Detta schema kan användas om inte arbetsgivaren har tillhandahållit eget schema.

Transkript

1 Handbok för Vision Ekumeniskas tidsschema 2013 Introduktion Tidsschemat är framtaget för anställda med förtroendearbetstid hos arbetsgivare som är anslutna till Arbetsgivaralliansen Bransch Trossamfund och Ekumeniska Organisationer och som bedriver verksamhet inom ramen för trossamfund eller ekumeniska organisationer. Detta schema kan användas om inte arbetsgivaren har tillhandahållit eget schema. Schemat finns för nedladdning i två filformat Excel 2007 och Open Office 3.3. Nytt För år 2013 har inga väsentliga ändringar gjorts i tidsschemat. Innehåll: Information från Vision Ekumeniskas hemsida Uppstart Planera arbetstiden vid arbete del av år vid planering av arbetstiden för ett helt år Den löpande tidsredovisningen Semesterhantering Årsarbetsdagar Justering av antal dagar Exempel på ifyllt månadsschema Support: Du kan alltid maila mig och fråga om det är något du behöver hjälp med: kent@kumnet.se. Längst ned på dessa sidor i handboken ser du de flikar som finns i excel-dokumentet Vision_Tidsschema_2013.xlsx. Sidan 1 av 7

2 Information från Vision Ekumeniskas hemsida Tidrapporter Alla anställda är skyldiga att redovisa sin arbetstid till arbetsgivaren. Arbetsgivaren kan kräva att man redovisar på ett visst sätt men om inte arbetsgivaren tillhandahåller något rapportsystem kan det vara bra att föra bok för sin egen skull. Det är den anställdes och arbetsgivarens gemensamma ansvar att planera förläggningen av arbetstiden så att det blir en sund balans. Avtalet säger att man bör stämma av varje kvartal så att båda parter har bilden klar för sig och kan vidta åtgärder om obalans uppstår. OBS! Vid planering av läger kan man inte planera för att bryta dygnsvilan och automatiskt få ut kompensationsdagar. Kompensationen är tänkt för de tillfällen man tvingas bryta dygns eller veckovila. Läger skall normalt planeras så man inte bryter dessa vilotidsregler. Semester & deltid Oavsett hur många procent du arbetar har du rätt till de antal semesterdagar du har enligt lag eller kollektivavtal. Semesterdagarna blir däremot inte värda lika mycket som när du arbetade 100 procent, dvs när du tar en veckas semester dras 5 dagars semester oavsett om du arbetar 100 eller 80 procent. Uppstart av tidsschemat För att starta upp schemat väljer du fliken Uppstart. Följ sedan anvisningarna steg för steg, från punkt 1 till 9. När du kommer till punkt 8 går du till fliken Timmar. I kolumnen sysselsättningsgrad anger du för varje månad din sysselsättningsgrad. I nästa kolumn, arbetsdagar per vecka, anger du hur många dagar du i snitt arbetar per vecka, oavsett hur länge du arbetar per dag. Om du arbetar del av året så läser du anvisningarna i nästa stycke vid arbete del av år. Annars går du vidare till stycket vid planering av arbetstiden för ett helt år. Sidan 2 av 7

3 vid arbete del av år De månader man inte arbetar anger man sysselsättningsgraden till 0 på fliken Timmar. Om man arbetar del av år, exempelvis börjar en tjänst 1:a augusti, anger man alltså för månaderna januari juli sysselsättningsgraden 0%. Om man arbetar del av månad räknar man om sysselsättningsgraden för den månaden så att den motsvarar de antal timmar man skall arbeta under månaden. Skall man arbeta heltid 11 av månadens 22 arbetsdagar anger man sysselsättningsgraden till 50%. Arbetsdagar per vecka påverkas inte av att man arbetar del av år. Semesterdagar vid arbete del av år: När man arbetar en del av året skall också antalet semesterdagar anpassas. Det gör man genom att registrera hur många månader man är anställd under året. Man gör det på fliken Uppstart under punkt 6. Anställningstiden anges i antal månader. Halva månader kan också anges. OBS: Värdet för årsarbetsdagar punkt 7 under fliken uppstart skall inte ändras för att man arbetar del av år. Låt den stå orörd med 250 dagar. Nu kan du med hjälp av schemat börja planera din arbetstid. vid planering av arbetstiden för ett helt år Arbetstiden Den ordinarie arbetstiden utgörs av högst 250 arbetsdagar per år inklusive semesterdagar. Vid planeringen ska utgångspunkten för arbetstidsuttaget vara 40 timmar och fem arbetsdagar per vecka i genomsnitt över året, enligt 5 mom2 i avtalet för Det innebär att planeringen av arbetstiden görs i timmar vilket i sin tur gör det möjligt att registrera frånvaro i timmar som vid sjukskrivning del av dag/deltidssjukskrivning och vid ledighet för vård av barn (VAB). För deltidsanställda som till exempel arbetar 50% skall utgångspunkten vara 20 timmar i veckan, men antal årsarbetsdagar kan fortfarande vara högst 250, beroende på om man arbetar hela eller halva dagar. För att ställa in schemat för att visa värden för deltidsarbete går man till fliken Timmar och anger sysselsättningsgraden för varje månad. Då avtalet reglerar arbetstid i såväl timmar som dagar finns möjlighet att läsa av planeringen och arbetad tid på båda sätten. Tips: Planera med timmar och dagar i fokus och följ schemat med antal dagar i fokus. Sidan 3 av 7

