Granskning av föreningsbidrag och bidrag till studieförbund

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av föreningsbidrag och bidrag till studieförbund Motala kommun Maj 2009 Karin Jäderbrink

2 Namnförtydligande Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning Bakgrund och revisionsfrågor Bakgrund och omfattning Revisionsfrågor Metod och avgränsning Föreningsbidrag Former av stöd, dess riktlinjer och delegationsordning Kontroll av ansökningar och uppföljning av bidrag Utbetalningsrutiner Stickprov avseende bidragsärenden...9

4 1 Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Motala kommun har utifrån gjord risk- och väsentlighetsanalys gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska föreningsbidrag och bidrag till studieförbund i kommunen. Under verksamhetsåret 2009 finns 6,4 mnkr budgeterat till föreningsbidrag - fritid och ca 1,8 mnkr finns budgeterat som bidrag till studieförbund inom bildningsnämnden. Vi bedömer mot bakgrund av intervjuer, stickprov samt genomgång av dokumentation att det i allt väsentligt finns tillförlitlighet och säkerhet i rutinerna kring hantering av föreningsbidrag samt bidrag till studieförbund. Vi bedömer dock att den interna kontrollen behöver utvecklas bl.a. när det gäller kontroller av verksamhet, utbetalningar samt ansökningshandlingar. Vi kan konstatera att det finns regelverk för beslut och utbetalning av föreningsbidrag till idrottsföreningar och bidrag till studieförbund. Dessa är antagna av bildningsnämnden eller tidigare SFO-styrelsen och uppdraget ingår i nämndens reglemente. Vi noterar att regelverket avseende investeringsbidrag är av äldre karaktär och bedöms vara i behov av översyn. Rutiner för att säkerställa att föreningsbidragsansökningarna är korrekta, kompletta och avser bidragsberättigade verksamhet bör utvecklas och dokumenteras. Kontroller bör genomföras årligen även om vi bedömer att det finns en god kunskap om föreningarnas verksamhet inom förvaltningen. Vi bedömer att vetskap om att kontroller sker både vad gäller ansökningshandlingar och verksamhet förebygger eventuella felaktigheter. När det gäller uppföljning av föreningarnas verksamhet bedömer vi att arbetet underlättas bl.a. genom det nytecknade avtal som är gjort med SISU Idrottsutbildarna. Vår bedömning är att rutiner och system som används vid utbetalning är ändamålsenliga och i allt väsentligt är säkra. Kontroll av att utbetalning sker till rätt mottagare sker dock inte rutinmässigt. Stickprovsgranskningen visar bl.a. att Samtliga föreningar och studieförbund har lämnat korrekta ansökningsblanketter som stödjer bidragsansökan. Flertalet av ansökningarna har bifogat uppgifter såsom verksamhetsberättelse, resultaträkning samt revisionsberättelse. Dock är dessa ibland två år gamla. 1

5 I samtliga granskade ärenden är nivåerna på bidrag i enlighet med riktlinjerna. Korrigeringar i ansökan har skett i samband med handläggningen. Några av ansökningarna gällande investeringsbidrag, underhållsbidrag har inte bifogat kvitton av utgiften/kostnaden. Utbetalning har i samtliga granskade ärenden enligt utbetalningslistan skett till rätt mottagare och med rätt belopp. 2

6 2 Bakgrund och revisionsfrågor 2.1 Bakgrund och omfattning Revisorerna i Motala kommun har utifrån gjord risk- och väsentlighetsanalys gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska föreningsbidrag och bidrag till studieförbund i kommunen. Under verksamhetsåret 2009 finns 6,4 mnkr budgeterat till föreningsbidrag - fritid och ca 1,8 mnkr finns budgeterat som bidrag till studieförbund inom bildningsnämnden. I tabellen nedan framgår budget och utfall för perioden föreningsbidrag fritid. Föreningsbidrag fritid Motala kommun Budget och utfall tkr budget utfall År För perioden finns följande jämförelsetal publicerade i Vad kostar verksamheten i din kommun : 3

