Rapportera i Självservice P. Manual för medarbetare

Transkript

1 Rapportera i Självservice P Manual för medarbetare

2 Sida 2 av 18 Innehåll Person... 4 Kalender... 4 Visningar i kalendern... 4 Meny i kalendern... 5 Har du mer än en anställning... 5 Lägga till aktiviteter... 5 Omvandla ersättning till ledig tid... 6 Rapportering av frånvaro, avvikande tjänstgöring, turbyte med mera från menyvalen... 7 Frånvaro... 7 Turbyte... 8 Avvikande tjänstgöring... 8 Avvikande tjänstgöring när jag arbetat på annan arbetsplats... 9 Tillägg/Avdrag... 9 Semester/Övertid... 9 Lönelista...10 Tidutvärdering (Tid utv)...10 Veckoarbetstid och Dygnsvila...10 Reseräkning...10 Reseräkning med kvitto...10 Reseräkning utan kvitto...10 Hur gör jag en reseräkning?...11 Val av Förrättning...11 Registrera Km ersättning mm...11 Registrera Resetillägg > 6 timmar...11 Registrera Traktamente Flerdygns...12 Meddelande till chefen...12 Registrera Färdtid...13 Färdbok/Körjournal...13 Titta på mina reseräkningar...13 Utlandsreseräkning...13 Ta bort reseräkning, går det?...13 Flex...14 Allmän information...14 Var rapporterar jag min flextid?...14 Rapportering via Stämpling...14

3 Sida 3 av 18 Rapportering via Korrigering...15 Jag går inte till min arbetsplats direkt på morgonen, hur gör jag?...15 Jag har missat att stämpla lunchrast, hur gör jag?...16 Jag vill ändra något i en flexstämpling, hur gör jag?...16 När ska jag rapportera med kod?...17 Fellista...18 Utstämpling saknas...18 Stämplingarna matchar inte varandra...18 Stämplingen skapar ODEF + alt

4 Sida 4 av 18 Manualen är framtagen av HR-servicecenter. Om något i manualen inte stämmer överens med hur systemet vill att du ska registrera, vänligen meddela oss på hrservicecenter@helsingborg.se Person Under Grund/Person hittar du sådant som har med dig som person att göra. Namn/Adress: Här ska du vid flytt ändra din adress. (Ej Båstad - detta uppdateras maskinellt) Du kan också registrera kontaktuppgifter till anhörig. Person/Barn: Här lägger du in ditt/dina barns namn och födelsedata (sex siffror). Detta måste du göra för att kunna rapportera Föräldraledighet och Tillfällig föräldraledighet. Om du begär föräldraledighet innan barnet är fött anger du första tjänstledighetsdag. När barnet är fött ändrar du datum till korrekt födelsedatum. Du kan också se hur många dagar som registrerats som föräldraledighet för respektive barn. Kalender Kalender hittar du i menyn till vänster Visningar i kalendern Kalender visar en översikt över schema/arbetstider, avvikande tjänstgöring och frånvaro. Du kan härifrån rapportera frånvaro, turbyte, avvikande tjänstgöring/extratid, samt rapportera ny bunden tid och arbetad tid under jour och beredskap. Du rapporterar härifrån när du vill omvandla ersättningar till tid. Du kan dock fortfarande rapportera detta som tidigare via valen i menyn till vänster

5 Sida 5 av 18 Kalendern visar alltid innevarande månad när bilden tas upp. Du kan ändra period som ska visas, från hel månad till en vecka eller en dag. Meny i kalendern Kugghjulet här finns inställningar för visning i kalendern, om partiell frånvaro skall visas samt turbyten med ledig dag. Har du mer än en anställning I menyraden kan du välja länken Alla anställningar. Här väljer du den anställning du vill rapportera på. Lägga till aktiviteter Du väljer att rapportera ny aktivitet som frånvaro, avvikande tjänstgöring, turbyte, bunden resp aktiv tid genom att klicka på Du kan även rapportera ny aktivitet genom att klicka på aktuell dag i översikten. Du får då upp en ruta för enbart frånvaro, turbyte och avvikande tjänstgöring.

