Hantering av privata medel inom omsorgsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Linda Gustavsson Revisionskonsult Hantering av privata medel inom omsorgsnämnden Kristianstads kommun

2 1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun har granskat hanteringen av privata medel inom omsorgsnämndens ansvarsområde. Granskningen har inriktats mot att besvara följande övergripande revisionsfråga: - Är omsorgsnämndens hantering av privata medel ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämndens hantering av privata medel inte fullt ut är ändamålsenlig. På en övergripande nivå finns i allt väsentligt ändamålsenliga riktlinjer och en ändamålsenlig uppföljning, dock indikerar granskningen att det finns vissa brister i efterlevnaden i verksamheten. Enligt vår bedömning är aktuella riktlinjer för hantering av privata medel i allt väsentligt tillfredsställande och följer lagstiftning och normering. Det bör dock poängteras att riktlinjerna kan utvecklas rörande kompletterande anvisningar vid avslut av uppdrag. Vidare rekommenderas även en översyn avseende rutiner för hantering av vårdtagares konto samt kontokort. Enligt vår bedömning finns det utrymme för förbättring avseende efterlevnaden av nämndens riktlinjer för hantering av privata medel samt gällande normering enligt god sed. Bedömningen baseras på genomförda intervjuer sammanvägt med att stickprovkontrollerna identifierade avvikelser från nämndens riktlinjer och gällande normering. Vi anser det vara av vikt att nämnden säkerställer att personalen har god kännedom om de riktlinjer och rutiner som finns inom området. Vi rekommenderar därför att fastställa lämpligt intervall för kontinuerlig utbildning för/information till medarbetare avseende hantering av privata medel. Vi rekommenderar vidare översyn av efterlevnaden av riktlinjer och rutiner för dels fullmakter och dels medelshantering för vikarier. I samband med utbildning av personal rekommenderas också en genomgång av ansvarsfördelning mellan medarbetare och gode män avseende hantering av privata medel. På övergripande nivå finns enligt vår bedömning goda rutiner avseende uppföljning och utvärdering rörande hantering av privata medel. Det är dock av vikt att uppföljning och identifiering av kontroller genomförs i samtliga områden på ett strukturerat sätt. Avseende den löpande kontrollen avi individärenden sker inte alltid kontroll av redovisning av enhetschef och anhörig/legal företrädare i den omfattning som riktlinjerna kräver. Kontrollen i detta avseende kan därför stärkas. Kristianstads kommun

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Metod och avgränsning Utgångspunkter Lagstiftning Rådet för kommunal redovisning Granskningsresultat Riktlinjer och rutiner rörande hantering av privata medel Kommentar och revisionell bedömning: Efterlevnad av riktlinjer och rutiner Kommentar och revisionell bedömning: Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Kommentar och revisionell bedömning: Uppföljning och utvärdering rörande hantering av privata medel Kommentar och revisionell bedömning:...9 Kristianstads kommun

4 2. Bakgrund Inom omsorgsnämndens verksamhetsområde hanterar personal privata medel i sitt yrkesutövande. Det finns risk för att oegentligheter kan förekomma. Det är viktigt att ha en väl utvecklad intern kontroll som minimerar risker och skyddar personal från oberättigade misstankar. Det är även väsentligt att hantering av privata medel sker korrekt i syfte att bevara medborgarnas och brukarnas förtroende för kommunal verksamhet. Avseende hantering av privata medel krävs klara regler, riktlinjer och rutiner för att säkra rättvisande och tillförlitlig information samt skydda mot eventuella förluster. Enligt rådet för kommunal redovisning ska hantering av privata medel ske enligt god redovisningssed. Då en ekonomisk transaktion ägt rum ska personalen föra räkenskaper enligt god redovisningssed. Inom omsorgsnämndens ansvarsområde fanns i juni st. insatser registrerade för hjälp med hantering av privata medel för SoL-kunder (företrädesvis äldreomsorg) och 145 st. insatser registrerade för LSS-kunder (företrädesvis handikappomsorg). Granskningen har tillkommit ur revisorernas bedömning av väsentlighet och risk Revisionsfråga och kontrollmål Den övergripande revisionsfrågan är enligt nedan: Är omsorgsnämndens hantering av privata medel ändamålsenlig? I syfte att kunna besvara den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Finns riktlinjer och rutiner rörande hantering av privata medel? Gäller samma riktlinjer och rutiner oavsett verksamhet? Efterlevs riktlinjer/ rutiner? Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Sker uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? 2.2. Metod och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med: - 4 ekonomer inom omsorgsförvaltningen - 2 enhetschefer; inom ett äldreboende och ett gruppboende - 2 personalgrupper (sammanlagt 7 st. personal); inom ett äldreboende och ett gruppboende Kristianstads kommun 1 av 10

