1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlingsansvarig Upphandling Region Skåne, Koncerninköp Upphandling av produktions- och konsultinsatser inom område information och kommunikation, del II Annika Hjort Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Allmän orientering Upphandlingsobjekt och omfattning Upphandlingen avser produktions- och konsulttjänster inom området information och kommunikation. Kommunikationsarbetet inom Region Skåne utförs till stor del genom interna resurser men i vissa fall behövs förstärkning i form av externa konsulter och producenter. Behovet av produktions- och konsulttjänster inom området information och kommunikation hos Region Skånes olika verksamheter varierar över tid. Det är därför mycket svårt att bedöma hur stor upphandlingsvolymen kommer att vara, vilket innebär att Region Skåne inte garanterar någon volym. Upphandlingen är ett komplement till de resurser som finns inom Region Skånes förvaltningar. Upphandlingen innefattar följande tjänster: F- Strategisk kommunikationsrådgivning inkl grafisk formgivning och produktion G- Rörlig media H- PR-tjänster I- Varumärke Avtalsperiod för delområde F, G och I är med rätt för Region Skåne till förlängning upp till två (2) år, dvs. längst till och med Avtalsperiod för delområde H är med rätt för Region Skåne till förlängning upp till två (2) år, dvs. längst till och med Denna upphandling kommer att ligga till grund för: ramavtal med 3 leverantörer för delområde G och H. ramavtal med 7 leverantörer för område F. ramavtal med 1 leverantör för område I. Avrop på ramavtal för delområde F, G och H kommer ske genom att leverantörerna ombeds lämna offert, så kallad förnyad konkurrensutsättning. Utskrivet: :55 Sida 1 av 9

2 Detta innebär att enskilda avropsavtal kommer att tilldelas den leverantör som lämnar den bästa offerten. Avrop på ramavtal för delområde F, G och H kommer ha ett värde över kr. Inför varje avrop på delområde F-H kommer Region Skåne att uppskatta värdet på kontraktet. Det är detta på förhand uppskattade värde som kommer ligga till grund till Region Skånes beslut om avropet kommer att ske enligt rangordning eller enligt förnyad konkurrensutsättning. Avrop på ramavtal för delområde I kommer att ske genom i avtalet fastställda villkor Avrop på ramavtal för delområde I kommer att ske oavsett värde Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Region Skåne, org nr , genom Koncerninköp Region Skåne Region Skåne ansvarar för regional utveckling och regional service inom områdena hälso- och sjukvård, tandvård, kollektivtrafik, kultur- och utbildning, näringsliv, planering och miljö inom Skåne län. Information beträffande Region Skåne, dess organisation och verksamhet kan erhållas på Internet, Region Skånes kvalitetsarbete Region Skånes verksamhet baseras på en strategisk plattform med visionen Livskvalitet i världsklass som i sin tur bygger på det regionala utvecklingsprogrammet med de långsiktiga målen för Skåne Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans. Hälso- och sjukvården i Skåne styrs av beslutet om Skånsk Livskraft vård och hälsa, en patientfokuserad hälso- och sjukvård som också förstärks av värderingarna i SOSFS 2005:12, Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården, se under rubriken God Vård Region Skånes miljöarbete Region Skåne bedriver ett offensivt miljöarbete med utgångspunkt i miljöpolicy och Miljöprogram för Region Skåne I miljöprogrammet finns fyra övergripande miljömål, som här beskrivs i korthet: 1. Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet Verksamheten ska senast år 2020 vara fossilbränslefri i energianvändning och transporter, inklusive kollektivtrafiken. Samtliga fordon som ägs, hyrs eller används i Region Skånes verksamheter ska senast år 2020 drivas av fossilbränslefria drivmedel. Den klimatpåverkan som Region Skåne direkt och indirekt orsakar genom materialanvändningen förebyggs genom bra produktval. 2. Hälsosam miljö Kemiska produkter som har miljö- eller hälsofarliga egenskaper undviks vid upphandling. Region Skåne vill prioritera närproducerade livsmedel och har en ambition att år 2016 köpa minst 50 procent ekologiska livsmedel. 3. Hållbar resursanvändning Region Skånes ambition är att upphandla produkter och material som är resurssnåla och tillverkade av förnybara råvaror. 4. Stark miljöprofil Samtliga förvaltningar inom Region Skåne är senast år 2012 miljöcertifierade enligt ISO Miljö- och hälsokrav ingår vid upphandling av varor och tjänster. För mer information om Region Skånes miljöarbete, se Region Skånes arbete för tillgänglighet Utskrivet: :55 Sida 2 av 9

