VERSION ANVÄNDARGUIDE FÖR WINDOWS 32-BIT

Transkript

1 VERSION ANVÄNDARGUIDE FÖR WINDOWS 32-BIT TM

2 Friskrivningsklausul Novell, Inc. ger ingen garanti av något slag för innehållet i denna handbok, vare sig uttrycklig eller underförstådd, inklusive men inte begränsad till underförstådda garantier för merkantilt bruk och lämplighet för särskilt ändamål, eller av lagar och stadgar om försäljning. Novell, Inc. förbehåller sig rätten att när som helst göra ändringar i detta dokument och dess innehåll när som helst utan föregående meddelande. Novell, Inc. ger heller inga garantier, uttryckliga eller underförstådda, inklusive men inte begränsade till de implicita garantier om säljbarhet och ändamålsenlighet för något specifikt syfte, vad gäller programvaran. Novell, Inc. förbehåller sig rätten att ändra i programvaran och dess innehåll utan föregående meddelande. Novell och GroupWise är registrerade varumärken som tillhör Novell, Inc. i USA och i andra länder. C3P0, Client 32, Envoy och GroupWise 5 är varumärken som tillhör Novell, Inc. WordPerfect och WordPerfect Office är registrerade varumärken som tillhör Corel Corporation i USA och i andra länder. QuickMenu är ett varumärke som tillhör Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner är ett registrerat varumärke som tillhör Franklin Quest Co. Word Pro är ett varumärke som tillhör Lotus Development Corporation. Windows är ett registrerat varumärke som tillhör Microsoft Corporation. Excel och Windows 95 är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Xerox är ett registrerat varumärke som tillhör Xerox Corporation. Version Novell, Inc. Med ensamrätt. Tryckt i USA Denna handbok får inte återges eller överföras i någon form eller på något sätt, elektroniskt eller mekaniskt, inklusive fotokopiering och inspelning, eller översättas till något språk för något som helst ändamål utan uttryckligt skriftligt godkännande av utgivaren: Novell, Inc N. Technology Way Orem, Utah USA.

3 Innehåll Komma igång Arbeta med försändelser i brevlådan Schemalägga gruppbokningar och egna bokningar Använda kalendern Hantera brevlådan Använda telefonen tillsammans med GroupWise Välkommen till GroupWise... 2 Snabbtitt på GroupWise... 7 Skicka och ta emot försändelser Bifoga filer Hantera skickade försändelser Hantera mottagna försändelser Schemalägga bokningar Schemalägga återkommande bokningar Använda dagskalendern Använda signaler till kalenderförsändelser Använda mapplistan Använda delade mappar Köra Notify Arkivera försändelserna i brevlådan Skriva ut försändelser i brevlådan Skapa regler Ge andra personer tillgång till din brevlåda Öppna och tömma papperskorgen Radera försändelser i brevlådan Spara försändelser i brevlådan Äga resurser Using PhoneAccess Använda Ring upp avsändare Använda Kommunikationscentralen Använda GroupWise när du arbetar utanför kontoret Arbeta och skapa dokument Använda GroupWise Remote: översikt Förbereda arbetet med Remote Skicka och hämta försändelser i Remote Konfigurera fjärranslutningar Hantera dokument i GroupWise Skapa dokument Importera dokument till ett GroupWise-bibliotek Integrera GroupWise med dina program Spara flera versioner av ett dokument Dela dokument Visa dokumentets historia Hämta ut dokument Lämna in dokument

4 Anpassa GroupWise Söka efter försändelser i brevlådan Skicka och hämta Workflow-försändelser Använda adressregistret Använda GroupWise Imaging Logga in på GroupWise Index Radera dokument Kopiera dokument Spara dokument Öppna dokument Ange alternativ för GroupWise Tilldela lösenord till brevlådan Anpassa verktygsfält Anpassa inställningarna för biblioteket Använda startalternativ Söka efter försändelser Söka text i försändelser Urval Använda Workflow: en översikt Använda adressregistret: en översikt Söka efter användare och resurser Använda gruppnamn som adresser Skapa egna adressregister Flytta adresser mellan adressregister Visa olika typer av information i adressregistret Använda adressregistret för att skicka meddelanden Använda favoritadresser Visa grupper, organisationer eller resurser i adressregistret Använda Imaging: en översikt Använda anteckningar Scanna Öppna en befintlig bild Skicka en bild med e-post Logga in på GroupWise Index