5 Vidare har stickprovskontroller avseende redovisning av privata medel genomförts i 7 st. ärenden; 4 st. stickprovskontroller vid ett äldreboende och 3 st. stickprovskontroller vid ett gruppboende. Granskningen avgränsas till att omfatta omsorgsnämndens verksamhetsområde. Kristianstads kommun 2 av 10

6 3. Utgångspunkter 3.1. Lagstiftning Enligt kommunallagen (1991:900) ska styrelser och nämnder ha kontroll över sin verksamhet och sin ekonomi, vilket innebär att nämnden ansvarar för att styrning och uppföljning av dess verksamhet och ekonomi genomförs. Detta innebär att styrelser och nämnder har ansvar för att det finns tydliga riktlinjer och rutiner i syfte att tydliggöra rättssäkerheten för den enskilde och medarbetarna i kommunen. Lagen om kommunal redovisning (1997:614) reglerar redovisningen inom kommuner, landsting och kommunalförbund och trädde i kraft Det finns även andra lagar som på olika sätt reglerar hantering av privata medel, nedan följer ett urval av dessa; - Socialtjänstlag (2001:453) - Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) - Föräldrabalken (1949:381) - Brottsbalken (1962:700) 3.2. Rådet för kommunal redovisning Rådet för kommunal redovisning är ett oberoende organ som har till uppgift att främja och utveckla god redovisningssed i enlighet med lagen om kommunal redovisning. Rådet för kommunal redovisning bildades i samband med att lagen om kommunal redovisning trädde i kraft och har genom sin normgivning arbetat med att förtydliga och utveckla god redovisningssed för kommunsektorn. Rådet för kommunal redovisning har i december 2000 givit ut en information kring redovisning av privata medel. Syftet med informationen är att ge vägledning beträffande god redovisningssed av privata medel. I informationen klargörs vad som avses med en ekonomisk händelse beträffande privata medel: En ekonomisk händelse i kommunen har inträffat när kommunen eller företrädare för kommunen som ett led i sin tjänsteutövning mottagit respektive utbetalt pengar för annans räkning. Därav följer även krav på grundbokföring och någon form av huvudbokföring I informationen tydliggörs även vad som krävs för att säkerställa god redovisningssed och kontroll när det gäller hantering av medel för annans räkning. Följande moment ska ingå i redovisningen: - In- och utbetalningar ska styrkas med verifikationer - Huvudbokföring ska ske på separata balanskonton eller i sidoordnat system Kristianstads kommun 3 av 10

7 - Redovisning i sidoordnat system ska framgå av kommunens beskrivning och dokumentation av redovisningssystemet. - Avstämning av sidoordnad redovisning med huvudbokföring ska ske senast i samband med framtagandet av bokslut. I råden klargörs även att det i balansräkningen ska redovisas medel som handhas för annans räkning och vilka bokförts i huvudboken som en separat post under likvida medel, omsättningstillgångar respektive kortfristig skuld om beloppet är väsentligt. Är beloppet inte väsentligt lämnas upplysningar i not till likvida medel. Om kommunen har redovisat medel som handhas för annans räkning i ett sidoordnat system ska dessa medel redovisas i balansräkningen som en ansvarsförbindelse. Kristianstads kommun 4 av 10

