Dnr 2013/ Dokumenthanteringsplan för Samordningsförbundet Göteborg Nordost.

Transkript

1 Dnr 2013/ Dokumenthanteringsplan för Samordningsförbundet Göteborg Nordost. 1

2 1. STYRA, LEDA OCH FÖLJA UPP HANTERA FÖRBUNDSÖVERGRIPANDE ADMINISTRATION HANTERA REMISSER, ENKÄTER OCH UNDERSÖKNINGAR HANTERA PROJEKTDOKUMENTATION (EJ EU-PROJEKT) DÄR SAMORDNINGSFÖRBUNDET ÄR PROJEKTÄGARE HANTERA EU-PROJEKT HANTERA UTBILDNINGAR, KONFERENSER OCH SEMINARIER I EGEN REGI REGISTRERA, REDOVISA OCH HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV INFORMERA OCH KOMMUNICERA UPPHANDLA, KÖPA IN OCH AVTALA UPPHANDLA I KONKURRENS KÖPA IN (DIREKTUPPHANDLING) AVROPA MOT RAMAVTAL AVTALA OM TILLHANDAHÅLLANDE AV VAROR ELLER TJÄNSTER HANTERA PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR ADMINISTRERA EKONOMI ADMINISTRERA PERSONAL REKRYTERING: REHABILITERING: ARBETSSKADA OCH TILLBUD: LÖNEADMINISTRATION:

3 1. Styra, leda och följa upp Anvisningar, direktiv och råd Bevaras Nej I pärm i kronologisk Arvoden* 10 år Ja, i löne- och utbetalningssyste met I flexlönesystemet hos Västra Götalandsregionen Attestordning Avvikelserapport Budget Delegationsbeslut Delegationsordning Förbundsordning Kallelser, dagordningar och föredragningslistor Nej till styrelsen Bevaras till presidium Bevaras Lägesrapport, från revisor Mötesanteckningar, Presidium Bevaras Nej I pärm i kronologisk Förvaras tillsammans med styrelsens originalprotokoll *T.ex. Förtroendemannaarvoden, Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attestordning Beslut fattade på delegation

4 Organisationsstruktur Gällande och inaktuella organisationsplaner bevaras Policyer, riktlinjer och regler Protokoll, Styrelsen Protokollsbilagor Registreringsbevis Revisionsberättelse Revisionsredogörelse Statistik, sammanställd statistik Protokollen upprättas på papper av kvaliteten Svensk Arkiv 80 eller 100 g/m² Exv utdrag från SUD Statistik, underlag Vid inaktualitet - Gallras vid inaktualitet under förutsättning att sammanställning gjorts Uppföljningsrapporter Bevaras Ja, i diariet I pärm i kronologisk Utvärderingsrapporter Bevaras Ja, i diariet I pärmar i Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan 4

5 Årsbokslut/Årsrapport Årsredovisning Delårsbokslut/Delårsrapport Mötesanteckningar, styrgrupper av operativ karaktär (interna eller partsammansatta) Möteanteckningar, beredningsgrupp Se anmärkning* Nej I pärm i kronologisk. Gäller bevarande ärenden. Bevaras Nej I pärm i kronologisk *Om samordningsförbundet är aktivitetsägare ska mötesanteckningarna bevaras. Om samordningsföbundet endast är deltagare kan mötesanteckningarna gallras vid inaktualitet. 2. Hantera förbundsövergripande administration Arbetsmaterial/utkast Se anmärkning* - *Blir allmänna handlingar om de arkiveras och får då gallras vid inaktualitet Avtal om utlåning av personal, se Avtala om tillhandahållande av varor eller tjänster Handlingar och korrespondens, av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid inaktualitet - 5

