Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen 2015:728 för personuppgiftsbehandling

Transkript

1 1 (5) Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen 2015:728 för personuppgiftsbehandling i Göteborgs tingsrätt Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de behandlingar av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserade i IT-systemen som Göteborgs tingsrätt utför med stöd av domstolsdatalagen (DDL) 2015:728. Förteckningen innefattar även de behandlingar av personuppgifter som ingår i, eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier, dvs manuell behandling av personuppgifter i ett register. Förteckningen är upprättad För att trygga säkerheten i behandlingen av personuppgifterna tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2015:5) samt tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd om informationssäkerhet. Personuppgifterna i förteckningen överförs som huvudregel inte till tredje land. Om så sker noteras detta under beskrivningen av respektive behandling. Personuppgifterna i förteckningen kan (efter sekretessprövning) komma att lämnas ut till den som begär att få ta del av uppgifterna. Beskrivning enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Beskrivningen av Göteborgs tingsrätts allmänna handlingar nedan följer numreringen i bestämmelsen. 1. Göteborgs tingsrätts organisation och verksamhet. Se arkivbeskrivning, diarienr Doss I tabellen nedan beskrivs både konventionella och elektroniska register, förteckningar och andra sökmedel. 3. Enskilda har vanligtvis möjlighet att använda allmänhetens PC för att söka allmänna handlingar med hjälp av automatisk databehandling. För sökningar i system som inte finns tillgängliga i allmänhetens PC och bland handlingar i pappersform lämnas hjälp av tingsrättens personal. 4. I tabellen nedan anges vilken tjänsteman som kan upplysa om aktuella allmänna handlingar samt vem eller vilken enhet den enskilde ska vända sig till om angiven tjänsteman inte finns tillgänglig. 5. Som utgångspunkt är allmänna handlingar hos tingsrätten offentliga. Emellertid är handlingarna i vissa fall hemliga, dvs. det gäller sekretess för uppgifterna i handlingarna. Inom verksamheten tilllämpas olika sekretessbestämmelser beroende på vilka uppgifter det är fråga om. För uppgifter om myndighetens personal tillämpas vanligtvis 39 kap. 1-3 offentlighets- och sekretesslagen. För tingsrätten kan som exempel nämnas bestämmelserna i 35 kap. om förundersökningssekretess i 1 första stycket 1, sekretess i vissa typer av mål såsom gällande sexualbrott i 12, sekretess för särskild personutredning m.m. i 13 och 21 kap. 3 om skydd för enskilds adress och telefonnummer m.m. Vidare kan 43 kap. 4 om sekretess för bild i ljud- och bildfiler nämnas. I övrigt se arkivbeskrivning diarienr Doss R1C, , DV info.avd. Box 8307, Göteborg Besöksadress: Scheelegatan 7 : Fax: Göteborgs.tingsratt.administrativa@dom.se

