Att bemöta journalister och medborgaren

Transkript

1 Att bemöta journalister och medborgaren - så här gör vi! Marita Bjelkendal Chef för arkiv och registratur på Svea hovrätt 1

2 SVEA HOVRÄTT årets registratur 2015 Motivering: Svea hovrätts registratur har med sin positiva och tillmötesgående attityd, sin snabbhet och sin noggrannhet varit ett föredöme i fråga om rättsäkerhet och transparens. De effektiva och trevliga registratorerna hos hovrätten värnar om den svenska offentlighetsprincipen och bidrar genom sitt arbete till att stärka och kvalitetssäkra den journalistiska rättsbevakningen över hela landet 2

3 Hovrätten inrättades år 1614 och har legat på Riddarholmen sen år 1756 Vi är en av 6 hovrätter i Sverige, den största 14 tingsrätter ligger inom vår domsaga Sveriges hyresnämnder/arrendenämnder, 8 stycken Mark- och miljööverdomstol (MÖD) Patent- och marknadsöverdomstol (PMÖD) 3

4 Våra typiska mål! Allmänna mål Brottmål - t.ex. vålds-, narkotika-, tillgrepps-, skatte- och trafikbrott Tvistemål - tolkning av avtal och familjerättsliga tvistemål Övriga ärenden - adoption, bodelning, förvaltare och god man Övriga mål ersättningar till offentliga försvarare, målsägarbiträden, beslag, resningar, domvilla, återställande av försutten tid Specialmål Hyresmål Patent- och marknadsmål Plan- och bygg, miljö, fastighetsmål 4

5 Regelstyrd verksamhet Tryckfrihetsförordningen - Offentlighetsprincipen (TF) Offentlighets- och sekretesslagen & - förordningen (OSL) Riksarkivets föreskrifter (RA:FS & RA-MS) Arkivlagen & - förordningen (1990:782) Avgiftsförordningen (1992:191) Personuppgiftslagen (PUL) Förordningen om mål och ärenden i allmän domstol Förordningen om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling Domstolsdatalagen (DDL) Rättegångsbalken (RB) 5

6 Är det någon skillnad på bemötande och i utlämnande? Parter i målet Ombud Journalist Forskare Medborgare Utlämnande Bemötande NEJ JA 6

7 Olika typer av förfrågningar Beställning av domar och beslut Dagboksblad Målförteckningar Personnummersökningar Uppropslistor Upplysning om pågående mål Ljudfiler från förhandlingen Om mål vunnit laga kraft Arkivet hanterar avslutade mål Avdelningarna hanterar pågående mål 7

8 8 HUR GÖR VI?

9 Antal beställningar per dag ca stycken 9

10 Hantera förfrågningar Inkommer begäran/förfrågan Överlämna till beslutsfattare Ärendet avslutas när överklagandetiden passerat Ta emot och bedöm: Handling? Uppgift? Upplysning? Svara själv om möjligt eller vidarebefordra enligt rutin Informera frågeställaren Sekretess reglerad? nej ja Lämnas ut Avsluta ärendet nej Meddela frågeställaren Skriv ev. beslut med besvärshänvisning ja Sekretess 10

11 Vårt arbetssätt Arbetet är schemalagt En person bevakar e-post lådan och hanterar det som kan hämtas från vårt målhanteringssystem En annan är löpare och tar hand om det som finns i vårt arkiv och inte finns digitalt Upplyser alltid om förfrågan kan omfattas av om avgift ska tas ut eller om man vill vara anonym Målet är att alla beställningar som kommer in under dagen hanteras samma dag 11

12 Hur hanterar vi mängden beställningar? Telefontid för allmänheten mellan Arkivet har en egen funktionsbrevlåda för beställningar Beställningsformulär finns på hovrättens hemsida Utlämnande på plats av våra domar som ges kl Vi har inga stående beställningar Pressmedelanden vid uppmärksammade mål Mark- och miljööverdomstolen har avidentifierade domar via hemsidan 12

13 Sekretess Våra domar och beslut är offentliga om det inte omfattas av sekretess Bedömning och prövning görs alltid vid utlämnande Utlämnande av dagboksblad och målförteckningar elektroniskt som innehåller mycket personuppgifter där görs alltid en personuppgiftsbehandling Handlingar som omfattas av sekretess, första bedömning görs av arkivarie Viktigt med rättssäkerheten! 13

14 Vår sekretess-strategi! Den som ansvarar för handläggningen förväntas varna andra Vi strävar efter att Markera Sortera och placera Överlämna frågan till behörig 14

15 Vad kostar det enligt avgiftsförordningen (1992:191)? Papperskopior En beställning > 9 sidor är gratis 10:e sidan 50 kr och därefter varje sida 2 kr styck Elektroniskt En beställning > 9 pdf är gratis 10:e pdf 50 kr och därefter varje pdf 2 kr styck Ljudfiler på CD/DVD eller USB 120 kr 15

16 En stor beställning hur kan man göra? Exempel på hur vi hanterade en begäran om att få ta del av alla inkomna handlingar för år 2017: Mejlskrivaren var anonym Ville få ta del av allt på plats för det fick inte kosta pengar Skulle komma en viss dag och tid Vår strategi! Vi tar inte fram allt och sekretssprövar i förväg Utan möter personen på flaggad tid och för en dialog 16

17 Våra handfasta tips! Informera om utlämnande via hemsidan, både internt och externt - Tala om vad du behöver för att vi ska kunna hitta informationen Ta kontaktuppgifter till beställaren. Vid fakturering även personnummer av privatperson Ta reda på vilka sekretessregleringar som kan gälla på din arbetsplats. Förse sekretessreglerad information med varningar. Gärna många!! Helst så snart informationen kommer in. Systematisera materialet även sekretessreglerad information. Diskutera utlämnande! 17

18 Glöm inte! Man kommer långt med En positiv, tillmötesgående och professionell attityd Hantera varje utlämnande snabbt och noggrant Bemöt varje person som du själv vill bemöt i samma situation 18

19 Tack för mig! 19 SVEA HOVRÄTT