Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen (2015:728) för personuppgiftsbehandlingar vid Nacka tingsrätt

Transkript

1 PM 1 (10) Förteckning enligt 11 domstolsdatalagen (2015:728) för personuppgiftsbehandlingar vid Nacka tingsrätt Uppdaterad den 1 augusti Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs vid Nacka tingsrätt med stöd av domstolsdatalagen (DDL). Det gäller behandlingar av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserade, det vill säga all behandling i IT-systemen av personuppgifter. Det gäller även behandling om personuppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier, det vill säga manuell behandling av personuppgifter i ett register. För att trygga säkerheten i behandlingen av personuppgifterna tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2015:5), tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd om informationssäkerhet. Överföring till tredjeland kan ske när domstolen lämnar ut personuppgifter i elektronisk form, t.ex. om domstolen via e-post lämnar ut allmänna handlingar till någon som begär det eller andra handlingar till parter och aktörer inom måloch ärendehanteringen Personuppgifterna i förteckningen kan efter sekretessbedömning komma att lämnas ut till den som begär att få ta del av uppgifterna. Personuppgiftsansvarig: Nacka tingsrätt Box Nacka Strand Automatiserade behandlingar som Domstolsverket tillhandahåller Vera De grupper av personer som behandlingen Mål- och ärendehantering Parter och andra aktörer i mål och ärenden, t.ex. vittnen, tolkar och biträden. Anställda inom Sveriges domstolar och nämndemän. R2B Box 1104, Nacka strand Besöksadress: Augustendalsvägen 20 Telefon: Fax: nacka.tingsratt@dom.se Expeditionstid: måndag-fredag , Telefontid: måndag-fredag

2 2 (10) i registret för respektive aktör* Åklagare eller offentlig part Enskild part Partsställning, namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress, externt diarienummer/beteckning och handläggarkod (kod för vilken åklagare det är). Partsställning, namn, kön, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, nationalitet, adress, telefonnummer, e-postadress, fastighetsbeteckning, tolkspråk och uppgift om rättshjälp, frihetsberövande eller annat tvångsmedel, brottsmisstanke och brottspåföljd, personutredning och utdrag ur belastningsregistret. Ställföreträdare Egenskap (vårdnadshavare, konkursförvaltare e. d.), namn, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer och e-postadress. Biträde, ombud, offentlig försvarare e.d. Vittne, sakkunnig, målsägande som inte för talan och andra som målet eller ärendet rör Tolk Tillsynsmyndighet eller annan som ska höras Användare av registret Nämndemän Egenskap (ombud e.d.), namn, yrke/titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap (vittne e.d.), namn, kön, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer, e-postadress och tolkspråk. Tolkspråk, namn, person- eller samordningsnummer, födelsetid, adress, telefonnummer och e-postadress. Egenskap, namn, titel, adress, telefonnummer, e-postadress och externt diarienummer/beteckning. Namn, personnummer, titel och e-postadress. Namn. Övriga personuppgifter som behandlas i registret** Mål- och ärendenummer, måltypskod, bankgiro och plusgiro, fastighetsbeteckning, ljud- och bildupptagningar och namn på de som skickat in en handling. Saken, ärendemening och jäv är fritextfält där det kan behandlas personuppgifter. Det förekommer loggar som kan innehålla per-

3 3 (10) sonuppgifter såsom användarid och målnummer. I registret kan handlingar läggas in som PDFfiler, t.ex. domar och beslut. Det finns också elektroniska handlingar såsom elektroniskt åtal, elektronisk handling och gärningsbeskrivning. I handlingarna kan det förekomma personuppgifter. Ansvarig som kan lämna närmare upplysningar om behandlingen Personuppgiftsansvarig, Vera systemadministratör, arkivarie. * I sammanställningen anges vilka personuppgifter som kan behandlas om varje aktör i registret. Det behöver dock inte innebära att samtliga uppgifter som kan behandlas om en aktör också behandlas. ** I sammanställningen anges vilka personuppgifter som kan behandlas i övrigt i registret. I vilken omfattning uppgifterna behandlas varierar. KIM - kostnader i mål och ärenden De grupper av personer som behandlingen Ansvarig som kan lämna närmare upplysningar om behandlingen Registrering och utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. parter, biträden, ombud och vittnen. Namn, adress, personnummer, aktörsroll i målet, plusgirokonto och bankgirokonto. Domstolsverket samt ekonomiadministratör vid Nacka tingsrätt. Agresso Huvudbok och Agresso Leverantör De grupper av personer som behandlingen Personuppgifter som behand- Utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. parter, biträden, ombud och vittnen. Namn, adress, personnummer, plusgiro-

4 4 (10) las konto, bankgirokonto, kontonummer, målnummer och verifikationsnummer. Domstolsverket samt ekonomiadministratör vid Nacka tingsrätt. Palasso Arvodister Utbetalning av ersättning till aktörer i domstol. De personer som får någon form av ersättning av allmänna medel i ett mål eller ärende, t.ex. tolk, sakkunnig, god man, nämndemän och särskilda ledamöter. Namn, adress, personnummer och aktörsroll i målet. Domstolsverket, nämndemannakansliet för regionen samt ekonomiadministratör vid Nacka tingsrätt. Nämndemannastödet Administration av nämndemännens tjänstgöring i domstol. Nämndemän inom Sveriges Domstolar. Namn, personnummer, kön, adress, telefonnummer, e-postadress, namn på ordförande, målnummer och uppgift om saken samt särskilda upplysningar om tjänstgöring. Domstolsverket, nämndemannakansliet för regionen samt servicechefen vid Nacka tingsrätt.

