OMVÅRDNAD GÄVLE Dnr, 18ON Handläggare Lena Wigg. Dokumenthanteringsplan Omvårdnad Gävle, 2018

Transkript

1 OMVÅRDNAD GÄVLE Dnr, 18ON Handläggare Lena Wigg Dokumenthanteringsplan Omvårdnad Gävle, 2018

2 Myndighet/nämnd Förvaltning Verksamhet Berörda IT-system Omvårdnadsnämnden Omvårdnad Gävle Gemensam administration allmän Aditro, Agresso, Treserva, Platina, IFS, Procapita, LISA, ADATO, Troman, Canea Arkivansvarig Medium = Papper om inget annat anges. Handlingar som skall bevaras skall skrivas ut på arkivbeständigt papper, Arkiv-80. Till Kommun Nämnd Anmälningsärenden Arvodesutbetalning till förtroendevalda - ersättningsanspråk, där det finns tillhörande kvittounderlag - övriga ersättningsanspråk, utan kvittounderlag, samt intyg om löneavdrag Beslutsärenden Kronologiskt i pärm nämndsamordnare Förvaras hos Löneenheten Kronologiskt i pärm nämndsamordnare Kronologiskt i dokumentskåp/ diarieakt s, 5 år Om anmälningsärendet tillhör ett diariefört ärende diarieförs det i Platina och bevaras Registreras i systemet Troman. Pappersunderlag s, förvaras systematiskt. Originalkvitton förvaras hos Kommunledningskontorets s, Löneenhet. 5 år Tillhör de diarieförda ärendena. Diarieföres i Platina. Delegationsbeslutsärenden Kronologiskt i pärm 5 år nämndsamordnare Kallelse/föredragningslista Digitalt hos s Nämndsamordnare Nämndsprotokoll Sekretessbevis/avtal Brukaravtal för läsplattor Kronologiskt i pärm nämndsamordnare Digitalt hos nämndsamordnare Digitalt hos nämndsamordnare 5 år Inbindes, Arkiv 80-papper s vid s vid inakualitet 1

3 Till Kommun Samverkansgrupper och förvaltningsledning Kallelse till förvaltningsledning Digitalt hos sekr. o s Ankaret Förvaltningsledningsprotokoll Digitalt hos sekr. s 5 år Publiceras på Ankaret (intranät) Förvaltningschefens beslut - pappersunderlag - original - Kronologiskt i pärm hos nämndsamordnare - och diarieförs i Platina s 5 år Kallelse till samverkansgruppen Digitalt hos sekr. s Förvaltningschefens beslut är inordnade i ledningssystemet Canea. Protokoll från samverkansgruppen MBL-protokoll Skyddsrondsprotokoll Minnesar från Avdelnings-, personal-, informationsmöten eller liknande Kronologiskt i pärm hos sekreterare Kronologiskt hos HR-konsult Kronologiskt hos Enheten för verksamhetsstöd Kronologiskt hos sammankallande 5 år Protokollet skrivas ut på Arkiv-80 papper Läggs ut på Ankaret (intranät) 5 år Protokollet skrivas ut på Arkiv-80 papper 5 år Protokollet skrivas ut på Arkiv-80 papper s 1 år Allmän administrativ verksamhet Avtal och kontrakt Kronologiskt i 5 år efter Avtal som direkt rörande verksamheten dokumentskåp/ avtalets berör verksamheten, diarieakt utgång t ex entreprenad. Tillhör de diarieförda ärendena Avtal och kontrakt av Kronologiskt i pärm s T ex hyres-, städ-, rutinmässig karaktär i receptionen, samt efter service-, och leasing- om så önskas även avtalets avtal. en kopia hos utgång ansvarig för avtalet Registreras i Platina. 2

