Självservice Personec P Arbetsledare

Transkript

1 Självservice Personec P Arbetsledare Manualen finns även att hämta på under Löneadministration

2 INLOGGNING... 3 INSTÄLLNINGAR... 4 ORGANISATION... 5 BESLUT... 6 GENERELLT FÖR MENYER UNDER BESLUT... 6 Urval... 6 Komplettering-Ändring-Attest... 6 Meddelandefunktion... 7 DELEGATION... 7 FRÅNVARO BEV FRÅNVARO TST... 8 AVVIKANDE TJÄNSTGÖRNING (AVV TJÄNSTG)... 9 TURBYTE PLACERING TILLÄGG/AVDRAG BESLUT RESOR (RESOR BEV) BESLUT SAMTLIGA (SAMTLIGA) PRENUMERATIONER PERSON PERONUPPGIFTER PERONACK ANTECKNINGAR ANSTÄLLNING GRUNDUPPGIFTER SEMESTER ÖVR SEM ACKAR UPPEH/ FERIE ÖVERTID ARBETSTID... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. ANSTÄLLNINGSACKUMULATORER KONTO KONTO/ PROC RAPPORTER ADRESSER ANSTÄLLNINGAR SEMESTER FERIE UPPEHÅLL ACK LISTOR FRÅNVARO ANTECKNINGAR AVV TJÄNSTG TURBYTE VECKOARBETSTID DYGNSVILA MEDD BEMRES SCHEMA UTDATA BEMANNING BEMANNINGSMÅL

3 Inloggning Ange ditt Användarid och Lösenord, och klicka OK. 3

4 Inställningar Inställningarna är personliga. I delen Urval kan du ställa in hur många rader som skall visas per sida när du söker fram rapporter (max 50 rekommenderas). Om du väljer att bocka i Tidutv minuter-rutan i urval, så kommer alla tider att utvärderas med minuter istället för hundradelar. OBS! Om du har behörighet till t ex en Förskola med underliggande avdelningar måste du ha en bock i Sökning på underliggande enheter. Som Exportformat rekommenderas Rich Text Format (Word m m). När du är klar klicka på Spara. 4

5 Organisation Du måste alltid ha en organisation vald för att kunna arbeta vidare i självservice arbetsledare. Under menyvalet Organisation kan du välja organisationsenhet från organisationsträdet. Markera önskad enhet och klicka på Välj. Genom att lägga mus-pekaren på Organisation visas vald sökning. 5

6 Beslut Under detta menyval finns olika funktioner för att tillstyrka/bevilja frånvaro, tillägg/avdrag samt tillstyrka/bevilja reseräkningar. Generellt för menyer under Beslut Urval Under beslut gäller alltid att den organisation som valts under Organisation ligger kvar här från ditt tidigare val av organisation. De personer som finns knutna till vald organisation kan listas upp i fältet Anställd. Period måste alltid anges. Du måste också ange om du vill lista Ej beviljade, Ej tillstyrkta poster eller Alla poster, undantaget är menyvalet Samtliga som styrs mot Alla perioder och listar endast oattesterade poster för det urval som är gjort i Organisation, kan dock kompletteras med urval på kategori/kategorigrupp. Ytterligare urval som kan göras i bilden är kategori/kategorigrupp, men detta rekommenderar vi inte att göra. Komplettering-Ändring-Attest För komplettering eller ändring av post, klicka på namnet så kommer du in i en uppdateringsbild. I denna bild finns även möjlighet att ange avvikande konto m m. 6

7 Meddelandefunktion I beslutslistan längst till höger finns möjlighet att klicka för att få upp en ruta att skriva i. Här kan du själv skriva meddelanden till varje arbetstagare och även ta emot meddelanden från dem. Klicka vid Med längst till höger i beslutsbilderna. Skriv texten, när du är klar klickar du på Spara. Färgerna förändras när meddelandet är sparat. När du för muspekaren över punkterna kan du läsa meddelandet utan att behöva öppna det. Delegation Du kan under en period välja att delegera din attesträtt till en annan person. Du får då delegera en meny i taget. Börja med att klicka på Ny. Välj sedan funktion, du delegerar en meny i taget. Sedan får du välja vem som ska attestera istället för dig via Delegera till. Ange From- och Tom datum. När du är klar klicka på Spara. 7

