Soltak ab. Manual Schema. Schemaläggning vid anställning och placering Visma Window

Transkript

1 Soltak ab Manual Schema Schemaläggning vid anställning och placering Visma Window

2 Innehåll Schema... 2 Sök upp befintligt schema... 3 Skapa nytt schema... 4 Jourschema... 8 Beredskapsschema Placeringsschema Partiell frånvaro/deltidsfrånvaro Räkna ut omfattning av deltidsfrånvaro Räkna ut arbetstid under deltidsfrånvaro för medarbetare som inte har en 100% tjänst Time Care Planering Kopiera befintligt schema Lokala avtal/avvikelser Sida 1 av 14

3 Schema Schema registreras ute i verksamheten där medarbetaren arbetar. Chef ansvarar för att schema finns registrerat. Schema kan registreras av chef eller administratör. Löneadministratör knyter sedan schemat till anställningen. Schemats olika funktioner: Grundschema är det schema man kopplar till anställningen som styr sysselsättningsgrad och lön, alla medarbetare som är månadsavlönade skall ha ett schema på sin arbetstid. Sysselsättningsgraden som ligger i grundschemat är underlag för månadslön. Utifrån schemat så redovisas sedan arbetade dagar, timmar till ex arbetsgivarintyg och statistik. Har medarbetaren rätt till ob-ersättning utgår även detta från schemat med antal timmar Schemat används också för att skapa upp korrekta avdrag vid frånvaro samt att kunna betala ut rätt ersättning vid övertid. Placeringsschema är ett tillfälligt schema vid deltidsfrånvaro eller Time Care Planering. Påverkar INTE månadslön. Placeringsschema skapas om man är till exempel är partiellt frånvarande (ex sjuk 25%, då skall en placering finnas på resterande 75% under perioden frånvaron gäller). Placeringsschema används på medarbetare som jobbar via Time Care Planering (här lägger man för ett år i taget ex , eller från när du börjar ex ). Utifrån placeringsschemat så redovisas arbetade dagar, timmar till ex arbetsgivarintyg och statistik. Har medarbetaren rätt till ob-ersättning utgår även detta från placeringsschemat med antal timmar Schemat används också för att skapa upp korrekta avdrag vid frånvaro samt att kunna betala ut rätt ersättning vid övertid. Placeringsschema Jour/beredskap- alla som har jour/beredskap skall ha ett jour/beredskaps placeringsschema Sida 2 av 14

4 Sök upp befintligt schema 1. Välj Schema & Bemanning 2. Klicka dig vidare till Schemarader 3. För att kunna byta organisation, klicka i rutan för Organisation 4. För att välja annan organisation, tryck Sök 5. Fyll i ev. Schema-ID 6. Ange ev. datum som schemat omfattar 7. Tryck visa schemarader För att bredda din sökning kan du lämna fälten för Datum och Schema-ID blanka. Sida 3 av 14

5 Skapa nytt schema Välj Ny Schemarad Sök fram rätt organisation i trädet, schemat skall ligga på samma avdelning som anställningen. OBS! Scheman och anställningar får inte läggas på grenar som har ett + framför. Schema-ID Det finns 12 tecken att använda när ett schema skall sparas. Ett schema-id måste vara unikt. Det får inte och kan inte förekomma två schema med samma ID. Namnstrukturen för scheman skall vara likadan för alla Soltaks kommuner och se ut enligt följande: De två första positionerna används till de två första bokstäverna i förnamnet. Nästa två positioner används till de två första bokstäverna i efternamnet. De kommande två positionerna används till att ange vilket årtal personen är född. Nästa två positioner används till att ange vilken dag personen är född. Den följande positionen används till att ange schematyp. Grundschema=G Placeringsschema=P Jourschema=PJ Beredskapsschema=PB De sista positionerna används till ett löpnummer. Till exempel skapar man en persons första schema väljer man G1 eller P1. Blir det en förändring i schemat och personen behöver ett nytt döps denna till G2 eller P2. Exempelvis FNEN6630G1 Sida 4 av 14

6 Grp och Rad måste ha ett värde, ange enligt ovanstående exempel, Grp=1 Rad=1. Fyll i heltidsmått (ex arbetar 30/40 då ska det som står till höger om sträcket alltid anges), antal veckor och vilken startveckan är. Datum From ska fyllas i och vid grundschema ska antingen Datum Tom lämnas tom eller ska TV(tillsvidare) fyllas i. Vid placeringsschema ska Datum Tom alltid fyllas i. Tänk på att alternativen för Helgarbete varierar beroende på heltidsmått och anställningstyp. Se de olika alternativen för den kommun du arbetar i under avsnittet Lokala avtal/avvikelser(s.13). Är du osäker på vad som gäller för den anställning du skall lägga upp, kontakta Soltak Lön. Skapa tur-id som ska användas. Försök att undvika att ha för många turer, då listan blir väldigt lång och man får scrolla för att komma till summeringen. Tryck på verifiera om fler Tur-ID behövs. Lägg in arbetstiden i schemat genom att skriva in Tur-ID på de dagar som skall vara arbetsdagar. När du är klar tryck på uppdatera summering för att kontrollera att rätt värden utvärderas för antal timmar och sysselsättningsgrad. Sida 5 av 14

