1 Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Hogia Kyrklön - version

Transkript

1 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 1/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Hogia Kyrklön - version Utskrift av kontrolluppgifter Arbetsgivardeklaration, eskd-fil till Skatteverket 3 3 Aktuellt ÖVERSIKT LÖNEKOSTNADSPÅSLAG BELOPP OCH PROCENTSATSER FÖR INKOMSTÅR Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 5 5 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 9 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

2 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_1_

3 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: 3 2 Hogia Kyrklön - version En ny programversion finns nu tillgäng för Hogia Kyrklön och Hogia Personal. Den nya programversionen av Kyrklön innehåller programrättningar, dessa redovisas nedan. Uppgradering till denna programversion är endast nödvändigt om ni berörs av det som redovisas under pkt resp nedan. I Hogia Personal har inga ändringar gjorts men, som framgår ovan, versionsnumren skall alltid vara samma så görs uppgradering av Hogia Kyrklön måste även Hogia Personal uppgraderas till samma version Utskrift av kontrolluppgifter Vi har rättat ett fel som avser utskrift av kontrolluppgifter för personer där för- och efternamn tillsammans är 7 tecken eller kortare. Om det förekom en person med exempelvis namnet Anna Ek hämtade programmet föregående persons namn och skrev ut detta på kontrolluppgiften. Adressen och inkomstuppgifterna avsåg Anna Ek men namnet stämde alltså inte. Ovanstående fel förekom vid utskrift av KU på alla blankettyper utom Laserpost/Monomail och Posten ebrev. KU-filen till Skatteverket innehöll däremot korrekta uppgifter. Problemet med utskriften är rättat i version Arbetsgivardeklaration, eskd-fil till Skatteverket Rapportering av arbetsgivaravgifter via eskd-fil för löner utbetalda i januari Om man rapporterade arbetsgivaravgifter för lön utbetald nu i januari och väljer rapporteringsperiod februari på Skatteverkets sida för e-tjänster blev inte eskd-filen accepterad. Man fick ett meddelande som sade att Filen du försöker läsa in har gammalt format (version 3.0). Den går inte att använda för redovisningsperioder fr.o.m Du fick meddelandet pg a att löneprogrammet genererade fel versionsnummer för eskd-filen. Felet är åtgärdat och nu läggs rätt versionsnummer, 6.0, i eskd-filen till Skatteverket. 3 Aktuellt I samband med årsskiftet gäller nya belopp och procentsatser. 3.1 Översikt lönekostnadspåslag 2015

4 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: Belopp och procentsatser för inkomstår 2015 Arbetsgivaravgifter 2015 Skattefria traktamenten 2015 Födda ,42% Inrikes tjänsteresa (övernattning krävs) Födda ,49% Hel dag 220 kr Födda ,21% Halv dag 110 kr Efter tre månader 154 kr Efter två år 110 kr Egenavgift 2015 Nattraktamente 110 kr Födda ,97% (om arbetsgivaren ej betalt övernattning) Födda ,89% Födda ,21% Reduceringsbelopp inrikes tjänsteresa 2015 Traktamente 220 kr 154 kr 110 kr 66 kr Särskild löneskatt på Reducering för: förvärvsinkomster 2015 Mat hela dagen 198 kr 139 kr 99 kr 59 kr Födda 1937 och tidigare 0,00% Lunch & middag 154 kr 108 kr 77 kr 46 kr Om passiv näringsverksamhet 24,26% Lunch eller middag 77 kr 54 kr 39 kr 23 kr Frukost 44 kr 31 kr 22 kr 13 kr Prisbasbelopp kr Reducering av normalbeloppen vid utrikes tjänsteresa 2015 Förhöjt prisbasbelopp 2015 Helt fri kost 85% kr Lunch och middag 70% Lunch eller middag 35% Inkomstbasbelopp 2015 Frukost 15% kr Kostförmån 2015 Representation 2015 Frukost 43 kr Extern Exklusive moms Lunch/middag 86 kr Lunch, middag, supé 90 kr Helt fri kost 215 kr Frukost 60 kr Golf, teater etc. 180 kr Drivmedelsförmån i samband med bilförmån Inkomstår 2015 Intern Vid beräkning av underlag för arbetsgivaravgifter: Lunch, middag, supé 90 kr Marknadsvärdet inkl. moms Frukost 60 kr Vid skatteavdrag och redovisning på kontrolluppgift: Hyra, underhållning etc. Marknadsvärdet inkl. moms x 1,2 vid personalfester 180 kr Teater etc. 180 kr Brytpunkt för statlig inkomstskatt för löntagare Inkomstår 2015 Brytpunkt 1 (20%) kr Skattefria julgåvor till anställda 2015 Brytpunkt 2 (25%) kr Julgåva 450 kr inkl moms Jubileumsgåva kr inkl moms Minnesgåva kr inkl moms Skiktgräns för statlig inkomstskatt (t.ex. 25 års anställning, 50- eller 60-års dag) Inkomstår 2015 Skiktgräns 1 (20%) kr Skiktgräns 2 (25%) kr Resa bostad - arbetsplats 2015 Egen bil 18,50 kr/mil Förmånsbil Brytpunkt för statlig inkomstskatt för den som - bensin, etanol m.m. 9,50 kr/mil fyllt 65 år vid inkomstårets ingång - diesel 6,50 kr/mil Inkomstår 2015 Motorcykel 9,00 kr/mil Brytpunkt 1 (20%) kr Mopedbil 9,00 kr/mil Brytpunkt 2 (25 %) kr Moped 4,50 kr/mil Cykel 250 kr Gränsbelopp (enligt förenklingsregeln vid utdelning på Avdrag för kostnader kvalificerade aktier/andelar) som överstiger: kr Inkomstår kr Statslåneränta 2014 Genomsnittlig: 1,62% Fastighetsavgift för småhus Den kommunala avgiften för småhus är kr eller högst 0,90% 0,75 % av tax.värdet om det ger en lägre avgift. Hus som är nybyggda 2011 eller tidigare får hel befrielse från fastighetsavgift de 5 första åren och halv avgift de Mervärdesskatt (moms) följande 5 åren. 25% (20% av priset), den generella skattesatsen för moms Hus som är nybyggda 2012 eller senare får hel befrielse 12% (10,71% av priset) t.ex livsmedel och restaurangtjänster från fastighetsavgift i 15 år. 6% (5,66% av priset) t.ex böcker, tidskr. och persontransp.

5 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: 5 4 Kurser/Konferenser 4.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Vi återkommer senare när kursplanen är lagd för våren. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

6 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: 6 5 Övrigt 5.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Datas hemsida, Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.

7 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: 7 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

8 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: Hur kontaktar jag Hogias support? När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelanderutan när du vill komma i kontakt med supporten. 5.3 Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare.

9 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2015 Sid: Var finner jag svar på mina frågor? Om du har frågor om Hogia Kyrklön kan du med fördel besöka kundsidorna. Klicka på länken FRÅGOR & SVAR till vänster i bilden och skriv i ett sökord. Genom att klicka på GUIDER i menyn får du dessutom visuella steg-för-steg-instruktioner till ett antal vanliga funktioner. Längst upp till vänster i bilden kan du växla till Hogia Offentlig Personal. På motsvarande sätt finner du FRÅGOR & SVAR för den produkten.

10 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 2/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt MINSKAD ARBETSTID FÖR ÄLDRE ANSTÄLLDA - 80/90/100-MODELLEN Ändra anställd Löneart *Pensionsunderl. 80/90/ Registrera lön ARBETSGIVARDEKLARATIONEN 6 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 7 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 11 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

11 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_2_

12 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2015 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Minskad arbetstid för äldre anställda - 80/90/100-modellen Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation har träffat en överenskommelse med arbetstagarorganisationerna om möjlighet att till minskad arbetstid för äldre anställda. Konstruktionen innebär att tillsvidareanställd som arbetar heltid erbjuds att minska sin arbetstid från 100% till 80% och få 90% av sin heltidslön. Den tjänstepensionsgrundande lönen är oförändrat 100% av lönen före arbetstidsminskningen. Notera särskilt att denna överenskommelse endast är en rekommendation så den enskilda arbetsgivaren kan komma överens om andra villkor Ändra anställd Börja med att justera löneuppgifter för den anställde i Hogia Personal Gå in under Register Personer eller klicka på anställd. och markera aktuell Markera fliken Lön/Förmån och registrera en ny förmån enligt exemplet. Sysselsättningsgrad sätts till 90% så att den harminiserar med den anställdes lönen, alltså inte verklig sysselsättningsgrad. I faktisk lön anges 90% av heltidslönen och i Arbetstid faktisk anges 90% av heltid. Ange också anställds Kalenderdags- och Tjänstledighetsfaktor beroende på den anställdes verkliga schema. Klicka därefter på till Hogia Kyrklön.. Export sker

13 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2015 Sid: 4 Fortsätt med att registrera nytt schema i Hogia Kyrklöns anställdaregister. Gå in under Register Anställda... eller klicka på och klicka på. I fliken Allmänt visas nu de nya uppgifterna i rutan Personliga löneuppgifter. Se exemplet. Byt flik till Schema och ändra till den anställdes verkliga arbetstidsschema Löneart *Pensionsunderl. 80/90/100 Fortsätt med att registrera den nya lönearten. Gå in under Register Lönearter... eller klicka på klicka på. och Begär att få kopiera löneart 976 *Pensionsavg, löneväxling. Ge lönearten nr 973. Vid Namn ändras löneartens benämningen till *Pensionsunderl. 80/90/100. Koppla löneart 974 så att löneskatt beräknas på pensionsunderlaget. Koppla lönearten till ackumulator 999 Pensionspåverkande lön Justera även kommentaren längst ned i bilden. Kommentar: Används då 80/90/100-modellen tillämpas för den anställde. Räknar fram mellanskillnaden mellan 90%-lönen och 100%-lönen. Lönearten skrivs på lönespecifikationen men är passiv. Ger kontering i bokföringsverifikationen.

14 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2015 Sid: 5 Fortsätt under fliken Formel. Här beräknas mellanskillnaden mellan heltidslön 100% och den 90% lönen, d v s det belopp som blir pensionsgrundande utöver den anställdes nya faktiska lön. OBS! Eftersom det framräknade beloppet kan komma att justeras, exempelvis om den anställde är tjänstledig av orsak som är pensionspåverkande så är det viktigt att bocken som gäller omräkning vid avräkning tas bort. Klicka på för att spara Registrera lön Gå in under Arbeta med Löneberedning eller klicka på. Räkna om den anställdes lön och lägg till löneart 973 enligt exemplet till höger. Notera särskilt att om en anställd varit frånvarande, exempelvis tjänstledig, så att pensionsunderlaget påverkas så måste detta hanteras manuellt i löneart 973.

15 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2015 Sid: 6 Om den anställde, som i exemplet här till höger, varit tjänstledig av orsak som påverkar pensionsunderlaget så måste alltså framräknat belopp i för löneart 973 räknas om manuellt. Om inte annat överenskommits när avtal om modellen slöts måste avdraget för tjänstledighet räknas om för motsvarande 100%-tjänsten. Dagavdraget blir då 40,500 kr x tjänstledighetsfaktorn 1,75 / 31 dagar i mars = 2.286,29 x 4 dagar = 9,145,16. 10% av fulltidslönen är 4,050 kr 10% av tjänstledighetsavdraget 914,52 = 3.135,48. Löneart 974 Särskild löneskatt beräknas automatiskt på 24,26% av pensionsunderlaget. I det här fallet kommmer Premie FÅP och särskild löneskatt FÅP att räknas om till 0 kr vid avräkningstillfället eftersom den anställds bruttolön kommer att understiga gränsvärdet kr. 2.2 Arbetsgivardeklarationen Som alla säkert känner till kan arbetsgivare få kompensation för sjuklönekostnader. Detta hanteras av Försäkringskassan men nytt för 2015 är att uppgift om total sjuklönekostnad (inkl. arbetsgivaravgift på sjuklönekostnaden) ska redovisas i arbetsgivardeklarationen (ruta 99). I nyhetsbrev 8/2014 sidan 5 fanns en beskrivning av detta. De lönearter som visades där stämde inte helt med vårt grundregister. I arbetsgivardeklarationen redovisas sjuklönekostnader för dag 2-14 som arbetsgivaren ska betala enligt sjuklönelagen (alltså inte enligt avtalet). Om arbetsgivaren har anställda med särskilt högriskskydd ska kostnaden från dag 1 rapporteras. Då arbetsgivarrapporten tas ut ska lönearter för sjuklön dag 1-14 anges i urvalsbilden. Markera lönearterna , , 417 och 423 enligt exemplet. På rapporten redovisas summan för arbetsgivarens sjuklöner i ruta 99. Programmet lägger med automatik till arbetsgivareavgiften baserat på den anställdes ålder.

18 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2015 Sid: 9 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/ vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

21 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 3/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYA ARBETSGIVARAVGIFTER FÖR UNGA Ändringar i arbetsgivardeklarationen fr o m 1 maj Skriv ut rapporter för perioderna januari-april Arbetsgivardeklaration för hela året Regeringens vårproposition Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 6 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 10 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

22 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : fr o m : 15.4.xx Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : 15.4.xx Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : 15.4.xx Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_3_

23 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2015 Sid: 3 2 Aktuellt En ny programversion finns inom kort tillgäng för Hogia Kyrklön och Hogia Personal. Den nya programversionen redovisas i ett separat nyhetsbrev som kommer senare. 2.1 Nya arbetsgivaravgifter för unga Fr o m 1 maj är det ändrade arbetsgivaravgifter för unga. Inom kort kommer det att finnas en ny version att ladda ner från Kundtorget som innehåller de ändrade arbetsgivaravgifterna. Du kan göra klart löneutbetalningen för maj och sedan uppdatera löneprogrammet. Det räcker att du har uppdaterat programmet när du ska skriva ut arbetsgivardeklarationen för maj månad. I och med att det blir ändringar i arbetsgivardeklarationen mitt under inkomståret kommer det att vara olika avgifter som gäller för rapporteringsperioderna under året Ändringar i arbetsgivardeklarationen fr o m 1 maj 2015 De nya reglerna innebär att den tidigare nedsättningen av arbetsgivaravgifter för anställda som är födda 1989 slopas. För anställda som är födda 1989 ska du som är arbetsgivare betala full arbetsgivaravgift. Åldersintervall för ruta 55/56 är för födda För anställda som är födda gäller samma arbetsgivaravgift som tidigare och redovisas i ruta 57/58. Åldersintervall för ruta 57/58 är för födda Arbetsgivaravgiften för anställda som är födda 1992 eller senare sänks. Du som arbetsgivare ska endast betala ålderspensionsavgift, 10,21 %. Åldersintervall för ruta 59/60 är för födda och 1992 eller senare Skriv ut rapporter för perioderna januari-april Om du inte skrivit ut rapporter för perioderna januari till april är det bra att skriva ut dessa innan uppdatering till den kommande versionen Efter uppdatering till 15.4 går det inte att skriva ut rapporter för rapporteringsperioderna januari till april med de avgifter som gäller för denna period. Programmet kommer att beräkna avgifter för samtliga månader enligt de regler som gäller fr o m 1 maj. Det är bra att skriva ut rapporterna innan uppdatering om du behöver dessa för ev avstämningar eller summeringar som du gör vid årets slut. Skriv ut följande rapporter: Arbetsgivardeklaration, per rapporteringsmånad och för hela Om du gjort förändringar i t ex lönearter kan arbetsgivardeklarationen för en rapporteringsperiod få ett annat resultat nu mot om du skrivit ut den tidigare. Semesterskuld Bokföringsorder för sociala avgifter Arbetsgivardeklaration för hela året Om du skriver ut arbetsgivardeklaration i slutet på året efter uppdatering till 15.4 eller senare och väljer Hela 2015 kommer programmet att beräkna och summera avgifter för samtliga månader enligt den blankettmall som är aktuell vid årets slut.

24 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2015 Sid: 4 Tips Om du vill spara undan rapporterna på fil väljer du Export och därefter till vilket format t ex till PDFformat. I arbetsgivardeklarationen fr o m version 15.3 kan du skriva ut ett underlag till rapporten. Uppgifterna skrivs till Excel och du kan med fördel använda underlaget vid årets slut för att kunna summera belopp för hela året. Ta fram ett underlag för Hela 2015 som du sparar. De rapporteringsperioder som har underlag summeras. För att programmet ska kunna skapa ett underlag måste du först ta fram arbetsgivardeklarationen på bildskärm och därefter kan du välja underlag för rapporteringsperioden.

25 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2015 Sid: Regeringens vårproposition 2015 Regeringens vårproposition innehåller ytterligare ändringar gällande arbetsgivaravgifterna. Om förslaget röstas igenom av Riksdagen innebär att det kommer bli ytterligare en version efter sommaren. Det är därför bra om du kommande månader fortsätter att skriva ut arbetsgivardeklarationer varje månad.

31 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 4/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYHETER I VERSION HOGIA KYRKLÖN Underlag arbetsgivaravgift Konjunkturstatistik Utökat åldersintervall Import Massberedning/löneberedning från excelfil Slutlön RÄTTNINGAR OCH ÅTGÄRDER I Konjunkturstatistik sjuklöner Konjunkturstatistik sjuklöner Samordnad skatt vid avräkning Borttag av resultatenhet med procentuell fördelning Bankfil SUS-formatet Arbetsgivardeklaration NYA ÅLDERSINTERVALL OCH PROCENTSATSER FÖR BERÄKNING AV SOCIALA AVGIFTER FRÅN OCH MED 1 MAJ RÄTTNINGAR OCH ÅTGÄRDER I Uppdatering av P24 och P Konjunkturstatistik sjuklöner Övningsföretag HOGIA PERSONAL VERSION Nyhet dölj urvalsbegrepp som inte längre används för att förenkla anställdaurvalet Export av personuppgifter, anställningar och förmåner till Hogia Kyrklön Nyhet rapporterna Nya anställningar och Avslutade anställningar kan nu tas ut i Excel Personalhistoriken i lön för p-fälten P24 och P25 sparas nu direkt Rättning under Arkiv/Inställningar 10 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 11 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 15 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

32 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : fr o m : 15.4.xx Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : 15.4.xx Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : 15.4.xx Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_4_15.4.xx

33 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 3 2 Aktuellt En ny programversion finns inom kort tillgäng för Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 2.1 Nyheter i version Hogia Kyrklön Som framgick i nyhetsbrev 3/2015 ändrades arbetsgivaravgifterna för unga fr o m 1 maj. Den nya versionen innehåller hantering av de ändrade arbetsgivaravgifterna. Se pkt 2.3 nedan. OBS! När du uppdaterar/installerar får inga användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen Underlag arbetsgivaravgift Ett detaljerat underlag till arbetsgivardeklarationen per person kan tas fram om du klickar på Underlag i nedanstående bild. OBS! Ett detaljerat underlag till arbetsgivardeklarationen och ruta 99 kräver att man först har angivit lönearter för utbetald sjuklön dag 1-14 samt skrivit ut rapporten Arbetsgivardeklaration för valda personer och vald period. När man klickar på Underlag visas ett formulär där du kan välja om du vill se detaljerat underlag för hela arbetsgivardeklarationen, Visa underlag arbetsgivardeklaration, eller enbart för ruta 99, Visa underlag

34 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 4 ruta 99. Markera vilka kolumner och vilka fält som du vill se på det detaljerade underlaget. Inställningen sparas när du klickar OK. Underlag för ruta 77 och 78 kan inte visas eftersom de beloppen inte sparas i databasen utan beräknas varje gång arbetsgivardeklarationen skrivs ut. När du flyttar radioknappen till Visa underlag ruta 99 markerar du vilka kolumner och vilka rutor på arbetsgivardeklarationen du vill se per person för underlaget till ruta 99 på arbetsgivardeklarationen. Inställningen för Visa underlag ruta 99 sparas när du klickar OK. När du klickar OK skapas ett detaljerat underlag till arbetsgivardeklaration eller till ruta 99 i Excel. Nedan ser du ett exempel på detaljerat underlag för arbetsgivardeklaration. Kolumnen GränsSocAvg visar gränsen för hur stor bruttolön personen kan tjäna på årsbasis innan sociala avgifter beräknas på bruttolönen.

