Fraktjakt manual för Företag och användare

Transkript

1 Fraktjakt manual för Företag och användare Version

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Välkommen...3 Registrera användarkonto till företag...4 Sök fraktpriser, inrikes och utrikes...7 Utrikesfrakt...8 Genomföra ett fraktköp...11 Förbetald frakt...11 Betalningsalternativ...11 Köpprocessen...11 Innehåll, emballage & avisering...12 Emballage...13 Avisering...13 Innehåll för utrikesfrakt...13 Kontrollera uppgifter på fraktköp...14 Ändra mottagande ombud Transportbokning av upphämtning...16 Förbetald frakt...17 Betalning...18 Skriv ut frakthandlingar...19 För utrikes fraktköp...19 Mina sidor...20 Administrera...20 Adresser...21 Tjänster...21 Företagets fraktavtal (kommer snart)...21 Sök fram bästa pris eller bästa leveranstid...22 Tips och trix

3 Välkommen Detta dokumentet beskriver hur du som användare registrerar ditt företag. Dokumentet beskriver också hur du bokar frakt samt hur du under ditt konto kan kan göra vissa inställningar för en enklare och smidigare frakthantering. Fraktjakts system tar fram bra fraktalternativ som du själv bokar genom vårt system. Du får direkt tillgång till förhandlade volympriser genom ramavtal, även möjlighet till fraktoptimering för dig som använder dina egna fraktavtal. Vi uppskattar och gillar alla frågor och synpunkter på våra tjänster. Tveka aldrig på att kontakta oss. 3

4 Registrera användarkonto till företag Klicka på Logga in Klicka på Registrera nytt Företag Efter att du har registrerat ditt företag skickas en aktiveringskod till dig. Klicka på länken i mailet för att aktivera din inloggningen. Du kan även kopiera koden du får på mail och klistra in i rutan för Aktiveringskod. Om du inte fått något aktiveringsmail från oss, kan det bero på att mailet hamnat i din spam/skräpkatalog. Efter att du har aktiverat ditt företags konto så kan du direkt logga in och börja boka frakter. Se vidare i manualen för att Administrera kontot 4

5 Beräkna fraktpriser, Så här beräknar och bokar du frakt genom Fraktjakt Under 'Skicka'-fliken startar du dina transportsökningar. När du registrerade ditt företag och en användare, så kan du direkt börja beräkna fraktpriser och boka frakt. Du behöver med andra ord inga egna fraktavtal för att kunna boka frakt genom Fraktjakt, vi har redan förhandlat med de olika transportörerna där du som kund får direkt tillgång till redan förhandlade fraktavtal. Har du egna fraktavtal med någon transportör så kan du även använda dessa genom Fraktjakt där du kan beräknar priser och optimera din frakt. Alla transportörerna erbjuder olika frakttjänster, beroende på om det är leverans mot en privatadress eller mot en företagsadress. Fraktjakt kommer visa de frakttjänster som finns tillgängliga för ändamålet. Skulle du inte få en träff i sökresultatet så kan det bero på att vikt eller storlek på försändelsen är för stor, eller för liten för de olika frakttjänsterna. Det kan också bero på att du skrivit in ett boxpostnummer. För leverans krävs postnummer till en gatuadress. 5

6 Vid utrikesfrakt Under fliken Land finns en rullmeny för alla länder. Välj det land som du ska skicka till, välj område om det krävs. Fyll i postnumret. Viktigt för både inrikes och utrikes fraktsökningar, klicka i om mottagaren finns på bostadsadress eller annan (ex. Företagsadress). Beroende på vad som är ikryssat visas de tjänster som motsvarar din sökning. Om du vill få färre sökresultat och/eller snabba upp sökprocessen så kan du välja 'Fler sökkriterier' eller bara en specifik transportör innan du beräknar pris. Fyll i vikt, längd, bredd och höjd (kallar vi volym). Ska du skicka flera paket till samma mottagare så kan du med fördel använda kopiera-knappen som du ser i nedan bild. Vikt och volymuppgifterna är viktiga för att rätt pris ska visas, alla transportörer räknar på olika sätt vilket fraktjakt förstås har koll på och visar det faktiska fraktpriset i förhållande till destination, vikt och volym. 6

