SharePoint 2010 för Lunds Universitet

Transkript

1 DC LÄROMEDEL SharePoint 2010 för Lunds Universitet grundkurs SP10LU-1

2 SharePoint 2010 grundkurs för LU, upplaga 1 DC UTBILDNING Box HELSINGBORG tel e-post: Internet: admin@dcutbildning.com 2 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 5 MICROSOFT SHAREPOINT SERVER Översikt över SharePoint Foundation och SharePoint... 5 Funktioner i SharePoint Server... 5 Samarbete och sociala funktioner... 5 Innehållshantering för företag... 6 Företagssökning... 7 Business Intelligence... 7 Portaler... 8 Affärsprocesser och formulär... 8 Delarna på en SharePoint-webbplats... 8 Listor Bibliotek Webbplatser och sidor Samtidig redigering av dokument FÖRKUNSKAPER LÄSNING EXEMPEL ÖVNINGSUPPGIFTER TIPS INTRODUKTION TILL BIBLIOTEK OLIKA SÄTT ATT ARBETA MED BIBLIOTEK BIBLIOTEKSTYPER INTRODUKTION TILL LISTOR ÖVERSIKT OLIKA SÄTT ATT ARBETA MED LISTOR LISTTYPER CHECKA UT OCH REDIGERA EN FIL ÖVERSIKT CHECKA UT EN FIL ÅNGRA UTCHECKNING OCH ÄNDRINGAR I EN FIL KRÄVA UTCHECKNING AV FILER I ETT BIBLIOTEK CHECKA IN EN FIL ÖVERSIKT CHECKA IN EN FIL SKRIVA ÖVER EN DELVERSION NÄR DU CHECKAR IN EN FIL INTRODUKTION TILL VERSIONSHANTERING ÖVERSIKT NÄR VERSIONER SKAPAS ARBETA MED HUVUD- OCH DELVERSIONER VERSIONSNUMRERING VERSIONSHANTERING MED GODKÄNNANDE AV INNEHÅLL VERSIONSHANTERING MED UTCHECKNING ÖVNINGAR LOGGA IN PÅ SHAREPOINT Webbdelar SKAPA NY WEBBPLATS NAVIGERING PROJEKTMEDLEMMAR DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 3

4 BIBLIOTEK LISTOR MAPPHANTERING REDIGERA ETT MEDDELANDE VERSIONSHISTORIK KALENDER NY MÖTESARBETSYTA ARBETSRUM AVISERING EGENSKAPER LADDA IN ANNAN FIL TA BORT DOKUMENT NYTT BIBLIOTEK UTFORSKARVY ANSLUTA TILL OUTLOOK MODIFIERA BIBLIOTEKSVYN NYHETER I MICROSOFT SHAREPOINT SERVER NYTT ANVÄNDARGRÄNSSNITT SAMARBETE SOCIAL INFORMATIK SÖKNING TEMAN BUSINESS INTELLIGENCE DIAGRAM PERFORMANCEPOINT-TJÄNSTER SHAREPOINTS LISTFORMULÄR ANPASSA SHAREPOINT-ARBETSFLÖDEN ASCII INDEX DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

5 Förord Microsoft SharePoint Server 2010 Översikt över SharePoint Foundation och SharePoint SharePoint Foundation 2010 hette tidigare Windows SharePoint Services och är den kostnadsfria tekniken som ligger till grund för SharePoint-webbplatser. SharePoint Server 2010 bygger på SharePoint Foundation-tekniken och tillhandahåller ett enhetligt och välbekant ramverk för listor och bibliotek, webbplatsadministration och webbplatsanpassning. Samtliga funktioner i SharePoint Foundation finns även tillgängliga i SharePoint Server SharePoint Server 2010 innehåller emellertid ytterligare funktioner och möjligheter som utvidgar SharePoint Foundation. Exempelvis innehåller både SharePoint Server och SharePoint Foundation webbplatsmallar för samarbeten mellan kolleger på gruppwebbplatser, bloggar och mötesarbetyor. SharePoint Server innehåller dock bättre sociala funktioner som taggning och nyhetsflöden som hjälper medarbetarna på ett företag att hitta, ordna, navigera i och dela information med kollegor. På liknande sätt är söktekniken från SharePoint Foundation förbättrad i SharePoint Server och innefattar funktioner som är användbara för anställda på stora företag. Exempel på sådana funktioner är möjligheten att söka efter affärsdata i SAP, Siebel och andra affärsprogram. Både SharePoint Foundation och SharePoint Server är utformade för att fungera effektivt med andra program, servrar och tekniker, inklusive de i Microsoft Officesystemet. Du kan till exempel arbeta med webbplatser, listor eller bibliotek offline i SharePoint Workspace och sedan synkronisera dina ändringar automatiskt när du återansluter till ett nätverk. Du kan utföra många SharePoint-uppgifter i de välbekanta Microsoft Office-programmen. Du kan till exempel starta eller delta i ett arbetsflöde för att godkänna en utgiftsrapport i Microsoft Word. Funktioner i SharePoint Server Funktionerna i SharePoint Server 2010 kan grupperas i sex områden. I den här artikeln ges en kort presentation av funktionerna. Samarbete och sociala funktioner SharePoint Server 2010 utvidgar samarbetsfunktionerna i SharePoint Foundation med enkel redigering från webbläsaren eller från välbekanta program som Microsoft Word, där användare kan koppla samman resurser med taggning och omdömen och snabbt hitta svar med hjälp av nyhetsflöden och personsökning. En av de webbplatser där de här funktionerna kommer till nytta är på Min webbplats. Min webbplats är din egen SharePoint-webbplats där du kan dela dokument, länkar och information om dig själv i en onlineprofil. Du kan även blogga om dina intressen eller söka efter information som du behöver för att kunna utföra ditt jobb. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 5

6 Du bestämmer själv vilken information du vill dela och vilka uppgifter som ska vara privata på Min webbplats. Därefter kan du tagga länkar till information och hitta information som andra personer har taggat eller delat i sina nyhetsflöden. Med SharePoint Server 2010 kan användare samarbeta var de än befinner sig via SharePoint Workspace, oavsett om de är online eller frånkopplade från nätverket. Innehållshantering för organisationer Microsofts Innehållshantering för företag (ECM) är ett hjälpmedel för att hantera de utmaningar som stora mängder ohanterat innehåll innebär. SharePoint Server 2010 är en central del av Microsofts ECM-lösning som utökar innehållshanteringen till alla företagsanställda genom integrering med välbekanta verktyg som Microsoft Officesystemet. Microsofts ECM-lösning innehåller funktioner som omfattar hela kedjan i innehållshanteringen från skapande till redigering, samarbete och upphörande på en enda enhetlig plattform. SharePoint Server 2010 hjälper företag att hantera hela kedjan i innehållshanteringen genom att tillhandahålla tydliga funktioner som kan användas för att uppnå följande mål: Hantera diverse innehåll Med hjälp av funktionerna för dokumenthantering i SharePoint server 2010 kan företag sammanföra olika typer av material från flera platser till en centralt hanterad lagringsplats med en enhetlig kategorisering. Med den nya funktionen för dokumentgrupper kan företaget skapa och hantera produkter som omfattar flera olika dokument. Med hjälp av integrerade sökfunktioner kan användarna enkelt hitta, dela och använda den här informationen. Funktionerna för metadatahantering, som den nya funktionen Termlagringsplats, gör det enklare för företag att centralt hantera metadata från olika webbplatser. Metadata är information om data som används för att identifiera, strukturera, hitta och hantera information. Ett nytt stöd för metadatastyrd navigering och möjligheten att bädda in metadatafält i dokument förbättrar informationssökningen. Innehåll kan även skyddas mot otillåten åtkomst. Samarbetsverktyg som arbetsflöden hjälper användarna att arbeta bättre tillsammans för att skapa, granska och förbättra dokument på ett strukturerat sätt. 6 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

7 Uppfylla efterlevnadskrav och juridiska krav Med funktionerna för hantering av arkivhandlingar i SharePoint Server 2010 kan företag lagra och skydda arkivhandlingar antingen på plats jämte pågående handlingar eller på en låst, central lagringsplats. Företag kan undvika juridiska risker genom att använda förfalloprinciper för arkivhandlingar så att alla handlingar sparas under lämplig period i enlighet med gällande lagar och företagsprinciper. Granskningsloggar ger interna och externa revisorer bevis på att arkivhandlingarna förvarats i enlighet med gällande lagstiftning. Undantag kan anges för specifika arkivhandlingar om detta krävs för att förhindra att de förstörs. Hantera flera webbplatser effektivt Med funktionerna för hantering av webbinnehåll i SharePoint Server 2010 kan användarna publicera innehåll med ett lättanvänt innehållsredigeringsverktyg och en inbyggd godkännandeprocess. Anställda kan utan något större behov av hjälp från IT-personalen överföra innehåll till exempel bilder, ljud och video till webbplatser. Nytt stöd för multimedia, bland annat ett nytt resursbibliotek med detaljerade vyer och väljare, stöd för video som en SharePoint-innehållstyp, infrastruktur för direktuppspelad video och en Silverlight-mediespelare som du kan ändra utseende på. Med hjälp av mallar i form av huvudsidor och sidlayouter kan företag skapa sidor med ett enhetligt utseende. De inbyggda webbanalysfunktionerna ger stöd för analysrapporter av trafik, sökningar och lager. SharePoint Server 2010 ger också tillgång till en enda infrastruktur för distribution och hantering av intranät, extranät, webbplatser på Internet och flerspråkiga webbplatser. Företagssökning SharePoint Server 2010 innehåller en effektiv sökfunktion som kompletterar andra affärsproduktivitetsfunktioner som Microsofts Innehållshantering för företag och samarbete som gör det lätt för användarna att få snabbare och bättre svar och sprida kunskap och expertis. Sökfunktionen baseras på din personliga kontext. Du kan förfina sökningar med interaktiv navigering som hjälper dig att snabbt hitta den information du behöver. I SharePoint Server utökas sökningen till fler innehållskällor och innehållstyper så att all information inom företaget omfattas även företagsprogram som SAP, Siebel eller anpassade databaser och informationen görs tillgänglig för alla som behöver den. Business Intelligence Business Intelligence är en uppsättning metoder, tekniker och processer där lagrad information i företagssystem omvandlas till handling då den placeras i händerna på de personer som behöver informationen bäst och som kan fatta välgrundade beslut. Som en central del av plattformen Microsoft Business Intelligence kan SharePoint Server 2010 utöka funktionerna för Business Intelligence till alla inom ett företag så att de får tillgång till rätt information och kan fatta rätt beslut. Ditt företag lagrar troligtvis data i olika format som databaser, e-postmeddelanden och kalkylbladsfiler. I SharePoint Server 2010 kan du extrahera data från olika källor och presentera dem på ett sätt som underlättar analys och beslutsfattande. Excel Services ger beslutsfattare möjlighet att publicera, dela och hantera Excelarbetsböcker på en SharePoint-webbplats. Andra personer i företaget kan sedan ändra cellvärden, formler och formatering från webbläsaren när de analyserar data. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 7

8 PerformancePoint-tjänster i SharePoint Server 2010 kan öka synligheten i ett företags mål och mått samt ge bättre analysdjup och insikt. Du och andra i företaget kan skapa och använda interaktiva instrumentpaneler med styrkort, rapporter och filter för att hitta tendenser. Du kan också lägga till diagram på SharePoint-webbplatser och ansluta diagrammen till data från olika källor som SharePoint-listor, externa datalistor, Konnektivitetstjänster för företag, Excel Services och andra webbdelar. Portaler Med SharePoint Server 2010 kan företag bygga upp och hantera portalwebbplatser för alla aspekter av verksamheten (intranätportaler för företag, Internetwebbplatser för företag och portalwebbplatser för avdelningar). I intranät för företag och avdelningsportaler kan enskilda webbplatser i ett företag sammankopplas och samlade behörigheter ges till befintliga företagsprogram. Grupper och personer i ett företag kan använda en portalwebbplats för att få tillgång till expertis, information och företagsprogram som de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Personer på ett företag som använder en portalwebbplats kan ha nytta av webbplatser av typen Min webbplats. Min webbplats är en personlig webbplats som utgör en central plats för hantering och lagring av dokument, innehåll, länkar och kontakter. På Min webbplats kan andra personer i företaget hitta information om dig, dina färdigheter och intressen. På sådana webbplatser finns de sociala funktioner som nämndes tidigare i den här artikeln. SharePoint Server 2010 innehåller även funktioner som företag kan använda för att göra varje enskild persons användning av portalwebbplatsen mer personlig, exempelvis genom att anpassa innehållet för olika typer av användare. Företaget kan vidare anpassa portalwebbplatsen genom att använda ett SharePoint-kompatibelt webbdesignprogram som SharePoint Designer Affärsprocesser och formulär SharePoint Server 2010 innehåller många funktioner som underlättar integreringen och effektiviseringen av affärsprocesser. I SharePoint Server 2010 finns flera fördefinierade arbetsflöden som du kan använda som de är eller anpassa efter behov. Du kan även använda SharePoint Designer för att skapa anpassade arbetsflöden för unika affärsprocesser. Du kan också använda ett webbläsarbaserat formulär och samla in data från företag som inte använder Microsoft InfoPath Delarna på en SharePoint-webbplats En webbplats är en grupp med relaterade webbsidor där organisationen kan arbeta med projekt, hålla möten och dela information. Exempelvis kan ditt team ha en egen webbplats där scheman, filer och information om procedurer lagras. Din gruppwebbplats kan ingå i en stor portalwebbplats för organisationen, där avdelningar som till exempel personalavdelningen skriver och publicerar information och resurser för resten av organisationen. Alla SharePoint-webbplatser har gemensamma element som du bör känna till för att komma igång: listor, bibliotek, webbdelar och vyer. 8 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

9 Listor En lista är en webbplatskomponent som företag kan använda för att lagra, dela och hantera information. Exempelvis kan du skapa en uppgiftslista för att spåra arbetstilldelningar eller grupphändelser i en kalender. Du kan också leda en undersökning eller vara värd för diskussioner på en diskussionstavla. Bibliotek Ett bibliotek är en särskild typ av lista där filer och information om filer kan lagras. Du kan också styra hur filer visas, följs upp, hanteras och skapas i bibliotek. Vyer Vyer används för att visa de objekt i en lista eller i ett bibliotek som är viktigast eller lämpligast för ett visst syfte. Exempelvis kan en vy bestå av alla objekt i en lista som används av en särskild avdelning eller för att visa specifika dokument i ett bibliotek. Du kan skapa flera vyer av en lista eller ett bibliotek som användarna kan välja från. Du kan också använda en webbdel för att visa en vy av en lista eller ett bibliotek på en separat sida på en webbplats. Webbdelar En webbdel är en modulär informationsenhet som skapar ett grundläggande byggblock på en webbplats. Om du har behörighet att redigera sidorna på webbplatsen kan du använda webbdelar för att anpassa webbplatsen så att den visar bilder och diagram, delar av andra webbplatser, listor över dokument, anpassade vyer över affärsdata och så vidare. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 9

