Samarbetsavtal mellan Eskilstuna kommun och Strängnäs kommun inom miljö- och hälsoskyddsområdet

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret 1 (1) Miljö och samhällsbyggnad Kristina Birath KSKF2015:46 Kommunstyrelsen Samarbetsavtal mellan Eskilstuna kommun och Strängnäs kommun inom miljö- och hälsoskyddsområdet Förslag till beslut Samarbetsavtalet godkänns. Ärendebeskrivning Avtalet syftar till att möjliggöra samarbete inom de områden där en jävssituation kan uppstå hos miljö- och räddningstjänstnämnen i Eskilstuna kommun. Denna myndighetsutövning ligger idag hos kommunstyrelsen i Eskilstuna kommun, istället för miljö- och räddningstjänstnämnden. Ett exempel är tillsyn av räddningstjänsten. Samarbetet innebär att Stängnäs kommun ska kunna utöva tillsyn och kontroll i Eskilstuna på uppdrag av Eskilstunas kommunstyrelse. Formerna för samarbete tydliggörs i samarbetsavtalet. När avtalet är undertecknat gäller det till 31 december 2016 men förlängs ett år i taget om ingen part säger upp eller begär omförhandling av avtalet. Finansiering Strängnäs debiterar fortlöpande för utförd tillsyn enligt Strängsnäs gällande taxa. Kostnaderna ska täckas av den tillsynsavgift som tas ut av Miljö- och räddningstjänstförvaltningen i enlighet med miljöbalkens regelverk Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Kommunen har rätt att träffa avtal med en annan kommun om tillsynsuppgifter som kommunen har enligt miljöbalken ska skötas helt eller delvis av en annan kommun. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson kommundirektör Kristina Birath miljö- och samhällsbyggnadsdirektör Beslutet skickas till: Strängnäs kommun Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Kommunstyrelsen Konsult och uppdrag Juridik Anna Forsberg, (6) Samarbetsavtal mellan Eskilstuna kommun och Strängnäs kommun inom miljö-och hälsoskyddsområdet 1 Parter Parter i detta avtal är Eskilstuna kommun, Kommunstyrelsen, org.nr och Strängnäs kommun, Samhällsbyggnadsnämnden, org. nr nedan benämnda Eskilstuna respektive Strängnäs. 2 Avtalets syfte Avtalet syftar till att möjliggöra samarbete mellan parterna i myndighetsutövningen inom vissa delar av de områden som regleras av miljöbalken och dess följdförfattningar. De ärenden som avtalet ska omfatta är inom de områden där en jävssituation kan uppstå hos miljö-och räddningstjänstnämnden i Eskilstuna kommun och som kommunstyrelsen i Eskilstuna därför har hand om istället för miljö-och räddningstjänstnämnden. Samarbetet innebär att Strängnäs ska kunna utföra tillsyn och kontroll i Eskilstuna på uppdrag av Eskilstuna. 3 Lagstiftning Enligt 26 kap. 7 miljöbalken (1998:808) får en kommun träffa avtal med en annan kommun om att tillsynsuppgifter som kommunen har enligt miljöbalken ska skötas helt eller delvis av den andra kommunen. Befogenheten att meddela beslut i ett ärende får dock inte överlåtas, vilket innebär att respektive kommun i avtalet bibehåller sin beslutanderätt i varje enskilt ärende. En kommun får också, efter överenskommelse med en annan kommun, uppdra åt anställda i den andra kommunen att besluta på kommunens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden, dock inte när det gäller ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt, se kommunallagen 6 kap 34. Det innebär att den

