Checklista ROT-avdrag

Transkript

1 Checklista ROT-avdrag 1. Registrera Grunduppgifter Skapa order och registrera ROT-avdrag Skapa ROT-faktura Registrera Inbetalning från kund Skapa ROT-Rapport till Skatteverket Inbetalning från Skatteverket Fakturera kunden avvisat ROT-avdrag Avstämning ROT-fordran mot huvudbok ROT-fordran kunder Sök ROT-order Kreditera ROT-faktura Sedan 1 juli 2009 kan köpare dra av halva arbetskostnaden på husarbeten. Som säljare fakturerar du kunden med halva arbetskostnaden inklusive moms. Först när fakturan har blivit slutbetald kan du skicka in ansöka om begäran om utbetalning ROT-avdrag hos skatteverket. OBS! Innan du tar ett ROT-jobb ska du se till att du får en undertecknad beställning av kunden. Din branschorganisation tillhandahåller en blankett, ROT-klausul. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 1

2 1. Registrera Grunduppgifter A. Nya balanskonton I din kontoplan måste det finnas två balanskonton för hantering av fordran ROT-avdrag Rot-fordran kund 1514 Rot-fordran skatteverket Gå in under Register/Firma/Kontoplan. Saknas konton lägger du upp nya genom att trycka F2 Ny. Använd rekommenderade kontonummer om de är lediga eller fråga din revisor. B. Koppla balanskonton i Firmaregistret. Gå in under Register/Firma/Namn & adress och fliken Grunduppgifter följt av fliken ROTavdrag. Skriv in konto 1513 respektive konto 1514 och tryck F6 Spara. C. Fakturatyp För att kunna skapa faktura med ROT-avdrag i Scrollan krävs att du använder Standardfaktura typ 1, 2 eller Specialfaktura 4. Funkar dock även med bank- och plusgirofakturorna. Stäm av detta under Register/Firma/Namn & adress och fliken Kundfaktura och fältet Fakturatyp. D. Numrerade Rapporter till Skatteverket Rapporterna till skatteverket får egna verifikationsnummer och startar med automatik med nr 1, när du skapar den första rapporten. Har du behov av att ändra gör du det under Register/Firma/Namn & adress och fliken Verifikationsserier. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 2

3 E. Nya Konteringskoder Gå in under Register/Firma/Konteringskoder. Se till att nedanstående konteringskoder finns registrerade i din lista. 300 Avvisade Rot-avdrag (Används när du ska hantera avvisade ROT-avdrag) 400 Kreditering Rot-avdrag (Används om du behöver kreditera en ROT-faktura) Tryck F2 Ny för att lägga upp en ny kod. Fyll i fälten för Namn, Intäktskonto och Momsklass. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 3

4 2. Skapa order och registrera ROT-avdrag. A. Skapa ny order & registrera orderrader Gå in under Program/Order/Registrera order och tryck F2 Ny för att skapa en order. Samma rutin som för en vanlig order. Registrera först dina orderrader som vanligt. Material och arbete var för sig. Har du lämnat fast pris till kunden måste du dela upp det på 2 orderrader, material och arbete. Tänk på att det finns schabloner upprättade hos skatteverket om hur stor andel av t.ex. en värmepumpinstallation utgörs av arbete. Rotavdrag kan göras på 50% av Typ Arbetskostnad inkl moms, i exemplet nedan %=17 500x50%=8 750 kr. OBS! Arbetskostnad måste ha Typ Arbetskostnad. Annars kan inte ROT-avdrag beräknas. B. Registrera ROT-avdrag Rotavdraget skapar du genom att klicka på ROT-avdrag följt av Registrera ROT-avdrag. Du har möjlighet att lägga upp ett eller fler ROT-avdrag. Uppgifter hämtas automatiskt från orderrader till rutorna Arbetskostnad inkl moms och Max ROTavdrag. Fältet ROT-avdrag denna order uppdateras först när du lagt upp ett ROT-avdrag För att skapa nytt ROT-avdrag väljer du F2 Lägg till ROT-avdrag. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 4