7 Nettokostnader fritidsverksamhet Kostnader per invånare Kr År Motala Likn Motala Riket Länet Vi kan konstatera att när det gäller nyckeltal för hela verksamhetsområdet fritid så redovisar Motala större avvikelser gentemot jämförelsegrupperna under Vi noterar också att kommunen är i paritet med länet men avviker något från liknande kommun (befolkningsmässigt och geografisk yta). Nedan framgår nyckeltal för verksamhetsområdet kultur där bidrag till studieförbund ingår. Nettokostnader kulturverksamhet Kostnader per invånare Kr År Motala Likn Motala Riket Länet För perioden redovisar Motala kommun lägre nettokostnader än övriga jämförelsegrupper. 2.2 Revisionsfrågor Revisionsfrågorna är; 4

8 Finns tillförlitlighet och säkerhet i rutinerna kring hantering av föreningsbidrag samt bidrag till studieförbund? Är den interna kontrollen tillräcklig? Granskningen omfattar nedanstående kontrollmål; Finns dokumenterade och aktuella regler/riktlinjer för samtliga bidragsformer som beviljas föreningar? Finns rutiner som säkerställer att bidragsansökningarna är korrekta, kompletta och omfattar bidragsberättigad verksamhet? Finns rutiner som säkerställer att utbetalningar sker efter erforderliga beslut? Finns rutiner för uppföljning och kontroll av att bidragen används på avsett sätt? 2.3 Metod och avgränsning I granskningen har intervjuer genomförts med ansvarig handläggare för föreningsbidrag inom fritid samt kultur. Genomgång av skriftlig dokumentation i form av regelverk för beviljande av bidrag mm. Granskningen har även omfattat stickprovkontroll avseende bidrag som utbetalats under Granskningen omfattar bidragsutbetalningar under 2008 till idrottsföreningar, samlingslokaler samt studieförbund. 3. Föreningsbidrag Former av stöd, dess riktlinjer och delegationsordning Enligt riktlinjerna finns följande stöd att ansöka om för fritidsföreningarna enligt kommunens allmänna bidragsbestämmelser för barn och ungdomsorganisationer. Se bilaga 1. Grundbidrag Administrationsbidrag Lokalbidrag Utbildningsbidrag Aktivitetsbidrag Driftsbidrag Underhållsbidrag/bidrag inventarier Bidrag för skötsel av skidspår Investeringsbidrag I riktlinjerna som finns på hemsidan framgår bl.a. mål och syfte, särskilda krav för bidrag, ansökningsdatum, nivåer för bidrag, vilket material som skall skickas med ansökan, information om normer etc. För aktivitetsstödet finns också separata regler och anvisningar. Se bilaga 2. 5

9 Enligt nämndens delegationsordning har handläggare för fritid delegation på beslut och utbetalning för samtliga bidrag utom investeringsbidrag där nämndens fritids- och kulturutskott beslutar. Detsamma gäller för bidrag till allmänna samlingslokaler som inte omfattas av de regler och normer som generellt tillämpas för gruppen barn- och ungdomsföreningar. Dessa föreningar upplåter lokaler till allmänt nyttjande och får bidrag från kommunen efter årlig ansökan. Beslut tas av bildningsnämndens fritids- och kulturutskott. Riktlinjer för elitstöd till föreningar finns antagna och är uppdelade på tre nivåer. Dessa bidrag handläggs och beslutas av kommunstyrelsen. Delegationsbesluten har återrapporterats till bildningsnämnden en gång per år d v s året efter utbetalningarna. Enligt de intervjuade så skall återrapportering av delegationsbesluten fr o m 2009 ske löpande d v s direkt efter beslut. För investeringsbidrag finns separata riktlinjer för hantering antagna 1999 av SFOstyrelsen. Se bilaga 3. Bidrag till studieförbund uppgår för 2008 till totalt 2,2 mnkr. Fr o m 2009 behandlas inte bidrag till SISU som bidrag till studieförbund utan tillhör anslaget föreningsbidrag. Motala kommun har slutit en överenskommelse med SISU idrottsutbildarna. Bl.a. skall insatserna vara att utbilda och utveckla individ och organisation/förening minst i samma omfattning som 2008, personliga kontakter/besök i föreningar etc. Kommunfullmäktige har antagit reglemente för kommunala bidrag till studieförbunden där det framgår syfte, bidragsformer, hur beräkning skall ske, vilket material som ska bifogas ansökan, kontroller etc. Utbetalning och uppgift om beviljat bidrag för grundbidrag sker i mars månad och med volym och målgruppsrelaterat bidrag i juni varje år. Samtliga bidrag som rör idrottsföreningar och studieförbund handhas av bildningsnämnden med avvikelse för sponsring/elitstöd som kommunstyrelsen handlägger. Föreningsbidrag till exempelvis pensionärsföreningar handhas av socialnämnden. Enligt de intervjuade fungerar de gällande regelverken väl och har reviderats löpande. Någon revidering av regelverken är f n inte aktuellt. Revidering har nyligen skett avseende bidrag till Folkets hus samt till SISU Idrottsutbildarna. Vår kommentar Vår bedömning är att det finns regelverk för beslut och utbetalning av föreningsbidrag till idrottsföreningar och bidrag till studieförbund. Dessa är antagna av bildningsnämnden eller tidigare SFO-styrelsen och uppdraget ingår i nämndens reglemente. Ansvarsfördelning är tydlig utifrån upprättad delegationsordning. 6

