Personuppgiftsbehandlingar i informationssystem som domstolen använder sig av

Transkript

1 Förteckning enligt artikel 30 dataskyddsförodningen för personuppgiftsbehandlingar i domstolens/nämndens namn Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs i domstolens/nämndens namn med stöd av dataskyddsförordningen Personuppgiftsansvarig: Umeå tingsrätt, Box 138, Umeå Besöksadress: Nygatan 45 umea.tingsratt@dom.se Telefon: Hyres och Arrendenämnden i Umeå, Box 324, Umeå hyresnamndeniumea@dom.se Telefon: Företrädare: Lagmannen Agneta Ögren, telefon Dataskyddsombud: Hyresrådet Mattias Nordell, telefon agneta.ogren@dom.se TUM.dataskyddsombudAC@dom.se Domstolens/nämndens namn använder sig inte av profilering i sin verksamhet. * Om uppgifterna förekommer i en allmän handling kan de, efter en sekretessprövning komma att lämnas ut vid en begäran om allmän handling ** Allmänna handlingar gallras i enlighet med gällande gallringsföreskrifter För att trygga säkerheten i behandlingen tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT system (DVFS 2015:5), Sveriges Domstolars ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd för datasäkerhet. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som tillämpas är bland annat åtkomstbegränsning, loggning av åtkomst, regelbunden logguppföljning, interna riktlinjer, rutiner och fortlöpande utbildning av medarbetarna i dataskyddsfrågor. Personuppgiftsbehandlingar i informationssystem som domstolen använder sig av System Behandling Ändamålen med behandlingen Rättslig grund för behandlingen (1) Kategorier av registrerade personer Kategorier av personuppgifter Kategorier av tjänstemän som har tillgång till personuppgifterna (1) Kategorier av mottagare av personuppgifterna Överföring av personuppgifter till tredje land Tidsfrister för radering (om möjligt) Anmärkning Active Directory (AD) Katalog över användarkonton som används för att få tillgång till olika system inom Sveriges Domstolar. Skapa och hantera användarkonton, hantera behörighets och distributionsgrupper, datorkonton, policys för användare och datorkonton för medarbetare inom Sveriges Domstolar. Uppgift Medarbetare på Namn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift, specialistområde, bild. I fritextfält kan också förekomma * Domstolsverket, Microsoft (i samband med support). Agresso Ekonomissytem som hanterar fakturor, in och utbetalningar, beställningar, försäljningsorder, budgetering, prognoser, utfall och bokslut samt tidsredovisningar. Bokföring och utbetalning av Avtal, uppgift, fakturor, in och utbetalningar, myndighetsutövning och rättslig beställningar, prognoser, bokslut, resursfördelning och beräkning av kostnader m.m. Medarbetare på domstolen, e postadress, leverantörer, kunder, aktörer i domstol. målnummer, bankkontonummer, användarnamn och beställarreferens. I fritextfält kan också förekomma * Domstolsverket, Kammarkollegiet, leverantörer, kunder, aktörer, Swedbank, Nordea, Danske Bank, Opus Capita, Unit4 Agresso AB (i samband med support). Beställa profilprodukter (f.d. WebOriginal) Verktyg för skapande och beställning av kuvert, visitkort, flaggor med mera. Skapande och beställning av olika produkter till Avtal, uppgift. Medarbetare på Namn, e post, telefonnummer, IP adresser. Andra personupgifter kan också finnas i beställning av visitkort och annat material. * TMG Push Closed Circuit Television (CCTV) Kameraövervakningssystem Övervakning av domstolens lokaler Uppgift De personer som rör sig i domstolens lokaler Filmer systemet Midroc kan ges begränsad tillgång till systemet i samband med support 60 dagar i systemet CMG telefonihänvisning DGC Del av telefonimiljön som hanterar Hantering av kontaktinformation Uppgift. kontaktinformation, till anställda inom Sveriges tefefonihänvisning och röstbrevlåda Domstolar. Frånvarohantering för för medarbetare. medarbetares telefoner. System för tilldelande av access till publikt internet Möjliggöra för ombud och journalister att ha tillgång till internet i domstolens lokaler Medarbetare inom Sveriges Domstolar. Namn, telefonnummer, e