5 Komma igång

6 - Välkommen till GroupWise GroupWise är en programvara som är utbearbetad för att du ska kunna skicka meddelanden, planera din tid, boka möten och hantera dokument från en och samma plats. Starta GroupWise Få hjälp Innan du kan börja använda GroupWise måste du köra installationsprogrammet GroupWise Setup. Guiden i GroupWise Setup hjälper dig med installationen steg för steg. Köra installationsprogrammet 1 Kontakta systemadministratören för att få reda på sökvägen till programmet SETUP.EXE. Du måste känna till denna sökväg för att kunna fortsätta med installationen. 2 Kontrollera att du är inloggad som dig själv på datorn. 3 Klicka på Start Kör. 4 Skriv sökvägen till programmet SETUP.EXE för GroupWise klicka på OK. 5 Följ anvisningarna i installationsprogrammet. Starta GroupWise 1 Dubbelklicka på på skrivbordet. Huvudfönstret i GroupWise visas. Mer information om huvudfönstret finns i Snabbtitt på GroupWise under Komma igång. Om du får problem med att använda GroupWise kan du få hjälp från en mängd olika källor. Direkthjälpen finns tillgänglig var du än befinner dig i GroupWise. Förutom direkthjälpen kan du också hitta svaren på dina frågor i tidskriften Cool Solutions, som finns på World Wide Web. Använda direkthjälpen Användardokumentationen till GroupWise finns tillgänglig som direkthjälp. Eftersom du kan starta direkthjälpen på flera olika sätt kan du välja den metod som passar dig bäst. Hur gör jag Här visas närliggande hjälpavsnitt efter arbetsuppgifter. 2 Välkommen till GroupWise

7 1 Klicka på Hjälp Hjälpavsnitt Innehåll dubbelklicka på Hur gör jag. Index Visar nyckelord som gör det enklare att hitta informationen, ungefär som indexet i en bok. 1 Klicka på Hjälp Hjälpavsnitt fliken Index. Guider Hjälper dig med en eller flera arbetsuppgifter så att du lär dig funktionerna i GroupWise. Om du inte vill utföra stegen kan du nöja dig med att läsa anvisningarna i guiderna i stället. Välkommen till GroupWise 3

8 1 Klicka på Hjälp Guider. Sammanhangsberoende hjälp Visar en kortfattad beskrivning av alternativen i dialogrutan. 1 Klicka på i en dialogruta klicka på ett alternativ. Sök Här kan du skriva särskilda ord och fraser för att söka efter alla hjälpavsnitt som innehåller dem. 1 Klicka på Hjälp Hjälpavsnitt fliken Sök. 4 Välkommen till GroupWise

9 Tidskriften Cool Solutions Cool Solutions är en webbtidning där du kan lära dig allt om GroupWise. I den hittar du praktiska tips och artiklar som berättar mer om hur du kan använda GroupWise. Dessutom innehåller tidningen nedladdningsbara snabbintroduktioner och demoprogram som hjälper dig att komma igång med programmet. Här följer några exempel på vad du kan hitta. Klicka på Basics för att lära dig grunderna i GroupWise. Klicka på The Vault för att läsa tidigare nummer av Cool Solutions magazine. Öppna Cool Solutions 1 Skriv i webbläsaren. Klicka på Notify Me för att få ett meddelande när en ny artikel om GroupWisefuktioner finns tillgänglig. Klicka på Talk to Us för att skicka dina åsikter om GroupWise. Skicka dina frågor till GroupWise-experterna Ask the Experts är en diskussionsgrupp där du kan ställa alla dina frågor om GroupWise. Om du undrar hur du ska utföra en viss arbetsuppgift i GroupWise, som att dela mappar, skriva ut en kalender eller liknande, och inte hittar svaret i dokumentationen, kan du helt enkelt vidarebefordra frågan till experterna. 1 Skriv i webbläsaren. 2 Klicka på Ask the Experts Ask Us. 3 Klicka på Ask the Cool Solutions Experts. Beroende på bildskärmens storlek kan du eventuellt bli tvungen att rulla fönstret för att hitta länken Ask the Cool Solutions Experts. Välkommen till GroupWise 5

