RemoteX Applications Manual för Windows, version 4.3

Transkript

1 RemoteX Applications Manual för Windows, version 4.3 RemoteX Technologies AB

2 Innehållsförteckning Inledning... 6 Begrepp i RemoteX Applications... 7 Ärendehantering och arbetsorderhantering... 7 Grundläggande funktioner... 9 Installera klienten... 9 Uppgradera klienten... 9 Starta klienten Logga in Se information om din klient Menyalternativ Arkiv Redigera Kör Verktyg Hjälp Ärende Artikelrad Objekt Fakturakund Kontakt Kortkommandon Knappar i verktygsfältet Synkronisera Öppna lokal data Status Aktiv eller Inaktiv Rensa lokal data Vems lokala data tömmer jag vid Rensa lokal data? Länka i systemet Behörigheter Skapa Ny/Nytt Skillnaden mellan Användare och Resurs Skapa ny Användare Resurskrav/kompetenser Skapa ny kompetens Lägga till resursens kompetens Skapa resurskrav på ärenden, objekt och kunder Objekt med eller utan hierarkier Ärva information från objekt i högre nivå i hierarkin Skapa nya objekt Sida 2

3 Ange Resurskrav Länka Fakturamottagare Objektets kontaktpersoner Objektets adresser Bifogade filer Hierarki Ärendehistorik Skapa ny objekthierarki Ta bort ett objekt i en hierarki Lägga till ett objekt i en hierarki Fakturakund (kund/fakturamottagare) Skapa ny fakturakund Namn/lösenord Ange Resurskrav Kontakt på fakturamottagare Fakturamottagarens adresser Ärendehistorik Länkade objekt Artikel Registrera ny Artikel Artikeltyper Kontakt Registrera nya kontakter Fliken Telefon Fliken E-post Fliken Ärendehistorik Fliken Länkade objekt Länkade fakturakunder Skriva ut Skriva ut Tidrapport/Dagbok Skriva ut markerad arbetsorder Startsidan Min översikt Min översikt (om du inte är resurs) Min översikt (om du är resurs) Uppdatera Min översikt Söka i systemet Fritextsökning Söka efter något som är inaktiverat Återanvända en sökning Fritextsökning på rader med kopplingsmöjlighet Sida 3

4 Snabbsökningar och standardfrågor Sökresultat Sök länkad information Nytt ärende Ärendeformuläret Sektioner Ange objekt, kontakt och kund Bifogade filer Hierarki Kopiera ett gammalt ärende till ett nytt Status på Arbetsorder och Ärende Fliken Arbetsorder Skapa arbetsorder Boka en arbetsorder Ombokning av arbetsorder Avboka en arbetsorder SMS och mail Skapa återkommande arbetsorder Checklistor Skapa och hantera checklistor (beta) Skapa ny checklista Hantera befintlig checklista Välj checklista Arbeta med checklistan Spara checklistan Checklistan Skriva ut en checklista Fliken Bifoga fil på Ärende eller Objekt Bifoga fil på Ärende Bifoga fil på Objekt Ersätta en bilaga Öppna en bilaga Fliken Artikelrader (registrering av tid och material) Lägg till artikelrad Observera fälten Status, Registreringsdatum och Resurs lite extra: Artikelraders olika utseende beroende på status Registrera förbrukning Tidredovisning Externa inköp Resursplanering Sida 4

5 Resursplaneringsvyn Sökfråga Filter Kalendern Omladdning av resursplaneringsvyn Ange resurs på en arbetsorder Använda resurskrav för att söka fram resurs via arbetsorder Använda resurskrav via separat filter för att söka fram resurs Attestering Attesteringsvyn Sökfråga Filter Lönsamhet Attestera flera redigerbara artikelrader d v s ändra Status på artikelrader Statusarnas betydelse Omladdning av attesteringsvyn Tänk på Karta & Position Funktioner i kartbilden Sökfunktioner i Karta och positionering Visning i kartbilden Sida 5

6 Inledning Den här manualen innehåller en översikt av alla de funktioner som RemoteX Applications TM för Windows erbjuder. En av styrkorna med systemet är att det går att anpassa konfigurationen av t.ex. ledtexter och fält beroende på vilken bransch som du är verksam i. Systemet kan också användas lite olika beroende på vilka rutiner som passar just ert företag. I denna handbok har vi använt standardledtexterna och därför kan det skilja sig en del mot vad du ser på din skärm. Har du synpunkter på innehållet i manualen eller förslag till förbättringar i systemet kan du maila dem till helpdesk@remotex.se. RemoteX hjälper företag med personal på fältet att tjäna mer pengar och få bättre kontroll på sin verksamhet. Lösningen bygger på mobila arbetsorder istället för papper och ger ditt företag fullt stöd för att hantera alla delar i arbetsorderprocessen både för fältet och för kontoret. Med vänlig hälsning RemoteX Technologies Sida 6

7 Begrepp i RemoteX Applications RemoteX Applications är samlingsnamnet för hela systemet. I systemet finns ett antal huvudbegrepp som är återkommande i dokumentationen t ex Fakturakund, Ärende, Arbetsorder och Kontakt. Du ser nedan vilka huvudbegreppen är hur de är länkade till varandra. Kontakt Fakturakund Bokning Objekt Ärende Arbetsorder Resurs Dokument Fakturakund Artikelrad Artikel Checklista Ärendehantering och arbetsorderhantering Följande begrepp används vid arbetsorderhantering: Begrepp Ikon Betydelse Ärende Ett arbete som ska utföras. Styr bl.a. var jobbet ska vara (objekt, adress) och vem som ska faktureras (gällande avtal, fakturamottagare, kund, fakturaadress) Arbetsorder En arbetsuppgift som ska utföras. Styr vem som ska utföra en specifik uppgift Checklista Artikelrad Resurs En checklista för en arbetsorder. Styr vilka steg/punkter som ska följas för att avsluta en arbetsorder. Kan t.ex. vara en egenkontroll Tid, material eller inköp som registreras på en artikelrad. Kan även innehålla information om vilken åtgärd som är länkad till artikelraden. En person som kan tilldelas en arbetsorder. En användare som också är en resurs kan tilldelas en arbetsorder. En mobilanvändare som är en resurs kan synkronisera ut sina arbetsorder i handdatorn Sida 7

8 Begrepp Ikon Betydelse Fakturakund Fakturamottagare för ärendet. Hierarki En samling objekt, som är organiserade hierarkiskt. Objekt Kontakt Anläggning där ärenden kan utföras. Kan existera ensamt eller ingå i en hierarki. Person med kontaktuppgifter Artikel Användare Alla poster i artikelregistret motsvarar en artikel. En artikel kan ha ett pris och en kostnad och en typ (tid, material, inköp, reseutgift) En person som kan logga in i RemoteX Applications, både PC och handdator. Sida 8

9 Grundläggande funktioner Installera klienten För att installera klienten första gången ska du ha erhållit en webbadress, som du skriver du in i adressfältet i en webbläsare och bekräftar med OK. Klicka sedan på Install för att starta installationen. Du kommer sedan att få bekräfta installationen. Kontrollera att du installerar din organisations klient och att utgivaren är RemoteX Technologies. Om dessa uppgifter stämmer klickar du på Installera Installationen startar. Du kan använda din dator till annat medan installationen fortskrider. När installationen är klar visas inloggningsdialogrutan. Uppgradera klienten När du startar en redan installerad klient visas dialogrutan nedan: Om det finns en nyare version av klienten kommer installationsdialogrutan att visas. Se kapitel Installera klienten för mer information. Följ alltid installationsförfarandet enligt anvisningarna. OBS! Inför en uppgradering ska du erhålla information från systemansvarig. Tänk alltid på att synkronisera inför en uppgradering. Du kan annars förlora icke synkroniserad data. Sida 9