6 Sida 6 av 18 Omvandla ersättning till ledig tid Tidsomvandling kan göras om du arbetar med jour, beredskap, jour bilaga J, förskjuten arbetstid eller OBersättning d v s du kan få ledig tid istället för kontant ersättning. Obs! För att kunna omvandla måste valet Tidsomvandling vara markerat under Inställningar I Kalendern hittar du funktionen för tidsomvandling Listat finns de orsaker och de timmar du kan välja att omvandla. Du anger önskat antal timmar att omvandla och sparar genom att klicka på grön knapp. Du ser nu under Totalt hur många timmar du önskat att omvandla och hur många timmar som kommer att betalas ut kontant. Du stänger aktuellt fönster genom att klicka på krysset uppe till höger. Den tid du önskat omvandla kommer efter attest från chef och efter att lön är verkställd att sparas i en egen tidbank Övrig innestående tid. Den hittar du under menyn Saldon/översikt. För att ansöka om ledighet av omvandlade timmar anger du ledighetsorsaken Kompledig arbtidbank i Frånvarobilden.

7 Sida 7 av 18 Rapportering av frånvaro, avvikande tjänstgöring, turbyte med mera från menyvalen Frånvaro Det är du själv som rapporterar in kortare och viss längre frånvaro i Självservice P. Sjukfrånvaro och vård av barn rapporteras in senast då du är åter i tjänst. Sjukdom rapporterar du själv (se kommunspecifik rutin) Semester rapporterar du själv. Frånvaro som rapporteras innevarande månad och som blir beviljad före lönebryt kommer med i kommande löneberäkning. Alltså om du har ansökt om semester den 19/2 20/2 och din chef beviljar den innan lönebryt (ska tillstyrkas/beviljas före ledigheten infaller) kommer semesterdagstillägget med på lönen i februari. Frånvaron kan ändras av dig så länge den inte är tillstyrkt och/eller beviljad. Alla orsaker som du inte kan rapportera i Självservice P ska lämnas skriftligen till din chef. Under menyvalet Frånvaro väljer du Period, klicka på Hämta och därefter på Ny.

8 Sida 8 av 18 Turbyte Välj period, klicka på Hämta och därefter på Ny. Turbyte använder du när du byter arbetspass eller arbetstider för en dag. Alla turbyte ska beviljas av chefen. Turbyte innebär ingen extra ersättning, endast Ob-ersättning om det nya passet ligger på en sådan tid att du har rätt att få Ob-ersättning. Byter du till ledig dag ska du ange LEDIG i fältet Klocka fr om i raden Nytt. Har du en jouranställning markerar du ringen framför Jour innan du väljer datum Avvikande tjänstgöring Under menyvalet Avvikande tjänstgöring väljer du Period, klicka på Hämta och därefter på Ny. Du rapporterar själv in avvikande tjänstgöring i Självservice P. Systemet följer avtalet gällande vilken ersättning mer/övertiden ger samt räknar ut vilken mer/övertid det rör sig om (fyllnad/enkel/kval). Avvikande tjänstgöring kan ändras av dig så länge den inte är tillstyrkt eller beviljad. För att du ska få ersättning måste din chef ha beviljat din rapport. Du ser att posterna är beviljade i listan Avvikande tjänstgöring översikt eller på din lönelista. Om du bryter din beredskap för aktiv tjänstgöring rapporterar du detta som avvikande tjänstgöring i Självservice P.

9 Sida 9 av 18 Avvikande tjänstgöring när jag arbetat på annan arbetsplats Under Ersättningsorsak väljer du aktuell ersättningsorsak. I fältet Sök arbetsplats kan du fritextsöka den arbetsplats du arbetat på. Välj genom att klicka på raden under resultat. Du måste välja rätt arbetsplats för att din lön ska registreras rätt! Är du timavlönad och ska rapportera din arbetade tid väljer du ersättningsorsak Ordinarie arbetstid. Du anger datum och Tid from, Tid tom, Rast klockslag from och Rast minuter. Under Arbetsplats väljer du Sök arbetsplats (vet du inte exakt vad arbetsplatsen heter sök på ett begrepp t ex förskola så får du fram alla arbetsplatser som innehåller ordet förskola och kan där välja rätt arbetsplats) För att lön ska betalas ut måste chefen bevilja posten/erna. Du ser att posterna är beviljade i listan Avvikande tjänstgöring översikt eller på din lönelista. Tillägg/Avdrag I Tillägg/Avdrag rapporterar du själv in t ex lägerersättning m fl orsaker Semester/Övertid Här kan du se dina semesteruppgifter gällande aktuellt semesterår, under året arbetad mertid och övertid samt total innestående komptid. Inlöst övertidssaldo och saldo årsarbetstid visas under Diverse ackar. Vid Övrig innestående tid ser du den ersättning du valt att omvandla till tid. Om du vill få med inrapporterad semester som ej löneberäknats och verkställts så klickar du på knappen Simulera semester och dina återstående dagar visas i Kvarstående semdgr tot.

