Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs på Ystads Tingsrätt med stöd av dataskyddsförordningen

Transkript

1 Förteckning enligt artikel 30 dataskyddsförordningen för personuppgiftsbehandling - Ystads Tingsrätt Nedanstående förteckning har till syfte att redovisa de personuppgiftsbehandlingar som utförs på Ystads Tingsrätt med stöd av dataskyddsförordningen Reviderad / Karin Reslow, Dataskyddsombud Ystads tingsrätt, org. Nr , Bollhusgatan 16, Ystad, Lagman: Stefan Olsson Dataskyddsombud: Karin Reslow, karin.reslow@dom.se, Ystads Tingsrätt använder sig inte av profilering i sin verksamhet. * Om uppgifterna förekommer i en allmän handling kan de, efter en sekretessprövning komma att lämnas ut vid en begäran om allmän handling Allmänna handlingar gallras i enlighet med gällande gallringsföreskrifter För att trygga säkerheten i behandlingen tillämpas Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system (DVFS 2015:5), Sveriges Domstolars ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), tillämplig lagstiftning och Datainspektionens allmänna råd för datasäkerhet. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som tillämpas är bland annat åtkomstbegränsning, loggning av åtkomst, regelbunden logguppföljning, interna riktlinjer, rutiner och fortlöpande utbildning av medarbetarna i dataskyddsfrågor. Personuppgiftsbehandlingar i informationssystem som domstolen använder sig av System Behandling Ändamålen med behandlingen Active Directory (AD) Katalog över användarkonton som används för att få tillgång till olika system inom Sveriges Domstolar. Rättslig grund för behandlingen (1) Skapa och hantera Uppgift av allmänt intresse användarkonton, hantera behörighets- och distributionsgrupper, datorkonton, policys för användare och datorkonton för medarbetare inom Sveriges Domstolar. registrerade personer personuppgifter Namn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e-postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift, specialistområde, bild. I fritextfält kan också förekomma personuppgifter. tjänstemän som har tillgång till personuppgifterna (1) mottagare av personuppgifterna Överföring av personuppgifter till tredje land Anmärkning * Domstolsverket, Microsoft (i samband med support). Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i Ascend MAP/Matrigma System för att utföra tester av sökande till olika tjänster inom Sveriges domstolar. Genomförande av tester i rekryteringsprocesser. Sveriges Domstolar, sökande till olika anställningar. Namn, e-postadress, ålder, kön, högsta utbildning. * Domstolsverket, andra domstolar som har licens till systemet, Assessio, Amazon Web Services. Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i två år i sker överföring till tredje land. Agresso Ekonomisystem som Bokföring och utbetalning av hanterar fakturor, in- fakturor, in- och utbetalningar, och utbetalningar, beställningar, prognoser, beställningar, bokslut, resursfördelning och försäljningsorder, beräkning av kostnader budgetering, prognoser, utfall och bokslut samt tidsredovisningar. intresse, myndighetsutövning domstolen, och rättslig leverantörer, kunder, aktörer i Namn, personnummer, adress, e-postadress, målnummer, bankkontonummer, användarnamn och beställarreferens. I fritextfält kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, Kammarkollegiet, leverantörer, kunder, aktörer, Swedbank, Nordea, Danske Bank, Opus Capita, Unit4 Agresso AB (i samband med support). Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i Beställa profilprodukter (f.d. Web Original) Verktyg för skapande och beställning av kuvert, visitkort, flaggor med mera. Skapande och beställning av olika produkter till Namn, e-post, telefonnummer, IP-adresser. Andra personuppgifter kan också finnas i beställning av visitkort och annat material. i * TMG Push Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i CMG telefonihänvisning Del av telefonimiljön som hanterar kontaktinformation, tefefonihänvisning och röstbrevlåda för medarbetare. Hantering av kontaktinformation till anställda inom Sveriges Domstolar. Frånvarohantering för medarbetares telefoner. Namn, telefonnummer, e-postadress, myndighetsnamn, titel, aktuell hänvisningsinfo (sjuk/vab, semester, tjänstledig, tjänsteresa). på domstolen har tillgång till kontaktoch hänvisningsuppgifter. * inom Sveriges Domstolar har tillgång till kontakt- och hänvisningsuppgifter. Växeloperatörer meddelar inte allmänheten orsaken till medarbetarens frånvaro. Sådan information läggs inte heller in i röstbrevlådan. Om personuppgifterna lämnas Uppgifter om medarbetare sparas så länge dem är anställda. Hänvisningsuppgifter sparas enbart under tiden för aktuell frånvarostatus. Domstolsverkets Integrations-plattform (DVIP) Integrationsplattformen hanterar informationsutbyten till och från systemen Agresso, IDA, Vera, KIM, Palasso, BMK, NMS, Räven och Rut. Informationsutbyte mellan olika system inom Sveriges Domstolar och till och från andra myndigheter och företag. intresse, De som finns registrerade i de system som informationen skickas till och från, bl.a. medarbetare inom Sveriges Domstolar, parter och andra aktörer i mål och ärenden, leverantörer och kunder Personuppgifter som kan överföras till och från de aktuella systemen, t.ex. namn, adress, telefonnummer, kontonummer, målnummer Inga medarbetare på * Domstolsverket, Kammarkollegiet, Polisen, Kronofogdemyndigheten domstolen har tillgång Åklagarmyndigheten, DIBS, Opus Capita, Logica/CGI, Saba-Comenius. till Om personuppgifterna lämnas Domstolsverket behandlar delvis personuppgifter i systemet för domstolens räkning i dess rättskipande och rättsvårdande verksamhet. Domstolen har inte själv tillgång till uppgifterna i

2 Exchange (e-post) Hantering av e-post, kalender och resursbokning. Kommunikation i mål- och ärende-handläggning, extern och intern kommunikation i övrigt. Hantera behörighets- och distributionsgrupper (lagringen av dessa uppgifter sker dock i AD). De som skickar e-post inom eller till Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e- postmeddelandet och i bifogade dokument. Namn, användarnamn, adress, telefonnummer, faxnummer, e- postadress, titel, avdelning, myndighet. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för ärendemening, i e- tillgång till den postmeddelandet och i bifogade dokument. aktuella e-postlådan. * Microsoft (i samband med support), den som tar emot e-posten. Mottagaren av e-post kan befinna sig i tredje land. Extern webbplats (se) Publikation på extern webbplats. Information/service till allmänheten. samtycke. Namn, titel, e-postadress, webbadress, i vissa fall uppgift om Sveriges Domstolar, facklig tillhörighet, bilder och filmer. Personuppgifter kan särskilda medlare, också förekomma i annan text på webbplatsen. personer som utnämnts av regeringen att tjänstgöra inom Sveriges Domstolar, på Allmänheten Inte aktuellt. IDA (Emil) IDA är domstolarnas interna stöd för att hantera ansökningsavgifter och andra inbetalningar. Emil är en betaltjänst för att betala ansökningsavgifter via Hantering av ansökningsavgifter och andra inbetalningar. domstolen, parter i mål och ärenden. Namn, personnummer, användarnamn, e-postadress, målnummer, bankgiro/plusgiro och adressuppgifter för de som betalat in till bankgiro I fritextfält i IDA kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, DIBS. Om personuppgifterna lämnas Identity management (IDM) System för att hantera användarkonton och överföra identifikationsuppgifter (användaruppgifter) mellan olika administrativa system. Överföring av identifikationsuppgifter användaruppgifter mellan olika system. Namn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, e-postadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift, specialistområde. * Domstolsverket, Pulsen. Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i In Attend Systemet administrerar Administration av behörighet för användarnamn och lösenord för telefonister vid telefonister och administratörer telefongrupperna vid samt inspelning av Västmanlands tingsrätt, telefonsamtal. Hovrätten över Skåne och Blekinge, Göteborgs tingsrätt samt Hovrätten för Nedre Norrland. Systemet har också en funktion för inspelning av telefonsamtal. Namn, användarnamn, lösenord, ljudinspelningar. De som ringer in till telefonistgrupperna och blir inspelade. domstolen (telefonistgruppen) som har tillgång till * Domstolsverket, Cygate Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna om telefonister sparas i systemet så länge telefonisten är anställd. Intranätet Publikation på intranätet Intern kommunikation och information, administration. samtycke. Namn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, Sveriges Domstolar, mobilnummer, faxnummer, e-postadress, adress, bilder, personer som kan filmer, uppgift om facklig tillhörighet. Personuppgifter kan förordnas som offentliga också förekomma i annan text på intranätet. ombud, medicinskt sakkunniga i socialförsäkringsmål och ekonomiska experter i patent- och marknadsdomstolen på * Vizzit, samtliga medarbetare inom Vissa uppgifter är dock begränsade så att endast medarbetare på viss myndighet har tillgång till dem. Om personuppgifterna lämnas Key Concept Incidentrapporteringssystem för Sveriges Domstolar. Rapportering av säkerhetsincidenter till Domstolsverket. Rapportör på Namn, telefonnummer, användarnamn i * Domstolsverket. Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i systemet tills vidare. KIM System för hantering av Hantering av och beslut om ersättningar till aktörer i ersättning till olika aktörer i domstolen som arbetar i systemet, externa aktörer i Namn, personnummer, adress, målnummer, bankgiro- och plusgironummer, användarnamn. Personuppgifter kan också förekomma i fritextfält. i * Domstolsverket Om personuppgifterna lämnas Uppgifter från KIM skickas till Agresso (för aktörer med F-skatt) eller Palasso Arvodister (för aktörer med A-skatt) där utbetalningarna sker.

3 Kompetensportalen System för utbildningsadministration inom Sveriges Domstolar Hantering och uppföljning av genomförd kompetensutveckling för medarbetare på Namn, användarnamn, personnummer, e-postadress, befattning, organisation, anställningsdatum, kön, anställningsstatus, utnämningsdatum, utbildningshistorik, chef. Personuppgifter kan också förekomma i fritextfält. respektive domstol som har tillgång till uppgifterna i * Domstolsverket, Saba- Comenius, kursgårdar, hotell, externa lärare och föreläsare, Kriminalvården, Polisen, Resehuset Jönköping. Europadomstolen, Svenska Representationen i Bryssel. Europeiska unionens råd, Europarådet och EU- Om personuppgifterna lämnas Personuppgifterna i systemet hämtas från Palasso Domstol. Marval Verktyg för att hantera support- och driftsärenden. Administrera support- och driftsärenden, lösa problem som uppstår i de olika verksamhetsstöden. Namn, användarnamn, ärendenummer, kontaktperson på domstolen som anmält supportärendet, telefonnummer I fritextfält kan andra personuppgifter förekomma. tillgång till de aktuella uppgifterna i * Domstolsverket, Marval Nordic. Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i Konkurssystemet System för hantering av Sökning i avslutade avslutade konkursärenden och dess intressenter, handläggning av avgifter i konkursärenden konkursärenden, inbetalningar och utbetalningar av avgifter i konkursärenden och ärenden om företagsrekonstruktion Aktörer i konkursärenden och ärenden om företagsrekonstruktion Namn, adress och personnummer Inga medarbetare på * Domstolsverket, konkursförvaltare och andra aktörer, Every (i domstolen har tillgång samband med support). till Om personuppgifterna lämnas Domstolsverket behandlar personuppgifter i systemet för domstolens räkning i dess rättskipande och rättsvårdande verksamhet. Domstolen har inte själv i Linkedin Socialt medium för kommunikation