10 Starta klienten Du startarklienten genom att välja Start Program RemoteX Technologies. Har du flera klienter (tillgång till flera systeminstallationer) kommer varje systeminstallation att ha en egen klient. Logga in När du startat applikationen visas inloggningsrutan. I den fyller du i användarnamn (Username) respektive lösenord (Password) och kryssar i Auto Logon för att inte behöva ange användaruppgifterna vid nästa inloggning. Bekräfta därefter med Log on. Observera att lösenordet är versal/gemenkänsligt. Tänk också på att inloggningsrutan alltid har engelska etiketter, då språkändringen görs först när du loggat på. Se information om din klient För att se info om din systeminstallation väljer du Hjälp Om. En dialogruta visas då. Om du vill skicka denna information till någon, t ex RemoteX support, klickar du på knappen Kopiera Information. Öppna sedan det program där du vill klistra in informationen och tryck CTRL+V. Sida 10

11 Menyalternativ Arkiv Arkiv-menyn visas alltid. Observera att Skriv ut är bara valbar när du arbetar på en utskrivbar vy. Redigera Redigera-menyn visas alltid och innehåller valen Klipp ut, Kopiera och Klistra in. Kör Kör-menyn visas alltid och används för att starta specialvyer: Verktyg Verktyg-menyn visas alltid. Observera att Uppdatera endast är valbart på vyer som har den funktionaliteten. Sida 11

12 Hjälp Menyn Hjälp visas alltid. Synkroniseringslogg visar en logg på alla synkroniseringar som programmet har gjort sedan du loggade på sist. De olika delarna i synkroniseringsprocessen verifieras med en procentsats i kolumnen längst till höger. När du väljer alternativet Om, kan du se information om din systeminstallation och klient. Ärende Menyn Ärende visas bara när du skapat ett nytt tomt ärende eller har öppnat ett befintligt. Artikelrad Menyn Arikelrad är endast valbart när markerat en artikelrad på fliken. Menyalternativet använder du för att kopiera artikelinformation till markerad artikelrad. Objekt Menyn Objekt visas bara när du har ett objekt öppet. Menyalternativet använder du för att skapa nya länkade ärenden. Notera att ditt objekt måste vara sparat innan du kan skapa nytt länkat ärende. Fakturakund Menyn Fakturakund visas bara när du har ett formulär med fakturakund öppet. Menyalternativet använder du för att skapa nya ärenden och objekt. Kontakt Menyn Kontakt visas bara när du har ett kontaktformulär öppet. Menyalternativet använder du för att skapa nya ärenden och objekt. Sida 12

13 Kortkommandon Många funktioner har kortkommandon. Dessutom kan du hålla ner ALT-tangenten på ditt tangentbord. Om du med ALT-tangenten nedtryckt trycker på bokstaven, som på menyalternativ eller knappar, är understruken blir det alternativet valt. Avsluta programmet Alt + F4 Hantera kompetenser Ctrl + 6 Karta & Position Ctrl + 9 Klipp ut Klistra in Kopiera Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + C Min översikt Ctrl + 2 Nerladdade filer Ctrl + 3 Nytt ärende Ctrl + N Redigera objektsgrupper Ctrl + 5 Resursplanering Ctrl + 1 Spara Stäng flik Skriv ut Växla mellan flikar Öppna Ctrl + S Ctrl + W Ctrl + P Ctrl + Tab Håll ner Ctrl-tangenten hela tiden och växla flik med tab-tangenten Ctrl + O Sida 13

14 Knappar i verktygsfältet Dessa knappar kan återfinnas i verktygsfältet. Observera att många är kontextberoende. Skapa nytt ärende. Öppna ärenden, kontakter, kunder etc som finns lokalt Spara data på aktiv vy. Knappen är blå när det finns något att spara. Skriv ut aktiv vy Klistra in innehållet i urklipp i markerat fält Kopiera markerat till Urklipp Flytta markerat till Urklipp Ladda om aktiv vy Skapa ny arbetsorder på aktivt ärende Lägg till återkommande arbetsorder på aktivt ärende Registrera ny artikelrad på aktivt ärende Skapa artikelrad samt sök upp och lägg till artikel Lägg till en bifogad fil till aktivt ärende Sida 14

15 Synkronisera Om du har nätverksanslutning synkroniserar din klient automatiskt. Vill du manuellt göra en synkronisering väljer du Verktyg Synkronisera. Du ser status nertill i högra hörnet. Om synkroniseringen inte kan slutföras visas ett felmeddelande i nedre högra hörnet. Klienten kommer sedan att försöka synkronisera tills den lyckas. Under hjälpmenyn finns ett alternativ som heter synkroniserings logg. I den lagras information om alla synkroniseringar som gjorts sedan programmet startades. Loggfilen talar om hur många procent av synkroniseringen som lyckats. Med hjälp av dessa siffror kan Remotex supportpersonal veta exakt vilka delar av synkroniseringen som lyckats. Öppna lokal data Om du öppnat t ex ett ärende, en kontakt eller en kund sparas detta lokalt. Det innebär att du öppnar detta när du är offline ända tills du tar bort all lokal data. För att öppna lokalt väljer du Arkiv Öppna. Välj en kategori och dubbelklicka därefter på ikonen eller markera och klicka Öppna. Status Aktiv eller Inaktiv För objekt, fakturakunder, kontakter och artiklar har du möjlighet att status till Inaktiv. Som standard är status Aktiv, men t.ex. om en maskin skrotas behöver man inte ha kvar objektkortet och sätter därför objektet till status Inaktiv. Sida 15

16 Rensa lokal data När du öppnar befintligt eller skapar nytt på din klient lagras den även lokalt. All lokal data kommer att finnas kvar tills dess du rensar densamma. För att ta bort lokal data väljer du Verktyg Rensa lokal data. En dialogruta visas, där du får bekräfta ditt val: Observera att om du har data som inte har synkroniserats till servern, kommer denna information gå förlorad. Efter rensningen startar programmet om och du får logga in igen. Vems lokala data tömmer jag vid Rensa lokal data? Om flera användare använder samma dator men olika inloggningsuppgifter kommer de ha egen lokal data. Kommandot Rensa lokal data kommer endast påverka inloggad användare. Länka i systemet (t ex Fakturakund till ett Ärende, Fakturakund till ett Objekt, Objekt till ett Ärende) För att t.ex. veta vilken kund som ska faktureras på ett ärende måste du göra en länkning i systemet. Såhär gör du oavsett vilken länkning du ska utföra. 1. Skriv in texten 2. Tryck på Tab-tangenten (till vänster om Q på tangentbordet) ELLER 3. Klicka på knappen till höger Om du får EN träff kommer namnet på kunden i sin helhet och understruket. Vid flera träffar får du en dialogruta med en lista på dina träffar. Om du är osäker på namnet, kan du använda tecknet *, t ex skriver du: stor* får du en lista på allt som börjar på stor. Sida 16

17 Behörigheter Det finns tre roller med olika rättighetsnivåer i systemet: Användare Avancerade användare Administratör Får inte se: - Användarformuläret, där man ändrar behörighet. - Attesteringen - Resursplaneringen - Objektshierarkier - Kompetenshanteringen - Resursformuläret Får se allt utom användarformuläret. Får se och göra allt. För att tilldela en användare behörighet öppnar du formuläret för användaren. Skapa Ny/Nytt Klickar du på pilen till höger på knappen Ny visas en meny där du kan välja att skapa t ex Nytt ärende, Ny fakturakund etc. Du kan också välja att klicka på menyn Arkiv och därefter Ny. Skillnaden mellan Användare och Resurs Användare Är en användare i PC-klienten. Användare kan använda programmet men kan inte tilldelas någon arbetsorder. Resurs Är en användare som kan tilldelas arbetsorder och därmed också kan använda en handdator eller PC för att hantera sina arbetsorder. Sida 17