postadress, myndighetsnamn, titel, aktuell hänvisningsinfo (sjuk/vab, semester, tjänstledig, tjänsteresa). Uppgift Ombud och journalister Namn, telefonnummer systemet Samtliga medarbetare på * Samtliga medarbetare inom Sveriges Domstolar har domstolen har tillgång till kontakt tillgång till kontakt och hänsvisningsuppgifter. och hänvisningsuppgifter. Växeloperatörer meddelar inte allmänheten orsaken till medarbetarens frånvaro. Sådan information läggs inte heller in i röstbrevlådan. Uppgifter om medarbetare sparas så länge de är anställda. Hänvisningsuppgifter sparas enbart under tiden för aktuell frånvarostatus. Domstolsverkets Integrationsplattform (DVIP) Integrationsplattformen hanterar informationsutbyten till och från systemen Agresso, IDA, Vera, KIM, Palasso, BMK, NMS, Räven och Rut. Informationsutbyte mellan olika system inom Sveriges Domstolar och till och från andra myndigheter och företag. Avtal, uppgift, De som finns registrerade i de system Personuppgifter som kan överföras till och som informationen skickas till och från, från de aktuella sýstemen, t.ex. namn, bl.a. medarbetare inom Sveriges adress, telefonnummer, kontonummer, Domstolar, parter och andra aktörer i målnummer m.m. mål och ärenden, leverantörer och kunder m.m. Inga medarbetare på domstolen har tillgång till * Domstolsverket, Kammarkollegiet, Polisen, Kronofogdemyndigheten Åklagarmyndigheten, DIBS, Opus Capita, Logica/CGI, Saba Comenius. Uppgifterna sparas som längst 180 dagar i Domstolsverket behandlar delvis personuppgifter i systemet för domstolens räkning i dess rättskipande och rättsvårdande verksamhet. Domstolen har inte själv tillgång till uppgifterna i Exchange (e post) Hantering av e post, kalender och resursbokning. Kommunikation i mål och ärende handläggning, extern och intern kommunikation i övrigt. Hantera behörighets och distributionsgrupper (lagringen av dessa uppgifter sker dock i AD). De som skickar e post inom eller till Namn, användarnamn, adress, Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e postmeddelandet och i bifogade dokument. telefonnummer, faxnummer, e postadress, titel, avdelning, myndighet. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för ärendemening, i e postmeddelandet och i bifogade dokument. som har tillgång till den aktuella e postlådan. * Microsoft (i samband med support), den som tar emot e posten. Mottagaren av e post kan befinna sig i tredje land. **

2 35. Extern webbplats (domstol.se) Publikation på extern webbplats. Information/service till allmänheten. samtycke. Medarbetare inom Sveriges Domstolar, särskilda medlare, personer som utnämnts av regeringen att tjänstgöra inom Sveriges Domstolar, m.m. Namn, titel, e postadress, webbadress, i vissa fall uppgift om facklig tillhörighet, bilder och filmer. Personuppgifter kan också förekomma i annan text på webbplatsen. Samtliga medarbetare på Allmänheten Inte aktuellt. **. IDA (Emil) IDA är domstolarnas interna stöd för att hantera ansökningsavgifter och andra inbetalningar. Emil är en betaltjänst för att betala ansökningsavgifter via Hantering av ansökningsavgifter och andra inbetalningar. Medarbetare på domstolen, parter i mål och ärenden. Namn, personnummer, användarnamn, e postadress, målnummer, bankgiro/plusgiro och adressuppgifter för de som betalat in till bankgiro m.m. I fritextfält i IDA kan också förekomma * Domstolsverket, DIBS. ** Identity management (IDM) System för att hantera användarkonton och överföra identifikationsuppgifter (användaruppgifter) mellan olika administrativa system. Överföring av identifikationsuppgifter (användaruppgifter) mellan olika system. Uppgift. Medarbetare på Namn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift, specialistområde. * Domstolsverket, Pulsen. Inrednings databasen Inventarieregister för inredning på Hantering av inredningen på myndigheten. Uppgift. Medarbetare på Användarnamn. I fritextfält kan också förekomma Samtliga medarbetare på domstolen kan se eventuella personuppgifter i fritextfält. Ingen på domstolen har tillgång till användarnamn som behandlas i loggar. * Domstolsverket Användarnamn behandlas