Membra Förbund funktioner

Transkript

1 Membra Förbund funktioner Följande funktioner finns tillgängliga i Membra Förbund. Vyn Medlemmar Det finns två flikar på vyn, en för att lista föreningarna samt underförbunden och en för att lista personmedlemmar. Sökresultatet från båda flikarna går att exportera till Excel. Det går att kontakta personerna i sökresultatet genom E-post eller SMS. Fliken Föreningar Hierarkisk lista över alla föreningar och underförbund där man kan se vilka föreningar hör till vilka förbund. Föreningarnas och underförbundens namn, kontaktperson, e-post, telefonnummer och medlemsantal visas samt föreningarnas medlemmar (namn, telefon, e-post) kan öppnas i listan genom att dubbelklicka på föreningens namn. I denna hierarkiska lista kan man göra sökningar på föreningar och förbunds namn, kontaktperson och e-postadress. Dessa uppgifter för en förening eller ett underförbund kan förbundet se genom Ändra förbund - knappen: Namn Registernummer Adress Postadress Land Typ Kontaktpersonens namn, telefon och e-post Dessa uppgifter för en förening eller ett underförbund kan förbundet ändra genom Ändra förbund - knappen: Om de vill ha fakturor per e-post E-postadressen för denna mottagare Om de vill ha SMS Telefonnumret för denna mottagare Genom Händelser -knappen visas föreningens eller underförbundets ekonomiska transaktioner mot förbundet, d.v.s. fakturor, betalningar, avvikande betalningar samt ett saldo. Man kan se, skriva ut eller kreditera fakturor. Det går även att radera en registrerad betalning här. Genom Försäljning -knappen visas försäljningar som är gjorda och här kan man skapa nya försäljningar. Försäljningar kan vara av typen kontant, bankkort, kreditkort eller faktura. Kontantkvitton eller fakturor kan skrivas ut till PDF.

2 Fliken Medlemmar Lista över personmedlemmar som hör till förbundet. Sökning går att göra på förnamn, efternamn, förening, adress och postadress. Söker man på mellanslag visas alla medlemmar i alla föreningar. Genom denna sökning kan man t.ex. se till vilka föreningar en person tillhör eller vilka alla medlemmar hör till en förening. Vyn Fakturor Här samlas all funktionalitet för att underhålla fakturor och betalningar. Sidan Fakturor Det går att söka fakturor enligt mottagare, fakturadatum (från till), medlemsfakturor, kundfakturor, ej utskrivna, obetalda eller förfallna. I sökresultatet ser man: fakturans nummer mottagarens namn förfallodatum belopp vad som redan är betalt utestående status referensnummer fakturadatum antal utskrifter antal påminnelser och påminnelseavgift Programmet räknar även ut totala summor för de fakturor som finns i sökresultatet: antal fakturor, total summa, summa betalt, summa utestående, antalet medlemsavgifter, summa medlemsavgifter, antal förfallna fakturor samt summan för förfallna fakturorna. Fakturorna i sökresultatet kan skrivas ut enskilt till PDF eller som en grupp. I det senare fallet används Skicka och skriv ut -knappen. Alternativen är att skicka fakturorna med e-post, skapa e- faktura, skicka dem till postning via programmet eller skriva ut alla som PDF. En enskild faktura kan även krediteras via denna sida. Hela fakturan kan krediteras eller delar av den (dock hela fakturarader). Förfallodatum går att ändras på en öppen faktura. Knappen Skapa fakturor ger möjligheten till att massfakturera. I föreningsversionen av Membra är det främst medlemsavgifterna som görs via denna funktion. För FSSMF var det överenskommet att medlemsavgiftsfakturorna skapas en åt gången istället för att använda denna massfunktion, då det visade sig att mängden undantag gällande summorna för de olika mottagarna inte var lönsamt att automatiseras. Genom denna funktion kan man även skapa fakturor för alla öppna försäljningar som ligger i systemet på en gång. Då får man samma fakturatext, datum och förfallodatum på alla. Genom knappen Förslag Påminnelser kan man välja vilka obetalda och förfallna fakturor man vill skicka påminnelser på. Användaren har fritt val över vilka fakturor i urvalet ssom skall påminnas. En