6 Handlingar och korrespondens, av vikt* Klagomål, synpunkter och medborgarförslag Minnesanteckningar/mötesanteck ningar Bevaras Se anmärkning** Se anmärkning** Se anmärkning Se anmärkning I pärm i kronologisk Se anmärkning* Se anmärkning** I pärm i kronologisk. Gäller bevarande ärenden. Reklam, konferensinbjudningar Gallras vid inaktualitet - etc. Tjänsteutlåtanden (TU) Utredningar 3. Hantera remisser, enkäter och undersökningar Enkäter och undersökningar (egenproducerade) Bevaras* Nej I pärm i kronologisk * Handlingar av betydelse för utgången av ärende och/eller som bidrar till att följa ärendets gång **Handlingar av vikt bör diarieföras eller förvaras i systematiskt ordning (en ordning som är dokumenterad). Handlingar av vikt - Bevaras Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse - Gallras vid inaktualitet *Minnesanteckningar (endast som stöd för minnet och som inte tillför ett ärende ny information) är inte allmänna handlingar och kan därför rensas vid inaktualitet. ** Minnesanteckningar som ersätter protokoll (dvs. mötesanteckningar) ska hanteras enligt anvisningarna i denna dokumenhanteringsplan. Ingår som underlag till beslut *Ett typexemplar av frågeformuläret bevaras. 6

7 Enkäter och undersökningar (egenproducerade), inkomna svar på Enkäter och undersökningar (egenproducerade), sammanställning av inkomna svar Enkäter och undersökningar, förbundets egna svar på Enkäter och undersökningar, inkommande Se anmärkning* Se anmärkning* Ja, i diariet I pärmar i Gäller bevarande ärenden. Se anmärkning* Nej I pärm i kronologisk. Gäller bevarande ärenden. Remisser (egenproducerade) Bevaras Ja I pärmar i *Kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att en sammanställning av enkätsvaren bevaras. *Svar på enkäter och undersökningar som är av vikt för samordningsförbundets verksamhet bevaras * Svar på enkäter undersökningar som är av tillfällig eller ringa betydelse för samordningsförbundets verksamhet gallras vid inaktualitet *Enkäter och undersökningar som är av vikt för samordningsförbundets verksamhet bevaras * Enkäter och undersökningar som är av tillfällig eller ringa beydelse för samordningsförbundets verksamhet gallras vid inaktualitet 7

8 Remisser (egenproducerade), inkomna svar på Remisser (egenproducerade), sammanställning av inkomna svar Remisser, förbundets egna svar Se anmärkning* Nej *Kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att en sammanställning av remisssvaren bevaras. Bevaras Ja I pärmar i på inkomna remisser Remisser, inkomna 4. Hantera projektdokumentation (ej EU-projekt) där samordningsförbundet är projektägare Analyser (riskanalyser, problemanalyser etc.) Bevaras Nej I pärm i kronologisk Avtal, kontrakt och överenskommelser, se Avtala om tillhandahållande av varor eller tjänster Beslut Bevaras Nej I pärm i kronologisk Detaljerade planer Bevaras Nej I pärm i kronologisk Direktiv (förstudiedirektiv, projektdirektiv, tilläggsdirektiv) Bevarass Ja, i diariet I pärmar i Ekonomisk slutredovisning Bevaras Nej I pärm i kronologisk Förstudierapport Bevaras Nej I pärm i kronologisk Idébeskrivning, målbeskrivning etc. Bevaras Nej I pärm i kronologisk 8

9 Kalkyler Vid inaktulitet* - *Vanligtvis vid projektets avslut Kallelser Vid inaktulitet* - *Vanligtvis vid projektets avslut Korrespondens, av tillfällig eller Vid inaktulitet* - *Vanligtvis vid projektets avslut ringa betydelse Korrespondens, av vikt* Bevaras Nej I pärm i kronologisk Marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, egenproducerad informationsmaterial, publikationer, foton etc Bevaras Nej I pärm i kronologisk Projektorganisation* Bevaras Nej I pärm i kronologisk Projektplanering Bevaras Nej I pärm i kronologisk Protokoll/mötesanteckningar som Bevaras Nej I pärm i kronologisk dokumenterar projektets utveckling och beslut Protokoll/mötesanteckningar som Vid inaktulitet* Nej I pärm i kronologisk inte tillfört ärendet sakuppgift Rapporter, sammanställningar Bevaras Nej I pärm i kronologisk Riskanalyser Bevaras Nej I pärm i kronologisk Slutrapport Uppdragsbeskrivning Bevaras Nej I pärm i kronologisk *Som t.ex. dokumenterar överenskommelser, avgöranden, eller beslut) * Beställare, projektgrupp, styrgrupp, leverantörer m.fl. *Vanligtvis vid projektets avslut 9