i loggar om medarbetaren har ändrat någon uppgift i systemet (endast inloggning i systemet loggas ej). Bara Domstolsverket har tillgång til loggarna. Intranätet Publikation på intranätet Intern kommunikation och information, administration. samtycke. Medarbetare inom Sveriges Domstolar, personer som kan förordnas som offentliga ombud, medicinskt sakkunniga i socialförsäkringsmål och ekonomiska experter i patent och marknadsdomstolen m.m. Namn, titel, myndighet, avdelning, rum, Samtliga medarbetare på telefonnummer, mobilnummer, faxnummer, e postadress, adress, bilder, filmer, uppgift om facklig tillhörighet. Personuppgifter kan också förekomma i annan text på intranätet. * Vizzit, samtliga medarbetare inom Sveriges Domstolar. Vissa uppgifter är dock bregränsade så att endast medarbetare på viss myndighet har tillgång till dem. ** Key Concept Incidentrapporterings system för Sveriges Domstolar. Rapportering av säkerhetincidenter till Domstolsverket. Uppgift. Rapportör på Namn, telefonnummer, användarnamn m.m. * Domstolsverket. KIM System för hantering av ersättningar till aktörer i domstol. Hantering av och beslut om ersättning till olika aktörer i dosmtol. Medarbetare på domstolen som arbetar i systemet, externa aktörer i domstol. målnummer, bankgiro och plusgironummer, användarnamn. Personuppgifter kan också förekomma i fritextfält. * Domstolsverket Uppgifter från KIM skickas till Agresso (för aktörer med f skatt) eller Palesso Arvodister (för aktörer med a skatt) där utbetalningarna sker. Kompetensportalen System för utbildningsadministration inom Sveriges Domstolar Hantering och uppföljning av genomförd kompetensutveckling för medarbetare på Uppgift. Medarbetare på Namn, användarnamn, personnummer, e postadress, befattning, organisation, anställningsdatum, kön, anställningsstatus, utnämningsdatum, utbildningshistorik, chef. Personuppgifter kan också förekomma i fritextfält. De medarbetare på respektive domstol som har tillgång till uppgifterna i * Domstolsverket, Saba Comenius, kursgårdar, hotell, externa lärare och föreläsare, Kriminalvården, Polisen, Resehuset Jönköping. Europadomstolen, Svenska Representationen i Bryssel. Europeiska unionens råd, Europarådet och EU Personuppgifterna i systemet hämtas från Palasso Domstol. Konkurssystemet System för hantering av avslutade konkursärenden och dess intressenter, handläggning av avgifter i konkursärenden m.m. Sökning i avslutade konkursärenden, inbetalningar och utbetalningar av avgifter i konkursärenden och ärenden om företagsrekon struktion m.m. Aktörer i konkursärenden och ärenden om företagsrekonstruktion m.m. Namn, adress och personnummer m.m. Inga medarbetare på domstolen har tillgång till * Domstolsverket, konkursförvaltare och andra aktörer, Every (i samband med support). Domstolsverket behandlar personuppgifter i systemet för domstolens räkning i dess rättskipande och rättsvårdande verksamhet. Domstolen har inte själv tillgång till uppgifterna i Miljöboken Förteckning över avgöranden från mark och miljödomstolarna som bland annat innehåller kartfunktion med geografiska koordinater. Återsökning av avgöranden i mark och miljödomstolarna. Medarbetare på domstolen, aktörer i mål och ärenden. Namn, adress, målnummer, fastighetsbetecknig och geografiska koordinater. Personuppgifter kan också förekomma i fritextfält. * Medarbetare på andra mark och miljödomstolar, Markoch miljööverdomstolen, Domstolsverket och länsstyrelser Länsstyrelsen i Västra Götalands län har utvecklat och driftar Endast markoch miljödomstolarna och Svea hovrätt behöver ha med detta system i sin förteckning. Microsoft Office 2010 Officepaket som omfattar Word, Dokumenthantering, e Excel, PowerPoint, Access, Publisher posthantering. och Outlook. Personuppgifter hanteras i mallar i Word och i Outlook. Medarbetare på Namn, användarnamn, e postadress, bild. som har tillgång till de aktuella uppgifterna i systemet * Domstolsverket, Microsoft (i samband med support). Personuppgifterna sparas så länge medarbetaren är Inloggad på datorn. Personuppgifterna i systemet hämtas från Active Directory (AD).