8 4. Granskningsresultat 4.1. Riktlinjer och rutiner rörande hantering av privata medel Omsorgsnämnden antog i december 2008, med ikraftträdande , uppdaterade riktlinjer/ rutiner avseende hantering av privata medel benämnda Rutiner för hantering av privata medel. Dessa är utarbetade av personal inom omsorgsförvaltningen. Rutinerna bygger på information från Rådet för kommunal redovisning (se ovan under 3.2). I rutinerna finns listade principer för hantering av privata medel, beskrivning av kontaktmannens uppgifter, beskrivning av redovisning till anhörig/ legal företrädare, beskrivning av personals ansvar i samband med medelshantering samt beskrivning av kontroll avseende privata medel. Som bilaga till rutinerna redovisas förvaltningsformer samt en mall för fullmakt för hantering av privata medel. I rutinerna behandlas inte avslut av uppdrag för hantering av privata medel. Förvaltningen har även tagit fram en kassabok för privata medel med bifogade bokföringsanvisningar. I kassaboken återfinns följande rubriker: datum, verifikationsnummer, text, inbetalning, utbetalning, saldo och signatur. Förvaltningen har även tagit fram en rutin för hantering av gemensamma matkassor. Med detta avses frivilliga gemensamma måltider där de boende i en gruppbostad köper in, tillagar och äter mat tillsammans med betalning till en gemensam matkassa. Rutin avseende gemensamma måltider är antagen av omsorgsnämnden i december 2008 med ikraftträdande Rutinen behandlar inbetalningsbelopp och regleringar, avtal om deltagande i matkassa, ansvar för matkassan, redovisning samt kontroll av matkassan. Som bilaga till rutinen finns en mall för överenskommelse om deltagande i gemensam matkassa. I gällande rutin behandlas hantering avseende vårdtagares konto samt eventuella kontokort, t.ex. i bank eller mataffär. Rutinen gör gällande att fullmakt kan utfärdas för att disponera konto för kontaktmän till boende i gruppboende och personer med insatsen personlig assistans. Insatsen hemtjänst är inte specificerad i detta avseende, dock gäller rutinen för hela omsorgsnämndens ansvarsområde, således även hemtjänst. Tjänstemän inom omsorgsförvaltningen har undersökt ansvarsfrågan avseende hantering av kontokort och det är tydligt att det är personen som lämnar ut kortet som tar risken. Rutinerna behandlar inte förekomst av eventuell kredit kopplade till kontokort Kommentar och revisionell bedömning: Enligt vår bedömning är aktuella rutiner för hantering av privata medel i allt väsentligt tillfredsställande och följer lagstiftning samt normgivande organ. Vi rekommenderar dock att rutinerna kompletteras med anvisningar vid avslut av uppdrag som t.ex. avslut med anledning av att anställning avslutas, tjänstledighet Kristianstads kommun 5 av 10

9 beviljas eller avslut med anledning av vårdtagares bortgång. Vidare rekommenderas översyn avseende rutiner för hantering av vårdtagares konto och kontokort. Det är enligt vår bedömning av vikt att tillse att det ej finns kredit kopplade till sådana kort då kortinnehavaren riskerar att bli ersättningsskyldig vid eventuell förlust Efterlevnad av riktlinjer och rutiner Enligt uppgift har enhetschefer erbjudits utbildning avseende hantering av privata medel 2008 i samband med att riktlinjerna senast reviderades. De intervjuade enhetscheferna uppger att de har relativt god kännedom om aktuella riktlinjer och rutiner. En av de intervjuade enhetscheferna uppger dock att det vore bra med kontinuerlig utbildning för att uppdatera kunskaperna inom området. Flertalet av den intervjuade personalen uppger att de inte har kännedom om omsorgsnämndens rutiner för hantering av privata medel. De har dock kännedom om att hanteringen av privata medel är allmänt omgärdad av ett regelverk samt krav på redovisning. Flera av de intervjuade medarbetarna uppger att de efterfrågar utbildning och information avseende hantering av privata medel då de ofta känner sig osäkra inom området. Enligt gällande rutin är det ansvarig chef som bär ansvar för att ge medarbetare nödvändig information om medelshantering. Enligt uppgift har enhetschefer givit personalen information om uppdrag och regelverk avseende hantering av privata medel. Enligt uppgift ges nytillträdda enhetschefer information om omsorgsnämndens riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel. Det finns även en årlig introduktionsutbildning för nytillträdda enhetschefer då regelverket gås igenom. Vidare finns ett framtaget bildspel om hantering av privata medel som personalen har tillgång till. I rutiner för hantering av privata medel finns ett antal listande principer. Dessa handlar t.ex. om upprättande av fullmakt samt villkor för denna, omfattning av hanteringen, villkor för disponering av konto, förvaring, villkor för personal som innehar vikariat samt regler för arkivering. Den intervjuade personalen uppger att de alltid upprättar fullmakt i samband med uppdrag avseende hantering av privata medel. De uppger att krav avseende förvaring av fullmakt följs genom att original förvaras hos enhetschef med kopia i aktuell kundpärm. I gällande rutin finns vidare nedtecknat att fullmakt får omfatta maximalt två år. I samband med stickprovskontroll framkommer dock att fullmakter inte alltid är uppdaterade, att uppdrag startats upp utan underskriven fullmakt samt att fullmakt skrivits att gälla tills vidare. Enligt uppgift kan uppdrag ibland starta upp utan fullmakt i syfte att lösa vårdtagarens vardag. Den intervjuade personalen uppger att max summa avseende hantering av privata medel följs och är tillräcklig. Enligt gällande rutin ska hanteringen begränsas till dagliga privata utgifter och social träning vilket ger högst 3000 kr. per månad i särskilda boendeformer samt 5000 kr. för personer med personlig assistans. Därutöver får medel för gemensam matkassa hanteras för personer i särskilda boendeformer. Kristianstads kommun 6 av 10

