1 Allmän information 2. 2 Aktuellt 3

Transkript

1 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 9/2012 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt BRUTTO- OCH NETTOLÖNESKULD SLUTLÖN TILL UPPEHÅLLSANSTÄLLD Frånvaroorsak Uppehållslön slutlön Uppehållslön slutlön Arbetsår Ange avgångsdatum för anställd Beräkna slutlön Exportera till Hogia Kyrklön Betala ut slutlönen FÖRBERED ÅRSSKIFTET CSR-förfrågan SCB-rapporteringen AFA-rapporteringen Stäm av arbetsgivardeklarationen 10 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 13 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 17 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

2 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos GIP fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Installerade versioner hos Advance fr.o.m : Hogia Kyrklön Hogia Personal Ovanstående versioner är ej de senaste som finns att tillgå. Eftersom de efterföljande versionerna inte innehåller några nyheter som är nödvändiga för kyrkkunderna lämnar vi inte någon rekommendation om uppgradering. Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal.

3 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 3 Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2012_09_ Aktuellt 2.1 Brutto- och nettolöneskuld I ett nyhetsbrev 2006 redogjorde vi för hur uppkomna brutto- och nettolöneskulder hanteras i Hogia Kyrklön. De lönearter som vi då kompletterade med saknade Konto. Här redovisas hur du kompletterar dessa lönearter med konto enligt KyrkBAS. Innan du genomför nedanståend förändringar konsultera ekonomiansvarig och förvissa dig om att detta konto gäller för er. Gå in under Register Lönearter... I rutan Sök anger du 951 och klickar på. Konto ändras i enlighet med KyrkBAS till Klicka därefter på och upprepa proceduren för lönearterna 952 och Slutlön till uppehållsanställd För att hantera beräkning av slutlön för upphållsanställd i Hogia Personal behöver en ny frånvaroorsak läggas till. Till denna kopplas dessutom en ny löneart för utbetalning av slutlönen Frånvaroorsak Uppehållslön slutlön För att kunna registrera slutlön för uppehållsanställd i Hogia Personal måste frånvaroorsak registreras enligt nedan: Starta Hogia Personal. Gå in under Register Frånvaroorsaker administration. Klicka på och fyll i bilden enligt exemplet till höger. Klicka på.

4 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: Uppehållslön slutlön Frånvaroorsaken hänvisar till en löneart i Hogia Kyrklön. För att kunna betala ur slutlönen för uppehållsanställd i Hogia Kyrklön krävs det att en löneart läggs upp. Starta Hogia Kyrklön. Gå in under Register Lönearter... Klicka på. Kopiera med fördel löneart 102. Registrera löneart 104 enligt exemplet. Registrera även kommentaren under fliken Allmänt. Lönearten används vid utbetalning av slutlön. Uppehållslön är den lön som arbetstagaren har tjänat in under arbetsåret Arbetsår Vid uppehållsanställning definieras ett arbetsåret med uppgift om terminer och lovdagar. För att lägga upp ett nytt arbetsår följ nedanstående anvisning. Starta Hogia Personal Gå in under Register Arbetsår och klicka på. Fyll i fliken Arbetsår enligt exemplet nedan. Ange start resp slutdatum för såväl höst- som vårtermin och ange när sommarlovet slutar. Under fliken Avvikande dagar registreras lovdagarna. För att kunna knyta olika lovdagar till olika arbetsår och semesterformer används id-begreppet LovId. I exemplet ovan används LovId 1. Antal arbetsdagar och lovdagar räknar programmet ut själv.

5 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 5 Klicka på dagar eller på fliken Avvikande Välj LovId och klicka på. Fyll i lovdagarna enligt exemplet till höger. Börja med det äldsta datumet Ange avgångsdatum för anställd Då en uppehållsanställd avslutar sin anställning anges avgångsdatum i personalregistret. Gå in under Register Personer eller klicka på och markera aktuell anställd i urvalsbilden till vänster. Klicka på eller på fliken Anställning. Registrera avgångsdatum enligt exemplet till höger och klicka på.

6 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 6 Klicka på eller på fliken Lön/Förmån. Registrera avgångsdatum enligt exemplet till höger och klicka på Beräkna slutlön Då en uppehållsanställd avslutar sin anställning görs en slutlöneberäkning. Gå in under Register Semestersaldon Markera aktuell anställd i urvalsdelen till vänster och klicka på fliken Uppehållslön. Klicka på för att se de olika beräkningssaldon som gäller för den anställde. Klicka på.

7 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 7 Därefter anger du den anställdes slutdatum och klickar på Exportera till Hogia Kyrklön Gå in under Arkiv Uppdatera lön/pa eller klicka på. Välj mallen Hogia Semesterrapportering och ange Period Fr o m och t o m. Datumintervallet som anges här skall vara inom det utbetalningsdatum som angavs i dialogrutin ovan. Klicka på. Kontrollera att informationen som går över är korrekt. Klicka därefter på Betala ut slutlönen Starta Hogia Kyrklön. Gå in under Arbeta med Löneberedning... och markera aktuell uppehållsanställd som skall ha slutlön. Lönearten för slutlön har nu lagts till. Om programmet inte räknar fram A-priset så kan du markera raden, högerklicka och välja Räkna om rad.