10 Webbplatsegenskaper som påverkar användningen Hur du installerar och konfigurerar SharePoint påverkar vad som visas och vilka alternativ som är tillgängliga på webbplatsen. Behörigheter Om du är tilldelad standardbehörighetsnivån Fullständig behörighet har du tillgång till alla olika alternativ för att hantera webbplatsen. Om du är tilldelad behörighetsnivån Delta eller Läsa är alternativen och åtkomsten till webbplatsinnehållet mer begränsad. Många av alternativen som beskrivs i den här artikeln är inte tillgängliga för användare med behörighetsnivån Läsa, vilket innebär att användarna kan läsa innehåll men inte göra några ändringar i det. Eftersom behörigheterna är utformade att vara flexibla och anpassningsbara kan ett företag använda sig av sina egna unika inställningar. Anpassning Ditt företag kanske har anpassat behörigheterna och företagsprofilen på webbplatsen eller till och med anpassat webbplatsnavigeringen och flyttat kontroller som till exempel Webbplatsåtgärder-menyn till en annan plats på sidan. Ditt företag kan även ha beslutat att inte använda funktionen för menyfliksområdet som introduceras i SharePoint DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

11 Lägga till innehåll på en webbplats Du kan lägga till objekt i listor och filer i bibliotek med hjälp av en webbläsare. Knapparna som används för att utföra de vanligaste åtgärderna finns i menyfliksområdet som visas på sidans övre del på de flesta sidorna på en webbplats. Knapparna i menyfliksområdet kan vara nedtonade av följande orsaker: Åtgärden är inte tillämplig eller är beroende av någon annan åtgärd. Du måste till exempel markera kryssrutan för ett dokument innan du kan checka ut det. Du har inte behörighet att utföra uppgiften. Funktionen är inte aktiverad på webbplatsen. Till exempel kanske arbetsflöden inte är aktiverade på webbplatsen. Du kan även spara filer från vissa klientprogram som är kompatibla med SharePoint Server. Du kan till exempel spara ett Microsoft Word-dokument i ett bibliotek på en SharePoint-webbplats medan du arbetar i Word. Om du vill lägga till ett objekt i en lista eller en fil i ett bibliotek måste du ha behörighet att bidra till listan eller biblioteket. Fråga webbplatsägaren eller administratören om du vill ha mer information om hur företaget använder behörigheter och behörighetsnivåer. När du lägger till objektet eller filen kan andra personer som har behörighet att läsa listan visa objektet eller filen, såvida objektet eller filen inte kräver godkännande. Om objektet eller filen kräver godkännande sparas objektet eller filen med statusen "väntande" i listan eller biblioteket tills någon med rätt behörighet godkänner det. Om listan eller biblioteket redan visas när ett objekt eller en fil läggs till kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se det nya objektet eller den nya filen. Listor och bibliotek kan också förstärkas med e-postfunktioner om inkommande eller utgående post aktiveras på din webbplats. Vissa listor, till exempel kalendrar, meddelanden, bloggar och diskussionstavlor, kan konfigureras så att användarna kan lägga till innehåll i dem genom att skicka e-post. Andra listor, till exempel uppgifter och problemuppföljningslistor, kan konfigureras så att e-post skickas till användarna när de tilldelas uppgifter. Förutom att lägga till innehåll i befintliga filer och bibliotek kan du ha behörighet att skapa nya listor och bibliotek. I så fall har du stor hjälp av list- och biblioteksmallarna. Beroende på vilken behörighetsnivå du har, kan du också skapa och anpassa nya sidor och webbplatser. Listor Det finns tre typer av listor, men proceduren för att lägga till objekt är så likartad att du inte behöver lära dig flera tekniker för de olika listtyperna. Ett listobjekt innehåller text i en rad kolumner, men i vissa listor kanske du även kan lägga till bifogade filer i ett objekt. Lägga till ett objekt i en lista 1. I listan där du vill lägga till ett objekt klickar du på fliken Objekt i menyfliksområdet. (Fliken Händelser för en kalender.) 2. Klicka på Nytt objekt (Ny händelse för en kalender). DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 11

12 Ett annat sätt att lägga till en händelse i en kalender är att peka på datumet i kalendern och sedan klicka på Lägg till. 3. Fyll i de obligatoriska fälten och eventuella andra fält som du vill fylla i. 4. Klicka på Spara. Redigera eller ta bort ett objekt i en lista 1. Peka på ett objekt och markera sedan avbockningsrutan som visas bredvid objektet. Du kan utföra åtgärder på flera objekt genom att markera flera avbockningssrutor. 2. På fliken Objekt i menyfliksområdet klickar du antingen på Redigera objekt eller på Ta bort objekt. På många typer av webbplatser har vissa listor redan skapats åt dig. De här standardlistorna omfattar bland annat en diskussionstavla och en kalenderlista. Om du har behörighet kan du även skapa listor från flera typer av listmallar som ger dig struktur och inställningar att arbeta utifrån. Skapa en lista 1. Om du vill skapa en lista klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Fler alternativ för att skapa. Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa en lista. 2. På sidan Skapa klickar du på den typ av lista som du vill skapa, till exempel Länkar. 3. Ange ett Namn för listan, fyll i eventuella andra fält som du vill använda och klicka på Skapa. Bibliotek Ett bibliotek är en plats på en webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer tillsammans med gruppmedlemmar. Varje bibliotek har en lista över filer samt viktig information om filerna. Det gör det lättare för dig att få filerna att fungera tillsammans. Du kan lägga till en fil i ett bibliotek genom att överföra den från webbläsaren. När du har lagt till filen i biblioteket kan andra användare med rätt behörighet visa filen. Om biblioteket redan visas när en fil läggs till kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se den nya filen. Om du använder ett program som är kompatibelt med SharePoint Server kan du skapa en ny fil som baseras på en mall när du arbetar i biblioteket. Du kan också spara en fil i biblioteket från ett annat program, som SharePoint Workspace eller Microsoft Word. Lägga till en fil i ett bibliotek 1. I biblioteket som du vill lägga till filen i klickar du på fliken Dokument i menyfliksområdet. 2. Klicka på Överför dokument. 3. Bläddra till dokumentet och klicka på OK. Om du använder ett program som är kompatibelt med SharePoint Server 2010, t.ex. Microsoft Word 2010, kan du dra och släppa dokument från Utforskaren i dialogrutan Överför dokument. 12 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

13 Redigera eller ta bort en fil i ett bibliotek 1. Peka på en fil och markera sedan avbockningsrutan som visas bredvid filen. 2. På fliken Dokument i menyfliksområdet klickar du antingen på Redigera dokument eller på Ta bort dokument. Ett standardbibliotek, som kallas Delade dokument, skapas när du skapar många typer av webbplatser. Delade dokument är ett dokumentbibliotek som du kan använda för att lagra flera olika slags filer. Du kan skapa fler bibliotek, till exempel ett bildbibliotek för att lagra bilder, om du har behörighet att hantera listor. Skapa ett dokumentbibliotek 1. Om du vill skapa ett dokumentbibliotek klickar du på Webbplatsåtgärdermenyn och sedan på Nytt dokumentbibliotek. Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa ett bibliotek. 2. Ange ett Namn för biblioteket, fyll i eventuella andra fält som du vill använda och klicka på Skapa. Obs! Om du vill visa andra typer av bibliotek som du kan skapa klickar du på Webbplatsåtgärder och sedan på Fler alternativ för att skapa. Peka på ett biblioteksalternativ om du vill visa en beskrivning av det. Skapa en annan typ av bibliotek 1. Om du vill skapa ett bibliotek klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Fler alternativ. Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa ett bibliotek. 2. Peka på ett biblioteksalternativ om du vill visa en beskrivning av det. 3. Ange ett Namn för biblioteket, fyll i eventuella andra fält som du vill använda och klicka på Skapa. Obs! Om du vill ange alternativ, t.ex. om biblioteket ska visas i Snabbstart, klickar du på Fler alternativ innan du klickar på Skapa. Webbplatser och sidor En webbplats kan ha ett allmänt ändamål, exempelvis att lagra scheman, riktlinjer, filer och annan information som ditt team ofta använder. En webbplats kan också tjäna ett mer specifikt syfte såsom att hålla ordning på ett möte eller leda en blogg där en anställd på företaget ofta publicerar nyheter och idéer. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 13

14 Ditt företag kan använda sidor, underwebbplatser och webbplatser på den högsta nivån för att dela upp webbplatsinnehåll i olika separat hanterbara webbplatser. Varje avdelning på företaget kan exempelvis ha en egen gruppwebbplats som är en del av en större portalwebbplats. Du kan lägga till innehåll på webbplatser genom att lägga till listor och bibliotek. Om du har nödvändig behörighet kan du även lägga till sidor på webbplatsen. Det kan också vara praktiskt att lägga till webbdelssidor, som gör att du kan använda webbdelar för att snabbt lägga till dynamiskt innehåll. Om du behöver skapa nya webbplatser kan du välja mellan flera typer av webbplatsmallar som gör att du snabbt kan komma igång med arbetet. Huruvida du kan skapa webbplatser och underwebbplatser beror på hur företaget har konfigurerat sina webbplatser och behörigheter för att skapa dem. Om du vill ha mer information om hur ditt företag hanterar behörigheter till webbplatser kontaktar du webbplatsägaren eller administratören. I det följande exemplet är Min_webbplats en av två underwebbplatser till webbplatsen på den högsta nivån som har namnet Min_server. Min_webbplats har dessutom två egna underwebbplatser. Tillsammans utgör Min_server och de fyra underwebbplatserna en webbplatssamling. Skapa en webbplats 1. Om du vill skapa en webbplats klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Ny webbplats. Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa en webbplats. 2. Ange en Rubrik och ett URL-namn för webbplatsen. 3. Under Mallval väljer du en webbplatsmall. 4. Välj andra önskade alternativ och klicka på Skapa. Skapa en sida Obs! Stegen för att skapa en sida kan variera beroende på typen av webbplats, om publiceringsfunktioner är aktiverade och om godkännande krävs för publicering av sidor. 1. Om du vill skapa en sida klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Ny sida. Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa en sida. 2. Ange ett namn för sidan och klicka sedan på Skapa. 14 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

15 3. Gör något av följande på den nya sida du har skapat: Om du vill lägga till text skriver eller kopierar du in den i textrutan. Om du vill formatera texten klickar du på en knapp på fliken Formatera text i menyfliksområdet. Om du vill infoga en webbdel eller en befintlig lista klickar du på motsvarande knapp på fliken Infoga, väljer önskad webbdel eller lista, och klickar sedan på Lägg till. Om du vill infoga en ny lista klickar du på fliken Infoga, skriver en rubrik för listan, markerar en listtyp och klickar sedan på OK. 4. När du har slutfört redigeringen av sidan klickar du på Spara i menyfliksområdet. Redigera en sida 1. Klicka på knappen Redigera i menyfliksområdet om du vill redigera en sida. Obs! Om du inte ser knappen Redigera kanske du inte har behörighet att redigera en sida. 2. Gör något av följande: Om du vill lägga till text skriver eller kopierar du in den i textrutan. Om du vill formatera texten klickar du på en knapp på fliken Formatera text i menyfliksområdet. Om du vill infoga en webbdel eller en befintlig lista klickar du på motsvarande knapp på fliken Infoga, väljer önskad webbdel eller lista, och klickar sedan på Lägg till. Om du vill infoga en ny lista klickar du på fliken Infoga, skriver en rubrik för listan, väljer en listtyp genom att klicka på den och klickar sedan på OK. 3. När du har slutfört redigeringen av sidan klickar du på Spara i menyfliksområdet. Hantera och arbeta med webbplatsinnehåll Du kan hantera och lägga till innehåll i listor, bibliotek och webbplatser på flera olika sätt för att därigenom öka arbetsgruppens produktivitet. Vissa funktioner gör det lättare för ditt team att hitta och arbeta mer effektivt med informationen, medan andra funktioner hjälper dig att hantera åtkomsten till informationen. Navigera till innehåll Med navigeringselement blir det lättare för användarna att bläddra fram till önskat innehåll. Två navigeringsobjekt som du kan anpassa är det övre länkfältet och Snabbstart. På inställningssidorna för varje lista eller bibliotek kan du välja vilka listor och bibliotek som ska visas i Snabbstart. Du kan också ändra ordning på länkar, lägga till eller ta bort länkar och lägga till eller ta bort de områden som länkarna är ordnade i. Om det till exempel finns för många listor i området Lista kan du lägga till ett nytt område för Uppgiftslistor där du kan infoga länkar till dina uppgiftslistor. Du kan göra alla dessa ändringar i Snabbstart från en webbläsare som är kompatibel med SharePoint Server Du kan till och med infoga länkar till sidor utanför webbplatsen. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 15

16 Med flikarna i det övre länkfältet, som visas överst på varje sida, kan webbplatsens användare öppna andra webbplatser i webbplatssamlingen. När du skapar en ny webbplats kan du ange om den ska visas som en länk i den överordnade webbplatsens övre länkfält, och om den överordnade webbplatsens länkar ska visas på underwebbplatsen. Om du väljer att använda ett unikt länkfält på webbplatsen kan du ange vilka länkar som ska visas i fältet. Du kan välja att webbplatser som skapas på den överordnade webbplatsen ska visas i det övre länkfältet, förutsatt att webbplatserna har konfigurerats att ärva det övre länkfältet på den överordnade webbplatsen. Du kan också infoga länkar till webbplatser utanför webbplatssamlingen. Hantera åtkomst till innehåll En webbplatsägare eller administratör kan ge behörighet till användare och SharePointgrupper som innehåller användare. Behörigheterna kan användas för en webbplats, för listorna och biblioteken på en webbplats och för objekten i listorna och biblioteken. Du kan tilldela olika behörighetsnivåer till olika objekt, t.ex. en specifik webbplats, en lista, ett bibliotek, en mapp i en lista eller i ett bibliotek, ett listobjekt eller ett dokument. Organisera listor och bibliotek Hur du väljer att ordna filerna i listor och bibliotek beror på arbetsgruppens behov och på hur du föredrar att lagra och söka efter information. Genom att planera i förväg kan du skapa en struktur som fungerar optimalt för din organisation. Information i listor och bibliotek lagras i kolumner, t.ex. Rubrik, Efternamn eller Företag. Du kan använda kolumner för att sortera och filtrera objekt på samma sätt som i ett kalkylblad genom att klicka på kolumnrubrikerna i en lista eller i ett bibliotek. Du kan också använda vyer för att visa de objekt i en lista eller ett bibliotek som är viktigast för dig. Ändra vy för en lista eller ett bibliotek 1. I den lista eller det bibliotek där du vill ändra vyn klickar du på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet. 16 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