2 2 (5) I tabellen nedan beskrivs de register och program som används på tingsrätten. Tabellen är till för att allmänheten ska få en bättre överblick över informationsbehandlingen som helhet. 6. Tingsrätten hämtar regelbundet uppgifter från Spar, Navet och Bru. Se tabell nedan. 7. Tingsrätten har ingen rätt att sälja person 8. Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Registrets benämning (IT-system/förteckning) Intranät (gemensamt Palasso (gemensamt RUT (gemensamt Agresso leverantörsreskontra (gemensamt Agresso kundreskontra (gemensamt KIM (gemensamt Active Directory AD (gemensamt BRU (gemensamt Ändamål med registret Sveriges Domstolars gemensamma intranät som bl.a. innehåller aktuell information till personalen och länkar till administrativa söksystem. Innehåller även en funktion där man kan söka efter medarbetare i Sveriges Domstolar. Palasso används som ett systemstöd för egenrapportering av enklare lönehändelser, löneberäkning och personalstatistik. Ett hjälpmedel för beställning av resor samt skapande och vidareförmedling av reseräkningar. Ett hjälpmedel vid bokföring, utbetalning av leverantörsfakturor samt ersättning till dem som innehar F-skattesedel samt övrig skattefri ersättning. Till registret är också knutet ett försystem, KIM Ett hjälpmedel vid fakturering, bevakning samt eventuell indrivning. KIM används i den dömande verksamheten. Alla betalningar i ett mål registreras först i KIM och förs sedan över till Agresso för bokföring och utbetalning. AD är den katalog där alla användarkonton finns, det som används för att logga in på en dator. Till detta användarkonto finns flera attribut som t.ex. telefonnummer, adress och myndighetstillhörighet. Belastningsregisterutdrag - beställs elektroniskt från RPS. Personen måste alltså uppträda som aktör i ett brottmål och i tingsrätt Vilka uppgifter som registreras och på vilket sätt uppgifterna inhämtas och/eller lämnas vidare Kontaktuppgifter inhämtas från AD (se nedan). er läggs in av IT-ansvarig. Innehåller namn, adress, anställningsuppgifter, personnummer. Inhämtas från myndigheten/domstolen. Den enskilde rapporterar vissa delar själv. Innehåller uppgifter om anställningen och resan. Grunduppgifter om personen inhämtas från Palasso. Den enskilde registrerar själv i systemet. I leverantörsreskontran registreras personer som innehar F-skattsedel samt personer som erhåller skattefri ersättning, t.ex. vittnen. Registrering sker av plusgirokonto/bankgiro och/eller namn och adress. Uppgifter om nya leverantörer samt bokföring av utbetalningar registreras av Domstolsverket eller av domstolen. Ändring av befintliga uppgifter görs endast av Domstolsverket Innehåller namn och adress på de personer som faktureras. Registrering sker av plusgirokonto/bankgirokonto och/eller namn och adress samt vilken aktörsroll den registrerade har i målet. Innehåller efternamn, förnamn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e-postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift och specialistområde. Informationen om varje användare ansvarar den lokala myndigheten för. BRU får endast beställas i allmän domstols verksamhet för straffmätning och val av påföljd. R1C, , DV info.avd. Box 8307, Göteborg Besöksadress: Scheelegatan 7 : Fax: Göteborgs.tingsratt.administrativa@dom.se

3 ha någon av följande roller: Misstänkt, Tilltalad, Svarande, Motpart eller Tilltalad och Svarande. DATUM 3 (5) Navet (gemensamt Arkivförteckning Kontroll mot folkbokföringen. I samband med att ett fullständigt person- eller samordningsnummer registreras i Vera skickas numret automatiskt till Skatteverkets register Navet. En förteckning över de handlingar som bevaras med hänvisning till volymer (samlingar av handlingar). Uppgifterna används vid registrering av aktörer i Vera. Se arkivförteckning. W3D3 MS Exchange, e-post Ärendehanteringssystem. Används för registrering av nyinkomna administrativa handlingar och återsökning av tidigare inkomna administrativa handlingar till myndigheten. Programmet hanterar e-post och används som hjälpmedel för administration av användare. Innehåller avsändare/mottagare, diarienummer, inkomstdatum m.m. I registret förekommer sekretessbelagda I programmet registreras namn, användarid och telefonanknytning. I programmet registreras inga sekretessbelagda Loggningsfiler för E-post och Internet hänvisningssystem In- och utpasseringssystemet PW32 Loggningsfiler för Inpasseringssystem Programmet används som hjälpmedel för kontroll av datoranvändning. registret används som hjälpmedel, för anvisningar till telefonväxeln, upplysningar till medarbetare och allmänhet samt för upprättande av telefonlistor. Används som hjälpmedel för fördelning och bevakning av personalens personliga koder för in- och utpassering i tingsrättens lokaler. Filerna upprättas automatiskt och används som hjälpmedel för kontroll av användningen av in- och utpassering med s.k. Brickor. Loggningsfilerna upprättas automatiskt. Se DV:s Information om loggar. registret innehåller uppgifter om anställdas namn, titel, arbetsställe i tingsrätten, teleanknytning, frånvaroorsak samt tidpunkter för frånvaro. Innehåller uppgifter om anställdas namn, bricknummer, giltighetstid, behörighet och organisatorisk enhet. För uppgifter i registreringen gäller 39 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I filerna registreras bricknummer och passeringstid. Tidsredovisningssystemet Tidomat Jourlistor och jourschema Micromarc System för personalens arbetstider och flexsaldo Förteckningar över personalens och advokaters indelning till jourtjänstgöring Hjälpmedel för sökning och utlåning av litteratur från biblioteket till personalen. Stämplingstider Flextidssaldo Frånvaroorsaker Innehåller namn, telefonnummer och jourtider Innehåller namn, användarid, titel på lånad bok, tidpunkt för boklån Notariescheman Hjälpmedel för indelning av notarier Innehåller namn, avdelning, tjänstledighet och tidpunkt. Konkursregister Konkursförteckningen är en Excelfil över registrerade konkursansökningar. Registret Registret används för sökning av registrerade konkursansökningar, sökning av dagbokföring