4 Till Kommun Behörighetsansökan Elektroniskt hos s Beställning av behörighet till Systemförvaltare vid kommunens nät samt övriga system efter avslutat uppdrag Cirkulär, rapporter, skrifter av Vidarebefordras via s vid T ex Rapporter, cirkulär som tillfällig kortvarig betydelse, handlingar överlämnade f k samt övrig allmän information mejl till berörda inkommer elektroniskt vidarebefordras via e-post till berörda Delgivningskvitto Skickas till berörd s Om ärendet är diariefört handläggare läggs det i Platina Diarium och register till diarium samt ett exemplar av varje använd diarieplan Kronologiskt i pärm hos registrator 5 år Diarielista skrivs ut efter 1 år på Arkiv-80 papper Diarieförda handlingar Kronologiskt i 5 år Diarieföres i Platina. dokumentskåp/ diarieakt - /meddelanden Vid avslut Kan gallras från ett som inte tillför sakuppgift av ett ärende om det inte till ett ärende ärende behövs för att man ska förstå det. - Arbetsmaterial/ändrade dokument i ett ärende Vid avslut av ett ärende Kan gallras från ett ärende eftersom betydelse upphört i och med att en slutlig skrivelse färdigställts. Dokumentation av kurser, hos 5 år Kurser som anordnas utbildningar och seminarier utbildningsansvarig s vid tillsammans med andra hållna i egen regi om ej diarieförd intressenter, skall dokumentationen bevaras hanteras av den som är huvudansvarig 3

5 Enkäter - Sammanställningar av egna enkäter, samt ett exemplar av enkäten - Svar på externa enkäter Ledningssystem - innehållsförteckning Informationsskrift, broschyr och digitalt material eller liknande som beskriver/framställts av verksamheten Inventarieförteckning Korrespondens - extern, av tillfällig betydelse Till Kommun Kronologiskt i 5 år Tillhör de diarieförda dokumentskåp/ ärendena. diarieakt Diarieföres i Platina. Från t ex Socialstyrelsen. Kopia hos berörd s OBS, om det avser ett handläggare större enkätsvar så skall det diarieföras. Elektroniskt Kvalitets controller gör en utskrift av innehållsförteckningen och gallras efter. Hos kommunikatör 5 år Verksamhetschef/ 5 år Ansvarig chef/ s vaktmästeri T ex enkel förfrågan Berörd handläggare s som kan likställas med telefonsamtal. Gäller vid även e-post. Bedömning görs om det ska registreras i Platina Gäller även e-post. - extern, ej rutinmässig Kronologiskt i 5 år Tillhör de diarieförda dokumentskåp/ ärendena. diarieakt Diarieföres i Platina. - intern, meddelanden/ Berörd handläggare information s vid 4

6 Till Kommun Mobiltelefonavtal Original finns hos s berörd efter mobiloperatör. Kopia Avtalets utgång finns hos respektive chef på förvaltningen Mottagningsbevis Kronologiskt hos s Skickas till berörd berörd handläggare handläggare av ärendet Passerkortskvittenser Kronologiskt i s vid Avser tags för passering pärm receptionen återlämning in och ut Hamiltongatan. 22, 34 av kort 38 och Gefle Vapen. efter återlämning av kort Postlista in och utgående Kronologiskt i s handlingar pärm receptionen Postpärm - Registrerade, ej diarieförda handlingar Kronologiskt i pärm receptionen 5 år Skrivelser till förvaltningen bevaras tillsammans med svarsbrev i pärmen Projekt (och utredningar) Kronologiskt i 5 år efter Tillhör de diarieförda - Slutrapport, handlingar, dokumentskåp/ projektets ärendena. protokoll på projekt som be- diarieakt slut Diarieföres i Platina. drivs inom eller på uppdrag Återfinns även i av den egna verksamheten projektmodul i Canea Reklam, kursinbjudningar s vid samt övrig allmän info Statistiska uppgifter som Hos ansvarig s T ex SCB lämnas till statliga myndigheter handläggare Tidningsurklipp som har direkt Kronologiskt i 5 år anknytning till verksamheten pärm receptionen Verksamhetsplaner och Verksamhetsuppföljningar på nämndsövergripande nivå Hos ansvarig handläggare om inte handlingen är diarieförd samt diarieföres 5 år Förvaras systematiskt hos handläggaren och gallras vid, under förutsättning att handlingen är diarieförd Ansökningar - Föreningsstöd Ansökningar från föreningar Kopia hos berörd s Får gallras under om föreningsstöd handläggare 5 år förutsättning att 5