17 2. Klicka på pilen bredvid vylistan under Aktuell vy i gruppen Hantera vyer och välj en vy. Om du behöver spara ytterligare information om listobjekt eller filer i ett bibliotek kan du lägga till kolumner som gör det lättare att sortera, gruppera och skapa flera vyer i listan. Du kan t.ex. sortera en lista efter förfallodatum eller gruppera objekten efter avdelningsnamn. Du kan välja mellan flera alternativ för den typ av kolumn som du skapar, t.ex. en enda textrad, en nedrullningsbar lista med alternativ, ett tal som beräknas med hjälp av andra kolumner eller namnet och bilden för en person. Skapa en kolumn 1. I den lista eller i det bibliotek där du vill lägga till filen klickar du på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet. 2. Klicka på Skapa kolumn. 3. Ange ett namn för kolumnen och välj en kolumntyp. 4. Välj eventuella övriga inställningar och klicka sedan på OK. Du kan också använda kolumnerna i en lista eller i ett bibliotek för att skapa vyer som gör det lättare för specifika avdelningar att hitta den information som de är mest intresserade av, till exempel uppgifter med högst prioritet eller alla objekt som tilldelats respektive person Vissa listfunktioner gör det lättare för arbetsgruppen att skapa och hantera objekt i flera listor eller bibliotek samtidigt. Du kan till exempel skapa en kolumn som innehåller information om listobjekt och sedan dela den med andra listor. Du kan också göra en fil tillgänglig i flera bibliotek genom att kopiera den till andra bibliotek på din webbplats. Du kan tillfrågas om uppdateringar om filen har ändrats. Använda hjälpmedelsfunktioner Webbplatserna har utformats så att listor, bibliotek och andra funktioner kan nås med bara några få tangenttryck. Hjälpmedelsläget gör det lättare för personer som använder hjälpmedelstekniker att arbeta med menyer och olika kontroller. Länkarna Hoppa till huvudinnehåll gör det möjligt för dem, som använder tangentbordet, att hoppa över repetitiva navigeringslänkar till viktigare innehåll på sidan. Kodningen av rubriker har utformats så att den på ett bättre sätt definierar strukturen och förbättrar navigeringen för personer, som använder skärmläsare. Bilder som DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 17

18 överförs till webbplatsen kan förses med anpassad alternativtext. Du kan exempelvis lägga till anpassad alternativtext till den bild som visas på startsidan i webbdelen Webbplatsbild eller till en bild som du lägger till i ett bildbibliotek. När webbplatser visas kan högkontrastalternativen i Windows användas, som passar bra för användare med nedsatt syn. Spåra versioner Listan eller biblioteket kan ha konfigurerats för versionsspårning, vilket innebär att du kan återställa den föregående versionen om du gör ett misstag och visa en versionshistorik över ändringarna. När versioner spåras, sparas ändringar i objekten eller filerna och deras egenskaper. På så vis kan du bättre hantera innehåll när det ändras och även återställa den föregående versionen om du exempelvis gör ett misstag i den aktuella versionen. Versionshantering är särskilt användbart när flera personer arbetar tillsammans i projekt eller när information bearbetas och granskas i flera faser. Den aktuella publicerade huvudversionen markeras och versionsnumret är ett heltal. En version skapas när egenskaper eller metadata ändras. Den första versionen av en fil har alltid delversionsnumret 0.1. Versionshantering är tillgängligt för listobjekt i alla standardlisttyper, inklusive kalendrar, ärendeuppföljningslistor och anpassade listor, och för alla filtyper som kan sparas i bibliotek, inklusive webbdelssidor. Samtidig redigering av dokument Två eller fler användare kan redigera ett Word-dokument eller en PowerPointpresentation samtidigt. Med den här funktionen kan du läsa och skriva delar av en fil som finns lagrad i SharePoint. Du kan till exempel arbeta med ett stycke i ett Worddokument medan en kollega samtidigt arbetar med ett annat stycke i samma dokument. Håll dig uppdaterad om ändringar RSS (Really Simple Syndication) är ett bekvämt sätt att distribuera och ta emot information i ett standardiserat format, inklusive uppdateringar av listor och bibliotek. Det standardiserade XML-filformatet gör att informationen kan visas i många olika program. Du kan också prenumerera på listor och bibliotek genom aviseringar, så att du vet när innehållet har ändrats. En arbetsgrupp kan använda feeds för att anpassa innehållet för gruppmedlemmar som prenumererar på gruppens feeds och för att tillhandahålla länkar som leder tillbaka till deras webbplatser. Med RSS-feeds är det enkelt att hålla ordning på arbetsförloppet i 18 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

19 gruppen och projektuppdateringar. I stället för att söka på flera gruppwebbplatser skickas de senaste nyheterna och uppdateringarna från dessa webbplatser automatiskt till dig. Hantera arbetsflöden Arbetsflöden gör det lättare för användarna att samarbeta med dokument och att hantera projektuppgifter med hjälp av särskilda affärsprocesser för dokument och objekt på en webbplats. Arbetsflöden gör det också lättare för företag att upprätthålla och följa konsekventa affärsprocesser, och kan även förbättra effektiviteten och produktiviteten genom att hantera de uppgifter och åtgärder som ingår i specifika affärsprocesser. På så sätt kan de personer som utför uppgifterna koncentrera sig på att utföra arbetet i stället för att hantera arbetsflödet. Arbetsflöden kan minska den kostnad och tid som går åt för samordning av vanliga affärsprocesser, exempelvis godkännande av projekt och dokumentgranskning, genom att hantera och följa upp uppgifter som utförs inom ramen för dessa processer. Ett företag kan till exempel använda ett fördefinierat arbetsflöde för godkännande för att skapa och distribuera ett grundläggande anpassat arbetsflöde som används för att hantera en annan affärsprocess. Arbeta med innehållstyper Din lista eller ditt bibliotek kan ha stöd för flera innehållstyper. Innehållstyper gör det möjligt för organisationer att ordna och hantera stora mängder innehåll mer effektivt. Om din lista eller ditt bibliotek har konfigurerats så att flera innehållstyper tillåts, kan du lägga till innehållstyper från en lista med tillgängliga alternativ som din organisation använder ofta, exempelvis Marknadsföringspresentationer eller Kontrakt. När du har lagt till en innehållstyp i en lista eller i ett bibliotek kan listan eller biblioteket innehålla objekt av den typen. Användarna kan sedan använda knappen Nytt objekt i listan eller biblioteket för att skapa nya objekt av den typen. En av huvudfördelarna med innehållstyper för listor och bibliotek är att de gör det möjligt för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek att lagra flera objekt- eller dokumenttyper som alla kan ha unika metadata, principer och funktionssätt. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 19

20 Förkunskaper Det förutsätts att du har grundläggande Windows-kunskaper och gärna kunskaper i något Office-program, till exempel Word. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. 20 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

21 Introduktion till bibliotek Ett bibliotek är ett ställe på en webbplats där du kan skapa, samla, uppdatera och hantera filer med andra gruppmedlemmar. Varje bibliotek har en lista över filer och viktig information om filerna, vilket hjälper personer att använda filerna i ett samarbete. Du kan anpassa bibliotek på flera sätt. Du kan styra hur dokument visas, spåras, hanteras och skapas. Du kan spåra versioner, inklusive hur många och vilken typ av versioner som förekommit, och begränsa vilka som får se dokument som inte har godkänts. Du kan välja mellan flera olika typer av bibliotek beroende på vilka typer av filer du vill lagra i biblioteket och hur du vill använda dem. Olika sätt att arbeta med bibliotek Biblioteket Delade dokument skapas automatiskt när en ny webbplats skapas i Microsoft Windows SharePoint Foundation. Du kan börja använda biblioteket direkt, anpassa det eller skapa andra bibliotek. Nedan beskrivs några sätt att arbeta med bibliotek så att de blir så användbara som möjligt för gruppen: Skapa och hantera vyer Du kan använda en vy (vy: En uppsättning kolumner på en webbsida som visar objekt i en lista eller ett dokumentbibliotek. Vyn kan visa sorterade och filtrerade objekt, ett urval av kolumner eller en anpassad layout. om du vill visa de objekt i ett bibliotek som är viktigast för dig eller som passar bäst för ett visst syfte. Innehållet i biblioteket ändras inte, men filerna ordnas eller filtreras så att de blir lättare att hitta och bläddra snabbt bland. Kräv godkännande av dokument Du kan ange att ett dokument måste godkännas. Dokumentet förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna eller avvisa det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett dokument innan det godkänns. Spåra versioner Om du behöver behålla tidigare versioner (version: Framtagningen av en numrerad kopia av en fil eller ett objekt när en revision sparas i biblioteket eller listan.) av filer kan du använda bibliotek för att spåra, lagra och återställa filer. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Du kan också välja att ange vissa versioner som huvudversioner, t.ex. om ett nytt kapitel läggs till i en handbok, och andra versioner som delversioner, t.ex. om ett stavfel rättas till. Om du vill hantera lagringsutrymme på ett bättre sätt kan du ange hur många versioner av varje versionstyp som ska sparas. En resebyrå kan t.ex. använda ett dokumentbibliotek för att hantera filer. Under tiden som teammedlemmar utvecklar ett nytt säljförslag spåras delversioner av filen. Om ett misstag görs i en version kan en tidigare version återställas. När förslaget är klart kan DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 21

22 en huvudversion skapas som sedan ska godkännas av den juridiska avdelningen och teamchefen. När filen har godkänts kan andra anställda visa filen. Kräv utcheckning av filer Genom att kräva att en fil checkas ut (checka ut: Att låsa en fil medan den redigeras för att förhindra andra från att skriva över eller redigera den av misstag. Det är bara användaren som checkar ut ett dokument som kan redigera det.) för redigering ser du till att den bara kan redigeras av en enda person tills den checkas in (checka in: Att låsa upp låset för redigering och göra det möjligt för andra användare att visa den uppdaterade filen eller att checka ut filen.). Om du kräver att ett dokument checkas ut för redigering kan bara en person åt gången ändra dokumentet vilket förhindrar redigeringskonflikter och förvirring. Genom att kräva utcheckning påminner du också teammedlemmarna om att skriva en kommentar varje gång de har redigerat (och checkat ut) en fil så att det blir lättare att hålla reda på vad som har ändrats i de olika versionerna Håll dig informerad om ändringar Bibliotek i Windows SharePoint Foundation 2010 stöder RSS-teknik så att uppdateringar kan skickas automatiskt till alla medlemmar i arbetsgruppen. RSS-tekniken gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar, eller feeds, med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar som skickas när en fil ändras. Redigera filer offline Om du föredrar att arbeta med filer på din egen hårddisk kan du checka ut filerna och arbeta offline om du använder ett program som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010, t.ex. Microsoft Office Arbeta med ett bibliotek från ett e-postprogram Om du använder ett e- postprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010, t.ex. Microsoft Outlook 2010, behöver du aldrig vara utan viktig information. Du kan läsa, redigera och söka i dina filer offline från ditt e-postprogram. Lätt att kopiera dokument till en annan plats Det är lätt att kopiera en fil till en annan plats på en Windows SharePoint Foundation 2010-webbplats. När du uppdaterar det ursprungliga dokumentet kan du ange att du vill ha en fråga om du vill att filen också ska uppdateras på de andra platserna. Definiera innehållstyper Om gruppen arbetar med flera typer av filer, t.ex. arbetsblad, presentationer och dokument, kan du utöka funktionaliteten i biblioteket genom att aktivera och definiera flera innehållstyper (innehållstyp: En återanvändbar grupp av inställningar för en innehållskategori. Använd innehållstyper konsekvent när du hanterar metadata, mallar och beteenden för objekt och dokument. Innehållstyper definieras på webbplatsnivå och används för listor och bibliotek.). Innehållstyper ger flexibilitet och konsekvens över flera bibliotek. För varje innehållstyp kan en mall och arbetsflödes (arbetsflöde: Den automatiserade förflyttningen av dokument eller objekt genom en viss serie åtgärder eller aktiviteter relaterade till en affärsprocess. Arbetsflöden kan användas för en konsekvent hantering av vanliga affärsprocesser, till exempel för att godkänna eller granska dokument.)processer anges. En försäljningsavdelning kan t.ex. använda mallar för försäljningsrapporter, standarddokument, budgetar och presentationer. Varje mall innehåller företagets logotyp och målbeskrivning. När en användare skapar en ny fil från dokumentbiblioteket kan han/hon ange vilken mall som ska användas. 22 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

23 Ange unika behörigheter Du kan ange en unik behörighet för ett bibliotek eller för en enskild fil i ett bibliotek. Skapa arbetsflöden Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan innehålla arbetsflöden som har definierats för affärsprocesser i organisationen som t.ex. hanteringsprocesser för godkännande eller granskning av dokument. Bibliotekstyper I ett SharePoint-bibliotek kan du skapa och hantera dokument, kalkylblad, presentationer, formulär och andra typer av filer. En del bibliotek skapas automatiskt när du skapar en ny webbplats, t.ex. biblioteket Delade dokument på en gruppwebbplats. Du kan anpassa biblioteken efter dina behov eller skapa egna, ytterligare bibliotek. Varje bibliotekstyp har ett specifikt syfte och vissa innehåller olika uppsättningar med funktioner. Dokumentbibliotek Om du har många filtyper, bland annat dokument och kalkylblad, kan du använda ett dokumentbibliotek. Du kan lagra andra typer av filer i ett dokumentbibliotek, även om vissa filtyper blockeras av säkerhetsskäl. När du arbetar i program som inte är blockerade kan du skapa sådana filer från biblioteket. Din marknadsavdelning kan till exempel ha ett eget dokumentbibliotek för materialplanering, pressmeddelanden och publikationer. Bildbibliotek Om du vill dela en samling av digitala bilder eller grafik kan du använda ett bildbibliotek. Bilder kan lagras i andra typer av SharePoint-bibliotek, men det finns flera fördelar med bildbibliotek. Från ett bildbibliotek kan du till exempel visa bilder som ett bildspel, hämta bilder till datorn och redigera bilder med kompatibla grafikprogram, t.ex. Microsoft Paint. Det kan vara en bra idé att skapa ett bildbibliotek om du vill spara bilder av grupphändelser eller produktlanseringar. Du kan också skapa länkar till bilder i biblioteket från andra platser på webbplatsen, t.ex. från Wiki-sidor eller bloggar. Formulärbibliotek Om du behöver hantera en grupp XML-baserade affärsformulär kan du använda ett formulärbibliotek. Ditt företag kanske till exempel vill använda ett formulärbibliotek för kostnadssammanställningar. Om du vill konfigurera ett formulärbibliotek måste du ha en XML-redigerare eller ett program för XMLformulärdesign, som Microsoft InfoPath. Formuläret som fylls i är bara en XML-fil som innehåller ENDAST de data som har angetts i formuläret, t.ex. datum och belopp för en utgift. Allt annat i utgiftsrapporten kommer från formulärmallen. När ett formulär har fyllts i kan du slå samman formulärdata eller exportera data för analys. Wiki-sidbibliotek Om du vill skapa en samling med anslutna Wiki-sidor använder du ett Wiki-sidbibliotek. Via en Wiki kan flera personer samla in rutininformation i ett format som är enkelt att skapa och ändra. Du kan också lägga till Wiki-sidor i ditt bibliotek, som innehåller bilder, tabeller, hyperlänkar och interna länkar. Om ditt team till exempel skapar en Wiki-webbplats för ett projekt, kan webbplatsen innehålla olika tips i en serie sidor som är kopplade till varandra. Tillgångsbibliotek Om du vill dela och hantera digitala medietillgångar, t.ex. bild-, ljud- och videofiler, kan du använda ett tillgångsbibliotek. Ett tillgångsbibliotek gör det lättare för användarna att hitta och återanvända digitala mediefiler som andra redan har skapat, som logotyper och företagsbilder. Dessutom får du tillgång till innehållstyper med egenskaper och vyer som gör det lättare att hantera och bläddra DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 23