7 Beroende på hur du gjort dina inställningar så visas resultatet antingen på snabbaste leveranstid eller billigaste fraktpris. Vill du ändra sorteringsresultatet gör du det enklast genom att klicka på antingen 'Tid' eller 'Pris'. Du kan även göra denna inställning under 'Mina sidor'. När du får upp sökresultatet, kan du läsa mer om frakttjänsten och villkoren för den valda tjänsten genom att klicka på 'pilarna'. 7

8 Genomföra ett fraktköp/fraktbokning För att boka frakter krävs en skrivare där du skriver ut frakthandlingar! Förbetald frakt Du kan också använda dig av funktionen Förbetald frakt. Med denna tjänst menas att du köper och betalar frakten, där frakthandlingarna mailas över till annan avsändare. Vi beskriver detta längre fram i manualen. Betalningsalternativ Direktbetalning (bankbetalning) Kortbetalning Faktura 15 dagars betalningsvillkor med 20 kronors faktureringsavgift Samlingsfaktura (månadsfakturering) Bokningsprocessen För att köpa/boka en frakttjänst klickar du på Välj -knappen. Priserna du ser är priset du betalar för frakten, vi har redan inkluderat in bränsletillägg samt tillägg för ort och upphämtningsavgift vilka normalt sätt tillkommer när man tittar på ett transportavtal man fått av transportör (pris förutsätter förstås att du matat in rätt uppgifter). 8

9 Vid steget efter så skriver du in adressuppgifterna Din avsändaradress, som du angav vid registreringen, hämtar du genom att trycka pilner under Avsändarnamnet. Fyll i mottagarens namn, adress och telefonnummer. OBS! Om du tänkt använda 'förbetald frakt' behöver du söka frakten från det stället där godset ska hämtas upp. E-postadress dit frakthandlingarna skall skickas skriver du in i sista steget av bokningsprocessen. 9

10 Innehåll, emballage & avisering Fyll i vad paket innehåller, i de fall där detta krävs. Alla transportörer har inte detta som krav på fraktsedeln/etiketten eller frakthandlingen. Nu lägger du din frakt i kundvagnen där du sedan kan välja betalningssätt. Har du en månadsfaktura från Fraktjakt så kommer även den knappen finnas som alternativ och använder du eget fraktavtal som kommer en knapp synas som heter 'boka'. Du kan lägga hur många frakter du vill i kundvagnen innan du slutför bokningen och på så sätt skriva ut alla frakthandlingar på en och samma gång, likt ett dagsavslut. 10

11 Innehåll vid utrikesfrakt Innehållssidan för utrikesfrakt utanför EU ser lite annorlunda ut än för inrikes. Här är det viktigt att fylla i rätt innehåll och beskrivning. Tänk på att använda det språk som mottagarlandet kan läsa. Alla olika varor i paketet ska specificeras. Varuslag: Här fyller du i namnet på varan (shoes, shirts osv) För paket inom EU så krävs ingen handelsfaktura, bara vid export till icke EU-land Håll muspekaren över de olika rubrikerna för att få förklaring till vad de betyder. Exempel beskrivning vid export: För elektriska produkter ska namn, modell och serienummer finnas med. (Ex. HP, T4 med serienummer XFS ) För kläder och skor specificeras det med vilken färg och material, materialet ska också fördelas i %-andelar. Är det stickade eller vävda varor. Är några varuslag i metall ska metallen anges.tillverkningsland måste också vara ifyllt. Finns det olika innehåll i paketet, klicka på Lägg till ett varuslag, detta gör du tills allt innehåll i paketet är beskrivet och klart. Varje registrerad artikel/vara ska också anges i vikt. Detta gör du tills den totala vikten som du angav vid sökningen är uppnådd. Fraktjakt kommer sedan skapa handelsfakturan commercial invoice som du skriver ut i samband med fraktetiketten efter ditt fraktköp. Har du en egen handelsfaktura för varan som ska skickas så kan du förstås använda den istället. Inom EU behöver du inte skapa eller skriva ut någon handelsfaktura. 11