med allmänheten avseende rekrytering. Rekrytering, information till allmänheten om domstolen och dess verksamhet (varumärkesbyggande). samtycke. Namn, titel, telefonnummer, e-postadress, bilder och filmer på tillgång till tjänsten. Linkedin, allmänheten. Inte aktuellt I Linkedin kan finnas länkar till medarbetares Linkedinprofiler som innehåller personuppgifter. Det kan också finnas länkar till annonser som finns upplagda i Visma Recruit, som kan innehålla personuppgifter bland annat i form av namn, e- postadress, telefonnummer och uppgift om medlemskap i fackförening (avseende facklig företrädare som anges som kontaktperson). Det är inte möjligt att lämna sin ansökan i Linkedin. Microsoft Office 2010 Officepaket som Dokumenthantering, e- omfattar Word, Excel, posthantering. PowerPoint, Access, Publisher och Outlook. Personuppgifter hanteras i mallar i Word och i Outlook. Namn, användarnamn, e-postadress, bild. tillgång till de aktuella uppgifterna i systemet * Domstolsverket, Microsoft (i samband med support). Om personuppgifterna lämnas Personuppgifterna i systemet hämtas från Active Directory (AD).. Nämndemannastöd (NMS) Verksamhetsstöd för planering och hantering av nämndemäns och andra uppdragstagares tjänstgöring. Administration av personuppgifter för nämndemän och andra ledamöter, planering av nämndemännens tjänstgöring. domstolen, nämndemän och andra uppdragstagare i Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, uppdrag, organisationstillhörighet (dvs. vilken domstol vederbörande tjänstgör vid), typ (av uppdrag), jävig med, urvalskriterium, intresseorganisation (enbart Hyres- och arrendenämnd), kompletterade info om intresseorganisation (enbart Hyres- och arrendenämnd) målnummer, inkomstuppgift samt användarnamn. I fritextfält kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, nämndemän och andra uppdragstagare i Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i Pacsoft Online Post- och pakethanteringssystem Hantering av inkommande och utgående post och paket. domstolen, externa mottagare av post och paket. Namn, postadress. * Postnord, mottagare av post och paket. Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i Palasso Arvodister Utbetalningssystem för aktörer och andra uppdragstagare i domstol som har A- skatt. Utbetalning av arvoden och ersättningar till aktörer och andra uppdragstagare i domstol som har A-skatt. intresse, rättslig domstolen, aktörer och uppdragstagare i Namn, personnummer, adress, domstol och målnummer. * Domstolsverket, Swedbank, Skatteverket och Logica/CGI. Om personuppgifterna lämnas Personuppgifter sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare

4 Palasso Domstol Löne- och personaladministrativt system för anställda på Hantering av olika anställnings uppgifter, löneutbetalning, egenrapportering, lönerevision och statistikuttag. intresse, rättslig förpliktelse Namn, personnummer, användarnamn, adress, telefonnummer, e-postadress, tjänstebenämning, organisatorisk tillhörighet, sjukfrånvaro, sjukvårdskostnader, kontaktuppgifter till anhöriga. I fritextfält kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, Arbetsgivarverket Statistiska centralbyrån (SCB), Statens tjänstepensionsverk (SPV), Swedbank, Saba-Comenius och Logica/CGI. Om personuppgifterna lämnas Personuppgifter sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare Palasso Nämndemän Lönesystem för nämndemän och vissa andra uppdragstagare. Hantering av olika anställnings uppgifter och löneutbetalning för nämndemän och andra uppdragstagare. intresse, rättslig Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, domstolen, nämndemän tjänstebenämning, organisatorisk tillhörighet. och uppdragstagare i * Domstolsverket, Swedbank, Skatteverket, Nämndemännens riksförbund och Logica/CGI. Om personuppgifterna lämnas Personuppgifter sparas i minst 10 år. Det finns även personuppgifter som sparas tills vidare Reseportalen Reseportalen Beställning och