E-posthantering med Lotus Notes

Transkript

1 E-posthantering med Lotus Notes En liten hjälpreda sammanställd av Thomas Granhäll. Materialet får kopieras fritt! 2003

2 2 E-posthantering med Lotus Notes Denna manual är en del av det kursmaterial som ingår i den fortbildning Skurups kommun erbjuder sin personal. Manualen kan med fördel användas som ett hjälpmedel i det fortsatta dagliga arbetet med Lotus Notes. Den kortfattade manualen gör inga anspråk på att vara en heltäckande uppslagsbok. Endast några av de viktigaste funktionerna tas upp. Följande moment behandlas i denna manual: 1. Starta och logga in (klient versionen) 2. Välkomstfönstret 3. Lägga till kontakt i privat adressbok 4. Ta emot e-post 5. Läsa bifogad fil 6. Skriva och skicka e-post 7. Svara på e-post 8. Vidarebefordra e-post 9. Bifoga fil 10. Lägga till signatur 11. Tala om när du har semester 12. Lägga till grupper i adressboken 13. Kalenders grundinställningar 14. Skriva in kalenderuppgift 15. Radera kalenderuppgift 16. Extra: Webbaserad Lotus Notes 1. Starta och logga in (klient versionen) Lotus Notes finns i två olika skepnader, dels som en webbaserad version som du kan öppna varsomhelst bara du har en webbläsare (t ex Internet Explorer) i datorn, dels som ett program (en så kallad klient) som måste installeras i din dator. På din arbetsplats dator i Skurups kommun finns klienten installerad. Denna manual behandlar främst denna. 1.1 Dubbelklicka på Notes-ikonen på skrivbordet (eller klicka: Start, Program, Lotus program, Lotus Notes). 1.2 Skriv in ditt lösenord i dialogrutan som visas och klicka OK. 1.3 Observera att du måste använda rätt skiftläge för stora respektive små bokstäver! 1.4 När du är klar kommer du till välkomstfönstret. Se figur nedan.

3 3 Bokmärken Fönsterknapp Funktionsknappar Navigeringsknappar 2. Välkomstfönstret Välkomstfönstret är den plats varifrån du startar dina olika arbetsuppgifter. Här finns bl a ikonerna Post, Kalender, och Adressbok. Dessutom finns navigeringsknappar, fönsterknappar, funktionsikoner och bokmärken. 2.1 Vad de olika knapparna, ikonerna och bokmärkena uträttar, ser du genom att hålla muspekaren stilla över dem. Prova! 2.2 Lägg märke till att varje gång du öppnar ett fönster, t ex genom att klicka på någon av ikonerna Post, Kalender, Adressbok eller Att göra-lista, så skapas en fönsterknapp. Prova! 2.3 För att återgå till Välkomstfönstret klickar du på fönsterknappen Välkommen. Fönsterknappar 2.4 Fönsterknapparna är för Lotus vad statusfältet är för Windows. Öppnar du t ex posten flera gånger under en dag, utan att stänga postfönstren efter dig när du är klar, skapas en massa onödiga öppna fönster. Du bör alltså stänga respektive uppgifts fönster när du inte längre behöver det. Gör det!

4 4 3. Lägga till kontakt i privat adressbok I den privata adressboken kan man föra in egna adresser och grupper. Den privata adressboken lagras på användarens egen hårddisk och är därför oåtkomlig utifrån. Alla personuppgifter du för in i adressboken lagras som sk kontaktdokument. Så här gör du för att skapa ett kontaktdokument: 3.1 Klicka på Ny kontakt under ikonen Adress i Välkomstfönstret (eller öppna adressboken via ikonen Adresser i Välkomstfönstret och klicka därefter på knappen Lägg till kontakt). Du får då upp följande kontaktdokument: Skriv in för- och efternamn Postadressguide-knappen 3.2 Skriv in personen du vill lägga till i din adressbok, t ex Förnamn: Thomas, Efternamn: Granhäll. Du kan även fylla i övriga fält, men detta är ej nödvändigt. 3.3 Klicka därefter på postadressguide-knappen. Du får upp följande dialogruta:

5 5 3.4 Ifall den person du ska lägga till jobbar inom Skurups kommuns administrativa sida låter du postsystemet förbli det förinställda Lotus Notes. (Om inte går du nu direkt till punkt 3.6 utan att klicka OK). Klicka därefter OK. 3.5 Nedanstående dialogruta dyker upp. Klicka OK igen. Gå nu direkt till punkt Ifall personen är någon annan t ex en lärare på Komvux eller en privatperson måste du markera postsystemet för Internet-post. Se figur nedan. Klicka därefter OK. 3.7 Nedanstående dialogruta dyker upp. Skriv här in din kontakts e-postadress för hand. Klicka därefter OK igen. Skriv in e-postadress här 3.8 Klicka slutligen på knappen Spara och stäng. Din kontakt ligger nu i din privata adressbok. Pust! Spara och stäng

6 6 4. Ta emot e-post Alla inkommande e-post läggs automatiskt in i din inkorg. När ny e-post anländer hörs en signal från datorn (ifall ljudet är på). Samtidigt upplyser en text på statusraden att du har ny post. Gör så här för att läsa den nya e-posten: 4.1 Klicka på ikonen Post i Välkomstfönstret. Du ser nu innehållet i Postfönstret enligt följande sätt: 4.2 Observera att Inkorg är markerad i den vänstra delen av Postfönstret. I den högra delen finns de lästa och olästa dokumenten. De olästa har avvikande färg (röd) samtidigt som de är försedda med en stjärna. Stjärnan finns kvar tills du någon gång öppnar dem. 4.3 Öppna ett brev genom att dubbelklicka på meddelandets titelrad. 4.4 När du läst färdigt lämnar du dokumentläget genom att trycka <Esc>. (Alternativt kan du stänga dokumentet med dess fönsterknapp.) 4.5 Vill du lämna postdatabasen tryck på <Esc> igen.

7 7 5. Läsa bifogad fil Om du i det mottagna brevet ser ett game, så betyder detta att en fil är bifogad. Det kan se ut så här: Bifogad fil 5.1 Öppna (dubbelklicka) det aktuella brevet. I det öppna brevet ser du nu en speciell symbol som motsvaras av den bifogade filen. Det kan se ut så här: Bifogad fil 5.2 Dubbelklicka på symbolen för att läsa den bifogade filen. 5.3 En egenskapsruta öppnas i vilken du klickar på Visa. Du kommer nu att se själva dokumentet som finns i filen. Stäng egenskapsrutan genom att klicka på dess kryss i övre högra hörnet. 5.4 För att se filinnehållet öppnat i sitt moderprogram (t ex Word om det är en Word-fil) klickar du istället på Starta. Detta förutsätter dock att du har det aktuella programmet installerat i din dator. 5.5 Om du vill spara filen så klickar du på Kopiera i egenskapsrutan. Tänk på att kopiera filen till en plats på hårddisken som du senare lätt kan hitta t ex till mappen Mina dokument. 5.6 Stäng egenskapsrutan med krysset. Tryck på <Esc> för att stänga brevet.