5 Du fyller i uppgifter för den person som begär ROT-avdrag. Obligatoriska fält som måste vara ifyllda är Personnummer, Namn och Fastighet-/lägenhetsbeteckning. Personnummer. Fyll i personnummer i fältet, du kan använda en fri tjänst för att kontrollera personnumret på Fastighetsbeteckning. Om du i kundregistret lagt upp fastighetsbeteckning som en Arbetsplats kan du automatiskt välja den när du klickar på pilen och expanderar listan. Alternativt fyller du i den manuellt direkt i fältet. ROT-avdrag denna order fylls i av dig. Beloppet kan inte vara större än i rutan Max ROT-avdrag. OBS! Inget minustecken. Om det är flera personer i hushållet där ROT-avdraget ska fördelas lika så kan du med fördel lämna rutan tom. I samband vid slutfakturering finns en funktion som fördelar. Bostadsrättsföreningens organisationsnummer fylls endast i om kunden är en bostadsrättsförening. Notering är frivillig och kan vara information om t.ex. utnyttjat utrymme, kontaktpersoner, hantverkare etc. För att spara ROT-avdraget välj F6 Spara. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 5

6 Vill du lägga upp ytterligare ROT-avdrag på samma order väljer du F2 Lägg till ROT-avdrag och upprepar ovanstående. Behöver du ändra i ett befintligt ROT-avdrag markerar du det i listan och väljer F3 Ändra ROT-avdrag. Om du har glömt att registrera ROT-avdrag på en faktura så kan du alltid gå in på order i efterhand och registrera ROT-avdrag så länge order har statusen Slutfakturerad. Efter ändring skapar du INTE någon faktura på nytt utan går direkt till Utskrift/Fakturor och skriver ut fakturan. OBS! Du kan ej ändra på en faktura om order är Godkänd Fakturan/order blir godkänd när du skrivit ut journal för kundfakturor. I orderhuvudet ser du nu med rött att det är en ROT-order I orderlistan ser du en röd markering med R vid statusen Markeringen R syns även under Program/Kundreskontra/Rapporter/Fakturor och under Register/Kunder på aktuell kund och fliken Fakturor. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 6

7 3. Skapa ROT-faktura A. Skapa Slutfaktura Skapa slutfaktura som vanligt. Här finns också möjligheten att fördela ROT-avdraget : I exemplet ovan finns två personnummer registrerade för ROT-avdrag. Uppgifterna följer automatiskt med från det som registrerats under ROT-avdrag på ordern. Om du ej registrerade ROT-avdrag denna order kan du här välja att fördela ROT-avdraget lika mellan två eller flera personnummer genom att använda funktionen F8 Fördela. Scrollan räknar då automatiskt ut ROT-avdraget för respektive personnummer. Vill du ändra eller komplettera några uppgifter på ROT-avdraget så markerar du det personnummer som ska ändras och väljer F3 Ändra. Så länge det saknas nödvändiga uppgifter syns nedanstående text och det går ej att Fakturera. Det går ej heller att fakturera om ett felaktigt personnummer angetts, summan för ROT-avdraget är 0,00:- eller om ROT-avdraget överstiger Max ROT-avdrag. Slutligen skapar du fakturan genom att trycka F9 Skapa Slutfaktura! Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 7

8 B. Skriv ut faktura Välj Utskrift/Fakturor och skriv ut fakturan som vanligt. På fakturan framgår det vilka Namn och personnummer och belopp som ROT-avdrag gjorts. Texten Om skatteverket hämtas från Register/Firma/Namn & adress och kan där ändras om så önskas. C. Skriv ut och godkänn journal för kundfakturor OBS! Du kan med fördel vänta några dagar med att skriva ut journalen för kundfakturor. Fördelen är att kunden hinner få och reagera sin faktura om något skulle vara fel. Så länge du då inte har skrivit ut journalen så är det lätt för dig att ändra på en faktura. För att du sen vidare ska kunna registrera inbetalning i Scrollan när kunden betalat krävs det att du har skrivit ut och godkänt journalen för kundfakturor. Det gör du under Utskrift/Journaler/Kundfakturor. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 8

