Konsulentstödd familjehemsvård för vuxna med beroendeproblematik

Transkript

1 Konsulentstödd familjehemsvård för vuxna med beroendeproblematik Upphandling Innehållsförteckning Sid nr 1 ALLMÄN ORIENTERING UPPHANDLINGENS OMFATTNING OCH INNEHÅLL AVTALSPERIOD UPPHANDLINGSFÖRFARANDE UPPHANDLANDE MYNDIGHET KOMMUNENS MILJÖANSVAR UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLINGSSEKRETESS TILLDELNINGSBESLUT AVTALSSPÄRR AVTALSTECKNANDE ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD AVBRYTANDE AV UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER OBLIGATORISKA KRAV ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN HELT ELLER DELAT ANBUD ANBUDETS GILTIGHETSTID ANBUDSTIDENS UTGÅNG AVLÄMNANDE AV ANBUD PLATS OCH TID FÖR ANBUDSÖPPNING PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE KVALIFICERING AV OBLIGATORISKA KRAV UTVÄRDERING AV ANBUD UTVÄRDERINGSMODELL KOMMERSIELLA VILLKOR KONTAKTPERSONER ANBUDSPRISER PRISJUSTERING MALL FÖR AVTAL BILAGOR Sid 1 (11)

2 1 ALLMÄN ORIENTERING Informationen som lämnas i punkt behöver inte besvaras. 1.1 Upphandlingens omfattning och innehåll Denna upphandling avser ramavtal för Konsulentstödd familjehemsvård för vuxna med beroendeproblematik som får vård/boende utanför hemmet och omfattas av SoL, LVY, LVM och KvaL. För utförlig beskrivning av upphandlingens omfattning och innehåll, se kapitel F2 Kravspecifikation och F3 Mall för upphandlingskontrakt. 1.2 Avtalsperiod Avtaletet gäller två år med möjlighet för kommunen att förlänga avtalet 2x12 månader. Sker ingen begäran om förlängning upphör avtalet att gälla. Planerad avtalsstart: Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091), LOU, B-tjänster. Upphandlingsformen innebär att tilldelningsbeslut får föregås av förhandlingar med anbudsgivare. Anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling. 1.4 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Gotlands kommun, Socialnämnden Organisationsnummer: För information om Gotlands kommun, se hemsida: Kommunens miljöansvar I Gotlands kommun är målet att bli ett ekologiskt hållbart samhälle till år En ekologiskt hållbar samhällsutveckling får vi genom att följa de fyra systemvillkoren: Minska spridning och nyanvändning av material som hämtas ur jordskorpan Minska miljöpåverkande utsläpp från samhällets produktion och energianvändning Bevara naturens produktionskapacitet och värna mångfalden i naturen Utveckla ett samhälle med god och effektiv resursanvändning som bidrar till att uppfylla alla människors grundläggande behov I förfrågningsunderlaget redovisas de eventuella miljökrav som ställs på anbudsgivaren samt efterfrågade varor och tjänster. Om inga specifika krav ställs förutsätts att antagen leverantör arbetar för att inom sin verksamhet minska den negativa påverkan på miljön och därigenom delta i kommunens miljöarbete Sid 2 (11)

3 1.6 Upplysningar under anbudstiden Eventuella upplysningar om upphandlingen eller verksamheten ställs skriftligt till ansvarig upphandlare. Ansvarig upphandlare för denna upphandling är: Carina Westergren Larsson, Upphandlare Tfn: Gotlands kommun, Serviceförvaltningen, Ekonomi & Upphandling Visby E-post: 1.7 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt så att missförstånd kan undvikas. Frågor ställs i första hand i TendSign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Länk till aktuell upphandling finns även på Gotland kommuns hemsida med adress: Frågor kan även ställas skriftligt eller via e-post till ansvarig upphandlare, men vi föredrar att få dem via TendSign. Sista dag för frågor Frågorna ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 dagar före sista anbudsdag. Publicering av svar och förtydliganden Om det krävs lämnas skriftlig komplettering, förtydligande eller förändring av förfrågningsunderlaget senast 6 dagar före sista anbudsdag. Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign, inte någon annanstans. Anbudsgivare kan endast använda eller åberopa de kompletterande upplysningar som lämnats skriftligt av ansvarig upphandlare, via TendSign eller direkt. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar har distribuerats Sid 3 (11)

