ANVÄNDBARA LÄNKAR HUVUDMENY FUNKTIONER

Transkript

1 ANVÄNDBARA LÄNKAR HUVUDMENY FUNKTIONER TIPS! Förvalt språk i Intraship är engelska, men man kan snabbt byta till svenska i menyn för språk uppe i högra hörnet.

2 Klicka på Create Shipment för att skapa en sändning. 2. Välj avsändare i adressboken eller fyll i fälten. Fälten markerad med asterisk (*) är obligatoriska. Klicka på Next Step. Tänk på att vid bokningar av försändelser som ska gå från annat land än Sverige behöver du välja ditt kundnummer för import i fältet DHL Account (börjar på 95/96). Den e-postadress som anges för avsändaren är den adress som samtliga transportdokument kommer skickas till efter slutförd bokning. Detta så att avsändaren ska kunna skriva ut och fästa frakthandlingarna på försändelsen. Funktioner Tips Clear fields Rensa alla fält om dessa redan är ifyllda för att söka upp annan sparad adress alternativt fylla i en ny. Lookup address Sök upp och välj en sparad avsändare eller mottagare i adressboken. Save Address Spara eller uppdatera adresser i adressboken. Notifications to Shipper/Receiver Välj att skicka avisering för försändelsen via mail till avsändare/mottagare. Configure Notifications Här kan du lägga till ytterligare mottagare av e-postavisering för försändelsen samt lägga ytterligare text i aviseringsmeddelandet. TIPS! När du bokat en importförsändelse har fraktdokumenten skickats till avsändaren (baserat på att den e-postadress som angavs i avsändaradressen). Om du själv också vill skriva ut/spara ner fraktdokumenten kan du göra detta genom att söka upp bokningen via Shipment List Overview, gå in i bokningen igen och sedan klicka på knappen Print. Shipper/Receiver flikar Du kan navigera mellan avsändare och mottagare genom att klicka på respektive flikar. De senaste 10 använda adresserna finns tillgängliga och kan väljas direkt från rullisten i avsändarfliken respektive mottagarfliken.

3 3. Välj mottagare i adressboken eller fyll i fälten. Fälten markerad med asterisk (*) är obligatoriska. Klicka på Next Step. 4. Fyll i uppgifter om beställaren av försändelsen. Detta kan vara samma uppgifter som du redan har fyllt i under Receiver. Du kan då klicka på knappen Use receiver as requestor för att kopiera information från mottagaradressen.

4 Fyll i samtliga obligatoriska fält markerad med asterisk (*) med information om försändelsen. Klicka på Next Step. Package Type Välj om sändningen är tullpliktig (Non- Documents) eller icke-tullpliktig (Documents). Detta behöver inte göras för försändelser inom EU - val är då låst på Documents. Declared Value Här anges värdet för försändelsen. Notera att detta fält endast är obligatoriskt att fylla i om sändningen är tullpliktig, dvs att Non-Documents har klickats i. Shipment Reference Här fyller du i en intern referens som till exempel ett ordernummer, kostnadsställe eller mottagarens namn. Informationen i detta fält syns sedan på fraktsedeln samt på den faktura som skickas till dig med transportkostnaden. Description Ange innehållet för försändelsen. Package/Piece Details Ange försändelsens vikt och mått. Om du sedan tidigare sparat mallar för olika typer av försändelser finns dessa att välja på i rullisten under Predefined Package. Available Services Välj produkt/tjänst för försändelsen. Additional Options Välj tillvalstjänst om så önskas. Notera att de tillvalstjänster som finns tillgängliga att välja på varierar beroende på vald transporttjänst samt tillgänglighet mellan angivna destinationer. Payment Options Ange om avsändaren eller mottagaren ska betala fraktkostnaden (avsändarens kundnummer är alltid förvalt). TIPS! Help me decide För många länder utanför EU räknas viss typ av dokumentation och/eller tyngre dokumentation som tullpliktig. Vissa försändelser kan också vara förbjudna eller klassas som försändelser med restriktioner. För att få en uppfattning om vad som gäller i det aktuella mottagarlandet kan du klicka på länken Help me decide vid Package Type. Predefined Package Om du har flera olika dimensioner på de kollin du skickar regelbundet, kan du välja att spara dessa i programmet. Därmed behöver du inte att vid varje bokning manuellt fylla i vikt och dimension utan kan välja en av de sparade storlekarna, som då ligger i rullistan under Predefined package. För att skapa en ny mall klickar du på den svart pil i slutet av kolliraden och välja

5 6. Om sändningen är tullpliktig behöver du skapa en tullfaktura genom att klicka på Export Document. Om du skickar icke-tullpliktigt gods eller inom EU kan du hoppa över dessa steg. Det gäller också om du har egen tullfaktura. 7. Fyll i samtliga obligatoriska fält. Välj Commercial Invoice om godset ska säljas direkt till mottagaren eller säljas vidare. I annat fall väljer du Proforma Invoice. 8. Välj rätt typ av export (Export Type). Permanent: vanlig export. Temporary: Temporär export - till exempel skicka din försändelse till en mässa. Repair/Return: Om sändningen ska repareras och skickas tillbaka 9. Välj rätt typ av leveransvillkor (Export Incoterm). EXW: Mottagaren betalar frakt + tull/moms. DAP: Avsändaren betalar frakt. Mottagaren betalar tull/moms. DDP: Avsändaren betalar frakt + tull/moms. 10. Klicka på Add item för att få fram fält för att fylla i information om de artiklar/varor som försändelsen innehåller 11. Om du vill spara försändelsen och boka den senare, klickar du på Save & Exit. Om du vill boka den redan nu klickar du på Print.

6 12. När du har klickat på Print öppnas denna sida där du kan boka en upphämtning. Välj datum, fyll i Location of Packages och skriv in övrig information i Special Instructions for DHL. Klicka sedan på Process Pickup. Pickup date Välj ett upphämtningsdatum. Ready-by Time Ange från vilken tid din försändelse är finns redo att hämtas. Closing Time Ange fram till vilken tid din försändelse kan hämtas. Special Instructions for DHL Ange specifika instruktioner för DHL-kurir i de fall det behövs. 13. När du har bokat en upphämtning får du en bekräftelse om att systemet har skickat iväg ett e-postmeddelande till avsändaren med sändningens fraktsedlar. Klicka på OK. Location of Package(s) Ange plats på upphämtningsadressen där försändelsen finns att hämta upp (exempelvis Receptionen).