10 Sida 10 av 18 Lönelista Här ser du dina lönespecifikationer. Du kan ta fram en preliminär lönespecifikation innan lönen är verkställd. Avdrag för t ex fackavgifter syns först på den lönespecifikation som du får hem i din brevlåda alternativt i internetbanken eftersom dessa avdrag inte görs av din arbetsgivare. Tidutvärdering (Tid utv) I tidutvärderingen ser du närvarotid, frånvarotid samt avvikande tjänstgöring för föregående, innevarande och nästa månad. Du ser även OB, jour och beredskap. Inrapporterade poster syns i tidutvärderingen dagen efter under förutsättning att chefen beviljat posterna. Via meny Inställningar kan du välja hur du vill att minuter ska redovisas. Om du inte vill att minuter ska redovisas som hundradels minuter sätter du en bock i rutan Tidutv minuter. Veckoarbetstid och Dygnsvila I simuleringen av veckoarbetstiden och dygnsvilan räknas alla arbetstider du har på samtliga aktuella anställningar. Systemet tittar på aktuellt grundschema eller placeringsschema samt turbyte, avvikande tjänstgöring och frånvarouppgifter för vald period. Reseräkning I Självservice P kan du rapportera inrikes resor, km-ersättning, färdtid samt utlägg i samband med din resa. Utlandsresor rapporteras inte i Självservice P. Du fyller i en blankett för utlandsresa och lämnar till din chef för attest. Reseräkning med kvitto Reseräkningar med kvitto ska skrivas ut och kvittot ska vidhäftas reseräkningen. Reseräkningen skall attesteras av chef på papper samt beviljas i Självservice P. Reseräkning utan kvitto Reseräkning utan kvitto arkiveras elektroniskt i systemet, denna behöver inte skrivas ut.

11 Sida 11 av 18 Hur gör jag en reseräkning? Klicka på Reseräkning i menyn till vänster. Välj Period, klicka på Hämta och därefter på Ny. Val av Förrättning Det finns tre olika typer av förrättningar att välja mellan när du ska göra en reseräkning. Km ersättning mm används när du ska ha ersättning för körda km och/eller omkostnader som uppstått i samband med förrättning/tjänsteresa. Resetillägg > 6 tim (endagarstraktamente) används när du varit på en förrättning/tjänsteresa utanför kommunen som varat mer än 6 timmar inklusive restiden. Detta är ett lokalt avtal f n tecknat för Båstad, Helsingborg och Höganäs kommuner. Traktamente flerdygns används när du varit på en förrättning/tjänsteresa som medför övernattning utanför verksamhetsorten. Registrera Km ersättning mm Välj Km ersättning mm i rullisten, fyll i obligatoriska fält. Klicka på nästa. Välj fram aktuell kilometerersättning och fyll i antal körda kilometer Har du haft utlägg i samband med resan, klicka på Ny rad och välj fram dina utlägg, fyll i kostnaden. I rutan Meddelande skriver du in anledningen till din resa och utlägg Registrera Resetillägg > 6 timmar Välj Resetillägg > 6 tim i rullisten. Fyll i obligatoriska fält Under menyvalet Restid/kostavdrag avmarkerar du de måltider du inte har fått. Finns här ingen markering, bockar du istället i de måltider du fått. Klicka på Nästa. Här kan du fylla i de eventuella utlägg du haft i samband med resan. På nästa bild skriver du in anledningen till din resa.