bokning av resor. tillhandahålls av resebyrån Big Travel och används för att medarbetare inom Sveriges Domstolar ska kunna beställa/boka resor i tjänsten. Namn, personnummer, användarnamn, adress, telefonnummer, e-postadress, organisatorisk tillhörighet och resenärsprofil (t.ex. önskemål om särskild kost, betalkortuppgifter och önskemål om fönsterplats). i * Resebyrån Big Travel Om personuppgifterna lämnas Uppgifter sparas i minst 10 år i RUT System för hantering av resor och utlägg. Resebeställning, egenrapportering av resor och utlägg, attestering, rapportuttag, resebeställningar och skapande av s.k. resenärsprofil. Namn, personnummer, användarnamn, adress, telefonnummer, e-postadress, organisatorisk tillhörighet, sjukvårdskostnader samt resenärsprofil (t.ex. önskemål om särskild kost, betalkortuppgifter och önskemål om fönsterplats). i * Domstolsverket, Big Travel, ebuilder Travel AB. Om personuppgifterna lämnas Uppgifter sparas i minst 10 år i Skype för företag Kommunikationsprogram i vilket Kommunikation mellan medarbetare inom Sveriges medarbetare kan skicka Domstolar och i viss mån externa textmeddelanden parter. (chatta), prata och delta i videosamtal med andra. Namn, e-postadress, telefonnummer, titel, myndighet, organisatorisk placering. I textmeddelande kan förekomma andra personuppgifter. på * inom Externa aktörer som medarbetare kommunicerar med har tillgång till uppgift om namn, titel, e-postadress och myndighet. Mottagaren av textmeddelande kan befinna sig i tredje land. Uppgifterna tas bort när medarbetarna slutar sin anställning. Uppgifter i textmeddelande sparas inte. SIV Personalstatistik Statistiksystem för uppföljning av personalstatistik. Uppföljning och administration av personal. Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, sjukfrånvaro, sjukvårdskostnader, användarnamn. * Domstolsverket Om personuppgifterna lämnas Uppgifterna sparas i SMS-teknik Tjänst för att skicka sms. Sms-hantering, bland annat för att kommunicera med medarbetare m.fl. domstolen, mottagare av sms. Namn, mobilnummer. I sms kan också förekomma personuppgifter. * Domstolsverket, SMS-teknik. Om personuppgifterna lämnas Uppgifter är tillgängliga för medarbetarna på domsolen i 30 dagar. Efter 90 dagar tas samtliga uppgifter bort och är inte tillgängliga för sms-teknik. Säker e-post System för att skicka e- post krypterat via ett säkert nät. Meddelanden sparas på en säker server. Säker e-posthantering. domstolen, mottagare av säker e-post. Uppgifter om andra personer kan också finnas i fritextfältet för ärendemening, i e- postmeddelandet och i bifogade dokument. Namn, e-postadress. Personuppgifter kan också behandlas i fritextfältet för ärendemening, i e-postmeddelandet och i bifogade dokument. tillgång till den aktuella e-postlådan. * Den som tar emot e-posten. Mottagaren av e- postmeddelandet kan befinna sig utanför EU/EES. Tidomat (3) System för registrering av flextid. Administrera arbetstid, flex och schema enligt arbetstidsavtalet. Namn, personnummer, organisationstillhörighet. som omfattas av flextidsavtalet på Tidomat support. Medarbetare som kommuniceras. Inte aktuellt. Uppgifter tas bort när medarbetarna slutar sin anställning. Timecut Utskriftshantering Boknings- och publiceringsverktyg för kungörelser och rekryteringsannonser digitalt och i tryckt media. Tjänst som används vid hantering av utskrifter. Publicering av kungörelser och rekryteringsannonser. domstolen, parter och andra aktörer i domstol (t.ex. konkursförvaltare). Hantering av utskrifter. Namn, personnummer, adress, IP-adress, e-postadress. I kungörelsetext och annonstext kan också andra personuppgifter förekomma. Användarnamn, IP-adress. tillgång till personuppgifter i * Domstolsverket, Timecut AB, medier, allmänheten efter publicering Om personuppgifterna lämnas Uppgifter sparas i systemet tills vidare. * Domstolsverket Om personuppgifterna lämnas Uppgifter tas bort när medarbetarna slutar sin anställning.