10 Den intervjuade personalen uppger att medel och kassabok alltid är inlåsta i kundernas lägenheter i låst skåp. Ansvarig kontaktperson för den boende ansvarar för nyckeln, personalen uppger att de har kännedom om att nyckeln ska förvaras på säker plats dit endast medarbetaren och enhetschef har tillgång. De intervjuade ekonomerna uppger att förvaring av privata medel kan innebära ett bekymmer i samband med hemtjänst och personlig assistans då personalen då kommer ut till vårdtagarnas hem. Personalen vid en av de granskade enheterna uppger att semestervikarier hanterar privata medel, enligt gällande riktlinjer ska personal ha ett vikariat om minst 6 månader för att få hantera de boendes privata medel. Enligt uppgift ger inte enhetschefer korttidsvikarier i uppgift att hantera privata medel men detta kan ha skett vid något enstaka tillfälle. Samtliga intervjuade uppger att arkivering av räkenskapsmaterial, dvs. kassabok och verifikationer i original sparas enligt gällande regler. Personalen inom företrädesvis handikappomsorgen uppger att det stundtals är ett bekymmer att de boende ska ha ett visst eget ansvar för sin ekonomi samtidigt som personalen sköter hanteringen av privata medel. Flera av de boende har en egen plånbok för fickpengar, dock tar de boende inte alltid kvitton etc. när de har handlat ur denna plånbok vilket medför att korrekt verifiering ej kan ske. Den intervjuade personalen uppger att det stundtals uppkommer oklarheter avseende ansvarsfrågor mellan god man och medarbetare avseende hantering av privata medel. Gällande rutin behandlar detta område, dock uppger den intervjuade personalen att de upplever ansvarsfördelningen vara otydlig Kommentar och revisionell bedömning: Enligt vår bedömning indikerar intervjuerna att det finns ett utrymme för förbättring avseende efterlevnaden av nämndens riktlinjer för hantering av privata medel. Vi noterar en osäkerhet hos personalen avseende regler och rutiner varför vi anser det vara av vikt att det säkerställs att personalen har god kännedom om de riktlinjer och rutiner som finns inom området. Vi rekommenderar därför att fastställa lämpligt intervall för kontinuerlig utbildning för/ information till medarbetare avseende hantering av privata medel. Vi rekommenderar en översyn av efterlevnaden av riktlinjer och rutiner för fullmakter. Vidare rekommenderas en översyn av medelshantering för vikarier då intervjuerna indikerar att det kan finnas brister avseende efterlevnaden inom detta område. I samband med utbildning av personal rekommenderas också en genomgång av ansvarsfördelning mellan medarbetare och gode män avseende hantering av privata medel. Detta då den intervjuade personalen uppger att ansvarsfördelningen stundtals är otydlig för dem. Kristianstads kommun 7 av 10