8 8 6. Skriva och skicka e-post Det finns flera olika tillvägagångssätt att påbörja ett nytt brev. Gör så här: 6.1 Klicka på Nytt meddelande under ikonen Post i Välkomstfönstret 6.2 eller välj i menyraden: Skapa, Post, Meddelande. 6.3 eller klicka på ikonen Post och därefter knappen Nytt meddelande i Postfönstret. Ett brevformulär skapas enligt figuren nedan när något av ovanstående alternativ genomförs och brevskrivningen kan därefter påbörjas. Postfönsterknappen Sänd-knappen Lägg in mottagare vid position Till genom att klicka på Adress-knappen. 6.4 Lägg in namn på mottagaren/mottagarna i position Till, genom att klicka på knappen Adress och välj i dess olika listor. Du lägger in flera mottagare genom att skriva kommatecken efter varje. 6.5 Flytta till position Kopia och lägg in namn till andra mottagare om du vill skicka kopior av ditt brev. Samma procedur enligt punkten ovan. 6.6 Flytta till position Blank och lägg in namn till andra mottagare om du vill skicka blanka kopior av ditt brev. Detta innebär att namnen på mottagarna är gömda och inte kommer att visas i de utskickade breven. 6.7 Flytta till position Ärende och skriv in en passande rubrik som kort beskriver vad ditt brev behandlar. 6.8 Flytta till den nedersta positionen (tomma vita pappret) och skriv ditt brev. 6.9 När du klar skickar du brevet genom att klicka på Sänd. Med alternativet Sänd och spara sparar du dessutom en kopia av brevet. Ifall du vill kunna bearbeta brevet ytterligare innan du skickar det kan du klicka på Spara som utkast. Brevet läggs då i vyn Utkast i Postfönstret till dess att du färdigställer det När du är färdig stäng slutligen postfönstret med postfönsterknappen.

9 9 7. Svara på e-post Du har fått ett brev som du önskar svara på. Det finns två sätt att gå tillväga. Antingen kan du skapa ett helt nytt brev som du adresserar tillbaka till den som skrev till dig (enligt avsnitt 6), eller så gör du så här: 7.1 Öppna brevet i fråga, om det inte redan är öppet. 7.2 Klicka på svarsknappen Svar. En undermeny dyker upp. Klicka här på Svar. Om du istället vill att originalbrevet ska inkluderas i svaret, klickar du istället på Svar med historik. Svar till alla innebär att brevet går till alla som fått originalbrevet. 7.3 Skriv ditt svarsmeddelande 7.4 Klicka därefter på knappen Sänd. 7.5 Stäng slutligen postfönstret med postfönsterknappen. Svara Vidarebefordra 8. Vidarebefordra e-post Ibland vill man vidarebefordra ett mottaget brev. Gör då så här: 8.1 Du kan antingen ha det aktuella brevet öppet eller bara markera det i Postfönstrets lista. 8.2 Klicka på knappen Vidarebefordra. Se figur ovan. Brevet visas då med en text som anger att det är ett vidarebefordrat sådant. 8.3 Skriv in önskade adresser i positionen Till, Kopia och Blank. Lägg till eventuella kommentarer i textpositionen. 8.4 Skicka brevet genom att klicka på knappen Sänd. 8.5 Stäng slutligen postfönstret med postfönsterknappen.

10 10 9. Bifoga fil Du kan även bifoga en fil med ditt brev. Det kan t ex vara en Word eller Excel-fil som du tidigare skapat och som du vill dela med dig. OBS! Du bör dock tänka på att den bifogade filens storlek inte är för stor, dvs innehåller för mycket information i form av t ex bilder. En bifogad fil i ett meddelande medför alltid längre upp- och nedladdningstider när det sänds över Internet. Detta märks särskilt om man har modemuppkoppling. Gör så här: 9.1 Du befinner dig i brevformuläret. Du har lagt in mottagare, ärende samt skrivit in den text du vill ha med i brevet (enligt avsnitt 6). Du vill nu bifoga en fil. 9.2 Klicka på ikonen Bifoga fil (en knapp med ett game) enligt figuren nedan. Bifoga fil 9.3 I dialogrutan som dyker upp väljer du fil (se figur nedan). Leta dig fram till det ställe där du har din aktuella fil. Är det t ex en Word-fil du ska bifoga ligger den med stor sannolikhet i mappen Mina dokument. Markera filen och klicka Skapa.