10 4 Skriv informationen och din fråga. 5 Klicka på Skicka. Hämta resurser från Cool Solutions På sidan Downloadables finns det mängder av resurser som du kan hämta och använda i din verksamhet. Där hittar du bland mycket annat demoprogram som visar hur du använder GroupWise, artiklar ur tidskriften och en snabbintroduktion. 1 Skriv i webbläsaren. 2 Klicka på Downloadables. 3 Klicka på den resurs som du vill hämta och följ sedan anvisningarna. 6 Välkommen till GroupWise

11 Snabbtitt på GroupWise Med GroupWise kan du läsa och ta emot meddelanden, planera din tid, boka möten och hantera dokument på en och samma plats. Huvudfönstret Långa meddelanden som beskriver menyobjekten visas i titelraden. Huvudfönstret är utgångspunkten för allt ditt arbete i GroupWise. Där kan du läsa dina meddelanden, schemalägga möten, titta i din kalender, öppna dokument och mycket annat. Verktygsfält Mapplista Försändelselista Med QuickViewer kan du läsa posten i din bevlåda utan att öppna den i ett separat fönster. Du kan öppna mer än ett huvudfönster i GroupWise. Detta kan vara användbart om du exempelvis fungerar som fullmaktstagare för en annan användare. Du kan titta både på ditt eget huvudfönster och huvudfönstret som tillhör fullmaktsgivaren. Du kanske också vill öppna en viss mapp i ett fönster och ta en titt på din kalender i ett annat. I GroupWise kan du öppna så många huvudfönster som datorns minne tillåter. Grundkomponenterna i huvudfönstret beskrivs nedan. Verktygsfält Med hjälp av verktygsfältet kan du snabbt uträtta de vanligaste arbetsuppgifterna i GroupWise, som att öppna adressregistret, skicka meddelanden och visa kalendern. När du pekar med musen på knapparna i verktygsfältet visas namnet på den aktuella funktionen. Snabbtitt på GroupWise 7

12 Mapplista I mapplistan till vänster i huvudfönstret kan du ordna försändelserna som du skickar och tar emot. Du kan också skapa nya mappar till dina försändelser. Standardmapparna innehåller följande: Användarmappen (med ditt namn) motsvarar GroupWise-databasen. Den innehåller både andra mappar och försändelser. Brevlådan innehåller alla försändelser som du har skickat och tagit emot. Använd verktygsfältet om du bara vill se de försändelser som du har skickat eller tagit emot. Mappskåpet är en behållare för alla dina egna mappar och delade mappar. Arbete pågår innehåller meddelanden som inte är klara. Du kan arbeta med ett meddelande och sedan skicka det vid ett senare tillfälle. Den här mappen innehåller också referenser till dokument som har öppnats eller hämtats ut. Papperskorgen innehåller alla försändelser och dokument som du har raderat. Försändelselista I försändelselistan till höger i huvudfönstret visas din post och dina telefonmeddelanden, möten, anteckningar, arbetsuppgifter och dokumentreferenser. Använd knapparna i verktygsfältet för att visa inkommande, utgående och egna försändelser. Snabbgranskning Snabbgranskning visas under rutan med försändelselistan. Där kan du snabbt titta igenom försändelserna utan att behöva öppna dem i ett annat fönster. 8 Snabbtitt på GroupWise