35 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 5 Om gränsen är ½ prisbasbelopp skriver programmet ut gränsen i kronor. Om arbetsgivaren inte ska betala sociala avgifter på bruttolön till en anställd skriver programmet Ej arbetsgivaravgift i kolumnen. Motsvarande detaljerade underlag till ruta 99 ser ut enligt bilden nedan. Excelfilerna kan sparas och skrivas ut eller bearbetas vidare om man vill summera kolumner mm. OBS! Minusvärden redovisas inte på arbetsgivardeklarationen men visas på de detaljerade underlagen Konjunkturstatistik Utökat åldersintervall Enligt anvisningar från Statistiska Centralbyrån, SCB, ska anställda i åldern år ingå i rapportering av Konjunkturstatistik från och med i år Import Massberedning/löneberedning från excelfil Från och med version 15.2 medföljer två olika excelmallar; Loneimport och Loneimport2. Excelmallen Loneimport2 innehåller förutom tidigare kolumner även konto, projekt och kostnadsbärare.

36 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 6 Man kan fortfarande importera excelfiler enligt den gamla mallen Loneimport. Tänk på att om du vill importera konto, resultatenhet, projekt och kostnadsbärare måste du på lönearten markera att du vill registrera dessa i löneberedningen Slutlön Vid slutlöneberäkning tittar programmet efter vilket semesteravtal den anställde följer och jämför med inställning för intjänandeår. Programmet flyttar markering för intjänandeår så att det överensstämmer med personens semesteravtal. 2.2 Rättningar och åtgärder i Konjunkturstatistik sjuklöner Rapportering av Konjunkturstatistik för sjuklöner på fil till SCB. Felet med att korrigeringsposten i filen fick fel värde är nu rättat, vilket innebär att SCB kan ta emot filen utan problem att tolka den Konjunkturstatistik sjuklöner Programmet kastade ibland om from- och tom-datum i rapporteringsfilen vilket resulterade i att SCB returnerade felposter. Antal hela dagar med sjuklön och antal del av dag med sjuklön kunde också bli felaktiga. Felen är nu rättade Samordnad skatt vid avräkning För person med flera anställningar (minst 2) samordnades inte skatten om den ena anställningen hade ett avgångsdatum och bruttolön skulle utbetalas på båda anställningarna. Om man markerat att samordning av skatt ska göras på personer med flera anställningar så kan programmet nu hantera samordnad skatt oavsett om någon av anställningarna har ett avgångsdatum eller inte Borttag av resultatenhet med procentuell fördelning Om man tog bort resultatenheter som var procentuellt fördelade raderade programmet inte alla procenttal i Anställda varför problem kunde uppstå vid uttag av bokföringsorder semesterskuld. Felet är rättat så att om man tar bort resultatenheter som är procentuellt fördelade på en person tas resultatenheten och den procentuella fördelningen bort korrekt på personen Bankfil SUS-formatet Utbetalning av lön via Swedbank när formatet på utbetalningsfilen är SUS (både utbetalning och lönespecifikation i samma fil) och företaget är registerhållare ska mottagarens bankkontonummer inkludera

37 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 7 clearingnumrets alla 5 siffror. Det gäller oavsett om bruttolönen att utbetala är 0 kr eller högre. I tidigare version togs 5:e clearingsiffran bort och kontonumret nollutfylldes Arbetsgivardeklaration Person som hade minus i bruttolön redovisades inte på arbetsgivardeklarationens sida 2. Det är nu åtgärdat. 2.3 Nya åldersintervall och procentsatser för beräkning av sociala avgifter från och med 1 maj 2015 Riksdagen har beslutat om nya arbetsgivaravgifter för unga. De nya reglerna träder i kraft från och med redovisningsperioden maj Det innebär att åldersgränserna som bestämmer hur programmet beräknar arbetsgivaravgifter i rutinen Bokföringsorder soc. avg ändrats. Det är alltså viktigt att göra följande moment innan den nya versionen läses in: Arbetsgivardeklaration, per rapporteringsmånad och för hela Om du gjort förändringar i t ex lönearter kan arbetsgivardeklarationen för en rapporteringsperiod få ett annat resultat nu mot om du skrivit ut den tidigare. Semesterskuld Bokföringsorder för sociala avgifter Bilden under Arkiv/Inställningar/fliken Bokföringsorder har nu fått följande utseende: Nedan följer instruktioner för hur uppgifterna ska lämnas in enligt de nya reglerna. De nya reglerna innebär att den tidigare nedsättningen av arbetsgivaravgifter för anställda som är födda 1989 slopas. För anställda som är födda 1989 ska du som är arbetsgivare betala full arbetsgivaravgift. Åldersintervall för ruta 55/56 är för födda För anställda som är födda gäller samma arbetsgivaravgift som tidigare och redovisas i ruta 57/58. Åldersintervall för ruta 57/58 är för födda

38 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 8 Arbetsgivaravgiften för anställda som är födda 1992 eller senare sänks. Du som arbetsgivare ska endast betala ålderspensionsavgift, 10,21 %. Åldersintervall för ruta 59/60 är för födda och 1992 eller senare. Efter uppdatering till version 15.4 kommer de nya reglerna att tillämpas för alla rapporteringsmånader 2015 och även när du väljer att skriva ut arbetsgivardeklaration för hela året. Om du t ex skriver ut arbetsgivardeklaration för januari efter uppdatering kommer arbetsgivaravgift att beräknas enligt nya regler. När du skriver ut en arbetsgivardeklaration i löneprogrammet för rapporteringsperioderna januari till april samt för hela 2015 kommer följande informationsmeddelande att visas: 2.4 Rättningar och åtgärder i Uppdatering av P24 och P25 Hogia Kyrklön uppdaterar de personliga lönefälten P24 och P25 och personalhistoriken för dessa ifall de har ett äldre ändringsdatum än någon av de P-fält som ingår i formeln. Uppdatering görs i samband med att de ändrade P-fälten som ingår i P24 och P25 överförs från Hogia Personal till Hogia Kyrklön och oavsett om man har både Personal och Hogia Kyrklön öppna eller inte Konjunkturstatistik sjuklöner Fel antal redovisades för Hel dag/del av dag om person insjuknade under en arbetsdag och blev frisk i slutet av samma arbetsdag. Felet är nu rättat Övningsföretag Övningsföretaget Kyrkan har uppdaterade löneartsregister/grundregister. 2.5 Hogia Personal version Nyhet dölj urvalsbegrepp som inte längre används för att förenkla anställdaurvalet För att förenkla urvalet av vilka personer som ska visas vid rapportuttag och vid utsökningar av anställningar osv kan du nu välja att inte visa inaktiva urvalsbegrepp (registerkoder) i samband med själva urvalet. Har man använt Hogia Personal under några års tid finns det säkert resultatenheter, befattningar, yrkeskategorier osv som inte längre används i företaget och som inte längre är intressanta vid urval i programmets olika rutiner. Genom att markera den nya inställningen Dölj inaktiva koder slipper du se dessa gamla urvalsbegrepp. Den nya inställningen gäller både vid standard och avancerat urval.

39 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 9 Har du behov kan du givetvis få med samtliga urvalsbegrepp (både aktiva och inaktiva) för att ta ut historiska uppgifter. Avmarkera i så fall inställningen Dölj inaktiva koder Export av personuppgifter, anställningar och förmåner till Hogia Kyrklön Vi har sett över exportrutinen av uppgifter mellan Hogia Personal och Hogia Kyrklön då dessa skrivs i lönesystemets databas, antingen direkt i samband med själva ändringen eller via Uppdatera-knappen. Syftet med kopplingen mellan dessa program är att personuppgifter som läggs in i Hogia Personal ska uppdatera lönesystemet utifrån mallen HogiaExportPerson som finns i Personal under menyn Verktyg/Inställningar. Likaså ska personalhistoriken i Hogia Kyrklön uppdateras i samband med att databasuppdateringen sker. Vilka uppgifter som lagras i personalstatisktiken styrs av inställningar i lön, se menyn Arkiv/Inställningar/Personalhistorik. Att förmånsuppgifter speglas korrekt i personalhistoriken är avgörande för flera funktioner i lönesystemet så som löneberedning, Collectum rapporten, retroaktiv beräkning av lön, semesterskuldberäkning. I klartext har vi sett över följande: Ett fält i Hogia Personal, t ex Anställningsform kan nu uppdatera två olika fält i Hogia Kyrklön, t ex Urvalskategori2 under fliken Allmänt och Fritt_PA_7 under fliken PA förutsatt att dessa fält är kopplade i mallen HogiaExportPerson. Enligt anmälan uppdaterades inte det fria pa-fältet i tidigare version vid direktuppdatering av lönedatabasen. Felet är nu åtgärdat. Finns det en koppling från ett fritt fält under Anställning i Hogia Personal till fältet Resultatenhet i lönesystemet så exporteras nu resultatenheten korrekt till lönesystemet och personalhistoriken uppdateras. I tidigare version uppdaterades inte personalhistoriken när man exporterade ändringen via Uppdatera-knappen och valde Databas uppdatering. Felet är rättat och gäller samtliga fält som förekommer under fliken Anställning och som berör personalhistoriken i lönesystemet. Har du gjort ändringar som påverkar fälten P24 och P25 i Hogia Kyrklön? Gör du ändringar under Förmåner som indirekt påverkar de personliga lönefälten P24 och P25 i Hogia Kyrklön så uppdateras även dessa p-fält i anställdaregistret när du väljer att uppdatera databasen, men personalhistoriken för dessa fält uppdateras i samband med att du öppnar företaget i löneprogrammet. Det här innebär att om du har både Hogia Personal och Hogia Kyrklön igång när du gör förändringar av förmåner i

40 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2015 Sid: 10 Personal som skrivs direkt i lönedatabasen, måste du stänga ner företaget i lönesystemet och öppna detta på nytt för att personalhistoriken för P24 och P25 ska uppdateras. Ovanstående gäller under förutsättning att du har markerat följande inställning i Hogia Kyrklön under menyn Arkiv/Inställningar, fliken Allmänt: Nyhet rapporterna Nya anställningar och Avslutade anställningar kan nu tas ut i Excel För att få fullt värde i rapporterna "Nya anställningar" och "Avslutade anställningar" som ligger under menyn Analys/Rapporter, fliken Lön/Förmån kan du nu göra kolumnurval på samtliga fält som finns under Personuppgifter, Anställningsuppgifter respektive Förmånsuppgifter och ta ut rapporterna i Excel. Med den tidigare utskriftsmöjligheten där endast 6 kolumner rymdes på den liggande enradiga listan var dessa rapporter starkt begränsade i större verksamheter där fler kolumnurval önskades Personalhistoriken i lön för p-fälten P24 och P25 sparas nu direkt Om du har gjort ändringar under förmåner som indirekt påverkar de personliga lönefälten P24 och P25 i Hogia Kyrklön så uppdateras nu även personalhistoriken för dessa fält i lönesystemet när du väljer att föra över uppgifterna från Hogia Personal via Uppdatera funktionen samt vid direktuppdatering av databasen. I tidigare versioner av Hogia Kyrklön så uppdaterades personalhistoriken för P24 och P25 i samband med att du öppnade företaget i lön, vilket innebar att om båda programmen var igång när du gjorde förändringar av förmåner, var du tvungen att stänga ner företaget i lön och öppna detta på nytt för att personalhistoriken för P24 och P25 skulle uppdateras. Nu slipper du detta moment Rättning under Arkiv/Inställningar Vi har sett över inställningen för beloppsavrundning vid lönerevision. I tidigare version var inställningen tvungen att vara markerad för att den skulle lagras korrekt vid Spara, i annat fall gick inställningen tillbaka till grundinställningen på 0 decimaler. Felet är nu åtgärdat.

46 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 5/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYA ÅLDERSINTERVALL OCH PROCENTSATSER FÖR SOCIALA AVGIFTER FRÅN OCH MED 1 AUGUSTI ÖVERSIKT LÖNEKOSTNADSPÅSLAG 2015 FR O M 1 AUGUSTI 4 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 4 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 8 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

47 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Personal: Aktuell version i fr o m : fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_5_

48 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2015 Sid: 3 2 Aktuellt Riksdagen har beslutat om att ytterligare en gång införa nya arbetsgivaravgifter för unga. De nya reglerna träder i kraft från och med redovisningsperioden augusti /1-30/4 1/5-31/7 1/8-31/12 Födda ,00% 0,00% 0,00% Födda ,21% 10,21% 10,21% Födda ,42% 31,42% 31,42% Födda ,49% 31,42% 31,42% Födda ,49% 15,49% 25,46% Födda ,49% 10,21% 25,46% 2.1 Nya åldersintervall och procentsatser för sociala avgifter från och med 1 augusti 2015 En ny programversion finns inom kort tillgäng för Hogia Kyrklön och Hogia Personal. Fr o m 1 augusti har arbetsgivaravgifterna för unga att förändras ytterligare en gång. Det innebär att åldersgränserna som bestämmer hur programmet beräknar arbetsgivaravgifter i olika rutiner ändrats. Det är alltså viktigt att göra följande moment innan den nya versionen läses in: Arbetsgivardeklaration, per rapporteringsmånad för maj-juli. Semesterskuld Bokföringsorder för sociala avgifter Arbetsgivardeklarationen för respektive månad bör du skriva ut och spara så att du kan göra en avstämning i slutet av året. Ett tips är att spara rapporter som PDF-filer. Om du vill spara rapporterna på fil trycker du på knappen Export och därefter väljer du till vilket format du vill spara rapporten, exempelvis till PDF-format.

49 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2015 Sid: Översikt lönekostnadspåslag 2015 fr o m 1 augusti 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Vi återkommer senare när kursplanen är lagd för våren. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Självklart kommer vi även i år att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Stockholm World Trade Center Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra övriga kurser.

51 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2015 Sid: 6 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

54 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 6/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt FÖRBERED ÅRSSKIFTET SCB-rapporteringen AFA-rapporteringen Stäm av arbetsgivardeklarationen NY LÖNEART Löneart 360 Arvode kistbärare 8 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 9 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 13 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

55 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version i fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_6_

56 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Förbered årsskiftet Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att börja planera för detta. För att underlätta arbetet tipsar vi här i vanlig ordning om hur du kan göra en del förberedande arbete SCB-rapporteringen SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska kyrkan. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare kan du klicka på Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga. och välja titeln SCB rapporteras.

57 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 4 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder återfinns i de instruktioner som SCB distribuerar till alla förvaltningar.

58 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: AFA-rapporteringen Även här kan det vara lämpligt att skapa en egen rapport för att kontrollera att samtliga som skall rapporteras är markerade antingen som Arbetare eller Tjänsteman. Vi har tidigare informerat om att alla anställda inom Svenska kyrkan skall rapporteras som tjänstemän till AFA. Denna uppgift används emellertid även för rapportering av Konjunkturstatistik till SCB. För att lösa detta gjordes det en ändring i programmet så att man vid rutinstart kan tala om att alla anställda skall rapporteras som tjänstemän. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Jfr pkt ovan. Förutom anställningsnummer och namn väljer du att bocka för fältet AFA (under rubriken Statistik). AFA kan anta tre koder; Tjänsteman, Arbetare, ej AFA. Börja med att gå igenom och kontrollera informationen i anställda registret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Utbetalning/försäkring. Anställda som skall rapporteras till AFA skall markeras vid AFA som Arbetare eller Tjänsteman. Om personen inte skall ingå i AFA-rapporten markerar du ej AFA. Notera särskilt att personer som är födda före 1949 inte skall rapporteras. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på Stäm av arbetsgivardeklarationen Som vi brukar påpeka vid årsavslutskonferenserna så rekommenderar vi att arbetsgivardeklarationen stäms av varje månad mot ackumulatorerna. Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Arbetsgivardeklarationerna finns ackumulerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Arbetsgivardeklaration och välj där att ta ut den för hela 2015.

59 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 6 För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till höger har vi valt 111 Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på. Avdragen skatt finner du i ruta 88 på arbetsgivardeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivareavgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även eventuella anställda som är födda 1937 eller tidigare. Detta är alltså helt naturliga differenser. Notera också att i Rapporter Arbetsgivardeklaration på sidan 2 så ingår eventuella inkomster under kr även för anställda födda 1937 eller tidigare i totalsumman för inkomster under kr. För att stämma av kan du använda dig av rapporten Specifikation till Arbetsgivardeklaration för hela år Där redovisas en informationsrad

60 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 7 för de personer som tjänat under kr. I Analys-Ackumulatorvärden, kan man slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på arbetsgivardeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga differenser. En naturlig differens är att även anställda som är födda 1937 eller tidigare finns med i ackumulatorn men inte i ruta 51. En andra naturlig differens är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet. En tredje naturligt differens är att utbetalning av arvode gjorts till utomlands bosatt (t ex artist, föreläsare etc) med löneart 279. Denna löneart finns med i bruttolönesumman men inte på arbetsgivardeklarationen då arbetsgivaravgift ej skall betalas.

61 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: Ny löneart Vissa förvaltningar tillämpar arvode till kistbärare. Vi lägger därför till denna löneart i vårt grundregister Löneart 360 Arvode kistbärare Gå in under Register Lönearter... eller klicka på och klicka på. Begär att få kopiera löneart 330. Ge lönearten nr 360. Vid Namn ändras löneartens benämningen till Arvode kistbärare. Sätt också en bock i rutan för Antal och AFA lön(belopp). Koppla lönearten till ackumulator 999 Pensionspåverkande lön Skriv även en kommentaren längst ned i bilden. Fortsätt under fliken Formel och ange beloppet som gäller hos er. Klicka på för att spara. Kommentar: Arvode till kistbärare utbetalas med x kr per tillfälle.

62 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 9 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Vi återkommer senare när kursplanen är lagd för våren. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Du har väl inte glömt att anmäla dig till våra populära årsavslutskonferenser? Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Stockholm World Trade Center Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra övriga kurser.

64 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2015 Sid: 11 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

67 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 7/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt SCB-STATISTIK Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Begär underlag för SCB-statistik Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB HANTERA AVTALADE SOCIALA AVGIFTER Ändra lönearter 11 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 12 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 16 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

68 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version i fr o m : fr o m : 16.1.x Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : 16.1.x Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : 16.1.x Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_7_

69 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 SCB-statistik SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska kyrkan. Statistikuppgifterna ligger till grund för den partsgemensamma lönestatistik som används som underlag vid löneförhandlingar. Årets lönestatistik skall lämnas senast den 14 december. Instruktioner gällande redovisningen finns att hämta på SCB:s hemsida, Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare så kan du klicka på och välj titeln SCB rapporteras. Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga.

70 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 4 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. De flesta enheter har gått över till den nya verksamhetsindelningen. Därmed kan, enligt anvisningarna, uppgiften om Förvaltningsgren utelämnas. Då programmet inte hanterar detta alternativ kan du istället ange kod 99 Kod saknas. Det blir däremot inte fel om du låter den gamla uppgiften ligga kvar. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder redovisas på nästkommande sidor.