18 Skapa ny Användare För att kunna logga på klienten behöver du en användare. För att kunna bli tilldelad ett jobb i form av en arbetsorder och för att kunna registrera artiklar behöver du ange att användaren också skall vara en resurs. För att lägga upp en ny användare väljer du Arkiv Ny Användare, alternativt använder knappen i verktygsfältet: Fyll därefter i formuläret, se exempel nedan. Namn Detta kan inte ändras i efterhand. Fylls i fältet Username vid inloggning. Lösenord Måste vara minst fem tecken långt och måste ha minst en stor och en liten bokstav. Bekräfta lösenord Du fyller i lösenordsuppgiften en gång till för att vara säker på att det blev rätt. Roll Du väljer om användaren ska ha behörigheten för Användare, Avancerad användare, Administratör eller partner. Välj språk Detta påverkar vilka ledtexter din klient har men även hur datum och tal hanteras. Kan ändras i efterhand. Välj svenska (Sverige) för att få menyer mm på svenska. Resurser Användaren är en resurs Detta styr om användaren också är en resurs. Du kan lägga till en resurs i efterhand men har du väl skapat en resurs kan denna inte tas bort, den kan dock inaktiveras. Se mer i kapitel Ärendehantering. Du kan också ange telefonnummer och e-post för användaren, detta används för att skicka SMS och e-post. När du har registrerat användaruppgifterna trycker du CTRL+S eller på diskettikonen för att spara. Sida 18

19 Resurskrav/kompetenser Med hjälp av resurskrav/kompetenser kan du göra så att en viss utförare automatiskt anges på en arbetsorder för ett jobb som ska utföras i ett visst geografiskt område och/eller som kräver en viss kunskap. Ett annat exempel kan vara en avancerad ventilationsanläggning som kräver att en viss resurs alltid reparerar densamma. Då kan man ange resurskrav på det objektet och varje gång en arbetsorder skapas, så sätts just den resursen. Du kan ange resurskrav på ärende, objekt och kund. I nedanstående exempel uppfyller Resurs 1 de sammanlagda resurskraven och anges automatiskt på arbetsordern. Nedan ser du ett exempel på hur man först skapar upp kompetenser i ett schema. Kompetenserna är fördelade på fyra personer och avser både geografi och specialistkunskap. En kompetens Adam, Bosse etc. är skapad för att kunna hantera standardutförare på fastigheter och maskiner. Man anger då resurskravet Adam på den fastigheten/maskinen resursen är ansvarig för. Sida 19

20 Skapa ny kompetens För att skapa en ny kompetens väljer du Kör Hantera kompetenser. Fliken Hantera kompetenser öppnas. Du ser i listan till vänster de kompetenser som redan har skapats i databasen. Alla kompetenser samt Skapa ny kompetens Namnet på den nya kompetensen Här skriver du ytterligare information om den aktuella kompetensen som skapas Klicka på Skapa ny kompetens i panelen till vänster. 1. Klicka på fältet Titel och skriv in namnet på kompetensen, tryck på Tab-tangenten på tangentbordet (till vänster om bokstaven q). 2. Skriv eventuellt in en Beskrivning. På skärmbilden här nedan ser du ett exempel på en kompetens upplagd för El samt ser du att ett objekt som har resurskrav El. Sida 20

21 Lägga till resursens kompetens När du skapat de kompetenser som ska finnas i systemet är det dags att lägga till kompetens på de aktuella resurserna. Gör såhär: 1. Sök fram och dubbelklicka på en resurs eller klicka på resursen i vyn Resursplanering så att resursen öppnas i en ny flik. 2. Klicka på fliken Inställningar. 3. Klicka i den tomma rutan för Kompetens och skriv in den kompetens resursen har, tryck på tabtangenten eller klicka på förstoringsglaset. 4. Se till att Status är Aktiv. I exemplet nedan har Staffan kompetensen El och tillhör Stockholm geografiskt d.v.s. kan ta eljobb i Stockholmsområdet. Skapa resurskrav på ärenden, objekt och kunder För att kunna dra nytta av de kompetenser som resurserna i ert företag har skapar man resurskrav enligt följande: En ruta med rubriken Resurskrav finns på Kund-, Objekt- och Ärendefliken och man gör på samma sätt för alla tre flikarna. 1. Klicka i rutan för Resurskrav. 2. Skriv in den kompetens du söker t.ex. El eller ett geografiskt område. 3. Tryck på tab-tangenten eller klicka på förstoringsglaset. Sida 21

22 Objekt med eller utan hierarkier Objekt använder du för att ange t.ex. anläggning eller maskin. Hur objekt används beror på bransch och på den kundunika konfigurationen. Du kan själv bestämma om du vill använda dig av hierarkier eller enkla objektkort. Det är viktigt att planera innan man skapar hierarkierna. Därefter skapar man de enskilda objektkorten och slutligen själva hierarkin. Ett objekt kan bara tillhöra en hierarki. Alla nivåer i hierarkin är objekt. Strukturen bestämmer du själv. Exempel: Utifrån fakturakund ICA/ICA Maxibutiker/ ICA Maxi Nacka/Port A Utifrån geografi Norrland/Piteå/Havsbadet/Ventilationsaggregat 1 Utifrån fastighet Västermalmsgallerian/Gång A/Hiss 1 Västermalmsgallerian/Gång A/Hiss 2 Ärva information från objekt i högre nivå i hierarkin När du skapar ett objekt i en hierarki, kan objektet ärva information såsom adress och resurskrav från nivån ovanför om du vill. Du får en säkerhetsfråga som du svarar ja eller nej på. Sida 22

23 Skapa nya objekt För att registrera ett nytt objekt väljer du Arkiv Nytt Objekt eller med hjälp av knappen i verktygsfältet: Fyll i formuläret nedan och tryck Ctrl+S för att spara. Ledtexterna är konfigurerbara och kan anpassas till varje kundinstallation. Du kan ändra Status till Inaktiv för de objekt som inte längre används. Ange Resurskrav Du skriver in namnet på Resurskravet du vill länka till objektet och trycker därefter på tab-tangenten eller klickar på förstoringsglaset. Länka Fakturamottagare Du skriver in namnet på Fakturakunden du vill länka och trycker därefter på Tab-tangenten (till vänster om Q på tangentbordet) eller klickar på förstoringsglaset. När du sedan registrerar ett ärende och länkar ett objekt, så länkas även fakturamottagaren in i ärendet. För mer information se kapitlet Nytt ärende. Sida 23

24 Objektets kontaktpersoner Till objektet kan du länka en eller flera kontaktpersoner. Systemet är konfigurerat så att objektets kontakt/kontakter även länkas in på ärendet om ett ärende skapas från ett objekt. Objektets adresser När du länkar ett objekt till ett ärende kopieras adressuppgifterna från objektet. Bifogade filer Du har möjlighet att bifoga filer till ett objekt, se avsnitt Bifogade filer på Ärende/Objekt. Hierarki Du har möjlighet att se var i en hierarki ett objekt befinner sig. Du kan även dubbelklicka på något av objekten i hierarkin för att öppna det. Ärendehistorik Under fliken Ärendehistorik kan du se objektets driftjournal, det vill säga vilka ärenden som skapats på objektet. Dubbelklicka på ärendet för att öppna detta i en egen flik. Sida 24

25 Skapa ny objekthierarki För att skapa en ny hierarki väljer du Kör Hantera objektsgrupper. OBS! Du måste först ha skapat objektkorten för att kunna skapa en hierarki, även för högsta nivån. Alla skapade objektsgrupper samt Skapa ny objektsgrupp Namnet på den nya hierarkin Objekt som inte tillhör någon objektsgrupp Visuell struktur med alla objekt. Klicka på Skapa ny hierarki i panelen till vänster. 1. Klicka på fältet Titel och skriv in namnet på hierarkin, tryck på Tab-tangenten på tangentbordet (till vänster om q), skriv eventuellt in en beskrivning. 2. Till höger hittar du alla dina objektkort. Nu ska du dra objektet för högsta nivån till din Hierarki. Du pekar på objektet med muspekaren, håller ner musknappen och dra in till ramen i mitten, släpp därefter musknappen. Sida 25