5 Vera Mål- och ärendehantering. Handläggning av mål och ärenden. myndighetsutövning och rättslig Parter och andra aktörer i mål och ärenden, medarbetare på domstolen och nämndemän Partsställning, egenskap (vårdnadshavare, ombud, vittne, konkursförvaltare e.d.), namn, kön, yrke/titel, person- eller samordningsnummer, födelsetid, nationalitet, adress, telefonnummer, e-postadress, tolkspråk, uppgift om rättshjälp, frihetsberövande eller annat tvångsmedel, brottsmisstanke och brottspåföljd, personutredning och utdrag ur belastningsregistret, mål- och ärendenummer, externt diarienummer/ beteckning, måltypskod, fastighetsbeteckning, ljud- och bildupptagningar, bankgirooch plusgironummer Det finns fritextfält (tex saken, ärendemening och jäv) där det kan behandlas personuppgifter. I registret kan handlingar läggas in som PDFfiler, t.ex. domar och beslut samt elektroniska handlingar, t.ex. elektroniskt åtal, där det kan förekomma personuppgifter. tillgång till aktuella uppgifter i * Parter och andra aktörer i domstolen, Allmänna reklamationsnämnden, Bergmästaren, Bolagsverket, Brottsförebyggande rådet, Centrala studiestödsnämnden, Datainspektionen, Domstolsverket, Fastighetsmäklarinspektionen, Försäkringskassan, Havs- och vattenmyndigheten, Inskrivningsmyndigheten, Inspektionen för vård och omsorg, Justitiedepartementet, Justitiekanslern, kommunala nämnder, Konkurrensverket, Konsumentverket, Kriminalvården, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Migrationsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Patent- och registreringsverket, Polisen, Post och telestyrelsen, Rättshjälpsmyndigheten, Rättsmedicinalverket, Sjöfartsverket, Socialstyrelsen, Skatteverket, Statens Institutionsstyrelse, Statens jordbruksverk, Sveriges advokatsamfund, Transportstyrelsen, Åklagarmyndigheten Om personuppgifterna lämnas Ljud och videofiler gallras inom 42 dagar. Varbi Verksamhetsstöd för rekrytering. Rekrytering till tjänster på domstolen, sökande till olika anställningar på Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer, e-postadress, kön, medlemskap i fackförening (avseende facklig företrädare som anges som kontaktperson), personuppgifter i CV och personligt brev samt ev. i betyg och referenser. * Domstolsverket, Varbi, externa rekryterare anställda vid Poolia. Om personuppgifterna lämnas Visma Recruit (4) Verksamhetsstöd för rekrytering. Rekrytering till tjänster på domstolen, sökande till olika anställningar på Namn, personnummer, bostadsadress, telefonnummer, e-postadress, kön, medlemskap i fackförening (avseende facklig företrädare som anges som kontaktperson), personuppgifter i CV och personligt brev samt ev. i betyg och referenser. * Domstolsverket, Visma Recruit AB, externa rekryterare anställda vid Poolia. Om personuppgifterna lämnas Uppgifter sparas i 3 år efter att ett ärende avslutats i Passersystemet ARX In-och ut- passering Skapa och hantera behörigheter samt passering innanför för passerings skalskydd. domstolen samt i begränsad omfattning och efter behov nämndemän, vittnesstöd, advokater, åklagare, polis, häktespersonal, m.fl. Namn, adress, titel, personnummer, myndighet, mobilnummer, e-post, Tag-nr, rum. Inte aktuellt. Löpande gallring. CCTV - övervakningssystem Kameraövervakningssystem. Övervakning av domstolens lokaler. Medarbetare eller vid tillfället behöriga att vistas inom domstolens lokaler. Kamerafilmer över objektsområden -tillstånd från Länsstyrelsen. De medarbetare som har tillgång till * Midroc kan ges begränsad tillgång i samband med support. Om personuppgifterna lämnas Gallras efter 30 dagar. Manuellt system för ankomstregistrering Manuell registrering i pärm. Externa besök skrivs in i besökspärm om besök avser tillgång till inre skalskyddet samt gamla tingshuset. Externa besökare t.ex. hantverkare. Namn, personnummer, företag, syfte med besök, uppdragsgivare och klockslag. De medarbetare som har Inte aktuellt. Gallras efter 90 dagar. DME (mail i mobilen) Tjänst som ger Fjärråtkomst till e-post, medarbetare åtkomst kontakter och kalender via till e-post, kontakter och mobiltelefon. kalender i mobilen. Namn, användarnamn, I e-postsystemet, bland kontakter och i kalendern kan andra personuppgifter behandlas. De