11 11 Symbol för bifogad Word-fil 9.4 Ditt brev förses nu med en symbol (se figur ovan) där man även kan utläsa i vilket program filen är skapad. 9.5 Du skickar slutligen iväg ditt brev med den bifogade filen genom att klicka på Sänd. 9.6 Stäng slutligen postfönstret med postfönsterknappen. 10. Lägga till signatur Ifall du vill att varje meddelande du sänder har texter som anger t ex ditt telefonnummer, faxnummer, webbadress eller postadress gör du så här: 10.1 Klicka på ikonen Post i Välkomstfönstret Väl i postfönstret klickar du på knappen Verktyg. Välj Inställningar i undermenyn Välj fliken Post och sedan Signatur. Markera kryssrutan Signatur fliken Skriv in lämplig signatur här 10.4 Skriv in önskad text eller hämta in från en färdig fil Om du vill att signaturen ska visas automatiskt i alla dina skickade brev markerar du detta i kryssrutan. Om inte så infogar du signaturen manuellt i ett brev genom att klicka på knappen Verktyg och där välja Infoga signatur. Klicka OK när du är klar.

12 Tala om när du har semester För att ett meddelande inte ska ligga obehandlat i onödan kan du använda funktionen Ej på kontoret. Alla som skickar brev till dig under denna tid får automatiskt ett returbrev som meddelar att du t ex är på semester. Gör så här: 11.1 Klicka på ikonen Kalender i Välkomstfönstret Välj därefter i menyn: Åtgärder, Verktyg, Ej på kontoret. Följande dialogruta visas: 11.3 Under fliken Datum fyller du i aktuella datum som du kommer att vara borta. Klicka på den lilla knappen till höger i textfältet för att lägga in datum via en liten kalender Klicka på knappen Aktivera Under fliken Standardmeddelande föreslår Lotus Notes en standardtext som meddelande till dem som skickar brev till dig. Du kan ändra eller lägga till i detta meddelande om du vill. Ett meddelande om att du har semester läggs automatiskt in i din kalender Under fliken Specialmeddelande kan du skriva en text riktad till en eller flera personer som du väljer ur dina adressböcker När du är klar klickar du på knappen OK Om du återvänder tidigare än beräknat, gå på nytt in i Ej på kontoret (Åtgärder, Verktyg, Ej på kontoret) och klicka på knappen Avaktivera. Avsluta med att klicka på OK Stäng kalenderfönstret med kalenderfönsterknappen.

13 Lägga till grupper i adressboken Om man ofta skickar e-post till samma grupp av människor kan man spara tid genom att skapa gruppdokument. Detta gör att man endast behöver ange gruppens namn istället för e-postadresserna på alla de personer som ingår i den. För att kunna skapa grupper i en gemensam adressbok (på servern Wilma) måste man ha behörighet. Vem som helst kan dock skapa grupper i sin privata adressbok. Detta ska vi göra nu! 12.1 Öppna din adressbok genom att klicka på ikonen Adressbok i Välkomstfönstret Klicka på vyn Grupper i det vänstra fönstret Klicka på Lägg till grupp. Du får fylla i följande formulär: Skriv in namn på din grupp här Välj namn ur befintliga adressböcker här 12.4 Som grupp väljer du något kort men förklarande namn t ex Kostenheten Klicka sedan på pilknappen vid Medlemmar, för att kunna välja namn ur befintliga adressböcker. Du får upp följande dialogruta:

14 Ändra till Skurup.se s adressbok om inte den kommer upp direkt. Markera önskade namn, ett i taget, och klicka på Lägg till. När du är klar klicka på OK Klicka på spara och stäng Du kan nu stänga adressboksfönstret med <Esc> Prova nu att skriva ett nytt brev. Du kommer nu att kunna välja gruppens namn när du klickar på Adress i brevformuläret (Nytt meddelande). När brevet sedan skickas kommer gruppnamnet att bytas ut mot de individuella namnen. 13. Kalenderns grundinställningar I kalendern kan du föra in dina planerade aktiviteter. Detta kan kanske tyckas omständligare än att skriva in i Filofaxen. Fördelen med Lotus Notes kalender är att alla andra i nätverket kan se om du är upptagen eller inte Klicka på ikonen Kalender i välkomstfönstret. Kalenderfönstret ser ut enligt följande: Verktyg 13.2 Med pilarna längst ner i högra hörnet bläddrar du antingen framåt eller bakåt i tiden För att ändra grundinställningarna klickar du först på knappen Verktyg och därefter på Inställningar i undermenyn. Det du bör ändra här är bl a din lediga tid under fliken Ledig tid. Kolla att arbetstiderna stämmer och ändra ifall det behövs.

