Bokningsbara resurser i Outlook/OWA

Transkript

1 Bokningsbara resurser i Outlook/OWA Contents Boka rum... 2 Outlook... 2 OWA... 5 Room finder (endast i Outlook)... 6 Ändra rumsbokning... 7 Hantera kalender... 8 Lägga till en rumskalender i Outlook... 8 Lägga till en rumskalender i Outlook Web App (OWA) Detta ser du i resurskalendern Se vem som bokat Rumsinformation Vilka kan boka? Resursansvarig Ta bort rumsbokning som ansvarig Lägg till en statisk bokning En bokningsbar resurs i Outlook och Exchange kan vara rum eller utrustningar. De kan bokas som en resurs på en möteskallelse i Outlook. Alla förändringar på möteskallelsen, t.ex. tid och dag, avbokning mm uppdaterar automatiskt även resursbokningen. Som bokare behöver man då endast uppdatera i sin egen Outlook kalender och inte på fler ställen för att bokningen alltid ska vara uppdaterad. Uppsala Universitets primära bokningssystem av rum och utrustning är TimeEdit. I Outlook/Exchange läggs förnärvarande endast till resurser som idag inte finns där. Page 1 of 17

2 Boka rum Outlook 1. Klicka Kalender och sedan New Meeting, lägg till de mötesdeltagare som ska vara med på mötet. Klicka sedan Rooms för att lägga till ett rum. 2. Markera det rummet som du vill boka för mötet och klicka Rooms för att lägga till det, sedan OK Page 2 of 17

3 3. Nu finns rummet med på Location raden och mötesdeltagare ser i vilket rum mötet ska hållas. Klicka send då mötesinbjudningen är klar. 4. Om rummet var ledigt så får du ett mail som bekräftar din bokning av rummet Är det upptaget så får du ett mail som meddelar att det är upptaget och information vem som då bokat rummet. 5. För att se lediga rum kan man i mötesinbjudningen klicka flik Scheduling Assistant. Där ser man vilka tider som mötesdeltagare och rum är tillgängliga och upptagna på vilka tider. Det Page 3 of 17

4 går också bra att härifrån lägga till rum till bokningen. Page 4 of 17

5 OWA 1. Lägg till en mötesbokning och skriv in ämnet och mötesinformationen. Klicka flik Schema assistenten, klicka Välj rum 2. Välj Fler om du vill se alla rum, välj Lägg till alla tidigare använda rum om du bokat tidigare och vill boka ett av dessa igen. Markera den/de rummen du vill boka klicka Rum och sedan OK Page 5 of 17

6 3. Även här föreslås tider som är lediga för alla valda mötesdeltagare och rum, Föreslagna tider. 4. Markera sedan det rummet du vill boka och klicka send/skicka Room finder (endast i Outlook) I mötesbokning på höger sida syns funktionen Room finder. I den visas förslag på tider när alla valda mötesdeltagare och rum finns lediga. Man kan också välja område i Room list för att se vilka rum som Page 6 of 17

7 finns tillgängliga just på det området. Ändra rumsbokning Vid alla förändringar på en rumsbokning så öppnar du din bokning i din personliga kalender och ändrar i den, t.ex. tid eller dag, och skickar sedan en uppdatering. Då kommer ett nytt mail med bekräftelse från rummet att ändringen skett i rumsbokningen. För att ta bort en bokning, klicka Cancel Meeting och skicka uppdatering (send cancellation) för att ta bort din bokning i rumskalendern och eventuella mötesdeltagares kalendrar. Page 7 of 17

8 Hantera kalender Man kan lägga till en kalender för rum eller användare för att få större vy över lediga tider, t.ex. veckovy eller månadsvy. Man kan också överlappa (overlay mode) kalendrarna om man vill för att enklare se vad som krockar. Klicka då på pilen så läggs kalendrarna över varandra. Lägga till en rumskalender i Outlook Kalendrar som läggs upp i Outlook finns även upplagda i OWA och tvärtom. Så man behöver inte lägga till den i båda klienterna, det följer med dina inställningar. Page 8 of 17

9 1. I Outlook, högerklicka under Calendars och välj Add Calendar, From Room List 2. Markera de kalendrar du vill lägga till, klicka Rooms och sedan OK. 3. Kalendern syns nu som en extra kalender i din Outlook Page 9 of 17

10 Lägga till en rumskalender i Outlook Web App (OWA) 1. Högerklicka Min kalender och välj Lägg till kalender 2. Klicka Namn och sedan adresslistan All Rooms Page 10 of 17

11 3. Markera den kalender du vill lägga till och klicka Välj och sedan OK och OK igen för att stänga 4. Nu har du kalendern upplagd i din OWA under användares kalendrar Detta ser du i resurskalendern Se vem som bokat Användare kan alltid se vem som har bokat rummet på kalenderbokningen. Övrig information i mötesinbjudan, såsom agenda, bifogade dokument osv tas bort från resursens bokning. Page 11 of 17

12 På fliken Scheduling assistant kan man också se vem som har bokat rummet Om du har lagt upp rummets kalender i din Outlook så kan du se hela kalendervyn precis som i din egen kalender. Men du kan inte öppna en bokning och se information i den. Du ser endast namnet på personen som bokat rummet och vilken tid. Rumsinformation På alla rum så finns även information om vilken utrustning rummet har, hur många personer det tar och var det ligger alternativt rumsnummer. Denna information är synlig och sökbar i globala adresslistan. I globala adresslistan när du väljer adresslistan All Rooms så listas alla bokningsbara rum. Under Description så syns vilken utrustning som finns i rummet, t.ex. dator, projektor osv. (Alla utrustningsnamn är på engelska). Capacity är max antalet personer som rummet kan ta. Location är Page 12 of 17

13 adressen till rummet. För att söka i globala adresslistan och filtrera på rum som har viss utrustning, t.ex. dator. Skriv in computer i sökrutan, klicka More columns och sedan Go. Page 13 of 17

14 I OWA visas det tyvärr inte lika mycket information. Men det går att söka på rum och utrustning, t.ex. så vill du bara se rum som har en dator. Skriv då computer i sökrutan, så visas endast dessa rum. Vilka kan boka? Oftast är det endast personerna inom den institution som rummet finns som kan boka rummet. Det anges vid beställning av rumsbrevlådan, vilka som ska kunna boka och vem som ska vara rumsansvarig. Vissa rum kan kanske så småningom vara bokningsbara för alla inom UU. Bokar du ett rum som du inte har rättighet att boka, så får du ett mail som säger att du inte har rätt Page 14 of 17

15 att boka det rummet. Resursansvarig För varje resurs ska det finnas en ansvarig. Den personen ges då behörighet att editera i resurskalendern om behov. T.ex. om någon har en bokning liggande som ska avbokas men inte har möjlighet att ta bort den själv, då kan den ansvarige ta bort den direkt i resurskalendern. Ta bort rumsbokning som ansvarig Öppna bokningen som ska tas bort i rumskalendern. Högerklicka och välj Decline och sedan Send the response now eller Edit the Response before sending om något meddelande ska skickas med avbokningen. Page 15 of 17

16 Lägg till en statisk bokning Ansvariga kan även om behov lägga till bokningar direkt i rumskalendern. Men då är den inte kopplad till någon person så den hanteras då manuellt. Page 16 of 17

17 Högerklicka i rumskalendern och välj New appointment och skriv in mötesbeskrivning. Tänk då på att skriva i ämnesfältet vem som bokat då det är det enda som övriga användare ser. Page 17 of 17