GALLRINGSBESLUT FÖR UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /08 SID 1 (17) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2008:13 Utbildningsnämnden GALLRINGSBESLUT FÖR UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Nämnd/bolag/stiftelse Utbildningsnämnden Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att samtliga i bilagan till detta beslut angivna handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp. Beslutet innebär att Utbildningsförvaltningen, som sedan år 2007 även innehar ansvaret för grundskolorna, får tillämpa de delar av stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2005:19 vilka fram till reformen gällde för stadsdelsförvaltningarna, i egenskap av tidigare huvudman för stadens grundskolor. Datum för beslut Stockholm den 28 augusti 2008 På Kulturnämndens vägnar Björn Jordell Stadsarkivarie

2 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /08 SID 2 (17) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2008:13 1. ADMINISTRATION OCH VERKSAMHETSSTÖD 1.1. Administration Protokoll/mötesanteckningar från informations- och personalmöten, planeringsdagar m.m Förhandlingsprotokoll - MBL-protokoll Protokoll /mötesanteckningar från samverkansråd möten med Föräldrar Näringsliv Föreningar Andra myndigheter Diarier Inkomna och utgående skrivelser/meddelanden Information till vårdnadshavare m.fl. från utbildningsförvaltningen, skolledning, förskolechef Broschyrer och presentationsfoldrar Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse kan gallras, se vidare under 1.3. nedan Handlingar rörande

3 SID 3 (17) planering och uppföljning Verksamhetsplaner Verksamhetsberättelser Årsberättelser Organisationsplaner Kvalitetsredovisningar Kalendarier - Mobbingplaner Verksamhetsredovisningar som görs månadsvis eller tertialvis kan gallras då verksamhetsberättelse för läsåret färdigställts. Vecko- och månadsplanering kan gallras vid inaktualitet Budgetunderlag Gallras 2 år efter räkenskapsårets utgång Handlingar rörande Gallras 2 år efter räkenskapsårets ekonomisk uppföljning utgång. Månadsuppföljningar Tertialuppföljningar Statistik Statistik som rapporteras till utbf eller som på annat sätt upprättas för redovisning av verksamheten Statistiskt primärmaterial Föräldraenkäter Elevenkäter Månads- och tertialstatistik kan gallras då årsstatistik upprättats. Gallras vid inaktualitet eller då sammanställning gjorts. Ett arkivexemplar av enkäten och sammanställningen ska bevaras Handlingar rörande måltider följande handlingar hos förskolor/skolor med egen tillagning av måltiderna: Matsedlar Recept Intyg om särskild kost Matsedlar och recept bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet Handlingar rörande egenkontroll av livsmedel Plan/program för egenkontroll bevaras. Övriga handlingar

4 SID 4 (17) Plan/program för egenkontroll Prov och testresultat gallras efter 5 år Verksamhetsstöd skola, förskola Anteckningar från konsultationer, handledning av personal och barngrupps/ klassrumsobservationer Gallras 2 år efter sista kontakt Resurspedagogens/specialpedagogens/ pedagogisk handledares utredningar Pedagogiska utredningar inom basteamets verksamhet Övriga pedagogiska utredningar Talpedagogens handlingar Minnesanteckningar Utredningar Handlingar från utlåningsverksamhet Fältassistenternas handlingar Verksamhetsrapporter Dagboksanteckningar Planeringsunderlag för aktiviteter Informationsmaterial Drogsamordnarnas handlingar Verksamhetsrapporter Dagboksanteckningar Planeringsunderlag för aktiviteter Gallras 2 år efter sista kontakt. Om handlingarna ingår i ärende om barn/elev i behov av särskilt stöd ska handlingarna bevaras. Dagboksanteckningar kan gallras när uppföljning av verksamhetsåret avslutats. Planeringsunderlag kan gallras när aktiviteter genomförts och följts upp. Dagboksanteckningar kan gallras när uppföljning av verksamhetsåret avslutats.