3 påminnelsetext och påminnelseavgift är valfritt. Påminnelserna kan skrivas ut som PDF eller skickas till postning via programmet. Sidan Produkter Produktregistret är grunden till redovisningen och försäljningen i programmet. Varje produkt har följande fält: Produktnummer (unikt) Beskrivning Pris Momskod Typ Redovisningskonto Det går att söka på produktnamn, lägga till produkter, ändra existerande produkter samt ta bort produkter. Sidan Referensbetalningar Referensbetalningar går att ladda ner från förbundets nätbank i maskinspråksformat. Denna fil har samma struktur hos alla finska banker och går att läsa in i Membra. Med den kan man snabbare hantera betalningar som gjorts med referensnummer. Då en fil läses in listas alla betalningar i listan på sidan. Membra går igenom betalningarna och om en betalning har samma referensnummer som en faktura i systemet får vi olika alternativ för att hantera betalningen. Det vanligaste alternativet är att godkänna betalningen då den är på rätt summa som den öppna fakturan. Membra ger automatiskt ett OK för dessa rader och användaren behöver bara klicka på Registrera betalning -knappen så bokas dessa korrekta betalningar in i systemet automatiskt. Då betalningen är mindre än den öppna summan kan användaren välja mellan att registrera det som en rabatt (och fakturan stängs) eller som en delbetalning. Om betalningen är större än den öppna summan kan avvikelsen registreras som en gåva, spara avvikelsen till nästa faktura (innestående) eller boka avvikelsen som återbetald till medlemmen. Från denna vy kan vi även öppna fakturan betalningen är kopplad till, eller kreditera fakturan. Referensbetalningar går att tas bort från listan utan att boka in dem i systemet. Det går att ange en betalningstolerans så att systemet även automatiskt godkänner betalningar där summan skiljer sig från fakturans öppna summa. Detta underlättar registreringen av betalningar då t.ex. påminnelseavgifter är inkluderade. Om det finns två betalningar till samma referensnummer markeras de med rött i listan eftersom det kan vara frågan om en dubbelbetalning eller så har samma referensfil lästs in två gånger. Sidan Manuella betalningar Här kan man registrera betalningar som kommit in till bankkonto utan referens. Det går att söka på alla öppna fakturor i systemet enligt fakturanummer, referensnummer eller mottagarens namn.

4 Betalningens datum samt vilket bankkonto betalningen kommit in på måste anges innan betalningen går att registreras. Från denna vy kan vi även öppna fakturan betalningen är kopplad till, eller kreditera fakturan. Sidan Krediteringar Detta är samma funktion som öppnas från andra ställen i Membra där fakturan visas. Då man öppnar Krediteringar från navigationen måste man först fylla i fakturanumret för fakturan som skall krediteras. Det går att kreditera alla fakturarader eller endast någon, men en orsak till krediteringen måste anges. Denna blir synlig på medlemmens Händelser-kort och i redovisningen för att underlätta bokföringen. Det går även att skriva ut en kreditfaktura för krediteringen. Vyn Rapporter Sidan Redovisningsjournal Redovisningsjournalen är grunden till alla redovisningsrapporter i Membra. Det går att söka enligt Fakturanummer Medlemsnummer Kundnummer Period (från till) Belopp Redovisningskonto Sökresultatet går att exportera till Excel. I sökresultatet framgår Verifikat Datum Text Redovisningskonto Debet Kredit Medlemsnummer Fakturanummer Det går att mata in redovisningsrader manuellt. Sidan Rapporter Dessa rapporter är gjorda enligt de önskemål som FSSMF framfört. Sektioner I rapporten som heter sektioner kan man söka på sektioner och roller inom sektionerna i alla föreningar som använder Membra. Enligt överenskommelse finns dessa sektioner och roller till förfogande för föreningar i Membra.