12 Sida 12 av 18 Registrera Traktamente Flerdygns Välj Traktamente flerdygns i rullisten. Fyll i obligatoriska fält. Klicka på Nästa. Under menyvalet Restid/kostavdrag avmarkerar du de måltider du inte har fått. Finns här ingen markering bockar du istället i de måltider du fått. Klicka på Nästa. Under menyvalet Tillägg kan du registrera kilometerersättning, färdtid, utlägg och/eller nattraktamente för privat logi. Välj aktuell Ersättning och ange antal eller belopp. Använd punkt som skiljetecken om du t ex inte har hela timmar eller hela kilometer. För att få fram flera rader klicka på Ny rad. Vid utlägg ange endast beloppet i fältet Belopp. Klicka på Nästa. Vill du lämna ytterligare information till attesterande chef gällande din reseräkning skriv ett meddelande i rutan. Välj alternativ för att spara din reseräkning. Har du kvitton på utlägg som din chef ska ha, välj alternativet Spara och skriv ut. Häfta fast kvittona på reseräkningen och lämna till chef för attest. Meddelande till chefen Har du glömt lämna information till din chef gällande din reseräkning klicka på ikonen som finns under rubriken Medd (Meddelande) i översikten.

13 Sida 13 av 18 Kolumnen för Meddelande (Medd) blir färgmarkerad, vilket indikerar att du lämnat ett meddelande. Samma bild visas hos chefen. Vid Sim kan du även simulera din resa. Registrera Färdtid Färdtid registrerar du under menyvalet Tillägg. Här kan du välja Färdtid Färdtid lägre och/eller Färdtid Färdtid högre. Här anger du bara Antal timmar. OBS! Om antal inte är hel timme måste du skriva heltal och en decimal, t ex 3 ½ timme skrivs 3.5 i antal. Färdbok/Körjournal För dig som ofta kör med din privatbil i tjänsten använder du en färdbok/körjournal där du skriver in dina körningar. Din färdbok/körjournal får du av din chef. När månaden är slut räkna ihop körsträckorna och lägg in totalsumman i reseräkningen. Om kvitton finns ska reseräkningen alltid skrivas ut och lämnas till chef för attest. Välj Km ersättning mm i rullisten. Ange aktuell period i fälten Avrese dag och Hemkomst dag. I fältet Ort och Ändamål skriver du t ex Enligt Färdbok/Körjournal. Välj aktuell ersättning fyll i antal körda km samt eventuella övriga utlägg, såsom parkering. Klicka på Ny rad efter varje i fylld rad. Titta på mina reseräkningar Om du vill titta på en registrerad reseräkning, klicka på Reseräkning i menyn till vänster. Välj Period och därefter på Hämta. Klicka på raden eller knappen Sim (Simulera) för att se uppgifterna i reseräkningen. Vill du ändra något i en reseräkning som inte blivit tillstyrkt eller beviljad klicka på raden för att ändra/ta bort uppgiften. Klicka därefter på Spara. Utlandsreseräkning Utlandsreseräkning kan inte göras i Självservice P. Du fyller i en utlandsreseräkningsblankett och lämnar till din chef för attest. Ta bort reseräkning, går det? Du kan ta bort en reseräkning som ännu inte är tillstyrkt eller beviljad. Är posten tillstyrkt eller beviljad måste du vända dig till din chef för åtgärd.

14 Sida 14 av 18 Flex Allmän information Om ditt flexsaldo avviker enligt avtalets +/- timmar vid begränsningsperiodens slut kommer dessa timmar att justeras. Överskjutande timmar kommer att strykas och vid minus får du ett löneavdrag på kommande lön. From den 9:e i månaden kan du inte korrigera föregående månad och det sker en maskinell kontroll av ditt totala flexsaldo. Systemet tar hänsyn till all flex som rapporterats in fram till och med den sista dagen i föregående månad. All frånvaro del av dag skall rapporteras via Flex. Endast frånvaro hel dag rapporteras via Frånvaro. Har du ansökt via Frånvaro om flexledig hel dag framåt i tiden korrigeras inte ditt saldo förrän ansökan är beviljad och aktuell dag har passerat. Alla turbyte måste vara beviljade av chef innan stämpling/korrigering görs. Var rapporterar jag min flextid? Tiden rapporterar du under Flex i menyn. Rapportering via Stämpling Rekommenderat är att du stämplar dina tider varje dag via Stämpling. Detta sätt kräver minst antal knapptryckningar, är tidsbesparande samt minskar risken för fel. OBS! Om du stämplar In på morgonen måste du alltid stämpla Ut på kvällen och vice versa. Stämplar du inte Rast ut och Rast in så dras det 1 timmes lunch. Klicka på länken Stämpling i menyn till vänster. Kontrollera Typ och ändra vid behov. Klicka på Spara. Systemets klockslag/tid registreras. När du klickar på Spara hamnar din stämpling i boxen under Senaste stämpling.

