KVALITETSLEDNINGSSYSTEM INOM VÅRD OCH OMSORG

Transkript

1 Vård och omsorg Lilian Gullberg, projektledare JUNI 2010 KVALITETSLEDNINGSSYSTEM INOM VÅRD OCH OMSORG Antagen av nämnden

2 Kvalitetsledningssystem Ledningssystemet ska utgöra ett redskap för att uppnå de krav som ställs på verksamheten. Vid ett målinriktat och strukturerat arbetssätt, där vi lär av varandra, ges goda möjligheter för en långsiktig utveckling. Att arbeta med kvalitet ska vara en naturlig del inom Vård och Omsorg. Ett ledningssystem för kvalitet inom vård och omsorg ska säkerhetsställa att: uppföljningsbara mål utifrån SoL eller LSS fastställs kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs enskilda och grupper tex brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp Kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål Kvalitetsfrågor inom området vård och omsorg regleras i flera lagar och föreskrifter. Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) anger att verksamheten ska vara av god kvalitet. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd gällande kvalitetsarbete är SOSFS 2006:11 och SOSFS 2005:12 i verksamheter enligt SoL, HSL, LVU, LVM och LSS. Vårt kvalitetsledningssystemet utgår från SOSFS 2006:11 men det finns starka beröringspunkter med SOSFS 2005:12. Ledningssystemet inom Vård och Omsorg i Eslöv utgår från ett yttre ramverk för kvalitet: U P P F Ö L J N I N G LAGAR TEX SoL, LSS, (LVU, LVM) HSL STYRDOKUMENT TEX FÖRFATTNINGSSAMLING VISION OCH MÅLDOKUMENT LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITET STRUKTURERAT ARBETSSÄTT Ramarna anger: Kraven gällande lagar, styrdokument, våra mål och vision Rutiner och riktlinjer Ett strukturerat arbetssätt med brukaren i fokus Uppföljningsinstrument Syftar till: Att kvalitetssäkra Att kvalitetstyra Att kvalitetssäkra Att Kvalitetsutveckla 2

3 Ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet För att det ska finnas en systematik i kvalitetsarbetet, ska det finnas en organisatorisk struktur med tydlig fördelning av ansvar och tidsramar. Kommunfullmäktige och Vård- och Omsorgsnämnden fastställer kommunövergripande mål samt nämndmål. Utifrån dessa övergripande mål, ska verksamheterna själva fastställa mål för respektive verksamhet och enhet. Ett av nämndens mål är upplevelsen av kvalitet. Det står för att brukarna ska vara nöjda med sina möjligheter att påverka hur tjänsterna utförs och att de upplever kvalitet i varje möte med medarbetarna. Målen ska kontinuerligt följas upp och utvärderas och vid behov ska nya mål för verksamheten fastställas. Visionen för Vård och Omsorg är Eslöv ska ge Sveriges bästa vård och omsorg. Nämnden har tagit fram 3 ledstjärnor vid värdegrundsarbetet, varav kvalitet är en ledstjärna. Ledstjärnan kvalitet definieras utifrån att kvalitet ska finnas i med varje möte och att alla möten ska präglas av empati, lyhördhet och respekt. De andra 2 ledstjärnorna är egenmakt och förändringsvilja. De förvaltningsövergripande målen fastställs av Vård och Omsorgsnämndens i april. Utifrån dessa mål tar ledningsgruppen, som leder och fördelar arbetet inom Vård och omsorg, fram en övergripande handlingsplan som också ska vara klar under april månad. erna tar därefter fram handlingsplan för respektive verksamhetsområden. Dessa handlingsplaner grundas på de övergripande målen och de verksamhetsspecifika utvecklingsområden. De skall vara klara senast i juni. Enhetscheferna skall tillsammans med respektive arbetslag utforma handlingsplaner på enhetsnivå och vara klara med detta arbete i december. Samtliga handlingsplaner skall publiceras på intranätet. Roller och ansvar Förvaltningschefen har det övergripande kvalitetsansvaret för Vård och omsorgsförvaltningen vilket innebär att: fastställa ansvarsfördelningen avseende kvalitetsarbetet av förvaltningschefen. Fördelningen ska i första hand täcka de områden som omfattas av ledningssystem för kvalitet i verksamheten dvs SOSFS 2006:11 samt SOSFS 2005:12. omvandla nämndens övergripande mål till handlingsplaner gällande vård- och omsorgsförvaltningen inom förvaltningen bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete leda mot visionen Eslöv ska ge Sveriges bästa vård och omsorg 3

