HR-portal SJÄLVSERVICE ARBETSTAGARE

Transkript

1 HR-portal SJÄLVSERVICE ARBETSTAGARE 1. Inloggning Rapportera Turbyte Avvikande tjänstgöring Saldon / översikt Mina uppgifter Tidutvärdering Frånvaroorsaker vid årsarbetstid med timavdrag Avvikande tjänstgöring Ersättningsorsaker Bilaga Avvikande tjänstgöring Årsarbetstid Ersättningsorsaker Reseräkning ersättningsorsaker Bilaga Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 1 (18)

2 Självservice Arbetstagare allmänt I självservice ska du som anställd registrera in frånvaro, extra tid, inrikes resor och km-ersättning. titta på din lönespecifikation titta på dina semesteruppgifter, ferieuppgifter eller uppehållsuppgifter. ändra din bostadsadress registrera in dina barns namn och personnummer Registrering ska ske löpande senast 3:e vardagen månaden efter. 1. Inloggning Du loggar in på datorn med ditt användarid som du blivit tilldelad och hittar självservice via Insidan Medarbetare HR-portal För att nå applikationen hemifrån använd webbadressen Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 2 (18)

3 Du kommer till en startsida där du får information och meddelande. Till höger om startsidan finns några menyval som beskrivs nedan. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 3 (18)

4 2. Rapportera Här rapporterar du frånvaro, avvikande tjänstgöring och turbyte i en kalender. Du kan även göra din flexregistrering, se dina saldo, få en översikt över det du rapporterat tidigare, välja anställning om du har mer än en. Om du har mer än 1 anställning se alltid till att rätt anställning är vald innan du börjar rapportera i kalendern. Du kan direktrapportera genom att klicka på den dagen du vill rapportera avvikelse på. En meny med valen frånvaro, avvikande tjänstgöring och turbyte kommer fram. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 4 (18)

5 2. Frånvaro 1. Klicka på det vita fältet den dagen frånvaron börjar 2. Klicka på frånvaro 3. Välj frånvaroorsak genom att klicka på pilen. Se bilaga Ändra start och slut datum om det behövs. 6. Klicka på spara när du är klar. 5. Du kan lämna ett meddelande till din chef genom att klicka på Lägg till meddelande. 5. Fyll i klockslag om du var frånvarande del av dag. OBS! Om du går hem innan arbetspasset är slut fyll endast i Kl from. Om du börjar senare fyll endast i Kl tom. Är du frånvarande mitt på dagen fyll i båda två. Den rapporterade frånvaron syns i kalender på den eller de dagar du rapporterat. Vill du ändra på frånvaron klicka på raden. Du kan ändra eller ta bort din rapporterade frånvaro tills den är tillstyrkt och/eller beviljad. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 5 (18)

6 3. Turbyte Används för att korrigera/registrera ordinarie arbetstid. 1. Klicka på det vita fältet den dagen du vill göra turbyte 2. Klicka på turbyte 3. Klicka Arbete eller Jour/Beredskap beroende på vilket pass du ska göra turbyte på. Arbetspasset enligt schema redovisas. Om det är en ledig dag står det Denna dag är ledig 4. Ska du rapportera ledig dag klicka i rutan vid rubriken ledig. Ska du ändra arbetstid fyll i fälten Kl from, Kl tom, Rast 1 kl from och Rast 1 kl tom och eventuellt en Rast Klicka på spara när du är klar. 5. Du kan lämna ett meddelande till din chef genom att klicka på Lägg till meddelande. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 6 (18)

7 . Vill du ändra på turbytet klicka på raden. Det rapporterade turbytet syns i kalendern. Du kan ändra eller ta bort turbytet tills det är tillstyrkt och/eller beviljad. Om du klickat i ledig dag i turbytet blir den dagen blank i kalendern. Vill du ändra på detta turbyte gå till Saldon/översikt Turbyte översikt och klicka på Visa. Du kan ändra eller ta bort turbytet tills det är tillstyrkt och/eller beviljad. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 7 (18)

8 4. Avvikande tjänstgöring Används för att registrera: - beordrad övertid (välj orsak extratid i ledighet eller extratid i pengar) - ordinarie arbetstid som ska konteras på avvikande konto (välj orsak ordinarie arbetstid avvikande kodsträng) 1. Klicka på det vita fältet den dagen du vill rapportera avvikande tjänstgöring. 2. Klicka på avvikande tjänstgöring Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 8 (18)