10 Uppföljning/Utvärdering Övergripande projektplan Bevaras Nej I pärm i kronologisk 5. Hantera EU-projekt För handlingar i EU-projekt, se Generell dokumenthanteringsplan för handlingar i EU-projekt inom Göteborgs Stad, Arkivnämndens beslut , dnr 22/ Hantera utbildningar, konferenser och seminarier i egen regi Anmälningar Gallras vid inaktualitet - Deltagarlista/närvarolista Bevaras Nej I pärm i kronologisk Inbjudan till utbildningar, konferenser etc. som förbundet anordnar Bevaras Nej I pärm i kronologisk Kursintyg Se anmärkning* Nej I pärm i kronologisk *Ett arkivex av ej ifyllt intyg sparas. Program Bevaras Nej I pärm i kronologisk Utbildningsmaterial och/eller presentationsmaterial, egenproducerat* Bevaras Nej I pärm i kronologisk 7. Registrera, redovisa och hantera allmänna handlingar och arkiv Arkivbeskrivning Bevaras* Ja, i diariet I pärmar i Arkivförteckning Bevaras* Ja, i diariet I pärmar i Arkivinventering Se anmärkning* Ja, i diariet I pärmar i * T.ex. PowerPoint-bilder *Varje version bevaras *Uppdateras fortlöpande *Uppdateras fortlöpande 10

11 Begäran om utlämnande av allmän handling, inkommande Begäran om utlämnande av allmän handling, skriftligt avslagsbeslut som fattas av myndigheten Se anmärkning* I bevarandeärenden: Ja, i diariet I bevarande- Ärenden: I pärmar i Diarieplan Bevaras* Ja, i diariet I pärmar i Diarium register över allmänna Bevaras I pärmar i egen handlingar enligt 5 kap. arkivserie. Offentlighets- och sekretesslagen Dokumenthanteringsplan Förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar Leveransframställan Se anmärkning* Ja, i diariet I pärmar i Leveransreversal Postlistor 2 år Nej *Begäran om utlämnande av allmän handling som är offentlig i sin helhet gallras vid inaktualitet. Begäran om utlämnande av allmän handling som i någon del är sekretessreglerad bevaras. *Varje version av diarieplanen bevaras och diarieförs *Kan gallras när leveransen är godkänd av arkivmyndigheten dvs. när leveansreversalen har undertecknats av Regionarkivet 11

12 Fullmakter för öppnande av personadresserad post Se anmärkning* Nej *Gallras 2 år efter det att personen slutat sin anställning eller efter det att personen tagit tillbaka sin fullmakt Register till diarium* 8. Informera och kommunicera Fotografiskt bildmaterial som dokumenterar förbundets verksamhet* Utskrifter sorterade efter: diarienummer diarieplansnummer Se anmärkning** Nej *T.ex. analoga och digitala bilder och film. **Bevaras i urval 12

13 Information på förbundets hemsida/webbplats Se anmärkning* Nyhetsbrev, egenproducerade Bevaras Nej I pärm i kronologisk Pressklipp* Bevaras Nej I pärm i kronologisk Pressmeddelanden, egenproducerade Informationsmaterial och trycksaker om den egna verksamheten Bevaras Nej I pärm i kronologisk Se anmärkning* Nej I pärm i kronologisk *Handlingar av vikt som skapats i syfte att läggas ut på webben bevaras. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som skapats i syfte att läggas ut på webben gallras vid inaktualitet. Handlingar av vikt på webben och där det finns ett original någon annanstans hos förbundet kan gallras vid inaktualitet (under förutsättning att originalet bevaras). Presentation och gränssnitt, dvs. sidans utseende och struktur, kan gallras vid inaktualitet eftersom Regionarkivet arkiverar enligt överenskommelse samordningsförbundens hemsidor. *Pressklipp med anknytning till den egna verksamheten om sådana samlas in *Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras. 13