13 Förstå hur brevlådan fungerar Alla försändelser som du skickar och tar emot lagras i GroupWise-brevlådan i nätverket. Du kan snabbt visa enbart inkommande försändelser, utgående försändelser, egna försändelser eller utkast genom att klicka på knapparna i verktygsfältet. Dessutom kan du ytterligare begränsa vilka försändelser som visas i brevlådan genom att använda olika filter. Mer information finns i Filtrera under Söka efter försändelser i brevlådan. Du kan ordna meddelandena genom att flytta dem till mappar i mappskåpet. Ikonerna vid försändelserna i brevlådan Bredvid alla försändelser som du tar emot finns en ikon som visar information om försändelsen innan du ens börjar läsa den. Du kan exempelvis se vilken typ av försändelse det rör sig om (post, bokning eller liknande) och vilken prioritet den har. Dessutom kan du se om försändelsen innehåller en bifogad fil, om någon försändelse som du har skickat inte kunde levereras till vissa mottagare, och mycket annat. Ikon Beskrivning Visas bredvid försändelser som du har skickat. Den anger att GroupWise inte kunde leverera försändelsen till en eller flera mottagare. Visas bredvid uppgifter och bokningar som du har skickat. När den visas bredvid en uppgift anger den att minst en mottagare tog bort uppgiften utan att markera den som Utförd. När den visas bredvid en bokning anger den att minst en mottagare tog bort eller avslog bokningen utan att godkänna den. Visas bredvid försändelser som du har skickat. Om den visas bredvid en bokning anger den att alla mottagare inte har godkänt bokningen. Om den visas bredvid en uppgift anger den att alla mottagare inte har utfört uppgiften. Om den visas bredvid andra typer av försändelser anger den att alla mottagare inte har öppnat eller tagit bort försändelsen. Snabbtitt på GroupWise 9

14 Oöppnade e-postmeddelanden med låg, standard eller hög prioritet. Öppnade e-postmeddelanden med låg, standard eller hög prioritet. Oöppnade bokningar med låg, standard eller hög prioritet. Öppnade bokningar med låg, standard eller hög prioritet. Oöppnade uppgifter med låg, standard eller hög prioritet. Öppnade uppgifter med låg, standard eller hög prioritet. Oöppnade anteckningar med låg, standard eller hög prioritet. Öppnade anteckningar med låg, standard eller hög prioritet. Oöppnade telefonmeddelanden med låg, standard eller hög prioritet. Öppnade telefonmeddelanden med låg, standard eller hög prioritet. Oöppnade dokument med låg, standard eller hög prioritet. Öppnade dokument med låg, standard eller hög prioritet. Avsändaren har begärt svar på denna försändelse. Försändelsen kan ha låg, standard eller hög prioritet. Visningsalternativ i brevlådan Du kan visa försändelserna i brevlådan på tre olika sätt, beroende på hur du vill att informationen ska struktureras. Alternativen Information, Diskussionslänkar och Som kalender finns alla på Visa-menyn. 10 Snabbtitt på GroupWise

15 Information Om du väljer Information visas dina försändelser och information om dem i kolumner med uppgifter om ärende, datum, kopia, prioritet, dokumenttyp, tidsgräns, storlek och versionsnummer. Information är standardvyn i brevlådan om du inte har ändrat inställningarna. 1 Klicka på i verktygsfältet om du vill visa försändelserna med Information. Diskussionslänkar Diskussionslänkar visar e-postdiskussionen om en försändelse och alla svar som följde på den, i hierarkisk ordning. 1 Klicka på i verktygsfältet om du vill visa försändelsernas Diskussionslänkar. Som kalender Som kalender visar alla schemalagda försändelser i en viss mapp. Detta kan vara användbart om du lägger alla bokningar och andra försändelser om ett visst projekt i en särskild mapp, antingen manuellt eller via regler. Snabbtitt på GroupWise 11