7 Sammanställningar över ansökningar om föreningsstöd samt tillhörande beslut Till Kommun Diarieföres 5 år sammanställning gjorts. Original förvaras hos Kultur & Fritid - Fonder Kopia av urkunder rörande donationsfonder Sammanställningar över ansökningar och beslut rörande donationsfonder Ansökningar, med bilagor, om utdelning ur donationsfonder Hos ansvarig handläggare Hos ansvarig handläggare Hos ansvarig handläggare s efter avslut 5 år Original hanteras och förvaras hos kommunledningskontoret 5 år Om ej sammanställningar görs skall ansökningarna bevaras s Under förutsättning att 5 år sammanställning gjorts - Statsbidrag Statsbidragsansökningar inklusive beslut samt redovisningar Hos ansvarig handläggare s - Övriga ansökningar Ansökningar hos övriga instanser, t ex projektmedelsansökningar Hos ansvarig handläggare s Arbetsmiljö och säkerhet Checklista SBA-periodisk tillsyn Arbetsskadeanmälan - kopia Checklista SBA egenkontroll brandskydd Tillbud - kopia I pärm hos fastighetsansvarig Se under rubriken Personal s. 8 I pärm Se under rubriken Personal s. 8 s s Lokaler Hyresavtal Förvaras i pärm hos s 6

8 Till Kommun Säkerhetssamordnare efter avslutat lokalsamordnare hyresavtal Ekonomi Attestförteckning, beslutsattester I Platina s Attestförteckning, I pärm hos s mottagning och kontering Ekonomichef Bokföringsorder/rättelse Elektroniskt i s bokföringsunderlag i ekonomisystemet eller i pärm hos ekonom Budgethandling Om ej diarieförd. 5 år I pärm ekonomichef Budgetunderlag, rapporter Hos berörd s och uppföljning handläggare Delårsbokslut Diarieföres 5 år Följesedlar/kvitton Skannas vid behov s som bilaga till vid fakturan Förskottskassor Verifikationsnummerordning s - utbetalda Förskottskassor I pärm hos s - kvittenser Ekonomiassistent Diarieförs i Platina Kopior kan gallras efter Endast om full säkerhet föreligger att motsvarande faktura är specificerad och inte utgörs av en samlingsfaktura Internfakturor, underlag I pärm hos Ekonomiassistent s Kontoplaner och Kodförteckningar 5 år Diarieförs Körjournaler I arkiv på Förvaltningen s Mottagningserkännande för betalkort Hanteras av KLK-ekonomi s Bedöms som kvittenser avseende förskottskassor Rekvisitionsblock - kopior Hos ansvarig s Underlag för återsökande av moms I Platina s 3 år Registreras direkt i Platina Utanordningar tillsammans Verifikations- s 7

9 Till Kommun med leverantörsfakturor nummerordning Årsbokslut Årsvis, diarieföres 5 år Upphandling - Vård och omsorg Inköp Gävleborg ansvarar för att hantera/bevara samtliga handlingar. Omvårdnad Gävle är upphandlande myndighet, varför handlingar av praktiska skäl även förvaras i vårt diarium. Annons för anbudslämnande 5 år Inköp Gävleborg Antagna anbud och dess handlingar 5 år Inköp Gävleborg Förfrågningsunderlag Diarieföres 5 år Inköp Gävleborg och Handlingar rörande beslut avseende upphandlingen Protokoll över öppning av anbud, förteckning över anbud Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud Omvårdnad Gävle Diarieföres 5 år Inköp Gävleborg och Omvårdnad Gävle 5 år Inköp Gävleborg Diarieföres 5 år Inköp Gävleborg och Omvårdnad Gävle Upphandlingsavtal Diarieföres 5 år Inköp Gävleborg och Personal En kommungemensam dokumenthanteringsplan gällande olika personalhandlingar skall tas fram. Justeringar och tillägg kommer att göras Ansökningshandlingar - från sökande som ej fått tjänst - från sökande som fått tjänst Anställningsavtal tillsvidare- Systematisk Diarieföres s efter Samt visstidsanställningar Personakt Arbetsskadeanmälan Digitalt, LISA 5 år Omvårdnad Gävle Kopia till Personakt, KLK löneenheten. Personakt, KLK Löneenheten Rehabiliteringsdokumentation Personakt Personakt, Sekretessbevis (tystnadspliktsförsäkringar) Personakt KLK Löneenheten Personakt, KLK Löneenheten 8