9 3. Välj rätt orsak i rullisten Vid övertid välj någon av orsakerna Extratid i pengar eller Extra tid i ledighet. Vid avvikande arbetsplats välj orsaken Ord arbtid avv K-sträng 4. Ändra start och slut datum om det behövs. 5. Fyll i klockslag i rutorna kl from och kl tom 9. Klicka på spara när du är klar. 8. Du kan lämna ett meddelande till din chef genom att klicka på Lägg till meddelande. 7. Om du arbetat på en annan arbetsplats välj den i rutan Sök arbetsplats 6. Klicka på Rast och fyll i kl from och kl tom för rasten. För att välja arbetsplats första gången du arbetar på en arbetsplats klicka på sökrutan och följande bild dyker upp. Skriv in i fältet namnet på den arbetsplats du arbetat. Klicka på Sök. Välj arbetsplats genom att klicka på den rad som är rätt i resultat-fältet och klicka Spara. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 9 (18)

10 Den rapporterade tiden syns i kalendern. Vill du ändra på avvikande tjänstgöring? Du kan ändra eller ta bort tiden tills det är tillstyrkt och/eller beviljad. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 10 (18)

11 5. Saldon/översikt I menyvalet Saldon/översikt i kalendern får du en översikt över det du rapporterat när det gäller frånvaro, turbyte och avvikande tjänstgöring genom att välja i menyn. Du ser även saldot för din semester, ferie (för ferieanställda), komptimmar och årsarbetstimmar (gäller omsorgsförvaltningen). För att se saldot klicka på Saldon översikt 1. Klicka på Saldon / översikt och välj menyvalet Saldon översikt Här finns tre flikar: En som redovisar semester, ferie eller uppehåll/komptid, innestående jourkomp (används ej) och en diverse ackar som redovisar exempelvis årsarbetstidssaldo. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 11 (18)

12 6. Mina uppgifter I menyvalet Mina uppgifter kan du ändra adress och telefonnummer, registrera närmast anhörig, registrera dina barn samt göra inställningar för självservice. Du kan även se dina lönespecifikationer: 1 Klicka på lönespecifikation. 2. Välj rätt anställning genom att klicka på pilen. 3. Välj Huvud för att se lönespecifikationer för ordinarie utbetalningar. eller Välj Extra för att se lönespecifikationer för extra utbetalningar 4. Klicka på Hämta. 5 Du kan välja vilket utbetalningsdatum du vill se. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 12 (18)

13 7. Tidutvärdering 1 Klicka på Mina arbetstider och sedan på Tidutvärdering 2. Välj rätt anställning genom att klicka på pilen. 3. Välj den period du vill se tidutvärdering för. Datumintervallet får vara högst 92 dagar. 4. Markera om du vill se vilken arbetsplats som är valt för arbetet. 5. Markera om du vill se lediga dagar. 6. Klicka på Hämta. Du ser arbetstid samt frånvaro för vald månad. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 13 (18)

14 Frånvaroorsaker Bilaga 1 Besök mödravårdcentral Med lön, högst två tillfällen per graviditet. Enskild angelägenh 100 % Ledighet med lön vid synnerliga skäl i samband med nära anhörigs bortgång. Kräver att meddelande rapporteras i självservice. Flexledig Används endast av arbetstagare som enligt lokalt avtal har rätt att ta ut flexledighet Föräldrapenning ej semlg När arbetstagare har förbrukat de 120 (180) semesterlönegrundande dagarna. Föräldrapenning semlgr Vid barns födelse eller när semesterrätt kvarstår. Graviditetspenning Enligt beslut från Försäkringskassan. Konf/utb 100% lön Används vid kurser, konferenser och utbildningar i tjänsten. Arbetstagaren behåller lönen. Konf/utb h 7 dgr 100%lön Används vid kurser, konferenser och utbildningar i tjänsten och som pågår högst 7 kalenderdagar. Arbetstagaren behåller lön och eventuella tillägg för obekväm arbetstid. Kompledig Vid ledighet hel dag rapporteras endast datum. Vid ledighet del av dag rapporteras datum och klockslag. Läkarbesök 100% Arbetstagaren får bibehållen lön om det absolut inte har varit möjligt att få tid utanför arbetstid när det gäller förstagångsbesök hos läkare vid akut sjukdom eller olycksfall, PSAprovtagning, mammografiundersökning, gynekologisk cellprovtagning, förstagångsbesök hos tandläkare vid olycksfall i arbetet, blodgivning. Vid övriga fall av läkarbesök används frånvaroorsak tjänstledig 0% lön, kompledighet, semestertimmar etc. Delledig barn under 12år Används vid förkortad arbetstid upp till 50% av den för heltidsanställda gällande arbetstid tills barnet fyllt 12 år. Ange i meddelande hur många timmar/vecka som delledigheten avser. Sjukdom Används för rapportering av sjukdom som är kortare än 7 kalenderdagar. Vid sjukdom längre än 7 kalenderdagar lämnas sjukförsäkran på papper och hela frånvaron rapporteras av löneassistent. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 14 (18)