24 bland medietillgångar, till exempel miniatyrer och metadatanyckelord. Du kanske till exempel vill hantera och spara varumärkesbilder och återanvändbara innehållsfragment från program så att de blir tillgängliga i hela företaget och används på ett konsekvent sätt. Dataanslutningsbibliotek Ett dataanslutningsbibliotek gör det enklare att underhålla och hantera dataanslutningar och utgör ett centraliserat sätt att spara ODCfiler (Office Data Connection). Varje ODC-fil innehåller information om hur användaren kan hitta, logga in på, söka i och komma åt en extern datakälla. Om du centraliserar ODC-filer i ett dataanslutningsbibliotek går det också att dela, hantera och söka i dataanslutningsfiler inom en SharePoint-webbplats, och det blir lättare att se till att affärsdata och rapporter (framför allt kalkylblad) innehåller en konsekvent uppsättning med värden och formelresultat. Presentationsbildbibliotek Om du vill dela presentationsbilder på ett effektivt sätt kan du använda ett presentationsbildbibliotek. Med hjälp av presentationsbildbibliotek kan du dela, spara och hantera bilder från Microsoft PowerPoint eller kompatibla presentationsprogram. När du publicerar en presentation till ett presentationsbildbibliotek överförs bilderna som enskilda filer, så att du kan ändra och spåra dem oberoende av varandra. I biblioteket skapas en länk till presentationen så att du får ett meddelande när någon av bilderna ändras. Du kan sortera bilder, checka ut dem och spåra historiken för alla bilder, och biblioteket innehåller också specialfunktioner för att hitta, hantera och återanvända bilder. Arkivhandlingsbibliotek Ett arkivhandlingsbibliotek är en central lagringsplats där du kan lagra och hantera företagets arkivhandlingar eller viktiga affärsdokument. Om ditt företag t.ex. måste arbeta i enlighet med regelverk som kräver att det finns en definierad process för hantering av viktiga dokument, kan du skapa en webbplats för arkivhandlingscenter med ett antal arkivhandlingsbibliotek där du sparar olika typer av arkivhandlingar. För varje bibliotek kan du ange principer för vilka arkivhandlingar som ska sparas, hur dokumenten ska skickas och hanteras och hur länge arkivhandlingarna ska behållas. Rapportbibliotek Använd ett rapportbibliotek om du vill göra det enklare att skapa, hantera och leverera webbsidor, dokument och prestationsindikatorer (KPI) för mått och mål. Rapportbiblioteket är en central plats där du kan skapa och spara rapporter, till exempel Excel-arbetsböcker och instrumentpanelssidor. Om du publicerar en Excelarbetsbok i ett rapportbibliotek kan du öppna den i en webbläsare med en enda klickning, så att du enkelt kan visa arbetsboken utan att behöva lägga till den på en webbdelssida. Bibliotek för översättningshantering Ett bibliotek för översättningshantering underlättar processen för manuell dokumentöversättning och gör det lättare att skapa, spara och hantera översatta dokument genom vyer och funktioner som stöder översättningsprocessen. I biblioteket kan du spåra relationen mellan ett källdokument (den ursprungliga versionen av ett dokument) och alla översättningar av det, och alla relaterade dokument grupperas tillsammans så att de blir lättare att hitta. Du kan också konfigurera ett bibliotek för översättningshantering med ett särskilt arbetsflöde för översättningshantering som har utformats för att göra det lättare att hantera processen för manuell dokumentöversättning. 24 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

25 Dataanslutningsbibliotek för PerformancePoint Med dataanslutningsbiblioteket för PerformancePoint blir det lättare att underhålla och hantera dataanslutningsfiler för PerformancePoint. I det här biblioteket kan du lagra ODC- (Office Data Connection) och UDC-filer (Universal Data Connection). Processdiagrambibliotek (metriska och amerikanska måttenheter) Du kan använda ett processdiagrambibliotek om du vill lagra och dela diagramprocessdokument, t.ex. de som skapas i Microsoft Office Visio Biblioteken för metriska och amerikanska måttenheter är anpassade efter sina respektive måttsystem. Obs! Beroende på hur din webbplats ser ut och hur den är konfigurerad kan andra typer av systembibliotek, t.ex. formatbibliotek och tillgångs- och sidbibliotek för webbplatsen, skapas automatiskt i SharePoint Server Du kan dock inte skapa dessa typer av bibliotek via användargränssnittet. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 25

26 Plats för anteckningar 26 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

27 Introduktion till listor En lista är samlad information som du delar med andra teammedlemmar. Du kan t.ex. skapa ett anmälningsblad för en händelse eller spåra teamhändelser i en kalender. Översikt När du skapar en Microsoft Windows SharePoint Foundation-webbplats skapas flera typer av listor automatiskt. Bland dessa standardlistor finns t.ex. en diskussionstavla och en kalenderlista. Du kan anpassa och lägga till objekt på standardlistorna, skapa ytterligare listor med hjälp av de tillgängliga listmallarna och skapa anpassade listor med de inställningar och kolumner som du vill använda. Du kan visa en lista på många olika sätt, t.ex. genom att skapa en vy på en sida med alla uppgifter och en vy på en annan sida med bara de uppgifter som förfaller i dag. Du kan också använda mappar om du vill ordna listobjekt. Du kan t.ex. välja att visa bara de aktuella händelserna i en kalender på en hemsida och skapa en vy som liknar en väggkalender på en annan sida. Har du data i ett kalkylblad som du vill använda i en lista på en Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010-webbplats? Du kan skapa en ny lista med alla kolumner och data genom att importera kalkylbladet. Om du har ett installerat databasprogram som är kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010, t.ex. Microsoft Access 2010, och webbläsaren stöder ActiveX-kontroller kan du integrera listdata med databasverktyg som frågor, kopplingar och rapporter. Du kan också visa listor i webbdelar (webbdel: En modulär informationsenhet som består av en namnlist, en ram och innehåll. Webbdelarna utgör de grundläggande byggstenarna i en webbdelssida.) på sidor på webbplatsen. Webbdelar är byggblocken som utgör en webbplats och du kan använda dem om du vill lägga till objekt direkt från en lista till en webbdelssida. Du kan också öppna en lista direkt och arbeta med den. Standardlistan Meddelanden visas t.ex. i en webbdel på en ny hemsida, men du kan också klicka på listans rubrik om du vill öppna och arbeta med listan på en egen sida. Olika sätt att arbeta med listor Nedan beskrivs några sätt att arbeta med listor som gör det lättare att hantera information för gruppen: Spåra versioner och detaljerad historik Du kan spåra versioner av listobjekt så att du kan se vilka objekt som har ändrats i olika versioner samt vem som har ändrat objekten. Om misstag görs i en nyare version av ett objekt kan du återgå till en tidigare version. Att kunna spåra vad som har gjorts i en lista är särskilt viktigt om en lista behöver övervakas kontinuerligt i organisationen. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 27

28 Kräv godkännande Du kan ange att ett listobjekt måste godkännas innan det visas för alla. Ett objekt förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett listobjekt innan det godkänns. Integrera e-post med en lista Om inkommande eller utgående e-post har aktiverats på webbplatsen kan du använda e-postfunktioner för listorna på webbplatsen. En del listor, t.ex. kalendrar, kan konfigureras så att användare kan lägga till innehåll i dem genom att skicka e-post. Andra listor, t.ex. uppgiftslistor, kan konfigureras så att e-postmeddelanden skickas till en användare när ett listobjekt tilldelas honom/henne. Inom din organisation kan även andra listtyper konfigureras så att de kan ta emot e-post. Anpassa behörigheter Du kan ange om en deltagare för en lista bara ska kunna läsa och redigera objekt som han/hon själv har skapat, eller samtliga objekt i listan. Användare som har behörighet för att hantera listor kan läsa och redigera alla objekt. Du kan också ange en specifik behörighetsnivå för ett enskilt listobjekt, t.ex. om objektet innehåller konfidentiell information. Skapa och hantera vyer En grupp kan skapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan ändras inte, men objekten ordnas eller filtreras så att det blir lättare för varje användare att hitta den viktigaste och mest intressanta informationen utifrån sina egna behov. Använda formler och beräknade värden Du kan använda formler och beräknade värden om du vill att informationen i kolumnerna i en lista ska skapas dynamiskt. Åtgärderna kan inkludera information från en eller flera kolumner i en lista och systemfunktioner, t.ex. [idag], vilket indikerar det aktuella datumet. Du kan t.ex ange ett standardförfallodatum som ligger sju dagar från det aktuella datumet. Håll dig informerad om ändringar I listor och vyer i Windows SharePoint Foundation 2010 används nu RSS-teknik vilket innebär att uppdateringar kan skickas automatiskt till medlemmar i din arbetsgrupp. RSS är en teknik som gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar eller RSS-feeds med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du kan få reda på när listor ändras eller när nya objekt läggs till. Aviseringar är ett smidigt sätt att hålla reda på de ändringar som är viktiga för dig. Dela listinformation med ett databasprogram Om du har ett installerat databasprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010, t.ex. Microsoft Access 2010, kan du exportera och importera data till och från webbplatsen samt länka en tabell från databasen till en SharePoint-lista. När du 28 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

29 arbetar med listdata i en databas kan du analysera den på samma sätt som du analyserar andra data, t.ex. med hjälp av frågor, kopplingar och rapporter. Arbeta med listobjekt från ett e-postprogram Med hjälp av ett e- postprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010 behöver du aldrig vara utan viktig listinformation. Om du t.ex. använder Microsoft Outlook 2010 kan du visa och uppdatera uppgifter, kontakter och diskussionstavlor på webbplatsen från Outlook. Listtyper Vilken typ av lista du använder beror på den typ av information som du ska dela: Meddelanden Använd en meddelandelista för att dela nyheter och status och för påminnelser. Meddelanden stöder utvidgad formatering med bilder, hyperlänkar och formaterad text. Kontakter Använd en kontaktlista för att lagra information om personer eller grupper som du arbetar med. Om du använder ett program för e-post eller ett kontakthanteringsprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010 kan du visa och uppdatera dina kontakter från din SharePoint-webbplats i det andra programmet. Du kan exempelvis uppdatera en lista över alla företagets leverantörer från Outlook En kontaktlista hanterar inte faktiskt medlemmarna på webbplatsen, men kan användas för att spara och dela kontakter för organisationen, exempelvis en lista över externa leverantörer. Diskussionstavlor Använd en diskussionstavla som en central plats för hantering och lagring av gruppdiskussioner. Diskussionstavlor liknar nyhetsgrupper i sin utformning. Om din administratör har aktiverat listor på din webbplats för att ta emot e-post kan diskussionstavlor lagra e- postdiskussioner från de vanligaste typerna av e-postprogram. Du kan exempelvis skapa en diskussionstavla inför företagets nya produktlansering. Om du använder ett e-postprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010 kan du visa och uppdatera din diskussionstavla medan du arbetar i det andra programmet. Länkar Använd en länklista som en central plats för länkar till webben, företagets intranät eller andra källor. Du kan exempelvis skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser. Kalender Använd en kalender för alla personalaktiviteter eller för speciella tillfällen, exempelvis helgdagar. Kalendern ger en visuell bild, liknande en skrivbords- eller väggkalender, över personalaktiviteter, t.ex. möten, sociala aktiviteter och heldagsaktiviteter. Du kan också markera viktiga händelser som deadlines eller datum för produktlanseringar som inte är knutna till något särskilt tidsintervall. Om du använder ett e-post- eller kalenderprogram som är kompatibelt medwindows SharePoint Foundation 2010 kan du visa och uppdatera din kalender från din SharePoint-webbplats medan du arbetar i det andra programmet. Du kan exempelvis jämföra och uppdatera din kalender på SharePoint-webbplatsen med datum från din Outlook 2010-kalender genom att visa de båda kalendrarna sida vid sida eller överlappande i Outlook Uppgifter Använd en uppgiftslista när du vill spåra information om projekt och andra att göra-händelser för gruppen. Du kan både tilldela uppgifter till olika personer och spåra status och procent för färdigt arbete när uppgiften är nästan slutförd. Om du använder ett program för e-post- eller uppgiftshantering som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 29

30 2010 kan du visa och uppdatera dina uppgifter från din SharePoint-webbplats medan du arbetar i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista för företagets budgetprocess och sedan visa och göra uppdateringar i Outlook 2010 tillsammans med andra uppgifter. Projektuppgifter Använd en projektuppgiftslista om du vill lagra information som liknar en uppgiftslista men även innehåller en visuell vy eller en Gantt-vy med förloppsindikatorer. Du kan både tilldela uppgifter till olika personer och spåra status och procent för färdigt arbete när uppgiften är nästan slutförd. Om du använder ett program för e-post- eller uppgiftshantering som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010 kan du visa och uppdatera dina projektuppgifter från din SharePointwebbplats medan du arbetar i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista på SharePoint-webbplatsen om du vill identifiera och tilldela arbetet för att skapa en utbildningsmanual. Sedan kan du spåra organisationens förlopp från Outlook Ärendeuppföljning Använd en ärendeppföljningslista för att lagra information om vissa ärenden, exempelvis rapportärenden, och spåra deras utveckling. Du kan tilldela ärenden, kategorisera dem och knyta ärenden till varandra. Du kan exempelvis skapa en lista för ärendeuppföljning för att hantera kundserviceproblem och lösningar. Du kan även kommentera ärenden varje gång du redigerar dem och skapa en kommenteringshistorik utan att ändra ärendets originalbeskrivning. En kundservicerepresentant kan exempelvis ange varje steg som har tagits för att lösa ett problem och reslutaten. Enkät För att samla in och sammanställa feedback, exempelvis om anställdas nöjdhet, använd en enkät. Du kan utforma dina egna frågor och svar på flera olika sätt och se en översikt över din feedback. Om du har ett kalkylblad eller ett databasprogram installerat som är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010 kan du exportera dina reslutat för vidare analys. Egen Även om du kan anpassa alla listor kan du börja med en egen lista och sedan anpassa bara de inställningar du anger. Du kan också skapa en lista som är baserad på ett kalkylblad, om du har ett kalkylprogram som är kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010 och Microsoft Internet Explorer och Microsoft Windows. Du kan till exempel importera en lista från Microsoft Excel 2010 som du skapat för att lagra och hantera kontakter med leverantörer. 30 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