16 1 Klicka på i verktygsfältet om du vill visa försändelserna Som kalender. Använda kolumnerna i brevlådan Försändelselistan i brevlådan är indelad i kolumner, som var och en innehåller information om försändelserna i listan. Det finns exempelvis olika kolumner för försändelsernas ärende, datum och så vidare. Du kan anpassa kolumnindelningen för de olika mapparna i huvudfönstret genom att ändra kolumnbredden, lägga till eller radera kolumner och ändra ordning på dem. Du kan till och med definiera olika kolumnindelningar för alla dina egna mappar i försändelselistan. Lägga till kolumner i brevlådan 1 Gå till huvudfönstret och öppna mappen som du vill lägga till kolumner i. 2 Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka på ett kolumnnamn. eller Högerklicka på en kolumnrubrik klicka på Fler kolumner en kolumn i listrutan Lediga kolumner Lägg till. Du kan markera flera kolumner som du vill lägga till genom att hålla ned CTRL samtidigt som du klickar på kolumnerna. Byta ordning på kolumnerna 1 Gå till huvudfönstret och öppna mappen som du vill ändra kolumninställningarna för. 2 Högerklicka på en kolumnrubrik klicka på Fler kolumner. 12 Snabbtitt på GroupWise

17 3 Klicka på ett kolumnnamn i rutan Lediga kolumner. 4 Klicka på Ned eller Upp. 5 Klicka på OK. Du kan också dra kolumner till nya platser i huvudfönstret. I Egenskaper kan du definiera olika kolumninställningar för alla mapparna i brevlådan. Ändra storlek på kolumnerna i brevlådan 1 Gå till huvudfönstret och klicka på mappen där du vill ändra storlek på kolumnerna. 2 Placera markören på kanten av en kolumnrubrik tills det visas en pil med två huvuden. Dra sedan pilen för att ändra storlek på kolumnen. Sortera försändelserna i brevlådan 1 Klicka på mappen som innehåller de försändelser som du vill sortera. 2 Klicka på Visa Sortera. 3 Klicka på den kategori som du vill sortera efter i listrutan. 4 Klicka på Stigande om du vill sortera från A till Ö. eller Klicka på Fallande om du vill sortera från Ö till A. 5 Klicka på OK. Radera kolumner från brevlådan 1 Gå till huvudfönstret och öppna mappen som du vill radera kolumner i. 2 Dra bort kolumnrubriken från kolumnfältet. Snabbtitt på GroupWise 13

18 Använda verktygsfältet Med hjälp av verktygsfältet kan du få tillgång till många av funktionerna och alternativen i GroupWise. När du använder vissa funktioner (exempelvis när du arbetar i kalendern) visas ett särskilt verktygsfält för just den funktionen. Om du vill veta mer om en viss knapp i verktygsfältet kan du placera muspekaren på knappen och läsa verktygstipset som visas. Du kan anpassa alla verktygsfälten genom att lägga till och radera knappar, byta ordning på knapparna och lägga in mellanrum mellan dem. Se Anpassa verktygsfältet under Anpassa GroupWise. Ändra hur verktygsfältet visas 1 Om verktygsfältet inte visas på skärmen kan du klicka på Visa Verktygsfält. 2 Högerklicka på verktygsfältet klicka på Egenskaper. 3 Klicka på fliken Visa. 4 Klicka på hur du vill att verktygsfältet ska visas klicka på OK. 14 Snabbtitt på GroupWise

19 Arbeta med försändelser i brevlådan Snabbtitt på GroupWise 15

20 Skicka och ta emot försändelser Varje dag kommunicerar du med andra personer på en mängd olika sätt. Av den anledningen skickar GroupWise dina försändelser som olika typer. Alla typer av försändelser beskrivs nedan. Post Den här typen av försändelser används till vanliga meddelanden. Du kan använda dem till alla slags PM och brev. Telefonmeddelande Telefonmeddelandena gör det enklare att meddela andra att de har fått telefonsamtal eller besök. Du kan ta med namn, telefonnummer, företag och annat. Bokning Med en bokning kan du bjuda in personer till möten och händelser och se till att rätt resurser finns tillgängliga. Du kan schemalägga datum, klockslag och plats för mötet. Du kan använda egna bokningar om du vill schemalägga till exempel läkarbesök och påminnelser om viktiga telefonsamtal. Se Schemalägga bokningar under Schemalägga gruppbokningar och egna bokningar. Uppgift Du kan skicka uppgifter till din egen eller någon annans uppgiftslista. Du kan ange att uppgiften ska vara utförd senast en viss dag och välja prioritet (exempelvis A1). Ej utförda uppgifter förs över till följande dag. Anteckning En anteckning är en påminnelse som du skriver in för en viss dag i din egen eller någon annans kalender. Du kan använda anteckningar för att hålla reda på milstolpar, semestrar, viktiga samtal och så vidare. Egna anteckningar kan påminna om födelsedagar, helger, lönedagar och så vidare. Skicka meddelanden Ett meddelande är ett slags internt PM. Det innehåller mottagare, ärende, datum och kan kopieras och skickas som hemlig kopia till andra användare. Du kan även bifoga filer, ljud och filmer. Kopia Sänder kopior av en försändelse till användare som kan ha nytta av informationen, men som inte är direkt ansvariga för den. Alla mottagare kan se att en kopia har skickats. Hemlig kopia Sänder en kopia av försändelsen till en mottagare utan att de övriga mottagarna kan se det. Det är bara avsändaren och mottagaren av den hemliga kopian som vet att den har skickats. 16 Skicka och ta emot försändelser