4 en har det övergripande kvalitetsansvaret inom sitt verksamhetsområde vilket innebär att: omvandla förvaltningens övergripande mål till handlingsplaner gällande sitt verksamhetsområde inom verksamheten bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg Administrativ chef har ett övergripande kvalitetsansvar för Vård och omsorgsförvaltningen vilket innebär att: omvandla förvaltningens övergripande mål till handlingsplaner gällande sitt specifika ansvarsområde inom förvaltningen bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete avseende administrativa rutiner vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg Personaladministrativ chef har ett övergripande kvalitetsansvar för Vård och omsorgsförvaltningen vilket innebär att: omvandla förvaltningens övergripande mål till handlingsplaner gällande sitt specifika ansvarsområde inom förvaltningen bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg Personalutvecklare har ett övergripande kvalitetsansvar för Vård och omsorgsförvaltningen vilket innebär att: ansvar för kvalitetsprisdagen ansvar för samordning av kompetensutveckling ansvar för kvalitetsledningssystemet inom förvaltningen bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg Medicinskt ansvarig sjuksköterska har ett övergripande kvalitetsansvar för Vård och omsorgsförvaltningen vilket innebär att: inom förvaltningen bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete utfärda rutiner och riktlinjer inom HSL tillse att kvalitetssystemet årligen och kontinuerligt underhålls redovisa resultaten från kvalitetssäkringar och andra utvärderingar till nämnd, verksamhetsansvariga och personal. vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg 4

5 Enhetschefen har det övergripande kvalitetsansvaret inom sin enhet vilket innebär att: omvandla verksamhetens övergripande mål till handlingsplaner gällande sitt område inom verksamheten bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete personalbemanningen ska planeras på bästa sätt i förhållande till målen och bästa kvalitén för brukarna. Detta kan innebära en omfördelning av personalresurser utifrån brukarnas behov genomföra de övergripande delarna av introduktionen till sina medarbetare vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg Teamledarna har ett huvudansvar inom sitt arbetslag för kvalitén till brukaren och för att de mål som satts upp för brukaren uppnås vilket innebär att: ha regelbundna träffar med arbetsgruppen där de tar fram handlingsplaner för hur brukarmålen ska uppnås samt hur målen ska följas upp. Detta innebär att teamledaren leder mot de uppsatta brukarmålen samt är drivande i frågor angående kvalitet och bemötande. Detta sker bl a genom att teamledaren regelbundet (minst var 8;e vecka) genomför dialogsamtal med medarbetarna i teamet. personalbemanningen ska planeras på bästa sätt i förhållande till målen och bästa kvalitén för brukarna. Detta kan innebära en omfördelning av personalresurser utifrån brukarnas behov, vilket görs i samråd med enhetschefen. ansvara för att nya medarbetare introduceras så att de kommer in i teamets arbete med att ge en god kvalitet till brukaren och med att uppnå brukarmålen samt följer upp introduktionen vara engagerad i vård- och omsorgsnämndens vision att ge Sveriges bästa vård och omsorg Alla medarbetare bär ett eget ansvar för kvalitetsarbetet vilket innebär att: arbeta för en god kvalitet genom att visa respekt, lyhördhet och empati känna till och aktivt arbeta utifrån nämndens och den egna enhetens mål samt förvaltningens vision följa upprättade handlingsplaner följa styrdokument, rutiner och riktlinjer inom vård och omsorg rapportera brister, missförhållanden, synpunkter och klagomål i de fall man är kontaktperson, ska man följa de krav som ställs enligt särskilt uppdrag Kvalitetskedjan som följer brukaren och vår verksamhet har följande ordning: 1. Kännedom om behov av stöd eller vård från brukare eller behov från verksamheterna 2. Utredning och dokumentation 3. Beslut med mätbara mål 4. Verkställighet med kvalitet 5. Uppföljning och utvärdering 5

