Utbildningsmaterial Personec P Självservice. Registrering av schema

Transkript

1 Utbildningsmaterial Personec P Självservice Registrering av schema

2 Innehållsförteckning 1. Grundschema Skapa Schema Sök/ändra befintligt schema Koppla grundschema Placeringsschema Skapa placeringsschema Skapa placering/koppla placeringsschema Jourschema Skapa jourschema Koppla jourschema Beredskapsschema

3 1. Grundschema 1.1 Skapa Schema Välj Visa meny, gå in under Schema Välj Ny för att registrera ett nytt schema. Ny ruta kommer upp, fyll i de rödmarkerade fälten. 2

4 A. Välj Organisation, genom att klicka på Klicka på den plats i organisationen där personen ska vara anställd. Tänk på att alltid välja den yttersta grenen/lägst organisatorisk nivå. Klicka sedan på Välj. B. Döp schemat i ruta Schema ID enligt följande: de två första bokstäverna i förnamnet och de två första bokstäverna i efternamnet följt av födelsedagen. Ex. Anna Hansson xxxx får schema-id ANHA05 C. Fyll i grupp och rad. Gruppnr = 1 och Rad = 1. Finns redan rad 1, använd rad 2 osv. D. Ange heltidsmått, Htid/v Mått Innebörd 40 Semestertjänst, mån-fre, ledig röda dagar 40 Uppehållstjänst, ledig vinter- och sommaruppehåll 35 Ferietjänst, ledig alla lov. 40 Ferietjänst, ledig alla lov. Tex Förstelärare 36,33 Semestertjänst, 7-dagarsschema, natt 37 Semestertjänst, 7-dagarsschema, vardag och helg 38,25 Semestertjänst, 7-dagarsschema, vardag och helg E. I Ant vnr, ange hur många veckor som schemat avser och i Start vnr ange vilken vecka som är startvecka. F. Ange i Datum From när schemat gäller från och ange alltid TV i Datum Tom, när det gäller grundschema. G. Under Helgarb, välj ett alternativ i rullistan. Väljer man EJ HELG innebär det att man arbetar måndag-fredag. Om man inte väljer ett alternativt, dvs. tom rad innebär det att man arbetar helger. Har man ferie-, eller uppehållanställning ska ett av arbetsåren väljas. 3

5 Uppehållstjänst Ferietjänst - Komvux Uppehållstjänst Uppehållstjänst Ferietjänst Ferietjänster - Lärcentrum Uppehållstjänst Ferietjänst 4

6 När allt är ifyllt, välj Skapa ett nytt schema. För att lägga till tider i schemat välj Redigera. 5

7 Välj Klockslag. Bygg sedan turerna på aktuellt datum för hela schemaperioden. Namnge turen under Tur-ID och fyll sedan i from och tom klockslag och ev rast. Turen behöver bara skapas en gång. Ska samma tur användas ett annat datum räcker det med att skriva i Tur-id och klockslagen kommer med automatik. Anm: Placera nattpass på den dag där flest timmar är förlagda, dvs. ligger flest timmar på avstigningsdygnet skrivs turerna denna dag. Ligger flest timmar på påstigningsdygnet läggs turen på den dagen. Ex. Börjar sitt arbetspass måndag kl slutar tisdag kl Passet läggs på tisdagen. Ex. Börjar sitt arbetspass måndag kl slutar tisdag kl Passet läggs på måndagen. Vid lika antal timmar läggs passet avstigningsdygnet. Kontrollera att summeringarna stämmer. Stämmer summeringen kan man välja att spara i denna bild. Stämmer inte summeringen eller man vill få en överblicksbild, väljer man Turer. 6

8 Här visas en sammanställning över schemaperioden man skapat. Stämmer inte någon tur, välj Redigera och ändra felaktiga turer. Ändrar man till ett annat tur id ändras även detta i Klockslag, i föregående bild. Stämmer summeringen välj Spara. När varningen kommer välj Spara. 7

9 1.2 Sök/ändra befintligt schema Välj Visa meny, gå in under Mina anställda Välj fliken Arbetstid-Lön. Klicka på Sök vid Planerad arbetstid, Arb schema. Se till att Organisation är vald. Man kan söka med eller utan Aktuell From datum. Söker du med aktuellt from datum visas bara de scheman som är aktiva just nu. Välj sedan Visa. 8