26 I nedanstående skärmbild ser du exempel på en hierarki. Ta bort ett objekt i en hierarki Klicka på det aktuella objektet och tryck Delete från tangentbordet. Lägga till ett objekt i en hierarki Du måste först ha skapat ett objektkort och sparat detta. Därefter klickar du på sökknappen till höger. När du hittat objektet du vill lägga till, drar du detta till rätt nivå i den befintliga hierarkin. Sida 26

27 Fakturakund (kund/fakturamottagare) Skapa ny fakturakund För att registrera en ny kund väljer du Arkiv Ny fakturakund eller med hjälp av knappen i verktygsfältet: Fyll i formuläret och tryck Ctrl+S för att spara. Du kan sätta Status till Inaktiv för de kunder som inte längre ska användas. Namn/lösenord Här anger du användarnamn/lösenord för att din kund ska kunna logga in på kundportalen och se sina ärenden. Ange Resurskrav Du skriver in namnet på Resurskravet du vill länka till objektet och trycker därefter på tab-tangenten eller klickar på förstoringsglaset. Kontakt på fakturamottagare Under fliken Detaljer kan du länka en eller flera kontaktpersoner. Fakturamottagarens adresser När du fyllt i fakturakundens adress kan du sedan länka till fakturakunden när du skapar ett nytt ärende. Fakturamottagarens adressuppgifter kopieras då automatiskt till ärendet. Sida 27

28 Ärendehistorik Under fliken Ärendehistorik kan du se alla ärenden som registrerats på kunden. Länkade objekt Under fliken Länkade objekt kan du se de objekt är länkade till kunden. Sida 28

29 Artikel Artiklar kan hanteras väldigt olika i Applications. Hur registrering och uppdatering av artiklar fungerar hos dig beror på vilket ekonomisystem som ditt företag är integrerat med. Kontakta din systemansvarige om du har frågor. Registrera ny Artikel För att registrera en ny artikel i väljer du Arkiv Ny Artikel eller knappen i verktygsfältet: Fyll sedan i formuläret och tryck CTRL+S. OBS! Det är mycket viktigt med rätt Artikeltyp, se nedan. Observera att artikelns status är Aktiv. Om artikeln inte längre ska användas sätter du status till Inaktiv. Artikeltyper När du registrerar olika typer av artiklar, är det viktigt att du sätter rätt Artikeltyp p.g.a. att det finns filtreringar i sökningar för PC och handdator samt statistik i rapporter. Artikeltyp kan ha ett av följande värden: Tid Resa Inköp (t.ex. när en utförare handlat material i butik) Material Annat Sida 29

30 Kontakt Kontakter använder du för att ange kontaktpersoner på t ex ärenden, objekt och kunder. Du kan välja Status Inaktiv om kontakten inte längre ska användas. Registrera nya kontakter För att registrera en ny kontakt väljer du Arkiv Ny Kontakt eller klickar på pilen till höger om knappen Ny. Fyll i formuläret med önskade uppgifter och tryck Ctrl+S. Fliken Telefon Under fliken Telefon kan du skriva in kontakten olika telefonnummer. Fältet Notifiering Mobil ska fyllas om Notifieringstjänsten används där kontaktpersonen kan få ett sms när ärendet är registrerat, påbörjat eller avslutat. Fliken E-post Under fliken E-post kan du fylla in personens e-postadress. Fältet Notifiering E-post ska fyllas i om Notifieringstjänsten används där kontaktpersonen kan få ett e-postmeddelande när ärendet är registrerat, påbörjat eller avslutat. Fliken Ärendehistorik Under fliken Ärendehistorik kan du se vilka ärenden som en kontakt har varit länkat till, det vill säga vilka ärenden som kontaktpersonen är angiven på. Fliken Länkade objekt Under fliken Länkade objekt kan du se de objekt som kontaktpersonen är länkat till. Sida 30

31 Länkade fakturakunder Under fliken Länkade fakturakunder kan du se vilka kunder en kontaktperson är länkat till. Skriva ut När du har öppnat ett formulär kan du välja Arkiv Skriv ut: Välj i dialogrutan den utskriftsmall du vill använda: Observera att antalet och vilka utskriftsmallar som finns tillgängliga, kan skilja sig mellan olika systeminstallationer. Skriva ut Tidrapport/Dagbok För varje resurs i systemet kan du skriva ut en tidrapport och en dagbok för en månads rapporterade tider. 1. Sök fram resursen och dubbelklicka för att få fram resursbilden (eller högerklicka och välj rapport direkt). 2. Klicka på Skriv ut och välj Tidrapport eller Dagbok ärendetid. 3. Välj ett datum för den månad du önskar skriva ut. Sida 31

32 Skriva ut markerad arbetsorder Markera den arbetsorder du önskar skriva ut och välj Skriv ut eller klicka med höger musknapp. Välj den utskrift du vill använda. Startsidan Min översikt När du loggat in visas Min översikt. Du kan också aktivera startsidan med normal flikhantering. Du kan inte stänga Min översikt. Det visas olika översikter beroende på om du är resurs eller inte. Min översikt (om du inte är resurs) Min översikt innehåller två listor med sökresultat, dels Ej avslutade ärenden och dels Arbetsorder utan resurser. I konfigurationen av systemet styrs hur många rader som visas i listorna. Sida 32

33 Sida 33

34 Min översikt (om du är resurs) Om du är resurs ser du fyra boxar med olika innehåll. I boxen längst upp till vänster finns dina Ej avslutade arbetsorder d v s arbetsorder där du är satt som resurs. Sida 34

35 I boxen längst upp till höger registrerar du tid och material på den arbetsorder som du har markerat i boxen till vänster. OBS! Vill du se vad du har registrerat, klickar du på fliken Historik Datum Artikel Typ Antal Beskrivning Rensa Spara Dagens datum sätts automatiskt men du kan ändra genom att klicka på knappen till höger Skriv artikelnummer eller benämning och tryck på TAB-tangenten. Använd * om du inte skriver hela namnet. Får du fler än en träff, kommer det upp en dialogruta med en lista på träffarna. Du kan ange en Typ om er systeminstallation innehåller en sådan lista. Skriv in antal och tryck på TAB-tangenten Om det är en tidkod, skriver du här in vad du utfört. Tryck därefter på TAB-tangenten. Spara-knappen blir automatiskt aktiverad, tryck Enter. Klicka på denna för att rensa det du skrivit in. Klicka för att spara posten. Spara och avsluta Klicka för att spara posten och samtidigt ange din arbetsorder som avslutad. I boxen längst ner till vänster ser du din kalender med bokningar. Du kan välja mellan att visa dag, vecka eller månad. Sida 35

36 I boxen längst ner till höger får du en överblick över dina arbetsorder samt kan du se dina inställningar. Fliken Arbetsorder Här ser du dina försenade, obokade och framtida arbetsorder. I staplarna ser du antalet också. Klicka på den av staplarna du önskar få information om, så visas dina arbetsorder i listan nedanför. Fliken Veckoöversikt Här ser du dina tilldelade och bokade arbetsorder per vecka. Intervallet är 4 veckor bakåt, innevarande vecka samt nästa vecka. OBS! Denna vy visar endast tidsbokade arbetsorder. Avslutade respektive ej avslutade arbetsorder visas med olika färger samt olika delar av stapeln. Klicka på respektive del för att se dina markerade arbetsorder i listan nedanför. Fliken Inställningar Här ser du de kompetenser som finns upplagda för dig som resurs. Uppdatera Min översikt Min översikt uppdateras inte automatiskt. Detta gör du genom att välja Verktyg Uppdatera eller knappen i verktygsfältet:. Observera att du enbart kan ladda om startsidan när du har en uppkoppling mot servern. Sida 36

