1. Anvisningar för upphandlingen

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation REGION GOTLAND Upphandling Särskilt boende Katthammarsvik Dag Hultemar Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anvisningar för upphandlingen 1.1. KORT OM UPPHANDLINGEN Upphandlande myndighet Region Gotland Organisationsnummer: För information om Region Gotland, se hemsida: Ansvarig upphandlare Ansvarig upphandlare för denna upphandling är: Dag Hultemar E-post: dag.hultemar@gotland.se Telefon: Adress: Region Gotland Ekonomi och upphandling Visby Upphandlingsobjekt Beskrivning Det nya särskilda boendet i Katthammarsvik beräknas bli klar för inflyttning den 1 september Boendet omfattar tre enheter, varje enhet innehåller 10 lägenheter och utrymmen för samvaro, måltider, kök, tvättstuga, förråd med mera. Lägenheterna är utrustade med kylskåp, diskbänk och kokplatta, garderober med medicinskåp, hall, rum och badrum. Badrummen är dimensionerade för att underlätta vård och omsorgsarbete samt utrustade med toalettstolar, handfat och dusch samtliga med handtag för att underlätta för den äldre hyresgästen. Möjlighet finns till hopslagning av de flesta lägenheterna ifall par vill kunna bo i närheten av varandra. Köket i varje enhet är så dimensionerat att det är möjligt att tillaga de boendes måltider Utskrivet: :45 Sida 1 av 6

2 inom enheten om så önskas. Ett inglasat uterum finns i anslutning till varje enhet och utemiljön är skapad med tanke på de boendes behov av rekreation och promenader. De tre boendeenheterna finns i byggnadens bottenplan. Husets övre plan består av diverse teknikutrymmen, de boendes förrådslokaler samt personalrum och omklädningsrum. Äldreboendet innehåller också lokaler för arbetsledning, personalens dokumentationsarbete, sjuksköterska, hårvård/fotvård är integrerad med ett badrum med höj-och sänkbart badkar. Ritningar finns i bilaga 2-6. Hur de tre enheterna disponeras kommer att beslutas närmare tidpunkten för öppnandet. Behovet i dagsläget är för närvarande tio platser för personer med demenssjukdom. När det blir klart med val av driftentreprenör kommer entreprenören att bli inbjuden till att delta i Regionens byggprojektgrupp. Information om inflyttning och disponering av de tre enheterna kommer att lämnas senare av socialförvaltningens beställaravdelning Upphandlingens värde Beräknat värde för upphandlingen, inkl optioner och förlängningsår är ca SEK: Region Gotland garanterar dock inga volymer Helt anbud Anbud ska lämnas för hela tjänsten. Kontrakt kommer att tilldelas en leverantör. Alternativa anbud accepteras inte Viktiga datum Sista anbudsdag Det går inte att skicka in anbud efter: :59 Anbud som av någon anledning ändå inkommer efter anbudstidens utgång prövas inte Sista dag för frågor Frågorna ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 15 dagar innan sista anbudsdag Avtalstider Startdatum Avtalets beräknade startdatum är: Slutdatum Avtalets slutdatum är: Förlängning av avtal Antal gånger beställaren kan förlänga avtalet är en gång med upp till 24 månader samt ytterligare en gång med upp till 12 månader. Utskrivet: :45 Sida 2 av 6

3 Ersättning för upprättande av anbud Region Gotland medger inte ersättning för upprättandet av anbud Regionens miljöansvar Region Gotland har som mål att bli ett ekologiskt hållbart samhälle till år En ekologiskt hållbar samhällsutveckling får Regionen genom att följa de fyra systemvillkoren: - Minska spridning och nyanvändning av material som hämtas ur jordskorpan - Minska miljöpåverkande utsläpp från samhällets produktion och energianvändning - Bevara naturens produktionskapacitet och värna mångfalden i naturen - Utveckla ett samhälle med god och effektiv resursanvändning som bidrar till att uppfylla alla människors grundläggande behov I förfrågningsunderlaget redovisas de eventuella miljökrav som ställs på anbudsgivaren samt efterfrågade varor och tjänster. Om inga specifika krav ställs förutsätts att antagen leverantör arbetar för att inom sin verksamhet minska den negativa påverkan på miljön och därigenom delta i regionens miljöarbete ATT LÄMNA ANBUD Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091), LOU. Upphandlingsformen innebär att förhandlingar med en eller flera anbudsgivare får ske innan tilldelningsbeslut fattas. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Anbudets form och innehåll Anbudslämnande i TendSign Upphandlingen besvaras elektroniskt i TendSign. Svenska ska användas. Svarsbilagor som inte är elektroniska men kräver underskrift, eller ifyllnad, scannas och bifogas elektroniskt till anbudet. För att underlätta utvärdering bör eventuella bifogade bilagor följa förfrågningsunderlagets rubricering och numrering. Se även punkten om sekretess. Var vänlig kontrollera att alla bilagor är ifyllda, underskrivna där det behövs samt att allt är bifogat. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas. Anbud som lämnas på annat sätt än i TendSign beaktas inte Support för TendSign Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda TendSign och att lämna anbud. Har ni frågor eller behöver support kring hantering av systemet kan ni kontakta Visma OPIC. Tendsign support (öppettider vardagar ) på telefon eller tendsignsupport@visma.com Frågor under anbudstiden Frågor och svar Utskrivet: :45 Sida 3 av 6