3 Nämnde mannastöd (NMS) Verksamhetsstöd för planering och Administration av hantering av nämndemäns och personuppgifter för nämndemän andra uppdragstagares tjänstgöring. och andra ledamöter, planering av nämndemännens tjänstgöring. Pacsoft Online Post och pakethanteringssystem Hantering av inkommande och utgående post och paket. Uppgift. Medarbetare på domstolen, nämndemän och andra uppdragstagare telefonnummer, e post, uppdrag, i organisationstillhörig het (dvs. vilken domstol vederbörande tjänstgör vid), typ (av uppdrag), jävig med, urvalskriterium, intresseorganisation (enbart Hyres och arrendenämnd), kompletterade info om intresseorganisation (enbart Hyres och arrendenämnd) målnummer, inkomstuppgift samt användarnamn. I fritextfält kan också förekomma Medarbetare på domstolen, externa mottagare av post och paket. Namn, postadress. * Domstolsverket, nämndemän och andra uppdragstagare i * Postnord, mottagare av post och paket. Palasso Arvodister Utbetalningssystem för aktörer och andra uppdragstagare i domstol som har a skatt. Utbetalning av arvoden och Avtal, uppgift, ersättningar till aktörer och andra rättslig uppdragstagare i domstol som har a skatt. Medarbetare på domstolen, aktörer och uppdragstagare i domstol. domstol och målnummer. * Domstolsverket, Swedbank, Skatteverket och Logica/CGI. Personuppgifterna sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare. Palasso Domstol Löne och personaladministrativt system för anställda på Hantering av olika anställninguppgifter, löneutbetalning, egenrapportering, lönerevision och statistikuttag. Avtal, uppgift, rättslig förpliktelse Medarbetare på Namn, personnummer, användarnamn, adress, telefonnummer, e postadress, tjänstebenämning, organisatorisk tillhörighet, sjukfrånvaro, sjukvårdskostnader, kontaktuppgifter till anhöriga. I fritextfält kan också förekomma * Domstolsverket, Arbetsgivarverket Statistiska centralbyrån (SCB), Statens tjänstepensionsverk (SPV), Swedbank, Saba Comenius och Logica/CGI. Personuppgifterna sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare. Palasso Nämndemän Lönesystem för nämndemän och vissa andra uppdragstagare. Hantering av olika anställninguppgifter och löneutbetalning för nämndemän och andra uppdragstagare. Avtal, uppgift, rättslig Medarbetare på domstolen, nämndemän och uppdragstagare i domstol. telefonnummer, e postadress, tjänstebenämning, organisatorisk tillhörighet. * Domstolsverket, Swedbank, Skatteverket, Nämndemännens riksförbund och Logica/CGI. Personuppgifterna sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare Reseportalen Reseportalen tillhandahålls av resebyrån Big Travel och används för att medarbetare inom Sveriges Domstolar ska kunna beställa/boka resor i tjänsten. Beställning och bokning av resor. Avtal, uppgift. Medarbetare på Namn, personnummer, användarnamn, adress, telefonnummer, e postadress, organisatorisk tillhörighet