Förteckning enligt 3 kap. 3 brottsdataförordningen av personuppgiftsbehandlingar i Ystads Tingsrätt

Transkript

1 Förteckning enligt 3 kap. 3 brottsdataförordningen av personuppgiftsbehandlingar i Ystads Tingsrätt Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs i Ystads Tingsrätt med stöd av brottsdataförordningen Ystads Tingsrätt, Bollhusgatan 16, Ystad, ,ystads.tingsratt@dom.se, organisationsnummer: Lagman: Stefan Olsson, Dataskyddsombud: Karin Reslow, karin.reslow@dom.se Ystads Tingsrätt använder sig inte av profilering i sin verksamhet. * Om uppgifterna förekommer i en allmän handling kan de, efter en sekretessprövning komma att lämnas ut vid en begäran om allmän handling Allmänna handlingar gallras i enlighet med gällande gallringsföreskrifter För att trygga säkerheten i behandlingen tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2015:5), Sveriges Domstolars ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd för data Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som tillämpas är bland annat åtkomstbegränsning, loggning av åtkomst, regelbunden logguppföljning, interna riktlinjer, rutiner och fortlöpande utbildning av medarbetarna i dataskyddsfrågor. Personuppgiftsbehandlingar i informationssystem som domstolen använder sig av System Behandling Ändamålen med behandlingen Rättslig grund för behandlingen Kategorier av registrerade personer Kategorier av personuppgifter Kategorier av tjänstemän som har tillgång till personuppgifterna Kategorier av mottagare av personuppgifterna Överföring av personuppgifter till tredje land Tidsfrister för hur länge kategorierna av personuppgifter får behandlas (om möjligt) Agresso Ekonomisytem som bland annat hanterar fakturor och in- och utbetalningar. Utbetalning av ersättning Medarbetare på domstolen, till tolkar och vittnen m.m. externa aktörer i domstol. Namn, personnummer, adress, e- postadress, målnummer, bankkontonummer, användarnamn och beställarreferens. I fritextfält kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, Kammarkollegiet, aktörer, Swedbank, Nordea, Danske Bank, Opus Capita, Unit4 Agresso AB (i samband med support). DME (e-post i mobilen) Tjänst som ger medarbetare Kommunikation i mål- och åtkomst till e-post, kontakter ärende-handläggning. och kalender i mobiltelefon. Medarbetare inom Sveriges Domstolar. Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e- postmeddelandet och i bifogade dokument. Namn, användarnamn. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för ärendemening, i e-postmeddelandet och i bifogade dokument. * Uppgifter om medarbetare sparas så länge de är anställda. Domstolsverkets Integrations-plattform (DVIP) Integrationsplattformen hanterar informationsutbyten till och från systemen Agresso, IDA, Vera, KIM, Palasso, BMK, NMS, Räven och RUT. Informationsutbyte mellan olika system inom Sveriges Domstolar och till och från andra myndigheter och företag. De som finns registrerade i de system som informationen skickas till och från, bl.a. medarbetare inom Sveriges Domstolar, parter och andra aktörer i mål och ärenden m.m. Personuppgifter som kan överföras till och från de aktuella sýstemen, t.ex. namn, adress, telefonnummer, kontonummer, målnummer m.m. Domstolsverket som har tillgång * Kammarkollegiet, Polisen, Kronofogdemyndigheten, Åklagarmyndigheten, DIBS, Opus Capita, Logica/CGI. Uppgifterna sparas som längst 180 dagar i