71 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 5 Godkända koder Löneformer 10 Arbetstagare med månadslön 20 Arbetstagare med timlön Förvaltningskoder*) 0 Gemensam administration 3 Fastighetsförvaltning: Kyrko- och församlingslokaler 4 Fastighetsförvaltning: Övriga fastigheter 5 Begravnings- och serviceverksamhet 50 Kyrkogårdsadministration 51 Begravningsverksamhet enligt begravningslagen 56 Krematorium 59 Serviceverksamhet 6 Församlingsverksamhet (i huvudsak undervisning, vård och fritidsverksamhet) 60 Gemensam församlingsadministration (inklusive kyrkobokföring) 61 Gudstjänster och förrättningar (prästuppgifter) 62 Verksamhet på sjukhus och institutioner 63 Kyrkomusiker (kyrkokörer, konserter, musikaliska aktiviteter) 64 Konfirmandundervisning 65 Barnverksamhet (söndagsskola, miniorer m.m.) 66 Ungdomsverksamhet (juniorer, lägerverksamhet m.m.) 67 Vuxenverksamhet 68 Diakoni 69 Övrig församlingsverksamhet 7 Stift 71 Egendomsnämnden BSF-koder Församlings- och främjandeuppgifter Pedagogiska uppgifter m.m Församlingspedagog 1102 Förskollärare 1103 Förskolechef 1104 Assistent i församlingsarbete 1105 Fritids/ungdomsledare 1106 Barnskötare 1107 Konsulent på stifts-/nationell nivå 1108 Familjerådgivare/Terapeut 1199 Annan kvalificerad arbetstagare Diakoniuppgifter 1201 Församlingsdiakon 1202 Församlingsdiakon/Arbetsledare 1203 Sjukhusdiakon 1204 Stiftsdiakon 1299 Diakon med specialuppgift Prästuppgifter 1301 Kyrkoherde 1302 Komminister 1303 Komminister/arbetsledare 1304 Sjukhuspräst 1305 Biskop 1306 Domprost 1307 Stiftsadjunkt 1308 Stiftsadjunkt/arbetsledare 1309 Kontraktsadjunkt 1310 Pastorsadjunkt 1399 Präst med specialuppgift Kyrkomusikaliska uppgifter 1401 Kantor 1402 Organist 1403 Domkyrkoorganist 1499 Annan arbetstagare Uppgifter inom mark- och fastighetsförvaltning Servicetekniska uppgifter 2301 Kyrkvaktmästare 2302 Kyrkogårdsarbetare 2303 Församlingshemsvärd/Husmor 2304 Städare 2305 Krematorievaktmästare 2306 Skogsarbetare 2307 Fastighetsskötare 2308 Maskinreparatör 2309 Hantverkare/drifttekniker 2310 Ekonomibiträde 2399 Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter Chefsuppgifter 2401 Kyrkogårdschef 2402 Fastighetschef 2499 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom förvaltningsomr. Administrativa uppgifter Specialist/handläggaruppgifter 3101 Kamrer/Ekonom 3102 Utredare 3103 Annan utredare/specialist inom förvaltningsområdet 3104 HR-specialist 3105 Stiftsjägmästare 3106 Stiftsjurist eller motsvarande 3107 Informatör 3108 IT-tekniker 3109 IT-samordnare 3199 Annan arbetstagare inom förvaltningsområdet Assisterande uppgifter 3201 Assistent 3202 Löneassistent 3203 Ekonomiassistent 3204 Förvaltningsassistent 3205 Informationsassistent 3206 Kontorsvaktmästare 3207 Kyrkobokföringsassistent

72 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 6 Specialistuppgifter 2101 Trädgårdsingenjör 2102 Fastighetsförvaltare/-tekniker 2199 Annan specialist inom mark- och fastighetsområdet Arbetsledande uppgifter 2201 Kyrkogårdsföreståndare 2202 Arbetsledare 2203 Krematoriemästare/-föreståndare 2204 Skogsvaktare 2299 Förman/Annan arbetsledare 3299 Annan arbetstagare inom förvaltningsområdet Chefsuppgifter 3301 Kanslichef/Verksamhetschef 3302 Kyrkokamrer 3303 Avdelnings-/Enhetschef 3399 Annan chef inom förvaltningsområdet Befattningskoder (förkortad version av SCB) Dessa koder ska anges för att precisera befattningen då BSF-koden slutar på 99. Befattningstext Bef.Kod Befattningstext Bef.Kod Administratör 2531 Konsulent 7250 Antikvarie 2320 Kulturhandläggare 2274 Arkivarie 2321 Kurator 3303 Arkivassistent 2352 Kyrkogårdstekniker 7096 Assistent i sjukhuskyrkan 8938 Körledare 2837 Bibliotekarie 2230 Lärare 2995 Boendestödjare 3996 Pedagog 2112 Dataansvarig 0947 Personaladministratör 9152 Diakon med annan spec.uppg Projektanställd 0429 Diakoniassistent 8903 Projektledare 0715 Föreståndare 8040 Präst med annan spec.uppg Förman 6600 Psykolog 1300 Församlingsmedhjälpare 8935 Receptionist 9564 Församlingsmusiker 8916 Redaktör 9189 Grävmaskinförare 7646 Sekreterare 0090 Guide 2495 Serveringsbiträde 8149 Handläggare 9247 Sjuksköterska 1137 Informatör 2496 Skolkonsulent 2055 Ingenjör 5622 Tekniker 6300 Inköpare 9205 Utbildningsassistent 2065 Jordbruksförvaltare 7151 Vakt 9929 Klockare 8908 Vaktmästare 9840 Kock / kokerska 8135 Verkstadsmekaniker 7957

73 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: Begär underlag för SCB-statistik Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden. Börja med att kontrollera att rätt P-fält är angivet i rutorna vid de Fasta personuppgifterna längst upp i bilden. I övrigt anges lönearterna enligt bilden till höger förutsatt att du använder löneartsförteckning i Svenska kyrkans grundregister. Även löneart 226 Kyrkoherdevikariat kan vara aktuellt här. Det förutsätter dock att vikariatet omfattar en längre tid (½-1 år) än de upp till 3 månader som föreskrivs i avtalet. Exempel på tillägg som inte finns i grundregistret är Prosttillägg, som inte finns formellt i avtalet men som betalas ut i vissa stift till kontraktsprost. Lönearter för frånvaro som skall minska schemalagd arbetstid , 311, , , , , , , , , 565, 600 Klicka därefter på. Om en tidigare producerad statistikfil redan finns på anvisad plats, erhålls ett meddelande och du får klicka på. Du får därefter upp ett meddelande som visar att filen KyrkSCB.txt skapats och att den finns i önskad katalog. Verifiera detta genom att klicka.

74 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 8 SCB-statistiken skrivs ut och redovisas i enlighet med gängse kolumnindelning. Mer information om hur resp kolumn beräknats finner du i slutet av detta avsnitt. Avslutningsvis skrivs ett sammandrag ut med totaler per kolumn Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB SCB begär även in uppgifter om antalet säsongsanställda (för stiften skall istället en fråga om antal skogsarbetare besvaras). Notera särskilt att ferieanställda inte skall rapporteras till SCB. Även denna rapportering sker via webben. För att ta fram dessa uppgifter kan urvalsfunktionen i Hogia Personal med fördel användas.

75 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 9 Gå in under Analys Rapporter eller Klicka på Klicka på i meny-raden. Fler urval i urvalsbilden till vänster Om du har sparat ett urval från tidigare år så kan du klicka på och välj titeln Säsongsanställda Klicka därefter på. Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Klicka på vid Anställningsform Välj Säsong och klicka på. Om du inte redan sparat urvalet så kan det vara bra att spara till nästkommande år. Klicka på och anger ett mallnamn enligt exemplet till höger. Om mallen endast skall användas av dig själv sätter du en bock vid Personlig. Klicka därefter på. Markera fliken Lön/Förmån. Välj rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS

76 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 10 Om du sparade rapportmallen vid föregående rapportering så kan du nu enkelt hämta upp den igen. Klicka på och välj mallen enligt exemplet till höger. Klicka därefter på. Fyll i bilden enligt exemplet till höger. Förutom fält 2-5 enligt bilden väljs även 1. Namn och 6. Sysselsättningsgrad. Vid Datum anges när säsongen startade och slutade. Klicka på så finns den uppgiften med till nästkommande rapportering. Räkna samman antalet anställda i listan. Kontrollera om någon eller några säsongsanställda är deltidsanställda. Använd den som underlag vid rapportering via webben. När filen är framtagen skall den levereras till SCB. All redovisning sker via SCB:s webbplats. Logga in med det Användarid och Lösenord som finns angivet i det informationsbrev som du fått. Först besvaras frågan om säsongsanställd kyrkogårdspersonal eller för stiften, en fråga om skogsarbetare. Därefter väljer du att löneredovisning sker via fil.

77 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: Hantera avtalade sociala avgifter Hogia Kyrklön erbjuder möjlighet att förutom lagstadgade sociala avgifter (arbetsgivareavgift och löneskatt) även beräkna avtalsenliga lönekostnadspåslag i särskild bokföringsfil (Bokföringsorder avtalade soc avg). Tidigare har det varit vanligt att använda sig av s k passiva lönearter för detta. Ett annat sätt har varit att låta ekonomiprogrammet beräkna dessa påslag med hjälp av automatkonteringar. Om du inte redan infört funktionen för att beräkna avtalsenliga lönekostnadspåslag i särskild bokföringsfil, så rekommenderar vi starkt att detta sker vid årsskiftet Ändra lönearter Se till att de passiva lönearter som använts för beräkning av avtalsenliga lönekostnadspåslag avslutas innan avräkning görs av decemberlönen. Dessa lönearter är markerade som Återkommande varje period. Genom att avmarker dessa i löneartsregistret så försvinner de till första lönekörningen Sök upp och markera löneart 977. Klicka på. Avmarkera bocken vid Återkommande varje period och tryck på. Upprepa detta moment för följande lönearter 978 *Avgift KPA TGL-KL 981 *Pens. avgift OFR 983 *Pens. avgift Kommunal *Pens. avgift Kommunal *Pens. avgift KAP-KL 992 *Avgift Trygghetsf Vissa passiva lönearter är kopplade till ovanstående och skall därför inte vara återkommande. Kontroller därför även att nedanstående lönearter har bocken avmarkerad i Återkommande varje period. 980 *AvgiftFORA AGS-KL TFA-KL 982 *Löneskatt pens.avg OFR 984 *Löneskatt Komm 4,5% 986 *Avgift trygghetsfonden 987 *Avgiftsbefrielseförsäkning 989 *Löneskatt KAP-KL 991 *Löneskatt Komm 4% Notera särskilt att passiva lönearter för Pensionsavg. löneväxling (976 och 974) samt Premie FÅP (993 och 995) skall vara kvar och därför skall inga ändringar göras för de lönearterna.

78 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 12 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Vi återkommer senare när kursplanen är lagd för våren. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Du har väl inte glömt att anmäla dig till våra populära årsavslutskonferenser? Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Stockholm World Trade Center Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra övriga kurser.

80 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2015 Sid: 14 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

83 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 8/2015 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 3 2 Nya programversioner HOGIA KYRKLÖN - NYHETER I VERSION Skattetabeller och procent för engångsskatt enligt 2016 års beräkningar Arbetsgivardeklaration för HOGIA KYRKLÖN - NYHETER I VERSION Kontrolluppgifter för Skatteverkets Nya regler för identifikation av anställda och nytt filformat AFA-rapport till Fora Arbetsgivardeklaration 7 Arbetsgivardeklaration för hela året Rättningar och åtgärder HOGIA PERSONAL NYHETER I VERSION Överföring av personnummer och sekelsiffra till Hogia Kyrklön Programförbättringar gällande sekelsiffra i Hogia Personal version HOGIA PERSONAL NYHETER I VERSION Förbättringar då fler urval görs vid rapportuttag Rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS Rättning i rapporten Personalbokslut Rapporten Statistik anställningar volym tar nu hänsyn till avancerat urval Rättning under Arkiv/Inställningar Rättning under Analys/Kompetensanalys/Snabbsökning 13 3 Aktuellt SKAPA NYTT KALENDERÅR Lägg upp databas för nytt kalenderår UPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT ÅRSUPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT I AVENY TIDREDOVISNING NY ORGANISATION Ändra företagsuppgifter Byt logotype AVTALSENLIGA LÖNEKOSTNADSPÅSLAG Ändra i styrtabellen för avtalsenliga lönekostnadspåslag ÄNDRADE BELOPP OCH PROCENTSATSER RELATERAD TILL SVENSKA KYRKANS AVTAL ÄNDRADE LAGSTADGADE BELOPP RENSA BORT ANSTÄLLDA SOM SLUTAT RENSA BORT INAKTUELLA ARBETSSCHEMAN 21 4 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 23 5 Övrigt 24 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

84 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 27

85 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 3 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version i fr o m : fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2015_8_

86 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 4 2 Nya programversioner 2.1 Hogia Kyrklön - Nyheter i version Skattetabeller och procent för engångsskatt enligt 2016 års beräkningar Programmet är uppdaterat med skattetabeller och engångsskatt för inkomstår När du verkställer årsskiftet och får ett innevarande år 2016 är det skatteberäkning enligt 2016 års skattetabeller och procent för engångsskatt som programmet använder Arbetsgivardeklaration för 2016 Regering och Riksdag har beslutat om nya åldersintervall, nya arbetsgivaravgifter för anställda fyllda 65 år vid årets ingång samt särskild löneskatt för födda 1937 eller tidigare. Det är ingen förändring av arbetsgivaravgiften för anställda födda och födda 1991 eller senare. Det är endast åldersintervallen som är förändrade. Arbetsgivaravgiften höjs till 16,36% för anställda födda Arbetsgivaravgiften består dels av ålderspensionsavgift 10,21% och dels av särskild löneskatt 6,15% för personer som vid årets ingång fyllt 65 år. Det innebär att procentsatsen totalt blir 16,36% mot tidigare 10,21% (ålderspensionsavgift). För anställda födda 1937 eller tidigare ska särskild löneskatt betalas med 6,15 %. De nya bestämmelserna träder i kraft den 1 januari Bestämmelserna ska tillämpas på lön eller ersättning som betalas ut efter 1 januari Hogia Kyrklön - Nyheter i version Kontrolluppgifter för Skatteverkets Nya regler för identifikation av anställda och nytt filformat. Från och med inkomståret 2015 finns en ny e-tjänst för att lämna kontrolluppgifter. OBS! Du kan inte använda e-tjänsten för uppgifter för tidigare år. För att använda e-tjänsten måste du ha e-legitimation. Filer du för över måste ha XML-format. Från och med inkomståret 2015 kan du även redovisa kupongskatt i den nya e-tjänsten. Kontroll görs i programmet på personer med ofullständiga personnummer och personer med samordningsnummer för att alla personuppgifter som Skatteverket behöver för att identifiera den anställde finns registrerat i anställdaregistret och kommer med i kontrolluppgiftsfilen. OBS! Börja med att gå in på Ändra/komplettera personuppgifter för att säkerställa att alla nödvändiga personuppgifter finns på de anställda så att de kommer med i filen till Skatteverket Ändra/komplettera personuppgifter Födelsetid ska registreras på personer som saknar personnummer eller har ofullständigt personnummer. När du registrerar födelsetid här i kontrolluppgiftsfunktionen uppdateras samtidigt fältet Födelsetid på fliken Statistik i anställdaregistret. Om personen har ett ofullständigt personnummer, ex , ska födelsetid vara nnn där nnn är ett löpnummer mellan Födelsetid ska vara 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. Angiven födelsetid för fysisk person ska kompletteras med namn, gatuadress, postnummer samt postort i anställdaregistret. Anställd som saknar personnummer men har en anställning och betalar skatt i Sverige tilldelas ett samordningsnummer istället för personnummer. Genom en kombination av siffrorna för födelsetid (ökat med talet 60) och slumpvisa individnummer ur en serie blir samordningsnummer unikt för varje

87 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 5 person. Samordningsnumret ersätter i dessa fall personnumret och ska användas vid kontakter med Skatteverket, t.ex. anges på kontrolluppgifter. Vid redovisning av kontrolluppgífter, för anställda med samordningsnummer, måste personuppgifterna kompletteras i anställdaregistret med namn, gatuadress, postnummer samt postort. För- och efternamn redovisas separat i kontrolluppgiftsfilen för anställda som har samordningsnummer eller födelsetid. Om programmet inte med säkerhet kan placera förnamn i kolumnen för förnamn och efternamn i kolumnen för efternamn blir namnfälten gulmarkerade. Dela upp namnet i rätt kolumn och Spara. Om något av namnfälten fortfarande är gult beror det på att det finns ett mellanrum i namnet efter det att du sparat och personen blivit godkänd (namnet ej längre rödmarkerat och rutan Godkänd är markerad) kan du gå till nästa person som behöver kompletteras. Kontrolluppgifter för personen i exemplet i bilden ovan kommer att ingå i KU-filen till Skatteverket. När du har kompletterat de anställdas personuppgifter och alla är godkända för att komma med i kontrolluppgiftsfilen kan du gå vidare och Skapa register för kontrolluppgifter Skapa register för kontrolluppgifter När du har skapat ditt kontrolluppgiftsregister kan du gå in på Ändra/Komplettera kontrolluppgifter och eventuellt justera/komplettera belopp eller texter. Anställda som ska redovisa sina kontrolluppgifter som KU13, KU14 eller KU31 måste kompletteras manuellt under Ändra/komplettera kontrolluppgifter Ändra/komplettera kontrolluppgifter - redovisning av Kupongskatt, KU 31. Den som har fått utdelning på aktier från svenskt aktiebolag eller andel i en svensk värdepappersfond eller en specialfond, och som är skattemässigt bosatt eller hemmahörande utomlands, ska betala kupongskatt. Kupongskatt redovisas på KU31 Utdelning mm på delägarrätter. Utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag vid utbetalning av utdelning och sköta redovisningen till Skatteverket. Utdelningsmottagaren behöver vanligtvis inte medverka i redovisningen, men ska uppdatera uppgifter om hemvistland och adress löpande. Redovisning ska lämnas till Skatteverket inom fyra månader efter utdelningstillfället. I ruta 003 (Avdragen kupongskatt) redovisas Avdragen svensk kupongskatt, i ruta 581 (Annan kupongersättning) redovisas Annan kupongskattepliktig ersättning än utdelning, i ruta 079 anges landskoden för hemvistelsestat Validera/skapa fil Skatteverket Det är från och med i år endast en fil som ska överföras till Skatteverket. Filen har namnet KU.xml.

88 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 6 Du måste fylla i alla uppgifter som begärs om Uppgiftslämnare och Teknisk kontaktperson. Om Teknisk kontaktperson och Uppgiftslämnare är samma person kan du markera rutan Uppgiftslämnare samma som teknisk kontaktperson. Då kopieras uppgifterna och du slipper registrera samma uppgifter två gånger. Du kan välja att programmet endast ska kontrollera (validera) att alla uppgifter i kontrolluppgiftsregistret har rätt format och innehåller alla uppgifter som måste finnas med. Logglista skapas vid valideringen och presenteras på bildskärmen. Nedanstående markeringsruta ska vara tom. Om du både vill kontrollera (validera) kontrolluppgiftsregistret och samtidigt skapa en KU-fil markerar du rutan Skapa fil till Skatteverket. Logglista skapas vid valideringen och presenteras på bildskärmen. Loggfil sparas varje gång du validerar/kontrollerar. Den gamla loggfilen skrivs över. Loggfilen heter KU_xml.log och sparas på den plats du angivit. Om du inte valt en sökväg under Validera/skapa fil men har valt en plats under Arkiv Inställningar där loggfiler sparas så är det där som KU_xml.log sparas.