7 Kontrollera att startvecka och datum stämmer genom att markera klockslag och datum i Visning så visas bilden nedan. När ni tryckt Uppdatera summering, kontrollerat att värdena är korrekta, tryck Spara. När följande meddelanderuta kommer upp, välj OK. Sida 6 av 14

8 Nattschema Lägg in natten i en tur, exempelvis Tur-ID Kl from Kl tom N I schemat skall nätterna placeras på det dygn där det finns flest timmar, exempel: Fatima arbetar natt mellan mån-tis, ons-tor och tor-fre, i schemat skall dessa läggas på tis, tors och fre. Sida 7 av 14

9 Jourschema Ett jourschema görs i tre steg. Steg 1 Grundschema. Börja med att skapa ett grundschema, namnges med ett G i schema-id. Skapa turerna och lägg in i schemat. Jourpasset ska alltid läggas på avstigningsdygnet. Här läggs hela passet, från den tid de går på till den tid de går av. Antalet arbetade timmar reglerar man med hjälp av rasten, se bild nedan. Detta görs för att få den korrekta sysselsättningsgraden. Uppdatera summering och kontrollera att det blir korrekt sysselsättningsgrad på medarbetarens schema. Se totala antalet timmar i schemat, i detta fall 28 timmar (kom ihåg antalet timmar till steg två och tre). När schemat är korrekt trycker ni på spara. Leta sedan upp schemat ni skapat och ta fram det för att kunna kopiera (se avsnitt kopiera schema s.11). Sida 8 av 14

10 Steg 2, Placeringsschema för faktisk arbetstid. Kopiera schemat och namnge det med ett P i schema-id. Ta sedan bort rasten och ändra starttid på jourpasset, i detta fall tur BJ, till när morgonpasset börjar. Uppdatera summering och se hur många timmar det blir, enligt nedanstående exempel 20 timmar. Schemat avser den faktiska arbetstiden exklusive jour. Spara schemat. Sida 9 av 14

11 Steg 3. Placeringsschema jour. Sök fram och kopiera grundschemat. Ange PJ i schema-id. Ändra sluttiden till jourens sluttid och ta bort rasten. Ta bort alla arbetspass som inte innehåller jour från schemat, i nedanstående fall A-turen. Uppdatera summering och kontrollera antal timmar på schemat, enligt nedanstående exempel 16 timmar. Detta innebär att de har åtta timmar faktisk arbetad tid under jouren (timmarna/2). Glöm inte att spara schemat när du kontrollerat att allt ser rätt ut. Kontrollera att schema 2 och 3 tillsammans har samma antal arbetade timmar som schema 1. (20+8 = 28) Beredskapsschema Beredskapsschema görs endast som ett placeringsschema. När man skapar placeringsschemat är det viktigt att välja jourtid. Schemat ska endast innehålla beredskapstiden då resterande tid kommer från personens grundschema. Placeringsschemat döps enligt schemastrukturen ex. LIER7423PB. Sida 10 av 14

