ScanArkiv enligt Betalningsmodell A

Transkript

1 ScanArkiv enligt Betalningsmodell A År 2017 Kommunernas utgångsläge Läget är oförändrat. De 15 kommunerna inom förstudien har tillsammans 12,3 tjänster dedicerad personal anställd under arkivmyndigheterna och har ej tillgång till e-arkiv och liten eller ingen kompetens kring digital arkivering. Kostnaderna för dessa tjänster beräknas till kronor. Dessa tjänster fördelas på 11 av de deltagande kommunerna. Totalkostnader under arkivmyndigheterna blir därmed kronor. 1 Denna siffra baseras på ett deponeringsvärde på kronor för ett bestånd på c:a 19,245 hyllkilometer 2. Till totalkostnaden hör också värdet på den arbetstid som läggs av annan personal på arkivmyndighetens arbetsuppgifter t.ex. gallring i, informationseftersökning i och utlämnande av allmän handling ur kommunarkivet. Kostnaden för vad övrig personal engageras i arkivmyndighetens arbetsuppgifter har enligt uppgifter från övriga deltagande 4 kommuner bedömts vara c:a kronor (25 timmar/vecka) 3. Verksamheten utifrån arkivlagens krav mm: Någon tillräcklig lagstadgad verksamhet under arkivmyndigheterna synes inte finnas bland de deltagande 15 kommunerna. Det finns i princip ingen systematisk tillsyn av de kommunala myndigheternas verksamhet, någon professionell rådgivning finns undantagsvis på plats och utbildning av personalen i de kommunala myndigheternas förvaltningar synes förekomma ostrukturerat och sporadiskt. I den mån det förekommer är det enligt vår bedömning otillräckligt. Den myndighetsverksamhet som bedrivits eller kunnat bedrivas har inte kunnat ske med den nödvändiga självständighet och oberoende som krävs exempelvis vid tillsyn. 4 Arkivmyndigheter och arkivverksamheter har inte följt med tiden på det sätt som varit önskvärt vilket bland annat tar sig till uttryck genom avsaknad av e-arkiv och obefintligt digitaliserat tillgängliggörande. År 2018 Om kommunerna inträder i ScanArkiv: Vid ett inträde i ScanArkiv och ett antagande av förbundsordning och gemensamt 1 Summan baseras på en marknadsmässig bedömning av deponeringsvärde på 200 kronor per hyllmeter och år. Det är sannolikt att detta värde ligger i det övre spannet. 2 Det av kommunen uppgivna beståndet i kommunarkivet. 3 Som beräkningslön har använts kronor/månad. 4 Beskrivning en sammanvägd bild från de i delrapport 1 upptagna beskrivningarna.

2 arkivreglemente blir ScanArkiv arkivmyndighet för de deltagande 15 kommunernas myndigheter. ScanArkiv gör bedömningen att en verksamhet som omfattar förvaltningen i ScanArkivs storlek ska bemanna upp arkivmyndigheten fyra dagar i veckan d.v.s en 960 % närvaro ute i kommunerna. 5 Personal från ScanArkiv kommer att vara på plats och administrera utlämnande av allmän handling ur kommunarkivet, eventuell gallring i beståndet, informationseftersökning, regelbunden tillsyn, rådgivning och utbildning. Bevarandesystem: ScanArkiv kommer under året 2018 börja införskaffandet av ett bevarandesystem och kommer från förbundsstart kunna påbörja informationsutredningar inför gallring och bevarande av digital information. Under året ska även digitala leveranser kunna ske. Målsättningen är att i slutet av året kunna testköra och konfigurera systemet. 6 Kompetenser: Kommunerna kommer att ha tillgång till ScanArkivs digitala kompetenser i form av IT-arkivarie och programmerare. Kommunerna tillhandahålls informations-/ gallringsutredningar av digital som analog information som ordinarie tjänst medan digitala leveransförberedelser erbjuds till självkostnadspris. Arkivmyndighetens arkivbestånd: Kommunernas arkivbestånd i kommunarkiven, arkivmyndigheten tillhörigt, överförs med full förfoganderätt till ScanArkiv. ScanArkiv kommer dock, så länge som inte kommunstyrelserna i respektive kommun medgivit samlokalisering, inte förflytta beståndet, utan det kvarstannar i respektive kommuns kommunarkiv. Under denna tid sker en kvittning av deponeringsvärdet d.v.s. aktuell kommun erlägger deponeringens värde till ScanArkiv som sedan betalar tillbaka till samma kommun för deponering av sitt förfogande bestånd i samma kommuns kommunarkiv. Personella kostnader: De personella kostnader som belastar de 15 kommunerna vid inträdet i ScanArkiv blir kronor. Detta omfattar då kronor för den fysiska närvaron i kommunerna samt i del av övriga förbundsförvaltningen. 7 Arvodering: Kommunalförbundets arvodering blir kronor. Detta återgår till deltagande kommuners politiker, men beroende på utfallet i förbundsstyrelsevalet så kan det återgå mer till vissa kommuner än andra. 8 5 Genom att undersöka bemanningen i deltagande kommuner samt jämföra med andra kommuner som referens så har vi tagit fram en bemanningsmodell som följer 0,2 tjänster per kommuninvånare. I kommuner som därmed får väldigt låg bemanning kommer sannolikt delegation behöva ges till kommunanställd personal i aktuell kommun för att upprätthålla utlämnandet av allmän handling inom rimlig tid (2 arbetsdagar). 6 Enligt vår bedömning kan ScanArkiv driva ett införandeprojekt för e-arkiv, men även samtidigt börja utreda vilken information som är aktuell för bevarande eller gallring. I vissa fall kan man även temporärt arkivlägga material. 7 Övriga förbundsförvaltningen omfattar två tillkommande programmerartjänster samt förbundsarkivarie och förste arkivarie.