89 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 7 Om du inte har någon dedikerad plats där du sparar loggfiler så hamnar KU_xml.log under din personliga sökväg som visas Arkiv och Inställningar. Kontrolluppgifter/loggfil till Skatteverket sparas till: Här anger du var du vill spara loggfil respektive KU-fil. KU-filen sparas på samma plats och benämns KU.xml. Det är filen KU.xml som du ska överföra på Skatteverkets hemsida under Lämna kontrolluppgifter fr o m inkomstår Det finns möjlighet att nolla tidigare inskickade kontrolluppgifter. Markera rutan Borttag av samtliga kontrolluppgifter för företaget som tidigare har skickats in till Skatteverket. Skapa filen och för över den till Skatteverket via e-tjänsten AFA-rapport till Fora Ålderskontroll på personer märkta AFA-tjänsteman. Det är viktigt att du som arbetsgivare rapporterar hur mycket lön du har betalat ut till anställda tjänstemän under året. Pengarna är grunden till trygghetsförsäkringen vid arbetsskada TFA. Till skillnad från att rapportera individuella löner för anställda arbetare, begär Fora endast in totala lönesummor för tjänstemän (alltså sammanräknat). Personer med markering AFA-tjänsteman kommer med på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år Arbetsgivardeklaration Nedsättning Regionalt stöd för enskilda personer Nedsättning av arbetsgivaravgift för arbete vid fast driftställe i stödområde. Denna ruta (74) på arbetsgivardeklarationen gör ett avdrag på 10 % eller max 7100 kronor totalt för hela företaget eller för enstaka anställda. Om du markerar rutan Regionalt stöd på rapportbilden visas två olika alternativ; Hela företaget och Enskilda anställda. Om du väljer Hela företaget summeras bruttolön för alla anställda som avräknats vald månad och utgör underlag för nedsättning 10%. Om du väljer alternativet Enskilda anställda tittar programmet efter vilka anställda som har en markering i rutan Regionalt stöd på fliken Allmänt i anställdaregistret och beräknar nedsättning 10% på dessa personers bruttolön och förmåner. Summa nedsättning får dock inte överstiga 7100 kr.

90 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 8 Arbetsgivardeklaration för hela året När du skriver ut en arbetsgivardeklaration i löneprogrammet för rapporteringsperioderna januari till juli samt för hela 2015 kommer följande informationsmeddelande att visas: Om du skriver ut arbetsgivardeklaration i slutet på året och väljer hela 2015 kommer programmet att beräkna och summera avgifter för samtliga månader enligt den blankettmall som är aktuell vid årets slut Rättningar och åtgärder Kyrkans lönestatistik till SCB Det har skett en uppdatering av kyrkans BFS-koder. Det är endast benämningar på vissa BSF-koder som Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation har reviderat Återkopiering SQL-databas Arkiv - Säkerhetskopiering - Återkopiera Om man har tillräckligt hög behörighet ska man kunna återkopiera en säkerhetskopia tagen på en annan databas än som finns sedan tidigare på din dator, utan att få ett felaktigt meddelande om att du har för låg behörighet. Om jag har för låg behörighet för att återkopiera ska jag få meddelandet om att jag har för låg behörighet.

91 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: Utskrift semesterdagar på lönespecifikation Antal kvarvarande Obetalda semesterdagar respektive Förskottsdagar presenterades olika på lönespecifikationen beroende på inställning av Brutto eller Netto under Inställningar på lönespecifikation. Felet är nu rättat. 2.3 Hogia Personal Nyheter i version Överföring av personnummer och sekelsiffra till Hogia Kyrklön Tidigare vid överföring av sekelsiffra från Hogia Personal till Hogia Kyrklön har löneprogrammet med automatik lagt in sekelsiffra 19 i anställdaregistret t ex för födda på 2000-talet, pga att exportmall Hogia Export Person ej varit korrekt uppsatt. Tips kontrollera sekelsiffra i Hogia Personal och Hogia Kyrklön Ta ut en rapport med personnummer, namn och anställningsnummer i Hogia Personal för att se om ni har någon anställd som är född på 2000-talet. Använd rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS och öppna i Excel. Jämför rapporten med ditt register i Hogia Kyrklön och säkerställ att sekelsiffran är 20 på anställda födda på 2000-talet. Använd rapporten Egna rapporter/personuppgifter i Hogia Kyrklön med urval på sekel, personnummer, namn och anställningsnummer och öppna den med Excel. Korrigera sekelsiffran vid behov Programförbättringar gällande sekelsiffra i Hogia Personal version 16.1 Vi har gjort programförbättringar när det gäller överföring av sekelsiffra till Hogia Kyrklön. Numera är det inte längre ett krav att använda separat fält för Sekel på person och att koppla fältet till SekelPersnr i exportmallen Hogia Export Person, för att personnummer inklusive sekel ska överföras korrekt till Hogia Kyrklön. För att överföring av sekel ska fungera korrekt måste ni dock ta bort koppling av fältet Sekel till SekelPersnr i exportmall Hogia Export Person. Vid överföring av personnummer kommer sekelsiffra som finns angivet i fältet Personnummer på person att överföras till löneprogrammet. Om ni tidigare delat upp personnummer i två fält, Sekel och Personnummer så finns möjligheten fortfarande kvar. Vi har även säkrat upp hantering av registrering av personnummer och sekelsiffra på person.

92 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 10 När ett personnummer anges i fältet Personnummer skrivs sekelsiffran numera i personnumret automatiskt till fältet Sekel. För att det ska ske krävs dock att du kopplat fältet Sekel till SekelPersnr i exportmallen Hogia Export Person. 2.4 Hogia Personal Nyheter i version Förbättringar då fler urval görs vid rapportuttag Markerar du Avancerat urval och gör urval på fält som avser Anställningsuppgifter och Förmånsuppgifter tar nu programmet hänsyn till dessa urvalskriterier vid uttag av nedanstående rapporter: Person/Anst/Förmån, Person/Anst/Förmån/PA+/LAS Nya anställningar Avslutade anställningar Statistik anställningar volym Urvalen du gör under Avancerat urval kan alltså användas för att filtrera vilka anställningar och/eller förmåner som ska visas på rapporten under vald period. Du kan t ex lista alla med övertid eller med 30 dagars semester, en viss sysselsättningsgrad, bonus osv i den nya versionen. Förmånerna filtreras utifrån dessa urval under förutsättning att man inte bockar för inställningen Inkludera historik för markerade personer.

93 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: Rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS Väljer man Pågående anställning så gäller följande: Pågående anställning betyder ALLTID att slutdatum saknas eller är lika med alternativt större än dagens datum. Detta innebär att en nuvarande eller en framtida anställning kan utgöra underlag för rapporten. Vilken av dessa som visas på rapporten beror på vilken period som valts och vilken av dessa anställningar som faller inom vald period. Anställningar med slutdatum under vald period visas inte på rapporten. Vill du specifikt se vilken anställning som gäller för en viss tidsperiod oavsett om den är pågående eller avslutad, välj istället Alla anställningar i vald period och Alla förmåner i vald period. Vi har sett över sorteringen på posterna som visas på rapporten så att du alltid får dessa i fallande ordning, dvs den senaste anställningen/förmånen i perioden du valt ligger nu alltid först på rapporten sen kommer resterande i kronologisk ordning. Tips! Om du exporterar rapporten till Excel och väljer fliken Data och funktionen Ta bort dubbletter så kan du enkelt få den senaste anställningen och förmånsuppgiften i vald period att visas för personerna som ingår i rapporten. En rad per person alltså! Underlag förmåner Urvalet Pågående anställning kan kombineras med Senaste förmån i vald period eller Alla förmåner i vald period. Väljer du Senaste förmån i vald period så spelar det ingen roll om den är aktuell eller avslutad för att visas på rapporten, rapporten går strikt efter vilken förmån som är den senaste i vald period. Väljer du kombinationen Pågående anställning och Senaste förmån i vald period och tar ut rapporten i Excel så kommer varje anställd på en rad. Övriga kombinationer kan generera flera rader per person eftersom dessa baseras på alla förekommande anställningar respektive förmåner under vald period. Sorteringen fungerar nu i rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS I tidigare version av Hogia Personal fungerar inte sorteringen korrekt i rapporten Person/Anst/Förmån/PA+/LAS om fältet Anställningsnummer saknades i urvalet. Detta medförde att man kunde få olika antal poster i rapporten beroende på vilken sortering man valt. Nu efter vår programrättning behöver inte Anställningsnummer ingå på rpporten och oavsett vilken sorteringsordning du väljer visas nu alltid samma antal poster (anställningar) på rapporten under förutsättning att alla andra urval är lika Rättning i rapporten Personalbokslut Rapporten Personalbokslut återspeglar nu de underliggande uppgifterna för könsfördelning, könsfördelning %, åldersfördelning och personalansvar oavsett om man använder sig av numeriska eller alfanummeriska begrepp för avdelning/resultatenheter. I tidigare version stämde inte staplar och resultat på flera av nyckeltalen i rapporten under fliken Anställning då avdelning/resultatenheter osv hade siffror istället för namn Rapporten Statistik anställningar volym tar nu hänsyn till avancerat urval Rapporten visar hur sysselsättningsgraden fördelas mellan könen och du får även ut antalet genomsnittliga heltidstjänster. Nyhet! Rapporten kan nu beställas med avancerat urval, du kan t ex ta ut rapporten för en specifik avdelning. Beräkningen av anställningsvolym sker då utifrån vald avdelning och har personerna som

94 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 12 ingår i rapporten inte arbetat på den avdelningen under hela den valda perioden så påverkas beräkningen av antalet genomsnittliga heltidstjänster. OBS! Då avancerat urval görs ska du avmarkera inställningen Inkludera historik för markerade anställda eftersom du förmodligen vill att urvalsvillkoren ska filtrera bort anställningar från rapporten som inte överensstämmer med dessa villkor. Har inga urval gjorts så har denna inställning ingen betydelse. Notera att rapporten inte tar med personer som saknar förmån/-er under vald period. Att dessa personer exkluderas beror på att uppgiften om sysselsättningsgrad redovisas på rapporten och den uppgiften hämtas från förmånsfliken i personregistret. Om det visas fler poster i urvalsfönstret nere till vänster jämfört med antal personer som visas under Personalvolym på rapporten kan det bero på ovanstående Rättning under Arkiv/Inställningar Vi har sett över inställningen för beloppsavrundning vid lönerevision, se bild nedan. I tidigare version var inställningen tvungen att vara markerad för att den skulle lagras korrekt vid Spara, i annat fall gick inställningen tillbaka till grundinställningen på 0 decimaler. Felet är nu åtgärdat.

95 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: Rättning under Analys/Kompetensanalys/Snabbsökning När man i tidigare version av Hogia Personal tog ut en kompetensanalys där man i analysen även vill ha med personerna som saknade kompetensen/aktiviteten så visade resultatet vilka som hade kompetensen/aktiviteten. Vyn blev dock missvisande då även personer som saknade kompetensen/aktiviteten kunde få ett värde inlagt under notering då resultatet presenterades. Dessa hamnade som ej godkända men hade ändå en notering när man valde att visa Detaljer. Felet är åtgärdat.

96 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 14 3 Aktuellt 3.1 Skapa nytt kalenderår Eftersom lönedatabasen är årsbaserad skall en ny databas skapas för varje nytt kalenderår. Detta moment utförs dessutom för vart och ett av de företag som lön administreras för. Är du osäker rådgör du med systemansvarig och förbered detta i god tid. Handledning finns på Hogias kundtorg. Detta har redovisats i Nyhetsbrev 6/2014 och 7/ Lägg upp databas för nytt kalenderår Gå in under Arkiv och välj Nytt kalenderår... Av bilden till höger framgår att rutinen genomför tre olika steg. Innan du påbörjar bearbetningen är det lämpligt att först kontrollera så att rätt ackumulatorer nollställs. Det sker enklast genom att gå in under Analys Rapporter och klicka på fliken Register. Välj därefter Ackumulatorlista och granska kolumen Nollställs vid årsskifte. Kontrollera särskilt att en säkerhetskopia finns innan du klickar på för att fortsätta. Starta rutinen genom att klicka på. Du kan nu följa hur de olika stegen fortlöper för att skapa en databas för det nya verksamhetsåret. Programmet avslutar med att döpa om databasen för det gamla verksamhetsåret. Namnet är det samma men kompletteras med att det inom parantes skrivs vilket år den avser. Se exemplet till höger. Klicka på för att avsluta. Föregående år: Övningsföretaget_Kyrkan(2015) Upprepa proceduren för vart och ett av de företag du kör. När nytt verksamhetsår skapats får du verifiera att du vill uppdatera företagets inställningar för det nya året. 3.2 Uppdatera arbetstidsschemat Innan du kan börja använda löneberedningsrutinen för innevarande år är det viktigt att arbetsschemat som avser röda helgdagar och aftnar kompletteras med dagar för år Dessa kan antingen registreras manuellt eller importeras enligt nedan.

97 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 15 För att importera arbetstidsschemat börjar du med att hämta denna från Eniacs hemsida Du finner den under KUNDSIDORNA. Du behöver alltså logga in med kundnummer och lösenord. Välj Dokumentation till vänster i bilden och högerklicka på länken Röda helgdagar och aftnar Välj Spara mål som och ange önskad katalog som filen skall importeras från i Hogia Kyrklön. När du laddat hem filen går du in under Arkiv Import och väljer Arbetsschema... Markera filen Roda_helgdagar_aftnar_2016.txt och klicka på. När importen sker visas en logg med information om vilka röda dagar och aftnar som importerats till schema 10. För att registrera dagarna manuellt, går du in under Register och väljer Arbetsschema... Dubbelklicka på schema 10 Röda helgdagar och aftnar. Dra ned rullningslisten till höger i bilden till slutet av tabellen och positionera markören till slutet av fälten Nyårsafton (sista datumet 2015). Klicka på Enter-tangenten så öppnas en ny rad. Lägg därefter in årets röda dagar. När du registrerat alla röda helgdagar och arbetsfria dagar, avslutar du med att klicka på.

98 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: Årsuppdatera arbetstidsschemat i Aveny Tidredovisning Om ni använder Aveny Tidredovisning skall du lägga upp nya scheman för år Eftersom tidrapportering normalt sett sker löpande via tidstämpling så måste detta göras före årsskiftet. För varje schema finns det möjlighet att registera lediga och avkortade dagar. Dessa kan med fördel registreras på ett grundschema som sedan används av övriga scheman. Om någon av följande dagar är noterade som lediga eller avkortade dagar skall en justering göras, Dag före midsommarafton, Dag före julafton, Dag före nyårsafton. Det är också viktigt att se över och uppdatera lediga och avkortade dagar innan årsuppdateringen körs. Starta rutinen Schema. Klicka på fliken Grunddata. Om du på något schema hittar datumet för ovan angivna dagar före afton så skall du stryka datumet som är markerat i exemplet till höger och istället klicka på. Då visas en ny bild där motsvarande dagar kan markeras. Se exemplet nedan. Starta rutinen Schema. Markera samtliga scheman i innehållsfliken enligt exemplet till höger. När rutinen startas är endast det översta schemat i innehållsfliken markerat. Ställ markören på det nedersta, håll ned shift-tangenten och klicka på vänster musknapp.

99 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 17 Klicka på knappen. Markera Enligt urval som i bilden till höger och klicka därefter på. Utifrån registrerade grunddata, läggas nu nya årsscheman upp för samtliga i innehållsfliken markerade scheman. 3.4 Ny organisation I samband med årsskiftet sker regelmässigt indelningsändringar inom Svenska kyrkan. Genom sammanläggningar kommer även vissa enheter att få nya organisationsnummer. Eftersom Hogia Kyrklön arbetar med årsbaserade databaser är det enkelt att bara byta företagsnamn och organisationsnummer. Möjligtvis kan komplettering med ytterligare anställda bli aktuellt. Databasen i Hogia Personal är inte årsbaserad. Här rekommenderar vi att namnet och i förekommande fall organisationsnumret ändras. För att spara historiska uppgifter om det tidigare organisationsnamnet krävs det att en ny arbetsgivarkod läggs upp samt att den tidigare avslutas. Den nya koden får läggas upp för varje medarbetare person för person. Detta ser vi som ett omständigt moment i förhållande till värdet av att spara uppgifterna Ändra företagsuppgifter Starta Hogia Kyrklön och gå in under Arkiv Företagsuppgifter Registrera det nya företagsnamnet och eventuellt nytt organisationsnummer. Klicka därefter på. Starta Hogia Personal och gå in under Register Registervård. Innan rutinen startas blir du ombedd att ta en backup innan några förändringar görs. Då det flesta inte har behörighet att ta backup är det alltså lämpligt att göra detta snarast efter en backup tagits av er driftleverantör. Klicka på att komma vidare för Vid välj funktion anges Genomgående ändring av registervärde. Vid Välj register anges Arbetsgivare. Avmarkera också bocken vid Ta bort exportbocken på Ange det nya organisationsnamnet enligt exemplet till höger,

100 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 18 markera därefter med en bock i Ändrad. Klicka på för att genomföra ändringen. Gå in under Register - Företag eller klicka på. Byt till fliken Arbetsgivare. Här ändras Arbetsgivare och i förekommande fall organisationsnummer. Byt till fliken Koncern. Registrera det nya företagsnamnet vid Organisation och eventuellt nytt organisationsnummer. Du kan bortse ifrån att det gamla namnet finns kvar vid Koncern. För att ändra detta krävs en konsultinsats men eftersom uppgiften inte förkommer på några rapporter eller syns i övrigt så är det onödigt att ändra Byt logotype Om församlingen/pastoratet byter namn kommer nya logotyper att gälla. Att byta logotyp görs på följande sätt. Starta Hogia Personal och gå in under Analys Rapporter eller klicka på. Klicka därefter på längst ned i bilden. Markera Visa logotype och skriv i Sökvägen till logotype-filen alternativt klicka på och markera filen i aktuell katalog. Om du inte använder logotype skall du istället markera Visa arbetsgivarnamn. Fortsätt med att starta Hogia Kyrklön och gå in under Analys Rapporter eller klicka på. Klicka därefter på längst ned i bilden. Markera Visa logotype och skriv i Sökvägen till logotype-filen alternativt klicka på och markera filen i aktuell katalog.

101 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 19 OBS! När det nya organisationsnumret är registrerat är det möjligt att göra en CSR-förfrågan. Följ anvisningarna enligt pkt 1 ovan. 3.5 Avtalsenliga lönekostnadspåslag Ändra i styrtabellen för avtalsenliga lönekostnadspåslag I samband med årsskiftet behöver några inställningar göras i den tabell som styr beräkningarna. Det är främst procentsatser och olika åldersintervall som ändras. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på knappen Ändra i tabellen enligt nedan. Procentsatser som ändras: Riskförsäkringspremien ändras från 1,25 till 0,95% Trygghetsfonden ändras från 0,10 till 0,03% KPA TGL-KL ändras från 0,10 till 0,07% (för befintliga och 0,14% för nytillkomna arbetsgivare) Födelseår som ändras: Födelseår fr o m 1951 d v s det år då den anställde fyller 65 år (Avgiftsbefrielseförsäkring, FORA, KPA) Födelseår t o m 2000 d v s det år då den anställde fyller 16 år (Avgiftsbefrielseförsäkring, FORA, KPA, Trygghetsfonden) Födelseår t o m 1995 d v s det år då den anställde fyller 21 år (KAP-KL, Riskförsäkringspremien) Urval av lönearter En ny löneart har tillkommit under året 360 Klicka på och markera de lönearter som utgör underlag för beräkning av avsättningarna. För avsättningar till FORA (inkl avgiftsbefrielseförsäkring), KPA och Trygghetsfonden anges följande löneartsintervall: , , ,289, , ,316,360, , , ,480, Dessa lönearter skall överensstämma med Ackumulator 172. För övriga avsättningar gäller samma urvalsintervall som som vid rapportering av pensioner till PAUS. Följande intervall anges: , , ,289, , , 316,360, , , , ,480, , Dessa lönearter skall överensstämma med Ackumulator Ändrade belopp och procentsatser relaterad till Svenska kyrkans avtal För anställda som inte når upp till minst 581 kr i tjänstepensionspremie sker en återbetalning av premien förutsatt att den överstiger 100 kr.