8 Frånvaro Bev Frånvaro Tst All frånvaro ska Beviljas. Antingen beviljas en och en eller så kan man Markera alla och sen Bevilja. 8

9 Avvikande tjänstgöring (Avv tjänstg) Under denna rubrik hamnar övertid som den anställde själv registrerat in. Om du vill komplettera med avvikande konto eller simulera dygnsvila, så klicka på den anställdes namn. 9

10 Turbyte Här ser du de turbyten som en anställd har gjort. Detta blir beviljat direkt när den anställde gör sitt turbyte, så det här ett informationsfönster. Det går bara att se en anställd i taget och den period som är vald. Du ser då den tid som ligger enligt schemat, d v s den gamla tiden samt den nya tiden. Placering Här gör löneassistenterna en placering på en anställd som har en partiell frånvaro. Placeringen görs för att visa hur den anställde arbetar på kvarvarande tid. Tillägg/Avdrag Här ser du olika tillägg/avdrag som har lagts upp på en anställd. Om du vill lägga upp en ny post eller se poster på en person får du börja med att: Välja period Markera anställda klicka på Sök Du ser nu den anställdes poster. Vill du nu lägga upp en ny post så klicka på Ny post efter att du har sökt efter poster. 10

11 Beslut Resor (Resor Bev) Här beviljas reseräkningar på dina anställda. Välj vilken Period du vill söka i. Välj anställd Välj om du vill se Ej beviljade eller Alla. Klicka sedan på Sök. För att bevilja reseräkningen klicka på antingen Markera alla eller sätt själv en bock i Bev- kolumnen. Då tänds Bevilja knappen och du kan nu bevilja. Om du vill ändra/komplettera eller se detaljer i en reseräkning på en anställd, klickar du på den aktuella posten (namnet). Detta måste dock göras innan posten är beviljad. Du ser då följande bild: OBS! Om du ändrar konton på första bilden så ändras kontot för hela resan. Ska konto endast ändras på tex. tillägget så får du gå till just det tillägget och ändra konto där. Du kommer till de olika delarna genom att klicka på respektive knapp. 11

12 Här ser du vilka måltider den anställde fått under resan. Här ser du ev. personliga utlägg den anställde haft under resan. Här kan du simulera resan och se vilka ersättningar som kommer att betalas ut. 12

13 Beslut Samtliga (Samtliga) I Samtliga visas alla poster som ej är tillstyrkta/beviljade. Det går även att välja Period, men välj Alla Perioder, för då är du säker på att inte missa något under Beslut. Klicka sedan på Sök. Antingen så sätter du själv en bock i Bev. Eller så klickar du på Markera alla och Tillstyrka/Bevilja. För att komma in på en post får du klicka på den anställdes namn. Du kan med hjälp av denna knapp Se då följande bild. ange avvikande konto. Du kan nu se vilket konto den anställde ligger på. Du kan här välja på att själv skriva in det avvikande kontot eller gå via knappen Välj org och då hämta från Organisationsträdet. När du är klar klicka på Spara. 13

14 Prenumerationer Du kan välja att göra en prenumeration vilket innebär att det kommer ett mail så fort någon anställd gjort en rapportering som kräver attest. Lägg in din mailadress (arbetets) i din egna roll som Arbetstagare, under Namn/Adress. Ta sen kontakt med ditt lönekontor för att få en uppdatering gjord i din roll. Prenumeration görs under Samtliga, du får då upp alla poster som ligger oattesterade, oavsett orsak. OBS! När du ska göra din prenumeration, kontrollera först att det under Inställningar finns en bock i rutan Sökning på underliggande enhet. Kontrollera sedan att rätt Organisation är vald. Ställ dig sedan på menyvalet Samtliga och sök på Alla perioder och gör en sökning. En länk visas längst ner på bilden. När du klickar på länken kommer en bild upp där du får ange namn på sökningen. 14