5 SID 5 (17) Informationsmaterial Planeringsunderlag kan gallras när aktiviteter genomförts och följts upp. 2. SKOLA 2.1. Administration Handlingar i ärenden om fyra skoldagar i veckan för årskurs 1 eller Handlingar i ärenden om läsårsdata Handlingar i ärenden om undervisningstid, förläggning av studiedagar och friluftsdagar Handlingar i ärenden om beslut om ytterligare undervisningstid utöver tid som anges i timplanen Handlingar i ärenden om beslut om fördelning av antalet timmar för ämnen, ämnesgrupper, språkval, elevens val, friluftsverksamhet Handlingar i ärenden om tvåspråkig undervisning, engelskspråkig undervisning, modersmålsundervisning, svenska som andraspråk, språkval och elevens val Avser Övergripande riktlinjer Ansökningar Handlingar i ärenden om skolans val Övergripande riktlinjer bevaras. Ansökningar kan gallras efter inmatning i elevregister.

6 SID 6 (17) Handlingar i ärende om befrielse från visst utbildningsinslag Avser Ansökan med bilagor Beslut Handlingar i ärenden rörande tillstånd till lägerskola och studieresa för elever Handlingar i ärenden om inställd undervisning på grund av smittsam sjudom, stängning av hel eller del av verksamhet samt tillfällig flytt till andra lokaler Handlingar rörande premier och stipendier Villkor för stipendier Ansökningar Handlingar rörande fördelning och redovisning av stipendier Ansökningar och avstämningshandlingar gallras 2 år efter räkenskapsårets utgång Handlingsprogram och planer Handlingsprogram mot mobbning Krisplaner Arbetsmiljöplaner Jämställdhetsplaner Ordningsstadgor Värdegrundsdokument Lokala arbetsplaner Skolkataloger/skolkort Adresskataloger Skolfotokataloger Individuella kort Individuella kort kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att skolfotokatalogen bevaras.

7 SID 7 (17) Skolans tidning/nyhetsblad Avser skolans egen tidning Handlingar från biblioteksverksamheten Beståndsregister Låntagaruppgifter Förvärvslistor Handlingar från arkivverksamheten Arkivbeskrivning Arkivförteckning Lokala gallringsbeslut Dokumenthanteringsplaner Låntagaruppgifter gallras 2 år efter räkenskapsårets utgång Tilldelning av plats/inskrivning Handlingar i ärenden om inskrivning i skola Avser Ansökningar In- och utflyttningsanmälningar Övriga underlag Gallras efter 1 år under förutsättning att uppgifter om ansökningar från andra upptagningsområden bevaras. från gallring Ansökningshandlingar med bilagor till särskild undervisningsgrupp/särskola bevaras Handlingar i ärenden om hur eleverna ska fördelas på klasser och grupper. Underlag till fördelning av elever på klasser och grupper kan gallras vid inaktualitet. Expeditionens exemplar av klasslistor ur elevregistreringssystemet bevaras. Övriga klasslistor gallras vid inaktualitet Lokala kontaktregister Gallras vid inaktualitet.

8 SID 8 (17) Avser skolans lokala elevregister med kontaktuppgifter m.m Handlingar i ärenden om uppskjuten eller tidigarelagd skolstart Handlingar i ärenden om flyttning till högre årskurs Handlingar i ärenden om att gå om en årskurs Handlingar i ärenden om fullgörande av skolplikt Handlingar i ärenden om åläggande av skolgång Utredning Beslut Överklagande Handlingar i ärenden om vitesföreläggande av elevs vårdnadshavare Handlingar i ärenden om interkommunal ersättning Avser Framställan om fullgörande av skolgång i Stockholms kommun Framställan om fullgörande av skolgång i annan kommun Inmatningsunderlag till elevregister gallras efter inmatning. Register över elever som ingår i sjukhusundervisning ska bevaras. Gallras efter 10 år. Om en sammanställning av vidtagna åtgärder finns, kan underlagen gallras efter 2 år. Gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång. Handlingar i tvisteärenden förvaras för sig och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga

9 SID 9 (17) Beslut Förteckningar över elever Handlingar i ärenden om skolskjuts Ansökningar Beslut/överenskommelser Förteckningar Beställningar Handlingar rörande elevernas skolkort Ansökningar Beslut Förteckningar 2.3. Undervisning Protokoll Avser protokoll från bl.a. Skolkonferenser Klasskonferenser Studiekonferenser Ämneskonferenser Arbetslagskonferenser avgörande. Förteckningar över elever som fullgör skolgång i annan kommun bevaras. Gallras 2 år efter räkenskapsårets utgång. Gallras 2 år efter räkenskapsårets utgång Schema Huvudschema för läsåret och klasschema för låg- och mellanstadiet, eller liknande handlingar, bevaras.. Övriga schema gallras efter 3 år Uppgifter över frånvaro/närvaro Avser Inkomna uppgifter om frånvaro/närvaro Ledighetsansökningar Inkomna uppgifter om frånvaro/närvaro kan gallras efter sammanställning/ registrering. Ansökningar om ledighet kan gallras efter läsårets slut under förutsättning att uppgifter om