medarbetare som har tillgång till * Om personuppgifterna lämnas Uppgifter om medarbetarna sparas så länge dem är anställda. DGC Tjänst som ger besökare tillgång till det trådlösa gästnätverket inom Tillhandahålla behörighet till det trådlösa gästnätverket. Användare av det trådlösa gästnätverket. Namn och mobiltelefonnummer. * DGC Om personuppgifterna lämnas Uppgifter sparas tills vidare i Bar Tender 2016 och Rapter - inventeringssystem System för att hantera inventeringen på domstolen med streckkod. Skapa och hantera inventering på ett snabbt och smidigt sätt. Medarbetare som har Namn, titel, e-post, telefonnummer. De medarbetare som har tillgång till tillgång till systemet och Domstolsverket. Inte aktuellt. Löpande gallring. W3D3 Ärendehanteringssystem Diarieföring, ärendehantering. domstolen, ingivare och mottagare av handlingar, sökande eller klagande i olika administrativa ärenden Namn, e-postadress, adress, användarnamn för systemet, kön, ID-nr, organisation, land, telefonnummer, faxnummer, mobilnummer. I fritextfält kan finnas personuppgifter. Vidare kan det finnas personuppgifter i handlingar som lagts in som PDF-filer. * Domstolsverket, Formpipe, mottagare av handlingar från Om personuppgifterna lämnas Uppgifter sparas tills vidare i

6 Personuppgiftsbehandlingar i ostrukturerat material lagrat på olika ytor E-post/G: bibl./h:bibl./pärmar Behandling Föredragnings PM och rättsutredningar, intressanta avgöranden Ändamålen med behandlingen Handläggning av mål och ärenden. Rättslig grund för behandlingen (1) Uppgift av allmänt intresse och registrerade personer Parter, andra domstolsaktörer, medarbetare på personuppgifter Namn, personnummer, adress, målnummer. Ev. uppgifter om hälsa, nationalitet, brott eller andra känsliga personuppgifter. tjänstemän som har tillgång till personuppgifterna (1) tillgång till aktuell mottagare av Överföring av personuppgifter till tredje land personuppgifterna * Om personuppgifterna lämnas Tidsfrister för radering (om möjligt) Anmärkning Anmärkning Anmärkning Förteckningar över offentliga biträden, offentliga försvarare, målsägandebiträden och särskilda företrädare för barn. Fördelning av uppdrag som juridiskt biträde inom ramen för målhandläggningen. Uppgift av allmänt intresse och Advokater och övriga jurister Namn, titel, adress, e- som har förklarat sig villiga att postadress. åta sig uppdrag som offentliga biträden, offentliga försvarare, målsägandebiträden och särskilda företrädare för barn. tillgång till aktuell * Om personuppgifterna lämnas Förteckning över sakkunniga i mål om LPT och LRV Förordnande av sakkunniga läkare inom ramen för målhandläggningen. Uppgift av allmänt intresse och Läkare som förordnats att vara sakkunniga i mål om LPT eller LRV. Namn, titel, adress, e- postadress. tillgång till aktuell * Om personuppgifterna lämnas Dokumentation om personal- och löneadministration Löneadministration, planering och uppföljning, hantering av personalärenden samt personaladministration i övrigt. Nuvarande och tidigare medarbetare på Namn, titel, placering på organisatorisk enhet, adress, telefonnummer, e-postadress. Uppgifter om hälsa. tillgång till aktuell * Om personuppgifterna lämnas Dokumentation gällande Personalfrämjande personalföreningar åtgärder Intresseavvägning Medlemmar i de aktuella föreningarna. Namn, titel. tillgång till aktuell * Om personuppgifterna lämnas 1 Det finns inget krav i dataskyddsförordningen att ange denna uppgift i förteckningen. 2 Uppgifterna i registerförteckningen utgår från vad som gäller för den behandling som sker i systemet Omnis på Domstolsverket. Observera att domstolarna använder sig av olika tekniska säkerhetssystem. Även om systemet Omnis används på domstolen kan behandlingen skilja sig åt från den som sker på Domstolsverket. Domstolen bör därför noga se över den behandling som görs i systemet och fylla i uppgifter kring detta i förteckningen. 3 Systemet anvisas inte av Domstolsverket, som inte heller har analyserat detta inom den översyn som gjort på verket. Domstolen måste själv se över den behandling som sker i 4 Under hösten 2018 kommer Visma Recruit bytas ut mot Varbi. I samband med det bör domstolen byta ut informationen i registerförteckningen.