Deltagare: Deltagare:

Transkript

1 E-Arkiv i samverkan

2 Politiska samrådsorganet VästKom-VGR (SRO) VästKoms styrelse Deltagare: Deltagare: Deltagare: Deltagare: Ledningsgruppen Ledning i samverkan SITIV SSVIT VGK VGR/VGK (LiSA) Kommunerna 1 Förbundsdirektör Kommunerna / 4 förbundsdirektörer 1 Förbundsdirektör/ kommunalförbund 4 Förbundsdirektörer alt ALVGkommunchef / 1 kommunchef SOCITÉ alt regionutvecklingschef Deltagare: (esamhället) kommunalförbund stadsdirektör/ (ehälsa) Deltagare: 2 av kommunerna utsedda Förbundsdirektör VästKom 1-2 esamordnare/ Förbundsdirektör kommunalförbund representanter VästKom Representant kommunalförbund från LGS och Vice Stadsdirektör kommunalförbund Förbundsdirektör SIMBA IT-samordnargruppen 1-2 Socialhandläggargruppen socialhandläggar/ Göteborgs VästKom 2 Stad representanter VGK från Deltagare: VGR kommunalförbund VGK Länssamordnaren Göteborgs Stad Vice Stadsdirektör 2 esamordnare/ Göteborgs kommunalförbund Stad Regiondirektör Länssamordnare Deltagare: VGR Länssamordnaren Länssamordnaren Hälso-och Utvecklingsstrateg 1-2 socialhandläggare/ IT-direktör 1 esamordnare/ sjukvårdsdirektör VästKom kommunalförbund kommunalförbund Se vidare Se vidare vastkom.se Vastkom.se Administrativ direktör Beställardirektör Representant från Utvecklingsstrateg LGS och Se vidare Vastkom.se Regionutvecklngsdirektör Medicinsk SIMBA rådgivare VästKom Enhetschef e- Representant från LGS och Kommunalförbundens hälsoenheten nätverk med de 49 kommunerna för socialtjänst-, hälso- och SIMBA sjukvårds- och e-frågor Se vidare Vastkom.se

3 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson Staffan Almhede Maria Nilsson Ann-Charlotte Klarén Karl Fors Linn Wallér Johan Kjernald Richard Lindström Lars Jerrestrand 11/15/2014 3

4 Några områden som vi kommer att arbeta med 2015 earkiv eförvaltning ehälsa Öppen data Integration mot verksamhetssystem IT i skolan Informationsklassning/informationssäkerhet

5

6 Insatser för earkiv i Västra Götaland Ta fram utbildning inom Klassa för verksamheten Arbetet i Fyrbodal 1. Planera Klassautbildning utifrån erfarenheter från andra 2. Engagera och bjuda in ytterligare 4 kommuner i arbetet

7 Hur gör Skövde och Skaraborg Välkommen Benny Larsson Kommunarkivarie Personuppgiftsombud Valnämndens sekreterare Skövde Kommun

8 Information från Så här gjorde Mölndal

9 Mölndal Hur har vi tagit oss till Avrop Flertalet utredningar i kommunen sedan Systemöversyn 2012 med lista på 17 IT-system som innehåller information som ska bevaras. Beslut om IT-strategi Utveckla e-förvaltning Digitalisering av staden arkiv

10 Utgått från SKLs ramavtal Förstudie Utgångspunkten har varit att för en så låg ingångskostnad som möjlighet få en stor kortsiktig nytta samt att möjliggöra framtida nyttor.

11 Förstudie Löpande avställning av ärende och dokumenthanteringssystemet Platina Leverans av bygglovshandlingar Tillgängliggörande av bygglovshandlingar Bygglov sparar mycket tid då dessa är ofta efterfrågade. Exempel på besparing: 3 minuter per handling sparas om man slipper skriva ut handlingar för att spara dem. Även en framtida minskad kostnad uppstår då handlingar kan lämnas direkt till earkivet.

12 Arbetsmetod med upphandlingen under 2014 Referenspersoner Stadsbyggandsförvaltningen Systemadministratör Utvärdering genom demonstration En viktig aspekt har varit att Stadsarkivet måste kunna jobba självständigt i systemet Avrop klart innan årsskiftet.

13 Efter 2014 Prioritering från de 17 verksamhetssystemen där skolan har visat stort intresse. Parallellt arbete med att standardisera dokumenthanteringsplaner Processorienterad arkivredovisning/dokumenthantering

14 GLÖM INTE arkivkompetensen Allmän handling ska bevaras, hållas ordnad och vårdas (Arkivlagen 3) Registreringsskyldighet (OSL Kap. 5) Dokumenthanteringsplan (ArkivR 6) Beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras Uppgift om handlingsslag, bevaras/gallras, databärare, sortering, arkivserie, anmärkning Målet är god offentlighetsstruktur Klassa har varit ett stöd i deras arbete med klassificeringsstrukturen

15 Detta göras i GR Tar fram underlag för ledning och politiker kring nyttan av ett eakriv för att främja ett bredare engagemang. Ta fram en aggregerad förstudie utifrån de som gjorts i länet och/eller nationellt. Bjuder in till uppföljningskonferens för ledning och politiker Tar fram utbildning för arkivfunktionen Upphandlingsfrågor i samverkan - arbetsgrupp.

16 Vad kan vi göra tillsammans med SKL? Vad ska man välja: Tjänst eller funktion? Ska man göra en gemensam upphandling eller var för sig? (En telefonkonferens genomförs den 17 november klockan och tar upp vad man får). SKL kommer att sätta upp en FAQ som grundar sig på dessa frågor. Nackdelar kan vara svårigheten att få ihop kraven. Hur spridda krav kan man ha för att ta fram kraven tillsammans. Kommentus bistår i arbetet.

17 Informationssäkerhet och informationsklassning Ett regelverk som styr om information kan lämnas ut i sin helhet eller begränsat. Personuppgifter kan vara integritetskänsliga eller harmlösa. Information kan gå under svag eller stark sekretess eller ingen sekretess. Informationsklassning är en metod att skydda information. konfidentiellt, tillgänglighet, spårbarhet och riktighet (MSB) Denna informationsklassning bör göras innan information levereras till e-arkivet.

18 Vad kan vi göra i Fyrbodal Grundutbildning Klassa-utbildning Utbildning inför earkiv Systemplan Delta i Avropsgrupp, Regionarkiv Utbildningar arkivariefunktionen

19 eförvaltning

20 Avropsgrupp

21 Samverkanärviktigt! Inte 290 olika lösningar! Kostnadseffektivt att handla upp tillsammans Stöd vid planering och införande Ramavtalet första steget mot ökad samverkan i upphandlingar

22