3 e-arkivkostnader: När det gäller e-arkivskostnaderna så stannar de på kronor. Beräkningen bygger på en strikt befolkningsmässig fördelning och en årlig genomsnittskostnad över 8 år. 9 Övriga kostnader: Övriga kostnader stannar på kronor. Ingår i huvudsak utbildningskostnader, resekostnader, personaladministrativa kostnader, kostnader för kontorslokaler, IT-kostnader för arkivmyndighetens behov. Årsavgift: Totalt hamnar kommunernas netto årsavgifter på kronor. År Allt lika innebär samma kostnader för kommunerna som Däremot, skulle nya medlemmar ansluta så faller kommunernas kostnader. Skulle medlemmar falla ifrån så stiger kostnaderna inte förrän efter tre år (pga utträdesklausulen). År 2022 Möjlighet till samlokalisering: ScanArkiv siktar på att det senast nu möjliggörs en samlokalisering. ScanArkiv har full förfoganderätt över sitt arkivbestånd och kan välja att ensidigt besluta om samlokalisering. Detta kommer dock inte ske, utan samlokalisering sker endast efter det att respektive kommunstyrelse medgivit en samlokalisering av det till ScanArkiv överlämnade beståndet. Bevarandesystem i full drift: Det finns nu också ett bevarandesystem i full drift där kommunerna har tillgång till sin egen mellanarkivsinstans, publicerade delar av slutarkivet samt i övrigt tillgång till hela arkivmyndighetens kompetens. Konsekvens av samlokalisering: Sker en samlokalisering så blir kommunernas samlade beräknade deponeringsavgift kronor. 10 Avgiften för de personella kostnaderna kvarblir på Arvodering beräknas enligt Lunds kommuns bestämmelser samt för ett förbund med fullmäktige och styrelse med sju ledamöter. 9 I realiteten så innebär ett anskaffande av produkt en mycket förhöjd kostnad första året för att därefter från andra året falla över i en förvaltande fas. I exemplet med SKL:s ramavtal visar detta på att c:a 37,6% av en 8-årig totalkostnad ska betalas ut första året.

4 kronor (eller sänkas nedåt kronor om och behovet av arkivmyndighetens närvaro ute i kommunerna halveras och detta ges fullt genomslag i bemanningen). Samtidigt frigörs ytor i medlemmarnas kommunarkiv att använda för andra ändamål. Ett alternativ som lyfts fram är att inrätta en central verksamhetsarkivfunktion och därmed kunna frigöra närarkiv ute i kommunen till andra ändamål. Värdet på detta har inte närmare undersökts. Arvoderingsavgift: Arvoderingsavgiften har stigit till kronor. 11 e-arkivskostnaderna Bedöms ligga kvar på kronor. Övriga kostnader: Övriga kostnader faller till kronor. Nettoårsavgift: Totalt hamnar kommunernas netto årsavgifter på kronor. Därifrån ska dras alternativvärdet för de frigjorda ytorna i kommunarkiven. Det ska också påpekas att i detta scenario betalar kommunerna till fullo för sina egna arkivbestånd. Vid en befolkningsmässig fördelning av deponeringskostnaderna kommer kostnadsbilden för de enskilda kommunerna förändras. Vid ett läge utan samlokalisering: Sker inte en samlokalisering, så kvarstår kvittningsarrangemangen med deponeringsavgiften. De personella kostnaderna kvarblir då på kronor eftersom den högre närvarograden måste upprätthållas. Arvoderingsavgiften har stigit till kronor. e-arkivskostnaderna bedöms ligga kvar på kronor. Övriga kostnader stiger till med en årlig 2 % uppräkning till kronor I detta scenario hamnar kommunernas netto årsavgift på kronor. 10 Bygger på en årlig 1% tillväxt av beståndet samt samma deponeringsavgift som tidigare (200 kr/hm/år). Det är möjligt att ScanArkiv i detta läge kan få ett fördelaktigare avtal för sin deponering och därmed faller kostnaderna i denna del. Beloppet bygger också på en betalningsmodell där varje kommun betalar för sitt bestånd. 11 Här har räknats med en 2% årlig uppräkning.

5