2 (e-hantering av e-post, kalender Kommunikation i mål- och och resursbokning. ärende-handläggning. Exchange post) De som skickar e-post inom eller till domstolen. Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e- postmeddelandet och i bifogade dokument. Namn, användarnamn, adress, telefonnummer, faxnummer, e- postadress, titel, avdelning, till den aktuella e-postlådan. myndighet. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för ärendemening, i e-postmeddelandet och i bifogade dokument. * Microsoft (i samband med support), den som tar emot e-posten. Mottagaren av e-post kan befinna sig i tredje land. Facebook Socialt medium för kommunikation med allmänheten. Information till allmänheten om domstolen och dess verksamhet. Kommunikation med allmänheten. Medarbetare på domstolen, allmänhet som kommunicerar med domstolen m.m. Namn, e-postadress, foton, filmer. Samtliga medarbetare på domstolen. Allmänheten Inte aktuellt KIM System för hantering av ersättningar till aktörer i domstol. Hantering av och beslut om ersättning till olika aktörer i domstol. Medarbetare på domstolen som arbetar i systemet, externa aktörer i domstol. Namn, personnummer, adress, målnummer, bankgirooch plusgironummer, användarnamn. Personuppgifter kan också förekomma i fritextfält. till uppgifterna i * Domstolsverket Marval Verktyg för att hantera support- och driftsärenden. Administrera support- och Medarbetare inom Sveriges driftärenden, lösa problem Domstolar. som uppstår i de olika verksamhetsstöden. Namn, användarnamn, ärendenummer, kontaktperson på domstolen som anmält supportärende, telefonnummer m.m. I fritextfält kan andra personuppgifter förekomma. till de aktuella uppgifterna i * Domstolsverket, Marval Nordic. Microsoft Office 365 Officepaket som omfattar Dokumenthantering, e- Word, Excel, PowerPoint, posthantering. Access, Publisher och Outlook. Personuppgifter hanteras i mallar i Word och i Outlook. Medarbetare på domstolen. Namn, användarnamn, e- postadress, bild. till de aktuella uppgifterna i * Domstolsverket, Microsoft (i samband med support). Personuppgifterna sparas så länge medarbetaren är Inloggad på datorn.

3 Microsoft Office 2010 Officepaket som omfattar Dokumenthantering, e- Word, Excel, PowerPoint, posthantering. Access, Publisher och Outlook. Personuppgifter hanteras i mallar i Word och i Outlook. Medarbetare på domstolen. Namn, användarnamn, e- postadress, bild. till de aktuella uppgifterna i systemet * Domstolsverket, Microsoft (i samband med support). Personuppgifterna sparas så länge medarbetaren är Inloggad på datorn. Nämnde-mannastöd (NMS) Verksamhetsstöd för planering och hantering av nämndemäns och andra uppdragstagares tjänstgöring. Administration av personuppgifter för nämndemän och andra ledamöter, planering av nämndemännens tjänstgöring. Medarbetare på domstolen, nämndemän och andra uppdragstagare i domstolen. Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, uppdrag, organisationstillhörig-het (dvs. vilken domstol vederbörande tjänstgör vid), typ (av uppdrag), jävig med, urvalskriterium, målnummer, inkomstuppgift samt användarnamn. I fritextfält kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, nämndemän och andra uppdragstagare i domstolen. Palasso Arvodister Utbetalningssystem för aktörer och andra uppdragstagare i domstol som har a-skatt. Utbetalning av arvoden och ersättningar till aktörer och andra uppdragstagare i domstol som har a-skatt. Medarbetare på domstolen, Namn, personnummer, adress, aktörer och uppdragstagare i domstol och målnummer. domstol. * Domstolsverket, Swedbank, Skatteverket och Logica/CGI. Personuppgifterna sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare. SAM - Sökning Avslutade Mål Register över mål som handlades på kammarrätterna, Regeringsrätten och Försäkringsöver-domstolen innan Vera infördes. Återsökning av äldre mål, bl.a i samband med begäran om utlämnande av allmän handling. Medarbetare på domstol och parter och andra aktörer i mål och ärenden. Namn, personnummer, målnummer och rolluppgift. I fritextfältet för ärendemening kan förekomma personuppgifter, t.ex. avseende hälsa, brott eller andra känsliga personuppgifter. * Kammarrätterna, Högsta förvaltningsdomstolen och Domstolsverket. SMS-teknik Tjänst för att skicka sms. Sms-hantering, bland annat för att kommunicera med nämndemän och för att skicka påminnelser till olika aktörer som är kallade till förhandling. Medarbetare på domstolen, mottagare av sms. Namn, mobilnummer. I sms kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, SMS-teknik. Uppgifterna är tillgängliga för medarbertare på domstolen i 30 dagar. Efter 90 dagar tas samtliga uppgifter bort och är inte heller tillgängliga för SMSteknik.