11 4.3. Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Vid stickprovskontroll för sju vårdtagare framkom att den kassabok som är framtagen av förvaltningen för redovisning av privata medel nyttjades i samtliga ärenden. Den intervjuade personalen uppger att de för löpande bokföring i kassaboken i tidsordning. De uppger dock att det förekommer relativt ofta att bokföring inte sker senast påföljande arbetsdag vilket gällande rutin gör gällande, det kan ibland ta åtskilliga arbetsdagar innan bokföring sker. Vid stickprovskontroll framkom enstaka avvikelser i redovisningen i form av: - Verifikationsnummer saknades - Signatur saknades - Tomma rader i kassaboken hade inte spärrats - Nytt års bokföring var ej tydliggjort (redovisning fortsatt löpande) - Tippex användes - Kvitton var ej sparade/ upprättade Kommentar och revisionell bedömning: Vid stickprovskontroll framkommer att räkenskaperna inte fullt ut förs i enlighet med nämndens regelverk och gällande normering vilket baseras på noterade avvikelser. Vid samtliga stickprov användes dock av nämnden framtagen kassabok vilket skapar förutsättningar för redovisning enligt god sed. Vi rekommenderar att nämnden tillser att personalen ges utbildning i hur privata medel ska hanteras och redovisas enligt god sed Uppföljning och utvärdering rörande hantering av privata medel Enligt gällande rutin för hantering av privata medel ska aktuell teamchef/ enhetschef utföra löpande kontroll av vårdtagarnas/ kundernas kassaböcker minst var sjätte månad eller vid behov. Kontrollen ska omfatta fullmakt, avstämning av kassabok mot verifikationer, kontroll av kontantbehållning samt förvaring. Aktuell enhetschef ska signera i kassaboken i samband med kontroll. Eventuella fel och brister som upptäcks i samband med kontroll ska rapporteras till närmsta chef och omsorgsnämnden. I samband med stickprovskontroll framkommer att denna löpande kontroll inte genomförs fullt ut enligt gällande rutin. De intervjuade enhetscheferna uppger att detta beror på tidsbrist då kontrollen av privata medel inte prioriteras i en hektisk vardag. I granskade ärenden hade kontroll genomförts i genomsitt ca en gång per år. Enligt gällande rutin ska även redovisning till anhörig/legal företrädare göras minst var sjätte månad med bekräftelse genom underskrift i kassabok. Den intervjuade Kristianstads kommun 8 av 10

12 personalen uppger att redovisning till anhörig/ legal företrädare inte alltid görs var sjätte månad vilket stickprovskontrollen bekräftar. Enligt gällande rutin har personalen även ett ansvar att rapportera till närmaste chef om det uppkommer differenser mellan redovisning och kontanter eller om det konstareras andra fel i redovisningen. Ansvarig chef ansvarar för eventuell lex Sarah anmälan vid stöld eller förskingring av vårdtagares medel. Förvaltningen har vidare utarbetat en särskild blankett för eventuell upptäckt av brister i utförande av godmanskap. I omsorgsförvaltningens granskningsrapport för internkontroll år 2012 anges att identifiering av kontroller genomförts i östra och västra området, i centrala området hänvisas till att detta åligger ansvarig enhetschef vid de olika enheterna. I rapporten konstateras en ökning i antal lex Sarah anmälningar gällande privata medel från 20 st till 25 st I samband med genomgång av samtliga rapporterade Lex Sarah anmälningar rörande ekonomiska oegentligheter för perioden konstateras 2 st. ärenden av totalt 48 st. där omsorgsförvaltningen har brustit i hanteringen. I dessa ärenden har polisanmälan upprättats. I övriga ärenden har vårdtagaren hanterat sina medel själv varför det inte klarlagts att omsorgsförvaltningens personal kan ha ansvar för försvunnen egendom. I 2013 års internkontrollplan finns en punkt avseende att identifiera och granska löpande kontroller för ekonomiområdet. I planen anges att dessa kontroller innefattar att identifiera och granska att löpande kontroller gällande ekonomi, bl.a. avstämningar, in- och utbetalningar m.m. genomförs och med vilken frekvens samt att skapa en sammanställning av dessa kontroller. Enligt uppgift sker löpande stickprov av bokföring av områdesansvariga ekonomer vid olika boendeenheter. Det finns dock ingen checklista för dessa stickprov utan varje ekonom använder sina egna mallar Kommentar och revisionell bedömning: På övergripande nivå finns enligt vår bedömning goda rutiner avseende uppföljning och utvärdering rörande hantering av privata medel. Det är dock av vikt att uppföljning och identifiering av kontroller genomförs i samtliga områden på ett strukturerat sätt. Avseende den löpande kontrollen av individärenden sker inte kontroll av redovisning av enhetschef och anhörig/ legal företrädare i den omfattning som riktlinjerna kräver. Kontrollen i detta avseende bör därför stärkas. För att säkerställa att väsentliga kontroller sker enligt nämndens riktlinjer kan med fördel en checklista/ mall upprättas. Kristianstads kommun 9 av 10

13 4 december 2013 Linda Gustavsson Projektledare Mattias Haraldsson Uppdragsledare Kristianstads kommun 10 av 10