15 När du har sparat din prenumeration krävs att systemförvaltaren kör en bearbetning av prenumerationerna för att de ska aktiveras. När denna bearbetning är gjord visas vid inloggning en upplysning: Din prenumeration, Det namn du satt, rapporterar att det finns poster att attestera. Om du klickar på Poster att attestera kommer du in i beslutslistan. Om du vill ta bort din prenumeration klicka då på namnet, i ovanstående exempel Hemtjänst Centrum, och väljer Ta bort. 15

16 Person Personuppgifter Under detta val kan du titta på eller ändra adressuppgifter på dina anställda. Du kan även se vilken kompetens personen har. För att söka upp en person, skriv in efternamn eller personnummer i rutan. Du kan också välja att lämna rutan blank, klicka då på Sök och göra ett urval på den/de du letar efter genom att fylla i sökrutan i bilden nedan. Markera aktuell person och klicka sedan på Välj. Under Grunduppgifter ser du personens adress. Om du ändrar adressen så glöm ej Spara. Under Adress kan du även välja att titta på anhörigadress. 16

17 Under fliken Utbildning Kompetens kan du se vilka utbildningar som personen har alternativt registrera nya utbildningar. Första fliken, Utbildning, är till för att registrera olika utbildningar enligt de utbildningskoder som finns upplagda i tabellen. I andra fliken Kompetens och den tredje fliken Uppdrag ligger det olika koder, som systemförvaltarna har lagt upp, de kan man lägga på en person för att tala om t ex. att den är finsktalande. Kom ihåg att alltid klicka på Spara då du gjort en ändring. Under fliken Pension kan du hitta information om personen har någon form av sjukersättning eller delpension. Även from datum finns angivet i dessa fall. Under fliken Person-Företag kan du se/registrera företagsanknutna uppgifter såsom t ex. telefon, mobil och e-post. Glöm ej att Spara om du gör några tillägg eller ändringar. Under fliken Person-Barn anges den anställdes barns namn och födelsedata. Detta används när den anställde ska registrera vård av barn. Det är den anställde själv som lägger in detta. Personack Här kan du titta på personens ackumulerade uppgifter. Månadsackumulator: ex viss kontant bruttolön och prel skatt totalt. Årsackumulatorer: ex viss kilometerersättning och skattepliktig ersättning. Anteckningar Här syns ev. anteckningar på en person och det går även lägga in en ny anteckning. För att läsa en anteckning i sin helhet, klicka på raden med anteckningen du vill läsa. 17

18 Anställning Grunduppgifter Grunduppgifter består av sex flikar: Grunduppgifter, Arbetstid-Lön, Pensionsuppgifter, Utvärderingsuppgifter, Försäkringsuppgifter och Verksamhetsbegrepp. I alla bilder kan du klicka på Översikt och få fram en matrikel över personens anställningar Innehållet/utseendet på matrikeln bestämmer du själv genom att bocka i inställningar över vad som ska synas. Du kan med fördel välja alla fält eftersom de får plats på de flesta skärmar. Klicka på Spara när du har markerat det som ska vara med. 18

19 Under fliken Grunduppgifter ser du uppgifter gällande anställningen, organisation, avslut och övriga uppgifter. 19

20 Under fliken Arbetstid-Lön ser du vilket schema som är kopplat till anställningen, information ang. sysselsättningsgrad och faktorer, samt vilken månadslön/timlön den anställde har plus ev. lönetillägg. Här finns också värden för arbetstidskontroll, denna används för att kontrollera dygnsvilan enligt arbetstidsdirektivet. Under fliken Pensionsuppgifter ser du information angående pensionen som gäller anställningen. Man ser även uppgifter om avtal samt pensions%. Under fliken Utvärderingsuppgifter anges under Utvärdering 1 om den anställde berörs av någon annan integration som t ex. TimeCare. Flikarna Försäkringsuppgifter och Verksamhetsbegrepp används ej. 20