6 1. Kännedom om behov av stöd eller vård från brukare eller behov från verksamheterna Kännedom om behov från brukarna kan komma oss till känna på olika sätt tex via telefonsamtal, vid vårdplaneringar och möten. Det finns rutiner för när, hur och inom vilken tid ett ärende ska öppnas. Vid förändringar gällande lagar, styrdokument, rutiner och riktlinjer får personalen kännedom om detta via chef, utbildningar, arbetsplatsträffar och intranätet. Vid olika rapporteringar, enkätundersökningar och uppföljningar får verksamheten kännedom om nya behov som måste åtgärdas eller utredas. Förändringar som synliggjorts enligt ovan, och som ska åtgärdas, skrivs ner i olika handlingsplaner. Förändringarna ska bygga på målen men det finns även olika handlingsplaner som ska fungera som stöd i olika tänkbara situationer. Exempel på sådana handlingsplaner som finns är om brott, familjevåld, snöhinder, hot och våld, kriser samt pandemiplan. Vid verksamhetsförändringar görs alltid en konsekvensbeskrivning till nämnden. Handläggning och dokumentation som rör enskilda, SOSFS 2006:11 Fel och brister i verksamheten, SOSFS 2006:11 (SOSFS 2005:12) 2. Utredning och dokumentation Det finns fastställda rutiner för handläggning gällande beslut om insatser, hur man handlägger ett ärende och när man ska inleda en utredning. Det är handläggare som fattar beslut enligt SoL och LSS samt legitimerad personal som fattar beslut enligt HSL. Ett SoL, LSS eller HSL ärende dokumenteras i vårt verksamhetssystem. För att skriva och/eller läsa i systemet krävs olika behörigheter. Behörighetskraven avgörs utifrån befattning. De som har rättighet att fatta beslut enligt SoL, LSS och HSL lämnar ett uppdrag i verksamhetssystemet och de ska följa upp insatsen inom verksamhetssystemet. Handläggning och dokumentation som rör enskilda, SOSFS 2006:11 I verksamhetssystemet finns ett avvikelsesystem vad som ska rapporteras som avvikelser, vem och hur rapporten ska se ut, hur den fortsatta handläggningen ska se ut samt hur avslut ska ske. Med avvikelse menas en icke förväntad händelse i verksamheten, som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada för patienten/brukaren. Alla avvikelser skall rapporteras, analyseras, följas upp och erfarenheterna skall återföras till verksamheten för att förhindra att händelsen upprepas, dvs vara en naturlig del i kommunens kvalitetsarbete. En avvikelse kan leda till en Lex Sara eller Lex Maria- anmälan. De som upptäcker medicinska avvikelser ska kontakta ansvarig sjuksköterska, som avgör vilka åtgärder som skall vidtas akut. Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan avgör om händelsen skall hanteras i det lokala avvikelsesystemet eller är så allvarlig, att den skall anmälas till Socialstyrelsen enligt Lex Maria. 6