15 Sjuk särsk högriskskydd Vid vanlig sjukdom för arbetstagare med återkommande kort sjukfrånvaro. Beslut från Försäkringskassan ska finnas. Sjuk MEN flexledig Flexledighet istället för sjukdom efter överenskommelse med arbetsgivaren. Sjuk MEN kompledig Kompledig istället för sjukdom efter överenskommelse med arbetsgivaren. Sjuk MEN semester (årsarbetstid med timavdrag välj Årsarb sjuk men semester) Semester istället för sjukdom efter överenskommelse med arbetsgivaren. Semester betald (årsarbetstid med timavdrag välj Årsarb Semester betald) Används vid uttag av betald semesterledighet. Semester timmar Används vid uttag av semestertimmar. Rapporteras med datum och klockslag. De dagar som överstiger 25 betalda semesterdagar under innevarande semesterår samt de sparade semesterdagar från tidigare år som överstiger 25 kan användas till semestertimmar. Semestertimmar får användas för del av dag. Semester under sjukled (årsarbetstid med timavdrag välj Årsarb Sem under sjuk) Används vid uttag av betald semesterledighet under pågående sjukdom. När semester rapporteras med denna frånvaroorsak under pågående sjukdom/arbetsskada som är på heltid eller med omfattning, bryts sjukfrånvaron, semesterledighet läggs ut och semesterlön utbetalas. Ovanstående rapportering förutsätter att arbetstagaren inte friskanmäls utan har en fortlöpande sjukskrivning. Studled 0% lön ej semlgr Studieledighet utan lön, ej semesterlönegrundande. Vid ansökan om partiell ledighet ange under meddelande hur många timmar/vecka som den partiella ledigheter avser. Sjukt barn/pappadagar Försäkringskassans regler för tillfällig föräldrapenning gäller. Används för rapportering av tex vård av sjukt barn samt pappadagar Tjänstledighet 0% lön (årsarbetstid med timavdrag välj Tjänstledighet 0% lön eller Tjänstled 0% lön tim) Används vid ledighet utan lön. Vid ansökan om partiell ledighet ange under meddelande hur många timmar/vecka som den partiella ledigheter avser. ATF-ledig Används under ledighet för uttag av sparade timmar på grund av arbetstidsförkortning. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 15 (18)

16 Frånvaroorsaker vid årsarbetstid med timavdrag För dig som arbetar på årsarbetstidsavtal inom omsorgsförvaltningen och har timavdrag är det några av ovanstående frånvaroorsaker som ersätts med nedanstående. Årsarb Semester betald (ersätter Semester Betald) Används vid uttag av betald semesterledighet. Årsarb Sem under sjuk (ersätter Semester under sjukled) Används vid uttag av betald semesterledighet under pågående sjukdom. När semester rapporteras med denna frånvaroorsak under pågående sjukdom/arbetsskada som är på heltid eller med omfattning, bryts sjukfrånvaron, semesterledighet läggs ut och semesterlön utbetalas. Ovanstående rapportering förutsätter att arbetstagaren inte friskanmäls utan har en fortlöpande sjukskrivning. Årsarb Sjuk men semester (ersätter Sjuk MEN Semester) Semester istället för sjukdom efter överenskommelse med arbetsgivaren. Årsarb Sjuk MEN ledig Ledig på årsarbetstid istället för sjukdom efter överenskommelse med arbetsgivaren. Timmar tillgodoräknas ej. Vid sjukdom med löneavdrag och tillgodoräkning av timmar välj frånvaroorsak Sjukdom. Tjänstledighet 0% lön (ersätter Tjänstledighet 0% lön) Används vid hel eller partiell ledighet utan lön som är längre än 7 kalenderdagar. Vid ansökan om partiell ledighet ange under meddelande hur många timmar/vecka som den partiella ledigheter avser. Tjänstled 0% lön tim (ersätter Tjänstledighet 0% lön) Används vid hel ledighet utan lön upp till 7 kalenderdagar och ger timavdrag Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 16 (18)