10 Tillbud, kopia Digitalt, LISA Timvikariehandlingar som T ex visar arbetad tid (anställningsbevis) och utbetalad lön Personakt Utdrag från Belastningsregistret från Rikspolisstyrelsen Personakt Till Kommun Personakt, KLK Löneenheten Personakt, KLK Löneenheten 9

11 Myndighet/nämnd Förvaltning Verksamhet Berörda IT-system Omvårdnadsnämnden Omvårdnad Gävle Egen regi - verksamhetschefer Treserva, Agresso, Platina, IFS, Procapita, LISA, ADATO Arkivansvarig Medium = Papper om inget annat anges. Handlingar som skall bevaras skall skrivas ut på arkivbeständigt papper, Arkiv-80. Arbetsmiljö och säkerhet Arbetsskadeanmälan Se personal - kopia Checklista SBA Checklista (blanketten) s Se även checklista SBA egenkontroll brandskydd förvaras i - periodisk tillsyn under Ledningssystemet. administration Ifylld checklista förvaras i pärm hos ansvarigchef. Tillbud Skrivs ut o förvaras - kopia ute i respektive verksamhet Tillbudsrapporter Skrivs ut o förvaras - kopia ute i respektive verksamhet Sekretessbevis I pärm hos Original bevaras i (tystnadspliktsförsäkringar) enhetschef s vid personakt - kopia - original Nyckelkvittenser I pärm hos s vid enhetschef återlämnande efter återlämning av kort Hyreskontrakt för boendekontrakt I pärm hos s o lokalkontrakt säkerhetssamordnare efter kontraktet upphört 10

12 Till Stads- Inventarieförteckning Hos 5 år enhetschef s Tjänstgöringsscheman Kronologiskt hos s Enhetschef i pärm Kunder Brev från anhöriga avseende s vid Original samt brevsvar boende/kunder skall fortlöpande skickas - kopia till Myndighetsenheten för bevarande i akt Kassaböcker för privata medel Förvaras i kundens s Tillhör den boende för de boende värdeskåp i lägenheten efter avslutad på boendet. hantering vid Personliga tillhörigheter Förvaras i kundens s vid lägenhet på boendet Planeringsdokument med Hos s vid uppgift om insatser hos varje enhetschef hemtjänstmottagare Listor över kunder, t ex med Hos s vid trygghetslarm, förteckning enhetschef över hemtjänstmottagare eller boenden Myndighet/nämnd Omvårdnadsnämnden Förvaltning Omvårdnad Gävle Verksamhet Hälso- och sjukvård Berörda IT-system Treserva HSL 11

13 ArkivansvarigMedicinskt ansvarig sjuksköterska HSL-journaler Ordinationshandling för läkemedel Journalen s HSL-journaler Elektroniskt s Journalar Omvårdnadsanamnes Omvårdnadsstatus Vårdplan Avvikelser Funktionsstatus Läkemedelslista Journalen s Waranlista Journalen s Efter senaste Efter senaste Anteckning. Dessa handlingar skall ej bevaras tillsammans med personakter enligt socialtjänstlagen Efter senaste Efter senaste - Handlingar som kan plockgallras Blodsockerlista/insulinlista Journalen s Efter senaste Epikris från läkare Journalen s Efter senaste Epikris från sjuksköterska Journalen s Efter senaste Fotografier på sår/skador Journalen s Nortonskala Journalen s vid När ärendet journalförts Oroskurva/Sömnkurva Journalen s vid När ärendet journalförts Signeringslista läkemedel Journalen s Efter senaste Signeringslista nutritionsbeh. Journalen s Efter senaste Signeringslista sondmat Journalen s Efter senaste Signatur förtydligande lista Journalen s efter senaste Fungerar som kodlista för att veta vem som har vilken signatur Sårjournal Journalen s vid Tranfusionsjournal Journalen s efter senaste en Vändschema Journalen s vid Till Stads När ärendet journalförts Efter senaste en När ärendet journalförts 12