12 Varukod! Tullverket har klassificerat alla varor med koder för lättare och snabbare hantering av export. Koden består av siffror. Varukoder är inget krav, men kan ge en snabbare handläggning i mottagarlandets tullhantering. Uppgifterna som fyllts i enligt ovan, kommer att föras över till den handelsfakturan för export och handelsfakturan för gåva och varuprover som du skriver ut och bifogar tillsammans med frakthandlingarna. Ändra mottagande ombud Önskar du ändra en mottagarens utlämningsombud, klicka på 'Visa/ändra detaljer' vid fraktordern i kundvagnen och sedan på på 'Ändra' vid utlämning. Då får du förslag på andra ombud i området för det mottagande postnumret. Tex. om er kund skulle önska ett annat fraktombud än det som är närmast bostadsadressen. Behöver du även ändra vikt, volym eller innehåll, emballage och avisering. Klicka på den del av uppgifterna som behöver ändras. 12

13 Transportbokning av upphämtning Om du bokat en frakt där upphämtning ingår. Vi har redan preliminärbokat din hämtning. Bokningen grundar sig på transportörens stopptider för upphämtning samma dag, de flesta transportörer har ingen garanti för att upphämtning sker den dag man önskar med de försöker alltid tillgodose önskad dag och tid för upphämtning. Önskar du själv lämna in på en terminal så kan du ta bort bokning av upphämtning redan i kassan genom att klicka på krysset (enl. bild). Transportörernas brytpunkt för upphämtning samma dag varierar från transportör och ort. Därför har vi satt brytpunkten till klockan Köper och bokar du frakt efter detta klockslag blir det en automatisk bokning för upphämtning dagen efter. Önskad hämtningsdag kan du ändra innan bokningen har genomförts. Klicka då på 'Visa / Ändra detaljer' vid bokning av upphämtning. Förbetald frakt Om någon annan än du som fraktbetalare ska vara avsändare kan du använda dig av denna funktion som du ser i kundvagnen. Då kommer avsändaren istället få skriva ut frakthandlingen. Du skriver in den mailadress dit bokningslänken ska skickas. 13

14 Godsavsändaren får nu en länk i sitt mail. När han klickar på den kommer han till bokningssidan och frakthandlingen. Klicka på Skicka order. Nu går bokningen iväg till transportörens bokningscentral. Betalning Innan du kan boka/betala måste du godkänna Fraktjakts- och transportörens villkor. Så här använder du betalningssätten: Direktbetalning (Betala nu) Kortbetalning (Betala nu) Faktura (15 dagars betalningsvillkor) Månadsfaktura (Kan ni som företag ansöka om) Betala nu; du anger om du vill göra en direktbetalning eller kortbetalning. Faktura; godkänn dina uppgifter för fakturering. Skriv ut frakthandlingar När du bokat frakten så skapas frakthandlingarna för utskrift. Du kan välja mellan utskrift på vanligt A4 papper eller utskrift på en etikettskrivare. Tex. en Zebra GK420d. Under Mina sidor och inställningar kan du väljer vilken typ av fraktetikett du vill använda dig av. Utskrift på laserskrivare eller utskrift på etikettskrivare. Du kan välja att skriva ut fraktetiketter en och en eller alla på samma gång. Vid utrikes fraktköp utanför EU Glöm inte att skriva ut handelsfakturan som ska skickas med. Lägg 1 ex i paketet. Det finns två olika slags handelsfakturor för utskrift: Export (försäljning) i mottagarlandet Gåva, varuprov Skriv ut för export : använder du om frakten gäller export och försäljning. 14

15 Skriv ut för gåva o dyl : använder du om frakten gäller en gåva eller varuprov. Använder du alltid en egen handelsfaktura så kan du under Mina sidor och inställningar klicka bort skapandet av handelsfaktura genom Fraktjakt. Mina sidor Under 'Mina sidor' kan du följa upp dina fraktbokningar och du får löpande status om var dina försändelser befinner sig. Du kan direkt i gränssnittet se när försändelsen är levererad osv. Administrera När du loggat in kommer du till 'Mina sidor' och här kan du administrerar du ditt företag. Du kan lägga till och ändra kontaktsätt, bjuda in och lägga till administratörer, se statistik på bokade frakter, ändra godsadress, fakturaadresser mm. 15