8 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: Förbered årsskiftet Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att börja planera för detta. För att underlätta arbetet kan du redan nu göra en del förberedande arbete CSR-förfrågan Som du säkert känner till har Skatteverket en rad e-tjänster. En av dessa innebär att arbetsgivaren kan skicka in och hämta svaret på sin CSR-förfrågan via Internet. För att kunna använda e-tjänsten krävs att en e- legitimation. Om du inte redan skaffat e-legitimation så rekommenderar vi att du gör det nu. Mer information om e-legitimation finner du på; 1.html Notera särskilt att när du numera gör CSR-förfrågan via internet, så behöver du inte längre göra detta senast vecka 46. Du kan lugnt vänta med detta till lämplig tidpunkt närmare årsskiftet SCB-rapporteringen Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare kan du klicka på Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga. och välja titeln SCB rapporteras.

9 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 9 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder återfinns i de instruktioner som SCB distribuerar till alla förvaltningar.

10 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: AFA-rapporteringen Även här kan det vara lämpligt att skapa en egen rapport för att kontrollera att samtliga som skall rapporteras är markerade antingen som Arbetare eller Tjänsteman. Vi har tidigare informerat om att alla anställda inom Svenska kyrkan skall rapporteras som tjänstemän till AFA. Denna uppgift används emellertid även för rapportering av Konjunkturstatistik till SCB. För att lösa detta gjordes det en ändring i programmet inför den senaste AFA-rapporteringen så att man vid rutinstart kan tala om att alla anställda skall rapporteras som tjänstemän. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Jfr pkt ovan. Förutom anställningsnummer och namn väljer du att bocka för fältet AFA (under rubriken Statistik). AFA kan anta tre koder; A Tjänsteman, K Arbetare eller I ej AFA. Börja med att gå igenom och kontrollera informationen i anställda registret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Utbetalning/försäkring. Anställda som skall rapporteras till AFA skall markeras vid AFA som Arbetare eller Tjänsteman. Om personen inte skall ingå i AFArapporten markerar du ej AFA. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på Stäm av arbetsgivardeklarationen Som vi brukar påpeka vid årsavslutskonferenserna rekommenderar vi att arbetsgivardeklarationen stäms av varje månad mot ackumulatorerna. Skatteverket jämför arbetsgivardeklara-tionerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Arbetsgivardeklarationerna finns ackumulerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Arbetsgivardeklaration och välj där att ta ut den för hela 2012.

11 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 11 För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till vänster har vi valt 111 Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på. Avdragen skatt finner du i ruta 88 på arbetsgivardeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivareavgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även anställda som är födda 1937 eller tidigare. Detta är alltså helt naturliga differenser. Du kan använda dig av rapporten Specifikation till Arbetsgivardeklaration för hela år Där redovisas en informationsrad för de personer som tjänat under kr. Sist i denna rapport specificeras även de anställda som är födda 1937 eller tidigare.

12 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 12 I Analys-Ackumulatorvärden, kan man numera slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på arbetsgivardeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga differenser. Den ena naturliga differensen är att även anställda som är födda 1937 eller tidigare finns med i ackumulatorn men inte i ruta 51. Den andra naturliga differensen är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet.

13 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 13 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Självklart kommer vi även under 2012 att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Vi återkommer med mer information längre fram men ni kan redan nu notera datum för konferenserna i era kalendrar. Göteborg Lilla Bommens konferenscenter (Evita) Stockholm City Conf. Center Norra Latin (Musiksalen) Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

14 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 14 4 Övrigt 4.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida, Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på

15 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 15 Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig dokumentation, så som instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis samt en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.

16 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: Hur kontaktar jag Hogias support? Från och med 3 september har Hogia nytt telefonnummer till supporten. När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelande rutan när du vill komma i kontakt med supporten.

17 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. I dagsläget går all information ut till alla användare även om vissa meddelande inte berör alla. Om du har markerat med en bock i rutan Visa meddelande om olästa nyheter så är tjänsten aktiverad och funktionen startar automatiskt när programmet startas. Skulle information komma under tiden du arbetar så uppdateras nyheterna varje timma. Du kan när som helst ta fram informationen genom att klicka på RSS-knappen i den övre meny-raden. välj läsa, är information inget som berör er, markera meddelandet och klicka på stäng. Som du ser i exemplet ovan, kan vi exempelvis komma med aktuella programtips, vi kan snabbt nå ut till alla kunder om vi har problem med våra telefoner osv. 4.4 Var finner jag Hogias följebrev? Varje gång som en ny version släpps av Hogia Kyrklön och Hogia Personal lämnas en utförlig beskrivning av nyheter och förändringar i ett följebrev. Denna information finner du på Kundtorget. Från Hogia Kyrklön når du enklast kundtorget genom att klicka på länken längst ned till höger i bilden. Väl inne på kundtorget väljer du Följebrev i vänstra menyn.

18 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2012 Sid: 18 Genom att klicka på MINA PRODUKTER i meny-raden längst upp i bilden kan du växla till Hogia Personal. På motsvarande sätt finner du följebreven för den produkten.