37 Söka i systemet Sökningsfunktionen är väldigt bra att använda för att hitta saker i systemet. Fritextsökning Ett sätt att söka är att använda sökfönstret för fritext längst upp till höger i klienten. Du kan klicka i sökfönstret eller använda kortkommandot Alt+S för att placera markören i fältet. Om du söker hela ord skriver du detta, men om du bara känner till delar av texten skriver du in en * efter det du känner till, t.ex. rör* och trycker på entertangenten. Sökresultatet visas på en flik. I detta fall kommer du att få alla träffar som innehåller ordet rör. Gör du ytterligare en sökning, visas resultatet i en ny flik, vilka du sedan kan växla emellan. Du ser på namnet på fliken vilket sökresultat den innehåller. Du kan också använda * på flera ställen. Personen du söker heter Eriksson, men du vet inte han stavar med ett eller två S i sitt efternamn. Du vet att han bor på Grindsgatan, men är osäker om det är Grind- eller Grindsgatan, kan du skriva enligt nedan: Söka efter något som är inaktiverat För att söka efter något som är inaktiverat, t.ex. en resurs eller en artikel så skriver du din söksträng kompletterat med tag.status:inactive. För att söka på alla inaktiverade saker i systemet som börjar med E1 skriver du: Återanvända en sökning Om du använt sökrutan längst upp till höger kan du klicka på menyn till höger om fältet och välja om den sökningen. De senaste 10 sökningarna visas i menyn. Fritextsökning på rader med kopplingsmöjlighet På rader som använder sök finns en ikon som visar ett förstoringsglas. Bilden nedan visar objektfältet på ärendevyn. Genom att klicka på förstoringsglaset kommer du till ett sökfönster. Skriv in vad du skall söka efter och tryck på förstoringsglaset. På bilden ovan så kan du bara söka efter objekt. Sida 37

38 Snabbsökningar och standardfrågor I sökmenyn finns ett menyalternativ för standardfrågor. Under denna meny kan du se vilka snabbsökningar som finns i din klient. När du väljer ett alternativ i listan visas en ny flik och sökresultatet visas på fliken. Dessa frågor är konfigurerbara. Sida 38

39 Sökresultat Varje resultatrad har en Titel, Beskrivning och ett Skapat datum. Du kan dubbelklicka för att öppna ärendet, arbetsordern, objektet etc. Sök länkad information Om du har gjort kopplingar, exempelvis angett ett objekt på ett ärende, kan du genom att markera objektet eller kontakten och klicka på höger musknapp, välja Sök länkad information, Därefter får du upp ett sökresultat med alla kopplingar. Under Fakturakund, Kontakt och Objekt kan du se alla ärenden som har funnits på respektive under fliken Ärendehistorik. Sida 39

40 Nytt ärende För att skapa ett nytt ärende finns ett antal olika metoder: Från valfri vy: Välj Arkiv Nytt Ärende. Från valfri vy: Välj knappen Nytt Ärende. Från sökresultat och vyer som visar objekt, kontakter eller fakturakunder med ikon: Markera raden och klicka på höger musknapp och välj Skapa nytt Skapa nytt ärende. Observera att detta även inkluderar en ärendebild med länkade objekt, kund eller kontakter. Sida 40

41 Ärendeformuläret Olika kundinstallationer kan använda fälten i ärendet på olika sätt då ärendeformuläret är konfigurerbart. Under fliken Detaljer finns möjlighet för specifika fält per installation. Till vänster i ärendeformuläret ser du Status, Total kostnad, Totalt pris, Antal timmar, Senast ändrad av, Skapad av, Notering, Kommentar, Affärssystem ID samt System ID. Titel Beskrivning Ärendetyp Prioritet Objekt Fakturakund Er referens Resurskrav Kontakter Adress Fakturaadress Skriver in i rubrikform vad ärendet handlar om Anger tillräckligt med uppgifter om ärendet för att utföraren skall förstå uppgiften Genom att klassificera ärendet kan statistik tas fram på vilka olika typer av ärenden som utförs, ex felanmälan, garantiservice, avtalsjobb. Genom att ange prioritet kan utföraren få en uppfattning om hur brådskande ärendet är. Länkat objekt om det förekommer. Länkad kund d v s betalare. T ex ett namn eller en nummer som angivits av kunden, vilket måste synas på fakturan. Om du har en Visma Connect kommer innehållet i detta fält hamna i fältet Er referens i Visma SPCS. Du skriver in namnet på Resurskravet du vill länka till ärendet och trycker därefter på tabtangenten eller klickar på förstoringsglaset. Här länkar du in de kontakter som är aktuella på ärendet. Vanligtvis är detta adressen där arbetet ska utföras. Kundens adress, dit fakturan ska skickas. Sektioner En del av formulären har sektioner som kan fällas ihop. För att dölja en sådan sektion klickar du på höger på delens namnlist. Har du dolt en sektion, klickar du på för att visa den igen. till Sida 41

42 Ange objekt, kontakt och kund Om du använt en av metoderna, där du skapat ett Nytt ärende från objekt, kund eller kontaktperson kommer detta att finnas när det nya ärendet skapats. Bifogade filer Du har möjlighet att bifoga filer till ett ärende, se avsnitt Bifogade filer på Ärende/Objekt. Det kan t ex vara en bild, ett word-, excel- eller PDF-fil. Hierarki Om du skapat en objekthierarki, kan du se denna här samt kan du byta objekt på ärendet. Kopiera ett gammalt ärende till ett nytt När ett tomt ärendeformulär är öppet kan du välja Kopiera från. Det innebär att du får hjälp att fylla i text på ärendet som du håller på att skapa. Väljer du t ex Ärende Sök och kopiera från ärende kan du ta all text från ett ärende och kopiera in i ett nytt. Status på Arbetsorder och Ärende Arbetsorder och Ärende kan ha fyra statusar: Ej påbörjad, Påbörjad, Avslutad och Makulerad. Status på arbetsorder sätter användaren själv genom att välja värdet i en lista: Status på en arbetsorder används för att ange var i processen en arbetsorder är. Observera att status Makulerad innebär att arbetsordern inte längre är giltig och inte ska användas. För att avsluta ett ärende måste samtliga arbetsorder på ärendet ha statusen Avslutad. Du kan alltså inte avsluta ett ärende utan arbetsorder. Så fort en arbetsorder är påbörjad så blir ärendet påbörjat. Fliken Arbetsorder Arbetsorder används för att fördela ett ärende till en eller flera resurser. Du kan inte skapa en arbetsorder utan att ha ett ärende först. Observera att det krävs en arbetsorder med angiven resurs för att ärendet ska synkroniseras ut till handdatorn för denna resurs. Sida 42

43 Skapa arbetsorder För att registrera en ny arbetsorder trycker du Ctrl+D eller väljer Ärende Lägg till Arbetsorder. När du skapat en ny arbetsorder visas fliken Arbetsorder på ärendet. Den nya raden är markerad. Arbetsordern får automatiskt ärendets Titel och Beskrivning. Om objektet, ärendet och/eller kunden har resurskrav som enbart matchar en resurs, kommer den resurser att sättas automatiskt. Du kan givetvis redigera både text och vald resurs om du önskar. Resurskraven ärvs från ärendet och objektet. Om det inte är någon resurs tilldelad skriver du namnet på den önskade resursen och trycker på Tabtangenten alternativ klickar på förstoringsglaset och väljer att visa alla aktiva resurser. Boka en arbetsorder Klicka på Skapa bokning i fältet Bokning. Fyll i datum och klockslag samt klicka på OK. Sida 43

