Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen (2015:728) för personuppgiftsbehandlingar i Södertörns tingsrätts namn

Transkript

1 R2B DATUM 1 (12) Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen (2015:728) för personuppgiftsbehandlingar i Södertörns tingsrätts namn Uppdaterad den 29 december 2016 Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs i Södertörns tingsrätts namn med stöd av domstolsdatalagen (DDL). Det gäller behandlingar av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserade, det vill säga all behandling i IT-systemen av personuppgifter. Det gäller även behandling om personuppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier, det vill säga manuell behandling av personuppgifter i ett register. För att trygga säkerheten i behandlingen av personuppgifterna tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2015:5), tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd om informationssäkerhet. Överföring till tredjeland kan ske när domstolen lämnar ut personuppgifter i elektronisk form, t.ex. om domstolen via e-post lämnar ut allmänna handlingar till någon som begär det eller andra handlingar till parter och aktörer inom måloch ärendehanteringen Personuppgifterna i förteckningen kan efter sekretessbedömning komma att lämnas ut till den som begär att få ta del av uppgifterna. Personuppgiftsansvarig: Södertörns tingsrätt Björnkullavägen 5A Huddinge Besöksadress: Björnkullavägen 5 A Telefon: Fax: sodertorns.tingsratt@dom.se Expeditionstid: Måndag-fredag

2 2 (12) Automatiserade behandlingar Vera Mål- och ärendehantering Parter och andra aktörer i mål och ärenden, t.ex. vittnen, tolkar och biträden. Anställda inom Sveriges domstolar och nämndemän. i registret för respektive aktör* Åklagare eller offentlig part Enskild part Ställföreträdare Biträde, ombud, offentlig försvarare e.d. Vittne, sakkunnig, målsägande som inte för talan och andra som målet eller ärendet rör Tolk Tillsynsmyndighet eller annan som ska höras Användare av registret Nämndemän Partsställning, namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress, externt diarienummer/beteckning och handläggarkod (kod för vilken åklagare det är). Partsställning, namn, kön, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, nationalitet, adress, telefonnummer, e-postadress, fastighetsbeteckning, tolkspråk och uppgift om rättshjälp, frihetsberövande eller annat tvångsmedel, brottsmisstanke och brottspåföljd, personutredning och utdrag ur belastningsregistret. Egenskap (vårdnadshavare, konkursförvaltare e. d.), namn, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap (ombud e.d.), namn, yrke/titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap (vittne e.d.), namn, kön, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer, e-postadress och tolkspråk. Tolkspråk, namn, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap, namn, titel, adress, telefonnummer, e- postadress och externt diarienummer/beteckning. Namn, personnummer, titel och e-postadress. Namn Övriga personuppgifter som behandlas i registret** Mål- och ärendenummer, måltypskod, bankgiro och plusgiro, fastighetsbeteckning, ljud- och bildupptagningar och namn på de som skickat in en handling. Saken, ärendemening och jäv är fritextfält där det kan behandlas personuppgifter. Det förekommer loggar som kan innehålla personuppgifter såsom användar-id och målnummer. I registret kan handlingar läggas in som PDF-filer, t.ex. domar och beslut. Det finns också elektroniska

3 3 (12) handlingar såsom elektroniskt åtal, elektronisk handling och gärningsbeskrivning. I handlingarna kan det förekomma personuppgifter. * I sammanställningen anges vilka personuppgifter som kan behandlas om varje aktör i registret. Det behöver dock inte innebära att samtliga uppgifter som kan behandlas om en aktör också behandlas. ** I sammanställningen anges vilka personuppgifter som kan behandlas i övrigt i registret. I vilken omfattning uppgifterna behandlas varierar. KIM - kostnader i mål och ärenden Registrering och utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. parter, biträden, ombud och vittnen. Namn, adress, personnummer, aktörsroll i målet, plusgirokonto och bankgirokonto. Agresso Huvudbok och Agresso Leverantör De grupper av personer som behandlingen Utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. parter, biträden, ombud och vittnen. Namn, adress, personnummer, plusgirokonto, bankgirokonto, kontonummer, målnummer och verifikationsnummer

4 4 (12) Palasso Arvodister Utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. tolk, sakkunnig och god man. Namn, adress, personnummer och aktörsroll i målet. Nämndemannastödet Administration av nämndemännens tjänstgöring i domstol Nämndemän inom Sveriges Domstolar. Namn, personnummer, kön, adress, telefonnummer, e-postadress, namn på ordförande, målnummer och uppgift om saken. IDA De grupper av personer som behandlingen Ett stöd för att hantera ansökningsavgifter vid tingsrätten. Personer som gör inbetalningar eller får utbetalningar. Namn, personnummer, samordningsnummer, e-postadress, mål- och ärendenummer. Chefen för målkansliet

