SimuWorld Internetportal

Transkript

1 SimuWorld Internetportal Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1 Upphandling... 1 Upphandlingslista... 2 Att köpa in varorna i Upphandlingen... 4 Arbetsdokumentet för anbudet... 4 Betalning av deposition... 4 Att fylla i arbetsdokumentet... 6 Att skicka ett anbud... 7 Vad händer när anbud skickats?... 8 Vinnande anbud... 9 Avslag på anbud... 9 Hantering av beställning varor för leverans av bud Leverans och återbetalning av depositioner Upphandling Upphandling är en tjänst från BTC där Övningsföretagen får lägga anbud på ett eller fler förfrågningsunderlag för inköp av diverse varor som BTC fått uppdrag att inhandla. Upphandlingen bygger på artiklar som finns i artikelregistren för den nordiska Övningsföretagen. Ett Upphandling kan även innehålla artiklar från ert eget Övningsföretag. Meningen är att anbudsgivare ska söka upp lämpliga leverantörer av de artiklar som efterfrågas i Upphandlingen. Därefter ska pris och leveransvillkor överenskommas med de leverantörer ni funnit för de efterfrågade varorna. Dessa uppgifter fylls i anbudssvaret. När anbudstiden löpt ut gör BTC en bedömning av bästa bud och det Övningsföretag som lagt det vinnande budet får en beställning på varorna. Förutsättningarna för Upphandlingshanteringen beskrivs under information när du klickar på ikonen i SimuWorld: BTC i Karlstad AB 1

2 Upphandlingslista Under detta menyval visas aktuella Upphandling som ni kan svara på under fliken Aktiva Upphandlingar som är öppna för anbud : Ett meddelande har även sänts som e-brev till Post, där ni kan finna det under menyvalet Hämta post (se nästa sida): BTC i Karlstad AB 2

3 När man klickar på [Visa] i bilden på föregående sida öppnas kompletterande uppgifter för Upphandlingen: BTC i Karlstad AB 3

4 Det anges en procent i dagsböter vid försenad leverans, som ev. kommer att avräknas mot depositionsavgiften om leveransförsening skulle uppstå. Att köpa in varorna i Upphandlingen När ni funnit en Upphandlingsförfrågan som ni vill ge anbud på, är det dags att hitta en eller fler leverantörer som erbjuder dessa varor: Ring eller skicka förfrågan till andra Övningsföretag som är villiga att sälja efterfrågade (eller liknande) varor Eventuellt har ni några kataloger från andra Övningsföretag liggande i inköpsavdelningen som innehåller dessa eller liknande produkter Under menyvalet Företagsregister Översikt över andra Övningsföretags produkter kan ni kanske få en idé om vilka Övningsföretag som kan erbjuda de produkter ni söker Ett annat alternativ är att söka leverantörer i utlandet, gå då till Företagsregister Sökning och välj att söka i fritextfältet vid Branscher När ni kommit fram till vilken leverantör ni ska anlita, kontaktar ni denne och diskuterar fram det bästa och mest gynnsamma priset samt förhandlar fram ett bindande leveransavtal. Var uppmärksamma på deadline och leveranstid för anbudet så att leverans från leverantören kommer i god tid innan leveransen ska ske till BTC Upphandling. Arbetsdokumentet för anbudet Betalning av deposition Genom att klicka på [Upprätta bud] startas anbudsarbetet. En dialogruta visas: BTC i Karlstad AB 4

5 Klicka på OK så öppnas följande fönster: Klicka på länken [Gå till banken för betalning av deposition]: Skriv in ditt användarnamn och lösenord för inloggning i BTC Bank: BTC i Karlstad AB 5

6 Välj kontonummer för dragning av depositionsavgiften, klicka på OK. Nu visas ett kvitto på inbetalningen som ni kan skriva ut genom att klicka på länken [Utskrift]. Att fylla i arbetsdokumentet När ni klickat på knappen öppnas arbetsdokumentet för anbudet: I fältet Märkning har ni möjlighet att skriva information till BTC Upphandling. Därefter klickas länken [Bud] för varje artikel i Upphandlingen. Skriv in data i fälten och klicka på knappen Uppdatera (se nästa sida): BTC i Karlstad AB 6