4 Om anbudsgivaren anser att några av de ställda kraven är otydliga, orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så tidigt som möjligt. Frågor ställs i första hand i TendSign, men kan om så krävs även ställas via e-post till ansvarig upphandlare. Om det krävs lämnas skriftlig komplettering, förtydligande eller förändring av förfrågningsunderlaget senast 6 dagar innan sista anbudsdag. Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign, inte någon annanstans. Anbudsgivare kan endast använda kompletterande upplysningar som meddelats skriftligt av ansvarig upphandlare. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Observera inga frågor kommer besvaras under tiden v Observera Frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns ska. För att ett anbud ska kunna gå vidare till utvärdering ska de obligatoriska kraven vara uppfyllda. De obligatoriska kraven gäller krav på såväl anbudsgivaren och anbudet (kvalificeringskrav) som på efterfrågad vara och/eller tjänst Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess ska gälla även efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt hur det skulle skada anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga bör lämnas i separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas VAD HÄNDER SEDAN Tid och plats för anbudsöppning Anbuden öppnas på Ekonomi och upphandling, Visborgsallén 19, Visby Öppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU. OM så är fallet, var vänlig kontakta ansvarig upphandlare för besked om hur dags anbudöppning sker Rättelse av fel, förtydligande och komplettering Utskrivet: :45 Sida 4 av 6

5 Enligt LOU får en upphandlande myndighet tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudssökan eller anbudet. Myndigheten får begära att en ansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Kvalificering och obligatoriska krav Först kontrolleras: * anbud kommit in i tid * anbud uppfyller de krav som ställts på anbudets form och innehåll * efterfrågade bilagor finns med och vid behov är underskrivna För de anbud som uppfyller ovanstående görs en kvalificering och kontroll av obligatoriska krav (ska-krav). Kvalificering För att kvalificera sig som anbudsgivare i denna upphandling ska kraven i nedanstående punkter uppfyllas: Uteslutning av leverantör Registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter Underleverantörer Finansiell och Ekonomisk ställning Företagets tekniska förmåga och kapacitet Kontroll av obligatoriska krav I detta steg kontrolleras att anbudet uppfyller alla obligatoriska krav ("ska-krav") i förfrågningsunderlaget. Samtliga ska-krav ska vara uppfyllda Utvärdering Referenser Anbudsgivare som bedriver verksamhet inom särskilt boende för äldre i andra kommuner i Sverige skall lämna en förteckning över aktuella kommuner och aktuella enheter i respektive kommun samt namn och kontaktuppgifter på fyra (4) kontaktpersoner som bilaga till anbudet. Anbudsgivare som bedriver särskilt boende för äldre i länder utanför Sverige skall lämna motsvarande förteckning. Anbud från anbudsgivare som helt saknar erfarenhet av att bedriva verksamhet inom äldreomsorg utvärderas inte. Anbudsgivare skall lämna skriftliga referenser från de angivna kontaktpersonerna. Referenserna lämnas på särskild blankett. (bilaga) Frågorna besvaras med Godkänt eller Icke Godkänt. Om någon referensfråga besvaras med Icke Godkänt diskvalificeras anbudet. Anbud med lägst pris per dygn och plats vinner upphandlingen. Om två eller flera anbud har samma pris avgörs upphandlingen genom lottning Lägst pris Endast de anbud som klarat anbudsprövning enligt ovan kommer att ingå i utvärderingen. Region Gotland kommer att anta det anbud som offererar lägst pris för särskild boendeplats (SÄBO). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Om två eller flera anbud hamnar på samma anbudssumma kommer lottning att ske. Utskrivet: :45 Sida 5 av 6

6 - Namnen på aktuella anbudsgivare skrivs på likadana lappar, viks ihop på samma sätt och läggs i en oigenomskinlig kruka/burk el dyl. Detta görs av en medarbetare som inte deltagit i upphandlingen. - Lottningen sker sedan genom att en annan medarbetare drar en lapp. - Anbudsgivare vars namn står på lappen kommer att antas Muntlig presentation Anbudsgivare kan bli kallad till ett möte för att presentera anbud och förutsättningar för ett avtal. Detta innebär dock inte att avtal med säkerhet kommer att tecknas med anbudsgivaren Tilldelningsbeslut Tilldelning - en entreprenör Avtal kommer att tilldelas en (1) entreprenör. Upplysning om vilken entreprenör som tilldelats det aktuella avtalet lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslut skickas till den kontaktperson som står angiven i anbudet. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av sitt anbud tills upphandlingen avslutats genom att ett upphandlingsavtal undertecknats Avtalsspärr När meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid och som en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t ex via e-post) gäller avtalsspärren i tio dagar om inte längre tid angivits i meddelandet. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats Avtalstecknande Tidigast 10 dagar efter utskick av tilldelningsbeslut, räknat från dagen efter utskick, kan upphandlingsavtal tecknas med den entreprenör som har tilldelats det aktuella avtalet. Detta avtal utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet skall vara civilrättsligt bindande är att det undertecknats av samtliga parter Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav och om anbud med lägst pris vida överstiger upphandlingsobjektets ekonomiska ramar eller om anbuden på annat sätt är oförmånliga kan den upphandlande enheten avbryta upphandlingen och förkasta samtliga anbud. Detta gäller också om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen förändras. Om upphandlingen måste avbrytas kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet. Utskrivet: :45 Sida 6 av 6