14 9. Upphandla, köpa in och avtala Upphandla i konkurrens Anbud som skickats per post trots att den upphandlande myndigheten ställt krav på elektroniska anbud 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Nej I pärm i kronologisk Anbud, antagna Bevaras Ja, i diariet* I pärmar i Bilagor som utgörs av föremål, t.ex. arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. *För att inte avslöja antalet inkomna anbud räcker det med att själva anbudsöppningsprotokollet registeras i diariet. 14

15 Anbud, ej antagna 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts* Ja, i diariet** I pärmar i *Obs! Inga anbud från anbudsgivare, som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande, får gallras utan ska bevaras. Bilagor som utgörs av föremål, t.ex. arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren vid inaktualitet, dvs. när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som sparas i 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts. **För att inte avslöja antalet inkomna anbud räcker det med att själva anbudsöppningsprotokollet registeras i diariet. Anbud, för sent inkomna Anbudsförfrågan/anbudsinbjudan/ anbudsinfordran (kan ingå i förfrågningsunderlaget) 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i Anbudssammanställning Anbudssammanställning 15

16 Anbudsutvärderingsprotokoll Anbudsöppningsprotokoll/anbuds protokoll/anbudsdiarium/ anbudsförteckning Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och - tidskrifter Anbudsutvärderingsprotokoll Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar. Lämnas för diarieföring omedelbart efter justering. Annons till elektronisk databas exempelvis EUT (TED) eller anbudsjournalen m.fl. eller rikstäckande dagstidningar och branschtidningar, med inbjudan till anbudsansökan, anbudslämnande, formgivningstävling eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan. Upphandlingar under tröskelvärdena och av B- tjänster oavsett värde m.m. ska (utom i vissa särskilda fall) annonseras nationellt. Ansökningar om att få lämna anbud, antagna Ansökningar om att få lämna anbud, ej antagna 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i Ansökningar om att få lämna anbud, för sent inkomna 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i Ansökningsinbjudan 16

17 Avtal/kontrakt med bilagor, se Avtala om tillhandahållande av varor eller tjänster Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar, antagna anbud Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar, ej antagna anbud 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i Beslut om avbruten upphandling Bevis för avsändningsdatum för annonsunderlag 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Nej I pärm i kronologisk Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgift Vid inaktualitet, dvs. när upphandlingen är avslutad Nej I pärm i kronologisk Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgift Bevaras Nej I pärm i kronologisk Broschyrer som ingår i ej antagna 2 år från den dag då avtal Nej I pärm i kronologisk anbud, innehållande sakuppgift om upphandlingen slöts Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser - antagna anbud Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser - ej antagna anbud 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i Biläggs upphandlingsärendet. Biläggs upphandlingsärendet. Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser - antagna anbud Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser - ej antagna anbud 17

18 Efterannonsering - annons efter avslutad upphandling till EUT/TED Förfrågningar från anbudsgivare, antagna Förfrågningar från anbudsgivare, ej antagna Förfrågningsunderlag: -anbudsinbjudan, -branschvillkor/-bestämmelser, -kravspecifikationer, -avtalsvilllkor Inköpsgrundande handlingar, t.ex. anskaffningsbeslut, invsteringsbeslut och inköpsanmodan (beställning) Korrespondens med anbudsgivare, av tillfällig eller ringa betydelse 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i 2 år från den dag då avtal Ja, i diariet I pärmar i om upphandlingen slöts Vid inaktualitet, dvs. när upphandlingen är avslutad Ja, i diariet I pärmar i Gäller för upphandlingar över tröskelvärdena. Meddelande i EUT S/TED om avslutad upphandling över tröskelvärdena. Tilldelning av ett kontrakt som görs med stöd av ett ramavtal behöver inte efterannonseras. Vissa upphandlingar genererar omfångsrika förfrågningsunderlag och anbud. Dessa kan av förklarliga skäl inte förvaras i en vanlig diarieakt. Därför krävs särskilda rutiner för att arkivera sådana handlingar. Det är dock viktigt att man håller ihop även skrymmande handlingar med övriga upphandlingsdokument, oavsett om detta sker fysiskt eller logiskt. 18

