Blomsterfondens kodrapport 2012

Transkript

1 Blomsterfondens kodrapport 2012 Friis kvalitetskod Följs Kommentar Hur informationen finns tillgänglig 1. Övergripande principer Organisationens värdegrund Vision och värdeord Verksamhetsplan, årsredovisning, webbsida. 2. Förhållningsätt till omvärlden 2.1 Redogörelse för beroendeförhållanden Information om aktörer kommer att finnas under kommande år 2.2 Riktlinjer för samarbetspartner Riktlinjer för leverantörer och 2.3 Betydande samarbetspartner Riktlinjer för leverantörer och 2.4 Krav på samarbetspartner Riktlinjer för leverantörer och 2.5 Motverka oegentligheter Attestordning, regler för inköp, internkontroll, chefshandbok samt andra riktlinjer finns. Whistle-blowprocess kommer att utredas 3. Mål och måluppfyllelse 3.1 Målen omsätts genom aktiviteter Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse 3.2 Måluppfyllelse Uppföljning per månad, kvartal och år 3.3 Redovisning av måluppfyllelse Mål och utfall per månad, kvartal och år samt årsredovisning Ledningsgruppsprotokoll och styrelseprotokoll Ledningsgruppsprotokoll och styrelseprotokoll 4. Styrning, Ledning och kontroll 4.1 Stadgar och högsta beslutande organet Stadgarnas innehåll Blomsterfondens stadgar (ändrades senast 2009) Webbsida samt trycksak för beställning Högsta beslutande organet Föreningsstämman Stadgar, webbsida, årsredovisning Kallelse m.m. Kallelsen regleras i stadgarna Webbsida samt medlemstidning Styrelsens och revisorernas Närvaron förtecknas i Sida 1 av 5

2 närvaro protokollet från Genomförande Sedan 2009 är inte styrelsens ordförande längre mötesordförande. Justerare är inte styrelseledamöter eller anställda Protokoll årsmöte Protokoll förs vid varje enskild föreningsstämma 4.2 Tillsättning av styrelse och revisorer valberedningen Tillsättning av valberedning Föreningsstämman utser valberedning Valberedningens uppgift Finns i valberedningsinstruktion Webbsidan Styrdokument och kompetensbehov Ingår som del i valberedningsinstruktion Webbsida samt internt tillgängliga dokument Formella hinder som styrelseledamot Blomsterfondens följer Svensk insamlingskontrolls regler Mandatperioder och möjligheter till omval Regleras i stadgarna Blomsterfondens stadgar finns på webbsida samt trycksak för beställning Information om valberedningen Valberedningens ledamöter och valberedningsinstruktion Webbsida Information om styrelsen Finns Årsredovisning och webbsida 4.5 Styrelsen Styrelsens arbetsordning Arbetsordning och utskott krav på skriftlig arbetsordning Finns Styrelseordförandens åtaganden Instruktion finns i arbetsordning för styrelsen Styrelseledamöternas åtaganden Kommer utvecklas utifrån Styrelseledamöternas personliga ansvar Kommer utvecklas utifrån Jäv och oberoende Kommer utvecklas utifrån Tillsättning och utvärdering av högsta tjänsteman Kommer att läggas till i styrelsens arbetsordning Sida 2 av 5