och resenärsprofil (t.ex. önskemål om särskild kost, betalkortkortuppgifter och önskemål om fönsterplats). * Resebyrån Big Travel minst 10 år i RUT System för hantering av resor och utlägg. Resebeställning, egenrapportering av resor och utlägg, attestering, rapportuttag, resebeställningar och skapande av s.k. resenärsprofil. Avtal, uppgift. Medarbetare på Namn, personnummer, användarnamn, adress, telefonnummer, e postadress, organisatorisk tillhörighet, sjukvårdskostnader samt resenärsprofil (t.ex. önskemål om särskild kost, betalkortkortuppgifter och önskemål om fönsterplats). * Domstolsverket, Big Travel, ebuilder Travel AB. minst 10 år i SharePoint En plattform för samarbete och Kommunikation, samarbete och kommunikation där även filer kan kunskapsutbyte. lagras. SharePoint används bland annat för Knowledgement Management, Veraportalen, intranätet och för lagring av digitala akter från underinstans. Medarbetare på domstol och parter i mål och ärenden m.m. Användarnamn, namn, telefonnummer, mobilnummer, avdelning, jobbtitel fråga mig om, epostadress, kontorsnummer, specialistområde, intressen, andra ansvar, myndighet, adress, profilbild (länk), placeringsort, signatur, språkkunskaper, arbetsuppgifter. I de dokument som läggs in i systemet kan också förekomma som har tillgång till aktuell yta på plattformen. * Domstolsverket samt eventuellt medarbetare på andra domstolar som har tilldelats tillgång till den aktuella ytan. ** På plattformen kan olika typer av personuppgifter hanteras, se mer nedan under rubiken personuppgiftsbehandlingar i ostrukturerat material. Skype för företag Kommunikations program i vilket medarbetare kan skicka textmeddelanden (chatta), prata och delta i videosamtal med andra. Kommunikation mellan Uppgift. medarbetare inom Sveriges Domstolar och i viss mån externa parter. Medarbetare inom Sveriges Domstolar. Namn, e postadress, telefonnummer, titel, myndighet, organisatorisk placering. I textmeddelande kan förekomma andra Samtliga medarbetare på * Samtliga medarbetare inom Sveriges Domstolar. Externa aktörer som medarbetare kommunicerar med har tillgång till uppgift om namn, titel, e postadress och myndighet. Mottagaren av textmeddelande kan befinna sig i tredje land. Uppgifterna om användare tas bort när medarbetaren avslutar sin anställning. Uppgifter i textmeddelanden sparas inte. SIV Personalstatistik Statistiksystem för uppföljning av personalstatistik. Uppföljning och administration av Uppgift. Medarbetare på personal. telefonnummer, e postadress, sjukfrånvaro, sjukvårdskostnader, användarnamn. * Domstolsverket SMS teknik Tjänst för att skicka sms. Sms hantering, bland annat för att kommunicera med nämndemän och för att skicka påminnelser till olika aktörer som är kallade till förhandling. Medarbetare på domstolen, mottagare av sms. Namn, mobilnummer. I sms kan också förekomma * Domstolsverket, SMS teknik.

