Personuppgiftsombudet

Transkript

1 1 (11) Personuppgiftsombudet Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen (2015:728) för personuppgiftsbehandlingar i Förvaltningsrätten i Stockholm Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs i Förvaltningsrätten i Stockholm med stöd av domstolsdatalagen (DDL). Det gäller behandlingar av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserade, det vill säga all behandling i IT-systemen av personuppgifter. Det gäller även behandling om personuppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier, det vill säga manuell behandling av personuppgifter i ett register. För att trygga säkerheten i av personuppgifterna tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2015:5), tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd om informationssäkerhet. Överföring till tredjeland kan ske när domstolen lämnar ut personuppgifter i elektronisk form, t.ex. om domstolen via e-post lämnar ut allmänna handlingar till någon som begär det eller andra handlingar till parter och aktörer inom måloch ärendehanteringen Personuppgifterna i förteckningen kan efter sekretessbedömning komma att lämnas ut till den som begär att få ta del av uppgifterna. Personuppgiftsansvarig: Förvaltningsrätten i Stockholm Stockholm Organisationsnummer: R2B Stockholm Besöksadress: Tegeluddsvägen 1 Telefon: Fax: forvaltningsrattenistockholm@dom.se Expeditionstid: Måndag-fredag

2 2 (11) Automatiserade behandlingar 1 Vera Ändamålet med De grupper av personer som Målhantering Parter och andra aktörer i mål, t.ex. vittnen, tolkar och biträden. Anställda inom Sveriges domstolar och nämndemän. i registret för respektive aktör Offentlig part Enskild part Ställföreträdare Offentligt biträde och ombud Vittne, sakkunnig samt andra som målet rör Tolk Tillsynsmyndighet eller annan som ska höras Användare av registret Partsställning, namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress och externt diarienummer/beteckning, AM-nr (för åklagare). Partsställning, namn, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, nationalitet, adress, telefonnummer, e-postadress, tolkspråk och uppgift om rättshjälp. Egenskap (vårdnadshavare, konkursförvaltare e.d.), namn, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap (ombud e.d.), namn, yrke/titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap (vittne e.d.), namn, yrke/titel, personeller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer, e-postadress och tolkspråk. Tolkspråk, namn, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap, namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress och externt diarienummer/beteckning. Namn, personnummer, e-postadress och titel. 1 I för samtliga behandlingar gäller att det anges vilka personuppgifter som kan om varje aktör i registret. Det behöver dock inte innebära att samtliga uppgifter som kan om en aktör också.

3 3 (11) Nämndemän Namn. Övriga personuppgifter som i registret 2 Målnummer, måltypskod, fullföljd, fastighetsbeteckning, ljud- och bildupptagningar samt namn på den som skickat in en handling. Saken, ärendemening och jäv är fritextfält där det kan personuppgifter. Det förekommer loggar som kan innehålla personuppgifter såsom användarid och målnummer. I registret kan handlingar läggas in som PDFfiler, t.ex. domar och beslut. Det finns också elektroniska handlingar. I handlingarna kan det förekomma personuppgifter. Chefsadministratören, Veraansvarig och ansvarig domare. KIM kostnader i mål och ärenden Ändamålet med De grupper av personer som Registrering och utbetalning av ersättning till aktörer i domstol.. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. parter, biträden, ombud, vittnen och tolk. Namn, adress, aktörsroll i målet, plusgirokonto, bankgirokonto. Agresso Huvudbok och Agresso Leverantör Utbetalning av ersättning till aktörer i 2 I sammanställningen anges vilka personuppgifter som kan i övrigt i registret. I vilken omfattning uppgifterna varierar.

4 4 (11) domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. parter, biträden, ombud och vittnen. Namn, adress, personnummer, plusgirokonto, bankgirokonto, kontonummer, målnummer och verifikationsnummer Administrationen, Ekonomiavdelningen Palasso Arvodister Utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. sakkunnig. Namn, adress, personnummer och aktörsroll i målet. Administrationen, Ekonomiavdelningen Nämndemannastödet Administration av nämndemännens tjänstgöring i domstol Nämndemännen på Förvaltningsrätten i Stockholm inkl. Migrationsdomstolen. Namn, personnummer, kön, adress, telefonnummer, e-postadress, namn på ordförande, målnummer och uppgift

5 om saken. DATUM 5 (11) E-postloggar via Ironport, Exchange och Deltagon Ett hjälpmedel för att vid behov kunna spåra e-posttrafik. Alla som skickar e-post till eller från Sveriges Domstolar. Avsändare, mottagare, e-postadress och telefonnummer. Det kan förekomma även andra personuppgifter i fältet för ärendemening. Administrationen Microsoft Outlook E-postsystem. Alla som skickar e-post till och från domstolen. Namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress. Det förekommer att personuppgifter i fritextfältet för ärendemening och i mejlet. Överföring till tredje land Överföring av personuppgifter via e- post till tredje land kan förekomma när en part har sin hemvist eller e- postserver i tredje land och när domstolen lämnar ut allmänna handlingar i elektronisk form med stöd av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). närmare upplysningar om Administrationen