5 Sektion Roll Ordförande Viceordförande Sekreterare Kassör Intendent Förbundsdirigent/kör Dir för bl kör Dirigent för damkör Dirigent för manskör Dirigent för kammarkör Förbundsdirigent/orkester Dir för barn- och ungdom Ledare för övr sånggrupp Dir för stråk/kammarork. Ledare för spelmanslag Dir blås/horn/ Dir för övrig musikgrupp Ledare för församl grupp Vicedirigent Kantor Tonbildare Hedersdirigent Annat Fiol Viola Cello Kontrabas Tuba Trombon Trumpet Kornett Horn Valthorn Basun Saxofon Mellofon Tvärflöjt Klarinett Oboe Fagott Slagverk Gitarr Elbas Trummor

6 Övriga Övriga Dragspel Piano/Orgel Drillflickor Flöjt Blockflöjt Nyckelharpa Syntetisator Flygelhorn Euphonium Annat Sopran I Alt I Tenor I Bas I Diskant Baryton Sopran II Alt II Tenor II Bas II Annat um=understödande medlem Annat På rapportsidan kan man söka på sektionsnamn och eller roll. Tecknet * kan användas för att få fram sektioner eller roller som börjar eller slutar på någon viss term. T.ex. finns det Tenor I och Tenor II, för att få en lista över alla tenorer söker man i roll-fältet på Tenor*. Dessa kolumner finns att få med i sökresultatet: Förnamn Efternamn c/o Adress Postnummer Postort Land Telefon E-post Förbund Förening Sektionsnamn Sektionsroll Start Slut

7 Kolumnerna går att sortera och ändra ordningen på. Detta resultat går att exportera till Excel, PDF eller tas ut som adressetiketter. Medlemmarna i sökresultatet går även att kontaktas direkt genom E- post eller SMS. Utmärkelser I rapporten som heter utmärkelser kan man söka på utmärkelser i alla föreningar som använder Membra. Sökning är möjlig på utmärkelsens namn och tecknet * stöds här för att få fram utmärkelser som börjar eller slutar på någon viss term. T.ex. sökordet FSSMF* ger alla medlemmar som fått en utmärkelse på förbundsnivå. Dessa kolumner finns att få med i sökresultatet: Förnamn Efternamn c/o Adress Postnummer Postort Land Telefon E-post Förbund Förening Utmärkelsenamn Utmärkelseår Kolumnerna går att sortera och ändra ordningen på. Detta resultat går att exportera till Excel, PDF eller tas ut som adressetiketter. Medlemmarna i sökresultatet går även att kontaktas direkt genom E- post eller SMS. Taggar I rapporten som heter taggar kan man söka på taggar i alla föreningar som använder Membra. Sökning är möjlig på taggens namn och tecknet * stöds här för att få fram taggar som börjar eller slutar på någon viss term. T.ex. sökordet Resonans* ger alla medlemmar som hör till en tagg som börjar på termen Resonans. Dessa kolumner finns att få med i sökresultatet: Förnamn Efternamn c/o Adress Postnummer Postort Land Telefon E-post Förbund Förening Tagnamn

8 Kolumnerna går att sortera och ändra ordningen på. Detta resultat går att exportera till Excel, PDF eller tas ut som adressetiketter. Medlemmarna i sökresultatet går även att kontaktas direkt genom E- post eller SMS. Medlemmar per avgift Detta är en standardrapport som är till för att underlätta årsfaktureringen av medlemsavgifter. I rapporten listas alla föreningar i förbundet samt ett totalantal för deras medlemmar per medlemsavgiftskategorier. Från denna lista kan man läsa att exempelvis Kören ABC har 15 st Vuxenmedlemmar, 6 st Ungdomsmedlemmar och 3 st Befriade från förbundsavgift. Från denna information är det sedan enkelt att skapa årsfakturan för den föreningen och undantagsregler tillämpas manuellt och case by case. Kolumnerna går att sortera och ändra ordningen på. Detta resultat går att exportera till Excel och PDF. Användare till föreningarna Denna rapport listar alla föreningar, underförbund och deras användare, d.v.s. personerna som har en inloggning till den föreningens eller underförbundets Membra. Kolumnerna går att sortera och ändra ordningen på. Detta resultat går att exportera till Excel och PDF. Rapporten Kontoförändringar Här genereras underlaget för bokföringen. Rapporten sammanställer per redovisningskonto de transaktioner som skett under den angivna tidsperioden. Det går att filtrera enligt något viss redovisningskonto, eller sedan visas alla som det skett en förändring på under den angivna tidsperioden. Alternativet Visa detaljer ger en rapport på transaktionsnivå. Rapporten går att ta ut som PDF eller Excel. Rapporten Saldolista Med denna funktion kan man skapa en rapport där det framgår utestående fordringar per ett visst datum. D.v.s. vad som är obetalt. Rapporten går att ta ut som PDF eller Excel. Kunder I förbundsmodulen finns även ett kundregister för att hålla reda på kontaktuppgifter till utomstående samarbetspartners och ge möjligheten till fakturering utanför medlemsregistret. Kunderna går att gruppera i taggar, t.ex. sponsorer En kund går att lägga till, ändra på och ta bort. För varje kund går det att öppna ett likadant Händelser -kort som i medlemsregistret. Här visas kundens ekonomiska transaktioner mot förbundet, d.v.s. fakturor, betalningar, avvikande betalningar samt ett saldo. Man kan se, skriva ut eller kreditera fakturor. Det går även att radera en registrerad betalning här.