10 Den viktigaste parametern avseende att fördelning sker enligt Kommunfullmäktiges intentioner är naturligtvis att regelverk och delegationer är tydligt utformade. Det innebär att delegationsordningar måste utformas på ett sådant sätt att inga oklarheter uppstår. Eftersom det finns flera nämnder som ansvarar för bidragsgivning i kommunen är det viktigt att dessa också samverkar i samband med handläggning. Delegationsbesluten har återrapporterats till nämnd en gång per år d v s året efter utbetalningarna. Vi bedömer det som viktigt att delegationsbesluten återrapporteras löpande till nämnden för att få en bättre kontroll av tagna beslut i organisationen. Enligt de intervjuade så skall återrapportering av delegationsbesluten fr o m 2009 ske löpande d v s direkt efter beslut. Vi kan konstatera att gällande regelverk som tillämpas vid ansökning av föreningsbidrag samt inte är fastställda av fullmäktige. Regelverken är dock fastställda av bildningsnämnden/ SFO-styrelsen som har det i uppdrag enligt nämndens reglemente antagna av fullmäktige. Reglementet för Studieförbundens bidrag är beslutat i KF och ingår i kommunens författningssamling. Vi kan konstatera att några av regelverken, antagna av tidigare SFO-styrelsen, är av äldre karaktär och bedöms vara i behov av översyn. Regler och riktlinjer bör ses över löpande. 3.2 Kontroll av ansökningar och uppföljning av bidrag De bidrag som lämnas till föreningar och studieförbund och som regleras i regelsamlingarna har formulerade förutsättningar för bidrag. Där framgår också att granskning och kontroll kan komma att genomföras av nämnd/styrelse eller utsedd delegat. Det innebär att uppföljning och kontroll underlättas. När det gäller målsättningar avseende verksamhetens inriktning och mål samt bidragen för speciella ändamål krävs en helt annan insyn i föreningarnas verksamhet. De intervjuade bedömer att det finns en god kunskap om verksamheten i organisationen samt att föreningarna är väl medvetna om att bidrag kan utebliva om oriktiga uppgifter/verksamheter bedrivs. De intervjuade hänvisar också till det nytecknade avtal som är gjort med SISU Idrottsutbildarna som skapar bättre förutsättningar för uppföljning av verksamheten som bedrivs. I samband med granskningen har någon dokumenterad rutinbeskrivning ej erhållits gällande tillvägagångssättet vid ärendehantering/handläggning av bidrag. Enligt de intervjuade kontrollerar handläggare bidragsansökningar att ansökan är korrekt, komplett och att föreningen eller studieförbundet är berättigad till bidraget som ansökan avser. Bl.a genom att stämma av antal medlemmar, föreningsregistret, verksamhetsberättelser, rätt belopp 7