44 Ombokning av arbetsorder Om du vill ändra tid på en bokad arbetsorder klickar du på bokningstiden så visas dialogrutan igen. Välj ny tid och spara ändringen. Avboka en arbetsorder Du avmarkerar rutan Boka och klickar OK, så blir arbetsordern avbokad. Sida 44

45 SMS och mail SMS och/eller e-post kan sändas till en eller flera kontaktpersoner samt till den resurs som ska utföra arbetet. Resurs Då det gäller resursen, erhåller denne ett sms när arbetsordern sparas första gången och prioritet är 1 samt att det finns ett mobiltelefonnummer på resursformuläret. skickas om en adress finns angiven på resursformuläret. Kontaktperson Då det gäller kontaktpersoner, erhåller de ett sms/mail vid de statusar som angivits på ärendet. Kontaktpersonen kan få sms/mail då ärendet skapas (Created), påbörjas (Starrted) och avslutas (Finished). Sida 45

46 Skapa återkommande arbetsorder Återkommande arbetsorder använder du när du vill skapa flera arbetsorder som fördelas på olika tillfällen i tiden. Detta motsvarar att du skulle skapa flera arbetsorder och sedan boka dessa vid olika tidpunkter. För att skapa dessa klickar du på knappen Lägg till återkommande arbetsorder eller väljer menyn Ärende Lägg till återkommande arbetsorder. Dialogrutan nedan visas: I dialogrutan som visas fyller du i följande värden: Hur långt varje tillfälle ska vara och mellan vilka tider bokningen ska vara. Observera att värdena hänger samman: ändrar du något av värdena påverkas något av de andra. Sida 46

47 Välj typ av intervall och sedan om mönstret ska återkomma varje/varannan/etc. OBS! Varje månad respektive Varje år finns ännu inte valbara. Välj vilken period arbetsorder ska bokas: Välj eventuellt vilken resurs som ska bokas: Välj eventuellt en checklista. Ange ärendetyp Om ett eller flera tillfällen avviker, kan du enkelt justera just det tillfället i efterhand. När du är klar med dina inställningar bekräftar du med OK. Arbetsorder enligt dina inställningar skapas nu. Observera att om du vill ångra får du i detta läge stänga utan att spara: när du väl sparat arbetsorder kan de inte tas bort. Du kan dock ändra deras status till makulerad. Sida 47

48 Checklistor Det finns möjlighet att bifoga checklistor på en arbetsorder för att beskriva vilket arbete som skall utföras eller för att ge möjlighet att göra en egenkontroll. Checklistor kan skapas via menyn Kör -> Hantera checklistor (se avsnitt Skapa och hantera checklistor nedan) De kan också beställas färdiga av RemoteX, kontakta din säljare för mer information. Skapa och hantera checklistor (beta) För att hantera befintliga checklistor eller skapa nya välj Kör -> Hantera checklitsor (beta). Observera att möjligheten att editera checklistor är en betaversion (d.v.s. den är inte 100% kvalitetssäkrad och kan innehålla buggar). Här hittar du befintliga checklistor. Välj Ny checklista om du vill skapa en ny. Här har vi dragit in en kryssruta från verktygslådan till höger. Klicka och dra på en kontoll i verktygslådan och släpp den i det vita arbetsfälltet i mitten. Här namnger du de olika delarna i checklistan och ger listval innehåll mm. Skapa ny checklista När du väljer Kör -> Hantera checklistor laddas automatiskt en ny tom checklista där du kan lägga till text, checkboxar, flervalslistor mm. Till höger i verktygslådan finns följande komponenter: Kryssruta, Flervalslista, Listval, Textfält, Datumfält samt Tomt svar som används för att göra rubriker. Drag en komponent till arbetsytan i mitten. Du kan sedan namnge komponenten samt ange standardvärde. För att göra fler val i en flervalslista eller en listvy skriver du vara dina val med ett returslag mellan alternativen. Sida 48

49 När du är klar med din checklista och har sparat den kommer den dyka upp bland valbara checklistor med titeln som namn. Hantera befintlig checklista Dubbelklicka på namnet på en befintlig checklista för att ladda den i arbetsfältet. Du kan nu lägga till eller ta bort komponenter i din checklista samt ändra värden i flervalslistor. Välj checklista En checklista länkas mot en arbetsorder. Välj arbetsorder och klicka på länken Skapa checklista under kolumnen Checklistor på arbetsorderraden. När du har klickat på Länken Skapa checklista så kommer du till nedanstående dialogruta. Klickar du på Lägg till checklista och därefter klickar på pilen och väljer Alla checklistor, så visas de checklistor som finns i ert system. Välj checklista och klicka OK. Sida 49

50 Du ser att det finns en checklista på arbetsorden då länken har ersatt texten Skapa Checklista mot 0 %. Klicka på länken för att börja arbeta med checklistan i PC. Det går alldeles utmärkt att fylla i den i mobilklienten. Arbeta med checklistan En checklista kan se ut på olika sätt. Checklistan innehåller dock alltid: Titel Beskriver vad för uppgift som skall utföras/kontrolleras Svar Här anger du resultat av uppgiften/kontrollen. Svaret kan antingen bestå av ett fritextfält, kryssruta eller en rullgardinsmeny beroende på hur checklistan är uppbyggd. Kommentar På varje punkt i checklistan finns det alltid möjlighet att skriva en kommentar till det svar som angivets. Sida 50

51 Sida 51

52 Spara checklistan Alla förändringar som görs i checklistan sparas. Du behöver inte göra klart checklistan under ett och samma tillfälle utan kan fortsätta där du slutade vid ett senare tillfälle. Checklistan Alla svarspunkter i en checklista är listade som en procentsats av totala antalet punkter i checklistan vilket är förklaringen till att det står 0 % när du har lagt till en checklista. För varje punkt som du sparar så uppdateras procentsatsen på checklistan som då visar hur många av antalet punkter som är avklarade i procent. Du ser antalet punkter som är avklarade i form av en procentsats på arbetsorderraden samt även i resusursplaneringsvyn enligt bilden nedan. Skriva ut en checklista Klicka på Arkiv/Skriv ut alternativt klicka på knappen rapport för ert system. och väljer Checklista alternativt en anpassad Sida 52

53 Fliken Bifoga fil på Ärende eller Objekt En fil som bifogas på ett ärende eller ett objekt, är lagrad på RemoteX server. Man måste alltid ladda ner filen till sin PC eller handdator för att kunna arbeta med eller läsa den. Om man därefter ändrat filen på sin PC eller handdator och vill att den uppdaterade filen istället ska bifogas ärendet eller objektet, använder man kommandot Ersätt, se nedan. De filer du ersatt på ärendet/objektet behöver du ju inte längre ha kvar i din PC respektive handdator. Därför är det bra att t ex skapa en mapp som heter RemoteX Nerladdade filer. Denna mapp rensar du kontinuerligt, eftersom filerna finns sparade på ärendet respektive objektet. Alternativt har du rutinen att direkt ta bort filen när du ersatt/bifogat den på ärendet eller objektet. Bifoga fil på Ärende För att en fil öppnar du ärendet. Välj sedan Ärende Bifoga fil. Bifoga fil på Objekt För att en fil öppnar du objektet. Välj sedan Objekt Bifoga fil. Du kan också använda knappen i verktygsfältet: Sida 53