9 Genom Försäljning -knappen visas försäljningar som är gjorda och här kan man skapa nya försäljningar. Försäljningar kan vara av typen kontant, bankkort, kreditkort eller faktura. Kontantkvitton eller fakturor kan skrivas ut till PDF. Inställningar Bankkonton I Membra kan man registrera flera bankkonton och välja vilket eller vilka av dem som skall skrivas ut på fakturorna. Detta ger möjligheten att registrera betalningar som kan ha kommit till fel konto och kunna få en rapport i redovisningen över transaktionerna på alla förbundets bankkonton. Bankkonton går att lägga till, ändra och ta bort. För varje bankkonto anger man kontonummer (går att mata in både IBAN och det gamla formatet), BIC, Bankens namn, kontots namn, om det skall skrivas ut på fakturorna och redovisningskonto. Momskoder Ifall förbundet säljer eller skapar fakturor på tjänster eller varor som är momsbelagda kan man i Membra lägga in momskoderna. Momskoder går att lägga till, ändra och ta bort. För varje momskod anger man en kod, procentsats, beskrivning och redovisningskonto. Dessa momskoder finns sedan tillgängliga i produktregistret för att ange vilka produkter som har vilken momskod. Postnummer Det går att spara postnummer och vilken ort det numret tillhör i Membra, då föreslår programmet automatiskt rätt kombination på t.ex. kundkortet. Detta är en funktion som används mera på föreningsnivå. Det går att lägga till, ändra och ta bort postnummer. Redovisning Här är de viktiga inställningar för redovisningen. Det går att lägga de redovisningskoder som förbundet själv använder från kontoplanen, eller sedan använda de färdiga termerna som Membra föreslår. Följande grundkonton måste ha en redovisningskod för att redovisningsjournalen ska bli rätt. Fordringar Skulder Erhållna förskott Gåvor (överbetalning) Rabatter (underbetalning) Kassa (kontantbetalning) Bankkort (betalning) Kreditkort (betalning) Rekommendationen är att inte ändra på dessa om det finns transaktioner i journalen eftersom det leder till oreda i bokföringen.

10 Vyn Förbundet I denna vy kan man se lite statistik över antalet medlemmar och underförbund. Här kan man se och även ändra på förbundets egna kontaktuppgifter. Dessa kontaktuppgifter kommer bl.a. automatiskt på fakturorna som skapas i systemet. Följande uppgifter kan sparas om förbundet Namn Adress Postadress Land Kontakt Telefon E-post Hemsida Organisationsnummer FO-nummer Betalningsvillkor (hur många dagar Membra automatiskt skall föreslå som betalningstid på fakturor) E-postavsändare (den e-postadress som förbundet vill använda som avsändare då e-post skickas direkt från programmet) E-fakturaadress BIC Det går att ladda upp eller ta bort logotyp. Denna logotyp kommer automatiskt med på exporterade rapporter och fakturor. Funktionen Byt period byter redovisningsperiod. Administration Den skilda modulen Administration hittas längst ner till vänster. Här administreras användarna som kan logga in till förbundet. Det går att lägga till, ta bort och redigera användare. En användare kan vara administratör och har då också rättigheter att se och modifiera andra användare. Då en ny användare läggs till får personen automatiskt ett e-post där hen ombeds att aktivera sitt konto genom en länk som skickats med. I administrationsmodulen kan man skicka en ny inbjudan med aktiveringslänken och även se om personens konto är aktiverat eller inte.