9 4. Registrera Inbetalning från kund A. Registrera inbetalning av ROT-faktura När kunden betalat fakturan går du in under Program/Kundreskontra/Inbetalningar och registrerar inbetalningen som vanligt. Aktivera funktionen Använd dubbelklick så kan du även snabb betala ROT-fakturor genom att dubbelklicka på en faktura. Alternativt skriv in Fakturanr och tryck Enter så får du uppgifter om ROT-avdraget, med möjlighet att registrera delbetalning. Men fakturan måste vara betald till fullo för att ett ROT-avdrag skall kunna rapporteras till skatteverket. Beloppet i rutan ROT-avdrag att begära är det som senare kommer med i rapporten till skatteverket. B. Skriv ut och godkänn journal Inbetalningar kundfakturor När du sedan skriver ut och godkänner journalen via Utskrift/Journaler/Inbetalningar kundfakturor överförs fordran ROT-avdrag kund(kto1513) till ROT-avdrag fordran skatteverket(kto 1514). Men enbart om fakturan är slutbetald. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 9

10 5. Skapa ROT-Rapport till Skatteverket I Scrollan kan du välja mellan att skapa en elektronisk fil som sänds in till skatteverket alternativt skriva ut pappersrapport som skickas iväg som vanlig post. För snabbare utbetalning av begäran av ROT-avdrag rekommenderas elektronisk fil. Det är först när du registrerat inbetalning från kunden och vidare har skrivit ut och godkänt journalen för inbetalningar kundfakturor som du har möjlighet att skapa Rapport till Skatteverket Elektroniskt fil A. Ansökan- Anmälan e-tjänsten För juridiska personer så krävs att det utsätts en behörig firmatecknare. Detta görs genom att fylla i och skicka in en särskild blankett (SKV 4851) för just ansökan om begäran om utbetalning av ROTavdrag. OBS! Detta trots att du har skickat in uppgifter om behörig firmatecknare för andra e-tjänster hos Skatteverket! Blanketten skickar du in till ditt lokala skattekontor. Tänk på att blanketten ska behandlas så skicka in den i god tid före du vill kunna skicka fil elektroniskt! Ansökan sker sedan elektroniskt med personlig e-legitimation för behörig firmatecknare. I en enskild firma är den fysiska personen behörig firmatecknare, den fysiska person som begär utbetalning för ROT-avdrag med e-legitimation måste också vara den person som innehar F- skatteseden för den enskilda firman. Ansökan sker sedan elektroniskt med e-legitimation. Driver du enskild näringsverksamhet och även har ett så kallat GD-nummer kan du också lämna in din begäran elektroniskt men då måste personnummer kopplas till GD numret i Skatteverkets behörighetsregister och detta görs genom att fylla i och skicka in blankett SKV 4851 (GD-nr =företaget, personnummer=ställföreträdaren). Ladda ned blanketten (4851) på Skatteverkets hemsida: html B. Skapa ROT-rapport på fil Gå in under Program/Kundreskontra/ROT-avdrag/Rapport till Skatteverket Bocka för Elektronisk fil till Skatteverket. Tryck F2 Skapa ny rapport och vidare Ja i dialogen Skapa ny rapport till Skatteverket Scrollan har förvalt en sökväg där XML dokumenten/rapporten som ska skickas elektroniskt till Skatteverket sparas. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 10

11 I vänsterkolumnen syns den skapade rapporten och i högerkolumnen de ROT-avdrag som ingår och som kommer att ingå i filen som skapas till Skatteverket. Välj F8 Skapa fil. OBS! Första gången filen skapas frågar Scrollan om du vill Skapa mappen där XML dokumenten/rapporten som ska skickas elektroniskt till Skatteverket sparas. Klicka Ja för att skapa. Du får en bekräftelse på att Rapporten har sparats och sökvägen dit OBS! Notera sökvägen. Det är samma sökväg som du ska bläddra fram till när du loggat in på Skatteverkets hemsida med din e-legitimation. C. Sänd in fil till skatteverket När du vill begära ansökan om utbetalning från Skatteverket så loggar du in på Skatteverkets hemsida med hjälp av din e-legitimation och följer anvisningarna där. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 11