21 Semester Här ser du personens semesteruppgifter, betalda och sparade semesterdagar. Det går även att se hur många dagar personen har tagit ut och hur många kvarstående dagar hon/han har. Värdet som visas är efter senaste verkställda lönen. Om man klickar på Simulera så får man fram det aktuella värdet, man ser då också dagar som är inlagda men inte attesterade eller löneberäknade. I rutan Frånvarodagar ser du hur många frånvarodagar som är semesterlönegrundande och ej semesterlönegrundande ledighet. Det kan då ligga till grund för reducering av semesterdagar. 21

22 Övr sem ackar Övriga semesterackar visar en bild över vad som finns i ackumulatorerna då det gäller semester. Välj anställd du vill titta på, och med hjälp av rullningslistan väljer du vilken period du vill titta på. Uppeh/ Ferie Här ser du grunduppgifter gällande uppehåll/ferieanställningar. Om den anställde inte har uppehåll eller ferieanställning kommer inga uppgifter fram i denna bild. Klicka på Simulera för att se alla aktuella uppgifter. 22

23 Övertid Här finns uppgifter om mer eller övertid på en person. I delen Allmänt visas uppgifter om vilken period som beräkningen är bearbetad/verkställd för. Där finns också fält för att ange riktlinjer för ev. extra övertid och normaltid för timanställda. Det ska då alltid stå i fältet Norm tid timanst. Delen Månadens Övertid/Mertid uppdateras då systemförvaltaren bearbetar arbetstidsjournalen. Det går även att simulera timmarna innan bearbetningen. När arbetstidsjournalen är verkställd ackumuleras månadens timmar till årets Mertid/Övertid. Delen Årets Övertid/Mertid innehåller fält för ackumulerade värden för anställningens mereller övertid. Delen Ej kompenserad övertid innehåller innestående komptid från senaste verkställda period. Du kan simulera Innestående kompl och får då med tid som är rapporterad men ej verkställd. 23

24 Anställningsackumulatorer Här kan du se anställningsanknutna ackumulatorer. Den vänstra kolumnen visar månadsackumulatorer och den högra visar årsackumulatorer. För de år och månader som den anställde har varit med i bearbetning, kan du också välja period med hjälp av rullningslisten och se aktuella uppgifter. Konto Konto/ proc Här ser du vilket konto en anställd är kopplad till. För att lägga till en fördelning, klicka på Ny fördelning och en ny registreringsrad tänds upp. Är fördelningen tidsbegränsad så lägga upp en anteckning med bevakningsdatum. Då finns möjligheten att söka på dessa för att bevaka slutdatumet. Glöm inte klicka på Spara om en ny fördelning har gjorts. 24

25 Rapporter Generellt för rapporter gäller att du kan göra urval på organisation, kategori/kategorigrupp. Klicka på Skapa rapport för att få fram rapporten. Rapporter kan sorteras efter valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken. Det är även möjligt att ta fram en rapport som XML-fil, ett format som kan sparas vidare till excel-format. Ett annat val är att skriva ut (typ printscreen) via höger musknapp eller utskrift knappen under listan. Välj där format liggande. När du under respektive meny har skapat en rapport och sedan vill göra ett annat urval, så klicka bara på pilen vid urvalsvillkor. Du kommer då tillbaka till bilden för urval och kan då göra ett nytt urval. Adresser Här får du en lista på aktuella adresser på dina anställda. Du får bara med personer med en aktiv anställning. När du gjort dina val klicka på Skapa rapport. 25