31 Checka ut och redigera en fil När du checkar ut en fil från ett bibliotek på en Microsoft Windows SharePointwebbplats säkerställer du att andra användare inte kan göra ändringar i filen medan du redigerar den. När filen checkas ut kan du redigera filen och spara den, stänga den och öppna den igen. Andra användare kan inte göra ändringar i filen eller se dina ändringar förrän du checkat in filen. Om du arbetar i ett program som är kompatibelt med Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010 kan du arbeta med filen på din hårddisk och även arbeta i den när du inte är ansluten. När du är på kontoret kan du checka ut en fil till din bärbara dator och sedan arbeta i den medan du reser. Det går ofta snabbare att arbeta med filer på hårddisken än att arbeta med filer på servern Översikt Genom att checka ut en fil förhindrar du att flera personer gör ändringar på samma gång, vilket gör att konflikter och förväxling av olika ändringar undviks. Genom att checka in och ut filer får du mer kontroll när du följer upp versioner, eftersom en version skapas först när du checkar in filen och inte varje gång du öppnar och stänger filen. När du checkar ut en fil från vissa program som är kompatibla med Windows SharePoint Foundation 2010 kan du arbeta med filen på hårddisken även om du inte är ansluten. Kopian lagras i mappen Utkast på servern. Som standard är det mappen Utkast i SharePoint i mappen Mina dokument. Om du vill kan du i vissa klientprogram ändra lagringsplatsen. Att arbeta med filen på hårddisken går oftast snabbare än att arbeta med filer på servern, och det gör det lätt att fortsätta arbeta även när du inte är på kontoret. När en fil är utcheckad kan endast den person som checkade ut filen redigera den. Filens ikon i biblioteket ändras och visar att filen är utcheckad. När du vilar muspekaren över en utcheckad ikon visas namnet på den som har checkat ut filen i ett skärmtips. De ändringar någon gör i filen när den är utcheckad syns inte för andra förrän filen är incheckad igen. Det här gäller både när filen bearbetas på hårddisken och på servern. Bibliotek kan konfigureras så att du i dem måste checka ut filer innan du redigerar dem. Om utcheckning är obligatoriskt i biblioteket kommer du att uppmanas checka ut filen när du redigerar den. Om utcheckning krävs i biblioteket måste du checka in en ny fil när du skapar den eller överför den till ett bibliotek. Filen blir inte tillgänglig för andra användare förrän du checkat in den. Checka ut en fil När du checkat ut en fil redigerar du den vanligtvis och checkar sedan in den tillbaka. Om utcheckning av filer är ett krav i biblioteket kan du även checka ut filen när du öppnar filen för att redigera den. Om utcheckning krävs kommer du att få ett DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 31

32 meddelande om att filen checkas ut när du redigerar den, om filen inte redan checkats ut. 1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart. Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn. 2. Peka på namnet på filen, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Checka ut. I ett bildbibliotek klickar du på filen och klickar på Checka ut. 3. Om programmet du använder för redigering av filen är kompatibelt med Windows SharePoint Foundation 2010 kan ett meddelande visas med frågan om du vill arbeta med filen som ett lokalt utkast. Om du vill arbeta med en kopia av filen på hårddisken låter du markeringen i kryssrutan Använd min lokala utkastmapp vara kvar. Om du vill att utkastkopian ska sparas på servern under tiden som filen är utcheckad till dig avmarkerar du kryssrutan. Obs! Om kommandot Checka ut inte är tillgängligt kan filen redan ha checkats ut till dig eller någon annan. Om du senare vill checka in filen utan att spara dina ändringar kan du välja att ignorera ändringarna. Du förlorar ändringar som gjorts medan filen var utcheckad. Filen återgår till den senaste versionen som checkades in och de ändringar som du ignorerar sparas inte i versionshistoriken. Du kan checka in filen så att andra användare kan se dina ändringar och behålla filen utcheckad medan du fortsätter arbeta i den. Om du vill göra så markerar du kryssrutan Behåll dokumentet utcheckat när den här versionen har checkats in när du checkar in filen igen. Ångra utcheckning och ändringar i en fil Om du checkar ut en fil från en webbplats, gör ändringar, och sedan bestämmer dig för att inte behålla de ändringar du gjort, kan du ignorera utcheckningen. De ändringar som du gjort i filen efter att du checkade ut den tas bort och filen kan redigeras av andra igen. Du kan ångra utcheckningen för en fil om du var den som checkade ut filen eller om du har behörighet att ändra biblioteket, t.ex. om du är webbplatsägare. Du bör vara försiktig med att ångra utcheckning av en fil som checkats ut till någon annan, eftersom de ändringar som har gjorts efter att den checkades ut skrivs över. 1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart. Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn. 2. Peka på den fil som du vill ångra utcheckningen för, klicka på pilen som visas, och klicka sedan på Ignorera utcheckning. 3. När du uppmanas att bekräfta att du vill ta bort ändringarna klickar du på Ja om du är säker på att du vill ta bort alla ändringar. Obs! Om versionerna spåras för biblioteket tas inte de ändringar som görs i filen medan den är utcheckad med i versionshistoriken. Kräva utcheckning av filer i ett bibliotek Genom att kräva utcheckning av dokument kan bara en person åt gången ändra dokumentet, vilket förhindrar att redigeringskonflikter och förvirring uppstår. 32 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

33 När någon skapar en ny fil eller lägger till en ny fil i ett bibliotek som kräver utcheckning, checkas filen inledningsvis ut. Personen som skapar eller lägger till filen måste checka in den innan andra personer kan se den. Utcheckning krävs också när information om filen ska uppdateras, exempelvis titeln eller när filen ska levereras. När utcheckning krävs, checkas en fil ut automatiskt när någon öppnar den för redigering, om inte den inte redan checkats ut. Redigeringskommandona meddelar användaren om att filen håller på att checkas ut. Om du exempelvis klickar på kommandot Redigera i Program på snabbmenyn för en fil, ser du ett meddelande om att filen håller på att checkas ut. När du checkar ut en fil från vissa program som är kompatibla med Windows SharePoint Foundation 2010 kan du arbeta med filen på hårddisken även om du inte är ansluten. Kopian lagras i mappen Utkast på servern. Som standard är det mappen Utkast i SharePoint i mappen Mina dokument. Om du vill kan du i vissa klientprogram ändra lagringsplatsen. Att arbeta med filen på hårddisken går oftast snabbare än att arbeta med filer på servern, och det gör det lätt att fortsätta arbeta även när du inte är på kontoret. När en fil är utcheckad kan endast den person som checkade ut filen redigera den. Filens ikon i biblioteket ändras och visar att filen är utcheckad. När du vilar muspekaren över en utcheckad ikon visas namnet på den som har checkat ut filen i ett skärmtips. De ändringar någon gör i filen när den är utcheckad syns inte för andra förrän filen är incheckad igen. Det här gäller både när filen bearbetas på hårddisken och på servern. När du checkar in en fil uppmanas du ange kommentarer om de ändringar som du gjort. Om uppföljning av versioner görs i ett bibliotek blir kommentarerna en del av versionshistoriken. Om både huvudversioner (huvudversion: En numrerad kopia av en fil som har ändrats drastiskt sedan den tidigare huvudversionen. Varje huvudversion identifieras med ett helt nummer (1, 2, 3,...). Numret talar om att den har publicerats för en större grupp i organisationen.) och delversioner (delversion: En kopia av en fil numrerad med decimaler (0,1, 0,2, 1,1,...) som bara har omarbetats lite sedan den tidigare versionen. Vanligtvis publiceras inte delversioner för en större grupp i organisationen.) följs upp, uppmanas du välja vilken typ av version du checkar in. För att kunna kräva utcheckning av filer måste du ha behörighet att utforma en lista eller ett bibliotek. 1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart. Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn. 2. Klicka på inställningarna för den bibliotekstyp du öppnar på menyn Inställningar. I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek. 3. Under Allmänna inställningar klickar du på Versionsinställningar. 4. Klicka på Ja i avsnittet Kräv utcheckning under Användare måste checka ut dokument innan de kan redigera dem. 5. Klicka på OK. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 33

34 Plats för anteckningar 34 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

35 Checka in en fil När du checkar in en fil i ett bibliotek på en Microsoft Windows SharePoint Services - webbplats blir de ändringar som du har gjort tillgängliga för alla som använder biblioteket. Översikt Efter att du har checkat ut och uppdaterat en fil checkar du in filen igen så att andra kan se ändringarna. I ett bibliotek som kräver utcheckning checkas filerna ut till dig när du skapar eller överför dem. Du måste checka in filerna för att andra ska kunna visa och redigera dem. Om ett bibliotek kräver godkännande av innehåll måste uppdateringarna godkännas för att de ska kunna ses av de som använder biblioteket. När du checkar in en fil kan du skriva kommentarer om de ändringar du gjort i filen. Det gör det lättare för användarna att se vilka ändringar som gjorts i filen under det att den var utcheckad. Det är särskilt praktiskt med kommentarer vid incheckningen om flera personer arbetar med filen. Om versionerna spåras kommer de kommentarer du gjort att tas med i filens versionshistorik, vilket kan vara en hjälp om filen kommer att ändras flera gånger. Om både huvudversioner och delversioner spåras, uppmanas du att välja vilken typ av version du checkar in. En huvudversion är oftast en betydande ändring, t.ex. ett tillägg av ett avsnitt, medan en delversion är en mindre ändring, t.ex. en korrigering av ett stavfel. Om biblioteket spårar båda versionstyperna och kräver godkännande av innehåll skapas en arbetskopia av filen om en delversion checkas in. När du vill få filen godkänd måste du publicera arbetskopian som en huvudversion. Normalt checkar du bara in de filer du har checkat ut. Du får ett varningsmeddelande om du checkar in en fil som checkats ut till någon annan. Om du checkar in filen skriver du över alla ändringar som den andra personen har gjort i filen. Ibland kanske du vill uppdatera kopian på servern, så att andra kan se ändringarna, och sedan fortsätta att arbeta med filen. Eller om versionerna spåras kanske du vill att dina ändringar ska ingå i versionshistoriken, så att du kan återställa dem senare. I så fall kan du checka in en kopia av filen men behålla den utcheckad så att du kan fortsätta att arbeta med den. I vissa program som är kompatibla med Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010, t.ex. Microsoft Word 2010, kan du checka in och ut filer från programmet utan att gå tillbaka till servern för att checka in filen. Mer information finns i hjälpen för programmet. Checka in en fil 1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart. Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn. 2. Peka på den fil du vill checka in, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Checka in. 3. Om du i avsnittet Checka in dokument på den sida som visas blir uppmanad att välja vilken versionstyp du checkar in spårar ditt bibliotek både huvud- och DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 35

36 delversioner av filer. Klicka på Delversion (utkast) eller Huvudversion (publicera), beroende på vilken typ av ändringar du har gjort i filen. Med versionsalternativen tilldelas också ett nummer till den version som du checkar in. Till exempel är 2.3 den tredje delversionen av en fil som har publicerats två gånger som huvudversion, och 3.0 är nästa huvudversion av filen. 4. Om du vill checka in dina ändringar men behålla filen utcheckad markerar du kryssrutan Behåll dokumentet utcheckat när den här versionen har checkats in i avsnittet Checka in dokument. 5. Skriv en beskrivning av de ändringar du har gjort i filen i avsnittet Kommentarer. Din organisation kan ha specifika rekommendationer och krav för incheckning av kommentarer. 6. Klicka på OK. 7. Om du uppmanas att bekräfta incheckningen klickar du på Ja. Du kan till exempel bli uppmanad att bekräfta att du vill checka in filen om du fortfarande har filen öppen för redigering. Skriva över en delversion när du checkar in en fil Om du vill skriva över en delversion checkar du in en fil på vanligt sätt men anger att du vill skriva över den aktuella delversionen. Med hjälp av det här alternativet kan du förhindra att versionshistoriken blir för lång. Det kan vara nödvändigt om t.ex. din organisation anger strikta begränsningar för hur många versioner du kan behålla. Du kan endast skriva över delversioner när både huvud- och delversioner av en fil spåras, när du håller på att arbeta med en delversion, och när du checkar in en ny delversion. Du måste också ha behörighet att ta bort en tidigare version. Viktigt! Du bör endast välja det här alternativet när du är säker på att du vill ta bort den tidigare versionen av filen permanent, t.ex. om den innehöll stavfel eller andra fel. När du skriver över en delversion tas den bort från versionshistoriken och kan inte återställas. 1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart. Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn. 2. Peka på den fil du vill checka in, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Checka in. 3. Klicka på Skriv över den aktuella delversionen i sidavsnittet Checka in dokument. Med versionsalternativen tilldelas också ett nummer till den version som du checkar in. Till exempel skulle 2.3 motsvara den tredje delversionen av en fil som har publicerats två gånger som huvudversion, och 3.0 motsvara nästa huvudversion av filen. 4. Om du vill checka in dina ändringar men behålla filen utcheckad markerar du kryssrutan Behåll dokumentet utcheckat när den här versionen har checkats in i avsnittet Checka in dokument. 5. Skriv en beskrivning av de ändringar du har gjort i filen i avsnittet Kommentarer. Din organisation kan ha specifika rekommendationer och krav för incheckning av kommentarer. 6. Klicka på OK. 7. Om du uppmanas att bekräfta incheckningen klickar du på Ja. Du kan till exempel bli uppmanad att bekräfta att du vill checka in filen om du fortfarande har filen öppen för redigering. 36 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