54 En dialogruta visas. I den markerar du den bilaga du vill bifoga. Bekräfta med Öppna En dialogruta visas där du kan följa uppladdningen. När denna är avslutad ser dialogrutan ut som följande: Om uppladdningen skulle misslyckas visas till höger om bilagan en länk för att göra om försöket med uppladdningen. När du är klar klickar du på OK. När uppladdningen är klar aktiveras fliken med bilagor på ärendet och du kan se filen: Observera att du kan ladda upp flera bilagor på ett och samma ärende. Mängden av bilagor som du kan ladda upp styrs av avtalet mellan din organisation och RemoteX Technologies. För detaljer, kontakta RemoteX Helpdesk eller din systemansvarige. Sida 54

55 Ersätta en bilaga För att ersätta en bilaga klickar du med höger musknapp på den bilaga du vill ersätta och klickar Ersätt. Klicka därefter på den fil som du istället vill Bifoga. Öppna en bilaga För att öppna en bilaga öppnar du ärendet och aktiverar fliken Bilagor. Dubbelklicka på ikonen för den bilaga du vill öppna. Under fliken bilagor lagras filer som har bifogats ifrån en handdator som exempelvis foton och digital signatur efter att handdatorn har synkroniserats. Spara filen i den mapp du önskar, t ex RemoteX nerladdade filer, om du skapat en sådan. Sida 55

56 Fliken Artikelrader (registrering av tid och material) I RemoteX finns det flera möjligheter att registrera en artikel. Det vanligaste och enklaste är att du använder Min översikt, där du bara ser dina egna arbetsorder. OBS! Om du inte registrerar via Min översikt kommer inte artikelraderna att automatiskt knytas till en arbetsorder. Det måste du göra manuellt längst till höger på raden. En artikel kan av följande typer: Material, Resa, Tid eller Övrigt. Det är därför ingen skillnad på att redovisa en materialartikel än en tidsartikel utan förfarandet är detsamma. Det är viktigt att du kontrollerar i din organisations rutinspecifikation hur artikelförbrukning ska hanteras, då det kan finnas särskilda rutiner för att en integration mot ett ekonomisystem ska fungera korrekt. Klicka på Ärende och välj det alternativ du vill använda eller tryck kortkommande Ctrl + G. Lägg till artikelrad Du skriver med fritext uppgifterna för artikeln på artikelraden. eller Klickar i fältet Artikel, skriver artikelnr eller benämning och trycker på Tab-tangenten. Om du får en träff kommer uppgifterna automatiskt. Om du får flera träffar öppnas dialogrutan Sök med en lista på dina träffar. I nedanstående exempel skriver jag Normaltid och trycker på Tab-tangenten. Resultatet blir: Sida 56

57 Observera fälten Status, Registreringsdatum och Resurs lite extra: Status Anger huruvida posten är redigerbar, attesterad, fakturerad eller makulerad. Standardvärdet är Redigerbar. Registreringsdatum Det datum man vill bokföra artikelraden på. Dagens datum är satt som standardvärde men du kan själv ändra till önskat datum. Resurs Inloggad användare sätts som standardvärde. Du kan ändra resurs genom att först markera resursens namn och trycka Delete, därefter skriver du den nya resursens namn och trycker på Tabtangenten eller klickar på förstoringsglaset för att få fram sökrutan. Där kan du välja Alla resurser. Artikelraders olika utseende beroende på status De olika statusarna visas med olika attribut både under fliken artikelrader och i attesteringsvyn. Redigerbar Attesterad Fakturerad Makulerad Normalt utseende Kursiv text Ljusgrå färg på text Överstruken text Sida 57

58 Registrera förbrukning När artikelraden är på plats anger du nedanstående uppgifter. Antal Hur många av en viss artikel som har förbrukats eller hur många timmar som gick åt. Beskrivning Här kan du beskriva vad du har gjort under de timmar som du har angett på artikelraden. Typ Genom att kategorisera åtgärder i en rullgardinsmeny under typ, så kan man lätt få fram statistik över olika typer av åtgärder som gjorts eller en rutin för att hantera externa inköp mm. Vilka koder som används är unikt för varje systeminstallation. En typ som alltid finns är Ej till integration. Denna typ gör att artikeln ej förs över via integration till ekonomisystemet. Totalt pris och kostnad summeras automatiskt efter att du skrivit antal artiklar som har förbrukats. Tidredovisning I RemoteX Applications går det skapa ett löneunderlag genom att redovisa sin tid. Detta kan göras på ett flertal sätt och kontrollera därför hur rutinen ser ut på ditt företag. Externa inköp Ett externt inköp är när du inte kan välja en artikel som finns registrerad i information måste skrivas in manuellt på en tom artikelrad. Det finns olika sätt att hantera externa inköp beroende på interna rutiner och vilket ekonomisystem som du är integrerat mot. Resursplanering Resursplaneringen visar alla arbetsorder i systemet enligt de villkor du valt. Eftersom ett ärende kan ha flera arbetsorder, kan ett och samma ärende visas flera gånger i listan. Du ser då i fältet Benämning skillnaden mellan olika arbetsorder. För att visa Resursplaneringsvyn väljer du Kör Resursplanering. Sida 58

59 Resursplaneringsvyn När resursplaneringen öppnas är den inte laddad med några arbetsorder. Vilka arbetsorder som söks fram är konfigurerbart per systeminstallation. Kontrollera i din organisations rutinspecifikation vilka sökfrågor som ska finnas. Sökfråga Välj en sökfråga i listan och klicka därefter på den gröna pilen till höger för att få fram ett sökresultat. Filter Du kan kombinera sökfrågan med ett filter. För att visa filteralternativen klickar du på knappen Filter till höger om den gröna pilen. De olika filtermöjligheterna ser du i nedanstående skärmbild: Typ Prioritet Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder där ärendet har en viss ärendetyp eller tvärtom ta fram alla förutom en viss typ. Det styr du med valen är respektive är inte i första rutan och därefter väljer du själva typen i rutan bredvid till höger. Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder där ärendet har en viss prioritet eller tvärtom ta fram alla förutom en viss prioritet. Det styr du med valen är eller är inte. Bokning Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder som har bokningar generellt eller med bokningar inom en viss period eller tvärtom ta fram alla förutom en viss period. Det styr du med valen är eller är inte. Objektsgrupp Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder på ärenden som tillhör en viss objektsgrupp. Det styr du med valen är eller är inte. Resurskrav Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder med visst/vissa resurskrav. Det styr du med valen är eller är inte. Sida 59

60 Fakturakund Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder på ärenden med en viss fakturakund. Det styr du med valen är eller är inte. När du valt dina filter klickar du på den gröna pilen för att köra vald sökfråga i kombination med valda filter. Kalendern Varje rad i kalenderdelen är länkad till den resurs som står till vänster. På raden kan du se resursens befintliga bokningar. Kalendern har följande knappar: Bläddra till föregående dag/vecka respektiver nästa dag/vecka Omladdning av resursplaneringsvyn Välj mellan att se en dag eller en vecka åt gången Kryssas i om du vill dölja veckoslut och tid före 06:00 och efter 17:00. Ett sökresultat uppdateras inte automatiskt. Du kan inte uppdatera när du är offline. För att uppdatera resursplaneringsvyn med eventuellt nyregistrerade arbetsorder klickar du på Verktyg Uppdatera eller klickar i verktygsfältet på knappen: Sida 60

61 Ange resurs på en arbetsorder På arbetsorderraderna ser du om det finns en resurs eller inte. För att resursplanera i kan du använda funktionen Dra och släpp. Gör så här: Dra och Släpp Peka med muspekaren någonstans på raden för arbetsordern alternativt på bokningen, håll ner vänster musknapp medan du drar till önskad position, släpp därefter vänster musknapp. 1. Dra och släpp arbetsordern på resursens namn i resurslistan. Detta tilldelar resurs på arbetsorder men skapar ingen bokning. 2. Dra och släpp arbetsordern till en tid i kalendern. Detta tilldelar resurs och skapar en bokning. 3. Dra och släpp bokningen framåt eller bakåt i tiden. Flyttar bokningen till en annan tid. 4. Dra och släpp bokningen till en annan rad. Flyttar bokningen till en annan resurs med bokning. 5. Peka på en boknings gröna linje (vänster), dra i sidled och släpp. Flyttar starttiden på en bokning. 6. Peka på en boknings röda linje (höger) så att du erhåller en dubbelriktad pil. Dra därefter i sidled. Flyttar sluttiden på en bokning. 7. Dubbelklicka på bokningstexten i arbetsorderlistan. I dialogrutan kan du ange en ny tid, ändra en befintlig eller avboka en befintlig bokning. Använda resurskrav för att söka fram resurs via arbetsorder Du kan söka fram arbetsorder och använda resurskrav för att söka fram lämpliga resurser på en arbetsorder. 1. Markera den arbetsorder du vill sätta resurskrav för och klicka med höger musknapp och välj Visa lämpliga resurser. 2. I den nedre rutan får du fram den/de resurser som uppfyller de angivna resurskraven. Dra nu ärendet och släpp det på lämpligt datum/klockslag. I det här fallet alla som kan ta jobb i Stockholm. Sida 61

62 Använda resurskrav via separat filter för att söka fram resurs Om du behöver söka fram tillgängliga resurs med särskilda resurskrav utan att utgå från arbetsorderns resurskrav, använder du rutan ovanför listan med resurser. 1. Skriv in resurskravet/n och tryck på tab-tangenten eller klicka på förstoringsglaset. 2. Du får nu en lista på den/de resurser som motsvarar de resurskrav du angivit. 3. Dra och släpp arbetsorder till den resurs som är aktuell. Sida 62

63 Attestering Attestering används för att klarmarkera artikelposter för fakturering. Varje post kan sättas till status Attesterad. Därefter tar integrationen över, om sådan finns, och skickar posterna till ekonomisystemet. Integrationen skickar därefter tillbaka status Fakturerad. Från början har alla poster status Redigerbar. Attesteringsvyn Du öppnar attesteringsvyn med Arkiv -> Attestera ärende. Attesteringsvyn visar ärenden med artikelrader som har status Redigerbar. I skärmbilden nedanför ser du även de filter som går att använda. Sökfråga Välj en sökfråga och klicka på den gröna pilen till höger om fältet för sökfrågan för att köra frågan. Filter Du kan kombinera sökfrågan med ett filter. För att visa filteralternativen klickar du på knappen Filter till höger om den gröna pilen. De olika filtermöjligheterna redovisas nedan: Fakturakund Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder där ärendet har en viss fakturakund eller tvärtom ta fram alla förutom en viss kund. Det styr du med valen är respektive är inte i första rutan och därefter väljer du fakturakunden i rutan bredvid till höger. Sida 63

64 Typ Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder där ärendet har en viss ärendetyp eller tvärtom ta fram alla förutom en viss typ. Det styr du med valen är respektive är inte i första rutan och därefter väljer du typ i rutan bredvid till höger. Prioritet Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder där ärendet har en viss prioritet eller tvärtom ta fram alla förutom en viss prioritet. Det styr du med valen är respektive är inte i första rutan och därefter väljer du prioritet i rutan bredvid till höger. Hierarki Här kan du välja om sökfrågan bara ska ta fram arbetsorder där ärendet ingår i en viss hierarki eller tvärtom ta fram alla förutom en viss hierarki. Det styr du med valen är respektive är inte i första rutan och därefter väljer du hierarkin i rutan bredvid till höger. När du valt sökfråga eventuellt i kombination med filter får du upp en lista med ärenden. OBS! Du kan från vyn öppna ärenden, kunder, hierarkier och objekt genom att dubbelklicka på dem. Lönsamhet I attesteringsvyn får du direkt en indikation på hur lönsamt ärendet har varit. Detta visas genom Lönsamhetsgrad som är beräknat enligt följande: (Total Intäkt - Total Kostnad)/Total Intäkt. Detta förutsätter att du har rätt pris och kostnad på alla dina poster registrerade på ärendet Markera nu ett ärende genom att klicka ute i vänster kanten. I den övre delen av fliken ser du listan med ärenden. I den nedre delen ser du de artikelrader som tillhör det markerade ärendet. Du kan i den nedre delen av fliken attestera en artikelrad i taget genom att ändra status från Redigerbar till Attesterad och därefter klicka på Spara-knappen eller trycka Ctrl+S från tangentbordet. Attestera flera redigerbara artikelrader d v s ändra Status på artikelrader När du kontrollerat dina ärenden och eventuellt skrivit ut fakturaunderlag, markera du den eller de ärenden du vill attestera. För att markera flera rader, håller du ner Ctrl-tangenten på tangentbordet medan du klickar på en rad i taget. Sida 64

65 Klicka därefter med höger musknapp någonstans över din markering och välj Attestera ärende. Observera att när du markerat flera ärenden kan du inte se dess artikelrader i den nedre delen av fliken. En dialogruta med de olika statusarna visas, enligt nedanstående bild. Tänk också på att makulerade artikelrader aldrig påverkas med denna dialogruta. Dessa måste du ändra manuellt. OBS! När du gjort statusändringen måste du spara resultatet. Sida 65

66 Statusarnas betydelse Redigerbar Anger att artikelraden inte är attesterad, det vill säga den kan fortfarande ändras innan den exporteras till integrerat ekonomisystem Attesterad Anger att artikelraden har attesterad och att den är redo att exporteras till ekonomisystemet Fakturerad Anger att ekonomisystemet tagit emot artikelraden. Det innebär inte att artikelraden är fakturerad i ekonomisystemet utan att den lämnat RemoteX Applications för att kunna faktureras. Makulerad Anger att artikelraden inte är giltig. Normalt visas i attesteringsvyn de ärenden som har artikelrader som har status Redigerbar och den normala rutinen är att den som attesterar sätter status till Attesterad. I vissa systeminstallationer finns specifika rutiner för att ange att ett ärendes artikelrader eller specifika artikelrader inte ska flyttas över till ekonomisystemet. Denna information återfinns i dessa fall i rutinspecifikationen. Omladdning av attesteringsvyn Ett sökresultat uppdateras inte automatiskt. För att ladda om attesteringsvyn så att sökresultaten laddas om måste du välja kommandot Uppdatera. Detta gör du genom att trycka F5 på tangentbordet, klickar du på knappen i verktygsfältet eller använder menyn Verktyg Uppdatera: Observera att du enbart kan ladda om startsidan när du har en uppkoppling mot servern. Tänk på att om du öppnar ett ärende från attesteringsvyn genom att dubbelklicka på det, sedan redigerar det och sparar så måste du köra om frågan i attesteringsvyn. Om du inte gör det kommer att få en konflikt på ärendet då den försöker spara något från attesteringsvyn som har uppdaterats sedan frågan kördes att attesteringsvyn laddar max 20 ärenden åt gången Sida 66

67 Karta & Position Karta och positionering är en vy för visualisering av adressinformation på en karta. För att aktivera vyn kan du välja Gå till Karta och position. Dessutom kan du högerklicka på ett ärende eller ett objekt och välja Visa på karta: Sida 67

68 Funktioner i kartbilden Längst upp till höger i kartbilden finns ett antal knappar för hantering av kartan. Dessa använder du för att byta vyläge (t ex se flygfoto), panorering och zoomning. Sökfunktioner i Karta och positionering Det finns också en meny där du kan välja standardfrågor: Du har också möjlighet att fylla i en adress och söka efter den direkt. Du skriver då in adressen i den första rutan och bekräftar med Enter. Sida 68

69 Visning i kartbilden När du kört en fråga som resulterat i ett sökresultat visas dessa med ikon på kartan: Du kan sedan föra muspekaren över ikonen och då visas adressen på en pop-up. Du kan klicka på länken Öppna så öppnas vyn för det du markerat: Sida 69