6 6 (11) Säker e-post Krypterad e-post-hantering. Alla som får e-post på detta sätt av domstolen. Namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress. Det förekommer att personuppgifter i fritextfältet för ärendemening och i mejlet. Överföring till tredje land Överföring av personuppgifter via e- post till tredje land kan förekomma när en part har sin hemvist eller e- postserver i tredje land och när domstolen lämnar ut allmänna handlingar i elektronisk form med stöd av 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). närmare upplysningar om Administrationen SMS-tjänster närmare upplysningar om Används för att påminna sakkunniga i mål om LPT och LRV om förhandlingar, upplysa om inställda förhandlingar samt skicka förfrågningar om vederbörande har möjlighet att medverka en viss tid. Sakkunniga i mål- och ärenden. Namn och telefonnummer Kansliet

7 7 (11) Administrativa diariet, W3D3 närmare upplysningar om Registret används till diarieföring av inkomna handlingar i det administrativa diariet. Enskilda parter i mål och ärenden när det gäller begäran om förtursförklaring. Namn och målnummer. Det kan förekomma att personuppgifter i fritextfältet för ärendemening. Administrationen/Chefsassistenten P-diariet närmare upplysningar om Registret används till diarieföring av inkomna handlingar i s.k. p-mål. Enskilda som skickar in handlingar som inte ska till förvaltningsrätten (felsända handlingar) eller ställer frågor som inte ska tas upp inom ramen för något öppet mål hos förvaltningsrätten. Namn, målnummer, personnummer samt ev. dossiernummer (i fråga om migrationsmål) Administrationen/ Registraturen Manuella register Dagboksblad Register för att kunna visa vilka handlingar som finns i ett mål eller ärende samt att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer eller aktörer som är parter i mål och ärenden. Det kan även förekomma att andra personer förekommer i dagboken.

8 8 (11) Namn, personnummer, mål- och ärendenummer, saken, avgörandedatum, externt diarienummer och eventuella andra personuppgifter i händelsetexten. Arkivansvarige Innehållsförteckning till domoch beslutsbok Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden. Namn, mål- och ärendenummer. närmare upplysningar om Arkivansvarige Partsregister till dom- och beslutsbok närmare upplysningar om Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden. Namn, personnummer, mål-och ärendenummer. Arkivansvarige Partsregister över inkomna mål Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden.

9 9 (11) närmare upplysningar om Namn, personnummer, mål-och ärendenummer. Arkivansvarige Fastighetsregister Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är/har varit parter i mål hos domstolen. Fastighetsbeteckning, adress, mål- och ärendenummer. Arkivansvarige Förteckningar Förteckning över sakkunniga i mål om LPT och LRV Förteckning för att kunna hitta läkare som kan förordnas som sakkunniga i mål om psykiatrisk tvångsvård och rättspsykiatrisk tvångsvård. Läkare som förordnats att vara sakkunniga i mål i förvaltningsdomstol. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över särskilda ledamöter i kommunalmål Förteckning för att kunna fördela uppdrag och administrera tjänstgöring för särskilda ledamöter i kommunalmål.

10 10 (11) Särskilda ledamöter. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över särskilda ledamöter i filmmål 3 Förteckning för att kunna fördela uppdrag och administrera tjänstgöring för särskilda ledamöter i filmmål. Särskilda ledamöter. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över ekonomiska experter i mål enligt LEK 4 Förteckning för att kunna fördela uppdrag och administrera tjänstgöring för ekonomiska experter i mål enligt LEK. Ekonomiska experter. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. 3 Lagen 2010:1882 om åldergränser för film som ska visas offentligt. 4 Lagen (2003:389) om elektronisk kommunikation.

11 11 (11) Förteckning över värderingstekniska ledamöter i fastighetstaxeringsmål Förteckning för att kunna fördela uppdrag och administrera tjänstgöring för värderingstekniska experter i fastighetstaxeringsmål. Värderingstekniska ledamöter. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Revisionshistorik Revision Datum Beskrivning Författare A Förteckningen upprättad. Personuppgiftsombudet Per Swahn B Förteckningen uppdaterad enligt följande. Lagt till uppgifter om behandlingarna nämndemannastödet samt förteckningar över särskilda ledamöter, ekonomiska experter och värderingstekniska ledamöter. Tagit bort uppgifter om behandlingar som inte utförs: förteckning över jurister/offentliga biträden samt vissa uppgifter om personnummer. Personuppgiftsombudet Cecilia Mauritzon