Hjälpavsnitt Transport med egen bil under Firma-ikonen Innehåll:

Transkript

1 Hjälpavsnitt Transport med egen bil under Firma-ikonen Innehåll: Transport inom Sverige... 1 Transport till utlandet... 3 Icke kvitterade transportsedlar... 5 Hantering av manuellt kvitterade utländska transportsedlar... 6 Avslutade transportsedlar lista för mottagare i utlandet... 6 Sökning av företag till listan till utländska Övningsföretag... 8 Transport inom Sverige Om ditt Övningsföretaget äger en egen transportbil kan denna användas för försändelse av varor till era kunder, ett alternativ till att använda fraktbolaget Karlstad Transport & Spedition (se handledningen BTC Frakt). Det är möjligt att använda en egen transportbil både inom Sverige och till andra länder. När du sänder varor med egen bil, måste du fylla i en transportsedel. Dokumentet sänds sedan elektroniskt till mottagaren, om mottagaren befinner sig inom Norden eller har en giltig e- mailadress registrerad i databasen. När du klickar på Transport med egen bil kommer du till en sida som kan se ut så här: Här visas alla paket som är klara att sändas iväg. Klicka på [Sänd markerade med samma bil/transportsedel] och det kommer upp en transportsedel på skärmen som du ska fylla i, se nästa sida: Sid 1 av 9

2 Avsändare, mottagare, speditör och ev. följesedelsnr skrivs in automatiskt från packsedeln. Som speditör uppges namnet på ditt Övningsföretag automatiskt under rubriken Sänt med avsändarens egen bil Under Märkning nr skrivs packsedelns nr in automatiskt. Vikt skrivs in automatiskt, om alla varor är upprättade med viktangivelse i varulagret, men om inte någon vikt uppges så behöver du inte fylla i den i det här fallet när det är ni själva som är transportör. Antal: Fyll i det antal av t ex paket eller kollin du sänder med denna transportsedel. Art: Fyll vilken typ av förpackning du sänder, t ex paket eller kolli. Innehåll: Fyll kortfattat vilket innehåll det är i försändelsen. Försändelsemetod: Här finns tre alternativa försändelsemetoder och beroende på vem kunden är och var denne befinner sig, kan du välja på vilket sätt du vill sända transportdokumenten. Sid 2 av 9

3 Elektronisk: I exemplet ovan är elektronisk markerad och det är inte möjligt att välja något av de två andra alternativen. Det beror på att mottagaren är inom landet eller Norden (använder SimuWorld) och har då möjlighet att få dokumenten till sin Post i elevmodulen. Skriv ut och sänd med vanlig post: Om mottagaren befinner sig i något land utanför Norden och inte har någon giltig adress registrerad i databasen, kan du välja detta alternativ. Då skriver du ut dokumentet och sänder det med vanlig post eller faxar det. Med till mottagare i utlandet: Om mottagaren har en giltig adress registrerad i databasen, kan du välja att dokumentet skall sändas automatiskt till denna adress. Då behöver du inte skicka några papper manuellt! Anmärkning från avsändaren: Här kan du skriva ett meddelande till mottagaren. Vid Användarnamn och Lösenord fyller du i dina inloggningsuppgifter till SimuWorld. Klicka på knappen Sänd transportsedel. Om du har markerat Skriv ut och sänd med vanlig post kan du här skriva ut dokumentet. Stäng sen rutan. Fortsätt sedan på samma sätt om det fanns transporter till flera kunder. Se bilden ovan på sidan 2. Transport till utlandet Försändelse av transportdokument vid transport med egen bil till utlandet kan också ske elektroniskt. Då sänds detta till det utländska Övningsföretagets adress, under förutsättning att de har registrerat en giltigt sådan i databasen. Till Danmark och Norge sker försändelse med elektronisk post, på samma sätt som till de svenska Övningsföretagen. För att transportera med egen bil till utländska Övningsföretag, går du tillväga på samma sätt som när du transporterar till svenska. Se beskrivningen ovan under punkten Transport med egen bil inom Sverige på sidan 2. Det är när du kommer till själva dokumentet, transportsedeln, som det blir lite annorlunda. Transportsedlar till utländska Övningsföretag är på flera språk. Se exempel på nästa sida: Sid 3 av 9

4 Avsändare, mottagare, speditör och ev. följesedelsnr skrivs in automatiskt från packsedeln. Som speditör uppges namnet på ditt Övningsföretag automatiskt under rubriken Speditör/Frachtfürer/Carrier/Transporteur Under Märkning nr skrivs packsedelns nr in automatiskt. Vikt skrivs in automatiskt, om alla varor är upprättade med viktangivelse i varulagret, men om inte någon vikt uppges så behöver du inte fylla i den i det här fallet när det är ni själva som är transportör. Sid 4 av 9