4 Säker e post System för att skicka e post krypterat via ett säkert nät. Meddelanden sparas på en säker server. Säker e posthantering. Medarbetare på domstolen, mottagare av säker e post. Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e postmeddelandet och i bifogade dokument. Namn, e postadress. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för ärendemening, i e postmeddelandet och i bifogade dokument. som har tillgång till den aktuella e postlådan. * Den som tar emot e posten. Mottagaren av e postmeddelandet kan befinna sig utanför EU/EES. ** Teknikdatabasen Inventarieregister för Kontroll av tekniken på teknikutrustning på domstolen samt myndigheten. avtalsdokumentation. Uppgift. Medarbetare inom Sveriges Domstolar, leverantörer. Namn, telefonnummer, e postadress. I fritextfält kan också förekomma Samtliga mdarbetare på * Medarbetare på andra domstolar och Domstolsverket. Tekniskt säkerhetssystem, Esmico Säkerhetssystem för inpassering m.m. till domstolens lokaler. Kontroll av in och utpassering m.m. till domstolens lokaler. Uppgift. Medarbetare på Namn, organisations tillhörighet, telefonnummer. I fritextfält kan också förekomma * Midroc (larmfirma). Uppgifter tas bort manuellt. Regelbunden gallring sker ej. Tidomat (3) System för att registrera medarbetares arbetstid För att kunna hantera och följa upp arbetstid och flextid Avtal, uppgift Medarbetare på domstolen med reglerad arbetstid Namn, idnr, saldo, avdelning Internt inom domstolen Timecut Boknings och publiceringsverktyg för kungörelser och rekryteringsannonser digitalt och i tryckt media. Publicering av kungörelser och rekryteringsannonser. Medarbetare på domstolen, parter och andra aktörer i domstol (t.ex. konkursförvaltare). IP adress, e postadress. I kungörelsetext och annonstext kan också andra personuppgifter förekomma. * Domstolsverket, Timecut AB, medier, allmänheten efter publicering Utskriftshantering Tjänst som används vid hantering av utskrifter. Hantering av utskrifter. Uppgift. Medarbetare på Användarnamn, IP adress. De medarbetare på domstol som har tillgång till personuppgifter i * Domstolsverket Uppgifterna tas bort när medarbetaren avslutar sin anställning. Vera Mål och ärendehantering. Handläggning av mål och ärenden. myndighetsutövning och rättslig Parter och andra aktörer i mål och ärenden, medarbetare på domstolen och nämndemän m.m.. Partsställning, egenskap (vårdnadshavare, ombud, vittne, konkursförvaltare e.d.), som har tillgång till aktuella namn, kön, yrke/titel, person eller uppgifter i samordningsnummer, födelsetid, nationalitet, adress, telefonnummer, e postadress, tolkspråk, uppgift om rättshjälp, frihetsberövande eller annat tvångsmedel, brottsmisstanke och brottspåföljd, personutredning och utdrag ur belastingsregistret, mål och ärendenummer, externt diarieummer/ beteckning, måltypskod, fastighetsbeteckning, ljud och bildupptagningar, bankgiro och plusgironummer m.m. Det finns fritextfält (tex saken, ärendemening och jäv) där det kan behandlas I registret kan handlingar läggas in som PDF filer, t.ex. domar och beslut samt elektroniska handlingar, t.ex. elektroniskt åtal, där det kan förekomma * Parter och andra aktörer i domstolen, Allmänna reklamationsnämnden, Bergmästaren, Bolagsverket, Brottsförebyggande rådet, Centrala studiestödsnämnden, Datainspektionen, Domstolsverket, Fastighetsmäklarinspektionen, Försäkringskassan, Havs och vattenmyndigheten, Inskrivnings myndigheten, Inspektionen för vård och omsorg, Justitiedepartementet, Justitiekanslern, kommunala nämnder, Konkurrensverket, Konsumentverket, Kriminalvården, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Migrationsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Patent och registreringsverket, Polisen, Post och telestyrelsen, Rättshjälps myndigheten, Rättsmedicinalverket, Sjöfartsverket, Socialstyrelsen, Skatteverket, Statens Institutionsstyrelse, Statens jordbruksverk, Sveriges advokatsamfund, Transportstyrelsen, Åklagarmyndigheten