Information om personuppgiftsbehandling till studenter

Transkript

1 Koncernkontoret Koncernstab HR Marie Karlsson HR-strateg Datum Version 1 1 (5) Information om personuppgiftsbehandling till studenter Allmänt Nedan följer information om hur dina personuppgifter som student behandlas i de system som ansvarar för; och Skånekatalogen. Alla behandlingar av personuppgifter sker enligt gällande dataskyddslagstiftning (EU:s dataskyddsförordning, nr 2016/679 ( GDPR ). Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att uppgifterna inte är tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Vidare har du rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som finns sparade om dig i eller i regionens bolag (se kontaktuppgifter under rubriken Om du vill veta mer ). Du kan läsa mer om dina rättigheter i denna informationstext. Du kan också besöka där du kan läsa mer om dina rättigheter avseende vår behandling av dina personuppgifter. Nedan följer information om hur dina personuppgifter behandlas som student med hantering i de system som hanteras av eller regionens bolag. Personuppgiftsansvar (organisationsnummer: ) är personuppgiftsansvarig för de personuppgiftsbehandlingar som sker inom regionen där regionen bestämmer ändamål och medel för behandlingen. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

2 2 (5) Vilka personuppgifter behandlas Inom Hälso- och sjukvården i finns en webbaserad praktikplatsportal för planering och administration av verksamhetsförlagd utbildning/praktik där personuppgifter kommer att behandlas. De uppgifter som finns i portalen är Namn födelsedatum (ej personnummer) adress telefonnummer e-post utbildning grupp/klass kurs typ av praktik, placering period antal veckor/poäng Skånekatalogen Hälso- och sjukvårdspersonal under utbildning avser både anställd personal som vidareutbildas samt studerande som fullgör praktik eller liknande. Hälso- och sjukvårdsstuderande behöver för sin utbildning tillgång till patientinformation i varierande grad. Huvuddelen av denna patientinformation är elektroniskt lagrad. Studerande kan ges tillgång till patientinformation utifrån samma kriterier som för anställda, formulerade i s regelverk Instruktioner om styrning av behörigheter för åtkomst till uppgifter om patienter Instruktioner för behörighet Säker identifiering Hälso- och sjukvårdspersonal ska vara säkert identifierade personer. Detsamma gäller för studerande. Tillgång till patientinformation i Region Skånes patientinformationssystem skall ske under unik, egen identitet praktiktidens längd för studerande är ovidkommande. Handledare ska finnas utsedd som kontrollerar dokumentationen/registreringen. I används etjänstekort som gemensam standard för identifiering och digital signering för alla medarbetare och studerande i. Kortet är en elektronisk tjänstelegitimation som innehåller personliga identitetsuppgifter och kan användas för säker inloggning till journal och administrativa system samt access till s intranät. Kortet fungerar även som elektronisk nyckel i passersystem. För att få ett etjänstekort krävs att den studerande är identifierad och finns registrerad i Skånekatalogen. De uppgifter som behövs för uppläggning i Skånekatalogen är:

3 3 (5) Lärosäte Utbildning Till och med datum (dvs när utbildningen beräknas avslutas) Personnummer Efternamn och förnamn E-post För utländska studenter behövs även Samordningsnummer i de fall svenskt personnummer inte finns Passnummer i de fall svenskt personnummer inte finns Land där passet utfärdats, samt kopia på passet Till och med datum på passet Rättslig grund De rättsliga grunderna för behandling är beroende på vilken behandling som är aktuell - fullgörelse av uppgifter av allmänt intresse och rättsliga förpliktelser. Ändamålet med behandlingen Insamlingen och behandlingen av personuppgifter kommer att vara tillgängliga för dem som är involverade i att planera, administrera och genomföra den verksamhetsförlagda utbildningen. De kan också komma att lämnas ut till personer inom som arbetar med uppföljning av verksamhetsförlagd utbildning. Denna personuppgiftshantering är en förutsättning för planeringen av den verksamhetsförlagda utbildningen. Uppgifterna är skyddade genom behörighetssystem med personliga inloggningar och lösenord. Skånekatalogen och e-tjänstekort Personuppgifterna hanteras av de personer som är involverade i att lägga in den studerande i Skånekatalogen och kortstationerna som kontrollerar den studerandes identitet mot Skånekatalogen och utfärdar e-tjänstekort. Kategorier av mottagare har tecknat ett Personuppgiftsbiträdesavtal gällande drift och felsökning av med Tieto. Avtalet innebär att Region Skåne ger tillstånd för hantering av personuppgifter utifrån det uppdrag som de har fått och ingenting annat. På så sätt säkerställer vi att dina uppgifter hanteras på ett tryggt och lagenligt sätt. Dina personuppgifter kan vidare komma att begäras ut enligt offentlighetsprincipen, som innebär att vem som helst har rätt att begära att ta del av allmänna handlingar från. Offentlighetsprincipen gäller även bolag som utövar ett rättsligt bestämmande

4 4 (5) inflytande över. Uppgifter som omfattas av lagstadgad sekretess lämnas inte ut. Lagringstid Efter avslutad utbildning inaktiveras uppgifterna i och ligger kvar i en arkivdatabas för uppföljning och statistik. Skånekatalogen Dina personuppgifter kommer att lagras under fem år. Dina personuppgifter kommer efter lagringsperioden att gallras med stöd av arkivlagen (1990:782) och s regelverk för arkiv- och informationshantering. Efter avslutad utbildning tas den upplagda posten bort ur Skånekatalogen. Dina rättigheter När dina personuppgifter behandlas av eller regionens bolag har du vissa rättigheter. Eftersom det även finns särskilda regler för hur vi måste hantera allmänna handlingar så påverkas dessa rättigheter på olika sätt, rättigheter är därför inte absoluta. Det här betyder att samt regionens bolag kommer att ta emot din ansökan om att utnyttja dina rättigheter och ta ställning till ditt önskemål utifrån dataskyddslagstiftning och andra lagar till exempel arkivlagen. Du har rätt att kostnadsfritt få information om ifall eller regionens bolag behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som eller regionens bolag behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag. Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade eller att ofullständiga personuppgifter kompletteras. Under vissa förutsättningar har du rätt att få personuppgifter raderade. Om du har rätt att få dina personuppgifter raderade innebär det att eller regionens bolag utan onödigt dröjsmål ska radera uppgifterna. Under vissa förutsättningar har du rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det gäller under den tid som andra invändningar bedöms. Begränsning innebär att eller regionens bolag inte får göra något med dina personuppgifter mer än fortsätta lagra dem. Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina personuppgifter utlämnade av eller regionens bolag i ett format så de kan överföras till en annan personuppgiftsansvarig. Det innebär att dina uppgifter ska lämnas ut och kunna överföras i ett strukturerat, elektroniskt format.

5 5 (5) Under vissa förutsättningar har du rätt att invända mot hur dina personuppgifter behandlas. Det innebär att dina personuppgifter inte längre får behandlas om inte eller regionensbolag kan visa att den rättsliga grunden allmänt intresse är tillämplig för behandlingen av dina personuppgifter. Om du vill veta mer Om det är någon av dina rättigheter du vill nyttja eller om du har generella frågor kring hur personuppgifter behandlas vänder du dig till eller s dataskyddsombud. Kontaktuppgifter, Kristianstad. Kontaktuppgifter: Växel: , Fax: , E-post: region@skane.se Vill du begära att få ett registerutdrag eller har frågor kring detta kan du vända dig till enheten för Journal- och arkivservice, Regionarkivet, Porfyrvägen 20, Lund. Telefon Kontaktuppgifter regionens bolag Se ovan under personuppgiftsansvar. Om du inte är nöjd med hur dina personuppgifter behandlats eller upplever att dina uppgifter blivit felaktigt hanterade har du möjlighet att lämna klagomål hos tillsynsmyndigheten Datainspektionen (