Kommunledningsförvaltningen Maria Symbonis, Upphandlare Tel: E-post:

Transkript

1 Kommunledningsförvaltningen Maria Symbonis, Upphandlare Tel: E-post: Upphandling av konsulttjänst för att utveckla en strategi för intern och extern kommunikation och disseminering för Horisont 2020-projektet BAMB [Buildings As Material Banks] Ronneby kommun inbjuder till anbud på uppdrag för att på konsultbasis utveckla en strategi för intern och extern kommunikation och disseminering för Horisont 2020-projektet BAMB [Buildings As Material Banks]. Uppdraget är en del av arbetspaket 6 (WP6) som Ronneby Kommun via Cefur (Centrum för forskning och utveckling i Ronneby) ansvarar för. Upphandlingsform: Direktupphandling Innehåll Förfrågningsunderlag Bilaga 1 Anbudsformulär Ronneby kommun Postadress SE Ronneby Telefon Besöksadress Stadshuset Karlshamnsvägen 4 Telefax Webbplats E-post upphandling@ronneby.se

2 A. KRAV PÅ LEVERANTÖREN Skatter och sociala avgifter mm Myndigheterna samarbetar med Skatte- och Kronofogdemyndigheten, vilka utför en kontroll av anbudsgivare, både vid anbudsgivning och löpande under avtalstiden, vad gäller dennes fullgörande av inbetalning av skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren kan uteslutas från deltagande i upphandling enligt 10 kap. 1-2 lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Samtliga bestämmelser som är tillämpliga, enligt gällande arbetsskydds- och arbetsmiljölagar skall följas. Kommunen kontrollerar att anbudsgivare fullgör inbetalning av skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall vara registrerad för F-skatt. Beställarens handläggare kontrollerar detta. Försäkringar Anbudsgivaren skall inneha konsultansvars- och egendomsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Bevis skall, på begäran av beställaren, uppvisas. Krav på anbudsgivaren - Anbudsgivaren skall ha dokumenterad erfarenhet av att utveckla kommunikationsstrategier. - Skall ha personal med utmärkt förmåga att kommunicera på engelska i tal och skrift. - Skall kunna resa för att vid behov möta projektpartners där de har sin verksamhet. - Skall ha ett strukturerat tillvägagångssätt som kan genomföras på mindre än fyra (4) kalendermånader. - Bör ha dokumenterad erfarenhet av att arbeta med transeuropeiska projekt. - Bör ha erfarenhet av att arbeta med kommunikation i forskningsrelaterade projekt. - Bör ha erfarenhet av att skapa interna och externa disseminationsstrukturer för produktutvecklingsprojekt med många intressenter och IP-ägare. - Bör ha vana att interagera med forskare såväl som med företagsledare. - Bör ha erfarenhet av att arbeta med EU-finansierade projekt. - Bör ha goda kunskaper om byggbranschen. Kompetenskrav Konsulten skall ha kunskap och erfarenhet av liknande uppdrag. Anbudsgivaren skall i offerten namnge den eller de personer som man avser att använda sig av för att genomföra uppdraget, med CV presenterat för respektive person som styrker vederbörandes kompetens. Varje person skall listas med uppgift om vilken konsulttyp hon eller han tillhör, i det fall anbudsgivaren kommer att för efterfrågad tjänst, erbjuda olika konsulttyper. Vid förändring av leverantörens organisation skall ny konsult godkännas av beställaren. Beställaren har rätt att kräva in bevis på konsultens förmåga. Kan inte leverantören erbjuda avtalad kompetens har beställaren rätt att häva avtalet. Underkonsulter Om någon specifik del av uppdraget kräver speciella konsultinsatser, som inte kan förutses, finns möjlighet att föreslå underkonsult. Anbudsgivaren ansvarar för underkonsult såsom för eget arbete. Anbudsgivare skall ha rutiner för hur denne kvalitetssäkrar underkonsult. 2

3 Sådana konsulter skall godkännas av beställaren. Underleverantörs timmar ingår i den offererade totalsumman. Inga tillkommande kostnader accepteras. 3

4 B. Krav på tjänsten Allmänna upplysningar Som ledare för arbetspaketet förväntar sig Cefur kontinuerlig rapportering om status, framsteg och eventuella hinder. Cefur drivs av Ronneby kommun. Namnet står för Center för forskning och utveckling i Ronneby. Kommunstyrelsen har formulerat visionen en internationellt erkänd innovativ motor inom hållbar utveckling av näringsliv och samhälle med Cradle to Cradle i särskilt fokus. Uppdraget genomförs inom ramen Horisont 2020-projektet BAMB vilket är finansierat av EU. Budgeten för uppdraget har satts till vilket måste innefatta all kostnader. Omfattning Anbudet skall omfatta: - Beskrivning av det tilltänkta tillvägagångssättet och eventuella metoder och verktyg som kommer att användas samt en beskrivning av det förväntade slutresultatet och hur det kan användas. - En plan för genomförande inklusive krav som ställs på närvaro av och/eller bidrag från projektpartners och arbetspaket. Syftet med samarbetet Syftet med uppdraget är att utveckla en strategi som täcker: Extern kommunikation om projektet till externa intressenter och allmänheten Intern kommunikation inom projektet En struktur för att dela och lagra data inom projektet med hänsyn taget till projektpartners intellektuella kapital Disseminering av resultat till de olika intressenterna Strategin skall innehålla: Intressentanalys, målgrupper Kommunikationskanaler Process för spridning Vem som är ansvarig för vilken information Inkludera alla planerade resultat som ska dissemineras från alla arbetspaket. Mediakommunikationsplan Redan beslutade kanaler som bör inkluderas: Webbsida med RSS flöde Sociala medier, facebook, twitter Nyhetsbrev (halvårsvis) Broschyr (BAMB Leaflet) Vetenskapliga artiklar Publikationer (Böcker) Media Events (tre internationella events + slutkonferens) Pilotprojekten 4