3 Region Skåne arbetar aktivt med att de internationella och nationella handikappolitiska målen ska beaktas och uppnås i verksamheterna och i samhället. Alla verksamheter, regionägda bolag, bidragsfinansierade samt de leverantörer som har avtal med Region Skåne, har ett uppdrag att vara tillgängliga med en miljö som inte funktionshindrar. Tillgänglighetsarbetet bedrivs i enlighet med Region Skånes handikappolitiska program Tillgänglighet för alla, se Bilaga Upphandlingens genomförande Anbudsgivaren ska ange vilket eller vilka delområden som anbudet omfattar. F- Strategisk kommunikationsrådgivning inkl grafisk formgivning och produktion G- Rörlig media H- PR-tjänster I- Varumärke Anbudet omfattar följande delområden. (Fritextsvar) Upphandlingsförfarande Öppet förfarande medger ej förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. Öppet förfarande Offentlighet och sekretess Upphandlingen följer i sin helhet reglerna i Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400). Enligt 19 kap 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen gäller absolut sekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen eller upphandlingen på annat sätt avslutats. För tiden därefter kan delar av anbud omfattas av sekretess enligt andra bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. Huvudregeln är dock att alla handlingar efter fattat tilldelningsbeslut blir offentliga Anbudsprövning Upphandlande myndighet kan komma att tillämpa regeln om begränsad kontroll (LOU 11:17/15:13). Detta innebär att handlingar enbart kontrolleras när det gäller den eller de anbudsgivare som myndigheten avser att tilldela kontraktet eller ramavtalet. Anbud som inte uppfyller samtliga ställda ska-krav kommer inte att behandlas Obligatoriska uteslutningsgrunder En anbudsgivare ska uteslutas från att delta i upphandlingen om anbudsgivaren * är medlem i en kriminell organisation, eller * är dömd för brott som innefattar korruption, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Genom att svara ja på frågan försäkras på heder och samvete att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1 föreligger för varken företaget eller i företaget verksamma personer genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget företräder detta, eller som är aktuella för att utföra uppdrag för förtaget eller anbudsgivarens räkning. (/ svar) Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund? (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 3 av 9

4 Frivilliga uteslutningsgrunder En anbudsgivare kan uteslutas från att delta i upphandlingen om denne * är i konkurs eller likvidation, * är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats näringsförbud, * är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning, * inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Genom att svara ja på frågan försäkras på heder och samvete att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2 föreligger för varken företaget eller i företaget verksamma personer genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget företräder detta, eller som är aktuella för att utföra uppdrag för företaget eller anbudsgivarens räkning. (/ svar) Om anbudsgivaren av någon anledning inte på heder och samvete kan svara ja på ovanstående fråga, ska anbudsgivaren kommentera skälen till detta. (Fritextsvar) Föreligger frivillig uteslutningsgrund? (/ svar) Kontroll av juridisk ställning Anbudsgivaren ska vara registrerad hos Bolagsverket, i näringslivsregistret, samt inneha F-skattebevis. Undantag från kravet på registrering i näringslivsregistret medges för enskild näringsidkare. Anbudsgivaren ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende betalningar för sociala avgifter och skatter. Region Skåne kontrollerar anbudsgivarens juridiska ställning i Creditsafe eller hos Bolagsverket. Kompletterande information avseende momsregistrering och registrering i arbetsgivarregistret hämtas från Creditsafe eller Skatteverket. Eventuella skatteskulder kontrolleras hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare kan uppfylla ovanstående krav genom att bifoga intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad. Intygen ska stärka att anbudsgivaren där har betalt föreskrivna skatter och avgifter och/eller att anbudsgivaren är registrerad i den officiella förteckningen över näringsidkare i det land där leverantören är verksam. Dokumentationen får i sådana fall inte vara äldre än fyra (4) månader vid anbudstidens utgång. Uppfyller leverantören ställda krav gällande juridisk ställning? (/ svar) Kontroll av ekonomisk ställning Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomisk ställning som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Kraven på ekonomisk ställning uppfylls genom att anbudsgivaren har en kreditvärdighet på minst 40 enligt en kreditupplysning hos Creditsafe eller motsvarande rating hos likvärdigt kredit-upplysnings-institut. Region Skåne Utskrivet: :55 Sida 4 av 9