4 Så här planerar du på respektive månadsflik: I kolumnen "Plan" planerar du arbetstiden för hela månaden. Ange för varje dag det antal timmar som du skall arbeta, vanligtvis 8 timmar per arbetsdag för heltid. För att få grepp om din årsarbetstid skall du planera arbetstiden ända till årets slut. Du behöver inte planera in semester redan nu. För semester planeras i en separat kolumn. Registrera vanlig arbetstid den tid du räknar med att ta ut semester. Upptill på schemat ser du hur många timmar och dagar du planerat in och även rekommenderat antal timmar och dagar för månaden. Rekommenderat antal timmar och dagar finns angivna med en decimal för att fördelningen skall bli rätt per månad. Du rekommenderas att inte använda decimaler i schemat. Varje månad behöver inte innehålla exakt antal planerade timmar och dagar enligt Rekommenderat antal. För anställda med förtroendearbetstid bör det på ett år stämma överens på ett ungefär. Därför är det bra att planera hela året vid uppstart av tidsschemat. Den löpande tidsredovisningen Så här redovisar du tiden per dag: För varje arbetsdag registrerar man antal arbetade timmar i kolumnen Arb. Är man sjuk eller VABar anger man samma antal timmar som man skulle arbetat den dagen i respektive frånvarokolumn: sjuk eller VAB. En dag man skulle ha arbetat 8 timmar kan bli sådan att man arbetar 4 timmar och är sjuk eller VABar 4 timmar. Föräldraledighet: Tidsschemat saknar kolumn för föräldraledighet. Ett tips är att använda kolumnen sjuk för att registrera föräldraledighet. I anteckningskolumnen kan man på den raden förtydliga genom att skriva Föräldraledighet eller förkorta med FL. Är man ledig en dag som man skulle ha arbetat sätter man en. (punkt) i kolumnen för arbete. Då tar tidsschemat hänsyn till att du varit ledig den dagen och ser till att du arbetar motsvarande tid en annan dag. Semester planeras och redovisas i Sem -kolumnen. Man gör det genom att ange samma antal timmar i Sem -kolumnen som i Plan -kolumnen. Semestern planeras med fördel in så tidigt som möjligt. Sidan 4 av 7

5 Frånvarohanteringen på fliken Dagar Frånvaro del av dag räknas som arbetad dag under fliken Dagar oavsett om man varit sjuk eller VABat den övriga delen av dagen. Frånvaro hel dag som sjuk, VAB eller semester räknas i dag-statistiken som frånvaro hel dag. Räknare På varje månadsflik har förts in en räknare till höger om anteckningsfältet. Där kan man föra egen statistik, som man är intresserad av, till exempel hur många gånger man deltagit i gudstjänster eller sammanträden, gjort hembesök eller hur många mil man rest i tjänsten. Använd din fantasi för att komma på vad just du vill använda räknaren till. På fliken Dagar finns statistiken samlad per månad och summerad. Semesterhanteringen i tidsschemat Arbetar man fem dagar i veckan är det inga konstigheter med semesteruttaget. Tar man ut fem semesterdagar så sjunker kvarvarande semester med fem dagar. Arbetar man fyra dagar i veckan, oavsett hur många timmar man arbetar per dag, och tar ut fyra dagars semester räknas antalet semesterdagar ner med fem i alla fall. Arbetar man olika antal dagar under två veckor så är det genomsnitt antal dagar som räknas. Se exempel under fliken Uppstart. Oavsett om man har hel- eller deltidsarbete, eller om man arbetar 3 dagar eller 5 dagar i veckan så skall fyra veckors sammanhängande semester innebära att 20 semesterdagar räknas bort från semestersaldot. Detta hanteras i 2013 års tidsschema genom att man under fliken Timmar skall ange arbetsdagar per vecka för varje månad. Vid uttag av semester registrerar man semester enbart för de dagar man skulle ha arbetat under semesterperioden. Tidsschemat räknar sedan om dessa nettosemesterdagar till bruttosemesterdagar. I kolumnen Plan anger man vanlig arbetstid även för de dagar man tar ut semester. Semester planeras in genom att ange timvärdet i kolumnen Sem, alltså inte i kolumnen Arb. Sidan 5 av 7

6 Årsarbetsdagar Antal årsarbetsdagar enligt branchavtalet är 250. Om man har avtalat sig till annat antal arbetsdagar per år än branchavtalet ändrar man det under fliken Uppstart punkt 7. Vanligtvis ändrar man aldrig på värdet för årsarbetsdagar! OBS: Även för deltidsarbete gäller max 250 arbetsdagar per år. Deltidsarbete kan innebära att det faktiska antalet arbetsdagar blir mindre än 250, men det är i så fall ingen ändring av avtalets max 250 dagar per år. Exempel: Arbetar man 50% och 4 timmar per dag blir det 250 arbetsdagar per år. Men arbetar man 2 dagar varannan vecka och 3 dagar varannan vecka så blir samma arbetstid 125 dagar per år. Justering av antal dagar Nedtill under fliken Dagar finns en rad med texten Justering av antal dagar. När man fördelar arbetsdagarna till årets 12 månader kan det hända att avrundningarna under månadsflikarna gör att det sammanlagda antal dagar blir mer eller mindre än det antal dagar per år avtalet säger. Raden Justering av antal dagar justerar så att det blir rätt antal dagar totalt på året. Uträkningen visas under fliken MaxDgr. På nästa sida ser du ett exempel på hur ett ifyllt månadsschema kan se ut Många hälsningar från Kent Sidan 6 av 7

7 Exempel på ifyllt månadsschema (Exemplet är från jan 2012, men fungerar lika bra som exempel för 2013.) Sidan 7 av 7