Hantera dina lokala arkiv i Lotus Notes

Transkript

1 VGR IT Hantera dina lokala arkiv i Lotus Notes Om du har använt dig av arkiveringsfunktionen i Lotus Notes och har lokala arkiv sparade på datorn så kan du öppna de arkiven så länge du har en Lotus Notes klient installerad på datorn. När Domino-miljön, som Lotus Notes är en del av, stängs ner så kommer Lotus Notes klienterna successivt att tas bort från datorerna och då kommer du inte längre kunna öppna dina lokala arkiv i det formatet de nu är sparade i. För att fortsatt kunna ha tillgång till dina lokala arkiv/innehållet i arkiven så får du här två alternativ och en steg-för-steg instruktion. Alternativ 1: - Kopiera/flytta från Arkivet (kan endast utföras från en Lotus Notes-klient) Alternativ 2: - Export till EML-filer (kan endast utföras från en Lotus Notes-klient och kräver en Outlook-klient för att öppna filerna). Alternativ 1 Kopiera/Flytta från Arkivet Tänk på: Du måste ha tillgång till en Lotus Notes-klient. Om du har flera arkiv får du upprepa proceduren för varje arkiv. Ska du kopiera över många e-postmeddelanden från det lokala arkivet så kan du nå gränsen för hur mycket du kan ha spara i din brevlåda i Lotus Notes. Då får du i omgångar kopiera från det lokala arkivet, Skicka till Outlook, verifiera i Outlook att meddelanden är överflyttade och därefter radera från din brevlåda i Lotus Notes. Det kan finnas fler arkiv än de du ser ifrån Lotus Notes-klienten, du kan söka efter filer med namn *.nsf i t.ex. H: (din hemmakatalog) eller C: (lokalt på datorn). Tänk på att en sådan sökning ger träff på alla Notesdatabaser t.ex. adressbok m.m. och de får du bortse ifrån. Om det ligger standardsökvägar till arkivsökväg kan två sökvägar peka på samma arkivfil. Om du då kopierar från båda sökvägarna så får du dubbletter. Innan kopiering till Lotus Notes-klient, skapa gärna en mapp/mappar som du kan kopiera dina arkivmeddelanden till, så hittar du de lättare när du ska skicka till Outlook från inotes. Flytt av e-postmeddelanden från arkiv till Outlook genomförs i tre steg (se bilder längst ner i dokumentet). 1. Från Arkiv till din ordinarie postfil i Lotus Notes 1.1. Öppna Lotus Notes-klienten och din inkorg 1.2. Öppna ditt lokala arkiv Hantera dina lokala arkiv i Lotus Notes,

2 1.3. Markera de e-postmeddelanden som du vill kopiera, du kan bara markera i en mapp åt gången Klicka på Redigera -Kopiera 1.5. Öppna din ordinarie post i Lotus Notes-klienten (se till så det inte är arkivets) 1.6. Öppna den mapp (eller skapa en ny mapp) där du vill mellanlagra arkivmeddelanden och klicka på Redigera klistra in 2. Från inotes till Outlook 2.1. Öppna inotes (den webbaserade e-posten, Markera de meddelanden du kopierade från ditt arkiv och vill skicka till Outlook. Du kan markera fler genom att hålla ner shift-tangenten. 2

3 2.3. Klicka på Skicka till Outlook 2.4. Meddelandet/meddelandena markeras med MIGRERAD i ärenderaden. 3. Hantering i Outlook 3.1. Öppna Outlook 3.2. Alla meddelanden du har skickat till Outlook ligger nu i inkorgen i Outlook. Du kan skapa mapp/mappar och flytta meddelanden dit. Alternativ 2 Export till EML filer EML-filer lagrar e-postmeddelandet med bilagor och formateringar (eg. tabeller, bilder, fetstil etc.) i en fil lokalt på datorn, hemmakatalog eller USB-minne. Du kan spara dem i en mapp på ex H: EML-filer som öppnas i Outlook kan även sparas i en mapp i Outlook. Tänk på: Kräver Lotus Notes-klient för att skapa eml-filer och Outlook klient för att öppna emlfiler Varje e-postmeddelande blir en egen fil vilket kan bli väldigt många filer i en enda stor hög som kan vara svår att få överblick på. Eml-filer går inte att öppna i Outlook Web App. Om du har flera arkiv får du upprepa proceduren för varje arkiv Det kan finnas fler arkiv än de du ser ifrån Lotus Notes-klienten, du kan söka efter filer med namn *.nsf i t.ex. H: (din hemmakatalog) eller C: (lokalt på datorn). Tänk på att en sådan sökning ger träff på alla Notesdatabaser t.ex. adressbok m.m. och de får du bortse ifrån. Om det ligger standardsökvägar till arkivsökväg kan två sökvägar peka på samma arkivfil. Om du då drar-och-släpper från båda sökvägarna så får du dubbletter. 3

4 Exportering 1. Öppna t.ex. din hemmakatalog (H:) och skapa en mapp eller mappar för hur du vill spara dina e-postmeddelanden. 2. Öppna Lotus Notes-klienten och din inkorg 3. Öppna ditt lokala arkiv 4. Markera de e-postmeddelanden som du vill exportera. 5. Dra-och-släpp e-postmeddelanden till den önskade mappen. Första gången du drar-och-släpper e-postmeddelanden till en mapp utanför Lotus Notesklienten (du kan ha skapat en mapp på ex H:) får du en fråga vad du vill göra. Se till att Spara meddelanden som eml-filer när jag drar och släpper är i bockad, klicka på OK. 4

5 Bilder till Flytt av e postmeddelande från Arkiv till Outlook 1.2 Öppna ditt lokala arkiv via Arkiv 1.3 Arkivet - Markera genom att klicka i marginalen till vänster om meddelandena eller genom att klicka på ett meddelande och att använda CTRL eller SHIFT tangenter. 5

6 2.2 inotes- Markera meddelanden genom att klicka på ett meddelande och att använda CTRL eller SHIFT tangenter och välj Skicka till Outlook 3.2 Meddelanden som du har skickat till Outlook läggs i inkorgen i Outlook. Avsändare och ämnesrad bibehålls, men meddelandet stämplas med datum och tid då det inkom till ditt Outlook konto. 6