5 kommer att ta särskild hänsyn till nyckeltalen soliditet och kassalikviditet. I de fall då anbudsgivarens kreditvärdighet understiger 40 (hos Creditsafe), soliditet understiger 15 procent och/eller kassalikviditet understiger 1,0 kommer en bedömning av företagets samlade kreditvärdighet att göras. Region Skåne kontrollerar anbudsgivarens ekonomiska ställning hos Creditsafe. Region Skåne förbehåller sig rätten att begära in kompletterande information för att kunna bedöma anbudsgivarens ekonomiska ställning. Region Skåne ska ha möjlighet att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. Kontrollen kan innebära att den aktuella anbudsgivarens revisorer och/eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs. Har anbudsgivaren sämre kreditvärdighet än den ovan nämnda finns möjlighet för anbudsgivaren att på annat sätt styrka sin ekonomiska ställning, vilket kan ske genom exempelvis garanti från moderbolag, utdrag från bank och/eller utlåtande från revisor. Region Skåne gör då en bedömning av anbudsgivarens kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. I de fall då en anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, bifogas intyg om detta anbudet. Intyget ska vara undertecknat av behörig företrädare för moderbolaget. Kraven ska i detta fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget. Anbudsgivaren ska på begäran lämna information om vilka bankgarantier eller motsvarande som kan ställas som säkerhet. Anbud kan lämnas av företag eller andra juridiska personer under bildande. Av anbudet ska framgå nuläge, förutsättningar och tidplan för att företaget ska kunna etableras. En ekonomisk plan för företagets verksamhet ska bifogas anbudet. Planen ska vara intygad av företagets revisor och/eller bank. I övrigt ställs samma krav som för övriga anbudsgivare. För företag under bildande gäller att erfarenhet finns hos person i ledande ställning inom företaget eller annan resurs. Det innebär att anbudsgivaren kan åberopa annat företags erfarenhet (person/resurs). Som bevis ska till anbudet bifogas en kopia på ett avtal/överenskommelse eller dylikt som visar att anbudsgivaren förfogar över personen/resursen. Uppfylls kraven gällande ekonomisk ställning? (/ svar) Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet Krav för område F, H och I: Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att arbeta med stora komplexa organisationer med flera beslutsnivåer. I anbudet ska anbudsgivaren redovisa sin erfarenhet av att arbeta med med stora komplexa organisationer med flera beslutsnivåer. Krav för område H: Anbudsgivaren ska lämna minst tre referenser som visar att anbudsgivaren har - erfarenhet av att arbeta med stora komplexa organisationer med flera beslutsnivåer - erfarenhet av att ha arbetat med liknande uppdrag - erfarenhet av internationellt arbete För område F, H och I: Anbudsgivarens beskrivning av erfarenhet av att arbeta med stora komplexa organisationer med flera beslutsnivåer. (Fritextsvar) För område H: Anbudsgivaren tre referenser som visar att anbudsgivaren har den erfarenhet som efterfrågas. (Fritextsvar) Har anbudsgivaren teknisk förmåga och kapacitet att utföra uppdraget? (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 5 av 9

6 Uppförandekoden Bifogad Uppförandekod, bilaga 2, ska accepteras som en del av avtalet och undertecknas av antagen Leverantör avseende hela avtalsåtagandet. Anbudsgivaren accepterar Uppförandekoden. (/ svar) Anbudsgivaren intygar att den av behörig företrädare undertecknade Uppförandekoden bifogats anbudet. (/ svar) Anbudsgivarens kvalitetsarbete Anbudet ska innehålla en beskrivning över anbudsgivarens kvalitetsarbete. Handling som styrker certifiering eller pågående certifieringsarbete bör bifogas anbudet. Om sådan handling ej bifogas kan Region Skåne komma att begära in denna. Beskriv anbudsgivarens kvalitetsarbete. (Fritextsvar) Har anbudsgivaren angett information om kvalitetsarbete? (/ svar) Anbudsgivarens miljöarbete Region Skånes leverantörer anmodas verka för att målen i Region Skånes miljöprogram nås. Beakta särskilt målet om att år 2012 ska hälften av alla transporter ske med förnybara bränslen och år 2016 ska minst 75 procent av alla transporter ske med förnybara bränslen. Leverantören ska ha ett miljöledningssystem. Kravet uppfylls exempelvis genom certifierad ISO-standard, EMAS, likvärdigt eget system för miljöarbete eller liknande. I anbudet ska beskrivas rutiner/system för intern kontroll, uppföljning, åtaganden och avvikelser samt övrigt systematiskt arbete för uppföljning av miljöpåverkan. Ange den person som kommer att vara beställarens kontaktperson beträffande miljöfrågor. Årlig rapportering av miljömål och måluppfyllelse levereras en gång per år, i samband med övrig statistikinlämning. Beskriv anbudsgivarens miljöarbete (rutiner för intern kontroll, uppföljning, åtaganden, avvikelser).. (Fritextsvar) Ange kontaktperson för miljöfrågor. (Fritextsvar) Har kontaktperson för miljöfrågor angivits? (/ svar) Anbudsgivarens arbete för tillgänglighet Anbudsgivaren ska acceptera Region Skånes riktlinjer i Bilaga 1, Tillgänglighet för alla. Accepterar anbudsgivaren Region Skånes riktlinjer "Tillgänglighet för alla". (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 6 av 9