102 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 20 Gå in under Register Lönearter... eller klicka på och sök upp och markera löneart 290. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Denna löneart används för utbetalning av tjänstepensionspremie som överstiger 100 kr och understiger 581 kr (dvs. 1 % av 2015 års inkomstbasbelopp som är kr). Förmånsbestämd ålderspension (FÅP) intjänas av anställda med årlöner överstigande 7,5 inkomstbasbelopp. Kostnaden för den förmånsbestämda ålderspensionen varierar mellan olika anställda beroende på anställningstid, ålder och kön. Det är därför svårt att i löneprogrammet göra en individuell beräkning. Vi följer här Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations rekommendation om en schablon på 40 procent på den pensionsgrundande inkomsten överstigande 7,5 inkomstbasbelopp. Eftersom inkomstbasbeloppet 2016 fastställts till kr ändras löneartens formel. Nytt belopp är kr ( x 7,5 /12 månader). Sök upp och markera löneart 993. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Används för att beräkna förmånsbestämd ålderspension FÅP för anställd med årsinkomst över 7,5 inkomstbasbelopp, d v s kr/månad (gäller ej anställda under 28 år). Lönearten skrivs ej på lönespecifikationen men ger kontering i bokföringsverifikationen. Byt till fliken Formel och ändra formeln enligt exemplet. OM(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+ LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]))>(IB*0.625);(((LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+ LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ]+LART[ ])-(IB*0.625))*(40.00/100));0) 3.7 Ändrade lagstadgade belopp Fr o m 1 januari 2016 gäller nya belopp för förmån av fria måltider, s k kostförmån. Sök upp och markera löneart 389. Klicka på. Ändra kommentaren. Kommentar Används då arbetsgivaren tillhandahållit fri kost åt den anställde. Beloppen fastställs av Skatteverket. Fri frukost, lunch och middag 220:- Fri lunch eller middag 88:- Fri frukost 44:- 3.8 Rensa bort anställda som slutat I samband med årsskiftet är det också lämpligt att rensa bort anställda som slutat. Hogia Kyrklöns databas är årsbaserad varför information och lönetransaktioner finns sparad för historik. Personerna finns dessutom kvar i Hogia Personal. Rensning kommer endast att ske om det finns ett avgångsdatum registrerat och om det inte finns några lönetransaktioner det aktuella året.

103 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 21 Gå in under Register Registervård... Klicka på i rutan Anställda och ange T.o.m avgångsdatum som i exemplet till höger. Klicka därefter på så startar bearbetningen. När rensningen är slutförd verifieras det att den är klar och en rapport med kan skrivas ut med uppgift om vilka anställda som rensats bort. 3.9 Rensa bort inaktuella arbetsscheman Då innevarande års databas är skapad är det lämpligt att rensas alla inaktuella scheman från tidigare. Detta är framför allt viktigt om du använder ett tidredovisningsprogram där resp anställds schema kopieras över till Hogia Kyrklön månad för månad då nya löneberedningsrader importeras. Genom att rensa inaktuella scheman uppnås prestandaförbättringar i databasen.

104 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 22 Gå in under Register Registervård... och klicka på knappen under rubriken Arbetsschema. Vid Tom datum anges som i exemplet till höger. Klicka därefter på så startar bearbetningen.

105 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 23 4 Kurser/Konferenser 4.1 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet.

107 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2015 Sid: 25 Klicka på Fem standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

110 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 1/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt INSTÄLLNING - BOKFÖRINGSORDER SEMESTERBERÄKNING Beräkna semesterskuld Justera semesterrätt och typ av semesterberäkning Kontrollera inställningar Beräkna ny semester (endast lista) Beräkna ny semesterrätt och uppdatera BELOPP OCH PROCENTSATSER Översikt lönekostnadspåslag Belopp och procentsatser för inkomstår RAPPORTERA TILL AFA 11 3 Kurser/Konferenser KOMPETENSDAG LÖN/HR HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 12 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 16 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

111 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version i fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2016_1_

112 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Inställning - Bokföringsorder Fr o m 1 januari ska särskild löneskatt betalas med 6,15% för anställda födda 1937 eller tidigare. För att detta ska redovisas korrekt i bokföringsordern behöver kontot läggas in i Hogia Kyrklöns inställningar. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på fliken Bokföringsorder. Ange kostnadskonto resp skuldkonto vid Särskild löneskatt födda 1937 eller tidigare, enligt exemplet till höger. Konsultera er ekonom om du är osäker på vilka konton som ska anges. Klicka på för att spara. 2.2 Semesterberäkning Gör semesterberäkningen efter att du löneberett lönen i januari. Semester uttagen under december 2015 ska belasta det årets semesterdagar. Följ nedan instruktion för att göra allt i rätt ordning: 1. Löneart 304 för utbetalning Överskriden semester Formel ((P1+P11-P7)*12*1.4/365)+((P1+P11-P7)* ) 2. Lönebered januari månads lön med semesteruttag avseende december. 3. Definitivavräkna januari månads lön. 4. Uppdatera betalda semesterdagar Ta ut semesterskuld Genomför semesterberäkningen Skriv ut eller publicera lönespecifikationerna för januari. Det är väldigt viktigt att du genomför stegen i rätt ordning och att du uppdaterar betalda semesterdagar för 2015 innan du genomför semesterberäkningen.

113 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: Beräkna semesterskuld Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterskuld. Fyll i inmatningsfälten enligt exemplet till höger. Vi har i tidigare nyhetsbrev redogjort för hur beräkning av semesterskulden kan göras inkl fasta lönetillägg och minskat med eventuell löneväxling. Om du valt denna modell ändrar du från till enligt exemplet till höger. Klicka på för att komma vidare.. Fortsätt med att fylla i inmatningsfälten i den efterföljande bilden enligt exemplet till höger. När programmet startas föreslås procentsatsen för arbetsgivareavgiften men här bör hela lönekostnadspåslaget inkl försäkringar och pensionsavgifter anges. Lägg därför till 6,88% för alla födda 1951 eller senare och 6,80% för de äldre. Med dessa tillägg blir avgiften för anställda födda ,30%. För de som är födda 1991 eller senare blir avgiften 32,34% och för anställda födda ,16%. Vid Utskrift väljer du lämplig Bokföringsorder Klicka på för att komma vidare. Lägg särskilt märket till att det även går att få med ev. semesterlönetillägg vid semesterskuldsberäkningen. Markera med en bock i rutan framför enligt exemplet ovan. Innan bokföringsordern skapas väljer du först bokföringsordertyp, kodbegrepp och sorteringsordning I förekommande fall ska du även, vid Utöver konto redovisas, bocka för K- bärare. Det gäller exempelvis om Avenys budgetmodul används. Har du valt att skapa en bokföringsfil får du också välja typ och namnsätta filen. Klicka på för att starta bearbetningen.

114 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 5 Denna rapport redovisar semesterskulden fördelad på Resultatenhet. Upplupen semesterskuld på kostnadskonto 7090 och skuldkonto 2920 och lönekostnadspåslagen på kostnadskonto 7519 och skuldkonto Om du vill beräkna semesterskulden i en detaljerad rapport per anställd markerar du istället Sortering per anställd vid Utskrift. Notera särskilt att procentsatsen för arbetsgivareavgiften måste ändras varje gång du startar rutinen.

115 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: Justera semesterrätt och typ av semesterberäkning Innan semesterberäkningen kan påbörjas är det viktigt att gå igenom och kontrollera uppgifterna i anställdaregistret. Gå in under Register Anställda och välj fliken Semester. Kontrollera också vid rutan Semesterberäkning att rätt beräkningstyp angivits. Ökning av semesterrätt vid 40 resp 50 års ålder, justerar semesterberäkningsrutinen med automatik. Notera särskilt att om en anställd byter semesteravtal under pågående anställning skall fr.o.m-datumet för detta anges vid Separat anställningsdatum. Här anges också säsongens startdatum för säsongsanställda Kontrollera inställningar Gå in under Arkiv Inställningar... och välj fliken Semester. Kontrollera uppgifterna i rutan Sparad semester. Se exemplet till höger.

116 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: Beräkna ny semester (endast lista) Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterberäkning. Vid Beräkna semesterförmåner för anställda med anger du semesteravtal 6. Vid såväl Intjänandeperiod som Läs transaktioner anges intervallet Kontrollera också att bock finns vid Räkna upp betald semester enligt AB-avtalet. Genom att bocka för Visa underlag visas lönearter för semesterlönegrundande resp ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Klicka på för att komma vidare. Välj Enbart lista först så du kan kontrollera att semesterdagarna ser rätt ut för de anställda. Klicka på för att komma vidare. Markera semesterberäkningsurval enligt exemplet till höger. Klicka på för att komma vidare.

117 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 8 Rapporten ger information om antal semestergrundande anställningsdagar, betalda dagar, sparade dagar och semesterrätt. Här får du även information om vilka anställda som har överskridit sparade semesterdagar. Skriv ut rapporten. Om det finns anställda som får över 40 sparade semesterdagar, betalas dessa ut i pengar med löneart 304 Överskridet ant semdgr Beräkna ny semesterrätt och uppdatera Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterberäkning igen. Observera att rätt urval måste anges igen eftersom föregående urval inte sparas. Alltså vid Beräkna semesterförmåner för anställda med anges semesteravtal 6 Månadslön, Kommunal/Stat/Landsting (intjänande år = innevarande år). Vid såväl Intjänandeperiod som Läs transaktioner anges intervallet Klicka på för att komma vidare. Kör semesterberäkningen med uppdateringar. Välj Beräkna och uppdatera utan kontroll och klicka på.

118 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 9 Markera semesterberäkningsurval enligt exemplet till höger. Klicka på för att komma vidare. När bearbetningen är klar Skriv ut semesterberäkningslistan. När allt är klart, klicka på. 2.3 Belopp och procentsatser I samband med årsskiftet gäller nya belopp och procentsatser Översikt lönekostnadspåslag 2016

119 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: Belopp och procentsatser för inkomstår 2016 Arbetsgivaravgifter Skattefria traktamenten 2016 Födda ,42% Inrikes tjänsteresa (övernattning krävs) Födda 1991 (jan-maj) 25,46% Hel dag 220 kr Födda 1991 (juni-dec) 31,42% Halv dag 110 kr Födda ,36% Efter tre månader 154 kr Efter två år 110 kr Egenavgift 2016 Nattraktamente 110 kr Födda ,97% (om arbetsgivaren ej betalt övernattning) Födda 1991 (jan-maj) 23,69% Födda 1991 (juni-dec) 28,97% Födda ,36% Reduceringsbelopp inrikes tjänsteresa 2016 Traktamente 220 kr 154 kr 110 kr 66 kr Särskild löneskatt på Reducering för: förvärvsinkomster 2016 Mat hela dagen 198 kr 139 kr 99 kr 59 kr Födda 1937 och tidigare 6,15% Lunch & middag 154 kr 108 kr 77 kr 46 kr Om passiv näringsverksamhet 24,26% Lunch eller middag 77 kr 54 kr 39 kr 23 kr Frukost 44 kr 31 kr 22 kr 13 kr Prisbasbelopp kr Reducering av normalbeloppen vid utrikes tjänsteresa 2016 Förhöjt prisbasbelopp 2016 Helt fri kost 85% kr Lunch och middag 70% Lunch eller middag 35% Inkomstbasbelopp 2016 Frukost 15% kr Kostförmån 2016 Representation 2016 Frukost 44 kr Extern Exklusive moms Lunch/middag 88 kr Lunch, middag, supé 90 kr Helt fri kost 220 kr Frukost 60 kr Golf, teater etc. 180 kr Drivmedelsförmån i samband med bilförmån Inkomstår 2016 Intern Vid beräkning av underlag för arbetsgivaravgifter: Lunch, middag, supé 90 kr Marknadsvärdet inkl. moms Frukost 60 kr Vid skatteavdrag och redovisning på kontrolluppgift: Hyra, underhållning etc. Marknadsvärdet inkl. moms x 1,2 vid personalfester 180 kr Teater etc. 180 kr Brytpunkt för statlig inkomstskatt för löntagare Inkomstår 2016 Brytpunkt 1 (20%) kr Skattefria julgåvor till anställda 2016 Brytpunkt 2 (25%) kr Julgåva 450 kr inkl moms Jubileumsgåva kr inkl moms Minnesgåva kr inkl moms Skiktgräns för statlig inkomstskatt (t.ex. 25 års anställning, 50- eller 60-års dag) Inkomstår 2016 Skiktgräns 1 (20%) kr Skiktgräns 2 (25%) kr Resa bostad - arbetsplats 2016 Egen bil 18,50 kr/mil Förmånsbil Brytpunkt för statlig inkomstskatt för den som - bensin, etanol m.m. 9,50 kr/mil fyllt 65 år vid inkomstårets ingång - diesel 6,50 kr/mil Inkomstår 2016 Motorcykel 9,00 kr/mil Brytpunkt 1 (20%) kr Mopedbil 9,00 kr/mil Brytpunkt 2 (25 %) kr Moped 4,50 kr/mil Cykel 250 kr Gränsbelopp (enligt förenklingsregeln vid utdelning på Avdrag för kostnader kvalificerade aktier/andelar) som överstiger: kr Inkomstår kr Statslåneränta 2015 Genomsnittlig: 0,55% (hittills i år) Fastighetsavgift för småhus Den kommunala avgiften för småhus är kr eller högst 0,65% 0,75 % av tax.värdet om det ger en lägre avgift. Hus som är nybyggda 2011 eller tidigare får hel befrielse från fastighetsavgift de 5 första åren och halv avgift de Mervärdesskatt (moms) följande 5 åren. 25% (20% av priset), den generella skattesatsen för moms Hus som är nybyggda 2012 eller senare får hel befrielse 12% (10,71% av priset) t.ex livsmedel och restaurangtjänster från fastighetsavgift i 15 år. 6% (5,66% av priset) t.ex böcker, tidskr. och persontransp.

120 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: Rapportera till AFA I Nyhets brev 7/2015 redogjorde vi för hur du förbereder AFA-rapporteringen till Fora. När AFA-rapporten begärs ut är det viktigt att notera att alla anställda som omfattas ska rapporteras som tjänstemän. Till skillnad från att rapportera individuella löner för anställda arbetare, begär Fora endast in totala lönesummor för tjänstemän (alltså sammanräknat). Personer med markering AFA tjänsteman kommer med på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Det måste beaktas när du stämmer av ackumulator 172 Lön AFA. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Statistik. Välj AFA-rapport till FORA och klicka på. Ange företagets 7-siffriga försäkringsnummer hos FORA och kontrollera att inkomstår 2015 är angivet. Ange även mellan vilket datumintervall som lönetransaktionerna skall läsas för. Om du redovisat Konjukturstatistik, och separerat arbetare och tjänstemän, så skall du här markera med en bock i rutan att Alla skall räknas som tjänstemän. Klicka på för att starta bearbetningen. Rapportering sker via webben. Skriv ut underlaget på skrivare och ha det som mall för vidare bearbetning på webben. FORA skickar inte längre automatiskt ut blanketter för rapporteringen (annat än i undantagsfall), men de kommer även fortsättningsvis att ta emot uppgifterna på blankett. För att rapportera på webben så måste du ta fram dina inloggningsuppgifter. Har du inte tidigare rapporterat denna väg så behöver du alltså erhålla information om hur man blir internetkund hos FORA läs mer på Rutinen innebär att du registrerar uppgifterna i ett webbformulär med AFA-rapport till Fora som underlag. Detta kan du göra fram t o m den 31 januari. Enligt försäkringsvillkoren tar Fora ut en avgift på 1000 kronor om du rapporterar för sent. Notera särskilt att AFA-rapporten (i likhet med Kontrolluppgifterna) ska skapas i föregående års databas.

121 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 12 3 Kurser/Konferenser 3.1 Kompetensdag Lön/HR Du har väl inte glömt att anmäla dig till Hogias kompetensdag lön/hr 2016? Nu är det bara tre veckor kvar innan vi slår upp dörrarna till vårens Kompetensdagar. Vill du också få chansen att lyssna till fyra erfarna inspiratörer, som guidar dig genom nyheter och aktualiteter inom lön och HR? I så fall är det hög tid att säkra din plats. Malmö Göteborg Stockholm 2 februari 3 februari 10 februari LÄS MER OCH BOKA HÄR» 3.2 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet.

122 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 13 4 Övrigt 4.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Datas hemsida, Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på

123 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2016 Sid: 14 Här finner du en hel del matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Du finner också utskrifter av grundregistret i form av; Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

126 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 2/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt RÄTTNINGAR OCH ÅTGÄRDER I Arbetsgivardeklarationen RÄTTNINGAR OCH ÅTGÄRDER I Avvikelseart för sjukfrånvaro 3 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 4 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 8 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

127 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2016 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version i fr o m : fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2016_2_

128 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2016 Sid: 3 2 Aktuellt Denna uppgradering ar en rättningsversion. Tänk på att även Hogia Personal ska uppgraderas till samma verion. 2.1 Rättningar och åtgärder i Arbetsgivardeklarationen Om en anställde hade parallella anställningar och fick sjuklön utbetalt på en av anställningarna så visades inte Total sjuklönekostnad i ruta 99 på Arbetsgivardeklarationen om det fanns en bock i summera personer som har mer än ett anställningsnummer. Detta påverkade också visa underlag i arbetsgivardeklarationen. Felet är nu rättat. Om du påverkats av detta, glöm inte att ut nya arbetsgivardeklarationer efter att den rättade programversionen installerats. 2.2 Rättningar och åtgärder i Avvikelseart för sjukfrånvaro Det genererades lönearter från avvikelseart för sjukfrånvaro som i vissa fall inte var aktuella. På dessa löneberedningsrader genererades inga belopp men de visades i löneberedningen, på den preliminära avräkningen och på lönespecifikationen. Dessa 0-rader går att ta bort i löneberedningen. Det är inget fel på lönearterna utan felet uppstod vid avvikelseartens beräkning. Felet är rättat och det uppkommer inga nya 0- rader i löneberedningen efter uppdatering med denna rättningsversion.