5 Industry & Dissemination board Listan ovan är inte tänkt att vara begränsande. Konsulten är välkommen att föreslå ytterligare innehåll. Strategin kommer att användas som ett styrdokument för kommunikation och dissemination under hela projekttiden (3 år). Ronneby kommun ansvarar för arbetspaketet som driver kommunikation och disseminering i projektet och kommer att vara de som ser till att strategin följs. En vidare beskrivning av projektet finns i bilaga 2 Proposal-SEP samt i bilaga 3 Revised Work Plan. Den reviderade arbetsplanen i Bilaga 3 beskriver den struktur som projektet kommer att ha med reducerat antal arbetspaket, milstolpar och deliverables. Beskrivning av uppdraget Uppdraget skall utföras självständigt men med kontinuerlig återrapportering till Cefur. Uppdraget anses avslutat när projektets communication board, för vilken Cefur är sammankallande, godkänt resultatet. Det ingår i konsultföretagets roll att försöka finna en konsensus som kan accepteras av alla projektpartners och arbetspaket. Dialogen med de som är inblandade i projektet är central för uppdraget. Genomförandeplan En särskild plan för genomförandet skall ingå i anbudet. Anbudsgivaren skall här klargöra det tänkta tillvägagångssättet och eventuella metoder och verktyg som används. Den presenterade genomförandeplanen skall beskriva processen och de olika insatserna i samarbetet. Tidsomfattning Genomförandet, från initiering av uppdraget till slutrapportering och acceptans av den föreslagna strategin, får inte ta längre tid än fyra (4) kalendermånader. Pris Ett fast pris för uppdraget skall offereras och får inte överskrida (Euro) inklusive resor och omkostnader men exklusive moms. 5

6 C. KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR Avtalstid Avtalets omfattning Avtalet omfattar Utvecklande och förankring av en strategi, inklusive presentation för och slutlig acceptans av communication board, som täcker: Extern kommunikation om projektet till externa intressenter och allmänheten Intern kommunikation inom projektet En struktur för att dela och lagra data inom projektet med hänsyn taget till olika projektpartners intellektuella kapital Disseminering av resultat till de olika intressenterna Alla resor, produktionskostnader och andra kostnader som kan uppstå under projektet. Anbudspris Pris i EUR skall anges i bilaga 1. Förändring Om det visar sig att uppdragets inriktning eller karaktär avsevärt måste förändras, eller om parterna tolkar uppdraget olika på väsentliga punkter, skall beställaren och konsulten i första hand justera överenskommelsen till ändrade förutsättningar eller formulera en kompletterande tolkning. Om parterna inte lyckas med detta och inte heller blir överens om någon annan lösning gäller en månads ömsesidig uppsägningstid. Betalning och betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter mottagen faktura. 25 % vid avtalets tecknande, 50 % vid presentation av första utkast till strategin, 25 % vid godkännande av Communication Board. Elektroniska fakturor Anbudsgivaren skall kunna skicka elektroniska fakturor för de som så önskar i följandeformat: Fulltextfaktura enligt SFTI-standarden eller Svefaktura. Ronneby kommun kan även ta emot fakturor i PDF format. Fakturaadress Ronneby kommun, Fakturaskanning, Ronneby. Av beställaren angivet referensnummer skall anges på faktura. Dröjsmålsränta Regleras enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för ofullständigt adresserade fakturor. Faktureringsavgift Faktura-, expeditions- och liknande avgifter accepteras ej. 6

7 Arbets- och anställningsvillkor Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Detsamma skall gälla för eventuella underleverantörer som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av beställaren skall leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan skall kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren häva avtalet om bristen är väsentlig. Överlåtelse av avtal Leverantören äger ej rätt att överlåta avtalet till annan leverantör. Vid en bolagsöverlåtelse kan avtalet komma att övertas av den nya ägaren om beställaren skriftligen godkänner detta. Uppsägning av avtal Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med en uppsägningstid på 30 dagar om leverantören inte utför sina åligganden och ingen omedelbar rättelse sker efter skriftlig erinran. Hävning av avtal Om leverantören under avtalstiden ej uppfyller sina åtaganden vad gäller skatter och sociala avgifter kan avtalet hävas med omedelbar verkan. Detta gäller även om leverantören under avtalstiden gör sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning eller döms för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Även leverantörs konkurs eller likvidation utgör hävningsgrund. Hävning av avtalet skall ske skriftligen. Tvist Tvist angående tolkning av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Under tiden fram till ett avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt beställarens tolkning. 7