11 som man ansöker om etc. Vid stickprovskontrollen kan konstateras att justeringar gjorts av förvaltningen. De intervjuade beskriver att en dialog förs med berörd förening, besök genomförs på anläggning då investeringsanslag följs upp etc. Förvaltningen genomför inte regelmässigt exempelvis att årligen kontrollera ett urval av föreningar som söker bidrag vilket är vanligt inom många kommuner. Urvalet kan exempelvis bygga på bl.a. på om föreningen är ny, tidigare volymer på bidrag, eventuella avvikelser från föregående år, tidigare erfarenhet av föreningen. Kontrollerna kan innebära bl.a. att man begär in samtliga närvarokort mm. Utbetalning till studieförbunden beslutas och sker efter genomgång och sammanräkning av varje studieförbunds redovisning av sin verksamhet. Statistiken från Folkbildningsrådet inkommer i efterhand. Enligt de intervjuade har nämnden via lokala folkbildningsrådet träffat företrädare för studieförbunden och informerat sig om verksamheten. En arbetsgrupp bestående av flera kommuner har också träffat bildningsförbundet bl.a. för att utveckla redovisningen till respektive kommun. Nämnden eller förvaltningen har enligt uppgift inte haft kontroller inom föreningsbidrag eller studieförbund i sin internkontrollplan. Vår kommentar Vår bedömning är att rutiner för att säkerställa att föreningsbidragsansökningarna är korrekt, komplett och avser bidragsberättigade verksamhet bör utvecklas och dokumenteras. Kontroller bör genomföras årligen även om vi bedömer att det finns en god kunskap om föreningarnas verksamhet inom förvaltningen. Vi bedömer att vetskap om att kontroller genomförs förebygger eventuella felaktigheter. För att utveckla handläggningen kan också sammanställningar göras där det framgår tidigare års medlemmar, antal sammankomster etc för att underlätta iakttagelser av eventuella konstiga avvikelser. För att en förening ska vara berättigad till bidrag krävs även att föreningen är registrerad och godkänd av kommunen. Kontroller kan ske mellan februari och april. Efter genomförd kontroll bör de valda föreningarna delges resultatet av kontrollen. Utbetalning bör ske efter att eventuell korrigering har gjorts av ansökan. Vi anser också att nämnden i sin internkontrollplan bör beakta behovet av att lyfta fram kontrollmoment som avser bidrag till föreningar och studieförbund. 3.3 Utbetalningsrutiner Enligt de intervjuade handläggs ansökan för att sedan registrera uppgifterna i systemet Booking som används för lokalbokning, fakturering, föreningsregister samt utbetalning av föreningsbidrag. Föreningshandläggare samt ekonomihandläggare kontrollerar utbetal- 8

12 ningslistan och attesterar denna. Filen överförs sedan till kommunens ekonomisystem för utbetalning. Bankgiro etc är angivna av respektive förenings ansökan. Utbetalningslistan stäms sedan av mot sammanställningens totala belopp samt delbelopp till respektive förening. Vår kommentar Vår bedömning är att rutiner och system som används vid utbetalning är ändamålsenliga och i allt väsentligt är säkra. Granskning sker enligt uppgift av utbetalningslista gentemot respektive ansökan. Bankgirokonto etc finns angivna av föreningarna som kommunen lagt in i föreningsdatabasen. Viss kontroll av bankgiro, postgiro har enligt de intervjuade skett i samband med registrering i föreningsdatabasen/ansökan. Kontroll av att utbetalning sker till rätt mottagare sker dock inte rutinmässigt. Vi föreslår att man årligen gör stickprovsmässiga kontroller av kontonummer gentemot bank etc. 3.4 Stickprov avseende bidragsärenden I samband med granskningen har vi genomfört sammanlagt 50 stickprov för verifiering. De kontrollmoment som genomförts av handlingarna är om Rätt ansökningshandlingar använts Är verksamhetsberättelse bifogad Är resultaträkning bifogad Är revisionsberättelse bifogad Om nivåerna på bidrag är i enlighet med riktlinjer Om ansökningarna i övrigt följer riktlinjernas krav Om utbetalningar sker efter erforderliga beslut samt till rätt mottagare Vår kommentar Stickprovsgranskningen visar att: Samtliga föreningar och studieförbund har lämnat korrekta ansökningsblanketter som stödjer bidragsansökan. Flertalet av ansökningarna har bifogat uppgifter såsom verksamhetsberättelse, resultaträkning samt revisionsberättelse. Dock är dessa ibland två år gamla. I samtliga granskade ärenden är nivåerna på bidrag i enlighet med riktlinjerna. Korrigeringar i ansökan har skett i samband med handläggningen. Några av ansökningarna gällande investeringsbidrag, underhållsbidrag har inte bifogat kvitton av utgiften/kostnaden. 9

13 Utbetalning har i samtliga granskade ärenden enligt utbetalningslistan skett till rätt mottagare och med rätt belopp. 10