15 Sida 15 av 18 När du ska gå på lunch öppnar du Självservice. Kontrollera så att det står Rast ut, klicka på Spara. Väl tillbaka från lunch, kontrollera Typ, välj Rast in, klicka på Spara. Om du är ledig i samband med lunchen måste du använda In och Ut för att kunna lägga kod Det sista du gör innan du går hem för dagen är att stämpla Ut och Spara. Om du vill veta aktuellt flexsaldo efter att en stämpling har gjorts kan du via knappen Simulera ta fram detta. Rapportering via Korrigering Nedan följer tre olika exempel på hur du kan använda dig av korrigering. Jag går inte till min arbetsplats direkt på morgonen, hur gör jag? Klicka på länken Korrigering i menyn till vänster, fyll i datum (systemet föreslår alltid gårdagens datum) och klicka på Hämta och sedan på Ny. Välj Typ samt ändra Tid. Klicka på Spara. Om du kommer tillbaka till din arbetsplats någon gång under dagen och korrigerar enligt ovan kan du stämpla som vanligt resten av arbetsdagen.

16 Sida 16 av 18 Jag har missat att stämpla lunchrast, hur gör jag? Klicka på länken Korrigering i menyn till vänster, fyll i datum och klicka på Hämta och sedan på Ny. Välj Typ Rast ut och fyll i klockslag vid Tid, klicka på Spara. Gör därefter på samma sätt fast med Typ Rast in. Om du gör detta innan din arbetsdag är slut kan du stämpla ut som vanligt när du går hem. Jag vill ändra något i en flexstämpling, hur gör jag? Klicka på länken Korrigering i menyn till vänster, fyll i datum och klicka på Hämta. Klicka på den rad i boxen Stämplingar som du vill ändra. Utför ändringen och klicka på Spara.

17 Sida 17 av 18 När ska jag rapportera med kod? När du stämplar utanför flexramarna När du är frånvarande del av dag. OBS! Hel dag rapporteras via Frånvaro. När du ska rapportera avvikande tjänstgöring via flex vid deltid eller du har fått godkänt övertid innan flexramen är slut. Nedan följer några olika konkreta exempel på när och hur du stämplar/korrigerar med kod. Du har stämplat in på morgonen och blir under dagen sjuk och ska gå hem. På din Ut-stämpling väljer du kod som talar om varför du går hem. Klicka därefter på Spara. Du har stämplat in på morgonen och måste under dagen gå hem för att vårda sjukt barn. På din Ut-stämpling väljer du kod som talar om varför du går hem. Klicka därefter på Spara. När du är frånvarande för vård av barn måste du meddela vilket barn du är frånvarande för. När du rapporterar Tillfällig föräldrapenning i flexen kan du inte skriva in barnets personnummer. Efter att du stämplat ut med kod Tillf fp VAB måste du därför klicka på länken Frånvaro i menyraden. Välj Period och klicka på Hämta. Klicka på frånvaroposten som kommit från din flexstämpling. Välj vilket barn frånvaron avser och klicka på Spara.

18 Sida 18 av 18 Du har stämplat in på morgonen och har arbetat beordrad övertid efter din ordinarie arbetstid (ex kl. 17:00). På din Ut-stämpling måste du lägga in kod Extratid/ledig eller Extratid/pengar. Fellista Det finns tre typer av felmeddelanden och det är du själv som ska rätta dessa fel. Utstämpling saknas Stämplingarna matchar inte varandra Stämplingen skapar ODEF + alt Utstämpling saknas Om du stämplar in på morgonen måste du stämpla ut på kvällen och vice versa. Om du inte stämplar ut får du felmeddelande Utstämpling saknas när du kommer nästa morgon. Klicka på raden i Fellistan för att komma till korrigeringar för vald dag. Klicka på Ny för att skapa Utstämplingen som saknas. Stämplingarna matchar inte varandra Vanliga orsaker till denna felmeddelande. Det kan vara att man har stämplat in två gånger, lagt fel typ rast ut och rast in. Klicka på de rader som ska korrigeras. Ändra Typ. Klicka på Spara. Stämplingen skapar ODEF + alt - När du får detta felmeddelande har du stämplat utanför flexramarna och måste rätta med en kod.