4 Säker e-post System för att skicka e-post krypterat via ett säkert nät. Meddelanden sparas på en säker server. Säker e-posthantering. Medarbetare på domstolen, mottagare av säker e-post. Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e- postmeddelandet och i bifogade dokument. Namn, e-postadress. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för till den aktuella e-postlådan. ärendemening, i e-postmeddelandet och i bifogade dokument. * Den som tar emot e-posten. Mottagaren av e- postmeddelandet kan befinna sig utanför EU/EES. Vera Mål- och ärendehantering. ärenden. Parter och andra aktörer i mål och ärenden, medarbetare på domstolen och nämndemän m.m.. Partsställning, egenskap (vårdnadshavare, ombud, vittne, konkursförvaltare e.d.), namn, kön, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, nationalitet, adress, telefonnummer, e-postadress, tolkspråk, uppgift om rättshjälp, frihetsberövande eller annat tvångsmedel, brottsmisstanke och brottspåföljd, personutredning och utdrag ur belastingsregistret, måloch ärendenummer, externt diarieummer/ beteckning, måltypskod, fastighetsbeteckning, ljud- och bildupptagningar, bankgirooch plusgironummer m.m. Det finns fritextfält (tex saken, ärendemening och jäv) där det kan behandlas personuppgifter. I systemet kan handlingar läggas in som PDF-filer, t.ex. domar och beslut samt elektroniska handlingar, t.ex. elektroniskt åtal, där det kan förekomma personuppgifter. till aktuella uppgifter i * Parter och andra aktörer i domstolen, Allmänna reklamationsnämnden, Bergmästaren, Bolagsverket, Brottsförebyggande rådet, Centrala studiestödsnämnden, Datainspektionen, Domstolsverket, Fastighetsmäklarinspektionen, Försäkringskassan, Havs- och vattenmyndigheten, Inskrivningsmyndigheten, Inspektionen för vård och omsorg, Justitiedepartementet, Justitiekanslern, kommunala nämnder, Konkurrensverket, Konsumentverket, Kriminalvården, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Migrationsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Patent- och registreringsverket, Polisen, Post och telestyrelsen, Rättshjälps-myndigheten, Rättsmedicinalverket, Sjöfartsverket, Socialstyrelsen, Skatteverket, Statens Institutionsstyrelse, Statens jordbruksverk, Sveriges advokatsamfund, Transportstyrelsen, Åklagarmyndigheten m.m. Ljud- och videofiler gallras 42 dagar efter att målet vunnit laga kraft. Personuppgiftsbehandlingar i ostrukturerat material lagrat på olika ytor Behandling Ändamålen med behandlingen FöredragningsPM och rättsutredningar, ärenden. intressanta avgöranden Rättslig grund för behandlingen Handläggning av mål eller utredning eller straffrättsliga påföljder eller upprätthållandet av Kategorier av registrerade personer Parter, andra domstolsaktörer, medarbetare på domstol. Kategorier av personuppgifter Kategorier av tjänstemän som har tillgång till personppgifterna (1) Namn, personnummer, domstolen som adress, målnummer. Ev. har tillgång till aktuell lagringsyta. uppgifter om hälsa, nationalitet, brott eller andra känsliga personuppgifter. Kategorier av mottagare av personuppgifterna Överföring av personuppgifter till tredje land * befinner sig utanför EU/EES sker överföring till tredjeland. Tidsfrister för radering (om möjligt) Anmärkning

5 Förteckningar över offentliga biträden, offentliga försvarare, målsägande-biträden och särskilda företrädare för barn. Fördelning av uppdrag som juridiskt biträde inom ramen för målhandläggningen. Handläggning av mål eller utredning eller straffrättsliga påföljder eller upprätthållandet av Advokater och övriga Namnn, titel, adress, e- jurister som har förklarat sig postadress. villiga att åta sig uppdrag som offentliga biträden, offentliga försvarare, målsägandebiträden och särskilda företrädare för barn. domstolen som har tillgång till aktuell lagringsyta. * befinner sig utanför EU/EES sker överföring till tredjeland. Förteckning över Förordnande av sakkunniga sakkunniga i mål om LPT läkare inom ramen för och LRV målhandläggningen. Handläggning av mål eller utredning eller straffrättsliga påföljder eller upprätthållandet av Läkare som förordnats att vara sakkunniga i mål om LPT eller LRV. Namn, titel, adress, e- postadress. domstolen som har tillgång till aktuell lagringsyta. * befinner sig utanför EU/EES sker överföring till tredjeland. 1 Det finns inget krav i brottsdataförordningen att ange denna uppgift i förteckningen.

6 Anmärkning Domstolen har inte själv tillgång till uppgifterna i

7 Enligt de riktlinjer som Domstolsverket tagit fram ska Facebook inte användas i domstolarnas mål- och ärendehantering. Det är dock möjligt att parter eller andra aktörer kommunicerar med domstolen om mål och ärenden via kommentarsfältet i Uppgifter från KIM skickas till Agresso (för aktörer med f-skatt) eller Palasso Arvodister (för aktörer med a-skatt) där utbetalningarna sker. Personuppgifterna i systemet hämtas från Azure AD.

8 Personuppgifterna i systemet hämtas från Active Directory (AD). Endast kammarrätterna och Högsta förvaltningsrätten behöver ha med detta system i sin förteckning.

9