17 Avvikande tjänstgöring Ersättningsorsaker Bilaga 2 Extra tid i ledighet Extra tid i ledighet, systemet räknar ut om det ska utgå fyllnadstid eller enkel/kval övertid utifrån aktuell anställning. Extra tid i pengar Extra tid i pengar, systemet räknar ut om det ska utgå fyllnadslön eller ersättning för enkel/kval övertid utifrån aktuell anställning. Ordinarie arbetstid Används om den ordinarie arbetstiden förändras via Dagplacering eller om timanställd får sin arbetstid via Dagplacering. Ord ardtid avv Ksträng Används när månadsavlönad arbetstagare "utlånas" via dagplacering på annan enhet/verksamhet under ordinarie arbetstid. Kostnadsfördelning av månadslönen sker maskinellt. Kurs, konf, utb Ledig (Fyllnadstid i ledighet ej ATL) Ger 1 timmes ledighet/arbetad timme. Används vid t ex kurs, konferens, studiedag för både hel- och deltidsanställd. Kurs, konf, utb Peng Fyllnadstid i pengar ej ATL. (Månadslön (heltid)/165) x 120 % Används vid t ex kurs, konferens, studiedag för både hel- och deltidsanställd. Avvikande tjänstgöring Årsarbetstid Ersättningsorsaker Extratid ledighet årsarb Extra tid som tillgodoräknas årsarbetstiden, systemet räknar ut om det ska utgå fyllnadstid eller enkel/kval övertid utifrån aktuell anställning. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 17 (18)

18 Reseräkning ersättningsorsaker Bilaga 3 Färdtidsersättning Färdtid lägre Ersättning för färdtid får man för den tid man färdas som inte är ordinarie arbetstid. Registreras med antal timmar i fältet antal. Eventuella decimaler registreras med punkt. Exempel: 1 timma och 30 minuter registreras med 1.5 i fältet antal. Bilersättning Km ers skatteplikt BIA Används för att ge kilometerersättning. Registreras med antal körda kilometer i fältet antal. Traktamente natt Nattraktamente Erhålls för övernattning vid flerdygnsförrättning då arbetsgivaren inte bekostar logi. Registrera antal nätter i fältet antal. Utlägg Färdbiljetter Ger ersättning för utlagda pengar avseende färdbiljetter. Registrera totalt antal utlagda kronor i fältet belopp. Eventuella decimaler registreras med punkt. Den simulerade reseräkningen skrivs ut och färdbiljetterna häftas ihop med reseräkningen som skrivs under och lämnas till arbetsledaren. Logi Ger ersättning för utlagda pengar avseende logi. Registrera totalt antal utlagda kronor i fältet belopp. Eventuella decimaler registreras med punkt. Den simulerade reseräkningen skrivs ut och logikvittot häftas ihop med reseräkningen som skrivs under och lämnas till arbetsledaren. Parkeringsavgifter Ger ersättning för utlagda pengar avseende parkeringsavgift. Registrera totalt antal utlagda kronor i fältet belopp. Eventuella decimaler registreras med punkt. Den simulerade reseräkningen skrivs ut och parkeringskvittot häftas ihop med reseräkningen som skrivs under och lämnas till arbetsledaren. Taxi Ger ersättning för utlagda pengar avseende taxi. Registrera totalt antal utlagda kronor i fältet belopp. Eventuella decimaler registreras med punkt. Den simulerade reseräkningen skrivs ut och taxikvittot häftas ihop med reseräkningen som skrivs under och lämnas till arbetsledaren. Kommunledningsförvaltningen Löneenheten 18 (18)