16 Eget fraktavtal Denna tjänst är en betaltjänst. Här kan du som har eget fraktavtal med någon transportör lägga in dina fraktavtal och på så sätt både beräkna, jämföra priser och boka frakt. För fraktbokningar med eget fraktavtal så använder du Fraktjakt som ett TA-System där Fraktjakt skapar frakthandlingar, bokning osv. Själva transportfakturan på frakt bokad på ditt eget fraktavtal kommer du få direkt av din transportör. Mer om eget fraktal: Frakttjänsterna vi stödjer: Optimera din frakt med Fraktjakt Genom att skriva in från och till samt vikt och volym så räknar fraktjakt ut vad priset för frakten kommer att bli i förväg på alla frakttjänster vi stödjer (förutsätter förstås att du matat in korrekta uppgifter) och du kan på så sätt optimera ditt företags frakter genom vårt system vilket allt som oftast medför kostnadsbesparingar för ditt företag. Spåra paket Du kan alltid spåra din paket på ett enkelt sätt. Gå in under Mina sidor - ordrar klicka på ordernummer som du vill få information om. På så sätt får du information om var din försändelse befinner sig. Fraktjakt Plus Fraktjakt Plus är ett abonnemang i Fraktjakt som du som företag kan köpa. Som Pluskund har du oftast 15-20% ytterligare i rabatt på frakten genom ramavtal samtidigt som du får tillgång till ännu fler funktioner och förmåner. Med Fraktjakt Plus så räknar du oftast hem kostnaden redan efter ett par frakter i månaden. Mer om Fraktjakt Plus: 16

17 Integration För dig som är intresserad av att automatisera din frakthantering så kan du genom Fraktjakts API integrera Fraktjakt med ditt IT-system. Fraktjakt erbjuder API:er till dig som vill knyta samman dina egna applikationer med Fraktjakt för att boka frakt. Vi tillhandahåller även ett par färdiga moduler som du kan ladda ner för exempelvis en smidigare frakthantering från din webbutik. WooCommerce är en av de mest nedladdade modulerna från oss just nu. Mer om integration hittas under fliken tjänster på Fraktjakt, 17

18 Tips och tricks Så finns det förstås lite tips o trick i Fraktjakt som kan vara bra att känna till. Du kan tex. lägga upp hur många frakter du vill i kundvagnen och slutföra allt på en enda gång för att på så sätt få en snabbare bokning och utskriftshantering. Här kommer ytterligare 5 tips för en enklare fraktbokning.. 1) Kopiera en frakt från dina ordrar Har du återkommande kunder som önskar samma leverans regelbundet så kan du gå in under Mina sidor och dina gamla ordrar och klicka på en orders kopieraknapp och en ny frakt med samma information läggs upp i kundvagnen, 2) Kopiera en frakt i kundvagnen Skickar du flera exakt likadana paket fast till olika mottagare så kan du kopiera en frakt direkt i kundvagnen genom att klicka på kopiera-knappen. Klicka sedan på ändra och du behöver bara ändra mottagaradressen och avisering. 18

19 3) Skicka paketet till annat paketombud Önskar din kund att paketet levereras till ett specifikt paketombud så kan du i kundvagnen klicka på ändra ordern och där välja ett annat paketombud än det som är förvalt, 4) Paketmallar Har du ofta samma storlek på dina paket så kan du med fördel skapa dina egna paketmallar. På så sätt slipper du skriva in storleken på paketet varje gång 5) Fraktshop I vår alldeles egna Shop så hittar du prisvänliga kartonger, emballage, packtejp, fraktetiketter mm. Att du kan få alla köp som görs hos oss på en och samma faktura månadsvis blir en liten bonus i sig. Behöver du hjälp eller har frågor så tveka inte på att kontakta oss 19