12 Placeringsschema Ett placeringsschema är ett tidsbegränsat schema och används när det sker en förändring i arbetstiden för medarbetaren, till exempel vid partiell ledighet och partiell sjukskrivning. Placeringsschemat visar den faktiska arbetstiden. Schema registreras ute i verksamheten där medarbetaren arbetar och knyts till en medarbetare av Soltak Lön. Schemat skapas enligt instruktionerna i Skapa nytt schema (s.3) och namnges med P för placeringsschema. Utifrån de uppgifter som registreras i schemat räknas sysselsättningsgraden, kalenderdagsoch semesterfaktor ut maskinellt. Schemat ger även arbetstid, dagar och timmar samt en maskinell utvärdering av OB-ersättning. Ett placeringsschema påverkar inte månadslönen. Partiell frånvaro/deltidsfrånvaro Ett placeringsschema behöver registreras och kopplas till medarbetaren när denna begär partiellt ledigt. Grundschemat ger 100 % lön, en ledighetsansökan till exempel partiell ledighet på 20 % gör avdraget och ett placeringsschema visar verklig arbetstid 80 %. Grundschemat minus den partiella ledighetsansökan ger 80 % lön. Placeringsschemat behöver registreras för att visa den verkliga arbetstiden på 80 %. Placeringsschemat ger även korrekt kalenderdags- och semesterdagskoefficient, OB-ersättning samt arbetstid, dagar och timmar. Ett placeringsschema påverkar inte månadslönen. Räkna ut omfattning av deltidsfrånvaro Exempel, Lisa arbetar 37 h per vecka. Hon vill under en period arbeta 27,75 h per vecka. För att räkna ut omfattningen av Lisas frånvaro använder du dig av följande formel: 37 (ordinarie arbetstid)- 27,75(önskad arbetstid) = 9,25 h (ledig tid per vecka) 9,25 / 37 = 0,25 (25 % ledighet) Räkna ut arbetstid under deltidsfrånvaro för medarbetare som inte har en 100% tjänst För att räkna ut hur mycket tid som skall schemaläggas vid deltidsfrånvaro för en person som inte har en 100% tjänst kan man räkna enligt följande. Exemplet nedan avser arbetsvillkor 25.28/40: Anställd med grundtjänst 63,2 % som blir sjukskriven 25 % Arbetstid per vecka 25,28 x 0,75 = 18,96 h faktisk arbetstid per vecka under sjukskrivningen Räkna ut veckoarbetstid med hjälp av följande formel 40/100*63,2 = 25,28 h/vecka. (40 står för 40h vecka, här får man ändra till t ex 37 om personen har det som heltidsmått) Time Care Planering När en personal schemaläggs i Time Care Planering exporteras detta maskinellt till Visma Window. När schemat har exporterats kopplar löneadministratör på schemat i placering. För att kontrollera att schemat är kopplat ta fram bemanningsbladet i bemanningsöversikt. När ett placeringsschema är kopplat skall arbetstiderna i bladet vara rosa. Sida 11 av 14

13 Kopiera befintligt schema Det går att kopiera ett befintligt schema och döpa om det. Då får man med sig alla tur-id och all arbetstid som lagts ut i det kopierade schemat. Sök fram schemat, öppna schemat du vill kopiera, scrolla längst ner och välj kopiera knappen. Ändra schema-id, fyll i Rad (1) Vid behov, ändra förutsättningarna för ditt nya schema, tryck spara Sida 12 av 14

14 Gör eventuella justeringar och tryck spara Sida 13 av 14

15 Lokala avtal/avvikelser Lilla Edet Scheman för lokala avtal Det finns olika lokala avtal som har speciella scheman. I Lilla Edets kommun förekommer scheman för Beredskap (för brandmän) och Veckovila (för enhetschefer). Kontakta löneadministratör på Soltak för frågor angående schemainstruktioner för dessa avtal. Alternativ för fältet helgarbete (OBS gäller ENDAST Lilla Edets kommun) ARBÅR1 Uppehållsanställda befattningar inom städ- och kostenheten ARBÅR2 Uppehållsanställda befattningar som Elevass/Skolvärd/Elevhälsan/ Socialpedagog/Specialpedagog/Förskollärare/Resurspedagog/Barnskötare /Montessori ARBÅR21 Ferieanställda Lärare ARBÅR27 Lärare AMA BIBLIOTEK Bibliotekspersonal och Återvinningscentralen. Arbetar ej röd dag mån-lör EJ HELG Arbetar ej röd dag mån-fre BRANDMÄN Brandmän. Arbetar ej röd dag mån-sön (OBS. För beredskaps-scheman, lämna blankt) Fältet lämnas Personal som arbetar helger och kvällar. Heltidsmått 36.33, 37, blankt Kungälv Alternativ för fältet helgarbete (OBS gäller ENDAST Kungälvs kommun). Typ av anställning Alternativ Heltidsmått 40 och 42 Ej helg Ferieanställning, heltidsmått 35 Lovår Uppehållsanställning Aktuellt arbetsår, 1 eller 2 Heltidsmått 36.33, 37, Lämna fältet blankt Stenungsund Alternativ för fältet helgarbete (OBS gäller ENDAST Stenungsunds kommun) Typ av anställning Alternativ Heltidsmått 40 Ej Helg Heltidsmått 37, 38.25, 38.75, 39.60, 36.33, Lämna fältet blankt Ferieanställning Ferie 5 Uppehållsanställning Uppehåll 1, 2, 3, 4, 7, 8 Tjörn Alternativ för fältet helgarbete (OBS gäller ENDAST Tjörns kommun) Typ av anställning Alternativ Heltidsmått 40 Ej Helg Heltidsmått 37, 38.25, 36.33, 39.50, 30, 34, Lämna fältet blankt Ferieanställning Ferie Uppehållsanställning Uppehåll 1, 2, 5, 7 Sida 14 av 14