7 Klicka på Uppdatera. Nu har arbetsdokumentet ändrats: Skulle du behöva avbryta ditt arbetspass med dokumentet, se då till att ha uppdaterat senaste inmatningen. Fortsätt sedan vid nästa pass genom att först välja fliken Aktiva Upphandlingar vi har svarat på, arbetsdokument och skickade, klicka sedan på länken [Redigera arbetsdokument]: Att skicka ett anbud När du fyllt i ett bud på alla produkterna, ska dokumentet skickas elektroniskt. Detta sker genom att fylla i uppgifter upp till höger i arbetsdokumentet: BTC i Karlstad AB 7

8 Om någon post kräver rättelse går detta att göra nu genom att klicka på länken [Rätta bud]. När allt är klart, och ni har rättigheter att avge bud (kontakta handledaren vid behov), klicka på Sänd-knappen. Nu har anbudet gått till BTC Upphandling. Vad händer när anbud skickats? Arbetsdokumentet är nu stängt, alltså kan inte några ändringar göras längre. Dock kan anbudet ses genom att klicka på länken [Visa avsänt]: När budet mottagits hos BTC Upphandling, får ni en bekräftelse på detta i Post BTC i Karlstad AB 8

9 Vinnande anbud När tiden för Upphandlingen gått ut, gör BTC Upphandling en genomgång av alla inkomna anbud från olika Övningsföretag. Det bästa budet utses och en bekräftelse på vunnet anbud i form av en beställning av de produkter som ingår i Upphandlingen går till det Övningsföretag som lämnat budet: Avslag på anbud De övriga anbudsgivarna, som inte får leverera till BTC Upphandling, får ett e-brev i Post med upplysning om att de fått avslag på sitt anbud och inte gått vidare: BTC i Karlstad AB 9

10 Det visas även under i BTC Upphandling under fliken Offentliggjorda Upphandlingar som vi har svarat på. Hantering av beställning varor för leverans av bud Det Övningsföretag som fått sitt anbud accepterat ska nu köpa in de produkter som ingick i anbudet. Av den anledningen kan det vara bra att kunna reservera varorna till denna order, när de levererats. Vi föreslår följande arbetsgång: Skapa en speciell B2B prisgrupp för leverans till BTC Upphandling under Firma Prisgrupper Upprätta ny prisgrupp och ge denna grupp ett lämpligt namn. På så sätt kan ni lättare styra att ni får rätt pris på produkten, dvs samma pris som ni uppgett i ert anbud. Lägg upp kunden under Firma Kunder/Leverantörer Upprätta ny kund. Ta emot varor från era leverantörer för varorna som ingår i Upphandlingen, lägg dem på lager under med rätt prisgrupp och rätt försäljningspris enligt ert anbud till BTC Upphandling. Skapa en följesedel på de varor som ingår i anbudet. Fakturera BTC Upphandling på vanligt sätt. Var noga med att leverera på överenskommen leveranstid. Det krävs kanske en regelbunden uppföljning av de underleverantörer ni avtalat leverans med för att försäkra att inte hela Upphandlingsleveransen blir försenad. Leverans och återbetalning av depositioner Vid korrekt leverans på utsatt tid, betalas fakturan enligt de betalningsvillkor ni satt upp i Firma Företagsuppgifter. Dessutom återförs den depositionsavgift ni betalade in vid anbudsstart. Skulle er leverans vara försenad till BTC Upphandling, dras en dagsbot av från depositionsbeloppet. Procentsats för denna bot anges för varje Upphandling. Dagsboten kan aldrig överstiga depositionsbeloppet. De Övningsföretag som fått avslag på sina anbud får tillbaka hela depositionsbeloppet BTC i Karlstad AB 10