21 1 Klicka på i verktygsfältet. 2 Gå till rutan Till, skriv ett användarnamn tryck på Retur. Upprepa proceduren för alla mottagare. Om du vill välja användarnamnen från en lista kan du klicka på Adress dubbelklicka på varje användare klicka på OK. 3 Skriv ärendet. 4 Skriv själva meddelandet. 5 Klicka på Skicka. Du kan ange en annan standardvy för post i alternativ för standardvy. Se Ange alternativ för GroupWise under Anpassa GroupWise. Du kan ange flera olika alternativ, som att ge ett meddelande hög prioritet, be om svar från mottagarna och mycket annat. Se Ange alternativ för GroupWise under Anpassa GroupWise. Skicka och ta emot försändelser 17

22 Skicka telefonmeddelanden Ett telefonmeddelande är en anteckning som du kan skicka för att meddela andra GroupWise-användare om att de har fått telefonsamtal medan de var borta från kontoret eller på annat sätt oanträffbara. Telefonmeddelandena lagras i mottagarens brevlåda. Telefonmeddelande är en vy, precis som Uppgift och Post. Du kan inte svara i telefonen via ett telefonmeddelande. Använd Kommuniktionscentralen om du vill kunna hantera telefonen direkt från skrivbordet i GroupWise. Se Använda Kommunikationscentralen under Använda telefonen tillsammans med GroupWise. Du kan ändra telefonmeddelandena som du tar emot till uppgifter, anteckningar eller andra vyer för egna försändelser. På så sätt kan du registrera samtalet samma datum som det skedde (Anteckning), eller skapa en Att göra-försändelse som du ska utföra vid ett senare tillfälle (Uppgift). Se Ändra försändelsetyp under Hantera mottagna försändelser. 1 Klicka på Arkiv Ny Telefonmeddelande. 2 Gå till rutan Till och skriv namnet på användaren. Samtidigt som du skriver namnet söker kontrollen för namnsökning igenom adressregistret för att hitta namnet. När en sökträff påträffas placeras den i rutan Till. 3 Skriv den uppringande personens namn, företag och telefonnummer. 4 Klicka i kryssrutorna som gäller för det aktuella telefonmeddelandet. 5 Skriv meddelandet i rutan Meddelande. 6 Klicka på Skicka. 18 Skicka och ta emot försändelser