7 Beslut som fattas av legitimerad personal ska ske enligt vetenskap och beprövad erfarenhet och var och en bär själv ansvar för hur han eller hon gör det. Om patienten inte är nöjd med handläggningen av sitt ärende är Patientnämnden en länk mellan patienten och vården och till för att ge opartiskt råd och stöd. Det finns en lagstiftad anmälningsskyldighet enligt Socialtjänstlagen som gäller personalen inom Vård och Omsorg. Anmälningsskyldigheten gäller kännedom om missförhållanden. Denna skylighet tas upp i samband med påskrift av tystnadsplikten (sekretesslagen). Fel och brister i verksamheten, SOSFS 2006:11(SOSFS 2005:12) Med klagomål avses brister i kommunens service till invånarna, inom Vård och Omsorgsförvaltningens verksamhetsområde. Alla klagomål skall rapporteras, analyseras, följas upp och erfarenheterna skall återföras till verksamheten för att förhindra att händelsen upprepas, dvs vara en naturlig del i kommunens kvalitetsarbete. Klagomål kan inkomma genom telefonsamtal, per brev, e-post eller vid personliga möten med medborgaren. Vissa klagomål kan rättas till direkt, andra kräver noggrann undersökning. För brukarna och medborgarna finns det en folder Hjälp oss att bli bättre för att fånga upp synpunkter och klagomål. Denna folder delas ut till brukarna samt finns tillgänglig på hemsidan. Klagomålen skall handläggas av enhetschef på den enhet som klagomålet riktar sig mot. Den som tar emot ett klagomål ansvarar för att det framförs till rätt enhet och rätt enhetschef. Om den som klagar inte är nöjd med handläggningen av klagomålet, skall närmaste chef ta över handläggningen. Synpunkter och klagomål i verksamheten, SOSFS 2006:11(SOSFS 2005:12) 3. Beslut med mätbara mål Vi jobbar efter modellen SMARTA mål. Det innebär att vid målarbetet ska målen vara Specifika, Mätbara, Anpassade, Realistiska, Tidsbestämda och Accepterade. Denna modell ska användas både till den enskilde brukaren och när man skriver ner verksamhetsmålen. Den enskilde brukarens mål och delmål ska finnas i brukarens individuella och aktuella genomförandeplan och brukaren ska vara delaktig i denna. I ärendeblad och journaler som används i vårt verksamhetssystem skrivs målen in under rubriken mål i patientens vårdplan. Ansvariga verksamhetschefer har kontinuerliga möten om hur beslut och mål bör formuleras för att vara mätbara. (Bemötande, delaktighet och vårdplaner SOSFS 2005:12) 7

8 4. Verkställighet med kvalitet I genomförandedelen i IiP* ställs krav att vi ska ha rätt kompetens bland personalen, att det finns en planering för bemanning och vilket innehåll en arbetsplatsträff ska ha. Det ingår också krav att ansvariga ledare har kontinuerliga utvecklingssamtal med sina medarbetare. Vid utvecklingssamtalen skrivs utbildningsbehoven ner i en personlig utvecklingsplan och dessa följs sedan upp vid nästa samtal. Vid anställning är utgångspunkten att personalen ska ha formell utbildning. Bemanningsenheten har en särskild tjänst för att se över betyg från olika sökande. * IiP står för Investors in People och är en internationell standard som innehåller krav på planering, genomförande och utvärdering. Certifiering sker vart tredje år. Vård och Omsorg har blivit certifierade 2005 och 2008 vilket innebär att minst 80% av svarsfrekvensen från medarbetarna följer uppsatta krav. Vikarier ska senast efter 180 anställningsdagar erbjudas en nyanställningsundersökning. Personalen inom Vård och Omsorg har möjlighet att få en utbildning som kallas Kompetensbas vilket ger grundläggande kunskaper inom 8 olika områden. De som saknar utbildning eller som inte håller på att skaffa sig erforderlig utbildning ska avslutas. Det finns personal inom Vård och Omsorg som har legitimation för att utöva sitt yrke. Ej legitimerad personal som ska utföra HSL-insatser måste ha en personlig delegering för detta. Delegeringsutbildning sker kontinuerligt. Utbildning krävs för att använda olika hjälpmedel ex liftar. Personal som tar emot elever ska ha genomgått en handledarutbildning på 100 gymnasiepoäng, enligt det avtal vi har inom ramen av Vård och omsorgscollege. Den utbildningen startade våren I dagsläget har de flesta handledarna en tre dagars handledarutbildning. Det finns 50 st speciellt utbildade teamledare. Teamledaren är en arbetsgivarrepresentant och ingår tillsammans med enhetschefen i enhetens ledningsfunktion. Teamledaren har i sitt team, huvudansvaret för kvalitén till brukaren och för att de mål som satts upp för brukaren uppnås. Detta innebär att teamledaren leder mot de uppsatta brukarmålen samt är drivande i frågor angående kvalitet och bemötande. Detta sker bl a genom att teamledaren regelbundet genomför dialogsamtal med medarbetarna i teamet. För att informationsöverföringen ska ske på ett säkert sätt, har de som arbetar med beslut och verkställighet skrivit på bestämmelserna om tystnadsplikt. Det är respektive enhetschef som ansvarar för att personalen har skrivit under och förstått innebörden med tystnadsplikt. Vid introduktion av nyanställda är det bemanningsenheten som innehar detta ansvar. När det gäller rutiner och riktlinjer för hälso och sjukvården finns flera olika dokument som redogör för detta. Det är den medicinskt ansvarig sjuksköterskan (MAS) som ansvarar för dessa och de finns på intranätet. Personal- och kompetensförsörjning, SOSFS 2006:11(SOSFS 2005:12) Vid externa utförare ställs krav på kvalitet i verkställighet och uppföljningar görs enligt avtal. 8