4 1.8 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess tilldelningsbeslut har fattats eller upphandlingen på annat sätt har avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen har upphört skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt på vilket sätt det skulle skada anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga ska lämnas i separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Alla handlingar som inkommit till den upphandlande enheten är en inkommen handling enligt 2 kap. 6 Tryckfrihetsförordningen. Enligt denna lag har varje svensk medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar. Det innebär att anbudsgivare inte kan få tillbaka ett inlämnat anbud i original. 1.9 Tilldelningsbeslut Upplysning om vilken eller vilka anbudsgivare som tilldelats den aktuella leveransen, kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslutet kommer att distribueras elektroniskt via Tendsign till den person som anbudsgivaren vid anbudslämnandet angett som kontaktperson. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av sitt anbud tills upphandlingen avslutats genom att ett upphandlingskontrakt undertecknats Avtalsspärr När meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid och som en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t ex via e-post) gäller avtalsspärren i minst tio dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats Avtalstecknande Då avtalsspärren upphört kommer upphandlingskontrakt tecknas med den eller de leverantörer som har tilldelats det aktuella kontraktet. Detta kontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet skall vara civilrättsligt bindande är att det undertecknats av samtliga parter Ersättning för upprättande av anbud Gotlands kommun medger inte ersättning för upprättandet av anbud Avbrytande av upphandlingen Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas Sid 4 (11)

5 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns skall (markerta i fetstil, skall). Förutsättningen för att ett anbud skall kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren och anbudet som på efterfrågad tjänst. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Detta sker genom att anbudsgivaren besvarar och bifogar förfrågningsunderlagets svarsbilagor, samt att eventuella intyg, beskrivningar och bevis som efterfrågas i underlaget, bifogas anbudet. 2.2 Anbudets form och innehåll Anbud skall lämnas skriftligt, på svenska samt vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Följande bilagor/handlingar skall fyllas i och bifogas anbudet: Bilaga :1, Svarsbilaga, ifylld och undertecknad Eventuella handlingar som styrker utländsk leverantörs förmåga enl Eventuella handlingar enl T Företagsbeskrivning enligt T Eventuella handlingar avseende underleverantörer, enligt T Bilaga :2, Svarsbilaga, utvärdering Allmänt om anbudets uppställning etc.: Det är viktigt att inlämnade anbud är uppställda i överensstämmelse med förfrågningsunderlaget. Svaren bör referera till förfrågningsunderlagets rubricering och numrering, för att möjliggöra att utvärdering av anbud kan ske på ett snabbt och effektivt sätt. Vid värderingen av anbuden kommer arbetet att fördelas mellan flera personer inom en utvärderingsgrupp. Det är därför extra viktigt att all information som rör ett visst avsnitt presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt. Innehållet under respektive rubrik ska vara utformad så att det går lätt att hitta i materialet, vara uppbyggt med en logisk indelning och ha en tydlig innehållsförteckning och numrering Sid 5 (11)

6 2.3 Krav på anbudsgivaren Uteslutning av leverantör En upphandlande myndighet skall utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt vad som uppräknas i LOU (2007:1091) 10 Kap. 1 (deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri och penningtvätt). En upphandlande myndighet får utesluta leverantörer t ex vid konkurs, brott avseende yrkesutövningen, allvarligt fel i yrkesutövningen mm. Se vidare LOU (2007:1091) 10 Kap. 2 Försäkran i Bilaga :1 Svarsbilaga skall skrivas under och lämnas som bevis för att leverantören inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom och att leverantören inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Registrerings-, avgifts- och skatteskyldigheter Gotlands kommun får enligt Lag om offentlig upphandling endast anlita sådan entreprenör som är registrerad för redovisning och betalning av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för anställda. Kommunen och Skatteverket har därför ingått en avsiktsförklaring om samarbete. Skatteverket kommer att bistå oss med följande uppgifter för anbudsgivare: registrerad för moms och som arbetsgivare erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket om skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse Särskilt för utländska leverantörer: Samverkan med Skatteverket är bara tillämpbart i Sverige. Utländsk leverantör skall insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Anbudsgivaren skall ha en tillräcklig finansiell och ekonomisk ställning för att kunna utföra uppdraget. Kommunen kommer att kontrollera anbudsgivarens finansiella ställning genom Creditsafe. Kravet är att utföraren vid inlämnande av ansökan minst skall ha en kreditvärdighet motsvarande beteckningen kreditvärdig (ratingpoäng 40), från kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB, eller motsvarande bedömning hos annat kreditupplysningsföretag. Anbudsgivare som själv vet att företaget vid anbudstillfället inte kan uppfylla ovanstående krav på ratingnivå, skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa aktiekapital/annat, eller på begäran tillhandahålla en finansiell säkerhet (t.ex. lämna bankgaranti eller koncerngaranti) samt på begäran kunna redovisa referens till bank eller annan finansiär. Företag som inte är bedömda via Creditsafe, ex stiftelser, eller utländska bolag, skall bifoga bokslutsrapporter eller liknande för de två senaste räkenskapsåren Nystartade företag skall lämna verksamhetsplan och likviditetsbudget för innevarande år Sid 6 (11)