129 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2016 Sid: 4 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Fortsättningsvis hänvisar vi till Hogias kursutbud. Aktuellt kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Hogia bjuder även in till en tvådagars användarträff i början av juni. Mer information om denna finner du genom att följa länken

131 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2016 Sid: 6 Här finner du en hel del matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Du finner också utskrifter av grundregistret i form av; Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

134 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 3/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NYHETER I VERSION 16.2 HOGIA KYRKLÖN Arbetsgivardeklarationen Kontrolluppgifter Analys - Historik Loggfil, slutlön och semesterskuld Semesterskuld, arbetsgivaravgifter Anställda, kontroll av sekelsiffra i personnumret samt kontroll av korrekt personnummer Anställda Validera Lönespecifikation, blankett typ E-post RÄTTNINGAR OCH ÅTGÄRDER I Uppdatera betalda semesterdagar/timmar Sidoinkomst Utlandsbetalning SEB enligt SISU-format Arbetsgivarintyget Uppdaterade övningsföretag HOGIA PERSONAL SVENSKA KYRKANS AVTAL ARBETSGIVARAVGIFTER ATT DEKLARERA FÖR MÅNADEN NYA ARBETSGIVARAVGIFTER FÖR UNGA Skriv ut rapporter för perioderna januari-maj Arbetsgivardeklaration för hela året PRESTANDAPROBLEM VID UPPSTART? 10 3 Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 13 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 18 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

135 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version fr o m : fr o m : 16.2.xx Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : 16.2.xx Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : 16.2.xx Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2016_3_

136 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Nyheter i version 16.2 Hogia Kyrklön Arbetsgivardeklarationen För löner utbetalda efter 1 juni 2016 ska full arbetsgivaravgift (31,42%) betalas för personer som är födda 1951 eller senare. Åldersintervallet i ruta 55/56 är för födda 1951 eller senare. Ruta 57/58 är borttagna. När du skriver ut en arbetsgivardeklaration i löneprogrammet för rapporteringsperioderna januari till maj samt för hela 2016 kommer följande informationsmeddelande att visas: Om du skriver ut arbetsgivardeklaration och väljer hela 2016 kommer programmet att beräkna och summera avgifter för samtliga månader enligt den blankettmall som är aktuell vid årets slut. Viktig information OBS! Efter uppdatering till version 16.2 kommer de nya reglerna, som gäller från 1 juni, att tillämpas för alla rapporteringsmånader 2016 och även när du väljer att skriva ut arbetsgivardeklaration för hela året. De nya reglerna kommer också att tillämpas för rapporteringsmånaderna september till december för 2015 samt hela För att ha tillgång till rapporter för januari till maj 2016, september till december 2015 samt hela 2015 som ska baseras på respektive periods procentsatser måste du skriva ut och spara rapporter innan du uppdaterar till Tips är att skriva ut Arbetsgivardeklaration, Bokföringsorder sociala avgifter och semesterskuld per rapporteringsmånaderna, om du vill ha dem beräknad enligt periodens avgifter Kontrolluppgifter Skatteverket har från om den 29 april gjort det möjligt att lämna kontrolluppgifter för inkomståret Från och med version 16.2 kan du i HogiaLön Plus ta ut kontrolluppgifter för inkomstår Arbetsgången för framtagning av kontrolluppgifter är oförändrat Analys - Historik Om du väljer att göra urval på Löneperiod kan du nu också välja Läs transaktioner i första hand på from/tom datum, programmet läser då i första hand på transaktionsdatum och i andra hand löneperiod. From och Tom datum på transaktionen måste falla inom vald löneperiod för att visas. Under Inställningar så kan du välja vilka uppgifter du vill visa per transaktion, det finns nu möjlighet att visa From kl. respektive Tom kl. Om du bockar i From kl eller Tom kl kan du se vilka klockslag som är kopplade på transaktionen. Observera att det kan endast visas om transaktionen är registrerad via en avvikelseart som kräver klockslag Loggfil, slutlön och semesterskuld Loggfilen som skapas när du gör en slutlönsberäkning eller när du tar fram en semesterskuldslista är utökad med information om den anställdes personnummer.

137 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: Semesterskuld, arbetsgivaravgifter På Semesterskulden finns det nu möjlighet att välja om programmet ska räkna på lagstadgade arbetsgivaravgifter eller om programmet ska räkna på andra procentsatser, om du till exempel vill öka på procentsatsen för att ta hänsyn till andra avgifter. Bock ur Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter om du vill ange andra procentsatser Anställda, kontroll av sekelsiffra i personnumret samt kontroll av korrekt personnummer Vid registrering av personnummer, gör programmet en kontroll av sekelsiffran och personnumret. Programmet föreslår sekelsiffra 19 om det inte ändras och den anställde är född under 2000-talet kommer programmet att fråga om det är korrekt födelseår eller om sekelsiffran ska justeras till 20. Frågan visas när du klickar på OK eller OK & Nästa. Kontroll görs också på personnumret enligt Skatteverkets regler. Om personnumret inte är korrekt eller ofullständigt visas nedanstående ruta. Du kan då välj att justera personnumret eller komplettera med födelsetid alternativt avvakta att göra en justering eller komplettering. Personnummer är inte en obligatorisk uppgift men behövs vid beräkning av arbetsgivaravgift/särskild löneskatt, skatteavdrag, utskrift av kontrolluppgifter och AFA-lista.

138 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: Anställda Validera Via Anställda och Validera finns det möjlighet att gå direkt till Kontrolluppgiftsfunktionen - Ändra och komplettera personuppgifter. Nyheterna i denna funktion är att en kontroll görs på sekelsiffran i personnumret samt kontroll av personnummer enligt Skatteverkets regler.

139 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 6 De anställda vars personnummer behöver justeras eller kompletteras pga av personnumret är ofullständiga eller felaktigt visas under Visa endast ej godkända. Justering eller komplettering måste göras innan du skickar in uppgifter till Skatteverket. Födelsetid ska registreras på personer som saknar personnummer eller har ofullständigt personnummer. När du registrerar födelsetid här i kontrolluppgiftsfunktionen uppdateras samtidigt fältet Födelsetid på fliken Statistik i anställdaregistret. Om personen har ett ofullständigt personnummer, ex , ska födelsetid vara nnn där nnn är ett löpnummer mellan Födelsetid ska vara 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. Angiven födelsetid för fysisk person ska kompletteras med namn, gatuadress, postnummer samt postort, registrerar du dessa uppgifter här uppdateras motsvarande fält på anställdkortet. Om de anställde har ett felaktigt personnummer kan du korrigera detta i funktionen Ändra och komplettera personuppgifter och då uppdateras personnumret även anställdakortet. Kontroll görs också på sekelsiffran och personnumret, om den anställde är född under 2000-talet och sekel är 19 kommer den anställdes personnummer markeras med gult och visas under Visa endast godkända. Om den anställde har en felaktig sekelsiffra kan du ändra detta och sekel uppdateras då också på anställdkortet Lönespecifikation, blankett typ E-post Det finns nu möjlighet att ändra ämnesraden på e-posten för alla mottagare. Programmet kommer i e-postens ämnesrad skriva Lönespecifikation + utbetalningsdatum, under knappen Inställningar (E-Post Ledtext) finns det möjlighet att ändra ämnesraden på e-posten för samtliga anställda, det nya ämnet + utbetalningsdatum kommer då att skrivas i ämnesraden på e-posten.

140 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: Rättningar och åtgärder i Uppdatera betalda semesterdagar/timmar Ledtexten Ta med anställda som slutat är ändrat till Ta med anställda med avgångsdatum. Vill du uppdatera betalda dagar för anställda med avgångsdatum i anställdaregistret markerar du denna ruta. Tidigare var du tvungen att bocka i denna varje gång du körde funktionen men i är detta rättat så att bocken sitter i till dess att du bockar ur den.

141 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: Sidoinkomst Det är nu möjligt att ange sidoinkomst om den anställde har jämkning upp till ett visst belopp, har ett värde i automatisk fr o m Utlandsbetalning SEB enligt SISU-format En rättning är gjord vad gäller en position som tidigare innehöll ett blanktecken, är nu korrigerad och innehåller en nolla Arbetsgivarintyget I vissa fall visades inte transaktioner (innehållande datum) på Arbetsgivarintyget sid 2 och sid 3 om transaktion var utbetald efter avgångsdatum, detta är nu rättat Uppdaterade övningsföretag Övningsföretagen Kyrkan är uppdaterade. 2.3 Hogia Personal Inga ändringar. Endast uppstegning av versionsnummer. 2.4 Svenska kyrkans Avtal 16 Som framgått av information från Svenska kyrkans arbetsgivarorgnisation har ett nytt ettårigt avtal slutits. Så snart parterna undertecknat avtalet återkommer vi med mer information i separat nyhetsbrev. 2.5 Arbetsgivaravgifter att deklarera för månaden Vi vill påminna om att följande när det gäller arbetsgivardeklarationen; Vid Bruttolön, förmåner och avdrag för utgifter i arbetet ska du redovisa ersättning till en person om den sammanlagda ersättningen under ett år uppgår till kronor. Kom ihåg att fr.o.m ska även ersättningar till personer som är födda 1937 eller tidigare ingå i redovisningen av arbetsgivaravgifter. 2.6 Nya arbetsgivaravgifter för unga Som framgår av pkt kommer arbetsgivaravgifterna fr o m 1 juni 2016 att ändras för anställda födda 1991 eller senare (ruta 57 i arbetsgivardeklarationen). I och med att det blir ändringar i arbetsgivardeklarationen mitt under inkomståret kommer det alltså även i år att medföra viss speciell hantering för att kunna göra avstämningar. Innan du skriver ut arbetsgivardeklarationen för juni månad är det därför viktigt att den nya versionen av programmet är installerad Skriv ut rapporter för perioderna januari-maj Om du inte skrivit ut rapporter för perioderna januari till maj ska du alltså göra det innan uppdatering till den kommande versionen Efter uppdatering till 16.2 går det inte att skriva ut rapporter för rapporteringsperioderna januari till maj med de avgifter som gäller för denna period. Programmet kommer att beräkna avgifter för samtliga månader enligt de regler som gäller fr o m 1 juni. Det är bra att skriva ut rapporterna innan uppdatering om du behöver dessa för ev avstämningar eller summeringar som du gör vid årets slut. Skriv ut följande rapporter: Arbetsgivardeklaration, per rapporteringsmånad och för hela Om du gjort förändringar i t ex lönearter kan arbetsgivardeklarationen för en rapporteringsperiod få ett annat resultat nu mot om du skrivit ut den tidigare. Semesterskuld

142 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 9 Bokföringsorder för sociala avgifter Arbetsgivardeklaration för hela året Om du skriver ut arbetsgivardeklaration i slutet på året efter uppdatering till 16.2 eller senare och väljer Hela 2016 kommer programmet att beräkna och summera avgifter för samtliga månader enligt den blankettmall som är aktuell vid årets slut. Vi lämnar därför samma tips som vid tiden för ändrade arbetsgivareavgifter. Tips Om du vill spara undan rapporterna på fil väljer du Export och därefter till vilket format t ex till PDFformat. I arbetsgivardeklarationen fr o m version 16.1 kan du skriva ut ett underlag till rapporten. Uppgifterna skrivs till Excel och du kan med fördel använda underlaget vid årets slut för att kunna summera belopp för hela året. Ta fram ett underlag för Hela 2016 som du sparar. De rapporteringsperioder som har underlag summeras. För att programmet ska kunna skapa ett underlag måste du först ta fram arbetsgivardeklarationen på bildskärm och därefter kan du välja underlag för rapporteringsperioden.

143 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: Prestandaproblem vid uppstart? En del användare kan uppleva att det tar lång tid att starta upp Hogia Kyrklön. Om du upplever att så är fallet vill vi informerade om hur ni kan titta på inställningarna för fälten P24/P25 i anställdaregistret. Hogia Kyrklön Gå in under Arkiv Inställningar Allmänt i Kyrklön och avmarkera fältet Räkna automatiskt om P24/P25.

144 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 11 Det är även viktigt att fälten sparas i personhistoriken. Se fliken Personalhistorik i samma rutin. Hogia Personal Om avmarkeringen görs i Hogia Kyrklön så måste du kontrollera att det finns en makeringen i Hogia Personal under Arkiv Inställningar - Import/Export. Se till att det sitter en bock i rutan vid Uppdatera P24/P25 i lön.

145 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 12

146 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 13 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Fortsättningsvis hänvisar vi till Hogias kursutbud. Aktuellt kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Du kan redan nu boka in dig på Hogias Kompetensdag lön/hr Boka-tidig-rabatt gäller fram till midsommar. Mer information om denna finner du genom att följa länken

147 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 14 4 Övrigt 4.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Datas hemsida, Klicka på

148 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 15 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Här finner du en hel del matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Du finner också utskrifter av grundregistret i form av; Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem.

149 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2016 Sid: 16 Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

152 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 4/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt SVENSKA KYRKANS AVTAL Färdtidsersättning 1-10 tim Färdtidsersättning > 10 tim Ob tillägg D Kväll Ob tillägg C Natt Ob tillägg B Helg Ob tillägg A Storhelg OB-tillägg pkt OB-tillägg pkt Beredskap < 151 tim/mån Beredskap helg < 151 tim Beredskap > 150 tim/mån Beredskap helg > 150 tim Förskjuten arbtid, fridag Förskjuten arbtid, fri Förskjuten arbtid, övrig Förskjuten arbtid, övr Lägerersättning Lägerersättning helg Sjuklön OB pkt Sjuklön OB pkt Kurser/Konferenser HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 6 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 11 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

153 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : fr o m : Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2016_4_

154 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: 3 2 Aktuellt Som framgått av information från Svenska kyrkans arbetsgivarorgnisation har ett nytt avtal slutits. 2.1 Svenska kyrkans Avtal 16 Svenska kyrkans avtal 16 gäller Samtliga avtalsförändringar kommer att publiceras på internwww.svenskakyrkan.se/arbetsgivare. De ändrade ersättningsbeloppen som gäller i avtalet gäller alltså från 1 april och redovisas per löneart nedan. Förutom nya belopp kan noteras att färdtidsersättning även ska utbetalas för utrikes resor Färdtidsersättning 1-10 tim Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Sök upp och markera lönearten 175. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Färdtidsersättning > 10 tim Sök upp och markera lönearten 176. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg D Kväll Sök upp och markera lönearten 180. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg C Natt Sök upp och markera lönearten 181. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg B Helg Sök upp och markera lönearten 182. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Ob tillägg A Storhelg Sök upp och markera lönearten 183. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till

155 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: OB-tillägg pkt 7.1 Sök upp och markera lönearten 187. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till OB-tillägg pkt 7.2 Sök upp och markera lönearten 188. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till Beredskap < 151 tim/mån Sök upp och markera lönearten 201. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Beredskap helg < 151 tim Sök upp och markera lönearten 203. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 17.60* Beredskap > 150 tim/mån Sök upp och markera lönearten 205. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Beredskap helg > 150 tim Sök upp och markera lönearten 207. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 36.70* Förskjuten arbtid, fridag Sök upp och markera lönearten 216. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Förskjuten arbtid, fri+50 Sök upp och markera lönearten 217. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 81.20*1.5

156 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: Förskjuten arbtid, övrig Sök upp och markera lönearten 218. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Förskjuten arbtid, övr +50 Sök upp och markera lönearten 219. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till 40.50* Lägerersättning Sök upp och markera lönearten 282. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Lägerersättning helg Sök upp och markera lönearten 283. Klicka på och välj fliken Formel. Ändra vid Pris = till Sjuklön OB pkt 7.1 Sök upp och markera lönearten 409. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till 45.80* Sjuklön OB pkt 7.2 Sök upp och markera lönearten 410. Klicka på och välj fliken Formel och ändra Pris till 54.40*0.8

157 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: 6 3 Kurser/Konferenser 3.1 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Fortsättningsvis hänvisar vi till Hogias kursutbud. Aktuellt kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Du kan redan nu boka in dig på Hogias Kompetensdag lön/hr Boka-tidig-rabatt gäller fram till midsommar. Mer information om denna finner du genom att följa länken

158 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: 7 4 Övrigt 4.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Datas hemsida, Klicka på

159 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: 8 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Här finner du en hel del matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Du finner också utskrifter av grundregistret i form av; Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem.

160 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2016 Sid: 9 Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

163 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 5/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt RETROAKTIV LÖN Verktyg - Beräkning av retroaktiv lön Period Visa logg Överföring till löneberedningen SEMESTER UNDER SJUKPERIOD Semesterlön vid sjukdom Utbetalning av semesterlön vid hel sjukpenning Utbetalning av semesterlön vid partiell sjukpenning FÖRÄNDRINGAR I LAS FR O M 1 MAJ FELMEDDELANDE I VERSION Kurser/Konferenser ÅRSAVSLUTSKONFERENSER HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 11 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 15 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

164 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version fr o m : Aktuell version hos GIP fr o m : Aktuell version hos Advance fr o m : Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2016_5_

165 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 3 2 Aktuellt Som alla säkert känner till har ett nytt avtal slutits. Svenska kyrkans avtal 16 gäller Retroaktiv lön I Hogia Kyrklön finns en särskild rutin för att beräkna och generera retroaktiva löner. Funktionen Retroaktiv lön används när anställda fått en förändrad lön tillbaka i tiden och du vill ha hjälp att räkna ut mellanskillnaden som den anställde ska ha för de löner han/hon fått sedan dess. I nedanstående exempel visar vi hur rutinen kan användas för att beräkna retroaktiv månadslön, timlön och övertidsersättningar. Rutinen kan även användas för beräkning av sjukavdrag, sjuklön, föräldrapenning, tjänstledighetsavdrag etc Verktyg - Beräkning av retroaktiv lön Börja alltid med att markera Endast lista och kontrollera på någon/några anställda att beräkningen blir som du har tänkt dig. Därefter kan du göra om proceduren för samtliga anställda då och markera Lista samt rader i löneberedningen.

166 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 4 Den vanligaste hanteringen är att man lägger in alla personers nya löner i anställdaregistret och använder dessa förändringar dvs Ändrade personliga lönefält P1-P9, P11-P23 som utgångspunkt för beräkningen. Med en markering här kommer programmet att gå in i personalhistoriken och använda ändringar av personliga löneuppgifter vid beräkning av retroaktiva löner för P-fälten P1 P9, P11-P23. Lämpligen har du använd lönerevisionsrutinen i Hogia Personal och fört över de nya lönerna till löneprogrammet. En markering i rutan Använd ändringar av personliga löneuppgifter vid beräkning av retroaktiva löner för P-Fält medför att programmet tar hänsyn till när den nya lönen ska börja gälla med hjälp av personalhistoriken. Observera att för att programmet ska beräkna rätt krävs att löneberedningsraderna är registrerade med transaktionsdatum. Det gäller även grundlönen. Ändringarna måste ligga i kronologisk ordning för att programmet ska kunna beräkna retroaktiviteten. Markering i fältet Följande P-fält som avser ersättningar som är nedräknade med syssgrad (P1 ), medför att programmet tar hänsyn till förändringar av sysselsättningsgrad vid beräkning av retroaktiv lön. Du anger vilka personliga lönefält som förändras vid ändring av sysselsättningsgraden. Fältet P1 används för den faktiska lönen Period Till ditt förfogande finns åtta olika rader för att på bästa sätt kunna specificera vilka lönearter som ska beräknas på basis av vilka perioder. På den första raden lägger du in de utbetalningar/avdrag som alltid sker innevarande månad t ex månadslön. På den andra raden under anger du sedan resten av alla händelser som ska beräknas och som du registrerar släpande en månad. Hit hör vanligtvis timlön och övertid (som i exemplet ovan). Men även sjukdom, semester, tjänstledighet etc. När du har fyllt i bilden klickar du på. Ovanstående informationsruta visas för att göra dig uppmärksam på vilka formler programmet inte klarar av att genomföra beräkning på. Programmet kan beräkna lönarter med SB och SS i formeln men då med utgångspunkt att sysselsättningsgraden för de anställdas semesterdagar är 100 % enligt schablon.

167 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 5 Om du godkänner informationen i rutan och klickar, sker beräkningen och du får upp en rapport på bildskärmen. Klicka på knappen Skriv ut om du vill ha rapporten utskriven. Godkänner du inte schablonberäkning sker ingen retroaktivberäkning av lönearter med SS och SB, programmet fortsätter istället att beräkna de övriga lönearterna i urvalet. Du får upp en lista på hur mycket retroaktiv lön som programmet har räknat fram.

168 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: Visa logg För att kontrollera hur programmet har räknat fram beloppen kan du stänga ner bilden på skärmen och sedan klicka på Visa logg. I loggen specificeras utbetalad lön jämfört med vad den anställde borde ha fått. Anställd har fått en månadslön på kr, men eftersom den nya lönen är 500 kr högre gäller kr från och med , blir den retroaktiva lönen 5 x 500 kr = kr. Den anställde har dessutom fått övertidsersättning i form av såväl enkel övertid (löneart 160) som kvalificerad övertid (löneart 161) under perioden. Enkel övertidsersättning har utbetalats för 2 timma och har beräknats med formel (P2+P12- P7)/165*1,8 = 247,64, vilket ger 594,28 istället för 506,18.