37 Introduktion till versionshantering Med hjälp av versionshantering kan du lagra, följa upp och återställa objekt i en lista och filer i ett bibliotek i samband med att de ändras. Översikt När uppföljning görs av versioner för listor eller bibliotek, sparas ändringar i objekten eller filerna och deras egenskaper. På det viset kan du bättre hantera innehåll när det ändras och även återställa den föregående versionen om du exempelvis gör ett misstag i den aktuella versionen. Versionshantering är särskilt användbart när flera personer arbetar tillsammans i projekt eller när information bearbetas och granskas i flera stadier. Versionshantering är tillgängligt för listobjekt i alla standardlisttyper inklusive kalendrar, ärendeuppföljningslistor och anpassade listor och för alla filtyper som kan sparas i bibliotek, inklusive webbdelssidor. Du kan använda versionshantering till följande: Registrera en versionshistorik När versionshantering har aktiverats kan du se när ett objekt eller en fil ändrats och vem som ändrat det. Du kan också se när egenskaper eller information om filen ändrats. Om någon exempelvis ändrar förfallodatum för ett listobjekt visas den informationen i versionshistoriken. För filer ser du också kommentarer som användarna lagt till om sina ändringar. Återställa en tidigare version som aktuell version Gjorde du ett misstag i en aktuell version? Eller behöver du kanske återställa en del av ett dokument som du raderat. Du kan enkelt ersätta din aktuella version med en tidigare version. Din aktuella version blir sedan del av versionshistoriken. Visa en tidigare version Du kan visa en tidigare version, om du exempelvis behöver läsa en tidigare policy, utan att skriva över din aktuella version. För.aspx-filer kan du endast visa detaljer om de ändringar som gjorts i filerna och inte de aktuella sidorna som filerna skapar. I bibliotek kan uppföljning göras av både huvudversioner, exempelvis dem som en ny avdelning lagts till i och delversioner, exempelvis dem där ett stavfel korrigerats. I listor DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 37

38 kan endast huvudversioner följas upp. Listor och bibliotek kan också begränsa antalet versioner som användarna kan spara. Om du vill aktivera versionshantering måste du ha behörighet att utforma en lista eller ett bibliotek. När versioner skapas När versionshantering aktiverats, skapas versioner under följande omständigheter: När ett listobjekt eller en fil först skapas eller när en fil överförs. Obs! Om utcheckning av filer krävs måste filen först checkas in, för att den första versionen ska skapas. När en fil överförs som har samma namn som en befintlig fil och kryssrutan Lägg till som en ny version i befintliga filer markerats. När egenskaperna för ett listobjekt eller en fil ändras. När en fil öppnas, redigeras och sparas. En version skapas när du första gången klickar på Spara. Den här versionen uppdateras med de senaste ändringarna som du gör i filen innan du stänger den. Obs! En version skapas inte varje gång som du eller någon annan användare klickar på Spara, eftersom alltför många versioner då skulle skapas. När en fil checkas ut, ändras och sedan checkas tillbaka in. Obs! Om du eller någon annan användare ignorerar den utcheckade versionen, skapas ingen version. Du kan välja att radera en enstaka version av en fil, om du exempelvis vet att du gjort ett misstag i versionen, vilket innebär att versionen tas bort från versionshistoriken. Om du emellertid tar bort själva filen kommer alla versioner att tas bort samtidigt. Som standard skickas en version som du tar bort till Papperskorgen, varifrån den kan återställas fram tills den tas bort permanent. Din organisation kan emellertid hantera borttagningar på ett annat sätt. Viktigt! Om organisationen bara kan lagra ett begränsat antal versioner tas den äldsta versionen bort permanent när gränsen är nådd. De skickas inte till papperskorgen. Arbeta med huvud- och delversioner Beroende på vilka behov din organisation har, kan ditt bibliotek konfigureras med enkel versionshantering, i vilken enbart huvudversioner följs upp, eller versionshantering med uppföljning av både huvud- och delversioner. Om användarna i din grupp inte arbetar på flera versioner ofta behöver din organisation eventuellt bara enkel versionshantering. Om många personer arbetar på filer tillsammans och vanligtvis skapar flera versioner, kan det i din organisation finnas behov av uppföljning av både huvud- och delversioner. Om två typer av versioner skapas kan din grupp bättre hantera innehållet i dem. Personer som arbetar med innehållet förstår lättare en fils aktuella status. En huvudversion är exempelvis oftast den som är färdig för påseende och granskning av en stor grupp, medan en delversion är ett utkast som någon fortfarande arbetar på. Genom att båda typer av versioner följs upp blir också versionshistoriken mer meningsfull. En huvudversion utgör sannolikt oftare en milstolpe i arbetet med en fil och kan till exempel vara en fil som skickas in för granskning eller som distribueras till 38 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

39 andra användare. En delversion sparas vanligtvis som en rutinåtgärd och kan exempelvis vara en version som du sparar eller gör kontrolläsning i medan du fortfarande utformar innehållet eller en version där du korrigerar vissa småfel. När du vill visa versionshistoriken för en fil, kan huvudversionerna underlätta för dig att se de olika faserna i filens utveckling och göra historiken lättare att gå igenom. När uppföljning görs av huvud- och delversioner sparas en version standardmässigt som delversion, såvida du inte anger versionen som huvudversion. När du sparar en fil och stänger den följs versionen upp som en delversion. Du måste publicera filen innan den kan bli en huvudversion. Du kan publicera filen med hjälp av kommandon i en listruta i ett bibliotek. I vissa program som är kompatibla med Microsoft Windows SharePoint Services, kan du också använda kommandon i programmet. Som standard kan varje huvudversion ha upp till 511 utkast (delversioner), men webbplatsadministratören och webbplatsägaren kan ytterligare begränsa antalet versioner. Om du har behörighet att ta bort versioner kan du skriva över en delversion med en annan delversion. Du kan exempelvis vilja skriva över en version om du vet att den tidigare versionen innehåller ett fel och du inte behöver behålla den. Om du publicerar en huvudversion och sedan inser att du gjort ett misstag kan du göra versionen till en delversion igen genom att avpublicera den. Om du checkar ut filer innan du arbetar på dem, kan du bestämma vilken typ av version du checkar in. Du behöver inte publicera en fil om du anger den som en huvudversion när du checkar in den. Versionsnumrering Versioner numreras i den ordning du skapar dem. I en lista eller ett bibliotek där enkel versionshantering aktiverats är version 1 den första version som du skapar eller överför och följande versionsnummer blir ett helt tal högre för varje version, som i version 2, version 3 och så vidare. När du gör uppföljning av huvud- och delversioner är huvudversionerna hela tal, medan delversionerna har formen av underkapitel. Exempelvis är 0.1 den första delversionen av en fil medan 1.3 är den tredje delversionen av en fil som publicerats en gång och 2.0 den andra huvudversionen av en publicerad fil. Den aktuella publicerade huvudversionen markeras och versionsnumret är ett helt tal. En version skapas när egenskaper eller metadata ändras. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 39

40 Den första versionen av en fil har alltid delversionsnumret 0.1. I en lista eller ett bibliotek kan du visa en Version-kolumn som visar versionsnumret för filer och listobjekt, vilket kan vara användbart om din grupp ofta ändrar information. Länkar till mer information om hur du arbetar med vyer finns i avsnittet Se även. Versionshantering med godkännande av innehåll Hantering av huvud- och delversioner fungerar med godkännande av innehåll för listor och bibliotek. När godkännande av innehåll krävs, förblir ett listobjekt eller en fil i utkast- eller viloläge tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Om objektet eller filen godkänns, tilldelas det statusen Godkänd i listan eller biblioteket och visas för alla med behörighet att visa listan eller biblioteket. Om objektet eller filen avvisas får objektet eller filen statusen "väntande" och visas bara för användare med behörighet att visa utkast. När du aktiverar huvud- och delversionshantering i ett bibliotek som kräver godkännande av innehåll, kan du också lägga till ett arbetsflöde, om du eller någon annan i organisationen har skapat ett arbetsflöde. Ett arbetsflöde styr hur dina filer rör sig genom affärsprocesser som granskning och godkännande. Du kan använda ett arbetsflöde när du hanterar godkännandeprocessen i samband med att huvudversioner checkas in. I ett bibliotek där både huvud- och delversioner följs upp måste du som standard först publicera en huvudversion av en fil innan den kan godkännas. Delversioner betraktas som utkast som fortfarande är under bearbetning, så de visas inte som objekt som väntar på att godkännas. En resebyrå kan t.ex. använda ett dokumentbibliotek för att hantera filer. Under tiden som medlemmarna i en grupp utvecklar ett nytt säljförslag, görs en uppföljning av delversioner av filen. Om ett misstag görs i en version kan en tidigare version återställas. När förslaget är klart kan en huvudversion skapas som sedan ska godkännas av den juridiska avdelningen och gruppchefen. När filen har godkänts kan andra anställda visa filen. Som standard är ett objekt eller en fil i viloläge endast synligt för den person som skapat det och för personer med behörighet att godkänna objekt, men du kan ange om andra grupper av användare kan visa objektet eller filen. När godkännande av innehåll krävs, kommer personer som har behörighet att läsa innehåll men inte behörighet att se utkastobjekt att se den senaste godkända versionen eller huvudversionen av listobjeketet eller filen. Om del- och huvudversioner följs upp och ingen ännu har publicerat en huvudversion, kommer filen inte att vara synlig för personer som inte har behörighet att se utkastobjekt. Versionshantering med utcheckning När filer checkas ut används versionshanteringen på ett optimalt sätt. När du checkar ut en fil kommer en version endast att skapas när du checkar in filen tillbaka, vilket innebär att du kan bestämma när en version ska skapas. När utcheckning inte är obligatoriskt skapas en version när du första gången sparar en fil och sedan uppdateras 40 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

41 denna version när du stänger filen. Om du öppnar och sparar filen igen, skapas en annan version. Beroende på vilka omständigheterna är, kan det vara lämpligt att undvika att flera versioner skapas, exempelvis om du måste stänga en fil för att gå på ett möte innan du gjort alla ändringarna i filen. När utcheckning krävs kan du inte lägga till en fil, ändra en fil eller ändra filegenskaperna utan att först checka ut filen. När du checkar in en fil uppmanas du ange kommentarer om de ändringar du gjort, vilket skapar förutsättningar för en mer meningsfull versionshistorik. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 41

42 Exempel på en färdig Sharepoint-webbplats. 42 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

43 Övningar Övningsuppgift Logga in på SharePoint Gå in på ditt SharePoint-webbplats (arbetsrum - Site) genom att starta din webbläsare (t.ex. Internet Explorer) och i adressfältet skriva in adressen till ditt arbetsrum, exv: Startsidan kan se ungefär som ovan. Webbdelar (Web Parts) Följande webbdelar ingår i startsidan: Mina dokument Dokumenten i användarens alla projekt syns här. Däremot läggs nya dokument upp i respektive projekt. Mina uppgifter Uppgifter som användaren tilldelats i alla projekt syns här. Nyheter och diskussioner Innehållet här avspeglar alla användarens projekt. Mina händelser Kalenderhändelser i alla projekt visas här. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 43

44 För att genomföra en kurs med deltagare, som ska kunna skapa ny webbplats mm, krävs att administratören har skapat en webbplats med fullständiga behörigheter (ägare) för de konton, som deltagarna arbetar med. Det är en fördel att arbeta med hög skärmupplösning, t.ex. 1280x1024 punkter. I utbildningssammanhang underlättar det också om du (när du tillfrågas om detta) väljer att låta Windows minnas ditt lösenord. I annat fall kan du få frågan om lösenord vid flera tillfällen. Välj Personalfrågor i vänster navigationsfält så att du hamnar på en lämplig del av intranätet. Skapa ny webbplats (Create New Site) Klicka på Webbplatsåtgärder, Ny webbplats (Site Actions, New Site) 44 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

45 Du ska nu välja mall (template) för din webbplats. Gruppwebbplats är det vanligaste alternativet och det visas först. Men: Eftersom du ska använda mallen Projektkontoret, så väljer du LU, Projektkontor, Projekt och därefter klickar du på Fler alternativ. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 45

46 Här anger du Titel (Title): tydligt unikt namn på webbplatsen (ibland kallat arbetsrum) Beskrivning (Description): vad webbplatsen ska innehålla. Texten visas på en del ställen tillsammans med titeln. URL-namn, (Universal Resource Locator, dvs. webbadressen: välj namn men använd endast engelska bokstäver (siffror går också bra). Det är nämligen så att programmet ignorerar andra tecken. Det är ju webbläsaren som ska hitta adressen. Välj språk (Select a language): för att det ska gå att välja ett visst språk behöver motsvarande Language Pack vara installerat på servern. Användarbehörigheter (Select Permissions): Använd Unika behörigheter (Use unique permissions). I annat fall kommer behörigheterna att ärvas från nivån ovanför. Vill du använda det övre länkfältet från den överordnade webbplatsen: Välj Ja, om du önskar möjlighet att navigera till överordnad nivå. Tryck på Skapa (Create). Medan webbplatsen skapas, visas nedanstående bild: 46 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

47 Du befinner dig nu på den nyskapade webbplatsen (arbetsrummet). Den nya webbplatsens startsida - Projektsidan Uppgifter Här ser användaren de mest aktuella uppgifterna i projektet. Om du klickar på listrubriken, så visas de i ett Gantt-schema. Nyheter och diskussioner I den listan vias de senaste nyhets- och diskussionstrådarna. Klickar du på rubriken, så ser du alla poster. Kalender Projektkalendern visar en månadsöversikt över projektaktiviteterna. Du bläddrar med knapparna. Klickar du på rubriken Kalender, så öppnas hela kalendern. Klickar du på en dag, så visas alla detaljer för den dagen. Navigering På översta nivån navigerar du med fältet långt upp till vänster (där det står LTH Gemensamt > Personalfrågor > Exempelwebbplats på bilden). Sedan kommer du att finna knappen för Navigera (en del kallar den för Brödsmulan). DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 47

48 I övrigt använder du Snabbstartmenyn, som du finner längst till vänster. Projektmedlemmar 48 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

49 Du söker efter personer och grupper i AD (Active Directory) på liknande sätt som i Outlook Web Apps. Du skriver således in t.ex. Efternamn och klickar på Sök-knappen. Därefter väljer du i sökresultatet och slutligen klickar på Lägg till. Av sekretesskäl har vissa uppgifter i bilden maskats bort. Det är tre grupper du ska definiera: Besökare (Visitors): som endast har läsbehörighet ( Läsare ) Medlemmar (Members): som har behörighet att lägga till och ändra information men saknar rätt att lägga till nya besökare etc. ( Deltagare ) Projektledare (Project Managers) eller Ägare (Owners): som har fullständig behörighet på webbplatsen. Den, som skapar platsen, blir automatiskt Ägare. Läsbehörighet innebär ratt att öppna, läsa, kopiera och skriva ut men inte att förändra, radera och ändra egenskaper, t.ex. filnamn. Du erbjuds också att skicka ett e-postmeddelande till dina projektmedlemmar. Bibliotek (Libraries) Välj Projektdokument (Project Documents) i vänsterspalten. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 49