26 Anställningar Här kan du få fram en rapport på lite olika slag. Kan söka på följande rapporttyper: I fälten Datum fr o m och Datum t o m anger du om du vill söka på en speciell månad. Skriver du inget i dessa fält så görs sökningen från dagens datum Under rapporttypen Anställningsuppgifter kan du själv välja ut åtta fält från anställningsuppgifter som du vill ha fram uppgifter på. Håll ner Ctrl-tangenten om du vill markera ett och ett av fälten. Fälten Personnr, Efternamn, Förnamn, Anstnr extern samt Signatur är fasta fält som alltid kommer med. 26

27 Semester Här finns möjligheten att ta ut en lista på dina anställdas semesterdagar. Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp, klicka på Välj org. Välj vilka fält du vill ha med i rapporten. Håll ner Ctrl-tangenten för att markera mer än ett fält. Välj ev. semestergrupp och även vilket år du vill ha rapporten på. Ferie I denna rapport kommer endast ferieanställda med. Vill du ha ut en rapport på alla i din arbetsgrupp som har ferie, klicka på Välj org. De fält du får fram på rapporten är Arbetsår, HT-start, VT-slut, Semdgr/år, Ej semgr frånvarodgr, Betalda semdgr, Betalda semdgr korr, Betalda feriedgr, Betalda feriedgr korr, Obet feriedgr, Genomsnittlig syssgrad samt Genomsnittlig syssgrad korr. Värden i rapporten får du dock först efter den 1:a körningen av beräkning av ferielön, den brukar köras i början av juni månad. Uppehåll I denna rapport kommer endast uppehållsanställningar med. Vill du ha ut en rapport på alla i din arbetsgrupp som har uppehåll, klicka på Välj org. De fält du får fram på rapporten är Arbetsår, HT-start, VT-Slut, Uppehållsfaktor, Semgr frånvaro arbdgr, Genomsnittlig syssgrad, Genomsnittlig syssgrad korr samt Uppehållslönetillägg. Värden i rapporten får du dock först efter den 1:a körningen av beräkning av ferielön, den brukar köras i början av juni månad. 27

28 Ack listor Här finns möjligheten att få en rapportlista på bl a övertid för dina anställda. Vill du ha rapporten på hela din arbetsgrupp, klicka på Välj org. Markera de fält du vill ha med i rapporten. Beroende på vilken rapporttyp som har valts så får du olika fält att välja på. Håll nere Ctrl-tangenten för markering av mer än ett fält. Ange också vilket år och vilken månad du vill titta på i ackarna. Det är acken efter verkställd lön som du får fram i rapporten. Ex 28

29 Frånvaro Från den här rapporten kan du få en bevakningslista på frånvaro. Se till att du har rätt organisation vald. Välj Rapporttyp. Det går att göra ett urval på specifik frånvaroorsak. Datum kan anges men är inte nödvändigt för bevakning framåt i tiden. Om du inte anger datum så skapas rapporten utifrån dagens datum och framåt. Ex Anteckningar Här kan man söka på anteckningar som är gjort på en anställd. Du kan i dag välja på bl a under Rubrik: Fördelning upphör och Vilande grund. Om du lämnar Rubriken blank får du en rapport över alla anteckningar. Datum kan anges men är inte nödvändigt för bevakning framåt i tiden. Om inget datum anges så söker den på anteckningar med bevakningsdatum från dagens datum. Avv tjänstg Här kan du få upp en rapport på dina anställdas övertids- och även flexsaldo om den anställde har en anställning med flexavtal. Görs inget val på Anställd kommer samtliga upp på den organisation som är vald. Ange det datum du vill ha rapporten på. Väljs inget datum tar den automatiskt fr o m dagens datum. 29