169 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 7 Kvalificerad övertidsersättning har utbetalats för 1,5 timma och har beräknats med formel (P2+P12- P7)/165*2,4 = 330,18, vilket ger 495,27 istället för 506,18. Detta resulterar att den anställde, förutom kr på förändringen av månadslönen, även får 10,90 kr för enkel övertid och 10,91 kr för kvalificerad övertid, alltså totalt 2.521, Överföring till löneberedningen När du är nöjd med underlaget väljer du Lista samt rader i löneberedningen, d v s genomför retroaktiv löneberäkning, samt överför lönerader till löneberedningen. Klicka och överföringen sker. Retroaktiv lön läggs upp enligt exemplet nedan. 2.2 Semester under sjukperiod En arbetstagare som är sjukskriven bör ta ut semester under sjukperioden. Det är alltså inget som hindrar att en anställd både får sjukpenning från Försäkringskassan och semesterlön från arbetsgivaren för samma tid. På så sätt bryts inte sjuklöneperioden. Som huvudregel gäller att en hel semesterdag avräknas. Kontrollera första att löneart 313 är korrekt registrerad. I en tidigare utgåva av grundregistret har det visat sig att lönearten inte hanterar omfattning vilket är en förutsättning för att kunna beräkna semesterlönen på ett korrekt sätt vid partiell sjukskrivning Semesterlön vid sjukdom Gå in under Register Lönearter eller klicka på verktygsraden. Sök upp och markera lönearten 313. Klicka på. Markera rutan Omf enligt exemplet i bilden. i

170 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: Utbetalning av semesterlön vid hel sjukpenning Det första exemplet visar en anställd om är helt sjukskriven under hela augusti månad och samtidigt tar ut två veckors semester under månaden. Här används avvikelsearten 313 Semester under sjukdom som ger lönearterna semesterlön, semesterdagstillägg och eventuellt semesterlönetillägg Utbetalning av semesterlön vid partiell sjukpenning Som huvudregel gäller att en hel semesterdag avräknas oavsett arbetsdagens längd. Är den anställde deltidssjukskriven och arbetar del av dag så gäller ändå att en hel semesterdag ska avräknas för varje arbetsdag. Eftersom en hel semesterdag avräknas ska också semesterdagstillägget och ev semesterlönetillägg utbetalas för hel dag. Här visas ett exempel där en anställd är partiellt sjukskriven 50% under hela juli månad och samtidigt tar ut fyra veckors semester under månaden. Genom att använda avvikelseart 313 (Semester under sjukdom) görs utbetalning av både semesterlön, semesterdagstillägg och eventuellt semesterlönetillägg. Notera särskilt att även semesterlönen (löneart 300) utbetalas med omfattningen 50%.

171 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: Förändringar i LAS fr o m 1 maj Från och med den 1 maj 2016 införs en ny kompletterande regel om automatisk omvandling av allmänna visstidsanställningar i LAS. I dag övergår en allmän visstidsanställning automatiskt till en tillsvidareanställning om den sammanlagda anställningstiden i allmän visstid överstiger två år inom en femårsperiod. Enligt den nya regeln i LAS ska omvandling inte bara ske om anställningstiden i allmän visstidsanställning överstiger två år under en femårsperiod, utan även om anställningstiden i allmän visstidsanställning överstiger två år under en längre period än fem år. Förutsättningen är att de tidsbegränsade anställningarna i form av allmän visstidsanställning, vikariat och säsongsarbete följt på varandra med kortare uppehåll än sex månader. Förändringarna i LAS gäller anställningar som ingås efter 1 maj. Den som är mitt i en anställning får inte börjar räkna enligt de nya principerna. Däremot vid nästa visstidsanställning får individen ta med sig sina anställningar före den 1 maj i granskningen av kedjan som kan berättiga till en tillsvidareanställning. Hogia Personal kommer att utökas med den kompletterande konverteringsregeln. Funktionen finns med i höstversionen som får versionsnummer Felmeddelande i version Felmeddelande i version 16.2 (rev 180):. Efter den senaste uppdateringen av Hogia Kyrklön till version har några av våra användare fått upp följande felmeddelanden i programmet;

172 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 10 Databasen kunde inte uppdateras till aktuell version Kunde inte rensa avräkningsdata Detta beror på att det finns felaktigheter på de anställda som har barn registrerade för föräldraledighet, under menyn Arkiv Anställda - fliken Semester Föräldraledighet (Barn). Exempel på meddelanden som visas och som beror på uppgifter om barn: Meddelande som visas då du öppnar ditt företag: Databasen kunde inte uppdateras till aktuell version Meddelande som visas när du avräknar: Kunde inte rensa avräkningsdata Om du har skrivit in likadana namn på fälten för Föräldraledighet (Barn) under menyn Register Anställda fliken Semester, måste du ändra namnen så att varje barns namn är unikt. Samma namn får inte finnas på mer än en rad. Tips Om du råkar ut för ovanstående meddelande i programmet kan du skriva ut rapporten Personuppgifter under menyn Analys Rapporter fliken Egna rapporter för att se vilka anställda som har samma namn inlagt i barnfälten.

173 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 11 3 Kurser/Konferenser 3.1 Årsavslutskonferenser Självklart kommer vi även i år att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Stockholm World Trade Center Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra övriga kurser. 3.2 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Hogias aktuella kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Du kan redan nu boka in dig på Hogias Kompetensdag lön/hr Boka-tidig-rabatt gäller fram till 31 oktober. Mer information om denna finner du genom att följa länken

175 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2016 Sid: 13 Klicka på Här finner du en hel del matnyttig information, exempelvis en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finner du också instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis m m. Du finner också utskrifter av grundregistret i form av; Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Förkortad löneartslista, Lönearter per ack och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDFformat så du kan lätt skriva ut dem. Om du klickar på länken Nyhetsbrev till vänster i bilden, finner du alla nyhetsbrev fr o m Längst ned i förteckningen av nyhetsbrev finner du samma nyhetsbrev i årsutgåvor. Dessa kan du med fördel använda för att söka information då du är osäker på i vilket/vilka nyhetsbrev som du kan finna viss information.

178 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 6/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt NY INFORMATION GÄLLANDE SEMESTER UNDER SJUKPERIOD Utbetalning av semesterlön vid hel sjukpenning Utbetalning av semesterlön vid partiell sjukpenning 5 3 Kurser/Konferenser ÅRSAVSLUTSKONFERENSER HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 6 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 10 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

180 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2016 Sid: 3 2 Aktuellt Detta nyhetsbrev ges ut då vi behöver göra en rättelse av den information som gick ut i nyhetsbrev 5/2016. Rättelsen gäller nyhetsbrevets punkt 2.2 Semester under sjukperiod. 2.1 Ny information gällande Semester under sjukperiod En arbetstagare som är sjukskriven bör ta ut semester under sjukperioden. Det är alltså inget som hindrar att en anställd både får sjukpenning från Försäkringskassan och semesterlön från arbetsgivaren för samma tid. På så sätt bryts inte sjuklöneperioden. Under tiden då en anställd erhåller utbetalning av semesterlön och semesterdagstillägg ska inte någon sjuklön och/eller tilläggsersättning utbetalas. Tilläggsersättningen är den sjuklön som uppbärs av anställd vars fastat kontakta lön överstiger 62,5% av prisbasbeloppet och som motsvarar skillnaden mellan lönebortfallet och högsta belopp för sjukpenning enligt SFB. För att hantera detta måste vi göra en speciell hantering då avvikelseart 400 Sjukdom används i Hogia Kyrklön. Avvikelsearten måste registreras dels för tid som avser semesterperioden och dels för övrig tid under månaden. Detta redovisas i två exempel nedan.

181 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2016 Sid: Utbetalning av semesterlön vid hel sjukpenning Det första exemplet visar en anställd om är helt sjukskriven under hela augusti månad och samtidigt får utbetalt två veckors semester under månaden. Här används avvikelsearterna 400 Sjukdom och 313 Semester under sjukdom. Art 400 ger lönearterna karensdag (om det är aktuellt) och sjukavdrag, eventuell sjuklön och tilläggsersättning. För att inte sjuklön och/eller tilläggsersättning ska betalas ut under semestern måste du komma ihåg att nollställa a-priset för dessa lönearter alternativt ta bort dem. Art 313 ger lönearterna semesterlön, semesterdagstillägg och eventuellt semesterlönetillägg (s k balkongtillägg).

182 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2016 Sid: Utbetalning av semesterlön vid partiell sjukpenning Som huvudregel gäller att en hel semesterdag avräknas oavsett arbetsdagens längd. Är den anställde deltidssjukskriven och arbetar del av dag så gäller ändå att en hel semesterdag ska avräknas för varje arbetsdag. Eftersom en hel semesterdag avräknas ska också semesterdagstillägget och ev semesterlönetillägg utbetalas för hel dag. Här visas ett exempel där en anställd är partiellt sjukskriven 50% under hela augusti månad och samtidigt får utbetalat för semester de två inledande veckorna av månaden. Genom att använda avvikelseart 313 (Semester under sjukdom) görs utbetalning av både semesterlön, semesterdagstillägg och eventuellt semesterlönetillägg. Notera särskilt att även semesterlönen (löneart 313) utbetalas med omfattningen 50%. I exemplet är det dessutom semesterdagstillägg för sparad semester som betalas ut. För tiden efter de två inledande veckorna till slutet av månaderna dras sjukavdrag på vanligt vis. För att inte sjuklön och/eller tilläggsersättning ska betalas ut under semestern måste du även i detta fall komma ihåg att nollställa a-priset för dessa lönearter alternativt ta bort dem.

183 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2016 Sid: 6 3 Kurser/Konferenser 3.1 Årsavslutskonferenser Självklart kommer vi även i år att arrangera våra populära årsavslutskonferenser. Stockholm World Trade Center Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Anmälan gör du enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra övriga kurser. 3.2 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Hogias aktuella kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund. Du kan redan nu boka in dig på Hogias Kompetensdag lön/hr Boka-tidig-rabatt gäller fram till 31 oktober. Mer information om denna finner du genom att följa länken

188 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 7/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt FÖRBERED ÅRSSKIFTET SCB-rapporteringen AFA-rapporteringen Stäm av arbetsgivardeklarationen NY LÖNEART Löneart 434 Sjuk/rehab tillägg forts 9 3 Kurser/Konferenser ÅRSAVSLUTSKONFERENSER HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 10 4 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 14 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

190 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Förbered årsskiftet Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att börja planera för detta. För att underlätta arbetet tipsar vi här i vanlig ordning om att du kan göra en del förberedande arbete själv SCB-rapporteringen SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska kyrkan. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Om du har sparat en rapportmall från tidigare kan du klicka på Om det inte finns någon sparad mall så lägger du enkelt upp en. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Skriv ut anställda som slutat Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på och namnsätt den, så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga. och välja titeln SCB rapporteras.

191 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: 4 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCB-statistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. Eftersom den nya verksamhetsindelningen nu gäller kan uppgiften om Förvaltningsgren utelämnas. Ange då istället kod 99 Rapporteras ej. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder återfinns i de instruktioner som SCB distribuerar till samtliga enheter.

192 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: AFA-rapporteringen Även här kan det vara lämpligt att skapa en egen rapport för att kontrollera att samtliga som skall rapporteras är markerade antingen som Arbetare eller Tjänsteman. Vi har tidigare informerat om att alla anställda inom Svenska kyrkan skall rapporteras som tjänstemän till AFA. Denna uppgift används emellertid även för rapportering av Konjunkturstatistik till SCB. För att lösa detta gjordes det en ändring i programmet så att man vid rutinstart kan tala om att alla anställda skall rapporteras som tjänstemän. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Jfr pkt ovan. Förutom anställningsnummer och namn väljer du att bocka för fältet AFA (under rubriken Statistik). Det är också lämpligt att lägg till Ackumulator 1 och kalla den FORA och ange 172 i ackumulatornummer. AFA kan anta tre koder; - Tjänsteman - Arbetare - ej AFA

193 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: 6 För att ändra uppgift om AFA, gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Utbetalning/försäkring. Anställda som skall rapporteras till AFA skall markeras vid AFA som Arbetare eller Tjänsteman. Om personen inte skall ingå i AFA-rapporten markerar du ej AFA. Personer som är födda före 1950 inte skall rapporteras. Dessa sorteras bort av programmet med automatik såvida man inte anger ett datum i rutan vid Förlängt AFA avtal. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på Stäm av arbetsgivardeklarationen Som vi brukar påpeka vid årsavslutskonferenserna så rekommenderar vi att arbetsgivardeklarationen stäms av varje månad mot ackumulatorerna. Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in efter årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Arbetsgivardeklarationerna finns ackumulerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Arbetsgivardeklaration och välj där att ta ut den för hela 2016.

194 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: 7 För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till höger har vi valt 111 Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på. Avdragen skatt finner du i ruta 88 på arbetsgivardeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivaravgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även eventuella anställda som är födda 1937 eller tidigare. Detta är alltså helt naturliga differenser. Notera också att i Rapporter Arbetsgivardeklaration på sidan 2 så ingår eventuella inkomster under kr även för anställda födda 1937 eller tidigare i totalsumman för inkomster under kr. För att stämma av kan du använda dig av rapporten Specifikation till Arbetsgivardeklaration för hela år

195 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: Där redovisas en informationsrad för de personer som tjänat under kr. I Analys-Ackumulatorvärden, kan man slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på arbetsgivardeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga differenser. En naturlig differens är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet. En annan naturligt differens är att utbetalning av arvode gjorts till utomlands bosatt (t ex artist, föreläsare etc) med löneart 279. Denna löneart finns med i bruttolönesumman men inte på arbetsgivardeklarationen då arbetsgivaravgift ej skall betalas. Notera särskilt att numera redovisas även eventuellt anställda/förtroendevalda/uppdragstagare som är födda 1937 eller tidigare då särskild löneskatt betalas för dessa.

196 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: Ny löneart Vi har blivit uppmärksammade på att det saknas en löneart för sjuklönetillägg till arbetstagare vars fasta kontakta lön överstiger 62,5% av prisbasbeloppet och som erhåller sjukpenning på fortsättningsnivån enligt SFB (se Svenska kyrkans avtal mom 7 sista stycket) Löneart 434 Sjuk/rehab tillägg forts Registrera den nya lönearten. Gå in under Register Lönearter... eller klicka på och klicka på. Begär att få kopiera löneart 433 Sjuk/rehab tilläggsers 80%. Ge lönearten nr 434. Vid Namn ändras löneartens benämningen till Sjuk/rehab tillägg forts. Justera även kommentaren längst ned i bilden. Kommentar: AFL Lagen om allmän försäkring. Enligt AFL kan den sjukpenninggrundande årsinkomsten aldrig överstiga 7.5 ggr basbeloppet. D v s den del av månadslönen som överstiger 62,5 % (7,5 / 12 månader) av basbeloppet ersätts ej. Enligt avtalets 28 mom 7 ska arbetsgivaren betala ut en tilläggsersättning som under fortsättningsnivån motsvarar mellanskillnaden mellan 72,75% av lönebortfallet och högsta belopp för sådan sjukpenning. Fortsätt under fliken Formel. Om den anställdes årslön inkl lönetillägg och exkl ev löneväxling för pension överstiger 7,5 ggr prisbasbeloppet räknas mellanskillnaden fram mellan 72,75% av den kalenderdagsberäknade daglönen och högsta belopp för sjukpenning enligt fortsättningsnivån. Klicka på för att spara. Tips: Kopiera formeln nedan och klistra in. OM(((P1+P11-P7)*12)>(7.5*BB);OM((0.7275*(P1+P11-P7)/KD)- (7.5*BB*0.7275/365)>0;(0.7275*(P1+P11-P7)/KD)- (7.5*BB*0.7275/365);0);0)

197 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2016 Sid: 10 3 Kurser/Konferenser 3.1 Årsavslutskonferenser Det finns fortfarande några platser kvar till våra populära årsavslutskurser. Det gäller såväl Stockholm som Göteborg. Om du inte redan anmält dig så görs anmälan enklast på vår hemsida under rubriken Kurser. Stockholm World Trade Center Göteborg Lilla Bommens konferenscenter Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Hogias aktuella kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund.

202 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 8/2016 Datum Allmän information REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Nya programversioner HOGIA KYRKLÖN - NYHETER I VERSION Analys Historik Verktyg Semesterskuld HOGIA KYRKLÖN - NYHETER I VERSION Hämta skattetabeller, engångsskatt och beräkningsuppgifter för 2017 via programmet Arbetsgivardeklaration för Nya ikoner och ny bakgrundsbild Skapa bankfil kontroll av bankkontonummer Arbetsgivarintyget ändrat från 12 mån till 13 mån Kontroller och varningar i funktionen Nytt kalenderår Utökad funktionalitet i Urvalsrutan Rapportprofiler välja att inte få frågan om utskriftsformat Gruppregistreringen - möjlighet att registrera löneart för Utmätning endast på de anställda som har ett förbehållsbelopp Varning om pers.nr används som anställningsnr och den anställde är född på 2000-talet Kunna visa Barn på Avräkningslistan och Attestlista avräkning Kontrolluppgifter Hjälptext (F1) i löneprogrammet Uppdaterade övningsföretag HOGIA PERSONAL - NYHETER I VERSION Nya ikoner och ny bakgrundsbild Förändringen i Lagen om Anställningsskydd 5-5a Rapporten Rätt Till Tillsvidare har döpts om Ny rapport: Rätt Till Tillsvidare anställningar i kedja 10 3 Aktuellt LÄGG UPP DATABAS FÖR NYTT KALENDERÅR UPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT ÅRSUPPDATERA ARBETSTIDSSCHEMAT I AVENY TIDREDOVISNING NYA LAS REGLER FR O M 1 MAJ FÖRHINDRA UTSKRIFT PÅ LÖNESPECIFIKATION AV NOLLRADER Löneart 309 Semesterlönetillägg 15 4 Kurser/Konferenser KOMPETENSDAGAR LÖN/HR HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA OFFENTLIG PERSONAL 16 5 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? VAR FINNER JAG SVAR PÅ MINA FRÅGOR? 20 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs publicsystems@hogia.se Stenungsund

203 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Programversioner av Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal: Aktuell version fr o m : fr o m : 17.1.xxx Aktuell version hos GIP fr o m : fr o m : 17.1.xxx Aktuell version hos Tele Computing fr o m : fr o m : 17.1.xxx Nya versioner av Hogia Offentlig Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn och licensnummer samt din e-postadress. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen. Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Offentlig Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Offentlig Personal. När du uppdaterar/installerar får inga andra användare vara inloggade i Hogia Kyrklön. Stäng även ner övriga program innan du genomför installationen. Versionsnytt finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta nyhetsbrev innehåller alla programändringar och justeringar även om inte alla berör användare av Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2016_8_