19 Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Meddelande till anbudssökande, ej utvalda Meddelande till anbudssökande, utvalda Nej tack-brev/avböjanden att delta i upphandlingen Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Vid inaktualitet, dvs. när upphandlingen är avslutad 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Ja, i diariet I pärmar i 2 år från den dag då avtal Ja, i diariet I pärmar i om upphandlingen slöts Protokoll från MBL-förhandlingar Protokoll, där bl.a. skall framgå skälen till att 1. ett anbud som ansetts vara onormalt lågt förkastats, 2. ett kontrakt eller ramavtal inte tilldelats en leverantör, och 3. förhandlat förfarande enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 8 LOU tillämpats. Kuvert/emballage som innehållit för sent inkomna anbud får gallras efter 2 år räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Vid förenklad upphandling, urvalsupphandling eller förhandlad upphandling De fackliga organisationernas möjligheter att utöva inflytande över upphandlingar framgår av Medbestämmandelagen (MBL ). Gäller 9 kap. 12 LOU. En upphandlande myndighet är skyldig att på Europeiska gemenskapernas kommissions begäran sända protokollet eller huvuddragen i det till kommissionen. 19

20 Rapport om avslutad upphandling Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare Svar till anbudsgivare på förfrågningar, antagna Svar till anbudsgivare på förfrågningar, ej antagna Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts 2 år från den dag då avtal om upphandlingen slöts Nej Nej I pärm i kronologisk I pärm i kronologisk 2 år från den dag då avtal Ja, i diariet I pärmar i om upphandlingen slöts 2 år från den dag då avtal Ja, i diariet I pärmar i om upphandlingen slöts Gäller för upphandlingar över tröskelvärdena och lämnas till Europeiska gemenskapernas kommission på dess begäran. Biläggs upphandlingsärendet. Ingår oftast i det inkomna anbudet. Biläggs upphandlingsärendet. Ingår oftast i det inkomna anbudet. Samtliga som fått del av förfrågningsunderlaget antecknas så att dessa kan få ta del av eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget m.m. Uppgifterna i sändlistan omfattas av den absoluta sekretessen. Den blir allmän handling när ärendet är slutbehandlat. 20

21 Tilldelningsbeslut Tjänsteanteckningar rörande kontakter m.m. med anbudsgivare Tjänsteutlåtande/underlag för beslut Upphandlingsrapport Upphandlingsuppdrag (avrop mot ramavtal med upphandlingskonsult) Upplysning om avbruten upphandling Upplysning/underrättelse om tilldelningsbeslut/tilldelningsbrev Upplysningar på begäran av en leverantör Vid alla upphandlingsförfaranden, utom vid direktupphandling, kan en ansökan om överprövning prövas i sak av länsrätt fram till dess att ett upphandlingskontrakt ingåtts och att tio dagar gått från det att den upphandlande myndigheten lämnat tillräckliga upplysningar om tilldelningsbeslutet. Tjänsteanteckningar rörande kontakter m.m. med anbudsgivare Original bevaras som bilaga till protokoll Det är den upphandlande myndigheten som har bevisbördan för att upplysningarna faktiskt har lämnats till samtliga anbudsgivare. 21

22 Utvärderingsprotokoll/sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar/intresseanmäl ningar Överprövnings- och överklagandeärenden Köpa in (direktupphandling) Anbud/offerter, antagna Se anmärkning* Ja, i diariet I pärmar i. Gäller bevarande ärenden. Anbud/offerter, ej antagna Gallras vid inaktualitet - De handlingar som inkommer och upprättas i överprövnings- och överklagandeärenden bör hanteras som särskilda ärenden och få egna diarienummer men med hänvisning till upphandlingsärendet. *Bevaras om upphandlingen avser kärnverksamhet eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång om upphandlingen avser stödjande verksamheter eller andra ej verksamhetskritiska varor eller tjänster 22