9 5. Uppföljning och utvärdering Utvärderingarna ska mäta om insatserna nått de mål som varit uppsatt. I januari skall verksamhetsmålen för föregående år sammanställas. Enhetscheferna lämnar underlag till verksamhetschefen som är ansvarig för att sammanställa och avrapportera till nämnden. Ledningsgruppen och verksamhetscheferna har ansvar för att avrapportera sina två gånger per kalenderår. Till brukare och personal sker olika årliga enkäter och uppföljningar som sedan resulterar i olika handlingsplaner. Vid kompetensutveckling sker utvärderingar efter avslutad utbildning. Innehållet i utvärderingarna tas upp vid arbetsplatsträffar och centralt genomförda utvecklingsinsatser rapporteras till ledningsgruppen en gång per år. Internkontroller används som ett system för att kontrollera olika delar av verksamheten. En internrevisionsplan görs inför varje år där man beskriver vilka områden som ska kontrolleras. Interna utbildade revisorer används till detta. Det finns även olika statistiska underlag samt medarbetarenkäter för att mäta hur personalen uppfattar sin arbetsmiljö samt hur sjukskrivningar, rehabilitering mm fortlöper. Vid årets slut lämnas en verksamhetsberättelse som tas upp i nämnden för godkännande samt kontinuerliga budgetuppföljningar sker under hela året. Omprövning och uppföljning av beslut enligt SoL och LSS sker minst 1 gång per år, vid bevakningsdatum eller vid förändrat behov. Det gäller dock ej beslut som är tillsvidare, till exempel beslut om boende. Uppföljningen dokumenteras i verksamhetssystemet och insatser enligt SoL och LSS dokumenteras även i brukarens kontaktpärm. Ansvarig för uppföljning är beslutsfattande samt kontaktmannen. När ett ärende ska avslutas tex vid dödsfall och när patienterna är färdigbehandlade sker detta enligt fastställda rutiner upprättade av MAS. Uppföljning och utvärdering av verksamheten, SOSFS 2006:11 9

10 Kvalitetsområden enligt SOSFS 2006:11 men även SOSFS 2005:12 där innehållet är liknande (5 av 8 krav) Ledningssystemskrav enligt Kvalitetskrav enligt SOSFS 2006:11 SOSFS 2005:12 SoL, LSS, LVM, LVU HSL Kvalitetssäkring av sociala tjänster Tillgänglighet Samverkan och samarbete Handläggning och dokumentation av ärenden som rör enskilda Fel och brister i verksamheten Synpunkter och klagomål på verksamheten Personal och kompetensförsörjning Försörjning av varor och tjänster Uppföljning och utvärdering av verksamheten Bemötande av patienter Metoder för diagnostik, vård och behandling Personal och kompetensförsörjning Samverkan och samarbete Riskhantering Avvikelsehantering Försörjning av tjänster, produkter och teknik Spårbarhet i dokumentation Nedan följer de olika kvalitetsområden samt i den mån det går utifrån områdets karaktär, även en beskrivning över ansvar, tid och uppföljning. 10