m.m. Ljud och videofiler gallras 42 dagar efter att målet vunnit laga kraft. Visma Recruit/Varbi Verksamhetsstöd för rekrytering. Rekrytering till tjänster på Uppgift. Medarbetare på domstolen, sökande till olika anställningar på Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer, e postadress, kön, medlemskap i fackförening (avseende facklig företrädare som anges som kontaktperson), personuppgifter i CV och personligt brev samt ev i betyg och referenser. * Domstolsverket, Visma Recruit AB, externa rekryterare anställda vid Poolia. Uppgifter sparas tre år efter att ett ärende avslutats i W3D3 Ärendehanteringssystem Diarieföring, ärendehantering. Medarbetare på domstolen, ingivare och mottagare av handlingar, sökande eller klagande i olika administrativa ärenden m.m. Namn, e postadress, adress, användarnamn för systemet, kön, ID nr, organistion, land, telefonnummer, faxnummer, mobilnummer. I fritextfält kan finnas Vidare kan det finnas personuppgifter i handlingar som lagts in som PDF filer. * Domstolsverket, Formpipe, mottagare av handlingar från Personuppgiftsbehandlingar i ostrukturerat material lagrat på olika ytor

5 Behandling Ändamålen med behandlingen Rättslig grund för behandlingen (1) Kategorier av registrerade personer Kategorier av personuppgifter Kategorier av tjänstemän som har tillgång till personppgifterna (1) Kategorier av mottagare av personuppgifterna Överföring av personuppgifter till tredje land Tidsfrister för radering (om möjligt) Anmärkning Föredragningspm, rättsutredningar och minnesanteckningar Handläggning av mål och ärenden. Uppgift och Parter, andra domstolsaktörer, medarbetare på domstol. målnummer. Ev. uppgifter om hälsa, nationalitet, brott eller andra känsliga som har. * till Radering och minimering av antalet personuppgifter sker enligt Domar och beslut Handläggning av mål och ärenden, enhetlig rättstillämpning Uppgift och Parter, andra domstolsaktörer, medarbetare på domstol. målnummer, Ev uppgifter om hälsa, nationalitet, brott eller andra känsliga personuppgifter som har till Radering och minimering av antalet personuppgifter sker enligt Förteckning över offentliga biträden, offentliga försvarare, målsägandebiträden, särskilda företrädare för barn, offentliga ombud, god man, boutredningsman och konkursförvaltare Fördelning av uppdrag som juridiskt biträde inom ramen för målhandläggningen Uppgift och Advokater och övriga jurister som Namn, titel, adress, telefonnummer och som har har förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som offentliga biträden, offentliga försvarare, målsägandebiträden, särskilda företrädare för barn och offentliga ombud epostadress. * till Förteckning över tolkar, sakkunniga, särskilda ledamöter och nämndernas ledamöter Fördelning av uppdrag som tolk, sakkunnig och domare inom ramen för målhandläggning samt kontroll av avlagd ed Uppgift och Tolkar och sakkunniga som har förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som sådan. Särskilda ledamöter som utsetts som sådan av Domarnämnden. Nämndernas ledamöter som utsetts som sådan av DV. Namn, titel, adress, telefonnummer, e postadress, personnummer, språk, organisationstillhörighet som har till Dokumentation om personaloch löneadministration Löneadministration, planering och uppföljning, hantering av personalärenden samt personaladministration i övrigt Avtal, uppgift. Nuvarande och tidigare medarbetare på Namn, titel, placering på organisatorisk enhet, adress, telefonnummer, epostadress, uppgifter om hälsa, anhörigas namn och telefonnummer som har. * till Dokumentation gällande personalföreningar m.m. Styrande dokument Remissyttrande, yttrande till JO och JK Personalfrämjande åtgärder Intresseavvägning Medlemmar i de aktuella föreningarna. För att skapa struktur kring organisation och långsiktigt arbete samt uppföljning Handläggning av remisser, enhetlig remisshantering Medarbetare på domstolen Namn, titel. Namn, titel, adress, telefonnummer, epostadress som har. som har Medarbetare