Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL BEMANNING

Transkript

1 Caspeco Business Control 6 CASPECO MANUAL BEMANNING

2 INNEHÅLL Instruktion Bemanning... 1 Vad är bemanning?... 1 Hur lägger man in kostnaden för bemanning?... 1 Bemanning per timme... 1 Bemanning med månadslön... 2 Passfördelad eller jämnt fördelad... 2 Bemanning med timlön och månadslön... 3 Kan man lägga in en extralön på bemanning?... 3 Kan man ta med kostnaden för OB på bemanningstimmarna?.. 3 Hur följer man upp kostnaderna i bemanning?... 4 Försäljningsfliken... 4 Utfall Dagsavstämning... 5 Hur får man ut avstämningsunderlag för timmarna avseende bemanning?... 6 Bemanning per timme... 7 Bemanning med timlön och månadslön... 8 Bemanning med extra lön... 8 Om en anställd är både anställd av företaget och även fakturerar företaget hur gör man då?... 9 Om en anställd ska bli bemanning hur gör man då? Frågor?... 10

3 1 Instruktion Bemanning Vad är bemanning? I Caspeco hanterar vi vad vi kallar bemanningskostnader, det är kostnader för inhyrd personal. Vi rekommenderar att man lägger in dessa kostnader i systemet då uppföljningen av kostnaderna blir mera rättvisande. Hur lägger man in kostnaden för bemanning? Bemanning per timme Ovan ser man den vanligaste inställningen på bemanningspersonal, kostnad per timme. Den anställde har en timlön samt avtalet Bemanning angivet. När vi anger avtalet Bemanning så betalas ingen lön ut till den anställde och det leder till att vi inte har någon kostnad i bokföringen. Timlönen man anger är timlönen inklusive allt semester, arbetsgivaravgifter, fora etc. Kort sagt det beloppet som vi blir fakturerade per timme.

4 2 Bemanning med månadslön Man kan också ha en bemanningsanställd som är månadsavlönad, då anger man månadslönen inklusive allt semester, arbetsgivaravgifter, fora etc. Man måste också ange en sysselsättningsgrad i timmar på den anställde. Sysselsättningsgrad i % går ej att ange då vi tänker att man betalar en fast månadskostnad baserat på ett fast antal timmar. För att vi ska få med en bemanningsanställd person med månadslön måste det finnas timmar i timrapporten, om den anställde inte stämplar och vi vill få med denne i bemanningslistan får man lägga in en stämpling per dag. Man kan exempelvis lägga in en minuts arbetad tid varje dag, 08:00-08:01 så kommer informationen med. Passfördelad eller jämnt fördelad En annan viktig inställning man behöver göra är Fördelning månadslön den ska man ange om den är pass eller jämnt fördelad. Passfördelad innebär att vi fördelar kostnaden baserat på den tiden den anställde stämplar. Vi räknar ut en timkostnad baserat på månadslönen och sysselsättningsgraden och multiplicerar den med antalet arbetade timmar. När vi fördelar jämnt så delar vi månadslönen med antalet kalenderdagar i månaden och sprider ut den kostnaden per dag.

5 3 Bemanning med timlön och månadslön Man kan också ha en bemanning som har timlön och månadslön, fördelningen blir då i ovan exempel passfördelat. Vi tar först timlönen gånger arbetade timmar sedan lägger vi till kostnaden för månadslönen. Vi delar månadslönen med sysselsättningsgraden för att få en timlön baserad på månadslönen och multiplicerar dessa med arbetade timmar. Kan man lägga in en extralön på bemanning? Om man behöver lägga in en tillfällig extra lön på en bemanning kan man göra detta, den extrakostnaden blir då jämnt fördelad över månadens dagar. Kan man ta med kostnaden för OB på bemanningstimmarna? Ja det kan man, om ni behöver den funktionen kontakta oss på supporten så fixar vi det.

6 4 Hur följer man upp kostnaderna i bemanning? Försäljningsfliken Första kolumnen visar totalen av samtliga stationers kostnader. Kök krogen visar hur Adam Anderssons kostnader fördelas. Kök Slipen visar hur Anna Anderssons kostnader fördelas. Klubben visar hur Gabriel Svenssons kostnader fördelas. Princen visar hur Damien Anderssons kostnader fördelas. Utfall

7 I utfallsfliken i detta exempel visar vi totala kostnaden för samtliga stationer i tidigare exempel, observera dock att här tittar vi på kostnaderna fram tills dagens datum. De ljusbeigea fälten innehåller stämplade tider bakåt i tiden medan de mörkbeigea fälten är framtida kostnader, i ovan exempel vet vi bara om Gabriel Svenssons extralön på 5000 kronor som fördelas per dag. Dagsavstämning 5 Ovan ser ni samma kostnader som syns på försäljningsfliken med ett undantag Gabriel Svenssons extra lön på 5000 kronor finns inte med här, anledningen till det är att jämnt fördelade kostnader tar vi inte med i dagsavstämningen. Oftast så fördelar man exempelvis restaurangchefens lön jämnt, då denna kostnad finns där oavsett hur vi lägger schemat så har vi valt att inte visa kostnaden i dagsavstämningen.

8 6 Hur får man ut avstämningsunderlag för timmarna avseende bemanning? I Caspeco finns det en lista för att stämma av bemanningstimmarna, den är tänkt att användas som ett avstämningsunderlag till den fakturan som skickas till oss. Listan kan sorteras per station om bokföringen i systemet är fördelat per station.

9 7 Bemanning per timme Här visas kostnader för Adam Andersson som har en timd. Bemanning med månadslön Här visas kostnader för Anna Andersson som har en månadslön.

10 8 Bemanning med timlön och månadslön Här visas kostnader för Damien Andersson som har dels en timlön samt en måndslön. Bemanning med extra lön Här visas kostnader för Gabriel Svensson som har en timlön samt en extra lön.

11 9 Om en anställd är både anställd av företaget och även fakturerar företaget hur gör man då? Grundregeln är att om den anställde ska ha lön från oss så ska dessa timmar stämplas på personens personnummer. Om den anställde även fakturerar oss så får man skapa en ny person i systemet med ett fiktivt personnummer. Exempel: Adam är anställd som kock hos oss och tjänar 150 kronor i timmen, dessa timmar ska stämplas in på dennes riktiga personnummer: Adam är också anställd som DJ och fakturerar oss för varje spelning: Observera nu att Adam har en passlön vilket inte har nämnt tidigare det fungerar också på bemanningspersonal.

12 Om en anställd ska bli bemanning hur gör man då? Om vi vill ändra avtalet på en befintlig anställd till bemanning måste allt betalas ut till den anställde innan vi kan ändra detta. Det innebär att all innestående semester, komp, röda dagar etc betalas ut och först månaden efter kan man ändra avtal till bemanning. Frågor? Kontakta oss på

13 POSTADRESS: , Uppsala BESÖKSADRESS: S:t Olofsgatan 9 TELEFON: info@caspeco.se