3 Protokoll Regleras i styrelsens arbetsordning Utvärdering av styrelsens Finns arbete Styrelsens arvodering Framgår i årsredovisningen Årsredovisning (publiceras på Styrelsens rapportering Redovisning av måluppfyllelse Framgår i årsredovisningen Årsredovisning (publiceras på Finansiell rapportering Framgår i årsredovisningen Årsredovisning (publiceras på Intern kontroll Utvärdering av intern kontroll Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen Interna rapporter samt i årsredovisning (årsredovisningen publiceras på webbsidan) Rapportering av intern kontroll Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen Styrelsen ska i kodrapporten redogöra för hur den interna kontrollen är organiserad Arbete med redovisningsoch revisionsfrågor Säkerställande av kvaliteten i den finansiella rapporteringen Ansvar för verksamheten i efterföljande led (i förekommande fall) Styrelsens övriga uppgifter Riktlinjer för finansiering m.m. enligt FRIIs vägledningar Löpande revisionsgranskning Blomsterfonden har dagsläget inget efterföljande led Finns i placeringspolicy Riskanalys och utvärdering Sker årligen i ledningsgrupp, dokumenteras i verksamhetsplan FRIIs kvalitetskod tillämpas Från och med 2009 Webbsida 4.6 Ledande befattningshavare Instruktion till högsta tjänsteman VD-instruktion Instruktion från styrelsen VD-instruktion Ansvarsfördelning styrelsen och högsta tjänstemannen VD-instruktion och arbetsordning för styrelsen Högsta tjänstemannens roll i styrelsearbetet VD-instruktion Sida 3 av 5

4 4.6.2 Policy/riktlinjer gällande ersättning till ledande befattningshavare Ersättning till ledande befattningshavare Finns Årsredovisning (publiceras på Publiceras i årsredovisning Årsredovisning (publiceras på 5. Insamling 5.1 Innehav av 90-konto Blomsterfonden har PG och BG Policy/riktlinjer för insamling Insamlingspolicy samt 5.3 Förtroende Insamlingspolicy samt 5.4 Organisationens ansvar Insamlingspolicy samt 5.5 Insamlingens ändamål Stadgar, årsredovisning och insamlingspolicy samt 5.6 Återrapportering Via årsredovisning Årsredovisning (publiceras på 5.7 Kostnader Insamlingspolicy samt 5.8 Respekt för givaren Insamlingspolicy samt 5.9 Gåvor till särskilda ändamål Insamlingspolicy samt 5.10 Återbetalning av gåva Insamlingspolicy samt 5.11 Att tacka nej till gåva Insamlingspolicy samt 5.12 Bild och text i insamlingsarbetet Insamlingspolicy samt 5.13 Minderåriga i insamlingsarbetet Insamlingspolicy samt 5.14 Marknadsföring Insamlingspolicy samt 5.15 Gåvor i form av fast egendom Insamlingspolicy samt Sida 4 av 5

5 6. Medarbetare 6.1 Policies/riktlinjer för anställda Chefshandbok här finns policys och riktlinjer inom områden som arbetsmiljö, säkerhet och sekretess, anställningsvillkor (lön/förmåner, arbetstider, frånvaro och ledigheter) m.m. 6.2 Uppföranderegler Etik- och sekretessregler samt övriga policydokument 6.3 Frivilliga Blomsterfonden har endast anställda medarbetare 6.4 Respekt för medarbetarnas rättigheter Fastställs i flertalet styrdokument, t.ex. i personalpolicy, arbetsmiljöpolicy, policy mot kränkande särbehandling och jämställdhetspolicy 6.5 Kompetensutveckling En del av utvecklingssamtalet 6.6 Utvärdering Regelbundna utvecklingssamtal. Medarbetarundersökning och återkoppling via regelbundna arbetsplatsträffar 7. Rapportering och information 7.1 Kodrapport Från och med 2009 Webbsida 7.2 Finansiell rapportering årsredovisning 7.3 Årsredovisning eller särskild rapport Årsredovisning Årsredovisning (publiceras på Särskild rapport 2012 Publiceras på webbsida 7.4 Webbplatsen Kodrapport publiceras som särskild rapport Annan offentlig redovisning Kodrapport publiceras som särskild rapport 2012 Publiceras på webbsida Kodrapport publiceras som särskild rapport 2012 Revision 7.6 Auktoriserad eller godkänd revisor Auktoriserad revisor väljs av Årsredovisning, protokoll från 7.7 utökad granskningsskyldighet Revisorerna har upplysts om den utökade granskningsskyldigheten Revisionsberättelsen Sida 5 av 5