15 15 Ledig tid 14. Skriva in kalenderuppgift 14.1 Skriv in kalenderuppgifter genom att klicka på knappen Ny och därefter Bokning i den undermeny som dyker upp Följande dialogruta visas och där fyller du i ärende (t ex möte) samt en mindre beskrivning på vad du ska göra eller var du är. Skriv in ärende Kalender-knapparna Klock-knapparna

16 Fyll i datum eller klicka på kalender-knappen så ser du ett blad där du kan klicka på datum Klicka på klock-knappen för att ställa in klockslag för början respektive slut Markera eventuellt kryssrutan Upprepning för att ställa in att posten ska upprepas med jämna mellanrum över en viss tidsperiod. En dialogruta kommer att dyka upp där du kan ange aktuella värden. Klicka OK när du är färdig Avsluta med att klicka på knappen Spara och stäng Stäng kalenderfönstret med kalenderfönsterknappen. 15. Radera kalenderuppgift För att helt stryka ett möte eller annan kalenderuppgift du lagt in gör du som vid de flesta andra raderingar i Lotus Notes: 15.1 Öppna kalendern så att du får upp kalenderfönstret Markera aktuell kalenderuppgift Tryck <Delete> (eller högerklicka på kalenderuppgiften och välj radera). Kalenderuppgiften markeras nu för radering med en genomstrykning. För att eventuellt ångra detta trycker du <Delete> igen För att fullfölja raderingen trycker du på tangenten F9.

17 Webbaserad Lotus Notes Du kan även använda den webbaserade versionen av Lotus Notes. Fördelen med denna version är att du kan öppna din e-post från vilken dator som helst, förutsatt att den kan koppla upp mot Internet. Nackdelen är att det inte finns lika många funktioner som i klientversionen Starta Internet Explorer Skriv in följande adress: Skriv därefter in ditt tilldelade användarnamn och lösenord i följande dialogruta: OBS! Lösenordet i den webbaserade versionen av Lotus Notes är inte det samma som i klientversionen. Du kan dock ändra det så att det blir samma. Kontakta kommunens IT-tekniker vid problem Du kommer till en inloggningsida som ser ut ungefär enligt figuren nedan. Klicka på ikonen Öppna e-post och skriv därefter åter in ditt användarnamn och lösenord i den dialogruta som dyker upp. Klicka här!

18 Har du skrivit rätt användarnamn och lösenord kommer du efter några sekunder direkt till postfönstret med din inkorgen öppen och du kan se ifall du fått ny e-post. Skriva nytt meddelande Post Kalender Att gör listan 16.6 Lägg märke till att du kan gå till din Kalender och Att-göra-listan ifrån postfönstret genom att klicka på ikonerna nere i vänstra hörnet Vill du skriva ett brev klickar du istället på Nytt meddelande direkt i postfönstret Många funktioner är samma eller liknande de som finns i klientversionen. Testa och prova därför på egen hand. Lycka till! Särskilt för dig med operativsystemet Windows XP: För att den webbaserade versionen av Lotus Notes ska fungera smärtfritt i Windows XP måste du ha installerat Java Runtime Environment (version 1.4 eller nyare). Du kan snabbt och enkelt ladda ner Java från Suns webbplats: Java finns dock även med i Microsofts service pack (SP1) för Windows XP och kan laddas ner på deras webbplats: När du väl installerat Java (från Sun) går du in i Kontrollpanelen (Start, Kontrollpanelen) och dubbelklickar på Java Plug-in. Välj fliken Webbläsare. Ta bort bocken för Internet Explorer (ska inte vara någon bock på Netscape heller) och klicka på Utför. Stäng Javafönstret med krysset i övre högra hörnet. Klart!