50 Välj sedan Åtgärder, Ändra inställningar och kolumner. Därefter Bibliotek, Inställningar för bibliotek Här ges du möjlighet att modifiera standardbiblioteket. Du kommer att kunna skapa nya bibliotek senare. Välj Versionsinställningar (Versioning settings). Välj enligt bilden, dvs. Skapa huvudversioner samt välj Ja på frågan Måste användare checka ut dokument innan de kan redigera dem? 50 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

51 Listor (Lists) Projekten innehåller tre listor: Kalender Uppgifter Uppgifter Gantt Uppgifter Gantt visar samma information som Uppgifter men som Gantt-schema. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 51

52 Mapphantering (Folders) Välj Dokument, Ny mapp (Document, New Folder) för att skapa en ny mapp. Förse den med ett lämpligt namn och tryck på Spara. Öppna därefter mappen och välj därefter Dokument, Nytt dokument (Document, New Document). Lägg märke till Word-ikonen, som visar att Word är standardfilformat i biblioteket. Du kommer att få den vanliga säkerhetsvarningen från Windows. Den besvaras med OK. 52 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

53 Du skapar ditt dokument och sparar det sedan: Stäng Word. Du får följande dialogruta, där du (vanligtvis) väljer Checka in fil, för att lösgöra den för andra användare. Du uppmanas nu att ge en Incheckningskommentar: DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 53

54 Du kommer nu tillbaka till ditt dokumentbibliotek i SharePoint. Du lägger märke till att filen nu finns med på listan, försedd med tillägget Nytt! (!NEW). Den noteringen förblir där i en vecka. Redigera ett meddelande Om du (eller någon annan i arbetsgruppen) klickar till höger om filnamnet, så öppnas en lista. De viktigaste valen där är: Redigera i Word, som du väljer, om du ska ändra i filen. Eftersom du tidigare gjort den inställningen, att en fil måste checkas ut för att kunna redigeras, så sker utcheckning samtidigt. Om du endast önskar låsa filen, så att ingen annan kan ändra i den, kan du välja endast Checka ut. Om du dubbelklickar istället på ikonen, så öppnas filen för läsning endast, dvs. i skrivskyddat läge. Om filen redan är utcheckad av annan, så får du följande meddelande: Checka ut dokumentet, öppna det och gör dina ändringar: 54 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

55 Versionshistorik När du sedan skapar nya filer, får dessa även egenskapen Versionshistorik (Version History). En sådan versionshistorik kan se ut så här: Klickar du till höger om datumet, så ser du alternativen Visa, Återställ och Ta bort. Ta bort flyttar versionen till papperskorgen. Återställ skapar en ny version med innehåll enligt den valda versionen. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 55

56 Kalender Du har möjlighet att lägga in gemensamma kalenderuppgifter i webbplatsens kalender: Om du bockar i Använd en mötesarbetsyta, får du möjlighet att skapa en extra nivå, som liknar en webbplats. Ny mötesarbetsyta Om du bockat i enligt föregående sida, så öppnas dessa val. 56 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

57 Arbetsrum Här kan du lägga in kalenderuppgifter, som visas i den övergripande kalendern. Du hittar ditt arbetsrum via Allt webbinnehåll, Webbplatser och arbetsytor. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 57

58 Avisering (Alert) Du och/eller andra personer önskar få meddelande, när dokumentet ändrats. Välj Åtgärder, Avisera mig (Actions, Alert Me). Gör lämpliga inställningar. Bekräfta med OK. 58 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

59 Egenskaper Välj därefter Visa egenskaper (View Properties). Konstatera vilken information du får. Öppna därefter filen (utan att ha checkat ut den först). Notera att du får beskedet Skrivskyddat (Write protected). DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 59

60 Ladda in annan fil Om du har färdiga Word-filer eller filer i andra filformat, så kan du använda funktionen Överför dokument (Upload document). Välj Överför dokument (Upload Document). Notera, att det finns alternativet Överför flera dokument (Upload Multiple Documents). Alla dokument som överförs i ett moment måste finnas i samma mapp. Du kan här välja vanliga Bläddra- (Browse-) funktionen. Väljer du Överför flera filer, så öppnas nedanstående fönster: 60 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

61 Ta bort dokument Peka på namnet på det dokument du önskar ta bort, tryck på triangeln och välj Ta bort (Delete). Ett alternativ till denna metod är, att markera filerna som ska tas bort och därefter klicka på Dokument, Ta bort dokument. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 61

62 Nytt bibliotek (New Library) Skapa ett nytt bibliotek för dokument (Webbplatsåtgärder, Skapa, Bibliotek, Dokumentbibliotek). Ge den lämpligt namn och se till att aktivera versionshantering genom att markera Ja vid Vill du att en version ska skapas varje gång du redigerar en fil i denna/detta dokumentbibliotek? (Create a version each time you edit a file in the document library). 62 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

63 Genom att välja Ja vid Vill du visa denna/detta dokumentbibliotek i Snabbstart, säkerställer du att den visas i fältet till vänster. Dokumentmall: Som du ser, kan du här välja vilket standardprogram som du vill använda, när du skapar ett nytt dokument. Om du väljer Word, utgår programmet från att du vill använda Word Om du istället har en äldre version, så väljer du Word Om du vill använda t.ex. Excel, så går det också bra. Väljer du ett program, som du inte har tillgång till på din dator, så blir det förstås problem. Det nya dokumentet tilldelas egenskaper enligt dialogrutan. Utforskarvy Om du föredrar det, så kan du välja ett se dina filer i Utforskaren (Windows Explorer), vilket gör det extra lätt att flytta filer mellan SharePoint och din dator. Klicka på ikonen Öppna med Utforskaren (Open with Explorer) enligt bilden. Därvid öppnas dokumentbiblioteket som en vanlig mapp i Utforskaren. Om du vill, så kan du skapa en genväg till dokumentbiblioteket på ditt skrivbord genom att dra mappen i adressfältet till skrivbordet. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 63

64 Ansluta till Outlook Om du klickar på knappen Anslut till Outlook (Connect to Outlook), därefter bekräftar med Tillåt (2 ggr) och Ja, så får du ett nytt avsnitt i Outlook med alla dina SharePoint-listor. Outlook använder nu sin sedvanliga metod att visa oöppnade dokument med fet stil. Modifiera biblioteksvyn Välj t.ex. att lägga till en kolumn med Kolumnnamn: Sign med informationstypen Enskild rad med text. 64 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

65 När du fortsättningsvis sparar nya dokument, så kommer du att tillfrågas om Sign. Vill du lägga till detta till befintliga dokument, så väljer du Visa egenskaper. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 65

66 Plats för anteckningar 66 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

67 Nyheter i Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft SharePoint Server 2010 innehåller flera förbättringar och tillägg. Menyfliksområdet som är en del av det omgjorda användargränssnittet hjälper dig att arbeta snabbare genom att placera kommandon på uppgiftbaserade flikar som är enkla att navigera i. Arbeta med flera webbläsare, som Microsoft Internet Explorer 7.0 och 8.0, Firefox 3.0 och Safari 3.0. Hitta och arbeta med funktioner som SharePoint-webbplatser, listor, wiki-webbplatser, bloggar och behörigheter är nu ännu enklare och smidigare att använda. Nya funktioner för sociala nätverk gör att du snabbt hittar både personer och information som du är särskilt intresserad av. Med funktioner för innehållshantering för företag, förbättrade sökfunktioner och förbättrade samarbetsverktyg kan du arbeta i Microsoft SharePoint Server 2010 både effektivare och mer intuitivt. Med de utökade funktionerna i Excel Services och PerformancePoint-tjänster för SharePoint 2010 kan du hantera affärsdata mer effektivt och lättare övervaka och analysera verksamhetsresultat i förhållande till uppsatta mål. Nytt användargränssnitt Med det nya menyfliksområdet utför du uppgifter snabbt och inom kontexten för ditt arbete. Om du arbetar med klientprogram som är relaterade till Microsoft Office 2007-systemet, som Microsoft Office Word 2007 och Microsoft Office PowerPoint 2007, är du redan bekant med menyfliksområdet. Som menyfliksområdet i dessa Office-program är det nya menyfliksområdet i SharePoint Server 2010 utformat för att hjälpa dig att snabbt hitta de kommandon du söker för att slutföra uppgifter. Kommandona är ordnade i logiska grupper som visas tillsammans under flikar. Varje flik motsvarar en typ av aktivitet, till exempel hur du arbetar med ett dokument i ett dokumentbibliotek eller lägger till och formaterar text på en sida. Du kan använda det nya menyfliksområdet i SharePoint Server 2010 för att göra följande: Få tillgång till kommandon och verktyg som du behöver samlade på samma plats. Möjlighet att utföra åtgärder på sidor, dokument och i listor med bara de kommandon du behöver, och inom ramen för det du sysslar med och den uppgift du vill utföra. Samarbete Använd den nya funktionen för samtidig redigering, och arbeta med samma Worddokument eller PowerPoint-presentationer som dina kolleger samtidigt. Flera personer kan samtidigt redigera ett Word-dokument eller bilder i ett SharePoint-bibliotek. Du kan till exempel skicka runt en länk till dokumentet i DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 67

68 ett SharePoint-bibliotek för granskning och samtliga granskare kan samtidigt föra in sin feedback i dokumentet. Inga fler bifogade filer du kan till exempel lagra alla dina nyligen använda dokument i din Min webbplats och arbeta på dem samtidigt som andra kollegor använder dem. Schemalägg möten och ha bättre koll på schemat med nya kalendrar Det är nu enklare att hantera och följa upp avtalade tider, möten och andra händelser eftersom du kan: Visa flera SharePoint- och Exchange-kalendrar på samma sida. Du lägger lätt till händelser i en kalender genom att klicka på ett datum och ange information om händelsen utan att lämna kalendern. Dra och släppa poster inifrån en kalender. Använd den nya gruppkalendern för att schemalägga möten med kolleger och schemalägga resurser som audiovisuell utrustning och möteslokaler. Använd nya Microsoft SharePoint Workspace 2010 för att arbeta med SharePoint-webbplatser, bibliotek och listor offline. Synkronisera dina ändringar när du återansluter till företagets nätverk. Med Microsoft SharePoint Workspace kan du nu arbeta med en SharePoint-webbplats på skrivbordet både när du är ansluten eller frånkopplad företagets nätverk. De största fördelarna med denna offline- och onlineintegrering är: Du kan snabbt och enkelt visa, lägga till eller ta bort SharePoint-bibliotek eller listobjekt när du är offline. Tvåvägssynkronisering mellan datorn och nätverket det vill säga uppdateringar av data på datorn eller på nätverket görs automatiskt när du är ansluten till nätverket. Innehåll synkroniseras automatiskt när du arbetar offline och sedan återgår till onlineläge. Du kan använda den nya funktionen med externa listor för externa data gör det mer effektivt att arbeta med serveraffärsdata till exempel SQL Serverdatabaser och SAP medan du är offline. 68 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

69 Dela information med andra mer effektivt med förbättrade wiki- och gruppwebbplatser Arbetet med wiki-sidor har underlättats då du nu kan: Lägga till och formatera innehåll direkt på sidan med den nya RTF-redigeraren. Bläddra efter bilder eller foton på den lokala datorn eller det lokala nätverket och infoga bildobjekten på en webbplats utan att lämna den sida du är på. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 69

70 Hantera flera objekt i SharePoint-listorna Du kan nu välja flera objekt i en lista och klicka på en knapp för att samtidigt utföra samma åtgärd för alla valda objekt. Du kan till exempel checka in eller checka ut flera dokument samtidigt. Skapa och hantera dina bloggar enklare med förbättrade redigeringsverktyg och ny navigering Med förbättringar i bloggredigeringsupplevelsen kan du: Enkelt och intuitivt redigera dina blogginlägg med den nya textredigeraren. Sök efter bilder på den lokala datorn eller i nätverket och lägg till dem i dina blogginlägg utan att lämna sidan. Sök efter blogginlägg efter månad och efter kategori. Antalet blogginlägg visas per månad eller kategori i realtid. En ny arkivlänk ger åtkomst till en månadsvy från bloggens start. För varje månad visas inläggen efter kategori. 70 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

71 Visa och arbeta med SharePoint-information på en mobil enhet Eftersom SharePoint-webbplatser är optimerade för att visas på små enheter kan du nu visa och arbeta med dokument, bloggar, wiki-sidor, affärsdata på en server och webbplatser från din mobiltelefon. Nedan anges några av de nya mobila funktionerna i SharePoint Server Öppna SharePoint-dokumentbibliotek, listor, wiki-webbplatser, bloggar, webbdelssidor och serveraffärsdata med smidig navigering och enkelt gränssnitt. Använd mobilsökfunktionen för att hitta personer, kontaktinformation, SharePoint-innehåll och data i anpassade databaser. Prenumerera på textmeddelanden (SMS) vid ändringar i dokument i SharePoint eller SharePoint-dokumentbibliotek eller listor. Visa Microsoft Office Word-, Excel- och PowerPoint-dokument i webbläsare på mobila enheter. Integration med gateways som UAG, ISA för åtkomst via brandväggar. Tillhandahålla en utvecklingsplattform för mobila enheter för att bygga anpassade mobila SharePoint-lösningar utöver den färdiga mobila upplevelsen. Social informatik Med de nya funktionerna i SharePoint Server 2010 kan du hitta innehåll och hålla dig uppdaterad om personer och intresseområden som betyder mest för dig. Hitta och hjälp andra att hitta intressant information Nya funktioner är nyhetsflöden, social taggning och omdömen så att du lättare har koll på dina kollegors aktiviteter samt kan dela relevant innehåll. Dela med dig av dina specialkunskaper på Mina webbplatser Tack vare förbättrade hjälpavsnitt kan du använda Mina webbplatser och profiler för att dela med dig av dina specialkunskaper till kolleger. Genom att lägga till till intressen och ansvarsområden i profiler är det lättare för kollegor att hitta varandra via nyhetsflöden, ställa och besvara frågor och kommunicera på andra sätt. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 71

72 Följ upp personer och intressen som betyder något för dig Med aktivitetsfeeds på Mina webbplatser kan du följa dina kollegors aktiviteter, hålla dig informerad om utvecklingen inom de områden som intresserar dig och kommunicera med andra som söker hjälp inom områden som intresserar dig. Du kan också få rekommendationer om nya kollegor eller nyckelord att följa, så att du kan utöka ditt professionella nätverk och få nya kunskaper. Innehållshantering för företag för dokument, poster, digitala resurser och webbinnehåll Med de nya funktionerna för innehållshantering för företag i SharePoint Server 2010 kan du mer effektivt hantera dokument, poster, digitala resurser och publicerade webbsidor. Med de nya Hanterade metadata-funktionerna kan du hantera taxonomier och metadata för alla dina SharePoint-webbplatser 72 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