12 Pappersrapport A. Skapa pappersrapport Gå in under Program/Kundreskontra/ROT-avdrag/Rapport till Skatteverket Bocka för Pappersrapport till Skatteverket. Tryck F2 Skapa ny rapport och svara Ja i dialogen Skapa ny rapport till Skatteverket OBS! Du kan inte skapa en ny rapport förrän du skrivit ut och godkänt den senaste. Du får i så fall ett meddelande om det från Scrollan. Ordernummer och fakturanummer som syns i bild/fönstret följer INTE med vid utskrift av Rapport. Betalt belopp är kundens betalda arbetskostnad inklusive moms. Pris arbete är hela arbetskostnaden Belopp du begär är det du vill ha betalt från skatteverket. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 12

13 B. Skriv ut Rotrapport, godkänn & skriv under Tryck F8 Skriv ut. Skriv under underskrift och Namnförtydligande IBAN och SWIFT hämtas från ditt firmaregister. Behövs bara om betalningen ska gå till utlandet. Välj Ja för att vidare godkänna rapporten. Tryck Ja för att godkänna rapporten. C. Skicka in rapporten Skicka rapporten med vanlig post till: Skattekontoret Västervik Västervik Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 13

14 6. Inbetalning från Skatteverket A. Registrera inbetalning Ansöker du elektroniskt går det fortare tills du får dina pengar från Skatteverket. Du kommer först få ett besked från skatteverket att en summa betalts in på ditt konto. Men vänta att registrera inbetalningen till dess du fått redovisningen från skatteverket om vilka inbetalningar som ingår. Registrera sen inbetalningen under Program/Kundreskontra/ ROTavdrag/Inbetalningar från Skatteverket. Till vänster ser du lista på rapporter som inte är slutbetalda. Till höger ROT-avdrag som ingår i markerad rapport. OBS! Se till att du valt konto (checkräkning) och datum för betalningen. Registrera inbetalt belopp genom att dubbelklicka på personnumret. Vill du registrera inbetalning på hela rapporten på samma inbetalningsdatum kan du högerklicka på rapporten och välja betal alla. B. Avvisat belopp- ändra inbetalt belopp Behöver du ändra inbetalt belopp, t.ex. om Skatteverket avvisat en del av beloppet. Skriv in Personnummer i inmatningsfältet, tryck Enter och registrera inbetalt belopp och Enter igen. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 14

15 Resterande ROT-avdrag ligger sen kvar i övre fönstret och kan vidare markeras och registreras som avvisat genom att trycka F5 Avvisat av Skatteverket. Har Skatteverket avvisat hela ROT-beloppet markerar du personnumret och väljer F5 Avvisat av Skatteverket direkt. Du får upp en kontrollfråga när du registrerar inbetalningen När du avslutar inbetalningsrutinen får du ännu en kontrollfråga om det avvisade ROT-avdraget är rätt registrerat. När du svarar Ja så flyttas kravet till Avvisade ROT-avdrag under Underhåll ROT-avdrag i kundreskontran. Härifrån fakturerar du sedan din kund det avvisade beloppet. B. Skriv ut och godkänn journalen för Inbetalningar ROT-avdrag Godkänn slutligen inbetalningarna från Skatteverket genom att gå till Utskrift/Journaler/Inbetalningar ROT-avdrag och skriv ut och godkänn journalen som vanligt. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 15