7 Avtalsmall Anbudsgivaren ska acceptera avtalsmallen i sin helhet. Inga tillkommande villkor får förekomma. Accepterar anbudsgivaren avtalsmallen i sin helhet? (/ svar) Utvärdering Region Skåne kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga. Hur utvärdering av respektive delområde kommer att gå till redovisas i respektive kravspecifikation. Anbud kan komma att antagas helt eller delvis. Avtal kommer att tecknas med flera anbudsgivare. Upphandlande myndighet kan komma att tillämpa regeln om begränsad kontroll (LOU 11:17/15:13). Detta innebär att handlingar enbart kontrolleras när det gäller den eller de anbudsgivare som myndigheten avser att tilldela kontraktet eller ramavtalet. För det fall utvärderingen ger lika resultat kommer lottdragning att ske Upplysningar, frågor och tilldelningsbeslut I upphandlingssystemet TendSign registrerar anbudsgivaren en person som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. All kommunikation under upphandlingen, inklusive tilldelningsbeslut, sker till denna kontaktperson hos anbudsgivaren. Den e-postadress som i systemet är angiven för kontaktpersonen kommer att användas. Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och tillse att denna e-postadress bevakas löpande, fram tills dess att tilldelning skett. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Region Skåne besvarar frågor via samma funktion och endast svar lämnade via TendSign är bindande. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. Eventuella oklarheter eller otydligheter i förfrågningsunderlaget meddelas Region Skåne snarast möjligt enligt funktionen ovan. Det åligger anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter gällande upphandlingen har tillkommit innan anbud lämnas. Frågor ska ställas senast Avbrytande Region Skåne förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Överskrider offererat anbudspris förutsättningarna för beräknad budget reserverar beställaren sig för att avbryta upphandlingen. Utskrivet: :55 Sida 7 av 9

8 Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal Tilldelningsbeslut innebär inte att avtal är ingånget. Avtal är ingånget först när det är undertecknat av båda parter Anbudsutformning Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas in elektroniskt av behörig företrädare via Dokument, så som registreringsbevis eller fullmakt, som styrker behörigheten bör bifogas anbudet. Behörigheten ska kunna styrkas på begäran. Bilaga 3, Leverantörsuppgifter, ska undertecknas av för anbudsgivaren behörig företrädare och bör bifogas anbudet. Endast elektroniska anbud accepteras. Samtliga krav i förfrågningsunderlaget ska besvaras och redogöras för direkt i det elektroniska underlaget. Anbudsbilagor bifogas endast vid begäran i underlaget alternativt vid längre redogörelser eller verifikation av uppgifter såsom dokumentation, certifikat, intyg eller liknande. I förfrågningsunderlaget kan det finnas krav både i förfrågningsunderlaget såsom i bilagorna. Det är därför av största vikt att anbudsgivaren noga läser igenom samtliga delar som ingår i förfrågningsunderlaget inkl bilagor så att inte några krav missas. Support för hantering av upphandlingssystemet, i vilket det elektroniska anbudet lämnas, sker via Visma TendSign på telefonnummer eller e-post tendsignsupport@opic.com. Den person som har registrerat anbudet har formell behörighet och handlar inom sina befogenhets inskränkningar. (/ svar) Den som har registrerat anbudet har verifierats vara behörig att företräda bolaget. (/ svar) Anbudsgivaren har tagit del av informationen gällande att krav kan finnas både i strukturerade dokument och i bilagor. (/ svar) Filformat Samtliga av anbudets huvuddelar ska vara avfattat på svenska. De bilagor i förfrågningsunderlaget som ska besvaras ska besvaras i elektronisk form och bifogas anbudet i samma format som de har i förfrågningsunderlaget. Exempel: bilaga 01 - Prismall ska besvaras i Excel-format och sedan bifogas anbudet i Excel-format. Obs - bilaga 3, Leverantörsuppgifter scannas in efter underskrift och laddas upp som pdf. Bilagorna bör vara olåsta. Detta för att underlätta utvärderingen av anbudet. Ofullständigt anbud kan innebära att anbudsgivaren utesluts från upphandlingen. Utskrivet: :55 Sida 8 av 9

9 Anbudsgivaren har tagit del av informationen gällande fysiska arbetsprover. (/ svar) Anbudstidens utgång Anbud som kommit in för sent får inte prövas av Region Skåne. Anbud ska vara Koncerninköp, tillhanda senast Anbudets giltighet Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock längst 6 månader efter nedan angivet datum. Anbudet ska vara bindande t o m Anbudsgivaren accepterar krav avseende anbudets giltighet (/ svar) Utskrivet: :55 Sida 9 av 9