73 I den nya tjänsten Hanterade metadata i SharePoint Server 2010 finns en uppsättning funktioner som gör att organisationer kan hantera taxonomier och metadata konsekvent i hela företaget. Med den nya tjänsten Hanterade metadata kan du: Publicera och dela innehållstyper över mellan webbplatssamlingar och webbprogram. Använda Termlagringsplats för hantering av termer och taxonomier. En taxonomi är en hierarkisk organisation av termer. Användare kan tillämpa dessa termer på innehåll på din webbplats om du lägger till den nya hanterade metadatakolumnen i listor, bibliotek eller innehållstyper. Taxonomier och termer kan hanteras centralt i organisationen eller också kan du integrera hanterade metadata med social taggning så att användare kan föreslå termer när de taggar innehåll. Hantera en enda leveransprodukt eller arbetsprodukt som innehåller flera dokument med dokumentgrupper SharePoint Server 2010 innehåller dokumentgrupper som är en ny innehållstyp (Innehållstyp: En återanvändningsbar grupp av inställningar för en innehållskategori. Använd innehållstyper konsekvent när du hanterar metadata, mallar och beteenden för objekt och dokument. Innehållstyper definieras på webbplatsnivå och används för listor och bibliotek.) som gör det möjligt att skapa och hantera arbetsprodukter som innehåller flera dokument. Dokumentgrupper konfigureras som andra innehållstyper. De kan konfigureras till att rymma en uppsättning standarddokument som användare sedan kan anpassa när de skapar en ny instans av en dokumentgrupp. Dokumentgruppsfunktioner som delade metadata, arbetsflöden och versionshantering gör det enkelt för grupper att effektivt hantera utvecklingen av en arbetsprodukt eller innehållsuppsättning. Ett exempel på en vanlig dokumentgrupp är ett säljdokument som används av en försäljnings- och marknadsföringsgrupp för att samla ihop olika dokumenttyper inför en produktkampanj. Använd den uppdaterade webbplatsmallen Dokumentcenter och hantera alla dokument på en plats Den uppdaterade webbplatsmallen Dokumentcenter möjliggör nya dokumenthanteringsfunktioner för en SharePoint-webbplats, inklusive den nya metadatabaserade navigeringsfunktionen. Med denna kan du söka efter innehåll i en stor lista eller ett stort bibliotek med metadata i stället för via mapparnas platser. Unika dokument-id:n gör det enkelt att hitta innehåll oavsett var det finns. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 73

74 Med en ny flexibel princip och nya funktioner för hantering av arkivhandlingar kan du välja om du vill hantera arkivhandlingar på plats eller på en central lagringsplats SharePoint Server har nu stöd för hantering och informationsavslöjande av innehåll på plats, vilket betyder att det inte behövs någon låst lagringsplats för offentliga arkivhandlingar. Några av de nya funktionerna för hantering av arkivhandlingar är: Hantering av arkivhandlingar på plats som gör att du kan lagra arkivhandlingar på plats bredvid pågående innehåll. Bevarandeprinciper som nu omfattar avancerade scheman, till exempel scheman i flera steg och mer än sju åtgärder för hantering av arkivhandlingar, exempelvis "Skicka poster till arkivet" och "Deklarera som arkivhandling på plats". För större arkiv har webbplatsen Arkivcenter utökats med en hierarkisk filplan, överföringsmetoder som styrs av metadata och möjligheten att föra samman flera webbplatssamlingar som kan hanteras som en enda stor lagringsplats. Skapa och hantera webbplatser ännu enklare med nya funktioner för webbinnehållshantering Med de nya och förbättrade funktionerna för webbinnehållshantering är det enkelt att publicera webbsidor och hantera webbplatser. Dessutom har SharePoint Server 2010 nu stöd för direktuppspelning av video. Publiceringen av webbinnehåll har förbättrats och förenklats med det nya menyfliksområdet, som samlar sidkommandon och gör kommandona mer uppgiftsbaserade. Innehållsdistributionen har gjorts enklare i och med att exportfunktion, loggning och rapportering har förbättrats. Färdiga webbanalysfunktioner ger stöd för analysrapporter för trafik, sökning och lager. Nytt stöd för multimedia, bland annat ett nytt resursbibliotek med detaljerade vyer och väljare, stöd för video som SharePoint-innehållstyp, infrastruktur för direktuppspelad video och en Silverlight-mediespelare som går att ändra utseende på. Stora sidbibliotek underlättar hanteringen av webbplatser med många sidor. Skapa och hantera olika versioner, eller "varianter" på publiceringswebbplatser eller sidor är en operation som nu skickas till en kö och görs i bakgrunden så att användare kan fortsätta arbeta i SharePoint medan operationen slutförs. Ett Visa ändringar-kommando har lagts till så att du kan jämföra en äldre version av en webbsida med en senare version. Ändringar visas markerade i en specialrapport för redigering sida vid sida i RTF-redigeraren. 74 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

75 Sökning Nya sökfunktioner i SharePoint Server 2010 gör det enklare att leta upp mer relevant information och snabbt och effektivt hitta kolleger. Bland nyheterna märks en ny resultatlayout som delar upp informationen i kategorier och som innehåller bättre beskrivningar och metadata. Dessutom visas personer inom din sociala krets överst i sökresultaten. Få bättre svar, snabbare Funktionerna för företagssökning omfattar både sätt att hitta information och personer, och sätt att navigera i sökresultaten. Bland de nya funktionerna kan nämnas: Förfining: Informerar dig om resultat och gör att du kan begränsa resultaten efter specifika typer, som webbplats, författare eller datum. Förifyllda förslag på sökfrågor, relaterade söklänkar och utskrivna akronymer. Möjlighet att söka efter dokument med boolesk syntax (OCH, ELLER och INTE) samt prefixjokertecken (*). Möjlighet att söka igenom SharePoint-innehåll från en dator som kör Windows 7. Förbättrad Menade du? -funktion med stöd för flera språk och termer i ditt företag. Sökning är en "social" upplevelse Genom att använda sökfunktionen tillsammans med funktionerna för social informatik och samarbete i SharePoint Server 2010 kan du: Söka efter en person med specialkunskaper inom ett visst område för att få hjälp. Använda fonetisk sökning för att hitta namn som låter likadant (Katrin eller Catherine?). Förfina sökresultaten med kategorier som avdelning och befattning. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 75

76 Andra förbättringar av sökfunktionen I sökmodellen används egenskaper (eller metadata) som du eller datorn tillhandahåller för dokument. Sökningen finkammar nu innehållet efter nyckelfraser som kan hitta saknade eller felaktiga egenskaper, vilket bidrar till att förbättra relevansen. Webbplatssökningar omfattar automatiskt den aktuella webbplatsen och dess underwebbplatser snarare än alla webbplatser. Hantering och anpassning av webbplatser Flera nya funktioner för hantering av behörighet, webbplatsdesign och ett internationellt användargränssnitt hjälper dig att använda, utforma och få åtkomst till SharePoint-webbplatser och innehåll. Visa och ändra behörighetsnivåer, till exempel behörighet på objektnivå för en viss användare eller grupp, med det nya behörighetshanteringsverktyget Ny behörighetshantering är tillgänglig från alla webbplatssamlingar, webbplatser, listor eller listobjekt så att du enkelt kan lägga till eller ta bort användare eller grupper, ändra behörighetsnivå, bryta arv och hantera anonym åtkomst. Du kan dessutom visa och justera alla behörighetsnivåer för en viss användare eller grupp. 76 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

77 Teman Med det nya galleriet Teman kan du välja bland många olika teman som medföljer SharePoint Server Du kan också skapa egna temafiler från Microsoft PowerPoint och lägga till dem i urvalet i galleriet. Gör din webbplats internationellt gångbar genom att ändra språket Se till att ha rätt språkpaket installerat så att du kan visa inställningssidor, hjälpavsnitt och programinnehåll som listrubriker och kolumnnamn, på det språk du själv väljer. Business Intelligence SharePoint Server erbjuder flera stabila Business Intelligence-funktioner via en förbättrad funktion i Excel Services, PerformancePoint-tjänster och konnektivitetstjänster för företag, ett SharePoint-baserat ramverk med standardiserat gränssnitt för befintliga affärsdata och -processer. Arbeta med Business Intelligence-funktioner med Excel Services Excel Services förbättrar Business Intelligence-funktionerna i SharePoint Server 2010, vilket ger: Förbättrade funktioner för visuell dataanalys, till exempel villkorsstyrd formatering, miniatyrdiagram och intuitiv datautforskning med hjälp av filter. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 77

78 Den nya funktionen för "självbetjänings-business Intelligence" från SQL Server Analysis Services är en klientfunktion som är tätt integrerad med PowerPivot för SharePoint. Möjligheten att analysera miljontals poster snabbt och enkelt. Om du också installerar och konfigurerar Office Web Apps, erbjuder Excel Web App ännu mer. Bland de nya funktionerna kan nämnas: Funktioner för formatering och redigering av kalkylblad direkt i webbläsaren precis som i Excel. Du kan nu formatera färger, format och storlek för linjer, kanter och siffror och använda samma bakgrundsfärgfunktioner som i Excel. Skapa nya webbläsarbaserade arbetsböcker och tabeller i arbetsböcker. Diagram Med den nya webbdelen Diagram, baserad på Dundas datavisualiseringsteknik, kan du lägga till detaljerade diagram på dina SharePoint-webbplatser med hjälp av webbaserad konfiguration, och ansluta diagram till data från en mängd olika källor, till exempel SharePoint-listor, externa listor, affärsdatatjänster, Excel Services och andra webbdelar. PerformancePoint-tjänster PerformancePoint-tjänster gör det enklare att övervaka och analysera verksamhetens prestanda och resultat mot uppsatta mål och fatta välgrundade affärsbeslut. Skapa och använd interaktiva instrumentpaneler med styrkort, rapporter (inklusive rapporter i Rapporteringstjänster och Excel Services) och filter. Skapa och använd styrkort som samlar ihop data från olika datakällor (inklusive Analysis Services, SQL Server, SharePoint-listor och Excel Services) för att spåra och övervaka dina data. Använd kraftfulla analysrapporter för att identifiera drivkrafter och rotorsaker, och anpassa rapporterna med filter. Integrera Business Intelligence-program och information med andra kraftfulla SharePoint-funktioner som samarbete och innehållshantering. Hantera och säkerställ ditt PerformancePoint-innehåll med hjälp av bättre integrering med SharePoint 78 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs

79 Med PerformancePoint-tjänster kan du hantera och säkerställa ditt PerformancePointinnehåll i SharePoint Server PerformancePoint-tjänster använder SharePoint Server-funktioner för skalbarhet, samarbete, säkerhetskopiering och återställning och katastrofåterställning. Instrumentpaneler och instrumentpanelobjekten lagras, hanteras och säkras i SharePoint-listor och -bibliotek, och ger dig ett enskilt ramverk för säkerhet och lagring. Få tillgång till mer detaljerad affärsinformation med förbättrade styrkort Med förbättrade styrkort är det enkelt att bryta ned data och få snabb åtkomst till mer detaljerad information. PerformancePoints styrkort erbjuder även flexiblare layoutalternativ, dynamiska hierarkier och beräknade KPI-funktioner (Key Performance Indicator). Med denna nya funktion kan du nu skapa egna mätvärden som använder flera datakällor. Du kan även sortera, filtrera och visa avvikelser mellan faktiska värden och uppsatta målvärden och på så viss lättare identifiera problem och risker. Skapa analysrapporter för att bättre förstå underliggande orsaker till resultaten Förbättrade analysrapporter har stöd för värdefiltrering, nya diagramtyper och serverbaserad villkorsstyrd formatering. Med det unika nedbrytningsträdet, en ny rapporttyp i PerformancePoint-tjänster, kan du snabbt och visuellt bryta ned värden på högre nivåer och på så vis förstå de bakomliggande drivkrafterna. Konnektivitetstjänster för företag Konnektivitetstjänster för företag gör SharePoint-integrering möjlig med externa data, inklusive affärsområdesprogram. Konnektivitetstjänster för företag bygger på affärsdatakatalogtekniken som levererades i Microsoft Office SharePoint Server Med konnektivitetstjänster för företag kan du: Enklare definiera externa innehållstyper tidigare kallade "entiteter" med det visuella gränssnittet i SharePoint Designer utan att använda en XML-redigerare. Ansluta till en mängd olika datakällor: relationsdatabaser, SAP, webbtjänster och egna program, och interagera med dem på olika sätt skapa, läs, uppdatera och radera. Bygga upp ett SharePoint-program med hjälp av klienttillägg och utöka det till Office-klientprogram som SharePoint Workspace, Outlook och Word så att du kan arbeta offline med externa data. Visa externa serveraffärsdata över server- och klientprogram utan anpassning, inklusive sömlös integrering av affärsdata med SharePoint-listor. SharePoint-anpassning med InfoPath och SharePoint Designer Starkare integrering mellan InfoPath, Microsoft SharePoint Designer 2010 och SharePoint Server 2010 gör att du lättare kan anpassa SharePoint-listor, -vyer och - arbetsflöden. DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs 79

80 SharePoints listformulär Nu kan du använda InfoPath för att helt anpassa SharePoints listformulär. Du kan ändra utseende på formuläret, ändra till en layout med flera kolumner, dela upp formuläret i olika delar, validera informationen, fylla i fält i förväg och automatiskt visa och dölja olika avsnitt i formuläret. Välj kommandot Anpassa formulär i valfri lista i menyfliksområdet för att starta InfoPath. När du har anpassat formuläret publicerar du det på SharePoint-webbplatsen igen så att det ersätter standardformuläret. Anpassa SharePoints listvyer I alla standardvyer av listobjekt i SharePoint Server 2010 används nu den anpassningsbara webbdelen XSLT-listvy som gör att det går lättare och snabbare att anpassa listvyer i SharePoint. Från SharePoint Designer 2010 kan du snabbt lägga till egna format i SharePoints listvyer och villkorsstyrt formatera rader utifrån innehållet. Anpassa SharePoint-arbetsflöden SharePoint Designer 2010 kan nu användas för att anpassa de tre stora arbetsflödena i SharePoint: Godkännande, Samla in feedback och Samla in signaturer. Arbetsflödeskapaciteten har utökats med nya åtgärder som inbyggda godkännandeåtgärder. Återanvändningsbara arbetsflöden kan utformas en gång och sedan återanvändas i flera listor, dokumentbibliotek eller innehållstyper. Gränssnittet i SharePoint Designer 2010 är helt omdesignat med menyfliksområdet för en upplevelse som är enklare och mer bekant för Office-användare. 80 DC LÄROMEDEL SharePoint grundkurs