14 Vätskelista Journalen s vid När ärendet journalförts - Övriga handlingar Delegeringsbeslut medicinska arbetsuppgifter Elektroniskt s 3 år efter senaste Efter utgången delegering Förbrukningsjournal narkotiska medel Pärm på respektive Sjuksköterskexp. s 3 år efter senaste Fulltecknat häfte sparas till nästkommande kvalitetsgranskning Signaturlista avseende nyckel till läkemedelsförråd Pärm på respektive Sjuksköterskexp. s 3 år efter senaste 13

15 Myndighet/nämnd Förvaltning Verksamhet Berörda IT-system Omvårdnadsnämnden Omvårdnad Gävle Egen regi Äldreomsorg och personer med funktionsnedsättning Myndighetsenheten Treserva Arkivansvarig Medium = Papper om inget annat anges. Handlingar som skall bevaras skall skrivas ut på arkivbeständigt papper, Arkiv-80. Till Stads- Personärenden- SOL Personakter avseende bistånd Personnummer s Akter med I de fall handlingar om enligt Socialtjänstlagen 5 år efter datum 5, en och samma person senaste 15, 25 finns i fler än en akt,, gallras bör gallringen av dessa undantag 5 år efter samordnas och samföras 5, 15, 25 sista i en personakt hos Myndighetsenheten. Originalhandlingar som finns hos t ex verksamhetschefer och avgiftshandläggare skickas till Myndighetsenheten. OBS! Dessa handlingar skall ej bevaras tillsammans med akter enligt HSL. - Handlingar som skall bevaras i personakt Försättsblad Aktualiseringar Ansökningar Utlåtanden från t ex läkare, psykolog, sjukgymnast, arbetsterapeut Utredningar i enskilt ärende om den utgör bilaga till utredning som ligger till grund för beslut eller på annat sätt har betydelse för ärendet 14

16 Till Stads Beslut i enskilt ärende Beställningar i enskilt ärende Brukarkort sammanställning av samtliga insatser Elektroniskt Vid avslut skrivs en sammanställning ut, som ska förvaras i akt. Genomförandeplaner Elektroniskt Journalar Elektroniskt Förvaltningsdomstol - överklagningar - yttranden - beslut/domar Korrespondens av betydelse för ärenden Korrespondensen omfattar alla medier, såsom brev, fax och e-post. Verksamhetschef som har originalhandling skickar dessa till Myndighetsenheten. Fullmakt avseende att biträda den sökande Fullmakt till ombud eller förordnande till god man/förvaltare Individuell plan 10 LSS - Handlingar av tillfällig karaktär i personakt ADL-status s vid - kopior och meddelanden s vid av tillfällig betydelse Blankettfax från sjukhuset s vid Epikris s vid - kopior Korrespondens av tillfällig s vid betydelse och/eller rutinmässig karaktär Läkarintyg s vid - kopior Omfattar alla medier, såsom brev, fax och e-post 15

17 Till Stads- Tandvårdskort s vid Underlag till ansökningar s vid Om inte dessa behövs för att rätt förstå akten Utkast och s vid När t ex löpande liknande arbetspapper, PM, utredning färdigställts Vårdplan Övriga kopior, handlingar som s vid Om inte dessa behövs kan finnas av olika slag för att rätt förstå akten - Övriga handlingar Anmälningar som inte tillhör Kronologiskt s ärende och inte ger upphov 5 år till ärende Förteckningar över kunder s vid Personärenden - LSS Personakter avseende bistånd enligt LSS Personnummer s 5 år efter senaste, undantag 5, 15, 25 samt Akter med datum 5, 15, 25 gallras 5 år efter sista - Handlingar som skall bevaras i personakt Aktualiseringar Ansökningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende Beställningar i enskilt ärende Daglig verksamhet - meddelande om plats från enhetschef Dokument/löpande ar Ev originalhandling hos verksamhetschef sänds till Myndighetsenhet för att bevaras i personakt 16