5 5 (10) IDA De grupper av personer som behandlingen Ett stöd för att hantera ansökningsavgifter vid tingsrätten. Personer som gör inbetalningar eller får utbetalningar. Namn, personnummer, samordningsnummer, e-postadress, mål- och ärendenummer. Domstolsverket samt ekonomiadministratör. Kassakvitto De grupper av personer som behandlingen Register för att kunna ställa ut kvitto på inbetalningar för t.ex. kopior av allmänna handlingar eller gamla lagböcker. Personer som gör inbetalningar. Namn, mål- och ärendenummer. Ekonomiadministratör. Doodle 1 En tjänst för att boka in rättegångar och muntliga förhandlingar med aktörer i mål och ärenden. Personer som ska närvara vid rättegångar och muntliga förhandlingar i domstol, t.ex. advokater, biträdande jurister och företrädare för offentliga parter. Namn och e-postadress. 1 Vilka personuppgifter som registreras beror på hur domstolen använder Doodle. Domstolen ska ange samtliga personuppgifter som behandlas i systemet.

6 6 (10) IT-handläggare samt handläggarchefer. Miljöboken En digital förteckning som förenklar arkivsökningar av avgöranden i mark- och miljödomstolarna. Aktörer i mål och ärenden. Målnummer, namn, adress, fastighetsbeteckning och geografiska koordinater. Tekniska råd inom miljö vid mark- och miljödomstolen. E-postloggar via Ironport, Exchange och Deltagon Ett hjälpmedel för att vid behov kunna spåra e-posttrafik. Alla som skickar e-post till eller från Sveriges Domstolar. E-postadress och telefonnummer. Det kan förekomma även andra personuppgifter i fältet för ärendemening. Domstolsverket samt IT-handläggare vid Nacka tingsrätt. Microsoft Outlook E-postsystem. Alla som skickar e-post till och från domstolen. Namn, titel, adress, telefonnummer, e- postadress. Det förekommer att per-

7 7 (10) sonuppgifter behandlas i fritextfältet för ärendemening och i mejlet. IT-handläggare. Säker e-post Krypterad e-post-hantering. Alla som får e-post på detta sätt av domstolen. Namn, titel, adress, telefonnummer, e- postadress. Det förekommer att personuppgifter behandlas i fritextfältet för ärendemening och i mejlet. IT-handläggare samt handläggarchefer. Sms-tjänster 2 En tjänst för att skicka och ta emot sms. Aktörer i mål- och ärenden. Telefonnummer och målnummer. IT-handläggare samt handläggarchefer avd. 1 och 2. Administrativa diariet, W3D3 3 De grupper av personer som be- Diarieföring för registrering av administrativa ärenden. Enskilda parter i mål och ärenden när det gäller begäran om förtursförkla- 2 Om tjänsten enbart används för att påminna nämndemän om förhandlingar m.m. behöver tjänsten inte finnas med i förteckningen som förs med stöd av DDL utan enbart i förteckningen som förs med stöd av PuL. Den behandlingen bedöms inte omfattas av DDL. 3 Diariet är ett system för administrativa ärenden. Eftersom förtursförklaringar av lagstiftaren bedöms vara rättskipande och rättsvårdande verksamhet kan det dock finnas anledning att redogöra för behandlingen av förtursförklaringar i DDL-förteckningen. Behovet av detta bör bedömas mot bakgrund av vad som registreras i diariet och vad som är sökbart.

8 handlingen ring. 8 (10) Namn och målnummer. Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i fritextfältet för ärendemening. Administratör vid service. KM-system (Sharepoint) 4 System för att dela dokument mellan medarbetare på domstolen i syfte att underlätta att medarbetares kunskap sprids och bevaras. Parter och aktörer i mål och ärenden. Namn och målnummer. Används ej för närvarande. Manuella register Dagboksblad De grupper av personer som behandlingen Register för att kunna visa vilka handlingar som finns i ett mål eller ärende samt att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer eller aktörer som är parter i mål och ärenden. Namn, personnummer, mål- och ärendenummer, yrke och yrkestitel, saken, externt diarienummer och eventuella andra personuppgifter i händelsetexten. Arkivarie. 4 I de fall det förekommer dokument från den rättskipande och rättsvårdande verksamheten i KM-systemet bör den behandlingen anges i DDL-förteckningen. Om det endast är domar och beslut kan det dock ifrågasättas om det är nödvändigt. Domar och beslut som publiceras på webben faller utanför DDL:s tillämpningsområde.

9 9 (10) Innehållsförteckning till domoch beslutsbok Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden. Namn, mål- och ärendenummer. Arkivarie. Partsregister till dom- och beslutsbok Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden, dock inte parter i brottmål. Namn, personnummer, organisationsnummer, mål-och ärendenummer. Arkivarie. Partsregister över inkomna mål Register för att kunna återsöka avgöranden och akter. Personer som är parter i mål och ärenden, dock inte parter i brottmål. Namn, personnummer, organisationsnummer, mål-och ärendenummer. Arkivarie.

10 10 (10) Förteckning över särskilda ledamöter Förteckning för att fördela uppdrag. vid mark- och miljödomstolen. Särskilda ledamöter vid mark- och miljödomstolen. Namn, adress, telefonnummer och e- postadress. upplysningar om behandlingen Handläggarchefer avd. 3 och 4.