Personuppgiftsombudet förteckning över personuppgiftsbehandlingar vid Göteborgs tingsrätt

Transkript

1 DIARIENR 181/11 1 (5) Personuppgiftsombudet förteckning över personuppgiftsbehandlingar vid Göteborgs tingsrätt (enligt 39 personuppgiftslagen (1998:204) Personuppgiftsansvarig: Göteborgs tingsrätt Göteborg Org.nr För att trygga säkerheten i behandlingen tillämpas Domstolsverkets regler om informationssäkerhet och tillämplig lagstiftning. Uppgifterna överförs ej till tredje land. Uppgifterna lämnas till den som begär att få ta del av uppgifterna (efter sekretessbedömning). Registrets benämning (ITsystem/förteckning) Automatiserade register/förteckningar Doris Ansvarig som kan lämna närmare upplysningar om registret den han/hon Ändamål med registret Sveriges Domstolars gemensamma intranät som bl.a. innehåller aktuell information till personalen och länkar till administrativa söksystem. Innehåller även en funktion där man Vilka uppgifter som registreras och på vilket sätt uppgifterna inhämtas och/eller lämnas vidare Kontaktuppgifter inhämtas från AD (se nedan). er läggs in av IT-ansvarig. R2A Göteborg Besöksadress: Ullevigatan 15 : Fax: gbg.tingsratt@dom.se Expeditionstid: Måndag-fredag

2 2 (5) Palasso RUT Agresso leverantörsreskontra (gemensamt system) Agresso kundreskontra (gemensamt system) KIM Active Directory AD BRU den han/hon den han/hon kan söka efter medarbetare i Sveriges Domstolar. Palasso används som ett systemstöd för egenrapportering av enklare lönehändelser, löneberäkning och personalstatistik. Ett hjälpmedel för beställning av resor samt skapande och vidareförmedling av reseräkningar. Ett hjälpmedel vid bokföring, utbetalning av leverantörsfakturor samt ersättning till dem som innehar F-skattesedel samt övrig skattefri ersättning. Till registret är också knutet ett försystem, KIM Ett hjälpmedel vid fakturering, bevakning samt eventuell indrivning. KIM används i den dömande verksamheten. Alla betalningar i ett mål registreras först i KIM och förs sedan över till Agresso för bokföring och utbetalning. AD är den katalog där alla användarkonton finns, det som används för att logga in på en dator. Till detta användarkonto finns flera attribut som t.ex. telefonnummer, adress och myndighetstillhörighet. Belastningsregisterutdrag - beställs elektroniskt från RPS. Personen måste alltså uppträda som aktör i ett brottmål och i tingsrätt ha någon av följande roller: Misstänkt, Tilltalad, Svarande, Motpart eller Tilltalad och Svarande. Innehåller namn, adress, anställningsuppgifter, personnummer. Inhämtas från myndigheten/domstolen. Den enskilde rapporterar vissa delar själv. Innehåller uppgifter om anställningen och resan. Grunduppgifter om personen inhämtas från Palasso. Den enskilde registrerar själv i systemet. I leverantörsreskontran registreras personer som innehar F-skattsedel samt personer som erhåller skattefri ersättning, t.ex. vittnen. Registrering sker av plusgirokonto/bankgiro och/eller namn och adress. Uppgifter om nya leverantörer samt bokföring av utbetalningar registreras av Domstolsverket eller av domstolen. Ändring av befintliga uppgifter görs endast av Domstolsverket Innehåller namn och adress på de personer som faktureras. Registrering sker av plusgirokonto/bankgirokonto och/eller namn och adress samt vilken aktörsroll den registrerade har i målet. Innehåller efternamn, förnamn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e- postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift och specialistområde. Informationen om varje användare ansvarar den lokala myndigheten för. BRU får endast beställas i allmän domstols verksamhet för straffmätning och val av påföljd. Navet Kontroll mot folkbokföringen. I samband med att ett fullständigt person- eller samordningsnummer registreras i Vera skickas numret automatiskt till Skatteverkets register Navet. Uppgifterna används vid registrering av aktörer i Vera.