8 D. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Anbudet Anbud ska avges skriftligt på svenska och vara uppställt i enlighet med denna anbudsförfrågan. Det ska klart och tydligt framgå hur ställda krav uppfylls. Reservationer, alternativa eller så kallade sidoanbud accepteras inte. Bilaga 1 ska ifyllas och insändas med anbudet. Anbudsprövning Granskning och prövning av inkomna anbud sker i två steg. Först prövas att anbuden uppfyller kvalificeringskraven. Dessa är dels formella krav, dels krav avseende ekonomisk ställning samt att ställda skallkrav på efterfrågad tjänst är uppfyllda. Bland de anbud som kvalificerar sig till steg 2 kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud att antas enligt följande kriterier. Högsta möjliga poäng som kan erhållas är 38 poäng. Pris 20 % Bedömning av offererad genomförandeplan 50 % Erfarenhet av liknande uppdrag med inriktning mot forskningsprojekt 30 % Pris Det anbud som erbjudit det lägsta priset kommer att erhålla 20 poäng. Anbud med pris över kommer att uteslutas. De övriga anbuden får poäng enligt formeln Lägsta pris x 20 p Aktuellt pris Bedömning av offererad genomförandeplan Anbudsgivare vars genomförandeplan bäst på ett strukturerat sätt beskriver hur uppdraget kan utföras med framgång inom den avsedda tiden och anslagna budgeten tilldelas 50 poäng. Övriga som beskrivit en genomförandeplan som inte uppnår hela projektomfattningen erhåller poäng enligt en fallande skala med 10 poängs avdrag för varje del som inte uppfylls. Den som inte beskrivit en genomförandeplan eller missat mer än 4 delar av projektets tänkta omfattning erhåller 0 poäng. Omfattningen beskrivs nedan: Extern kommunikation om projektet till externa intressenter och allmänheten Intern kommunikation inom projektet En struktur för att dela och lagra data inom projektet med hänsyn taget till projektpartners intellektuella kapital Disseminering av resultat till de olika intressenterna Strategin skall innehålla: Intressentanalys, målgrupper Kommunikationskanaler Process för spridning Vem som är ansvarig för vilken information Alla planerade resultat som ska dissemineras från alla arbetspaket. Mediakommunikationsplan Redan beslutade kanaler som bör inkluderas: 8

9 Webbsida med RSS flöde Sociala medier, facebook, twitter Nyhetsbrev (halvårsvis) Broshyr (BAMB Leaflet) Vetenskapliga artiklar Publikationer (Böcker) Media Events (tre internationella events + slutkonferens) Pilotprojekten Industry & Dissemination board Erfarenhet av liknande uppdrag med inriktning mot forskningsprojekt Anbudsgivare med dokumenterad erfarenhet av liknande uppdrag med inriktning mot forskningsprojekt erhåller 30 poäng, övriga anbudsgivare erhåller 0 poäng. Anbudstid och upplysningar Anbudet skall vara bindande t o m Anbudsgivare är bunden av sitt anbud trots upplysning om beslut om val av leverantör och anbud, enligt LOU, före tecknande av avtal. 9

10 Bilaga 1 ANBUDSFORMULÄR GÄLLANDE KONSULTTJÄNST FÖR ATT UTVECKLA EN STRATEGI FÖR INTERN OCH EXTERN KOMMUNIKATION OCH DISSEMINERING FÖR HORISONT 2020-PROJEKTET BAMB Skall ifylld bifogas anbudet Anbudslämnare: Adress:.. Postadress: Telefon: Fax: E-post:..... Kontaktperson:. FÖRSÄKRAN (kryssa det svarsalternativ som avses) Har person knuten till verksamheten näringsförbud? Nej Föreligger ansökan om konkurs eller likvidation? Nej Är person knuten till verksamheten dömd för brott avseende yrkesutövningen? Nej A. KRAV PÅ LEVERANTÖREN Beskrivning av tillvägagångssätt, metoder och verktyg är bifogad anbudet Projektplan finns bifogat anbudet CV eller motsvarande är bifogat anbudet Beskrivning av anbudsgivarens erfarenhet av att utveckla strategier för kommunikation och disseminering är bifogad anbudet Övriga relevanta beskrivningar av anbudsgivarens erfarenheter är bifogat anbudet B. KRAV PÅ TJÄNSTEN Samtliga skallkrav uppfyllda och godkända Genomförandeplan är bifogad anbudet C. KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR De kommersiella villkoren, som i princip kommer att utgöra avtalsvillkor, godkännes D. PRIS Pris: i EURO Samtliga kostnader för att genomföra uppdraget ingår i offererat timpris, exkl. mervärdesskatt. 10