204 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 3 2 Nya programversioner 2.1 Hogia Kyrklön - Nyheter i version Analys Historik Sorteringsordningen på transaktionerna gjordes i första hand på anställningsnummer, det är nu rättad så att sorteringen på transaktionerna i första hand görs på utbetalningsdatum Verktyg Semesterskuld Om man gjorde ett urval av anställda så i vissa fall visades ingen summering på semesterskulden, detta är nu rättat. 2.2 Hogia Kyrklön - Nyheter i version Hämta skattetabeller, engångsskatt och beräkningsuppgifter för 2017 via programmet Den stora nyheten i denna programversion är att du hämtar skattetabeller, engångsskatt och beräkningsuppgifter för 2017 via programmet. Detta är en fördel om du har tidig löneutbetalning eller vill vara tidigt ute med att installera versionen för 2017 (innan det nya årets skattetabeller är beslutade). Dessutom behöver du inte installera en ny version om det blir förändringar i skatteberäkningen, det räcker att hämta skattetabeller, engångsskatt och beräkningsuppgifter på nytt. Även om du inte är klar med dina löner i december eller verkställt ett nytt inkomstår går det bra att installera Det påverkar inte din löneberedning eller avräkning i ditt inkomstår De beräkningsuppgifter som du fortsättningsvis hämtar via programmet är: Skattetabeller, för beräkning av skatteavdrag i löneberedningen. Engångsskatt, för att kunna beräkna engångsskatt på dina anställda enligt nya procent och intervall. Inkomstbasbelopp, prisbasbelopp och statslåneränta uppdateras under Arkiv-Inställningar. Eftersom version 17.1 innehåller de nya skattetabellerna väljer vi att inte redogöra för den instruktion som finns för att hämta skattetabeller, engångsskatt och beräkningsuppgifter för Rutinen fortsättningsvis blir att när du verkställt årsskiftet under Arkiv-Nytt kalenderår behöver du hämta beräkningsuppgifter och uppdatera det nya årets databas. Du får ett meddelande när du genomfört Nytt kalenderår om att du behöver gå in under Verktyg-Uppdatera beräkningsuppgifter. Du hämtar därefter beräkningsuppgifterna (skattetabell, engångsskatt, arbetsgivaravgifter m m) via internet Arbetsgivardeklaration för 2017 I denna version kan du ta fram en arbetsgivardeklaration för 2017, med undantag ruta 65 Ambassader och företag utan fast driftställe i Sverige eller särskild löneskatt. Dessa uppgifter fastställs i december, dvs efter att versionen är släppt. Berörs inte ditt företag av ruta 65 kan du ta fram en arbetsgivardeklaration med korrekt innehåll i version För er som rapporterar i ruta 65 kommer vi att släppa en version med dessa kompletterande uppgifter, innan det är dags att rapportera in arbetsgivardeklaration för januaris löneutbetalningar Nya ikoner och ny bakgrundsbild Vi har uppdaterat ett flertal ikonerna för snabbvalsknapparna, samma funktion som tidigare. Vi har också lagt till en ny bakgrundsbild. Vill du ändra bakgrundsbild, högerklickar du och väljer Egenskaper och sedan väljer du bilden som du vill ska visas Skapa bankfil kontroll av bankkontonummer När du skapar en bankfil för utbetalning av de anställdas löner under Rapporter-Periodens-Bankoppling sker det en kontroll att de anställdas bankkontonummer är korrekta t ex rätt antal tecken. Om

205 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 4 bankkontonummer ej godkänns inkluderas anställda inte i bankfilen. När det tillkommer nya banker under året behöver vi utöka kontrollen att även omfatta de nya bankernas bankkontonummer, vilken blir när vi släpper nya versioner av löneprogrammet. För att underlätta om det kommer nya banker under året, finns det numera möjlighet att inaktivera bankkontonummerkontrollen när du tar fram en bankfil. När du avmarkerar Kontrollera anställdas bankkontonummer sker det ingen kontroll av de anställdas bankkontonummer och alla anställd med ett bankkontonummer kommer med i bankfilen. Om du inaktiverat kontrollen skrivs det en notering på rapporten så att du blir uppmärksammad på att ingen kontroll skett. Programmet kommer alltid att ha en bock i Kontrollera anställdas bankkontonummer vill du att ingen kontroll ska göras måste bocken tas ur för varje gång du tar skapar bankkopplingen Arbetsgivarintyget ändrat från 12 mån till 13 mån Det har kommit nya regler vad gäller arbetsgivarintyget och antalet rapporteringsmånader. Från version 17.0 är det möjlighet att redovisa 13 månader tillbaka från dagens datum alternativt avgångsdatum. Det går fortfarande att göra ett eget datumintervall. På sidan två på arbetsgivarintyget under 11 arbetad tid redovisas nu 13 månader tillbaka från dagens datum alternativt avgångsdatum, det är den arbetade tiden, frånvaron, övertiden och mertiden som redovisas på 13 månader. På sidan tre under Ersättningar som beskattas som inkomst av tjänst redovisas också 13 månader tillbaka från dagens datum alternativt avgångsdatum.

206 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: Kontroller och varningar i funktionen Nytt kalenderår. Om du har genomfört funktionen Nytt kalenderår i din databas och du av misstag startar funktionen igen i samma databas kommer en kontroll göras och ett meddelande visas "OBS! Det finns inga transaktioner i 2017, du bör inte skapa ett nytt inkomstår för 2018 om du inte nu ska arbeta i detta inkomstår". Du kan här klicka avbryt och funktionen Nytt kalenderår avbryts. Från och med i år får endast en användare vara inloggad när funktionen Nytt kalenderår startas, om flera användare är inloggade kommer användaren som startar funktionen att få meddelandet "Nytt kalenderår kan inte genomföras när andra användare är inloggade. Följande användare är inloggade". Funktionen Nytt kalenderår går inte att genomföra så länge flera användare är inloggade Utökad funktionalitet i Urvalsrutan I de funktioner där du kan göra ett urval av anställda är det från och med denna version möjligt att göra ett begränsat urval av ditt redan gjorda urval. I Urvalsrutan under Fler Urval är det nu möjligt att i urvalsrutan till höger "punkt välja" anställda, via Ctrl eller Shift, dessa markeras med blått, och när du klickar på OK är det dessa anställda som ingår i urvalet och är med på din rapport. Det är möjligt att först göra ett urval utifrån färdiga sökbegrepp t.ex. Resultatenhet och efter det då går det att punkt välja anställda i det redan gjorda urvalet i urvalsrutan till höger och det är då de anställda som ingår i urvalet och är med på rapporten.

207 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: Rapportprofiler välja att inte få frågan om utskriftsformat När du exporterar en Rapportprofil innehållande en Rapportmall som hämtas från Rapport - Egna rapporter och som har för många fält valda får du upp en dialogruta som frågar om utskriftsformat, om du däremot bockar i Visa inga meddelande vid export av profiler, (rutan visas efter det att du klickat på Exportera), kommer du inte att få någon dialogruta som frågar om utskriftsformatet. Programmet hämtar då den föreslagna inställningen vad gäller format och dialogruta visas ej Gruppregistreringen - möjlighet att registrera löneart för Utmätning endast på de anställda som har ett förbehållsbelopp I funktionen Gruppregistrering Lönearter och under Avancerat finns det ett val Löneart ska endast registreras på de anställda som har ett förbehållsbelopp (större än 0 kr) angivit på anställdakortet. När du gör detta val registreras lönearten för utmätning i löneberedningen endast på de anställda som har ett förbehållsbelopp och beräkningen i löneberedningen utförs enligt befintliga regler för utmätning. Markering finns inte kvar nästa gång du går in i Gruppregistreringen. Denna gruppregistrering ska göras när du är klar med lönerna men ännu inte gjort någon definitiv avräkning.

208 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 7 För att detta ska fungera behöver följande inställningar vara gjorda: Utmätningsbeloppet ska finnas i ett p-fält Lönearten ska i formeln vara kopplad mot p-fältet Lönearten får inte vara återkommande Lönearten ska inte räknas om vid avräkning Om du har lönearten som återkommande måste du först göra ovan inställningar sedan måste du ta bort lönearten i löneberedningen innan du använder funktionen i Gruppregistrering, detta för att utmätningslönearten inte ska bli dubbel. Detta behöver du endast göra första gången Varning om pers.nr används som anställningsnr och den anställde är född på 2000-talet Sedan tidigare går det inte att spara ett anställningsnummer som börjar på 0. Om du vill använda personnummer som anställningsnummer och den anställde är född på 2000-talet måste du inleda med sekelsiffran, alltså 12 tecken. Om du inte anger sekelsiffra kommer du att få ett meddelande om att du bör ange sekelsiffra Kunna visa Barn på Avräkningslistan och Attestlista avräkning Finns det föräldraledighetstransaktioner i avräkningen kan du nu på Avräkningslistan i preliminärt läge se vilket barn som är kopplat mot transaktionen. Du tänder upp fältet Barn under knappen Inställningar.

209 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: Kontrolluppgifter Fr o m inkomståret 2016 betalar arbetsgivaren särskild löneskatt för anställda som är födda 1937 eller tidigare. Lön och förmåner till anställda som är födda 1937 eller tidigare ska därför redovisas i ruta 11 respektive 12,13 och 18 istället för som tidigare i ruta 31.

210 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 9 På Summeringsunderlaget visar nu även uppgifter från KU20, KU25 och KU31, tidigare visades endast KU10, KU13 och KU14. Förändringar KU10 Det går att ange ett belopp i ruta 18/16 utan att det finns ett belopp i ruta 13. Om en anställd haft bilförmån t o m december året innan och fakturan för drivmedlet kommer i januari och därmed även drivmedelsförmån, behöver det inte finnas något värde i ruta 13 när detta ska rapporteras på kontrolluppgiften. TIN (FK252) och Landskod (FK076) kommer inte längre med på utskriften eller i filen enligt bestämmelser från SKV. Förändringar KU31 På KU 31 är möjligt att via en kryssruta ange om ersättning inte är fastställd vid uttaget av kontrolluppgiften, nytt fält okänt värde (FK599). På KU31 finnas ett nytt datumfält som heter Avstämningsdag (FK853) Hjälptext (F1) i löneprogrammet När du klickar F1 visas löneprogrammets hjälptext. Nyhet är att det öppnas en webbhjälptext som finns utlagd på Hogias webbplats. Det innebär att du alltid når den senast uppdaterade hjälptexten, men om det t ex saknas internetanslutning öppnas den hjälptext som medföljer vid installation Uppdaterade övningsföretag I denna version medföljer nya Övningsföretag. 2.3 Hogia Personal - Nyheter i version 17.0 I denna version har vi uppdaterat en del ikoner och bilder i programmet. Det finns också en helt ny rapport som utvecklats för att hantera den nya konverteringsregel i Lagen om Anställningsskydd (LAS) som började gälla den 1 maj Nya ikoner och ny bakgrundsbild Vi har uppdaterat ett flertal av ikonerna för snabbvalsknapparna, samma funktion som tidigare. Vi har också lagt till en ny bakgrundsbild. Vill du ändra bakgrundsbild, högerklicka på bilden och välj Egenskaper. Sedan är det bara att välj den bild som du vill ska visas Förändringen i Lagen om Anställningsskydd 5-5a I LAS finns sedan tidigare två konverteringsregler under 5 som säger följande: Om en arbetstagare har varit anställd på vikariat i sammanlagt mer än 2 år under en 5-årsperiod så har arbetstagaren rätt till en tillsvidareanställning.

211 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 10 Om en arbetstagare har varit anställd på allmän visstid i sammanlagt mer än 2 år under en 5-årsperiod så har arbetstagaren rätt till en tillsvidareanställning. Dessa Konverteringsregler innebär alltså att en tidsbegränsad anställning rent juridiskt konverteras till en tillsvidareanställning när vissa villkor är uppfyllda. Varje tidsbegränsad anställningsform räknas separat vilket innebär att en arbetstagare kan vara anställd på vikariat i två år och sedan allmän visstid i två år till. Den nya konverteringsregeln trädde i kraft den 1 maj 2016 och innebär följande: En allmän visstidsanställning konverteras till en tillsvidare, om arbetstagaren har varit anställd på allmän visstid i sammanlagt mer än två år (720 dagar). Dessa anställningar ska ingå i en kedja av tidsbegränsade anställningar (vikariat, allmän visstid eller säsongsanställning) som följer på varandra eller har ett mellanrum på max 180 dagar. Den nya konverteringsregeln har alltså ingen 5-årsperiod att ta hänsyn till, utan anställningstiden ska beräknas så lång tid tillbaka i tiden som kedjan av tidsbegränsade anställningar sträcker sig. OBS! Den nya konverteringsregeln gäller endast för de som får en allmän visstidsanställning från 1 maj 2016 eller senare. När avtal om allmän visstid med start 1 maj 2016 eller senare ingås, skall dock alla tidigare anställningar (vikariat, allmän visstid och säsongsanställningar) räknas med för att fastställa om det finns en kedja av tidsbegränsade anställningar tillbaka i tiden Rapporten Rätt Till Tillsvidare har döpts om De två första konverteringsreglerna i LAS 5 som beskrivs ovan hanteras sedan tidigare i rapporten Rätt Till Tillsvidare. Den rapporten har nu döpts om till Rätt Till Tillsvidare med kvalperiod. Men den fungerar på samma sätt som tidigare Ny rapport: Rätt Till Tillsvidare anställningar i kedja För att kunna hantera den nya konverteringsregeln har vi utvecklat en ny rapport som heter Rätt Till Tillsvidare anställningar i kedja. Den nya rapporten hittar du på samma sätt som övriga LAS-rapporter, det vill säga under Analys LAS. Den nya LAS-rapporten fungerar enligt samma principer som den som numera heter Rätt Till Tillsvidare med kvalperiod. Men det finns vissa skillnader i vad för inställningar som behöver göras för de olika rapporterna. Nedan redogörs för vilka inställningar som har utvecklats för den nya rapporten.

212 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 11 3 Aktuellt 3.1 Lägg upp databas för nytt kalenderår Eftersom lönedatabasen är årsbaserad skall en ny databas skapas för varje nytt kalenderår. Detta moment utförs dessutom för vart och ett av de företag som lön administreras för. Är du osäker rådgör du med systemansvarig och förbered detta i god tid. Handledning finns på Hogias kundtorg. Gå in under Arkiv och välj Nytt kalenderår... Av bilden till höger framgår att rutinen genomför tre olika steg. Innan du påbörjar bearbetningen är det lämpligt att först kontrollera så att rätt ackumulatorer nollställs. Det sker enklast genom att gå in under Analys Rapporter och klicka på fliken Register. Välj därefter Ackumulatorlista och granska kolumnen Nollställs vid årsskifte. Kontrollera särskilt att en säkerhetskopia finns innan du klickar på för att fortsätta. Starta rutinen genom att klicka på. Du kan nu följa hur de olika stegen fortlöper för att skapa en databas för det nya verksamhetsåret. Programmet avslutar med att döpa om databasen för det gamla verksamhetsåret. Namnet är det samma men kompletteras med att det inom parantes skrivs vilket år den avser. Se exemplet till höger. Klicka på för att avsluta. Föregående år: Övningsföretaget_Kyrkan(2016) Upprepa proceduren för vart och ett av de företag du kör. När nytt verksamhetsår skapats får du verifiera att du vill uppdatera företagets inställningar för det nya året. Om dessa ännu inte är klara ombedes du istället att hämta och uppdatera beräkningsuppgifter under Verktyg- Uppdatera beräkningsuppgifter 3.2 Uppdatera arbetstidsschemat Innan du kan börja använda löneberedningsrutinen för innevarande år är det viktigt att arbetsschemat som avser röda helgdagar och aftnar kompletteras med dagar för år Dessa kan antingen registreras manuellt eller importeras enligt nedan.

213 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 12 För att importera arbetstidsschemat börjar du med att hämta denna från Eniacs hemsida Du finner den under KUNDSIDORNA. Du behöver alltså logga in med kundnummer och lösenord. Välj Dokumentation till vänster i bilden och högerklicka på länken Röda helgdagar och aftnar Välj Spara mål som och ange önskad katalog som filen skall importeras från i Hogia Kyrklön. När du laddat hem filen går du in under Arkiv Import och väljer Arbetsschema... Markera filen Roda_helgdagar_aftnar_2017.txt och klicka på. När importen sker visas en logg med information om vilka röda dagar och aftnar som importerats till schema 10. För att registrera dagarna manuellt, går du in under Register och väljer Arbetsschema... Dubbelklicka på schema 10 Röda helgdagar och aftnar. Dra ned rullningslisten till höger i bilden till slutet av tabellen och positionera markören till slutet av fälten Nyårsafton (sista datumet 2016). Klicka på Enter-tangenten så öppnas en ny rad. Lägg därefter in årets röda dagar. När du registrerat alla röda helgdagar och arbetsfria dagar, avslutar du med att klicka på.

214 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: Årsuppdatera arbetstidsschemat i Aveny Tidredovisning Om ni använder Aveny Tidredovisning skall du lägga upp nya scheman för år Eftersom tidrapportering normalt sett sker löpande via tidstämpling så måste detta göras före årsskiftet. För varje schema finns det möjlighet att registrera lediga och avkortade dagar. Dessa kan med fördel registreras på ett grundschema som sedan används av övriga scheman. Om någon av följande dagar är noterade som lediga eller avkortade dagar skall en justering göras, Dag före midsommarafton, Dag före julafton, Dag före nyårsafton. Det är också viktigt att se över och uppdatera lediga och avkortade dagar innan årsuppdateringen körs. Starta rutinen Schema. Klicka på fliken Grunddata. Om du på något schema hittar datumet för ovan angivna dagar före afton så skall du stryka datumet som är markerat i exemplet till höger och istället klicka på. Då visas en ny bild där motsvarande dagar kan markeras. Se exemplet nedan. Starta rutinen Schema. Markera samtliga scheman i innehållsfliken enligt exemplet till höger. När rutinen startas är endast det översta schemat i innehållsfliken markerat. Ställ markören på det nedersta, håll ned shift-tangenten och klicka på vänster musknapp.

215 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 14 Klicka på knappen. Markera Enligt urval som i bilden till höger och klicka därefter på. Utifrån registrerade grunddata, läggas nu nya årsscheman upp för samtliga i innehållsfliken markerade scheman. 3.4 Nya LAS regler fr o m 1 maj I ett tidigare nyhetsbrev (2016/5) har vi informerat om den nya kompletterande regeln om automatisk omvandling av allmänna visstidsanställningar i LAS. Som framgår under pkt ovan finns det nu stöd i programmet för at hantera den nya kompletteringsregeln. Enligt den nya regeln i LAS ska omvandling inte bara ske om anställningstiden i allmän visstidsanställning överstiger två år under en femårsperiod, utan även om anställningstiden i allmän visstidsanställning överstiger två år under en längre period än fem år. För att anpassa inställningarna i Hogia Personal enligt den nya regeln går du in under Register Kodregister Kodregister och klicka på fliken Anställningsform. Markera med en bock vid Kvalgränser för LAS 5a enligt exemplet nedan. I en särskild bild anges därefter Kvalgränsen 720 dgr och Kvaluppehållet 180 dgr. Ändra i kolumnen RTV enligt exemplet nedan. När ändringarna är gjorda klickar du på. 3.5 Förhindra utskrift på lönespecifikation av nollrader För att förhindra att lönetransaktioner med belopp 0 skrivs ut på den anställdes lönespecifikation finns det en särskild markering i löneartsregistret. Eftersom väldigt få anställda omfattas av det semesterlönetillägg som föreskrivs i avtalet kan det vara lämpligt att markera på lönearten att det endast skrivs ut på lönespecifikationen om det har ett belopp som är skilt än 0.

216 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: Löneart 309 Semesterlönetillägg Gå in under Register Lönearter... eller klicka på. och ange 309. Klicka på Klicka på fliken Formel och bocka för i rutan enligt exemplet i bilden till höger.

217 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2016 Sid: 16 4 Kurser/Konferenser 4.1 Kompetensdagar lön/hr 2017 Säkerställ att du som arbetar med löne- och HR-frågor inte missar viktiga regeländringar anmäl dig redan nu! Kom och lyssna till erfarna inspiratörer, som guidar dig genom nyheter och aktualiteter inom lön och HR. Erik och Sara är två av Hogias mest rutinerade experter på HR-frågor och omtyckta kursledare. De kommer inleda dagen med nyheter, lagförslag och utredningar inom arbetsrättsområdet. Mer information finner du på där du också kan anmäla dig. 4.2 Hogia Kyrklön och Hogia Offentlig Personal Hogias aktuella kursutbud finner du genom att följa länken Kontakta oss också gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund.

Visa mer