4 4 (5) används vid tingsrättens konkursenhet. (diarie) av ärende samt sökning av underlag för utfärdande av konkursfrihetsbevis. Registret innehåller ärendenummer vid tingsrätten, parter, namn, personnummer/organisationsnummer, eventuell förvaltare, inkomstdatum, handlingar/åtgärder, beslutsdatum och förhandlingsdatum. För uppgifter i registreringen gäller 39 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förteckningar över nämndemän och schema för indelning Förteckning över advokater och biträdande jurister Förteckning över god man enligt äktenskapsbalken, föräldrabalken och samägande-rättslagen, bodelningsförrättare samt boutrednings- och skiftesmän Förteckning över likvidatorer samt god man eller rättegångsbiträde rörande förvaltarskap Förteckning över personer som skall delges Förteckning över juryledamöter Förteckning över häktade per avdelning. Underlag för indelning i tjänstgöring och hjälpmedel för att vidtala offentliga försvarare, målsägandebiträden, bodelningsförrättare m.m. Kontroll av delgivningsfristerna Underlag för att välja jury och för kallelser till juryledamöterna Hjälpmedel för bevakning av åtal, bevaka frister avseende beslag och förverkande Yrke Partitillhörighet Tider för tjänstgöring nummer Kommun Ev. partitillhörighet på misstänkt Brottsrubricering Tidpunkt Tolkförteckning och boka tolkar. Kontaktuppgifter Språk Skatteform Ungdomslistan Förteckning över nämndemännens inkomstuppgifter Förteckningar över tillgängliga advokater för jourtjänstgöring Hjälpmedel vid utbetalning av inkomstförlust- och reseersättning till nämndemännen nummer Byrå Personalförteckning Hjälpmedel för personaladministration Sjukdagar Ledigheter Personnummer Inkomst (hela tjänstgöringsperioden)

5 5 (5) Inträdesärenden (advokatsamfundet) Bevarande av allmän handling på sökande på rådmän Individuella rådmäns yttranden NOR-förteckning Hjälpmedel vid utdelning av NOR Personnummer Datum för tidigaste tilldelning av NOR Övervakningssystem Övervakning av lokalerna (sparas 15 dagar) Kamera Tidpunkt Bilder Visual Arkiv Tillgänglighet i gruppnummer Vera (gemensamt Systemet används av arkivet som hjälpmedel för dokument- och arkivhantering av bl. a. allmänna inkomna handlingar som ska bevaras. Analysverktyg för gruppnummers tillgänglighet Vera är ett målhanteringssystem och används vid myndigheten i dess rättsskipande eller rättsvårdande verksamhet. Visual Arkiv är ett förteckningsprogram som är speciellt utvecklat för att underlätta dokumentoch arkivhanteringen hos företag, myndigheter och organisationer. Systemet ges ut av ADBkontoret i Göteborg. Anknytning, linjestatus över tid, tillgänglighetsstatus Den för registret ansvariga kan lämna närmare information om vilka uppgifter som registreras.