7 Årsredovisningar Anbudsgivaren behöver inte bifoga senaste årsredovisningen till anbudet, men ska på begäran tillhandahålla/översända detta till den upphandlande enheten Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet Organisation mm Anbudsgivaren skall ha en organisation anpassad för uppdraget, dvs en fungerande administrativ kompetens och kompetens för bedrivande av den upphandlade verksamheten. Bevis: Anbudsgivaren skall i anbudet lämna en allmän beskrivning av företaget, dess organisation, ägarstruktur, historik, kompetens och bemanning, där det framgår att ovanstående krav uppfylls. Av beskrivningen skall det framgå hur länge företaget varit verksam inom området Konsulentstödda familjehem. Erfarenhet och kunnighet Anbudsgivaren skall ha dokumenterat god erfarenhet av och kunnighet om verksamhetsområdet, vilket omfattar konsulentstödd familjehemsvård. Bevis: Anbudsgivaren skall i anbudet lämna uppgift om två (2) olika uppdragsgivare där man tillhandahållit familjehemsplaceringar under de senaste två (2) åren. Uppdragen ska ej avse samma organisation/placerande enhet. För nystartade företag kan referenserna gälla personer i ledande ställning inom företaget. Uppgifterna lämnas i bilaga :3 Referensbilaga, som bifogas anbudet Underleverantörer/samarbetspartners Anbudsgivare som vill anlita underleverantör/samarbetspartners för uppfyllande av denna upphandling skall: Redovisa vilka delar av avtalet som anbudsgivaren avser lägga ut på respektive underleverantör/samarbetspartner, Bifoga intyg, avtal eller motsvarande som bevis för att anbudsgivaren förfogar över underleverantörens/samarbetspartnerns resurser, samt Antagen anbudsgivare utkräver att underleverantören/samarbetspartnern åtar sig att utföra uppdraget med samma utfästelser som denne gör i sitt anbud Sid 7 (11)

8 2.4 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas för hela eller delar av uppdraget. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta lämnade anbud i sin helhet eller i delar. Avtal kan komma att träffas med flera anbudsgivare för likvärdiga områden. Ingen garanti lämnas om avrop av viss volym eller till vissa värden. 2.5 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt t o m Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.6 Anbudstidens utgång Anbuden skall vara lämnade via TendSign senast Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 2.7 Avlämnande av anbud Anbud skall lämnas elektroniskt via TendSign. Eventuella dokument med underskrifter måste scannas och sedan bifogas elektroniskt. Anbud lämnade på annat sätt än via TendSign kommer inte att accepteras. 2.8 Plats och tid för anbudsöppning , kl 08:30 hos Ekonomi och Upphandling, Visborgsallén 17, Visby. Anbudsöppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU Sid 8 (11)