10 SID 10 (17) Lärares löpande noteringar om frånvaro/närvaro Lokala register/sammanställningar Närvarouppgifter från Specialundervisning Klassböcker/lärarkalendrar Avser böcker/kalendrar som läraren har för löpande noteringar Information mellan lärare och elever/föräldrar Veckobrev Hembrev Kontaktböcker Skriftliga prov/tester Svar på skriftliga läxförhör Svar på skriftliga prov vid sidan av nationella ämnesprov Elevarbeten Skolböcker/skrivböcker Läsutvecklingsschema (LUS) Gallringsfrist för Nationella ämnesprov se Gallringsfrist för sammanställningar av resultat och uppgift.er se längre ledigheter finns bevarade i exempelvis anmälningsärenden till nämnden. Lärares löpande noteringar om frånvaro/närvaro kan gallras efter sammanställning Lokala register/sammanställningar kan gallras 10 år efter upphörd skolplikt Gallras 2 år efter sista anteckning under förutsättning att uppgifter av betydelse för elevens utveckling har sammanfattats skriftligt i samband med utvecklingssamtal eller liknande. Gallras vid läsårets slut. Kontaktböcker kan gallras efter 2 år under förutsättning att uppgifter om mobbning, särskilt stöd, disciplinära frågor m.m. bevaras. Lämnas tillbaka till eleven eller gallras vid inaktualitet. Handlingar som uppkommer i arbetet med enskilda barns läsutveckling, läsutvecklingsschema (LUS) eller motsvarande, ska bevaras. Svar på skriftliga prov av betydelse för betygssättning kan lämnas tillbaka när betyg har satts. Stockholmsprovet gallras och bevaras i urval enligt samma principer som nationella

11 SID 11 (17) ämnesprov Nationella ämnesprov Gallras 5 år efter provtillfället under förutsättning att en resultatsammanställning bevaras. Nationella prov i svenska bevaras. Svar på nationella prov ska bevaras i sin helhet vid de typskolor som utses av Stockholms stadsarkiv. Utdelade texter och handlingar med uppgifter som inte innehåller svar kan gallras under förutsättning att ett exemplar bevaras Fotografier, videofilmer, teckningar m.m. Lämnas till eleven eller gallras vid inaktualitet Egenproducerade läromedel Handlingar av betydelse för betygssättning kan lämnas till eleven eller gallras när betyg har satts. Ett årligt urval ska bevaras tillsammans med uppgifter om datum, eventuell utställning/tema m.m Förteckningar över läromedel Handlingar rörande PRAO Gallras efter läsårets slut. Förteckning över elevernas

12 SID 12 (17) placering ska bevaras Handlingar angående friluftsdagar, badutflykter och kulturell verksamhet Gallras efter läsårets slut Disciplinära frågor, utvecklingssamtal, och betyg Handlingar i ärenden om åtgärder vid elevs upprepade förseelser eller allvarligare förseelse Noteringar Minnesanteckningar Brev Polisanmälningar m.m Handlingar från utvecklingssamtal Avser Minnesanteckningar Sammanställningar av resultat och uppgifter Enkäter Skriftlig information Individuella utvecklingsplaner/ studieplaner/undervisningsplaner Handlingar från utvecklingssamtal som är mycket kortfattade och rutinmässiga och som bedöms sakna betydelse för skolans fortsatta arbete, kan gallras vid inaktualitet Betygskatalog Betyg Kopior av slutbetyg Kopior av terminsbetyg Betygsvarningar Kopior av slutbetyg bevaras Övriga betygskopior samt betygsvarningar gallras 1 år efter att slutbetyg har satts Skriftligt omdöme när skriftligt omdöme