23 Du kan lägga in en knapp för Nytt telefonmeddelande i verktygsfältet. Se Anpassa verktygsfältet under Anpassa GroupWise. Skicka uppgifter En uppgift är en försändelse som ska utföras före ett visst datum eller en viss tidpunkt, och som du kan tilldela dig själv, en annan GroupWise-användare eller en grupp användare. Om du exempelvis har sagt åt någon att skriva en rapport till nästa vecka, kan du ge rapporten som en uppgift till användaren. Användaren kan godkänna eller avslå uppgiften, men fram till dess visas uppgiften i användarens uppgiftslista varje dag. När användaren har godkänt uppgiften visas den i kalendern på startdatumet. När utförandedatumet har passerats blir uppgiften rödfärgad i kalendern. När du markerar en uppgift som Utförd förs den inte över till nästa dag i kalendern. När du har slutfört en uppgift kan du markera den som Utförd. Eftersom det är du själv som har skapat uppgiften kan du låta GroupWise skicka en avisering när uppgiften har märkts som Utförd (du måste emellertid ha installerat Notify för att kunna ta emot aviseringar). Statusen Utförd visas då, tillsammans med datum och tid då den markerades som Utförd, i fönstret Egenskaper. Ge en annan användare en uppgift När du ger en annan användare en uppgift visas en kopia av uppgiften i din egen brevlåda. Du kan ge uppgiften vilken prioritetsnivå som helst. Det finns två nivåer: alfabetisk och numerisk. Uppgifterna kan exempelvis ha prioriteter i stil med A, A1, A2, B, B1, 1, 2 och så vidare. Förutom prioritetsnivå kan du också tilldela en prioritet (hög, standard eller låg) på fliken Uppgift i Alternativ. Sändprioriteten bestämmer hur uppgiften ska visas i mottagarens brevlåda. Om du exempelvis ger en uppgift hög prioritet, blir uppgiftsikonen rödfärgad i mottagarens brevlåda. 1 Klicka på i verktygsfältet. 2 Skriv namnet på den person som du vill ge uppgiften. Skicka och ta emot försändelser 19

24 3 Skriv vilket datum du vill att uppgiften ska påbörjas. 4 Skriv vilket datum du vill att uppgiften ska vara klar. 5 Skriv ärendet. 6 Skriv uppgiftsprioritet. 7 Skriv en beskrivning av uppgiften. 8 Klicka på Skicka. Ge dig själv en uppgift 1 Klicka på pilen till höger om i verktygsfältet klicka på Egen uppgift. 2 Skriv ärendet. 3 Skriv uppgiftsprioritet. 4 Skriv startdatum. 5 Skriv utförandedatum. 6 Skriv ett meddelande. 7 Klicka på OK. Du kan också ange start- och utförandedatum med knapparna Ställ in datum till höger om textrutorna Startdatum och Klart den. De egna uppgifterna placeras i din kalender. De placeras inte i din egen eller någon annan användares brevlåda. Markera uppgifter som utförda När du har slutfört en uppgift kan du markera den som Utförd. Sådana uppgifter förs inte vidare till nästa dag i din kalender. Utförda uppgifter visas med en bockmarkering i kalendern. Försenade uppgifter visas röda. Om du markerar en uppgift som Utförd och sedan upptäcker att en del av den fortfarande inte är klar, kan du avmarkera den igen. Avmarkerade uppgifter visas den aktuella dagen i kalendern. 20 Skicka och ta emot försändelser

25 När du markerar en uppgift som Utförd skickar GroupWise aviseringar till uppgiftens upphovsman, om han eller hon har valt Kvittens i Alternativ. Statusen Utförd placeras, tillsammans med datumet och tiden då uppgiften markerades som Utförd, i upphovsmannens fönster Egenskaper. Kontrollera status för en uppgift 1 Klicka på i verktygsfältet. 2 Klicka på den uppgift som du vill kontrollera status på. 3 Klicka på Arkiv Egenskaper. Avmarkera en utförd uppgift 1 Klicka på Fönster Kalendervy. 2 Klicka på den markerade kryssrutan bredvid uppgiften. Skicka anteckningar En anteckning är en påminnelse som du skriver in för en viss dag i din egen eller någon annans kalender. Du kan använda anteckningar för att hålla reda på milstolpar, semestrar, viktiga samtal och så vidare. Egna anteckningar kan påminna om födelsedagar, helger, lönedagar och så vidare. Skriva en egen anteckning 1 Klicka på Arkiv Ny Anteckning. 2 Du växlar till en egen vy genom att klicka på Redigera Ändra till Mer klicka på alternativknappen Egen klicka på OK. 3 I rutan Startdatum skriver du det datum då du vill att anteckningen ska visas i din kalender. 4 Skriv ett ärende (valfritt) och själva anteckningen. 5 Klicka på OK. Skicka och ta emot försändelser 21