11 Kvalitetsområde Kvalitetssäkring av sociala tjänster För att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet bör ledningssystemet säkerställa att de viktigaste sociala tjänsterna och tillhörande arbetsprocesser beskrivs. Det systematiska kvalitetsarbetet bör även omfatta analyser av hur tjänsterna svarar mot enskilda och gruppers behov samt mot lagstiftningens krav. Resultatet av analyserna samt forskning och erfarenheter från bl.a. tillsynsverksamhet bör ligga till grund för arbetet med att utveckla och säkra tjänsternas kvalitet. Metod Ansvar Tid Utvärderas Årliga anpassade brukarenkäter Direkt efter undersökningen Bokslut VoO Ledningsgrupp januari Intern kompetensutveckling ska Beställare av uppdraget, oftast Under APT ske samt alltid ta upp bemötande enhetschef Internrevisionsplan Administrativ chef Januari, revideras 2ggr/år Strategiskt utvecklingsarbete Avvikelserapportering, synpunkter och klagomål Förvaltningschef MAS Direkt efter händelse/anmälan Tidplan finns över ett år och rapporteras till nämnd och KS Direkt efter anmälan Stöd Ansvar Tid Utvärderas SCB brukarundersökningar SCB styr tidsplan Direkt efter undersökningen Fokusgrupper Delaktighetsmodellen Genomförandeplaner Kontaktperson Inom 4 veckor efter insats Närståendeträffar Samverkan fackligt Samverkan brukarorganistationer Avlastningsplatser Personliga utvecklingsplaner för all personal Projektledare anknuten till FoU Riktlinjer och rutiner November - februari April /personalutvecklare sammanställer Förvaltningschef MAS 11

12 Kvalitetsområde Tillgänglighet För att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet bör ledningssystemet säkerställa att det finns arbetsformer för hur verksamheten skall göras tillgänglig. Med tillgänglighet avses bl.a. tillgänglighet till lokaler och byggnader, hur besök och andra kontakter organiseras och hur information om verksamheten ges. Metod Ansvar Tid Utvärderas Informationsmaterial i foldrar 1;a kvartalet och på internet Kvalitetsdeklarationer Fallförebyggnade information Informationsansvarig Lättläst version på hemsidan Informationsansvarig Uppsökande verksamhet Team med sjuksköterska, arbetsterapeut, Rapport till nämndsmöte i? medborgare över 80 år biståndshandläggare och månad sjukgymnast inom ÄO Samverkan med brukarorganisationer Synpunkter och klagomål Direkt efter anmälan Stöd Ansvar Tid Utvärderas Kontroll och besiktning Fastighetsägaren 12

13 Kvalitetsområde Samverkan och samarbete Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner som tydliggör: 1. ansvaret för samarbete, internt och externt, som gäller den enskildes behov av insatser vad avser t.ex. överföring av information, och 2. hur samverkan skall bedrivas såväl internt, inom och mellan nämnder, som externt med myndigheter och andra aktörer, med beaktande av bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) eller bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS. Metod Ansvar Tid Utvärderas Olika samverkansformer Kontinuerligt samt när avtal löper ut Anställningsrutiner, sekretesslagen Bemanningen för vikarier gällande fast anställd personal Stöd Ansvar Tid Utvärderas Rutiner för vårdplanering MAS Rutiner för samverkan VoO-IFO Rutiner för dokumentation i verksamhetssystemet Kommunens IiP-grupp Bitr utvecklingschef KlK 13

14 Kvalitetsområde Handläggning och dokumentation av ärenden som rör enskilda Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för: 1. handläggning och dokumentation av ett ärende, 2. dokumentation av genomförandet av en beslutad insats, 3. hur uppgifter skall lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats, i förekommande fall efter prövning enligt bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) och bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS, och 4. uppföljning och utvärdering av en beslutad insats. Metod Ansvar Tid Utvärderas Dokumentation i Enligt behörigheter verksamhetssystemet Behörighetskoder som anger läsoch Systemadministratör skrivbefogenheter Uppdrag skickas Biståndsbedömare Uppdrag tas emot Enhetschef / utförare Genomförandeplaner Kontaktpersoner och/eller HSLpersonal Teamledare minst 1g/år Synpunkter och klagomål Stöd Ansvar Tid Utvärderas Rutiner för när en utredning skall inledas Rutiner för hur olika typer av utredningar skall genomföras Rutiner för hur målen för en planerad eller beslutad insats skall formuleras Rutiner för hur beslut skall formuleras Rutiner för hur ett överklagande skall hanteras 14