23 Beslut Se anmärkning Ja, i diariet I pärmar i. Gäller bevarande ärenden. Beställningar Se anmärkning Nej I pärm i kronologisk. Gäller bevarande ärenden. *Bevaras om upphandlingen avser kärnverksamhet eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång om upphandlingen avser stödjande verksamheter eller andra ej verksamhetskritiska varor eller tjänster *Bevaras om upphandlingen avser kärnverksamhet eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster. Gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång om upphandlingen avser stödjande verksamheter eller andra ej verksamhetskritiska varor eller tjänster 23

24 Beställningsbekräftelser/ beställningserkännande Se anmärkning Nej I pärm i kronologisk. Följesedlar 2 år* Nej I pärm i kronologisk Fraktsedlar 2 år* Nej I pärm i kronologisk Avropa mot ramavtal Avrop/beställning mot ramavtal Gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång Nej I pärm i kronologisk *Bevaras om upphandlingen avser kärnverksamhet eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster. Gallras efter 2 år om upphandlingen avser stödjande verksamheter eller andra ej verksamhetskritiska varor eller tjänster. Förutsätter att verifikation är komplett. I annat fall får beställningsbekräftelsen gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång. *Förutsätter att verifikation är komplett. I annat fall får följesedeln gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång *Förutsätter att verifikation är komplett. I annat fall får fraktsedeln gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång Beslut 2 år Nej I pärm i kronologisk 24

25 Beställningsbekräftelser/ beställningserkännande 2 år* Nej I pärm i kronologisk *Förutsätter att verifikation är komplett. I annat fall får beställningsbekräftelsen gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång Följesedlar 2 år* Nej I pärm i kronologisk Fraktsedlar 2 år* Nej I pärm i kronologisk Avtala om tillhandahållande av varor eller tjänster Avtal, avs. stödjande Gallras 10 år efter verksamheter eller andra ej avtalstidens utgång verksamhetskritiska varor eller tjänster* Nej I pärm i kronologisk *Förutsätter att verifikation är komplett. I annat fall får följesedeln gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång *Förutsätter att verifikation är komplett. I annat fall får fraktsedeln gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång *T.ex. avtal avs. leasing, kontorsmateriel, transporter, boende och konferens, tryckeritjänster m.m. Avtal, avs. kärnverksamhet eller andra verksamhetskritiska varor eller tjänster. 25

26 10. Hantera personuppgiftsbehandlingar Anmälan om personuppgiftsombud till Datainspektionen* Gallras vid inaktualitet - *Det är bara behandlingar som påbörjas efter det att personuppgiftsombudet har anmälts till Datainspektionen som är undantagna från anmälningsskyldigheten (av behandlingar). Anmälan om behandling av personuppgifter till Datainspektionen Personuppgiftsombudets förteckning över de behandlingar som den personuppgiftsansvarige genomför Bevaras Nej I pärm i kronologisk Bevaras Nej I pärm i kronologisk Registerutdrag, begäran om* 2 år Nej I pärm i kronologisk Registerutdrag, svar på* 2 år Nej I pärm i kronologisk Samtycke till utlägg på webbplats 2 år* Nej I pärm i kronologisk 11. Administrera Ekonomi Avtal och kontrakt, se Avtala om tillhandahållande av varor eller tjänster Obs! Om man byter eller entledigar ett ombud ska även detta anmälas. *Avser enskild persons begäran om registerutdrag enl. 26 PUL *Avser svar på enskild persons begäran om registerutdrag enl. 26 PUL *Dvs. 2 år efter att publiceringen (personuppgiftsbehandlingen) har upphört 26

27 Balansräkningar, årliga Bevaras Ja, i ekonomisystemet I systematisk ordning i Visma SPCS på Göteborgs Stad Bokföringsorder 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Fakturakopior Vid inaktualitet Nej I pärm i kronologisk hos Faktureringsunderlag 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Grund- och huvudbokföring Bevaras Ja, i ekonomisystemet I systematisk ordning i Visma SPCS på Göteborgs Stad Inkomstdeklaration* 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Kontoplan med kodförteckning Bevaras Ja, i ekonomisystemet I systematisk ordning i Visma SPCS på Göteborgs Stad Kontoutdrag plusgirot 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Kundreskontra 10 år Nej I pärm i kronologisk hos *Original till skatteverket 27