18 Till Stads- Försättsblad Förvaltningsdomstol - överklagningar - yttranden - beslut/domar Fullmakt avseende att Fullmakt till ombud biträda den sökande eller förordnande till god man/förvaltare Genomförandeplaner Individuella planer, 10 LSS Kontaktperson Idag skall detta ske i - meddelande om tillsättning löpande. Ev originalhandling hos samordnare sänds till Myndighetsenhet för att bevaras i personakt Korrespondens av betydelse Korrespondensen för ärenden omfattar alla medier, såsom brev, fax och e-post. Korrespondens som erhålles och besvaras av verksamhetschef, skickas till personakten hos Myndighetsenheten. Utlåtanden från t ex läkare, om den utgör psykolog, sjukgymnast, bilaga till utredning som arbetsterapeut ligger till grund för beslut eller på annat sätt har betydelse för ärendet Utredningar i enskilt ärende - Handlingar av tillfällig karaktär i personakt och meddelanden s vid av tillfällig betydelse Beslut om LASS s vid Föredragnings-PM från s vid Försäkringskassa ang. LASS Om det inte legat till grund för beslut 17

19 Till Stads- Kopior av ar från s vid Sedan Relavanta annan kommun eller annat Inaktualitet noteringar gjorts görs i landsting löpande ar Kostnadsförslag avseende s vid Kan röra sig om insatser rekreation, folkhögskola osv. Kan gallras vid under förutsättning att det står i löpande Korrespondens av tillfällig s vid Omfattar alla medier karaktär såsom brev, fax och e-post Underlag till ansökningar s vid Kopior av diverse handlingar Utkast, minneslappar s vid När t ex löpande och liknande arbetspapper, PM, utredning färdigställts Övriga kopior, handlingar som s vid Om dessa inte behövs kan finnas av olika slag Inaktualitet för att rätt förstå akten - Övriga handlingar Anmälningar som inte tillhör Kronologiskt s ärende och inte ger upphov 5 år till ärende Förteckningar över kunder s vid Avgiftshandläggning enligt SOL Avgiftshandläggning enligt Socialtjänstlagen s 5 år efter senaste, undantag 5, 15, 25 Akter med datum 5, 15, 25 gallras 5 år efter sista i personakt hos Biståndsenheten. Efter avslutat ärende skickas akten till Myndighetsenheten Räkningsunderlag för I pärm hos s debitering fakturering avgiftshandläggare 6 år efter fakturering 18

20 Till Stads- Beslut om Kommunalt bostadstillägg - Handlingar som skall bevaras i personakt Ansökan om individuellt tillägg till förbehållsbelopp Avgiftsbeslut Beslut om individuellt tillägg av förbehållsbelopp Inkomstförfrågan Journalar Länsrättsbeslut avseende överklagan av avgiftsbeslut Yttrande till länsrätt Överklagan av inkomst/avgift eller förbehållsbelopp - Handlingar av tillfällig karaktär i personakt Dödsboanmälan och s vid bouppteckningar - kopior Underlag till ansökan om s vid individuellt tillägg/omprövning av avgift Utkast, kladdar eller s vid liknande arbetspapper - Övriga handlingar avseende debitering av avgift Debiteringsunderlag Faktureringsunderlag för kunder på dagverksamhet Avgiftshandläggare s vid Inaktualitet 6 år efter fakturering Lista över kunder vid dagverksamhet och måltidskunder Avgiftshandläggare s vid Underlag till makulerade Avgiftshandläggare s vid fakturor Inaktualitet 6 år efter Detta kan utgöra kopior av kvitton, kostnads- Förslag, kopior av hyresavier etc. i fall man inte förstår ärendet utan dessa Stansas in i verksamhetssystemet Treserva Skickas till KLK 19

21 Till Stads- fakturering Underlag manuella Avgiftshandläggare s vid kundfakturor Inaktualitet 6 år efter fakturering 20

22 Myndighet/nämnd Förvaltning Verksamhet Omvårdnadsnämnden Omvårdnad Gävle Egen regi- Rehabiliteringsenheten Berörda IT-system Arkivansvarig Medium = Papper om inget annat anges. Handlingar som skall bevaras skall skrivas ut på arkivbeständigt papper, Arkiv-80. Delegeringsbeslut Elektroniskt s 3 år efter sista Signeringslista Journalen s efter senaste Efter utgången delegering 21

23 0