26 När du sedan vill läsa informationen öppnar du din kalender och väljer det datum där informationen förekommer. Dubbelklicka på anteckningen i listan. Du kan använda vyn Egen anteckning som standardvy i stället för Gruppanteckning. Se Ange alternativ för GroupWise under Anpassa GroupWise. Skicka en anteckning till andra användare 1 Klicka på Arkiv Ny Anteckning. 2 Fyll i adressrutorna. Om du inte känner till ett visst användarnamn kan du klicka på Adress. 3 I rutan Startdatum skriver du det datum då anteckningen ska visas i mottagarens kalendrar. 4 Skriv ett ärende (valfritt) och själva anteckningen. 5 Klicka på Skicka. Stavningskontrollera försändelser som du skickar Använd Stavningskontroll när du vill rätta felstavade eller duplicerade ord och ord med oregelbundna versaler. Du kan stavningskontrollera markerade ord eller hela meddelanden. Under stavningskontrollen kan du också välja bland följande alternativ: Ersätt Ersätter ett felstavat ord med ett ord som stavningskontrollen föreslår. När du vill ersätta ett felstavat ord dubbelklickar du på ordet eller klickar på ordet Ersätt. Om du vill göra egna ändringar redigerar du ordet direkt i rutan Ersätt med klickar på Ersätt. Hoppa över Hoppar över ordet en gång. Stavningskontrollen stannar nästa gång den påträffar ordet. Hoppa över alla Hoppar över alla förekomster av ordet i hela dokumentet. Stavningskontrollen hoppar över ordet tills nästa gång du stavningskontrollerar. 22 Skicka och ta emot försändelser

27 Lägg till Lägger till ordet i den aktuella användarordboken, där alla ytterligare ord lagras så att stavningskontrollen kan känna igen dem i framtida kontroller. 1 Klicka på rutan Ärende eller Meddelande. eller Markera texten som ska stavningskontrolleras. 2 Klicka på Verktyg Stavningskontroll. Bifoga filer 3 Klicka på Ja när stavningskontrollen är klar. Du kan bifoga filer och dokumentreferenser i meddelanden, bokningar, anteckningar, uppgifter och telefonmeddelanden. Med Bifoga kan du skicka en eller flera filer eller dokumentreferenser till andra användare. Du kan till exempel skicka en reserapport till en kollega. Du kan bifoga en fil som finns på hårddisken, en diskett eller i nätverket. Mottagaren kan öppna den bifogade filen och spara, visa eller skriva ut den. Om du gör ändringar i filen sedan du har skickat den kommer dessa ändringar inte att nå mottagarna. Om filen som du vill bifoga är ett dokument som lagras i ett GroupWise-bibliotek, kan du bifoga en dokumentreferens. Mottagaren kan då använda referensen för att öppna dokumentet och visa, redigera eller skriva ut det, beroende på hans eller hennes rättigheter. Mer information om delningsrättigheter finns i Dela dokument under Skapa och arbeta med dokument. Om du försöker öppna eller granska en bifogad fil som är lösenordsskyddad, måste du skriva filens lösenord. Om du inte känner till lösenordet kan du inte öppna eller granska filen. Bifoga filer 23

28 - Bifoga en fil till en försändelse 1 Klicka på i verktygsfältet. 2 Fyll i rutorna Till, Ärende och Meddelande. 3 Klicka på för att öppna dialogrutan Bilagor. 4 Klicka på Välj fil. 5 Klicka på filen som du vill skicka Öppna Stäng. Om du vill bifoga flera filer håller du ned CTRL samtidigt som du klickar på filerna. 6 Klicka på Skicka. Mottagarna kan se en liten gemikon bredvid försändelsen i brevlådan, vilket anger att försändelsen har en bilaga. Om du flyttar eller raderar en fil på en disk eller nätverksenhet påverkas inte filen som du har bifogat och skickat med en försändelse. Bifoga en dokumentreferens till en försändelse 1 Klicka på i verktygsfältet. 2 Fyll i rutorna Till, Ärende och Meddelande. 3 Klicka på Dokumentreferens. 4 Ange biblioteket där dokumentet lagras. 5 Skriv dokumentnumret i textrutan Dokument. 24 Bifoga filer