3 Eskilstuna kommun (6) ansvariga nämnden har möjlighet att delegera beslutsrätt enlig miljöbalkslagstiftningen till anställda i en annan kommun än den egna i en fastställd delegationsordning. Föreskrifterna i 6 kap och 35 kommunallagen (1991:900) om jäv och anmälan av beslut till nämnd gäller även för en sådan delegering. Parterna är medvetna om att respektive kommun, trots detta avtal, behåller både det politiska och det rättsliga ansvaret för den verksamhet som de enligt lag har att sköta även om de anlitar personer anställda av en annan kommun. 4 Former för samarbete Parterna åtar sig att samverkan kan ske enligt följande: a) Samarbete mellan nämnderna kommunstyrelsen, Eskilstuna kommun och samhällsbyggnadsnämnden, Strängnäs kommun. b) Samarbete mellan de förvaltningsfunktioner som är kopplade till de ansvariga nämnderna och som utför uppdrag inom de områden som anges i 5. c) Det är den ansvariga nämnden i respektive kommun som löpande avgör i vilken omfattning och på vilket sätt, exempelvis genom delegation, som samarbete ska ske. Befogenhet att fatta beslut inom uppdraget förutsätter att Eskilstuna har delegerat denna befogenhet till tjänsteman i Strängnäs i ett visst ärende eller en grupp av ärenden (se ovan under 3). Vid delegation ska Strängnäs tjänstemän tillämpa Eskilstunas aktuella delegationsordning. Vid alla uppdrag ska Strängnäs tjänstemän följa de handläggningsrutiner och bedömningsgrunder som tillämpas av den egna kommunen. Om Strängnäs bedömer att det är aktuellt med ett åtgärdskrav, beslut eller liknande, av principiell betydelse eller annars av större vikt, ska frågan diskuteras med Eskilstuna innan sådana åtgärdskrav ställs eller beslut tas. Strängnäs tjänstemän kan ta beslut om sanktioner som t.ex. förbud, om beslutsrätten för dessa är delegerad. I de fall Eskilstuna önskar att särskilda policys eller andra styrdokument ska tillämpas i tillsynsoch kontrolluppdrag ska de bifogas vid beställning av tjänsten i fråga. 5 Uppdrag som omfattas av avtalet De uppdrag som kan omfattas av avtalet är inspektioner, tillsyn, handläggning av inkommande ärenden, miljöövervakning i övrigt samt liknande arbetsuppgifter inom delar av de områden som regleras av miljöbalken och dess följdförfattningar i

4 Eskilstuna kommun (6) ärenden enligt 2 ovan. Detta innebär till exempel uppdrag inom följande områden: Miljöfarlig verksamhet Förorenade områden 6 Arbetsgivarförhållandet Eskilstuna och Strängnäs är överens om att detta avtal inte påverkar arbetsgivarförhållandet. Strängnäs tjänstemän har alltjämt Strängnäs kommun som arbetsgivare i sin helhet och arbetsledning sker i Strängnäs, även om uppdrag utförs åt Eskilstuna enligt detta avtal. 7 Ersättning De krav på ersättningar eller annan ekonomisk reglering som kan uppkomma mellan parterna till följd av detta avtal ska täcka lönekostnaderna för personal, resor och material. Strängnäs debiterar Eskilstuna fortlöpande för utförd tillsynsoch kontrolltid med timavgift enligt Strängnäs gällande taxor (taxa för tillsyn enligt miljöbalken). Ersättningen kan även utformas på annat sätt för vissa specifika uppdrag, om parterna kommer överens om det. 8 Ansvar för skador Eskilstuna svarar, i enlighet med bestämmelserna i skadeståndslagen (1972:207), för eventuella skador som uppdragstagande tjänsteman kan orsaka vid utförande av uppdrag. 9 Arbetsmiljöansvar Varje kommun har huvudansvaret för arbetsmiljön för hos sig anställda tjänstemän. För arbete som en tjänsteman som är anställd hos Strängnäs utför hos Eskilstuna, har Eskilstuna kommun dock skyddsansvar för inhyrd arbetskraft såsom framgår av 3 kap. 12 arbetsmiljölagen (1977:1160). 10 Beställning Beställning av tjänst enligt detta avtal ska ske per e-post eller brev.