28 Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum Bevaras Ja, i ekonomisystemet I systematisk ordning i Visma SPCS på Göteborgs Stad Leverantörsfakturor 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Kundfakturor 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Leverantörsreskontra 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Leverantörsreskontrajournaler per bokslutsdatum Bevaras Ja, i ekonomisystemet I systematisk ordning i Visma SPCS på Göteborgs Stad Momsredovisning 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Moms-underlag 10 år Nej I pärm i kronologisk hos Resultaträkningar, årliga Bevaras Ja, i ekonomisystemet I systematisk ordning i Visma SPCS på Göteborgs Stad Skattedeklarationer 10 år Nej I pärm i kronologisk hos 28

29 12. Administrera Personal Rekrytering: Anställningsavtal Ansökningshandlingar från den som inte fick tjänsten, och som begärt prövning enl. diskrimineringslagen (2008:567)* Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst* Se anmärkning** Ja, i diarier I pärmar i * Ansökan, CV, betygskopior och ev. bilagor * Ansökan, CV, betygskopior och ev. bilagor **Gallras 2 år efter det att anställningsbeslutet (för den som fick tjänsten) vunnit laga kraft. Ansökningshandlingar, erhållen tjänst* Bevaras Nej I personalakt * Ansökan, CV, betygskopior och ev. bilagor Ansökningshandlingar, Gallras vid inaktuallitet spontanansökning Besked om tjänsten till sökanden Gallras 2 år efter att Nej I personalakt anställningsbeslutet för den som fick tjänsten vunnit laga kraft Intervjuanteckningar/ anteckningar referenstagning Gallras 2 år efter att anställningsbeslutet för den som fick tjänsten vunnit laga kraft Nej I personalakt 29

30 Rekryteringsannons Sökandeförteckning* Bevaras Nej I pärmar i egen serie * Samtliga sökanden i rekryteringsärendet Rehabilitering: Anteckningar, Bevaras Ja, i separat I personalakt arbetsförmågebedömning register Arbetsförmågebedömning Bevaras Ja, i separat I personalakt register Handlingsplan Bevaras Ja, i separat I personalakt register Kompetenskartläggning Bevaras Ja, i separat I personalakt register Kompletterande läkarutlåtande Bevaras Ja, i separat I personalakt register Protokoll om avslutad Bevaras Ja, i separat I personalakt rehabilitering register Protokoll, arbetsträning Bevaras Ja, i separat I personalakt register Protokoll, rehabmöte Bevaras Ja, i separat I personalakt register Rehabiliteringsutredning Bevaras Ja, i separat I personalakt register Utlåtande, Bevaras Ja, i separat I personalakt företagshälsovården register Utredning, arbetsgivarens Bevaras Ja, i separat I personalakt anpassningsåtgärder register Arbetsskada och tillbud: Arbetsskadeanmälan Arbetsskadeutredning Bevaras Ja, i separat register I personalakt 30

31 Beslut om skadeersättning Bevaras Ja, i separat I personalakt register Ansökan om ersättning från Bevaras Ja, i separat I personalakt försäkringsbolag register Läkarintyg Bevaras Ja, i separat I personalakt register Tillbudsanmälan Löneadministration: Lönelistor Bevaras Ja, i lönen och utbetalningssyste met Skatteförteckning, löneförteckning 10 år Ja, i löne och utbetalningssyste met I flexlönesystemet hos Regionservice/ Västra Götalandsregionen I flexlönesystemet hos Regionservice/ Västra Götalandsregionen Underlag för lön, semester mm 10 år Nej I flexlönesystemet hos Regionservice/ Västra Götalandsregionen Tjänsten köps av Västra Götalandsregionen Tjänsten köps av Västra Götalandsregionen Tjänsten köps av Västra Götalandsregionen 31