13 SID 13 (17) ges istället för slutbetyg. Övriga skriftliga omdömen gallras 1 år efter upphörd skolplikt Intyg om avgång och anpassad studiegång Handlingar i ärenden om särskild prövning Lokalt utarbetade betygskriterier Intyg om utbildning och studieomdömen Avser handlingar i särskolan Gallras efter 2 år. Redovisning av resultat exempelvis i prövningsliggare bevaras Elevärenden Protokoll från elevvårdskonferens Minnesanteckningar från elevvårdsteamets möten Handlingar i ärenden om särskilt stöd Minnesanteckningar Utredningar Tjänsteanteckningar Åtgärdsprogram Beslut om studiehandledning, stödundervisning, särskild undervisning, anpassad studiegång

14 SID 14 (17) Handlingar i ärenden om överklaganden av beslut i elevärenden ärenden om att elev ska undervisas i särskild undervisningsgrupp Handlingar i ärenden om mobbning Minnesanteckningar Protokoll Åtgärdsprogram Elevkontrakt Individuella handlingsplaner Anteckningar från samtal med elever kurators/skolpsykologs- /syokonsulents anteckningar från samtal med elever. Anteckningar av mycket tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet, se under 1.3 ovan Intyg om att elev besökt bl.a. rektor/kurator/skolpsykolog/läkare Arbetsskadeanmälningar Gallras vid inaktualitet dock senast vid läsårets slut Skolhälsovård Skolhälsovårdsjournaler BVC-journal Skohälsovårdsjournal Arbetsterapeuts- och sjukgymnastikjournaler

15 SID 15 (17) Skolpsykologjournaler 2.7. Förskoleklass Handlingar rörande pedagogisk inriktning/ övergripande riktlinjer för verksamheten Handlingar i ärenden om inställd verksamhet på grund av smittsam sjukdom, stängning av hel eller del av verksamhet samt tillfällig flytt till andra lokaler Underlag för placering i förskoleklass Förteckningar över barn Brev till föräldrar Påminnelser Inkomna anmälningar Avtal om interkommunal ersättning Fotografier, videofilmer, teckningar m.m. Gallras efter 1 år. Gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång. Lämnas till eleven eller gallras vid inaktualitet. Ett årligt urval ska bevaras tillsammans med uppgifter om datum, eventuell utställning/tema m.m Handlingar från utvecklingssamtal Minnesanteckningar Överenskommelser Handlingar från utvecklingssamtal som är mycket kortfattade och rutinmässiga och som bedöms sakna betydelse för

16 SID 16 (17) skolans fortsatta arbete, kan gallras vid inaktualitet Handlingar i ärenden om barn i behov av särskilt stöd Utredningar Åtgärdsprogram Handlingsplaner 2.8. Skolbarnsomsorg Handlingar rörande pedagogisk inriktning/ övergripande riktlinjer för verksamheten Handlingar i ärenden om inställd verksamhet på grund av smittsam sjukdom, stängning av hel eller del av verksamhet samt tillfällig flytt till andra lokaler Handlingar i ärenden om plats i skolbarnsomsorg Ansökningar Begäran om byte Placeringsmeddelande Ja/Nejtack-blanketter Placerings- och inkomstblanketter Avtal om interkommunal ersättning Uppsägningar av plats i skolbarnsomsorg från förälders sida Uppsägningar av plats i skolbarnsomsorg från förvaltningens sida Gallras när barnet har placerats. Inkomstuppgifter gallras efter 2 år med undantag för den senaste placerings- och inkomstblanketten som gallras 2 år efter att placeringen upphört. Gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång. Gallras 2 år efter att placeringen har upphört.

17 SID 17 (17) Fotografier, videofilmer, teckningar m.m. Lämnas till eleven eller gallras vid inaktualitet. Ett årligt urval ska bevaras tillsammans med uppgifter om datum, eventuell utställning/tema m.m Handlingar från utvecklingssamtal Minnesanteckningar Överenskommelser Handlingar i ärenden om barn i behov av särskilt stöd Avser Utredningar Handlingsplaner/individuella planer Uppföljningar Personalscheman som redovisar personaltäthet, öppettider m.m Närvarojournaler/dagjournaler Schema över barns planerade vistelse Planeringsunderlag för skollov m.m.. Handlingar från utvecklingssamtal som är mycket kortfattade och rutinmässiga och som bedöms sakna betydelse för skolans fortsatta arbete, kan gallras vid inaktualitet. Gallras efter 3 år. Gallras efter läsårets slut. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet.