RemoteX Applications Manual för Windows Mobile, version 5.1

Transkript

1 RemoteX Applications Manual för Windows Mobile, version 5.1 RemoteX Technologies

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Installera klienten Starta klienten Logga in Startvy Hur fungerar knapparna och skärmen Startvyns funktioner Arbetsorder Olika sätt att lista/visa arbetsorder Snabbmeny Ändra status Detaljerad arbetsordervy Arbetsorderöversikt Registrera artiklar Ärenden Ärendelista Ärendeöversikt Detaljerad ärendevy Registrera ny arbetsorder på ett ärende Objekt Objektsöversikt Detaljerad objektvy Digital signatur Bifogade filer Ladda ner en bifogad fil Bifoga en fil Bifoga ett foto Registrera nytt ärende Ärendeformulär Söka fram objekt och/eller fakturakund Tidrapport Veckor Dagar Arbetsorder utan resurs Tips & Tricks Bättre känsla när du klickar/trycker på skärmen Krysset högst upp till höger på skärmen... 26

3 1 Inledning RemoteX Applications är ett standardprogram för PC och handdator med stor flexibilitet. Detta för att kunna skapa lösningar som passar våra kunders specifika behov. Detta gör att det inte finns två likadana lösningar, utan varje installation är unik. Har du synpunkter på din handdatorlösning tar du i första hand kontakt med din ansvarige på ert företag, som i sin tur avgör om det är något ni kan åtgärda själva eller om det ska vidarebefordras till RemoteX Technologies AB för att eventuellt tas med i kommande versioner. Tips och tricks Tips och tricks hittar du i slutet av manualen. Sida 1

4 2 Installera klienten För att installera klienten öppnar du webbläsaren Opera eller Internet Explorer (för vissa handdatorer/mobiler fungerar endast Internet Explorer). Skriv webbadressen som du tidigare har erhållit i adressfältet och klickar på den gröna pilen. Du får då upp ett nytt fönster. Klicka sedan på knappen Download RemoteX Applications för att starta installationen. Följ instruktionerna på skärmen. 2.1 Starta klienten När du har installerat klienten på din mobil öppnar du startmenyn och klickar på ikonen för RemoteX Applications för att komma till inloggningssidan. 2.2 Logga in För att kunna starta programmet måste du ha användaruppgifter d v s ett användarnamn och ett lösenord. När du startat applikationen visas inloggningsrutan. I den fyller du i användarnamn (Username) och lösenord (Password), klickar i Remember me (automatisk inloggning) och klickar därefter på Log on. Observera att lösenordet skiljer på stora och små bokstäver. Tänk också på att inloggningsrutan alltid har engelska etiketter, då språkändringen görs först när du loggat in. När du har loggat in en gång i Applications så kan du vid nästa tillfälle starta programmet via Startmenyn och därifrån klicka på Ikonen för Applications. Sida 2

5 3 Startvy När du loggat in i Applications så kommer du till Applications Startvy som visar en lista med funktionsknappar. Med hjälp av knapparna kan du klicka dig vidare. 3.1 Hur fungerar knapparna och skärmen Höger sida = Rulla skärmen upp/ned Vänster sida = Aktivera funktion med ett klick På höger sida av skärmen (från texten och till höger) är skärmen anpassad så att du enbart rullar skärmen upp och ner. När du vill välja en funktion, klickar du på vänster sida (på respektive ikon). Du kan också trycka på hårdvaruknappen på din handdator, om du har en sådan, samt använda upp- respektive nerknappen för att förflytta dig i listan med knappar. Längst ner till vänster på skärmen finner du olika val att göra t ex Stäng, Öppna, Välj, beroende på i vilket läge du befinner dig. Sida 3

6 3.2 Startvyns funktioner Arbetsorder Visar alla ej avslutade arbetsorder i kalendereller listvy Ärenden Visar ärendelista med ärenden, där du har en arbetsorder Nytt ärende Här skapar du ett nytt ärende i handdatorn Tidrapport Här ser du dina rapporterade tider de senaste två veckorna Arbetsorder utan resurs Här kan du lägga till dig själv som resurs på arbetsorder som ännu inte blivit resurssatta Synkronisera Som regel ska du alltid synkronisera när du är klar med någon form av rapportering på en arbetsorder (bokning, tid, material etc) samt när du skapat nya ärenden/arbetsorder. Det gör att du alltid kommer att ha uppdaterad information Avsluta Denna knapp avslutar programmet och du måste starta programmet igen Avsluta och ta bort autoinloggning Denna knapp avslutar programmet och tar bort dina inloggningsuppgifter Inställningar e-beställning Se separat dokumentation för EDI-koppling Skicka feedback Skicka dina åsikter om programmet till RemoteX Om Visar information om versionsnummer på RemoteX samt information om din handdator Rensa lokal data När du öppnar eller söker t ex ärenden/objekt i din handdator lagras det lokalt. För att tömma lokal data väljer du funktionsknappen Rensa lokal data. Sida 4

7 4 Arbetsorder Här ser du alla dina arbetsorder i kalendervy eller lista. Du kan ställa in filter och sortera. Klicka på Arbetsorder för att visa arbetsorder. 4.1 Olika sätt att lista/visa arbetsorder Kalender visar dina bokningar i en en- eller tredagarsvy. Den bokning du klickar på visas i den under delen av fönstret. Klickbar fönsteravdelare i mitten. Om du klickar på delaren visas mer information om arbetsordern. Sida 5

8 Färger på arbetsorder: Ej påbörjade arbetsorder = Röd färg Påbörjade arbetsorder = Blå färg Obokade arbetsorder Klicka till vänster på texten på aktuell arbetsorder för att se ytterligare information i den nedre delen av fönstret. Alla arbetsorder Klicka till vänster på texten på aktuell arbetsorder för att se ytterligare information i den nedre delen av fönstret. Inställningar för att ställa in filter och sortering. Standardinställning: Visa alla mina ej avslutade arbetsorder, sorterade fallande på skapatdatum. Filter: Objekt, Fakturakund, Objektgrupp, Prio och Typ på ärende. Sortering: Skapad, Uppdatering, Postnr, Titel, Prio och Gatuadress. Ordning: Stigande eller fallande. Klicka på listpilen för respektive för att välja filter eller en sortering. Ändringen slår igenom direkt när du klickar på kalender- eller listvyn. Sida 6

9 4.2 Snabbmeny Med hjälp av snabbmenyn kan man enkelt ändra status, lägga till tid/material, visa checklista etc på en arbetsorder. Markera en arbetsorder genom att klicka på den, antingen i kalendern eller i någon av listvyerna. Håll ner pinnen/fingret på texten i den nedre delen av fönstret, först syns en prickad ring och därefter snabbmenyn. 4.3 Ändra status En arbetsorder kan ha fyra olika status: Ej påbörjad Påbörjad Avslutad Makulerad För att ändra status till från Ej Påbörjad till Påbörjad, eller från Påbörjad till Avslutad klickar du på statusvalet i snabbmenyn. Sida 7

10 4.4 Detaljerad arbetsordervy Välj Öppna arbetsorder i snabbmenyn. Den detaljerade arbetsordervyn visar Titel och Beskrivning, Typ, Status, Resurs och Bokning om sådan finns Byta en resurs Klicka på förstoringsglaset för att öppna ett sökfönster, där du antingen kan välja någon av de lokalt sparade resurserna (offline), eller söka efter en resurs bland alla registrerade resurser (online). Markera en resurs i listan och klicka på Välj, nere till vänster, för att byta till den valda resursen Boka en arbetsorder Klicka på rutan för Bokad och därefter på pilarna för att välja datum respektive klockslag. Klicka Spara nere i vänster hörn Ta bort en bokning Klicka i rutan Bokad så att bocken försvinner och klicka Spara nere i vänster hörn Makulera en arbetsorder Klicka i rutan Status och välj Makulerad så kommer arbetsordern att bli makulerad. Om ärendet bara har en arbetsorder, kommer hela ärendet att blir makulerat. Sida 8

11 4.5 Arbetsorderöversikt För att öppna den arbetsorderns översiktsvy klickar du på den nedre, vänstra delen av fönstret istället för att hålla ner pinnen/fingret. Då öppnas en översikt för arbetsordern, där du kommer åt funktioner och information om arbetsordern, men även om det ärende som arbetsorder hör till samt om objekt (om det finns något sådant kopplat till ärendet). Du har möjlighet att skapa ny arbetsorder, lägga till kontakt samt ringa kontakt utan att behöva gå via ärendemenyn. Du kan också bifoga filer/ladda ner filer på ärende respektive objekt. Se avsnitt Ärendeöversikt för mer information om dessa funktioner. Sida 9

12 4.6 Registrera artiklar Välj en av tre artikeltyper: Tid används när man ska redovisa artiklar som tillhör artikeltyp Tid i RemoteX Applications, exempelvis arbetstid eller restid. Material används för att registrera artiklar, såsom reservdelar eller förbrukningsmaterial, som brukats i samband med den aktuella arbetsordern. Inköp använder man för att registrera material som man exempelvis fått köpa in hos grossist eller kanske tillverkat själv. För att registrera artikel på en arbetsorder, välj Lägg till artikel i snabbmenyn Registrera tid Klicka på klockikonen för att registrera tid. 1. Välj tidigare registrerad tidsartikel i listan om du vill ändra den. Om du vill registrera en ny tid, låt menyvalet Skapa ny stå kvar. 2. Välj nytt datum om tidsregistreringen gäller annat datum än dagens. 3. Här listas de artiklar som i RemoteX Applications är av artikeltyp Tid. Välj den tidkod som avses. 4. Om du vill göra den aktuella artikelregistreringen ogiltig (exempelvis om man av misstag dubbelregistrerat tid), kryssa i rutan Makulera. 5. Välj eventuell Åtgärdskod. 6. Välj antal, antingen genom att använda upp- och nedpilarna (ökar/minskar med 0,25 för varje klick) eller genom att använda tangentbordet. 7. Skriv vid behov in en beskrivning för utförd arbetstid. Klicka på Spara för att spara artikeln. Formuläret töms så att du direkt kan registrera en till artikel. Klicka på Stäng för att stänga fönstret utan att spara Sida 10

13 4.6.2 Registrera Material Klicka på verktygslådeikonen för att registrera Material. 1. Välj tidigare registrerat material i listan om du vill ändra uppgifter. Om du vill registrera nytt material, låt menyvalet Skapa ny stå kvar. 2. Välj nytt datum om materialregistreringen gäller annat datum än dagens. 3. Här listas de artiklar som i RemoteX Applications är av artikeltyp Material och som är lagrade lokalt på handdatorn/mobilen (har använts tidigare). Om den artikel som du söker inte finns här, välj Online för att söka bland samtliga artiklar som finns registrerade i RemoteX Applications. (Läs mer i avsnittet Sök artikel online ). 4. Om du vill göra den aktuella artikelregistreringen ogiltig (exempelvis om man av misstag registrerat samma materialåtgång två gånger), kryssa i rutan Makulera. 5. Välj eventuell Åtgärdskod. 6. Välj antal, antingen genom att använda upp- och nedpilarna (ökar/minskar med 0,25 för varje klick) eller genom att använda tangentbordet. 7. Skriv vid behov in en beskrivning över det registrerade materialet. Klicka på Spara för att spara artikeln. Formuläret töms så att du direkt kan registrera en till artikel. Klicka på Stäng för att stänga fönstret utan att spara Sida 11

14 4.6.3 Registrera Inköp Klicka på myntikonen för att registrera ett Inköp. Registrering av inköp görs när du har behövt inhandla material som använts i samband med arbetsordern, eller om man exempelvis har tillverkat material som man ska ta betalt för. Man kan ange en registrerad artikel genom att söka efter artiklar online [3]. Om inte inköpet motsvaras av en registrerad artikel så lämnar man fältet tomt och skriver information om artikeln i beskrivningsfältet [7] Sök artikel online Skriv in artikelnr eller text (minst tre tecken) och klicka på förstoringsglaset. Markera artikeln och klicka på Välj längst ner till vänster. Sida 12

15 4.6.5 Sammanställning av artiklar Klicka på den sista ikonen för att se tid, material och inköp som registrerats på ärendet. Skapa e-beställning Detta är en tilläggsmodul. Se separat instruktion om ditt företag har köpt denna modul. Digital signatur Klicka för att ta fram en bild för aktuell arbetsorder med de poster som lagts till. Kund eller utförare kan signera arbetsordern. Kvittensen läggs som en bifogad fil till ärendet. Sammanlagd tid samt material Här ser du din sammanlagda tid på ärendet samt de materialposter du lagt till. För att se andras arbetsorder/tidposter klickar du på stäng och öppnar därefter ärendet. Sida 13

16 5 Ärenden Alla ärenden som har en eller fler arbetsorder där du är resurs visas i din handdator. För att komma till en lista över aktuella ärenden klickar du på funktionsknappen Ärenden i startvyn. 5.1 Ärendelista I ärendelistan visas: Ärendenummer och datum då ärendet registrerades alternativt då ärendet uppdaterades. Titel Kund och Adress Filtrering För att filtrera ärendelistan klicka på Meny längst ned till höger och menyvalet Filtrera efter för att komma till filtreringsalternativen. Som standard visas ej avslutade ärenden i ärendelistan. Om du vill att även dessa ska visas avmarkerar du Ej avslutade. Ärenden som inte synkroniserats visar datum som Markera Ej synkroniserade för att se dessa ärenden Sortering För att sortera i ärendelistan väljer du istället menyvalet Sortera efter. Välj en av följande sorteringsordingar: Uppdaterad sorterar på datum då ärendet/arbetsorder uppdaterades. Postnr sorterar i postnummerordning. Titel sorterar i bokstavsordning på Titel Prioritet sorterar prioritet alfanumeriskt, d v s på både siffror och bokstäver. Ärendenummer sorterar i ärendenummerordning. Markera Stigande om du vill ha stigande sortering (istället för Fallande). Sida 14

17 5.2 Ärendeöversikt Klickar du på ett ärende i ärendelistan så kommer du in till en översikt för ärendet. Nedan ser du de olika knapparna och dess funktioner. 1. Ärendeinformation Klicka på denna för att öppna den detaljerade ärendevyn (flikar). 2. Arbetsorder Öppnar din arbetsorder, där du kan ändra status, registrera tid och material som kopplas till din arbetsorder. 3. Ny arbetsorder Här skapar du en ny arbetsorder på ärendet Fakturakund Här ser du vilken kund ärendet gäller. 5. Objekt Klicka på knappen för att öppna objektet. 6. Digital signatur Klicka på knappen för att t ex kunden ska kunna signera flera arbetsorder Lägg till kontakt Klicka på knappen för att söka och lägga till en kontakt på ärendet. 8. Ring kontakt Klicka på knappen för att ringa aktuell kontakt. 9. Bifogade filer på ärende Markera och klicka på knappen för att visa filer/bilder som är kopplade till ärendetbifoga en fil på ärendet Sida 15

18 5.3 Detaljerad ärendevy Klickar du på Ärendeknappen i ärendevyn kommer du till en detaljerad vy över ärendet Denna vy innehåller all information som finns registrerat på ärendet d v s även arbetsorder, tid och material för andra resurser som finns på ärendet. Den här vyn behöver du bara använda om ska se andras uppgifter. Flikarna i ärendeöversikten längst ned på sidan innehåller ytterligare information: Flik 2: Alla arbetsorder som finns på ärendet, även arbetsorder som har en annan resurs. Flik 3: Alla registrerade material- och tidposter på ärendet. Flik 4: Bifogade filer på ärendet Flik 5: Ytterligare fält. Visa utökad information Klickar du på pilen till höger om titeln överst så finner du information om: ID, skapandedatum samt senaste uppdateringen. Klicka på pilen för att stänga sektionen. Sida 16

19 5.4 Registrera ny arbetsorder på ett ärende Om du behöver lägga till en ny arbetsorder på det aktuella ärendet exempelvis om du behöver hjälp av en kollega, eller om du ska avsluta din egen arbetsorder så att en kollega kan ta vid och denne inte redan har någon arbetsorder på det aktuella ärendet klickar du på Ny arbetsorder från den detaljerade ärendevyn. Ärendets Titel och Beskrivning kopieras automatiskt ned till arbetsorderns titel och beskrivning. För att ändra använder du handdatorns tangentbord Bokning Du kan även göra en bokning åt din kollega Lägga till resurs Klicka på förstoringsglaset för att välja vem som ska ha arbetsordern Sök resurs online Om resursens namn inte finns i listan offline, skriver du in hela eller delar av användarnamnet, klickar på online och därefter på förstoringsglaset. Klicka på resursen och därefter på Välj. Sida 17

20 6 Objekt Objekt kan användas för att representera olika ting som man utför arbete på, exempelvis en fastighet, en lägenhet eller en hiss. I den detaljerade ärendevyn kan du klicka på funktionsknappen Öppnar objektet för att se information om ett objekt som är kopplat till ärendet. 6.1 Objektsöversikt När du har öppnat objektet kommer du till objektsöversikten. Där återfinns information om objektets adress samt kopplad fakturakund och kontakt(er). Om objektet har en kontaktperson och det finns ett telefonnummer angivet så kan du klicka på knappen Ring [kontaktpersonens namn] så startas telefondelen och du får en fråga om kontakten ska ringas upp, se bild nedan. 6.2 Detaljerad objektvy Om du vill se mer detaljerad information om objektet markerar du objektet högst upp och klickar därefter objektikonen. Du kommer då till vyn du ser till höger. Det finns tre flikar nertill. Flik 1: Detaljerad vy med standardfält. Flik 2: Bifogade filer på objektet. Flik 3: Egna fält på objektet (Det är inte säkert att just ditt företag har några fält på flik 3.) Sida 18

21 7 Digital signatur Om du vill att kunden ska signera arbetet som utförts använder du Digital signatur. Om du startar Digital Signatur från Ärendeöversikten signeras samtliga arbetsorder och artikelrader som tillhör ärendet. Man kan också starta Digital Signatur vyn Registrera artiklar. Då signeras endast den aktuella arbetsordern och de artiklar som registrerats utifrån denna. Markera arbetsordern (eller flera) och skriv namnet i rutan samt klicka OK längst ner till vänster. Be kunden signera under linjen. Klicka på Spara. Signaturen sparas och läggs till som en bifogad fil på ärendet. Den kommer också att visas på skärmen. Klicka på skärmen och därefter på OK högst uppe till höger för att stänga. Sida 19

22 8 Bifogade filer Man kan bifoga filer på Objekt och på Ärenden. Från mobiltelefonen/handdatorn kan du antingen se filer som tidigare bifogats, eller bifoga egna filer. Hanteringen av bifogade filer är detsamma för ärende och objekt. Man når de bifogade filerna från: Arbetsorderöversikten (både för bifogade filer på objekt och på ärende). Ärendeöversikten (endast bifogade filer på ärendet). Objektöversikten (endast bifogade filer på objekt). En bifogad fil kan exempelvis vara ett dokument, såsom en PDF eller Excel. Det kan också vara ett foto. Notera att även digitala signaturer (se tidigare avsnitt) sparas som bifogade filer (bilder) på ett ärende. 8.1 Ladda ner en bifogad fil Om det finns bifogade filer på objektet/ärendet så ser du dessa i fönstrets nedre del. För att visa dokumentet/bilden så måste du först ladda ner det från servern till din mobiltelefon/handdator. 1 För att ladda ner en bifogad fil, klicka i den vänstra delen av raden som för filen [1]. Dialogrutan Nedladdning visas. Svara Ja och spara filen på önskad plats. När nerladdningen är klar, klickar du OK i dialogrutan. Därefter kommer filen att öppnas på skärmen. Sida 20

23 8.2 Bifoga en fil Markera och klicka på knappen Bifoga fil [2]. Välj katalog och markera sedan den fil som du vill bifoga. Uppladdningen startar. Om det är en stor fil så kan det ta en stund innan det är färdigt. När uppladdningen är klar visas dialogrutan Uppladdning slutförd. Klicka OK för att återgå till vyn för bifogade filer. 8.3 Bifoga ett foto Markera och klicka på knappen Bifoga foto [3]. Då startar kameran, du tar ett kort och därefter laddas fotot upp på ärendet eller objektet automatiskt. OBS! Var tålmodig, det tar några sekunder innan den har sparat klart. Klicka OK för att återgå till vyn för bifogade filer. Det kan även här ta några sekunder innan den har växlat tillbaka. 2 3 Sida 21

24 9 Registrera nytt ärende I Startvyn kan du skapa ett nytt ärende i fält. Klicka på knappen Nytt ärende. 9.1 Ärendeformulär Ärendeformuläret öppnas. Formuläret har två flikar som kan fyllas i. På den första fliken [1] är det bara nedanstående information du behöver fylla i. Resten av informationen hämtar du genom att söka fram ett objekt. Börja med att fylla i nedanstående fält. Titel: Här fyller du i en kort information om vad som ska utföras. Beskrivningsfältet: Här skriver du kompletterande information om det behövs. Ärendetyp: Klicka på pilen och välj ärendetyp. Prioritet: Klicka på pilen och välj prioritet. Objekt: För att söka fram rätt objekt klickar du på förstoringsglaset till höger. 1 2 Klicka därefter på den sista fliken nertill för att komma till ett formulär med extra fält [2]. (Det är inte säkert att just ditt företag har några extra fält.) Sida 22

25 9.2 Söka fram objekt och/eller fakturakund I ärendeformuläret klickar du på förstoringsglaset till höger för objekt eller fakturakund. I listan finns de objekt/fakturakunder, som du tidigare har använt. Om det du söker inte finns skriver du in sökordet till vänster om stjärnan, markerar Online och klickar därefter på förstoringsglaset. Markera objektet/fakturakunden du vill använda och klicka därefter på Välj längst ner till vänster eller klicka en gång till på objektet. Klicka därefter på Spara. Du kommer nu få en fråga om du vill skapa en ny arbetsorder. Svara Ja. En ny arbetsorder med dig som resurs skapas då. När du sparat ärendet ska du synkronisera. Innan synkronisering har ärendet datum och inget ärendenummer är satt. Ärendet kommer efter synkronisering att få datum och ärendenummer. Sida 23

26 10 Tidrapport Här har du möjlighet att se dina rapporterade tidposter de senaste två veckorna. När du klickar/trycker på knappen startar en synkronisering för att kunna få med både pågående och avslutade ärendens tidposter Veckor Rapporten innehåller dina rapporterade tider från de senaste två veckorna. Du får först summan per vecka. Internt: De tidposter du rapporterat på ärende med ärendetyp Tidrapport. Externt: De tidposter du rapporterat på ärende på andra ärendetyper förutom Tidrapport. Klicka på summan så får du i den nedre delen av skärmen information om varje tidpost. Klickar du på fönsteravskiljaren så utökas den nedre delen av fönstret, så att du kan se fler tidposter. Klicka igen så minskas fönstret Dagar Klicka på fliken dagar så får du summan av dina tidposter per dag. Klicka på summan, så ser du i den nedre delen av skärmen information om varje tidpost. Klickar du på fönsteravskiljaren så utökas den nedre delen av fönstret, så att du kan se fler tidposter. Klicka igen så minskas fönstret. Sida 24

27 11 Arbetsorder utan resurs Man kan från mobiltelefonen/handdatorn tilldela sig själv en arbetsorder, om det finns sådana som inte har någon resurs. Klicka på funktionsknappen Arbetsorder utan resurs från Startvyn. Ett sökfönster visas och alla arbetsorder som inte har någon resurs tilldelad visas. Klicka på en arbetsorder för att sätta dig själv som resurs. Notera att en synkronisering måste göras innan den nya arbetsordern visas. Sida 25

28 12 Tips & Tricks 12.1 Bättre känsla när du klickar/trycker på skärmen Kalibrera din handdator så att dina klick/tryck blir exakta. Denna funktion hitta du i manualen för just din modell av handdator Krysset högst upp till höger på skärmen Du kan själv i handdatorns inställningar ange om du vill att krysset ska avsluta en applikation eller bara minimera. Sida 26