5 5 (12) Kassaboken (Excelark) De grupper av personer som behandlingen Register (Excelark) för att registrera inoch utbetalningar av ansökningsavgifter vid tingsrätten. Personer som gör inbetalningar eller får utbetalningar. Namn, personnummer, mål- och ärendenummer. Chefen för målkansliet Kassakvitto Register för att kunna ställa ut kvitto på inbetalningar för t.ex. kopior av allmänna handlingar eller gamla lagböcker. Personer som gör inbetalningar. Namn, mål- och ärendenummer. Chefen för målkansliet Doodle En tjänst för att boka in rättegångar och muntliga förhandlingar med aktörer i mål och ärenden. Personer som ska närvara vid rättegångar och muntliga förhandlingar i domstol, t.ex. advokater, biträdande jurister och företrädare för offentliga parter. Namn och e-postadress.

6 6 (12) IT-ansvariga E-postloggar via Ironport, Exchange och Deltagon Ett hjälpmedel för att vid behov kunna spåra e-posttrafik. Alla som skickar e-post till eller från Sveriges Domstolar. E-postadress och telefonnummer. Det kan förekomma även andra personuppgifter i fältet för ärendemening. IT-ansvariga Microsoft Outlook E-postsystem. Alla som skickar e-post till och från domstolen. Namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress. Det förekommer att personuppgifter behandlas i fritextfältet för ärendemening och i mejlet. IT-ansvariga Säker e-post Krypterad e-post-hantering. Alla som får e-post på detta sätt av domstolen. Namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress. Det förekommer att personuppgifter behandlas i fritextfältet för ärendemening och i mejlet.

7 7 (12) IT-ansvariga Sms-tjänster En tjänst för att skicka och ta emot sms. Aktörer i mål- och ärenden. Telefonnummer och målnummer. IT-ansvariga Administrativa diariet, W3D3 Diarieföring för registrering av administrativa ärenden. Enskilda parter i mål och ärenden när det gäller begäran om förtursförklaring. Namn och målnummer. Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i fritextfältet för ärendemening. KM-system (Sharepoint) System för att dela dokument mellan medarbetare på domstolen i syfte att underlätta att medarbetares kunskap sprids och bevaras. Parter och aktörer i mål och ärenden. Namn och målnummer. IT-ansvariga

8 8 (12) Manuella register Dagboksblad Register för att kunna visa vilka handlingar som finns i ett mål eller ärende samt att kunna återsöka avgöranden och akter. De grupper av personer som behandlingen Personer eller aktörer som är parter i mål och ärenden. Namn, personnummer, mål- och ärendenummer, yrke och yrkestitel, saken, externt diarienummer och eventuella andra personuppgifter i händelsetexten. Innehållsförteckning till dom- och beslutsbok De grupper av personer som behandlingen Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden. Namn, mål- och ärendenummer. Arkivarien Partsregister till dom- och beslutsbok Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden, dock inte parter i brottmål. Namn, personnummer, mål-och ärendenummer.

9 9 (12) Arkivarien Partsregister över inkomna mål Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden, dock inte parter i brottmål. Namn, personnummer, mål-och ärendenummer. Arkivarien Övriga förteckningar Förteckning över advokater och biträdande jurister som tar uppdrag som offentlig försvarare Förteckning för att fördela uppdrag som offentlig försvarare. Advokater och biträdande jurister som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som offentlig försvarare. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över advokater och biträdande jurister som tar uppdrag som offentligt biträde Förteckning för att fördela uppdrag som offentligt biträde.

10 10 (12) Advokater och biträdande jurister som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som biträde. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över målsägandebiträden Förteckning för att fördela uppdrag som målsägandebiträde. Advokater och biträdande jurister som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som målsägandebiträde. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över särskild företrädare för barn Förteckning för att fördela uppdrag som särskild företrädare för barn. Advokater och biträdande jurister som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som särskild företrädare för barn. Namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress.

11 11 (12) Förteckning över god man, likvidatorer eller rättegångsbiträde rörande förvaltarskap. Förteckning för att fördela uppdrag. Advokater, biträdande jurister och andra som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som god man, likvidator eller rättegångsbiträde rörande förvaltarskap Namn, titel, adress, telefonnummer och e- postadress. Förteckning över tolkar Förteckning för att kunna hitta tolkar som kan tolka vid domstol. Tolkar. Namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Förteckning över boutredningsmän Förteckning för att fördela uppdrag. Advokater, biträdande jurister och andra som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som boutredningsman Namn, adress, telefonnummer och e- postadress. upplysningar om behandlingen

12 12 (12) Förteckning över konkursförvaltare Förteckning för att fördela uppdrag. Advokater, biträdande jurister och andra som förklarat sig villiga att åta sig uppdrag som konkursförvaltare Namn, adress, telefonnummer och e- postadress. upplysningar om behandlingen