på domstolen Namn, titel, telefonnummer som har * till Samtliga medarbetare på domstolen samt DV, JO, JK Regeringskansliet, JO, JK och medarbetare på domstolen till till Radering enligt domstolens/nämndens rutiner Digitala tryck och digitala kopior på akter Handläggning av mål och ärenden, enhetlig rättstillämpning Parter, andra domstols aktörer, medarbetare på domstolen, bilder, målnummer. Ev. uppgifter om hälsa, fastighetsbeteckningar, nationalitet, brott eller andra känsliga geografiska koordinater, rättighetshavare som har till Radering och minimering av antalet personuppgifter sker enligt Schemaläggning och fördelning av arbetsuppgifter Förteckning över häktade mål Skapa struktur kring organisationen och långsiktig planering Skapa struktur och inte missa frister för frihetsberövade Medarbetare på domstolen Namn, titel som har Parter och målnummer målnummer. Ev. uppgifter om hälsa, nationalitet, brott eller andra känsliga som har till till Mötesdokument och beslutslogg Administrativa beslut och diarium Teknikförteckning och behörigheter Förteckning över vattenärenden, anläggningar och verksamheter Planeringsdokument Dokumentation över målgenomgångar Utbildningsmaterial Utvecklingsarbete Adressförteckning i kopiatorer Bilder Skapa struktur Förteckna domstolens interna beslut Förteckning av datorer och annan teknisk utrustning samt behörigheter till dessa Handläggning av mål och ärenden, enhetlig rättstillämpning För att strukturera arbete, fördela arbete och effektivisera För att följa upp och planera handläggning av mål Handläggning av mål och ärenden, enhetlig rättstillämpning Utveckling av domstolen och dess funktioner Förteckning över epostadresser för att kunna scanna material till varandra och andra Dokumentation av avtackningar m.m. Medarbetare på domstolen Namn, titel som har Medarbetare på domstolen, praktikanter, tolkar, nämnden målnummer, epostadress, telefonnummer, titel som har Uppgift Medarbetare på domstolen Namn, pcnummer, befattning, simkort som har Samtycke Uppgift av allmän intresse och myndighetsutövning Uppgift och Samtycke, intresseavvägning där syftet är personalvårdande Fastighetsbeteckningar, målnummer, anläggningsnamn Parter, övriga aktörer, fastighetsbeteckningar, geografiska koordinater, Fastighetsbeteckningar, målnummer, företag, anläggningsnr, anläggningsnamn, i ti Initialer, målnummer och namn som har som har tillgånt till aktuell lagringsyta d b t Målnummer och medarbetare Målnummer och medarbetare som har Utbildare, medarbetare och kursdeltagare Medarbetare Namn Namn, titel, telefonnummer, epostadress som har som har Medarbetare Namn, epostadress som har tillgång till aktuell lagringssyta De som berörs av besluten till till till till till till till till till Medarbetare Bilder Förvaras på extern hårddisk till Uppgifterna sparas tills vidare Uppgifterna gallras efter fem år Uppgifterna sparas tills vidare

6 Telefonlistor Förteckning över telefonnummer till parter, aktör och andra myndighetspersoner Advokater och övriga jurister, medarbetare på domstolen och andra myndighetspersonre Namn, titel och telefonnummer De medarbetera på domstolen som har till 1 Det finns inget krav i dataskyddsförordningen att ange denna uppgift i förteckningen. 2 Uppgifterna i registerförteckningen utgår från vad som gäller för den behandling som sker i systemet Omnis på Domstolsverket. Observera att domstolarna använder sig av olika tekniska säkerhetssystem. Även om systemet Omnis används på domstolen kan behandlingen skilja sig åt från den som sker på Domstolsverket. Domstolen bör därför noga se över den behandling som görs i systemet och fylla i uppgifter kring detta i förteckningen. 3 Systemet anvisas inte av Domstolsverket, som inte heller har analyserat detta inom den översyn som gjort på verket. Domstolen måste själv se över den behandling som sker i 4 Under hösten 2018 kommer Visma Recruit bytas ut mot Varbi. I samband med det bör domstolen byta ut informationen i registerförteckningen.

7

8