3 3 (5) Register/förteckningar i annan form Arkivförteckning ÄHS MS Exchange, e-post av Arkivarie på Arkivet eller den han/hon den han/hon och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten, eller den han/hon En förteckning över de handlingar som bevaras med hänvisning till volymer (samlingar av handlingar). Ärendehanteringssystem. Används för registrering av nyinkomna administrativa handlingar och återsökning av tidigare inkomna administrativa handlingar till myndigheten. Programmet hanterar e- post och används som hjälpmedel för administration av användare. Se arkivförteckning. Innehåller avsändare/mottagare, diarienummer, inkomstdatum m.m. I programmet registreras namn, användarid och telefonanknytning. I programmet registreras inga sekretessbelagda Loggningsfiler för E-post och Internet av IT-chefen på IT-enheten eller den han/hon Programmet används som hjälpmedel för kontroll av datoranvändning. Loggningsfilerna upprättas automatiskt. Se DV:s Information om loggar. CMG Netwise In- och utpasseringssystemet PW32 kan lämnas av personalchefen vid personalekonomienheten eller den han/hon Närmare upplysningar om registreringar kan lämnas av ITchefen på IT-enheten eller den han/hon registret används som hjälpmedel, för anvisningar till telefonväxeln, upplysningar till medarbetare och allmänhet samt för upprättande av telefonlistor. Används som hjälpmedel för fördelning och bevakning av personalens personliga koder för in- och utpassering i tingsrättens lokaler. registret innehåller uppgifter om anställdas namn, titel, arbetsställe i tingsrätten, teleanknytning, frånvaroorsak samt tidpunkter för frånvaro. Innehåller uppgifter om anställdas namn, bricknummer, giltighetstid, behörighet och organisatorisk enhet. För uppgifter i registreringen gäller 39 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Loggningsfiler för Inpasseringssystem Jourlistor och jourschema Närmare upplysningar om registreringar kan lämnas av ITchefen på IT-enheten eller den han/hon Filerna upprättas automatiskt och används som hjälpmedel för kontroll av användningen av in- och utpassering med s.k. Brickor. Förteckningar över personalens och advokaters indelning till jourtjänstgöring I filerna registreras bricknummer och passeringstid. Innehåller namn, telefonnummer och jourtider Micromarc Hjälpmedel för sökning och utlåning av litteratur från biblioteket till personalen. Innehåller namn, användarid, titel på lånad bok, tidpunkt för boklån

4 4 (5) Notariescheman och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon Hjälpmedel för indelning av notarier Innehåller namn, avdelning, tjänstledighet och tidpunkt. Konkursregister Konkursförteckningen är en Excelfil över registrerade konkursansökningar. Registret används vid tingsrättens konkursenhet. Registret används för sökning av registrerade konkursansökningar, sökning av dagbokföring (diarie) av ärende samt sökning av underlag för utfärdande av konkursfrihetsbevis. Registret innehåller ärendenummer vid tingsrätten, parter, namn, personnummer/organisationsnummer, eventuell förvaltare, inkomstdatum, handlingar/åtgärder, beslutsdatum och förhandlingsdatum. För uppgifter i registreringen gäller 39 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förteckningar över nämndemän och schema för indelning Förteckning över advokater och biträdande jurister Förteckning över god man enligt äktenskapsbalken, föräldrabalken och samägande-rättslagen, bodelningsförrättare samt boutrednings- och skiftesmän Förteckning över särskilda ledamöter i dispaschmål Förteckning över särskilda ledamöter vid sjöförklaringsdomstol Förteckning över Besiktningsmän Underlag för indelning i tjänstgöring och hjälpmedel för att vidtala offentliga försvarare, målsägandebiträden, bodelningsförrättare m.m. ledamöter ledamöter besiktningsman Yrke Partitillhörighet Tider för tjänstgöring nummer Bostadsadress Hemtelefon Kontorsadress Kontorstel./fax/e-post Yrke/arbetsgivare /telefax Yrke/titel Kontorsadress /fax Besiktningsområde Medlemskap i organisationer Språkkunskaper

5 5 (5) Specialiteter Förteckning över likvidatorer samt god man eller rättegångsbiträde rörande förvaltarskap Förteckning över personer som skall delges Kontroll av delgivningsfristerna Kommun Förteckning över juryledamöter Underlag för att välja jury och för kallelser till juryledamöterna Ev. partitillhörighet Förteckning över häktade per avdelning. Hjälpmedel för bevakning av åtal, bevaka frister avseende beslag och förverkande på misstänkt Brottsrubricering Tidpunkt Personuppgiftsbehandlingar i Vera görs med stöd av Förordning (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar och ingår därför inte i denna förteckning För personuppgifter i loggningsfiler för e-post och internet ansvarar Domstolsverket.