecklande. Förstudien måste kunna identifiera riskfaktorer kopplade kring övergången till en ny arbetsmiljö och därför har arbetsgruppen planerat in extra möten med fokus på de arbetsmiljöproblem som kan uppstå. Förstudien har en vision om hur ett tilltänkt kommunalförbund ska kunna utvecklas till en arbetsplats som på bästa sätt uppfyller sitt ansvar och roll som arkivmyndighet. Därtill behöver den nuvarande modellen med att ha arkivassistenter och arkivredogörare ute i verksamheterna ses över. En lösning hade varit att låta utbildade verksamhetsarkivarier arbeta 14

16 övergripande med de arkivfrågor förvaltningarna själva ansvarar för och samtidigt fungera som en länk mellan kommunerna och arkivmyndigheten. Samlokalisering av arkivbestånd ska finnas som en möjlighet för medlemmarna. När det gäller den tekniska lösningen för ett bevarandesystem (e-arkiv), vilket blir föremål för utredning då en organisation är på plats, så öppnas även möjligheterna för att implementera ett mellanarkiv. Detta skulle i sin tur möjliggöra för myndigheter att släcka ned verksamhetssystem som är kostnadskrävande men fortfarande ha åtkomst till verksamhetens information. Genom digitalisering får vi även tillgång till ett verktyg som inte bara kan utnyttjas för att tillgängliggöra historiskt intressant material utan även kan användas för att rädda äldre arkivhandlingar som annars riskerar att självgallra. Utvecklingspotentialen kan därför i princip växa på både bredden och djupet och med tiden fånga in flera viktiga och intressanta arkivområden. Vidare har förbundet som mål att arbeta utifrån en hållbarhetstanke vilket ska genomsyra dess sätt att bedriva verksamheten - både resurssnålt och effektivt. Idén med samlokalisering är ett sådant förslag vilket skulle innebära att förbundets resurser samlas till ett ställe. Det har också diskuterats huruvida förbundet skulle kunna erbjuda sina medlemmar olika kompetenser, tillhandahålla praktikplatser och initiera arkivprojekt som kommer till medlemmarnas och medborgarnas gagn. Slutligen så skulle förbundet även kunna utbyta kunskap och lösningar med andra liknande samarbetsformer. 4. Källor och referenser Arkivlag (1990:782) Arkivförordning (1991:446) Att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar. SKL, 2011 Delrapport 2 i denna förstudie Diskussioner med referenspersoner under förstudiens gång Förvaltningslag (1986:223) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Vem bestämmer om arkiv i kommunen?, Lindelöw Sjöö & Harbe, Samrådsgruppen, 2015 Vilse i arkivet?, Holmberg, SKL Kommentus, Bilagor Bilaga 1. Utkast förbundsordning. Bilaga 2. Mall arkivreglemente. Bilaga 3. Utkast reglemente förbundsstyrelsen. Bilaga 4. Utkast delegeringsordning. Bilaga 5. Jämförande arbetsbeskrivning. 15