5 Antal: Fyll i det antal av t ex paket eller kollin du sänder med denna transportsedel. Art: Fyll vilken typ av förpackning du sänder, t ex paket eller kolli, på engelska. Innehåll: Fyll kortfattat vilket innehåll det är i försändelsen, på engelska. Försändelsemetod: Här kan du bara välja mellan Skriv ut och sänd med vanlig post eller Med till mottagare i utlandet. Om mottagaren har en giltig adress registrerad i databasen, kan du välja alternativet Med till mottagare i utlandet,så fylls adressen automatiskt i under Mottagarens från företagsregistret. Klicka på [Kopiera till adr.] och den flyttas till Sänd till denna . Om adressen inte fylls i automatiskt, bör du kontakta mottagaren för att få deras e- mailadress och fylla i den själv. Du kan annars välja alternativet Skriv ut och sänd med vanlig post och skriva ut dokumentet och sända det med vanlig post eller fax. Vid Användarnamn och Lösenord fyller du i dina inloggningsuppgifter till SimuWorld. Klicka på knappen Sänd transportsedel. Om du hade valt Med till mottagare i utlandet så sänds det ett med länkar till transportdokument till den utländska kunden och du behöver inte skriva ut det. Om du hade valt Skriv ut och sänd med vanlig post så måste du sända dokumenten med vanlig post eller fax. När du har fyllt i transportsedlar för alla försändelser, ser du i bilden nedan att det inte ligger några paket kvar för avsändning: När paket är avsända med egen bil, så kan pappershanteringen följas här. Icke kvitterade transportsedlar Under [Icke kvitterade transportsedlar] ligger de transportsedlar som mottagaren ännu inte har kvitterat: Om du vill titta på packsedeln, klicka på numret längst till höger på någon av raderna. Om du vill titta på transportsedeln, klicka på [Transportsedel] till vänster om packsedelnumret på samma rad. Sid 5 av 9

6 Hantering av manuellt kvitterade utländska transportsedlar Transportsedlar som du har sänt med vanlig post eller fax till utlandet och som du har fått ett underskrivet exemplar av i retur, hanterar du på följande sätt: Klicka på [Transportsedel] på raden under rubriken Avsända transportsedlar, icke kvitterade i bilden ovan och du får upp denna bild: Detta är nedre delen av dokumentet. Här kan du nu kvittera enligt den underskrivna transportsedeln som du har fått. Markera Kvittera, kvitterad papperskopia är mottagen om mottagaren har godkänt/kvitterat dokumentet. Markera Mottagare har avvisat paket om mottagaren inte har godkänt/kvitterat dokumentet. Bekräfta med användarnamn och lösenord. Avslutade transportsedlar Under [Avslutade transportsedlar] ligger de transporter som mottagaren har kvitterat. Se bild nästa sida: Genom att klicka på [Transportsedel] får du fram den kvitterade transportsedeln och genom att klicka på numret längst till höger på raden får du fram packsedeln. lista för mottagare i utlandet Under [ lista för mottagare i utlandet] samlas de adresser till utländska kunder som man skickar elektroniska dokument till. Se bild: Sid 6 av 9

7 I exemplet ovan är listan tom. Har man sänt transportdokument till ett utländskt Övningsföretag en gång, så läggs deras företagsnamn och adress in här automatiskt. E- mailadressen kan rättas om den är fel. Övriga Övningsföretag kan hämtas via Sökning och adress kan tillföras manuellt om den inte står med i Företagsregistret. Sökning av företag till listan Vid Företagsnamn i bilden ovan fyller du i det utländska Övningsföretagets namn och klickar på Sökning. OBS! Du kan bara söka upp Övningsföretag som befinner sig utanför Norden. Inom Norden skickas transportdokumenten elektroniskt inom SimuWorld. Så här kan bilden se ut. Här visas nu Övningsföretaget med namn, adress och . Klicka på [Välj] för att lägga till företaget i listan, som nu kan se ut så här: Om du nu vill tillföra en adress på det företag du hämtade, klickar du först på [Ändra] och kommer då till denna bild: Sid 7 av 9

8 För att ange en adress kan du göra på två olika sätt: 1. Klicka på [ lista för ], adressen läggs till vid adress 2. Fyll själv i en adress vid adress om den ska vara en annan än den som presenteras vid Mottagarens från företagsregistret Klicka på OK när du har valt adress. Nu finns denna adress med i listan. till utländska Övningsföretag När du sänder varor till utländska Övningsföretag (utanför Norden) får de ett med nedanstående text: To: (Övningsföretagets namn) You have received an electronic transport document sent from a Swedish transport company. Click on the link below, and you will open your browser. Then it is possible for you to print out the transport document and the delivery note. You can accept or refuse the reception of the goods online, you do not need to send any paper! Best regards BTC När de klickar på länken ovan kommer denna bild upp: Sid 8 av 9

9 Här ska det utländska Övningsföretaget nu kvittera (eller avvisa) leveransen. Det gör de på transportsedeln, som de får upp på skärmen genom att klicka på numret. De har också möjlighet att skriva ut dokumenten. Sid 9 av 9