9 3 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD Efter anbudsöppningen sker prövning och utvärdering av inkomna anbud på följande vis: 3.1 Kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivaren prövas mot de kvalificeringskrav som ställs enligt förfrågningsunderlaget under punkt 2.3 Krav på anbudsgivaren. 3.2 Kvalificering av obligatoriska krav Kvalificerade anbudsgivare prövas avseende obligatoriska krav som ställs på anbudet och efterfrågad tjänst. 3.3 Utvärdering av anbud Endast anbud som klarat anbudsprövning enligt ovan kommer att ingå i utvärderingen. Anbud kommer att utvärderas av en arbetsgrupp med deltagare från uppdragsgivaren. Utvärderingskriterierna och dess viktning finns angivna i :4 Utvärderingsmodell. Det/de anbud som är det för kommunen ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till de viktade utvärderingskriterierna kommer att antas. Som underlag för utvärderingen skall anbudsgivaren besvara uppgifterna i bilaga :2 Svarsbilaga. Utvärdering kommer att ske i följande målgruppskategorier: Alkohol- och drogberoende Substitutionsbehandling Kriminalitet Psykiska problem Hiv-positiva 3.4 Utvärderingsmodell Anbuden utvärderas efter en mervärdesmodell där mervärdet (SEK) för varje uppfyllt kriterium har fastställts i förväg. Se :4 Utvärderingsmodell för aktuella mervärden. Vid utvärderingen poängsätts varje kriterium utifrån en skala på exempelvis 0-4 alternativt 0/4 (ja/nejfrågor) beroende på hur väl respektive anbud uppfyller det aktuella kriteriet. Därefter beräknas ett pålägg i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås och det aktuella kriteriets mervärde. För andra skalor gäller samma princip ex för skala 0-3 blir mervärdet 1/3, 2/3, respektive 3/3. 4 poäng = inget pålägg 3 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 1/4 (0,25) 2 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 2/4 (0,5) 1 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 3/4 (0,75) 0 poäng = fullt pålägg Den aktuella skalan för respektive utvärderingskriterium framgår av Bilaga Betygsskala Vuxna. Högst 2 av kriterierna får ha betyget 0 eller 1 för att anbudet ska vara godkänt Sid 9 (11)

10 Pålägget för samtliga kriterier summeras och adderas till respektive anbuds beräknade totalkostnad/-pris Det anbud som får det lägsta jämförelsevärdet är det för den upphandlande myndigheten det ekonomiskt mest fördelaktiga. Om fler anbud får samma jämförelsevärde kommer det anbud av de med samma jämförelsevärde som har lägst pris att antas. 4 KOMMERSIELLA VILLKOR 4.1 Kontaktpersoner I :1 Svarsbilaga anges allmänna uppgifter om anbudsgivaren samt anbudsgivarens kontaktpersoner för denna upphandling. 4.2 Anbudspriser Pris för efterfrågade tjänster skall anges som pris per vårddygn, sk vårddygnskostnad. I angiven vårddygnskostnad skall alla familjehemmets aktiviteter, kostnader för personlig hygien, läkarvård och medicin, bostad och mat ingå. Utöver vad som ingår i vårddygnspriset så ersätts kostnader vid behov (efter överenskommelse mellan leverantör och socialnämnden) för hemresor, extern behandling/konsultation, tandvård, glasögon och linser. Vid utvärderingen av anbud kommer angivet vårddygnspris att utgöra jämförelsepris. 4.3 Prisjustering Offererade priser skall vara fasta från tidpunkten för avtalets tecknande till Från justeras 80 % av ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Ersättningen för år 2011 räknas om med det fastställda procenttalet för år 2012 enligt formeln: 0,8 * A (1+p/100) + (0,2 * A) = B Där A är priset år 2011, p är det fastställda procenttalet för år 2012 och B är ersättningen Omräkningen för påföljande år görs enligt samma formel. Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad ska denna användas fram till dess att en definitiv omräkningsfaktor publiceras. En retroaktiv avräkning ska göras av skillnaden mellan den preliminära och den definitiva omräkningsfaktorn så snart detta är möjligt. Om avtalet löper ut under året ska omräkningsfaktorn ur särskild tabell för användande under slutåret användas. Om avtalet innehåller en förlängningsoption och denna förlängningsoption träder i kraft, ska ersättningen under året i sin helhet uppräknas enligt omräkningsfaktorn för helåret. Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas. Uppräkning av priser enligt index kommer att hanteras av beställaren och nya priser meddelas respektive leverantör Sid 10 (11)

11 4.4 Mall för avtal Övriga kommersiella villkor framgår av F3 Mall för avtal. Anbudsgivaren skall acceptera fastställda villkor i bifogad F3 Mall för avtal. Andra kommersiella villkor, t ex egna standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot punkterna i F3 kommer inte att beaktas. Anm.: Vissa angivna delar fastställs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingskontraktet. 5 BILAGOR Bilaga :1 Svarsbilaga Bilaga :2 Svarsbilaga utvärdering Bilaga :3 Referensbilaga Bilaga :4 Utvärderingsmodell Bilaga :5 Personalförteckning Betygsskala Vuxna Sid 11 (11)