30 Turbyte Här får du fram en rapport på turbyten som dina anställda har gjort. Har du rätt organisation vald så finns de anställda under den organisationen i rullningslistan Anställd. Det går också att ange from tom datum för vilken period du vill titta på turbyten. Anges inget from så görs sökningen från dagens datum och framåt. Veckoarbetstid Här får du fram en rapport på veckoarbetstid på de anställda för innevarande- föregåendeeller nästkommande period. Du får rapporten per 16 veckor. Har du rätt organisation vald så finns de anställda under den organisationen i rullningslistan Anställd. När du gjort dina val klicka på Skapa rapport. Dygnsvila Här tar du fram rapporter på dygnsvilan på de anställd för en specifik dag, innevarandenästkommande vecka eller för en månad. Har du rätt organisation vald så finns de anställda under den organisationen i rullningslistan Anställd. Välj Rapporttyp, när du sedan är klar klicka på Skapa rapport. I Kolumnen Resultat får du ett OK om dygnsvilan är uppfylld. Om du i kolumnen har Justera så behöver du in och kontrollera samt åtgärda för att du skall få dygnsvilan korrekt på den anställde. Du får en specifikation på arbetstid (A) och vilotid (V) på de som inte är OK. När du får texten under information Inga arbetstider funna, så är det en timanställd som inte har någon arbetstid under vald period. 30

31 Medd bemres Här får du en rapport med alla meddelande som skrivs mellan dig som chef och den anställde. Vill du ha på en specifik anställd väljer du i rullningslisten. Du kan då också ange from- tom datum för vilken period du vill titta på meddelanden. Anges inget from så görs sökningen från dagens datum och framåt. Du kan också bestämma om du vill se per Registrerings datum eller per Aktuellt datum. Orange färg = Arbetstagare sparat Blå färg = Arbetsledare sparat Schema Här kan man göra scheman. Se separat utbildningshäfte. Utdata Här kommer det finnas rapporter som personalhandläggarna gör. 31

32 Bemanning Under detta menyval finns en Bemanningsöversikt, du kan också använda dig av bemaningsmål. I den övre delen Urval bestämmer du vilka uppgifter du vill se. Du kan välja att titta på Veckoblad, Dagblad eller Planeringsblad. Med Veckoblad får du en översikt över hur bemanningen ser ut, schemat som ligger på anställningen samt ev. avvikelser som är rapporterad på detta. Med Dagblad ser du dag för dag på dina anställda. Med Planeringsblad har du möjlighet att vid ex frånvaro se hur din bemanning på avdelningen ser ut, var du måste täcka upp med vikarie. Vid Fr o m anger du den period du vill titta på, max 31 dagar. Har du personal med schema för både Arbete samt Jour/Beredskap skall du ha Båda markerat. Använd dig av Sök- knappen för att välja vilken Organisation du vill titta på. Du kan sortera Bemanningsöversikten på lite olika sätt: Namn, Kategori, Organisation/Namn samt Organisation/Kategori. Under knappen gör du inställningar som ligger kvar även nästa gång du loggar på. När du gjort dina inställningar klicka på Spara. Du kan när som helst gå in och förändra inställningarna och spara om. Klicka på när du gjort klart dina val. 32

33 I bemaningsöversikten ser du nu det urval du gjort. För all rapportering som görs så skapas det upp ett underlag för avvikelserapportering med olika färger. Du har längst ner i bilden möjlighet att ta upp en färgkarta eller göra en utskrift. Om du vill titta lite mer detaljerat per person så klicka på namnet. Här ifrån kan du komma till det som finns under Beslut. Du kan också få fram uppgifter om Person och Arbetstid/Schema. Om du har valt planeringsblad så finns även Semesteruppgifter möjlighet att välja på. 33

34 Bemanningsmål För att kunna få fram Bemanningsmål måste du först välja Planeringsblad och sedan sätta en bock i Visa bemanningsmål. Genom att hålla markören på stapeln ser du Närvaro/ Behov/ Differens. Genom att klicka på stapeln visas personlista för aktuella arbetstider. 34

35 Vill du se Bemanningsmålet för hela veckan, klicka på veckonumret istället. Ex 35