10 Öppna schemat genom att klicka på aktuellt Schema-ID. Välj Redigera Lägg nytt Datum From då det nya schemat ska gälla från. Ska det nya schemat innehålla fler eller färre antal veckor ändras det i rutan Ant vnr. 9

11 För att registrera nya turer, tryck på ett grönt plustecken. Registrera de nya turerna. Välj sedan Verifiera för att spara. Återgå till schemat genom att stänga rutan. 10

12 Placera de nya turerna i schemat, kontrollera så att summeringen stämmer. OBS! Om semester-, och tjänstledighet -faktor ändras måste man koppla om schemat i Grunduppgift under Arbetstid-Lön. Tänk på att lägga nytt fr o m datum då det nya schemat börjar gälla. Är inte faktorerna förändrade ska man inte koppla om schemat. Välj Spara. 11

13 1.3 Koppla grundschema Välj Visa meny, gå in under Mina anställda Välj Arbetstid-Lön. Lägg nytt Fr o m datum som schemat gäller ifrån. Välj Sök. Se till att Organisation är vald. Man kan söka med eller utan Aktuell From datum. Söker du med aktuellt from datum visas bara de scheman som är aktiva just nu. Välj sedan Visa. 12

14 För att koppla schemat dubbelklicka på den aktuella raden. (ej på schema ID) Sedan återkommer man till Anställningsuppgifter/Arbetstid-Lön där man Sparar ändringen. 13

15 2. Placeringsschema Vid all partiell frånvaro måste man ha ett placeringsschema. Detta är viktigt pga att det ska bli rätt vid: OB- ersättning Övertid/mertid ersättning Semester-, och tjänstledighets- faktorer Arbetsgivarintyg Frånvaro utöver partiell frånvaro 2.1. Skapa placeringsschema Ett placeringsschema görs på samma sätt som ett grundschema. Se 1.1 Skapa Schema. Skillnaden är att ett placeringsschema har ett tom datum. Placeringsschema döps efter samma princip som grundschema men med ett P i slutet istället. Ex. Anna Hansson xxxx får schema-id ANHA05 P Detta schema kopplas sedan i en Placering. Se 2.2 Skapa placering/koppla placeringsschema 2.2 Skapa placering/koppla placeringsschema För att skapa placering går man in under Beslut & Rapportering, Placering. I rullistan väljs den aktuella personen och klicka på Sök. 14

16 Klicka på Ny post för att skapa en placering, Fyll i From och Tom datum då den partiella frånvaron gäller. Klicka på Sök Schema för att hämta det placeringsschema man har skapat. 15

17 Se till att Organisation är vald. Man kan söka med eller utan Aktuell From datum. Söker du med aktuellt from datum visas bara de scheman som är aktiva just nu. Välj sedan Visa. För att koppla schemat dubbelklicka på den aktuella raden. (ej på schema ID) Sedan återkommer man till Placering Sätt bock i rutorna Tid utvärderas från placering och i Beviljad. Välj Spara. 16

18 3. Jourschema (gäller ej Kävlinge kommun) Kävlinge skapar sina Jourscheman i Time Care och behöver ej koppla i Självservice. 3.1 Skapa jourschema Ett jourschema görs på samma sätt som ett grundschema. Se 1.1 Skapa Schema*. Jourschema döps efter samma princip som grundschema men med ett J i slutet istället. Ex. Anna Hansson xxxx får schema-id ANHA05 J * I detta steg ska Jourtid vara valt i schematyp. Det färdiga jourschemat kopplas sedan i Placering. 17

19 3.2 Koppla jourschema Jourschema kopplas i Placering på samma vis som ett placeringsschema. Se 2.2 Skapa Placering. Skillnaden är att man väljer Jour istället för Arbete och i Jour/Ber tidtyp väljer man Jour bilaga J. Efter kopplingen är gjord, gå in på Grunduppgifter välj Arbetstid-Lön. I J/B-tidtyp väljer man i rullistan Jour bilaga J. Välj sedan Spara. När man har jour ska man även ha ett placeringsschema. Se 2. Placeringschema. Alla som har jour ska ha tre scheman, Grundschema styr sysselsättningsgrad och lön, Jourschema styr jourersättning och Placeringsschemat är den faktiska tiden man arbetar och utvärderar rätt OB- ersättning. 4. Beredskapsschema Kontakta Löneserviceenheten vid frågor ang. beredskapsschema. 18