16 7. Fakturera kunden avvisat ROT-avdrag Om du inte fått helt betalt för begärt ROT-avdrag av skatteverket måste du fakturera restbeloppet till kunden. A. Skapa Faktura Gå in under Program/Kundreskontra/ROT-avdrag/Underhåll ROT-avdrag och markera ROT-avdrag som Skatteverket avvisat. Markera och högerklicka på den order som du ska vidarefakturera avvisat ROT-avdrag för och klick på Skapa faktura. Tryck F8 Mall för att få Fakturatexten med aktuella belopp. Välj konteringskoden för Avvisade Rot-avdrag. Tryck F8 Mall för att få Fakturatexten. Tryck sedan F9 Utför och Ja för att skapa fakturan till kund. B. Skriv ut fakturan och journal för kundfakturor. Skriv ut fakturan och ta ut journaler som vanligt. I journalen flyttas rotfordran över från skatteverket (1514) till kundfodringar(1510). Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 16

17 8. Avstämning ROT-fordran mot huvudbok En avstämning förrutsätter att du har skrivit ut och bokfört klart alla journaler(id:nr) för månaden. A. Avstämning ROT-fordran kund mot huvudbok Under Program/Kundreskontra/Rapporter/Kundfordringar där du normalt stämmer av dina kundfordringar (kto1510) finns även en kolumn för kundfordringar Rotavdrag (kto1513) med summering. Ange datum i fältet Kundfodringar beräknas t.o.m datum och tryck F9 Beräkna kundfodringar. Stäm av summan mot kontot ROT-fordran kund(1513) i huvudboken per den siste i månaden. OBS! Om du vet med dig att du har krediterat en ROT-faktura månaden efter själva ROT-fakturan så kommer ej summan på rapporten kundfordringar stämma överens mot huvudboken. Huvudboken på konto 1513 kommer visa ett högre belopp än rapporten. Ingen fel har gjorts men det är viktigt att förstå orsaken till och vet varför det kan bli diff vid avstämning. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 17

18 B. Avstämning ROT-fordran skatteverket mot huvudbok OBS! ROT-fordran skatteverket är svår att stämma av i programmet OM man inte skapar rapporten till skatteverket i samma månad som man registrerat och bokfört inbetalningen från kunden. För att enkelt kunna stämma av ROT-fordran skatteverket per den siste i månaden måste du ha följande rutin. Gå in under Program/Kundreskontra/Rot-avdrag/Rapport till skatteverket, skapa och skicka iväg ROT-rapport per den siste i månaden. När du har jobbat in ovanstående rutin kan du börja med att gå in under Program/kundreskontra/ROT-avdrag/ROT-fordran SKV Ange T.o.m. datum och tryck F4 Beräkna fordran hos SKV Scrollan hämtar alla obetalda ROT-rapporter som skapats t.o.m angivet datum. Listan sorteras efter personnummer Summeringen av kolumnen Restsumma stämmer du av mot kontot 1514 ROT- fordran Skatteverket i din huvudbok per den sista i månaden. OBS! Skulle nu rapporten ROT-fordran SKV nedan inte stämma mot din huvudbok för månaden kan det bero på att du har registrerat och bokfört en eller flera inbetalningar(fordran har flyttats till konto 1514 i din bokföring) MEN först skapat ROT-rapporten månaden därpå(eller att ROT-avdragen ligger i väntan på att rapport ska skapas). Då kommer huvudboken visa ett större belopp än själva rapporten. Stäm av summan mot huvudboken per det datum du beräknat till. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 18

19 Exempel: när huvudbok och rapport ROT-fordan SKV visar olika saldo. En kund betalade sin ROT- faktura i april månad. Betalningen registrerades och bokfördes i Scrollan i samma månad. Fordran flyttades då från 1513 till 1514 i bokföringen. I maj månad skapar jag rapporten till skatteverket och skickar in. Detta kommer att innebära att...när jag beräknar ROT-fordran SKV per den siste i april månad så kommer kundens ROT-begäran inte med och rapporten kommer visa ett lägre belopp än i huvudboken. när jag beräknar ROT-fordran SKV per den siste i maj månad kommer kunden med. Rapporten till skatteverket skapades( ) Hur kan jag vidare stämma av? A. Ta reda på och notera hur mycket som diffar mellan Huvudbok och rapport ROT-fotrdran SKV per den siste när allt är bokfört och klart för månaden. B. Gå till Program/kundreskontra/ROT-avdrag/Underhåll ROT-avdrag Markera ROT-avdrag hos Skatteverket. C. Jämför kolumnerna och datumen kund betalt datum respektive Rapport till SKV datum. Notera de ROT-avdrag där rapporten till SKV skapas i en annan månad än kundinbetalningen(dvs den månad du stämmer av) och ta hänsyn till dem i din avstämning. Nedanstående finns i huvudboken på 1514 men ej på rappporten ROT-fordran SKV vid en avstämning per Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 19