15 Kvalitetsområden Fel och brister i verksamheten samt Synpunkter och klagomål på verksamheten Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för hur fel och brister i verksamheten skall identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna åtgärder skall följas upp. De erfarenheter som gjorts i samband med uppkomna fel och brister skall utgöra ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetsarbetet skall vidare omfatta en bedömning av vilka fel och brister som kan komma att uppstå vid planerade förändringar i verksamheten. Den bedömning som gjorts skall användas som ett underlag för att minimera risken för att fel och brister uppkommer. I 14 kap. 2 SoL och 24 a LSS finns bestämmelser om anmälan av allvarliga missförhållanden. Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från enskilda samt från t.ex. myndigheter och organisationer för att: 1. förebygga fel och brister, 2. utveckla verksamheten, och 3. identifiera nya eller ej tillgodosedda behov. Metod Ansvar Tid Utvärderas Blankett Synpunkter och klagomål Inforamtionsansvarig Ledningsgrupp och APT för att delge och åtgärda erfarenheter Checklista nyanställda Anmälan Lex Maria MAS Vid rapportering Står i anmälan Anmälan Lex Sara Uppföljning genomförandeplaner samt kontakt med närstående Kontaktperson Stöd Ansvar Tid Utvärderas Checklista förebygga fall Arbetsterapeut Uppsökande verksamhet Biståndsbedömare kontinuerligt Rapporter Samverkan biståndsbedömare och kontaktpersoner vid nya Biståndsbedömare behov Brukarundersökningar Bokslut Administrativ chef Delårsrapporter Administrativ chef 15

16 Kvalitetsområde Personal- och kompetensförsörjning Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för att fortlöpande kontrollera att: 1. det finns den bemanning som behövs för att utföra socialtjänstens uppdrag, 2. personalen har den kompetens som krävs för att utföra uppgifterna, och 3. personalen ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling som svarar mot verksamhetens behov och kunskapsutvecklingen inom verksamhetsområdet. Metod Ansvar Tid Utvärderas Internbudgeten dimensioneras efter förväntad volym/uppdrag för respektive enhet. Administrativ chef Målsättning att ha rätt formell utbildning som krav vid anställning av t.v Bemanningsenhet Utvecklingssamtal Individuell lönesättning Planeringsdagar APT Förvaltningschef Justering sker under budgetåret vid behov och i samband med budgetuppföljning Stöd Ansvar Tid Utvärderas Inventering av utvecklingsplaner Personalutvecklare till utbildningsplan Kompetenstrappan Personalutvecklare Dialogsamtal Teamledare Var 8;e vecka Olika arbetstidsmodeller 16

17 Kvalitetsområde Försörjning av varor och tjänster För att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet bör ledningssystemet säkerställa att det vid formuleringen av kriterier inför en upphandling särskilt uppmärksammas sådana kriterier som bidrar till att de varor och tjänster som tillhandahålls är av god kvalitet. Metod Ansvar Tid Utvärderas Förfrågningsunderlag utarbetas i samråd med berörd verksamhetsansvarig varvid kvalitetskriterier identifieras Administrativ chef Stöd Ansvar Tid Utvärderas Kommunens inköpspolicy och rutiner Upphandlingsavtal Hjälpmedel kontrolleras kontinuerligt samt utbildning krav vid användandet Arbetsterapeut Sjukgymnast I avtalen skrivs in hur uppföljning av levererade varor/tjänster ska följas upp 17

18 Kvalitetsområde Uppföljning och utvärdering av verksamheten Ledningssystemet skall säkerställa att det systematiska kvalitetsarbetet omfattar metoder för uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande, resultat och utveckling. Uppföljningen och utvärderingen bör göras utifrån: hur väl verksamheten uppfyller lagstiftningens krav och de kommunala målen, hur väl verksamheten tillgodoser enskilda och gruppers behov, samt hur den enskilde och andra intressenter uppfattar verksamhetens kvalitet. Metod Ansvar Tid Utvärderas Iip Handlingsplaner Budgetuppföljningar Verksamhetsplan Brukarundersökningar Internkontroll Administrativ chef Stöd Ansvar Tid Utvärderas APT Utvärderingar från kompetensutveckling Personalutvecklare 18