5 Eskilstuna kommun (6) Strängnäs har rätt att neka en begäran om att utföra uppdrag. Rätt att beordra att utföra arbetsuppgifter har endast den arbetsgivare hos vilken tjänstemannen är anställd. 11 Uppsägning av avtalet Detta avtal gäller från och med att det undertecknas av båda parter till och med den 31 december Avtalet förlängs därefter med ett år i taget så länge inte endera parten säger upp eller begär omförhandling av avtalet. Uppsägning eller omförhandling av avtalet ska ske senast tre månader innan avtalstidens utgång. 12 Tvistelösning Om en tvist skulle uppstå ska parterna söka efter en lösning genom förhandlingar i första hand. I andra hand får tvist avgöras i allmän domstol. 13 Bilaga Ytterligare detaljer om samarbetet framgår i bilaga till avtalet. Eskilstuna kommun Kommunstyrelsen Strängnäs kommun Samhällsbyggnadsnämnden Kristina Birath Marie Jonsson Lennart Andersson Miljödirektör Kontorschef Ordf. Samhällsbyggnadsnämnden

6 Eskilstuna kommun (6) Bilaga till samarbetsavtal mellan Eskilstuna kommun och Strängnäs kommun inom miljö-och hälsoskyddsområdet Information och kontakt med verksamhetsutövare När verksamhetsutövare eller andra ringer och frågar mer allmänt kan Strängnäs svara kortfattat och i större frågor hänvisa till Eskilstuna, detta för att undvika att tid tas i anspråk som endera kommunen inte kan debitera för. Diarieföring av ärenden Eskilstuna ansvarar för att ärenden diarieförs i kommunstyrelsens system Lex. Diarieföringen löses genom kontakt mellan inspektörer och administratörer i respektive kommun. Aktförvaring Under handläggningstiden finns dubbla akter där respektive kommun sparar det arbetsmaterial och handlingar som inkommer eller upprättas under tiden som ärendet fortlöper. Efter att ärendet avslutats ansvarar Eskilstuna för arkiveringen. Inkomna och upprättade handlingar skannas vid behov och skickas per e-post för fortlöpande diarieföring eller handläggning. När uppdragen består av uppföljningar skickar Eskilstuna över digitala kopior på kontrollrapporter etc. som är underlag för uppföljningen. Mallar och brevhantering Brev till verksamhetsutövare bör ha Eskilstunas brevhuvud och kuvert. a) Antingen skriver Eskilstuna under själv, med underlag från Strängnäs b) Eller så tillhandahåller Eskilstuna digitala brevmallar och kuvert till Strängnäs. I skrivelsen till verksamhetsutövare och liknande förklaras att handläggaren arbetar för både Eskilstuna och Strängnäs kommun. Kontaktuppgifter i skrivelsen går till handläggaren och generellt även till Eskilstuna. Fakturering Strängnäs fakturerar Eskilstuna enligt överenskommelse i varje enskilt uppdrag.

7 Eskilstuna kommun (6) Bilar och annan utrustning Strängnäs använder sina egna bilar och utrustning för att utföra uppdragen. Eskilstuna tillhandahåller inte någon arbetsplats på det egna kontoret. Identifiering Strängnäs inspektörer ska kunna uppvisa intyg där det framgår att Strängnäs och Eskilstuna har ingått detta samarbetsavtal, för att kunna styrka sin behörighet. Föredragning i kommunstyrelsen Strängnäs handläggare föredrar sina ärenden vid Eskilstunas styrelsesammanträden om Eskilstuna anser att detta är nödvändigt. Tid för föredragning samt restid debiteras Eskilstuna med 350 kr/tim för tid kl 8-17 och med 455 kr/tim för tid efter kl 17. Eskilstuna ska vidare debiteras kostnaden för resa till Eskilstuna enligt avtal för bilersättning eller enligt kvitto vid kollektivtrafiktransport.