20 Härefter tar jag med i beräkningen vilka rot-avdrag där inbetalning skedde i april och rapport skapad i maj o lägger ihop den eller de beloppen med summan jag fick på ROT-fordran SKV som var beräknad till I exemplet har inget fel gjorts utan blir bara ett konstaterande till varför rapport och huvudbok visar olika summor. D. Stäm även av om du har några ROT-avdrag klara för Rapport till Skatteverket. De här ROT-avdragen ligger i väntan och klara för rapport till skatteverket och så länge de ligger med den statusen kommer de ej med vid beräkning ROT-fordran SKV.där kunden. Ta hänsyn till dessa vid din avstämning för månaden. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 20

21 9. ROT-fordran kunder. Om du vill få fram en lista på de kundfakturor som är obetalda och som innehåller ROT-avdrag går du in under Program/Kundreskontra/ROT-avdrag/ROT-fordran kunder. Du kan välja att få fram alla obetalda Rot-fakturor eller endast förfallna fakturor till ett visst datum. Tryck sen F3 Skapa rapport. Väljer du F7 Granska så får du även en summering på Rot-avdraget. Du har även möjlighet att skriva ut listan via F8 Skriv ut Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 21

22 10. Sök ROT-order. Du kan från orderlistan söka dina ROT-order med urval på det ROT- status ordern har och inom angivet datumintervall. Välj F12 Utökad sökning i Orderlistan följt av fliken Rotorder. Gör urval i fälten Status och Fr.o.m. orderdatum samt T.o.m. orderdatum och tryck F9 Sök. Gör du inget urval kommer alla order fram som du gjort ROT-avdrag på. Önskar du gå in på en specifik order, markera order och tryck F10 Välj Vill du ha ut en lista på de Rot-order som visas i fönstret, tryck F8 Skriv ut Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 22

23 11. Kreditera ROT-faktura Stäm först av att du har Konteringskod upplagd, enligt punkt 1. E A. Skapa ny order på kunden. B. Kopiera alla orderrader från ursprungsorder under Övrigt/Kopiera från annan order/offert. Markera rutan Byt tecken på antal. C. Registrera en manuell rad. Förslagsvis texten Rotavdrag i fältet Benämning. ROT-avdraget inkl moms från ursprunglig ROT-order anges. OBS! EJ minustecken på beloppet.ange konteringskod som är avsedd för kreditering ROT-avdrag. D. Fakturera som vanligt, skriv ut fakturan och skriv ut och godkänn journal E. Ändra status på godkänd rotorder (obs! ursprungsordern) till Öppen Du gör det genom att först välja att Visa: Alla ordrar i din orderlista. Leta upp och markera order följt av knappen F7 Status. Gå in på ordern och menyvalet ROT-avdrag/Registrera rotavdrag och klicka F5 Radera ROTavdrag. Efter ändring stänger du order och ändra status till Godkänd igen. F. Gå in i Kundreskontra/Inbetalningar och betala både ROT-fakturan och dess kredit. De ska ta ut varandra. Önskar du behålla ursprunglig rotorder, men bara kreditera del av arbete och därmed del av ROTavdrag gör du på samma sätt som ovan, krediterar aktuella poster på ny order med tillägg av rotrad som debiteras. Men du måste också in på ursprunglig ROT-order och justera ROT-avdraget innan du skapar rapporten till skatteverket. Scrollan DataKontorsHjälp AB ROT-avdrag 23